Documentation produit SAP Business ByDesign août Données des partenaires

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1 Documentation produit PUBLIC Données des partenaires

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3 Table des matières 1 Contexte de gestion Gestion des adresses Contrôle des doublons de partenaires Vue Partenaires Guide de consultation rapide Partenaires Fondamentaux Partenaires Identifiants supplémentaires pour les partenaires Vue Comptes Guide de consultation rapide Comptes Fondamentaux Gestion des comptes et des contacts Droits et restrictions d'accès pour les comptes Options de sortie intégrée au processus Synthèses des partenaires Tâches Créer des comptes avec Microsoft Excel Gérer des données de vente inter-comptes Créer un certificat d'exonération fiscale (vue Comptes) Créer une autorisation de prélèvement SEPA Exporter des données de gestion à l'aide de Microsoft Excel Gérer les données de compte en masse Vue Fournisseurs Guide de consultation rapide Fournisseurs Fondamentaux Gestion des fournisseurs et des prestataires de services Gestion du cycle de vie des catégories de produits Tâches Créer des fournisseurs avec Microsoft Excel Vue Contacts Guide de consultation rapide Contacts (Données des partenaires) Fondamentaux Gestion des comptes et des contacts Table des matières P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 3

4 6 Vue Prestataires de services Guide de consultation rapide Prestataires de services Fondamentaux Gestion des fournisseurs et des prestataires de services Tâches Traiter la feuille de saisie des temps Saisir des temps à partir de Microsoft Excel Vue Salariés Guide de consultation rapide Salariés (Données des partenaires) Contexte de gestion Gestion de la confidentialité des données dans SAP Business ByDesign Vue Rapports Données de collaboration du compte Données de contact du compte Détails du compte Données de responsabilité du compte Détails fournisseur SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Table des matières

5 1 Contexte de gestion 1.1 Gestion des adresses Synthèse Vous pouvez créer, afficher et mettre à jour les données dont vous avez besoin pour communiquer avec vos partenaires. Vous pouvez gérer des données postales et de communication détaillées pour des personnes et des organisations. Données postales Vous pouvez gérer les données générales d'adresse postale suivantes pour un partenaire. Vous devez sélectionner le pays pour pouvoir ajouter les informations d'adresse. La mise en forme des zones de l'adresse postale dépend du pays. Les pays ne disposent pas tous d'une mise en forme spécifique. Vous pouvez gérer d'autres données d'adresse postale pour les organisations et les personnes dans les zones supplémentaires, par exemple : Numéro de boîte postale ; Fuseau horaire ; Lignes d'adresse. SAP vous recommande de créer une entrée d'adresse séparée pour l'adresse d'une boîte postale contenant uniquement des données de boîte postale. Dans les ressources humaines, les données d'adresse dépendent du temps, ce qui vous permet de gérer avec précision les détails d'adresse des salariés. Les données d'adresse privée gérées dans les ressources humaines sont protégées dans d'autres domaines d'application. Données de communication Vous pouvez gérer des données de communication pour un partenaire. Les zones disponibles pour les données de communication varient selon que vous gérez des données pour des personnes ou pour des organisations. La gestion des données de communication est facultative. Vous pouvez notamment entrer les données de communication suivantes : numéro de téléphone ; numéro de fax ; adresse ; adresse de site Web (pour organisations uniquement) ; Contexte de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 5

6 téléphone portable (pour personnes uniquement). Vous pouvez en outre spécifier la langue du partenaire et son mode de communication préféré. Adresses multiples Vous pouvez gérer plusieurs adresses pour un même partenaire. Si vous affectez plus d'une adresse à un partenaire, vous devez spécifier l'adresse principale. Si vous entrez plusieurs adresses pour des comptes, vous pouvez indiquer les adresses de livraison, de facturation, de relance et de l'avis de remise. S'agissant de fournisseurs, vous pouvez indiquer les adresses d'expédition, de l'auteur de la facture, du bénéficiaire et de l'avis de remise. Vous pouvez indiquer les adresses professionnelles et personnelles des contacts et des prestataires de services. Vous pouvez ajouter d'autres détails relatifs à une adresse professionnelle, notamment le bâtiment, l'étage, le bureau et le courrier interne. Si vous voulez sélectionner une adresse professionnelle pour un contact ou un prestataire de services, vous devez d'abord affecter l'organisation partenaire pertinente, dont l'adresse est alors utilisée comme adresse professionnelle. En outre, vous pouvez gérer une période de validité pour l'adresse dans les données principales d'un compte. L'adresse avec une période de validité peut être créée et gérée par migration ou service. Suppression d'adresses Vous pouvez supprimer l'adresse d'un partenaire. La suppression de l'adresse d'un partenaire n'entraîne pas d'erreurs dans les documents commerciaux, car ces derniers se réfèrent toujours à une copie de l'adresse du partenaire qu'ils utilisent. Adresse des titulaires de carte de crédit pour les comptes Dans certains pays, le contrôle des autorisations d'un prestataire de services de carte de crédit inclut un contrôle de l'adresse. Dans ce cas, l'adresse du titulaire de la carte de crédit est requise. La chambre de compensation compare l'adresse du payeur à celle du titulaire de la carte de crédit qui est défini chez le prestataire de services de carte de crédit. Si ces adresses ne concordent pas, le paiement par carte de crédit n'est pas effectué. Vous pouvez gérer une adresse pour le titulaire de la carte de crédit ou copier l'une des adresses existantes du compte. L'activité rapide vous permet de copier uniquement l'adresse principale du compte comme adresse du titulaire de la carte de crédit. Fonctionnalités supplémentaires Les fonctionnalités indiquées ci-dessous, ainsi que d'autres fonctionnalités, sont disponibles si elles ont été activées dans la vue Création de mashups. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Création de mashups dans l'espace Aide. Carte/directions Permet d'afficher une adresse sur une carte. Consultation d'annuaire inversé Permet d'entrer le numéro de téléphone d'un fournisseur, d'un compte ou d'un contact pour afficher les détails de la personne/organisation correspondant à ce numéro SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion

7 1.2 Contrôle des doublons de partenaires Synthèse Ce contrôle vous permet de rechercher les partenaires qui existent en plusieurs exemplaires dans le système. Cela vous permet d'éviter la redondance de données dans le système, et de limiter les efforts et les coûts lors de la gestion des données principales sur les partenaires. Vous pouvez procéder au contrôle des doublons lorsque vous effectuez les activités suivantes : lorsque vous créez un nouveau partenaire dans une vue partenaire ; lorsque vous créez des partenaires depuis Microsoft Excel. Par exemple, le contrôle des doublons est disponible lorsque vous créez des comptes à l'aide de Microsoft Excel. Pour plus d'informations, voir Créer des comptes à l'aide de Microsoft Excel [Page 34]. Le contrôle des doublons est disponible dans plusieurs processus de gestion dans lesquels les partenaires, les comptes, les fournisseurs ou tout autre type de partenaire et leurs rôles correspondants sont utilisés. Ce contrôle est réalisé lorsque vous créez un partenaire. En sauvegardant les données, le système vérifie en effet si le partenaire existe déjà. Chaque contrôle est effectué, quel que soit le statut des partenaires. Le contrôle peut également dresser la liste des données du partenaire auxquelles vous ne pouvez pas accéder car vous ne disposez pas des droits d'accès correspondants. L'adresse principale est affichée uniquement si vous êtes autorisé à y accéder. Les options suivantes vous sont proposées lors du contrôle de partenaires en double : Le contrôle des doublons est effectué automatiquement lorsque vous sauvegardez les données saisies. Vous pouvez également réaliser ce contrôle manuellement en cliquant sur Contrôle des doublons. Le contrôle consiste à comparer les données existantes des partenaires avec celles du partenaire que vous êtes sur le point de créer. Conditions préalables Options de configuration Les options de configuration sont généralement paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez pas des autorisations requises, contactez votre administrateur. Pour désactiver le contrôle des doublons et sélectionner le type de contrôle à utiliser, vous devez sélectionner les fonctions requises dans la configuration de votre solution. Pour rechercher cette option de gestion, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet. Au cours de l'étape Sélection du périmètre du projet, assurez-vous d'avoir sélectionné Partenaires dans Données générales de gestion. Au cours de l'étape Questions, développez l'élément Données générales de gestion et sélectionnez Partenaires. Sélectionnez Gestion des partenaires et répondez aux questions portant sur le contrôle des doublons pour les partenaires. Contexte de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 7

8 Fonctionnalités Rechercher des partenaires en double La recherche de partenaires en double est effectuée selon les critères de recherche suivants : Nom d'un partenaire et données associées Prénom, nom et date de naissance d'une personne Nom et nom supplémentaire d'une organisation Données d'adresse Données de l'adresse postale, telles que pays, ville, code postal, rue et numéro Données de communication Numéros de téléphone, télécopie et téléphone portable, et adresse Le système exécute une recherche floue qui renvoie les partenaires appropriés, même si les données saisies sont incomplètes ou contiennent des erreurs typographiques. Les résultats du contrôle des doublons affichent les informations suivantes sur les partenaires potentiellement dupliqués : ID Nom Adresse Statut Informations de classement, en pourcentage, sur la probabilité de correspondance avec un doublon potentiel Mention indiquant si le rôle associé de la vue actuelle a déjà été affecté au partenaire en question. Lors du contrôle de fournisseurs en double dans la vue Fournisseurs, par exemple, la case Fournisseur existant est cochée si le partenaire a été créé en qualité de fournisseur. Vous pouvez sélectionner l'un des profils suivants pour le contrôle des doublons lors de la sélection du périmètre : Contrôle fort si vous souhaitez rechercher uniquement les partenaires en double présentant un taux de correspondance élevé Si vous sélectionnez ce type de contrôle, les partenaires seront affichés comme doublons si le taux d'analogie atteint au moins 85 %. Contrôle moyen si vous souhaitez rechercher uniquement les partenaires en double présentant un taux de correspondance moyen à élevé Si vous sélectionnez ce type de contrôle, les partenaires seront affichés comme doublons si le taux d'analogie atteint au moins 80 %. Contrôle faible si vous souhaitez rechercher les partenaires en double présentant un taux de correspondance faible à élevé Si vous sélectionnez ce type de contrôle, les partenaires seront affichés comme doublons si le taux d'analogie atteint au moins 70 %. Il est également possible de désactiver le contrôle des doublons. Gestion des partenaires en double Vous pouvez effectuer les opérations suivantes dans les résultats du contrôle des doublons : SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion

9 ignorer les partenaires en double et sauvegarder les données saisies ; créer le nouveau partenaire sur la base des données du doublon de partenaire. Selon que le partenaire existant a été créé ou non avec un rôle, vous pouvez utiliser les données existantes ou créer le nouveau partenaire avec un nouveau rôle. Contexte de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 9

10 2 Vue Partenaires 2.1 Guide de consultation rapide Partenaires La vue Partenaires vous permet d'accéder à des enregistrements de partenaires, comme des sociétés ou des personnes, et également d'en créer. Vous pouvez afficher et gérer les détails d'un partenaire, notamment le statut courant de l'enregistrement, l'adresse, ainsi que les données de communication et le contact principal. La vue Partenaires vous permet d'affecter plusieurs rôles partenaires à un partenaire existant. Vous pouvez ainsi indiquer qu'un client est aussi un concurrent. En affectant des rôles partenaires, vous garantissez également le partage des informations déjà gérées pour l'organisation ou la personne concernée. Il n'est ainsi plus nécessaire de saisir ces informations à chaque affectation d'un nouveau rôle partenaire à ce partenaire. Vous pouvez accéder à la vue Partenaires à partir du poste de travail Données des partenaires. Contexte de gestion Partenaires Un partenaire peut être une personne ou une entreprise avec laquelle votre société entretient des relations d'affaires. Un large éventail de personnes et d'organisations sont considérés comme des partenaires. Par exemple, les ressources humaines et la comptabilité financière font appel à des partenaires (à des salariés pour les unes, des banques/chambres de compensation pour l'autre). Pour plus d'informations, voir Partenaires [Page 13]. Gestion des adresses Vous pouvez créer, afficher et mettre à jour les données dont vous avez besoin pour communiquer avec vos partenaires. Vous pouvez gérer des données postales et de communication détaillées pour des personnes et des organisations. Pour plus d'informations, voir Gestion des adresses [Page 5]. Contrôle des partenaires en double Ce contrôle vous permet de rechercher les partenaires qui existent en plusieurs exemplaires dans le système. Cela vous permet d'éviter la redondance de données dans le système, et de limiter les efforts et les coûts lors de la gestion des données principales sur les partenaires. Pour plus d'informations, voir Contrôle des partenaires en double [Page 7]. Tâches Créer et modifier un partenaire 1. Dans la réserve de travail de la vue Partenaires, cliquez sur Créer, puis sélectionnez Personne partenaire ou Organisation partenaire SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Partenaires

11 Vous pouvez également créer un nouveau partenaire en lançant la tâche courante Nouvelle organisation partenaire ou Nouvelle personne partenaire, qui fait partie du poste de travail Données des partenaires. 2. Saisissez le nom, l'adresse et les détails de communication et autres données du partenaire, selon qu'il s'agit d'une personne ou d'une organisation. Si vous avez sélectionné cette option lors de la sélection du périmètre, vous pouvez contrôler si un partenaire existe déjà dans le système. Quand vous saisissez les détails d'un partenaire, cliquez sur Rechercher doublons. Les éventuels doublons vous sont aussi signalés quand vous sauvegardez les détails d'un nouveau partenaire. Vous pouvez afficher une liste des doublons éventuels. 3. Pour saisir des informations supplémentaires sur le partenaire, cliquez sur Afficher tout pour ouvrir l'éditeur. Vous pouvez aussi ajouter d'autres informations à un partenaire donné en le sélectionnant dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter > Général. 4. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder le nouveau partenaire. Affecter un rôle partenaire 1. Dans la réserve de travail de la vue Partenaires, sélectionnez le partenaire concerné et cliquez sur Créer comme. 2. Sélectionnez le rôle partenaire dans la liste déroulante pour ouvrir l'activité rapide correspondante. Les rôles partenaires sont désactivés dans la liste s'ils sont déjà affectés ou ne peuvent pas être affectés au partenaire. Certains rôles peuvent uniquement être affectés à une personne partenaire ou à une organisation partenaire. Sous Détails dans la vue Partenaires, vous pouvez afficher les rôles qui ont déjà été affectés au partenaire. Vous pouvez affecter le rôle de salarié à un partenaire si les ressources humaines sont inactives. 3. Toutes les données d'adresse et de communication déjà gérées pour ce partenaire sont affichées dans l'activité rapide. Entrez d'autres informations si nécessaire. 4. Pour gérer des informations supplémentaires sur le rôle partenaire, cliquez sur Afficher tout pour ouvrir l'éditeur. L'éditeur n'est pas disponible pour tous les rôles partenaires. 5. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder le nouveau rôle partenaire. Vous pouvez ajouter un ou plusieurs rôles partenaires à un partenaire existant. Affecter plusieurs adresses à un partenaire 1. Dans l'éditeur de la vue Partenaires, cliquez sur Adresses. 2. Cliquez sur Ajouter ligne. 3. Saisissez les informations d'adresse. 4. Si vous avez besoin de zones d'adresse supplémentaires, cliquez sur Zones supplémentaires. Vous pouvez également sélectionner une adresse principale différente. 5. Entrez une ou plusieurs adresses et sauvegardez les informations de l'adresse. Vous pouvez aussi affecter d'autres adresses à un partenaire donné en le sélectionnant dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Adresses. Vue Partenaires P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 11

12 Affecter un contact à une organisation partenaire 1. Dans l'éditeur de la vue Partenaires, cliquez sur Contacts puis sur Contacts. 2. Cliquez sur Affecter contact si vous voulez utiliser un partenaire existant comme contact pour le partenaire. 1. Dans la boîte de dialogue, recherchez un partenaire en utilisant la sélection de valeurs. 2. Sélectionnez un partenaire, puis cliquez sur OK. Les informations existantes d'adresse, de communication, de fonction et de service du partenaire sont affichées à l'écran. Vous pouvez traiter ces informations ou en ajouter d'autres. 3. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur Ajouter ligne. 4. Saisissez les informations concernant le nouveau contact. Vous pouvez affecter plusieurs contacts à un partenaire. Vous devez sélectionner un contact principal en cochant la case Principal. 5. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder le contact. Vous pouvez aussi affecter un contact à un partenaire donné en sélectionnant le partenaire dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Contacts. Spécifier les relations d'un partenaire Si vous voulez indiquer des relations pour les organisations partenaires, procédez comme suit : 1. Dans l'éditeur de la vue Partenaires, cliquez sur Contacts puis sur Contacts pour saisir vos informations sur les relations de contact d'une organisation partenaire. Vous pouvez aussi indiquer les relations de contact pour une organisation partenaire donnée en sélectionnant le partenaire dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Contacts. 2. Dans l'éditeur de la vue Partenaires, cliquez sur Contacts puis sur Relations supplémentaires pour saisir vos informations sur d'autres relations d'une organisation partenaire. 3. Cliquez sur Ajouter ligne et sélectionnez le type de relation et le partenaire avec lequel l'organisation partenaire entretient une relation. 4. Sauvegardez vos données. Si vous voulez indiquer des relations pour des personnes partenaires, procédez comme suit : 1. Dans l'éditeur de la vue Partenaires, cliquez sur Relations pour saisir vos informations sur les relations d'une personne partenaire. 2. Cliquez sur Ajouter ligne et sélectionnez le type de relation et le partenaire avec lequel la personne partenaire entretient une relation. 3. Sauvegardez vos données. Exporter des partenaires avec Microsoft Excel Pour plus d'informations, voir Exporter des données de gestion avec Microsoft Excel [Page 40] SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Partenaires

13 2.2 Fondamentaux Partenaires Synthèse Un partenaire peut être une personne ou une entreprise avec laquelle votre société entretient des relations d'affaires. Un large éventail de personnes et d'organisations sont considérés comme des partenaires. Par exemple, les ressources humaines et la comptabilité financière font appel à des partenaires (à des salariés pour les unes, des banques/chambres de compensation pour l'autre). La vue Partenaires du poste de travail Données des partenaires vous fournit une synthèse de tous les partenaires qui sont actuellement dans votre système. Vous pouvez gérer les données générales d'un partenaire telles que son adresse, ses données de communication, son statut, ainsi que les rôles partenaires et les relations entre partenaires. Vous pouvez gérer toutes les informations relatives à un partenaire depuis un emplacement central même si ce partenaire a plusieurs rôles. Par exemple, si un fournisseur devient un compte, vous pouvez ajouter des nouvelles informations aux informations existantes pour ce partenaire. Vous pouvez également créer un partenaire sans lui affecter de rôle spécifique. Cela se révèle pertinent dans le cas d'un partenaire tel qu'une société de messageries. Les types de partenaires disponibles suivants sont pertinents pour différents processus de gestion : Comptes Personne (compte particulier) ou organisation (compte entreprise) avec laquelle une société entretient une relation commerciale, qui commande, achète ou reçoit un produit. Fournisseurs Société qui fournit des articles ou des services. Prestataires de services Personne qui fournit un service pour le compte d'une entreprise. Contacts Contact qui est une organisation. Salariés Personne qui contribue ou a contribué à la création de biens et de services au sein de la société sur la base d'un contrat de travail. Partenaires Société avec à laquelle votre entreprise est liée par un accord contractuel, par exemple un grossiste ou un distributeur. Mes banques Institut financier qui fournit à votre entreprise des services bancaires tels que la détention de dépôts, la fourniture de crédits et d'autres services financiers. Chambres de compensation Institut financier servant d'intermédiaire lors du traitement des informations de paiement relatives aux opérations entre fournisseurs et instituts financiers. La chambre de compensation autorise le fournisseur à accepter une transaction par carte de paiement. Administrations fiscales Administration publique chargée du recouvrement des impôts. Concurrents Autre société qui cherche à réaliser des ventes sur le même marché cible. Vue Partenaires P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 13

14 Caisses d'assurance sociale Organisme chargé de gérer une assurance sociale. Le partenaire doit être distingué du partenaire commercial. Un partenaire commercial est une société avec laquelle vous avez un contrat prévoyant des bénéfices mutuels, par exemple un grossiste. Un partenaire commercial est un type de partenaire. Cependant, un partenaire peut également être un concurrent, auquel cas il est défini comme une partie prenante ou partie intéressée. Conditions préalables Options de configuration Les options de configuration sont généralement paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez pas des autorisations requises, contactez votre administrateur. Vous devez contrôler et adapter les options prédéfinies aux données spécifiques des partenaires. Pour rechercher cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase de configuration personnalisée puis l'activité Partenaires généraux à partir de la liste des activités. Fonctionnalités Organisations et personnes partenaires Outre les types de partenaires dans les divers processus de gestion, les types de partenaires suivants existent : Organisations partenaires Votre partenaire est une société. Personnes partenaires Votre partenaire est une personne. Les zones affichées seront différentes selon que votre partenaire est une organisation ou une personne. Par exemple, les personnes requièrent des zones liées aux personnes telles que des zones de nom, tandis que les organisations requièrent des zones liées aux organisations, telles que la forme juridique d'une société ou le contact principal. S'agissant d'une personne, les zones de nom supplémentaires vous permettent de gérer davantage de détails à propos des noms, par exemple le deuxième prénom et le nom de naissance. Rôles partenaires Vous pouvez affecter plusieurs rôles à un partenaire. Par exemple, un fournisseur peut également être votre client. Certaines données du partenaire peuvent être identiques pour chaque rôle, comme les données d'adresse. Il ne vous est donc pas nécessaire de ressaisir l'information lorsque vous affectez un nouveau rôle à un partenaire existant. Les rôles vous permettent également de classer plus précisément les différents types de partenaires dans votre système. Un fournisseur peut être un prestataire logistique ou un expéditeur, par exemple. Vous pouvez gérer différentes informations pour chaque rôle. Par exemple, si vous indiquez que Jane Smith est une salariée, vous devrez ajouter des données de salarié telles que celles relatives à la paie et aux accès utilisateur. En revanche, si vous spécifiez que Jane Smith est un compte, les informations dont vous disposez sont différentes ; il s'agira par exemple des données de facturation et de vente SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Partenaires

15 Miller and Son, fournisseur d'akron Heating Technologies, est récemment devenu un compte d'akron. Kate Jacob veut ajouter des détails aux données existantes concernant Miller and Son. Elle passe à la vue Partenaires du poste de travail Données des partenaires. Elle sélectionne Miller and Son dans la réserve de travail et clique sur Créer comme, puis sélectionne Compte pour ouvrir l'activité rapide Compte. L'adresse et les données de communication sont déjà disponibles. Elle ouvre l'éditeur et ajoute les nouvelles informations pour le compte. L'adresse privée, les coordonnées bancaires, la date de naissance et le numéro de sécurité sociale du salarié gérés dans le poste de travail Administration du personnel sont protégées. Vous pouvez accéder à ces données dans les postes de travail Administration du personnel, Traitement de la paie, Administration des temps et Rémunération, ainsi que dans les vues Libres-services du poste de travail Page d'accueil uniquement. Relations entre partenaires Vous pouvez spécifier les relations qu'entretient un partenaire avec d'autres partenaires enregistrés dans votre système. Par exemple, vous pouvez préciser qu'un fournisseur est aussi le fournisseur d'un client. Données générales pour les partenaires Outre les données mentionnées ci-dessus, vous pouvez également gérer un certain nombre d'autres données spécifiques des partenaires. Vous pouvez gérer les données générales suivantes pour un partenaire : Tranches de numéros Les tranches de numéros contrôlent la création de numéros pour les nouveaux partenaires. Elles définissent le numéro le plus élevé et le plus faible pouvant être utilisés dans un système. Vous pouvez gérer les données suivantes pour une organisation partenaire : Branches Formes juridiques Vous pouvez gérer les données suivantes pour une personne partenaire : Formats de noms Les formats de noms définissent la séquence selon laquelle les éléments du nom d'une personne sont affichés. Les noms formatés sont par exemple utilisés dans la synthèse du partenaire. Situations de famille Professions Titres universitaires Titres Voir aussi Identifiants supplémentaires pour les partenaires [Page 15] Identifiants supplémentaires pour les partenaires Les partenaires peuvent être identifiés au moyen de leurs identifiants, tels que l'id compte, qui sont des ID alphanumériques uniques affectés à chaque partenaire. Outre l'id partenaire, vous pouvez gérer plusieurs Vue Partenaires P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 15

16 identifiants supplémentaires. Vous pouvez ajouter ces ID à un partenaire en cliquant sur Général, puis sur Identifiants supplémentaires. Certains de ces ID supplémentaires sont utilisés pour les transactions de commerce interentreprises. Les ID suivants sont pertinents pour le commerce interentreprises : DUNS Le DUNS (Data Universal Numbering System) est un numéro d'identification unique à neuf caractères fourni par Dun & Bradstreet. Le DUNS est reconnu au niveau international et est utilisé comme identifiant de société dans les transactions de commerce électronique. Le DUNS est fourni pour une utilisation dans Central Contractor Registration (CCR). Un numéro distinct est nécessaire pour chaque site physique d'une société entrée dans CCR. Le DUNS est disponible dans l'activité rapide et l'éditeur de comptes entreprise et de fournisseurs. Code lieu-fonction Le code lieu-fonction est un numéro permettant d'identifier des unités physiques, juridiques ou fonctionnelles appartenant à une entreprise ou à une partie d'une entreprise telle qu'un magasin. Le code lieu-fonction est disponible dans l'activité rapide et l'éditeur de comptes entreprise et de fournisseurs. Numéro allemand du bureau de douane Le numéro allemand du bureau de douane est un identifiant alphanumérique unique utilisé pour enregistrer un fournisseur dans un bureau de douane allemand. Ce numéro est utilisé pour identifier les parties impliquées dans la communication électronique avec les autorités douanières allemandes et se compose d'un code pays à deux lettres et de sept chiffres. Le numéro allemand du bureau de douane est disponible dans l'activité rapide et l'éditeur de fournisseurs. ID européen du bureau de douane L'ID européen du bureau de douane est l'identifiant alphanumérique unique d'un bureau de douane de l'union européenne. Il se compose d'un code pays à deux lettres et de six chiffres. Si vous cochez la case Bureau de douane, le partenaire lié est classé comme bureau de douane et la zone de l'id devient visible. Pour permettre l'échange électronique de documents commerciaux avec un bureau de douane, l'accord de communication pertinent doit être géré dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. L'ID du bureau de douane européen est disponible dans l'éditeur d'organisations partenaires SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Partenaires

17 3 Vue Comptes 3.1 Guide de consultation rapide Comptes En tant que commercial ou responsable des services, vous devez pouvoir compléter et avoir un accès rapide aux informations sur les comptes de vos clients et de vos clients potentiels. Cela vous permet de proposer des solutions commerciales et de services de qualité. La vue Comptes vous fournit une synthèse de tous les comptes actuellement enregistrés dans votre système. Elle vous permet de gérer les principales informations relatives à un compte, telles que l'adresse et les données de communication, le statut, la classification, les horaires du contact, et les données de vente et financières. Vous pouvez accéder à la vue Comptes à partir des postes de travail suivants : poste de travail Données des partenaires ; Poste de travail Gestion des comptes Contexte de gestion Comptes et contacts Vous pouvez créer, afficher et gérer des informations sur vos comptes et vos contacts dans plusieurs postes de travail. Les données que vous créez sont ainsi partagées par plusieurs postes de travail. Il vous suffit de gérer les informations dans un seul poste de travail pour qu'elles soient mises à jour automatiquement dans tous les postes de travail concernés. Pour plus d'informations, voir Gestion des comptes et des contacts [Page 25]. Gestion des adresses Vous pouvez créer, afficher et mettre à jour les données dont vous avez besoin pour communiquer avec vos partenaires. Vous pouvez gérer des données postales et de communication détaillées pour des personnes et des organisations. Pour plus d'informations, voir Gestion des adresses [Page 5]. Droits et restrictions d'accès La vue Comptes des postes de travail Gestion des comptes et Données des partenaires vous permet de contrôler les données de compte auxquelles un utilisateur a accès. En fonction des droits et restrictions d'accès que vous définissez pour un utilisateur, ce dernier peut afficher et traiter les comptes sélectionnés uniquement. Ceci vous permet de gérer vos utilisateurs en fonction des exigences de votre société. Vous pouvez ainsi permettre aux utilisateurs sélectionnés d'afficher des données de compte plus confidentielles tout en réduisant les données accessibles aux autres utilisateurs. Pour plus d'informations, voir Droits et restrictions d'accès pour les comptes [Page 28] et Synthèses des partenaires [Page 32]. Vue Comptes P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 17

18 Contrôle des doublons de partenaires Ce contrôle vous permet de rechercher les partenaires qui existent en plusieurs exemplaires dans le système. Cela vous permet d'éviter la redondance de données dans le système, et de limiter les efforts et les coûts lors de la gestion des données principales sur les partenaires. Pour plus d'informations, voir Contrôle des doublons de partenaires [Page 7]. Tâches Créer et traiter un compte 1. Dans la réserve de travail de la vue Comptes, cliquez sur Créer puis sélectionnez Compte particulier ou Compte entreprise. Vous pouvez également créer un nouveau compte en lançant la tâche courante Nouveau compte entreprise ou Nouveau compte particulier, qui fait partie des postes de travail Données des partenaires et Gestion des comptes. 2. Entrez l'intitulé, l'adresse et les informations de communication du compte, ainsi que d'autres données spécifiques du compte telles que la classification ABC ou l'id zone Nielsen, selon qu'il s'agit d'un compte entreprise ou particulier. Même si seule la zone Nom est obligatoire, SAP vous recommande de renseigner aussi l'adresse principale, le contact et les informations de communication. SAP vous recommande aussi d'entrer les données de vente et financières, ces informations étant requises par d'autres processus, comme la création d'une commande client. Pour entrer les données de vente et financières telles que le compte bancaire ou les données de la carte de paiement, cliquez sur Afficher tout puis sur Données de vente ou Données financières. Si les détails du compte n'incluent pas toutes les informations requises pour la vente, la livraison et la facturation de produits et de services sur le compte, nous vous recommandons d'ajouter ces informations. Les informations requises pour le processus de vente complet comprennent : les données générales, telles que l'intitulé de compte, l'adresse principale et la langue ; les données de vente, telles que l'organisation commerciale, le canal de distribution, la priorité de livraison, les incoterms, les conditions de paiement et la devise ; les données financières, telles que l'id société et le groupe de détermination des comptes. Si vous avez sélectionné cette option lors de la sélection du périmètre, vous pouvez contrôler si un compte existe déjà dans le système. Lorsque vous saisissez les détails d'un compte, cliquez sur Rechercher doublons. Les éventuels doublons vous sont aussi signalés lorsque vous sauvegardez les détails d'un nouveau compte. Vous pouvez afficher une liste des doublons éventuels. 3. Pour saisir des informations supplémentaires sur le compte, cliquez sur Afficher tout pour ouvrir l'éditeur. Vous pouvez également cliquer sur Plus pour accéder directement à l'onglet pertinent pour les données dont vous avez besoin. Vous pouvez également ajouter d'autres informations à un compte donné en sélectionnant le compte dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Général. 4. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder le nouveau compte SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Comptes

19 Créer des comptes avec Microsoft Excel Vous pouvez créer des comptes à l'aide d'un modèle Microsoft Excel prédéfini. Pour plus d'informations, voir Créer des comptes à l'aide de Microsoft Excel [Page 34]. Affecter plusieurs adresses à un compte 1. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Communication puis sur Adresses. 2. Cliquez sur Ajouter ligne. 3. Saisissez les informations d'adresse. 4. Si vous avez besoin de zones d'adresse supplémentaires, cliquez sur Zones supplémentaires. Vous pouvez également sélectionner une autre adresse principale et indiquer comment cette adresse doit être utilisée, par exemple l'adresse de livraison. 5. Entrez une ou plusieurs adresses et sauvegardez les informations de l'adresse. Vous pouvez également affecter d'autres adresses à un compte donné en sélectionnant le compte dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Adresses. Gérer les options d'édition pour un compte 1. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Communication puis sur Collaboration. 2. Vous disposez des options suivantes : Pour spécifier des options d'édition pour un document spécifique, sélectionnez un document dans la liste. a. Sélectionnez , Fax ou Imprimante dans la liste déroulante. Pour utiliser le fax comme canal de sortie, vous devez sélectionner cette option lors de la sélection du périmètre. Pour plus d'informations, voir Configuration : Options d' s et de fax. b. Entrez l'adresse , le numéro de fax ou le nombre de copies requises. Vous pouvez sélectionner un modèle de formulaire pour les comptes, s'il est disponible. Par défaut, l'avis de livraison n'est pas envoyé aux comptes. Si vous voulez envoyer des avis de livraison pour un compte donné, cochez la case dans la colonne Actif, indiquez un canal de sortie et cliquez sur Sauvegarder.. Pour désigner un canal de sortie à utiliser pour tous les documents commerciaux envoyés à ce partenaire, cochez la case Utiliser pour tous les documents commerciaux. a. Sélectionnez , Fax ou Imprimante dans la liste déroulante. b. Entrez l'adresse , le numéro de fax ou le nombre de copies requises. c. Appuyez sur ENTRÉE. Si vous utilisez l' comme canal de sortie et que vous n'entrez aucune adresse , celle de l'adresse principale du partenaire sera utilisée. Pour gérer les options XML, cliquez sur Gérer les options XML. Vous accédez à l'activité rapide Accord de communication. Vue Comptes P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 19

20 Les options d'édition spécifiques du partenaire remplacent les options d'édition par défaut gérées dans les vues Sélection du canal de sortie et Sélection de modèles de formulaires du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Les options spécifiques du partenaire peuvent également être remplacées si le salarié responsable d'un document modifie les options d'édition en cliquant sur Vous pouvez également et en sélectionnant Traiter options d'édition. Pour plus d'informations, voir Options d'édition intégrées au processus [Page 30]. Affecter un contact à un compte entreprise 1. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Contacts puis sur Contacts. 2. Cliquez sur Affecter contact si vous voulez utiliser un partenaire existant comme contact pour le compte. 1. Dans la boîte de dialogue, recherchez un partenaire en utilisant la sélection de valeurs. 2. Sélectionnez un partenaire, puis cliquez sur OK. Les informations existantes d'adresse, de communication, de fonction et de service du partenaire sont affichées à l'écran. Vous pouvez traiter ces informations ou en ajouter d'autres. 3. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur Ajouter ligne. 4. Saisissez les informations concernant le nouveau contact. Vous pouvez affecter plusieurs contacts à un compte. Vous devez sélectionner un contact principal en cochant la case Principal. 5. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder le contact. Vous pouvez également affecter un contact à un compte donné en sélectionnant le compte dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Contacts. Spécifier les relations d'un compte Si vous voulez indiquer des relations pour les comptes entreprise, procédez comme suit : 1. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Contacts puis sur Contacts pour saisir vos informations sur les relations de contact d'un compte entreprise. Vous pouvez également indiquer d'autres relations de contact pour un compte d'entreprise donné en sélectionnant le compte dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Contacts. 2. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Contacts puis sur Relations et responsabilités pour saisir vos informations sur les autres relations d'un compte entreprise. 3. Cliquez sur Ajouter ligne sous Relations et sélectionnez le type de relation et le partenaire avec lequel le compte entreprise entretient une relation. 4. Sauvegardez vos données. Si vous voulez indiquer des relations pour les comptes particuliers, procédez comme suit : 1. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Relations pour saisir vos informations sur les relations d'un compte particulier. 2. Cliquez sur Ajouter ligne sous Relations et sélectionnez le type de relation et le partenaire avec lequel le compte particulier entretient une relation. 3. Sauvegardez vos données SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Comptes

21 Affecter des responsabilités directes aux comptes 1. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Contacts, puis sur Responsabilités pour les comptes entreprise ou sur Relations, puis sur Responsabilités pour les comptes particuliers. Vous pouvez également gérer le salarié directement responsable dans l'activité rapide. Si vous voulez traiter les zones sous Responsabilité dans l'activité rapide, procédez comme suit : 1. Pour afficher les zones, cliquez sur Personnaliser Cet écran dans la barre de titre de l'activité rapide. 2. Cochez la case Visible pour la section Responsabilité et sauvegardez vos modifications. 2. Cliquez sur Ajouter ligne sous Responsabilités. 3. Sélectionnez un salarié. La case Responsable direct sera automatiquement cochée. La sélection de valeurs vous permettant de sélectionner le salarié affichera tous les salariés et prestataires de services de votre système SAP Business ByDesign, quels que soient les droits d'accès de l'utilisateur. 4. Sélectionnez Responsable ventes comme rôle de la partie. 5. Sauvegardez vos données. Les responsabilités affichées dans la liste pour lesquelles la case Responsable direct n'est pas cochée sont déterminées en fonction de la règle de répartition du travail au niveau des salariés, définie pour les rôles de partie individuels ; elles ne peuvent pas être traitées. Pour plus d'informations sur la répartition du travail au niveau des salariés, voir Guide de consultation rapide Répartition du travail au niveau des salariés. Définir les blocages de documents pour un compte 1. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Données de vente. 2. Pour activer un blocage, sous Blocages de documents, sélectionnez un motif de blocage dans la liste déroulante pour le blocage requis. Pour bloquer un compte pour des processus de vente, vous pouvez définir les blocages suivants : blocage de commande ; blocage de livraison ; blocage de facture. 3. Sauvegardez vos données. Vous pouvez également activer des blocages pour un compte donné en sélectionnant le compte dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Données de vente. Lorsque vous définissez ou supprimez un blocage de livraison ou de facture pour un compte, cette modification s'applique uniquement aux nouvelles commandes de ce compte. Pour les commandes clients et les ordres de service existants, vous devez définir ou supprimer le blocage directement dans la commande ou l'ordre concerné(e). Vue Comptes P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 21

22 Ajouter des données de vente à un compte 1. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Données de vente. Vous pouvez également gérer les données de vente dans l'activité rapide. 2. Cliquez sur Ajouter ligne sous Données de vente. 3. Sélectionnez les détails de vos données de vente tels que les incoterms pour les chaînes de distribution utilisées pour vendre des produits ou services à un compte. Si vous sélectionnez Livraison complète pour un compte, cette information est automatiquement transmise aux commandes clients ou aux ordres de service correspondants pour ce compte, et la quantité complète est livrée. Dans l'activité rapide, vous devez sélectionner une organisation commerciale et un canal de distribution pour que cette zone soit affichée. Pour plus d'informations sur les ordres de livraison complète, voir Ordres de livraison complète. Vous disposez des options suivantes pour les données de vente : créer des données de vente pour un compte individuel ; utiliser des données de vente inter-comptes. Si des données de vente inter-comptes sont disponibles, la case correspondante est cochée dans les données de vente. Pour plus d'informations sur les données de vente inter-comptes, cliquez ici [Page 36]. 4. Sauvegardez vos données. Les données de vente que vous saisissez pour un compte seront utilisées dans le document commercial lié à ce compte. Vous pouvez également ajouter des données de vente à un compte donné en sélectionnant le compte dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Données de vente. 5. Sauvegardez vos données. Ajouter des données de paiement à un compte 1. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Données financières puis sur Données de paiement. Vous pouvez également gérer des données de paiement dans l'activité rapide. Après avoir sélectionné l'identifiant de la société et le groupe de détermination des comptes, vous pouvez gérer d'autres données en fonction du mode de paiement sélectionné. 2. Sous Sociétés, cliquez sur Ajouter ligne et sélectionnez la société à l'aide de la sélection de valeurs. 3. Sélectionnez le groupe de détermination des comptes. Vous pouvez sélectionner un motif et une date d'expiration de blocage de paiement. Vous pouvez également sélectionner un motif et une date d'expiration de blocage de relance. 4. Sous Modes de paiement, cliquez sur Ajouter ligne et sélectionnez un mode de paiement dans la liste déroulante. 5. En fonction du mode de paiement sélectionné, entrez d'autres données applicables telles que les mandats et prélèvements SEPA, la carte de crédit et les informations sur l'effet de commerce. Si nécessaire, vous pouvez également ajouter des instructions à l'attention de la banque pour les paiements internationaux. 6. Si un avis de remise est requis, cochez la case correspondante. 7. Si vous utilisez DATEV, saisissez l'identifiant du débiteur dans DATEV dans la zone appropriée. 8. Sauvegardez vos données SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Comptes

23 Ajouter des coordonnées bancaires à un compte 1. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Données financières puis sur Coordonnées bancaires. 2. Sélectionnez une banque à l'aide de la sélection de valeurs. Le pays et le code d'identification bancaire sont ajoutés automatiquement. Si la banque correspondante ne figure pas dans la sélection de valeurs, cliquez sur Nouvelle banque et entrez les coordonnées bancaires pour ajouter cette banque au répertoire des banques. 3. Entrez les coordonnées du compte bancaire. 4. Sauvegardez vos données. Affecter et enregistrer des cartes de crédit pour un compte 1. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Données financières puis sur Coordonnées bancaires. 2. Sous Cartes de crédit, vous pouvez effectuer les actions suivantes : Pour affecter une carte de crédit existante à un compte, cliquez sur Affecter. Pour créer une nouvelle carte de crédit, cliquez sur S'inscrire auprès de <prestataire de services de carte de crédit>, selon le prestataire de services de carte de crédit que vous voulez utiliser. Vous pouvez utiliser cette fonction uniquement si le service de carte de crédit correspondant a été activé dans la configuration de votre solution. Pour rechercher cette option de gestion, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet. Au cours de l'étape Sélection du périmètre du projet, assurez-vous d'avoir sélectionné Gestion des paiements et liquidités dans Gestion des flux de trésorerie. Au cours de l'étape Questions, développez l'élément Gestion des flux de trésorerie et sélectionnez Gestion des paiements et liquidités. Sélectionnez Modes de paiement et répondez aux questions relatives aux prestataires de services de cartes de crédit. Les options de configuration sont généralement paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez pas des autorisations requises, contactez votre administrateur. Cette option de gestion est un service ou une fonctionnalité externe dont l'utilisation est exclusivement réservée aux clients détenteurs d'une licence ou d'un accord de service valide avec le tiers concerné. Toute sélection du périmètre et utilisation de cette fonctionnalité est soumise à un accord écrit entre le client et le tiers concerné. Pour plus d'informations sur les paiements par carte de crédit et sur les conditions préalables liées, voir Paiements clients par carte de crédit. Vous pouvez supprimer une carte de crédit qui a été affectée à un compte. Vous pouvez gérer l'adresse du titulaire d'une carte de crédit donnée ou copier l'une des adresses du compte comme adresse de la carte de crédit en cliquant sur Copier adresse. L'activité rapide vous permet également de copier l'adresse principale du compte comme adresse du titulaire de la carte de crédit. 3. Sauvegardez vos données. Vue Comptes P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 23

24 Vous pouvez également ajouter des données de carte de crédit à un compte donné en sélectionnant le compte dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Données financières. Ajouter des données fiscales à un compte 1. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Données financières puis sur Données fiscales. 2. Sous Numéros d'identification fiscale, cliquez sur Ajouter ligne et sélectionnez le pays, la catégorie de numéro d'identification fiscale et le numéro d'identification fiscale dans les listes déroulantes. 3. Sous Exonérations fiscales, cliquez sur Ajouter ligne et sélectionnez le pays, l'état, le type de taxe et le motif d'exonération fiscale dans les listes déroulantes. 4. Sauvegardez vos données. Traiter les prix et remises clients Si vous voulez gérer des prix ou remises clients, passez à la vue Détermination du prix du poste de travail Portefeuille de produits et services. Vous devez d'abord créer une liste de prix ou de remises. Pour plus d'informations sur les listes de prix et de remises ainsi que sur la détermination du prix de manière générale, voir Guide de consultation rapide Détermination du prix (Customer Relationship Management). Les informations figurant sous Prix dans l'éditeur de la vue Comptes peuvent uniquement être affichées. Créer un certificat d'exonération fiscale pour un compte Pour plus d'informations sur cette tâche, cliquez ici [Page 37]. Créer une autorisation de prélèvement SEPA pour un compte Pour plus d'informations sur cette tâche, cliquez ici [Page 38]. Créer un groupe cible à partir d'une réserve de travail Comptes Vous pouvez utiliser une réserve de travail comme base pour créer un groupe cible. Vous pouvez créer un groupe cible de comptes répertoriés dans une réserve de travail pour le marketing. Pour cela, procédez comme suit : 1. Appelez la réserve de travail voulue et modifiez-la en fonction de vos besoins. 2. Cliquez sur Exporter, puis sur Vers groupe cible. L'écran Nouveau groupe cible s'ouvre. 3. Vérifiez les détails et sauvegardez le groupe cible. Exporter des comptes avec Microsoft Excel Pour plus d'informations, voir Exporter des données de gestion à l'aide de Microsoft Excel [Page 40]. Gérer les données de compte en masse Pour plus d'informations, cliquez ici [Page 41] SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Comptes

25 3.2 Fondamentaux Gestion des comptes et des contacts Synthèse Vous pouvez créer, afficher et gérer des informations sur vos comptes et vos contacts dans plusieurs postes de travail. Les données que vous créez sont ainsi partagées par plusieurs postes de travail. Il vous suffit de gérer les informations dans un seul poste de travail pour qu'elles soient mises à jour automatiquement dans tous les postes de travail concernés. Vous pouvez accéder aux vues Comptes et Contacts à partir des postes de travail suivants : poste de travail Gestion des comptes : poste de travail Données des partenaires. La vue Contacts du poste de travail Gestion des comptes affiche les contacts suivants : contacts pour les comptes ; contacts non affectés à un partenaire. La vue Contacts du poste de travail Données des partenaires affiche tous les types de contacts. La vue Comptes affiche à la fois les clients existants et les clients potentiels. La vue Clients du poste de travail Comptabilité clients vous permet également d'afficher, de créer et de gérer les clients existants et les clients potentiels. Comptes et contacts La vue Comptes vous fournit une synthèse de tous les comptes actuellement enregistrés dans votre système. Elle vous permet de gérer les principales informations relatives à un compte, telles que l'adresse et les données de communication, le statut, la classification, les horaires du contact, et les données commerciales et financières. La vue Contacts vous fournit une synthèse de tous les contacts actuellement enregistrés dans votre système. Vous pouvez gérer les principales informations d'un contact, telles que son adresse professionnelle, ses données de communication et son statut. Vous pouvez également entrer ses informations personnelles, telles que sa date de naissance, sa situation de famille et son adresse personnelle. Conditions préalables Options de configuration Les options de configuration sont généralement paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez pas des autorisations requises, contactez votre administrateur. Vous devez contrôler et adapter les options prédéfinies aux données spécifiques des comptes et des contacts. Pour rechercher ces activités, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase de configuration personnalisée puis sélectionnez l'activité Comptes ou Contacts à partir de la liste des activités. Vue Comptes P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 25

26 Fonctionnalités Comptes particuliers et entreprise Les comptes peuvent avoir les types suivants : Comptes entreprise Votre compte est une organisation. Comptes particuliers Votre compte est une personne. Les zones de compte affichées diffèrent selon que votre compte est un compte entreprise ou un compte particulier. Par exemple, les comptes particuliers requièrent des zones liées aux personnes, telles que des zones de nom, tandis que les comptes entreprise requièrent des zones liées aux organisations, telles que l'identifiant de la zone Nielsen ou la forme juridique d'une société. Données générales des comptes Vous pouvez gérer les données générales suivantes d'un compte, qui sont spécifiques des comptes : Classifications ABC Les classifications ABC sont utilisées pour évaluer les comptes en fonction de leur importance pour votre société. Identifiants des zones Nielsen Les identifiants des zones Nielsen indiquent la région géographique à laquelle appartient un compte. Ils peuvent servir à classer les comptes en fonction de leurs habitudes de consommation. Données de vente des comptes Vous pouvez gérer les données de vente d'un compte, telles que les incoterms ou les groupes de clients. Les données que vous gérez pour le compte seront transférées au document de vente ou de service correspondant. Vous pouvez gérer les données suivantes : les blocages de documents ; les données de vente dépendantes des chaînes de distribution. Vous pouvez gérer les données de vente suivantes : Blocages de documents Blocages des commandes Les blocages des commandes empêchent la création de nouveaux documents de vente et de service. Si un blocage de commande est activé dans les données principales du compte, aucun nouveau document de vente ou de service ne peut être créé pour ce compte. Blocages des livraisons Les blocages des livraisons empêchent la livraison d'une commande. Si un blocage de livraison est activé dans les données principales du compte, il est copié vers toutes les nouvelles commandes clients. Il peut également être activé, traité ou supprimé dans une commande client. Blocages des factures Les blocages des factures empêchent la facturation d'une commande. Si un blocage de facture est activé dans les données principales du compte, il est copié vers toutes les nouvelles commandes clients. Il peut également être activé, traité ou supprimé dans une commande client. Les documents de retour reçoivent un blocage de facture par défaut afin d'assurer la cohérence de la facturation. Données de vente SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Comptes

27 Groupes de clients Les groupes de clients sont utilisés à des fins statistiques et de détermination du prix. Vous pouvez gérer les groupes de clients dans les enregistrements des données principales du compte pour chaque affectation organisationnelle. Conditions de paiement Les conditions de paiement sont utilisées pour les accords conclus avec un client pour un décompte financier par rapport aux marchandises et services fournis. Elles représentent les conditions convenues pour le paiement du prix facturé pour les produits et services, telles que l'échéance et les conditions de crédit. Les conditions de paiement peuvent être gérées comme données principales d'un compte. Si des conditions de paiement ont été gérées pour un compte, elles seront copiées comme valeur par défaut dans les documents tels que les nouvelles commandes clients ou les nouvelles offres clients. Données financières des comptes Ces données concernent la gestion comptable. Elles comprennent les éléments suivants : Coordonnées bancaires Vous traitez ici les coordonnées bancaires du client et les données de sa carte de paiement (carte de crédit). Données relatives au paiement Les stratégies de relance et de rapprochement affectées au client sont indiquées ici. Vous indiquez ici la société qui collabore avec ce client au sein de votre organisation et le groupe de détermination des comptes qui définit le compte général. Pour plus d'informations, voir Configuration de la détermination des comptes pour les transactions commerciales. Vous pouvez activer un blocage de paiement automatique pour le client en indiquant la raison du blocage. Vous pouvez également exclure ce client du processus de relance à l'aide d'un blocage de relance et en indiquant le motif de ce blocage. De plus, vous indiquez le mode de paiement à utiliser pour régler les factures clients, le responsable des paiements, les instructions de paiement pour la banque en matière de paiements internationaux et la méthode requise pour envoyer un avis de paiement au client. Vous pouvez indiquer si les créances d'un client sont douteuses. La case Débiteur douteux est utilisée uniquement à titre indicatif. Vous traitez ces données sous Données financières dans la zone Données de paiement. Données fiscales Vous définissez ici les numéros d'identification fiscale et les données relatives à l'exonération fiscale du client. L'exonération fiscale est autorisée dans certains pays uniquement, par exemple aux États-Unis. Pour plus d'informations, voir Détermination de la taxe. Assurez-vous que les informations figurant sous Données financières sont complètes. Vous pouvez créer un client sans saisir de données financières si ce client est initialement un client potentiel, par exemple. Le système n'empêche pas la création d'une facture pour ce client dans le poste de travail Facturation client. C'est pourquoi il n'émet pas de message correspondant. La facture client n'est pas comptabilisée mais une tâche est créée pour le comptable ; il peut alors traiter les données ou ajouter les données financières manquantes. Données générales des contacts Vous pouvez gérer les données générales suivantes d'un contact, qui sont spécifiques des contacts : Services Vous pouvez indiquer le service dans lequel travaille un contact. Fonctions La fonction décrit le travail d'un contact. Vue Comptes P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 27

28 Contacts personnalités Un contact peut être classé comme contact personnalité en fonction de son importance dans une société. Voir aussi Identifiants supplémentaires pour les partenaires [Page 15] Droits et restrictions d'accès pour les comptes Synthèse La vue Comptes des postes de travail Gestion des comptes et Données des partenaires vous permet de contrôler les données de compte auxquelles un utilisateur a accès. En fonction des droits et restrictions d'accès que vous définissez pour un utilisateur, ce dernier peut afficher et traiter les comptes sélectionnés uniquement. Ceci vous permet de gérer vos utilisateurs en fonction des exigences de votre société. Vous pouvez ainsi permettre aux utilisateurs sélectionnés d'afficher des données de compte plus confidentielles tout en réduisant les données accessibles aux autres utilisateurs. Les droits d'accès sont concédés aux utilisateurs au niveau des postes de travail et des vues. L'accès aux données dans les vues affectées peut être restreint à l'aide de différents attributs appelés contextes d'accès, qui dépendent du processus de gestion concerné. Pour plus d'informations sur les droits et les restrictions d'accès dans SAP Business ByDesign ainsi que sur leur affectation, voir la documentation sur les utilisateurs fonctionnels. Les salariés peuvent être affectés à des comptes dont ils sont directement responsables. Cette affectation sert de base pour définir les restrictions d'accès pour l'affichage et le traitement des comptes. Vous pouvez définir des restrictions d'accès pour un ou plusieurs salariés ou une ou plusieurs entités organisationnelles. Une fois les restrictions d'accès définies pour un compte dans la vue Utilisateurs fonctionnels, l'utilisateur peut uniquement afficher ou traiter le compte si le salarié qui en est directement responsable a également été affecté à cet utilisateur avec le droit d'accès en lecture ou écriture approprié. Outre ces droits et restrictions d'accès, vous pouvez également restreindre l'affichage des données dans les synthèses liées aux comptes. Pour plus d'informations sur les droits et restrictions d'accès dans les synthèses, cliquez ici [Page 32]. Les restrictions d'accès définies pour la vue Comptes ne s'appliquent pas à la vue Clients du poste de travail Comptabilité clients. Pour la vue Clients, le contexte d'accès Société est utilisé. Conditions préalables Options de configuration Les options de configuration sont généralement paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez pas des autorisations requises, contactez votre administrateur. Vous devez activer les domaines de gestion dont vous avez besoin pour vos processus de vente et de service dans la configuration de votre solution. Responsabilités directes Vous devez affecter un ou plusieurs salariés directement responsables d'un compte dans la vue Comptes SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Comptes

29 Droits et restrictions d'accès pour les utilisateurs fonctionnels Vous devez affecter des droits d'accès à un utilisateur pour la vue Comptes des postes de travail Gestion des comptes et Données des partenaires. Pour ce faire, allez à Gestion de l'application et des utilisateurs Gestion des utilisateurs et des accès Utilisateurs fonctionnels, cliquez sur Traiter Affectation des postes de travail et des vues. Droits d'accès pour un utilisateur fonctionnel sélectionné, et allez à Dans la même vue, vous devez restreindre l'accès en lecture et en écriture à la vue Comptes sous Restrictions d'accès à l'aide du contexte d'accès Salarié. La liste affichée sous Restrictions détaillées représente la hiérarchie de la structure organisationnelle de votre société. Pour définir les restrictions d'accès, vous devez sélectionner les éléments suivants dans la liste : Un ou plusieurs salariés ou prestataires de services Ces salariés doivent également être affectés comme salariés directement responsables d'un compte dans la vue Comptes. Une ou plusieurs entités organisationnelles Les salariés appartenant à ces entités organisationnelles doivent également être affectés comme salariés directement responsables d'un compte dans la vue Comptes. Les cases Accès en lecture ou Accès en écriture situées à côté du salarié ou de l'entité organisationnelle sélectionné(e) doivent être cochées. Droits et restrictions d'accès dans les réserves de travail et les éditeurs pour les comptes En fonction des droits et restrictions d'accès définis pour un utilisateur, ce dernier peut afficher et traiter uniquement les comptes entreprise ou particulier sélectionnés dans les éditeurs ou réserves de travail des postes de travail Gestion des comptes ou Données des partenaires. L'utilisateur peut afficher et traiter les données suivantes : Si vous définissez un accès en lecture et en écriture illimité, l'utilisateur peut afficher tous les comptes dans la réserve de travail et il peut afficher et traiter les données de tous les comptes. Si vous limitez l'accès en lecture ou en écriture, l'utilisateur peut effectuer les actions suivantes : Afficher les comptes de la réserve de travail pour lesquels il dispose au moins d'un accès en lecture, et pour lesquels un ou plusieurs salariés sélectionnés ou des salariés d'une entité organisationnelle spécifique sont directement responsables. Afficher ou traiter les comptes pour lesquels il dispose d'un accès en lecture ou en écriture, et pour lesquels un ou plusieurs salariés sélectionnés ou des salariés d'une entité organisationnelle spécifique sont directement responsables. Afficher les rapports affectés au poste de travail Gestion des comptes ou Données des partenaires pour les comptes auxquels il dispose d'un accès en lecture ou en écriture. Si l'accès d'un utilisateur est restreint et que le salarié directement responsable du compte concerné n'a pas été sélectionné pour cet utilisateur, ce dernier ne pourra pas accéder à ce compte. Si aucun salarié directement responsable n'a été affecté à un compte, tout utilisateur peut afficher ce compte indépendamment de ses droits d'accès. Assurez-vous que pour chacun des comptes de votre système SAP Business ByDesign, vous avez défini au moins un utilisateur qui dispose des droits d'accès requis. Vue Comptes P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 29

30 Un utilisateur dispose d'un accès à tous les comptes dont Kate Jacob est directement responsable. L'utilisateur recherche le compte Akron Heating Technologies Inc. dans la réserve de travail de la vue Comptes et le sélectionne. Il ouvre l'éditeur et remplace Kate Jacob par Jack Ingersoll comme salarié directement responsable de ce compte. Une fois les données sauvegardées, il ne pourra plus afficher ni sélectionner ce compte dans la réserve de travail. Un utilisateur dispose d'un accès à tous les comptes dont un salarié d'une entité organisationnelle spécifique est directement responsable. L'utilisateur crée un nouveau compte et ajoute un salarié directement responsable appartenant à une autre entité organisationnelle dans sa société. Une fois les données sauvegardées, il ne pourra pas afficher ni sélectionner ce compte dans la réserve de travail. Droits et restrictions d'accès pour les comptes utilisés dans d'autres postes de travail En fonction des droits et restrictions d'accès définis pour un utilisateur, ce dernier peut afficher et traiter uniquement les comptes entreprise ou particulier sélectionnés dans les postes de travail autres que Gestion des comptes ou Données des partenaires. L'utilisateur peut afficher et traiter les données suivantes : Si vous définissez un accès en lecture et en écriture illimité, l'utilisateur peut afficher tous les comptes dans la réserve de travail et il peut afficher et traiter les données de tous les comptes. Si vous limitez l'accès en lecture ou en écriture, l'utilisateur peut effectuer les actions suivantes : Afficher et traiter tous les comptes de la réserve de travail, quelles que soient les restrictions d'accès définies pour ces comptes. Afficher ou traiter les comptes pour lesquels il dispose d'un accès en lecture ou en écriture, et pour lesquels un salarié sélectionné ou des salariés d'une entité organisationnelle spécifique sont directement responsables. Enterprise Search et la sélection de valeurs pour les comptes afficheront tous les comptes, quels que soient les droits d'accès dont dispose l'utilisateur pour ces comptes. Voir aussi Guide de consultation rapide Comptes [Page 17] Options de sortie intégrée au processus Synthèse Vous pouvez configurer, à différents niveaux, les options d'édition utilisées pour la sortie intégrée au processus des documents. Vous pouvez définir ces options pour chaque type de document commercial, pour un partenaire spécifique ou, individuellement, pour une instance de document commercial. Ces options sont utilisées pour déterminer le canal de sortie et le modèle de formulaire à utiliser pour l'édition d'un document SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Comptes

31 Règles du canal de sortie et du modèle de formulaire Les règles du canal de sortie et du modèle de formulaire permettent de sélectionner le canal de sortie et le modèle de formulaire à utiliser pour une combinaison donnée de document et de paramètres que vous avez définie. Vous pouvez, par exemple, indiquer que, pour le service A, toutes les demandes d'offre doivent être envoyées par fax, alors qu'elles doivent être envoyées par pour tous les autres services. Vous pouvez également définir une règle similaire pour le modèle de formulaire à utiliser dans chaque cas. Cela vous permet, par exemple, de définir un canal de sortie par défaut ou un modèle de formulaire pour chaque document commercial ainsi que de définir plusieurs canaux de sortie alternatifs et des modèles de formulaire pour les exceptions. Les règles du canal de sortie et du modèle de formulaire peuvent être définies dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, sous Gestion des entrées et des sorties. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Sélection du canal de sortie et Guide de consultation rapide Sélection de modèles de formulaires dans l'espace Aide de votre solution. Options d'édition spécifiques au partenaire Les options d'édition spécifiques au partenaire vous permettent de définir la façon dont les documents commerciaux sont envoyés à vos comptes ou vos fournisseurs. Ces options sont prioritaires sur les règles de détermination du canal de sortie et de modèle de formulaire. Pour définir ces options, procédez comme suit : Dans le poste de travail Gestion des comptes, sélectionnez la vue Comptes. Sélectionnez un compte, puis sélectionnez Général dans le menu Traiter. Passez à la section Collaboration de l'onglet Communication. Dans le poste de travail Base de fournisseurs, sélectionnez la vue Fournisseurs. Sélectionnez un fournisseur, puis sélectionnez Général dans le menu Traiter. Passez à la section Collaboration de l'onglet Communication. Dans la section Collaboration, vous pouvez consulter tous les documents valides pour le partenaire sélectionné. Vous pouvez soit définir un canal de sortie valide pour tous les documents commerciaux appartenant à ce partenaire, soit indiquer un canal de sortie pour un ou plusieurs documents commerciaux individuels. Pour les comptes, vous pouvez également définir un modèle de formulaire pouvant être utilisé à la place du modèle de formulaire par défaut. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Comptes et Guide de consultation rapide Fournisseurs dans l'espace Aide de votre solution. Options d'édition d'une instance de document commercial Les utilisateurs peuvent modifier les options d'édition des documents commerciaux qu'ils sont autorisés à traiter avant la transmission du document pour la sortie intégrée au processus. Ces options sont uniquement valides pour la prochaine édition du document actuel et annulent toute autre option ayant été définie pour le type de document ou le partenaire. Les utilisateurs peuvent traiter les options d'édition du document en sélectionnant Traiter options d'édition à partir du menu Vous pouvez également. Cette option est habituellement disponible lors du traitement d'un document commercial. Prenons l'exemple d'un salarié qui veut s'assurer qu'un partenaire reçoive un document le plus rapidement possible. Plutôt que d'utiliser le canal de sortie par défaut, l'impression, qui impliquerait l'envoi du document par la poste, le salarié décide de remplacer les options d'édition existantes et d'envoyer le document par . Vue Comptes P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 31

32 Détermination des options d'édition Lorsque la sortie intégrée au processus d'un document commercial est lancée, le système détermine le canal de sortie et le modèle de formulaire à utiliser en se basant sur le niveau suivant de priorité : 1. Options d'édition d'une instance de document commercial 2. Options d'édition spécifiques au partenaire 3. Règles de détermination du canal de sortie et de modèle de formulaire Le système contrôle la disponibilité des options dans chaque niveau de la liste. Si une option existe, alors elle est ensuite utilisée, sinon, la prochaine option disponible dans l'ordre défini de la liste est utilisée. Détermination de la langue et du pays pour le modèle de formulaire Vous n'avez aucune option à configurer pour la sélection des variantes de pays et de langue du modèle de formulaire. En effet, ces valeurs sont déterminées automatiquement d'après les règles suivantes : Les variantes de pays sont déterminées en fonction du site de la société de l'émetteur. Par exemple, si un salarié d'une société allemande crée une commande client, le système recherche une variante de pays allemande du modèle de formulaire Commande client, puis l'utilise pour générer le document. Si aucune variante spécifique au pays n'est disponible, le modèle de formulaire générique est utilisé. Les variantes de langue sont déterminées par la langue de communication du partenaire récepteur. Pour les comptes particuliers, la langue de communication est récupérée dans l'éditeur Compte, onglet Général, section Compte, zone Langue. Pour les comptes entreprises et les fournisseurs, la langue de communication est récupérée dans l'éditeur Compte ou Fournisseur, onglet Général, section Communication principale, zone Langue. Par exemple, si un salarié d'une société allemande envoie une commande client à un partenaire implanté en France pour lequel la langue de communication Français a été gérée, le système recherche une variante de langue française du modèle de formulaire, puis l'utilise pour générer le document. Si aucune variante de langue n'est disponible dans la langue de communication du destinataire, le système utilise le modèle de formulaire rédigé dans la langue de secours Anglais Synthèses des partenaires Synthèse La synthèse présente un résumé des données essentielles d'un partenaire sélectionné. Ce résumé inclut les informations générales telles que les données d'adresse et les relations, ainsi que d'autres détails relatifs au partenaire selon le type de partenaire. La synthèse affiche également toutes les interactions partenaires dans les processus de vente, de service et financiers. Vous pouvez par exemple afficher des commandes clients en cours et des documents de facturation en cours pour un compte, ainsi que d'autres informations relatives aux ventes, aux services et à la comptabilité financière. Vous pouvez également exécuter des rapports liés au partenaire concerné. Pour passer à la synthèse d'un partenaire, vous devez sélectionner le partenaire dans la réserve de travail de la vue partenaire pertinente. Vous pouvez restreindre l'affichage des documents dans la synthèse des vues suivantes dans les postes de travail Gestion des comptes et Marketing : SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Comptes

33 Comptes ; Contacts ; Partenaires ; Concurrents dans le poste de travail Marketing. Conditions préalables Options de configuration Les options de configuration sont généralement paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez pas des autorisations requises, contactez votre administrateur. Pour restreindre l'affichage des documents dans les synthèses des comptes, contacts, partenaires et concurrents, vous devez activer la restriction des synthèses pour la gestion des comptes dans la configuration de votre solution. Pour rechercher cette option de gestion, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet. Au cours de l'étape Sélection du périmètre du projet, sélectionnez Gestion des comptes et des activités dans Ventes. Au cours de l'étape Questions, développez l'élément Ventes et sélectionnez Gestion des comptes et des activités. Sélectionnez Gestion des comptes et répondez aux questions portant sur les synthèses. Droits et restrictions d'accès dans les synthèses de Gestion des comptes et Marketing En fonction des droits d'accès affectés à un utilisateur et des éléments sélectionnés lors de la sélection du périmètre, cet utilisateur peut afficher des informations différentes dans les synthèses des comptes entreprise et particulier, des contacts, des partenaires et des concurrents. Ces restrictions s'appliquent si l'utilisateur ouvre la synthèse depuis la vue correspondante dans le poste de travail Gestion des comptes, Données des partenaires ou Marketing ou depuis toute autre vue, par exemple Commandes clients. Elles affectent les informations suivantes : Synthèse d'un compte particulier ou entreprise : Rapports sous Général Toutes les données figurant sous Ventes, Service et Comptabilité financière Synthèse d'un contact : Campagnes et les activités Synthèse d'un partenaire : Activités Synthèse d'un concurrent : Opportunités liées L'utilisateur peut afficher les données suivantes : Si vous n'appliquez aucune restriction d'affichage des données dans la synthèse, toutes les informations générales et tous les documents liés à un compte, contact, partenaire ou concurrent donné seront affichées dans la synthèse, quels que soient les droits d'accès dont dispose l'utilisateur. Vous n'avez pas besoin d'affecter des droits d'accès à l'utilisateur pour les vues requises pour ces documents. Vue Comptes P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 33

34 Si vous appliquez une restriction de l'affichage des documents dans la synthèse, l'utilisateur verra les informations suivantes : Toutes les données relatives au compte, contact, partenaire ou concurrent si l'utilisateur dispose au moins d'un accès en lecture pour la vue correspondante. Tous les documents liés aux vues pour lesquelles l'utilisateur dispose des droits d'accès correspondants. Les documents seront affichés en fonction des restrictions d'accès définies pour la vue correspondante. 3.3 Tâches Créer des comptes avec Microsoft Excel Synthèse Vous pouvez créer des comptes en les saisissant dans un modèle Microsoft Excel prédéfini et en les téléchargeant vers le système SAP Business ByDesign. Vous pouvez créer des comptes entreprise ou particulier à l'aide de Microsoft Excel. Conditions préalables Vous avez installé le dernier Add-In pour Microsoft Excel. Selon la configuration de votre solution, vous pouvez effectuer cette action dans la vue Synthèse des libres-services du poste de travail Page d'accueil, dans la vue Centre de télédéchargement du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, ou encore en cliquant sur le lien Télédécharger, disponible directement dans l'interface utilisateur. Les options de votre navigateur doivent également être définies correctement. Vous pouvez le vérifier en cliquant sur Contrôler les options de mon ordinateur dans l'écran de connexion. Étape Dans le système SAP Business ByDesign, dans la vue Comptes des postes de travail Données des partenaires ou Gestion des comptes, cliquez sur Créer et sélectionnez Comptes particuliers à partir de Microsoft Excel ou Comptes entreprises à partir de Microsoft Excel. Obtenir un modèle 1. Sélectionnez le modèle. Choisissez le modèle dans la langue requise et cliquez sur Télédécharger. Vous pouvez choisir l'une des langues sélectionnées lors de la sélection du périmètre. Si vous avez sélectionné une seule langue lors de la sélection du périmètre, vous n'accéderez pas à une sélection de versions linguistiques dans laquelle effectuer un choix. 2. Décidez de l'utilisation du modèle. Sélectionnez l'une des options suivantes : SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Comptes

35 Si vous ne voulez utiliser le modèle qu'une seule fois, vous pouvez l'ouvrir sans le sauvegarder. Cliquez sur Ouvrir. Si vous voulez sauvegarder le modèle afin de le réutiliser, sélectionnez un emplacement où sauvegarder le fichier, attribuez un nom approprié à ce dernier et cliquez sur Sauvegarder. Cliquez alors sur Ouvrir. Si vous avez télédéchargé et sauvegardé ce modèle sur votre ordinateur au préalable, accédez à l'emplacement où vous l'avez stocké et ouvrez-le. Se connecter à la solution via Microsoft Excel 1. Dans le ruban Add-in SAP dans Microsoft Excel, cliquez sur Connexion. Si le ruban Add-in SAP n'est pas affiché, vérifiez que l'add-in pour Microsoft Excel a été installé correctement (voir Conditions préalables dans ce document). Une boîte de dialogue s'ouvre. Saisissez vos informations de connexion. L'URL du système est proposée automatiquement. Il s'agit de l'url du système que vous utilisez. 2. Saisissez votre ID utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur Connexion. Lorsque vous vous connectez pour la première fois au système, le texte du ruban passe de Add-in SAP au nom de votre solution. Entrer les informations dans le modèle Microsoft Excel Notez les points suivants : Le modèle Microsoft Excel est présenté avec un certain nombre de lignes dans lesquelles vous pouvez saisir ou copier vos données. Si ce nombre de lignes ne suffit pas, ajoutez le nombre de lignes nécessaire avant de commencer à saisir ou copier vos données. Assurez-vous que les zones obligatoires (signalées par un astérisque) sont renseignées. Pour vous aider à compléter les informations : Certaines zones ont des listes déroulantes. Pour certaines zones, vous pouvez rechercher les données dans le système (pays, par exemple). Placez le curseur sur la zone et cliquez sur Rechercher dans la barre d'outils ou le ruban de la solution afin de lancer la recherche dans le système. Une zone de recherche est disponible dans la boîte de dialogue Rechercher qui apparaît. Lorsque vous commencez à saisir du texte dans la zone de recherche, les entrées correspondantes sont filtrées dans les colonnes ID et Description ; vous n'avez donc pas besoin de parcourir la liste entière. Si le bouton Rechercher n'est pas actif dans le ruban ou la barre d'outils, la recherche ne peut pas être effectuée. Saisissez les données de compte dans les colonnes appropriées telles que les données de compte générales, les données d'adresse, les coordonnées du compte et les données de vente. Si vous ne sélectionnez pas de statut, le statut En cours de préparation est utilisé. Si cette fonction a été sélectionnée lors de la sélection du périmètre, un contrôle des doublons portant sur les noms, les adresses et les données de communication est alors effectué. Les données en double éventuelles ne peuvent pas être sauvegardées dans SAP Business ByDesign et génèrent un message d'erreur. Si vous ne voulez pas effectuer de contrôle des doublons pour certains comptes, sélectionnez Non dans la colonne Contrôle des doublons pour les comptes concernés. Pour plus d'informations sur le contrôle des doublons, voir Contrôle des doublons de partenaires [Page 7]. Sauvegarder vos données Vue Comptes P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 35

36 1. Une fois que vous avez terminé la saisie de vos données, sauvegardez le fichier Microsoft Excel. 2. Cliquez sur Sauvegarder les données vers. Une boîte de dialogue s'affiche, indiquant que les données sont en cours de sauvegarde dans la solution. Après le téléchargement, un message vous confirme que les données ont été sauvegardées dans la solution. Si vous ne fournissez pas toutes les informations requises ou si vos informations sont incorrectes, certains enregistrements ne seront pas sauvegardés. Les messages d'erreur font ressortir les problèmes pour vous permettre de les corriger et de sauvegarder à nouveau les données. 3. Vous pouvez alors vous déconnecter en cliquant sur Déconnexion. Résultat Les nouveaux comptes sont sauvegardés dans le système SAP Business ByDesign et ajoutés à la liste de la vue Comptes. Si vous devez apporter des modifications à ces comptes, vous pouvez les modifier dans le modèle Microsoft Excel et les télécharger à nouveau dans le système SAP Business ByDesign Gérer des données de vente inter-comptes Synthèse Vous pouvez créer des données de vente à utiliser comme données par défaut pour tous les comptes. Procédure 1. Lancez la tâche courante Gérer données de vente inter-comptes qui appartient au poste de travail Données des partenaires ou Gestion des comptes. 2. Pour gérer des données de vente inter-comptes, cliquez sur Ajouter ligne. 3. Sélectionnez l'organisation commerciale et le canal de distribution dont vous avez besoin. 4. Sélectionnez les données de vente sous Détails, telles que la priorité de livraison, les incoterms et les conditions de paiement, puis entrez un lieu incoterm pour les incoterms que vous avez sélectionnés. Si vous cochez la case Livraison complète, la quantité complète est livrée. Pour plus d'informations sur les ordres de livraison complète, voir Ordres de livraison complète. 5. Cliquez sur Sauvegarder et fermer pour sauvegarder vos données et revenir au poste de travail. Les données que vous avez saisies seront proposées comme données par défaut dans les données de vente pour chaque compte que vous créez. Vous ne pouvez pas remplacer les données de vente par défaut par les données de vente spécifiques d'un compte que vous avez saisies dans la vue Comptes. Cependant, si vous ajoutez des données de vente spécifiques d'un compte, le système préférera ces données aux données de vente par défaut et il les utilisera dans les documents commerciaux liés. Si vous désirez modifier les données de vente par défaut actuelles, changez les données de vente inter-comptes entrées précédemment SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Comptes

37 3.3.3 Créer un certificat d'exonération fiscale (vue Comptes) Synthèse Dans le système SAP Business ByDesign, vous pouvez créer des certificats d'exonération fiscale et les affecter à la fiche compte correspondante. Vous pouvez également créer des certificats d'exonération fiscale lorsque vous créez une commande client, un ordre de service ou une facture client et l'affectez immédiatement au document de vente ou de facturation. Pour plus d'informations, voir : Créer un certificat d'exonération fiscale (vue Traitement des ordres de service) Créer un certificat d'exonération fiscale (vue Traitement des commandes clients) Procédure 1. Ouvrir un compte existant 1. Dans le poste de travail Gestion des comptes, sélectionnez la vue Comptes. 2. Sélectionnez Tous les comptes dans la zone Afficher. Le système extrait et affiche le statut, l'id du compte, le nom du compte, la ville et le contact principal pour tous les comptes. 3. Sélectionnez un compte pour créer un nouveau certificat d'exonération fiscale. 4. Cliquez sur Traiter, puis sélectionnez Données financières pour ouvrir les données principales du compte. 2. Saisir les ID et les dates 1. Dans les données principales, sélectionnez Certificats d'exonération fiscale. 2. Ajoutez une ligne pour renseigner les détails du certificat d'exonération fiscale. 3. Entrez l'id de la société et l'id du certificat d'exonération fiscale dans les zones correspondantes respectives. 4. Sélectionnez le Type de certificat dans le menu déroulant. Le système extrait et affiche le Type de taxe et le Pays. 5. Saisissez les dates. Les dates de début et de fin définissent la période de validité du certificat. 6. Saisissez l'id externe et le Montant maximum d'exonération fiscale comme indiqués sur le certificat. Si ces informations ne sont pas disponibles, laissez les zones correspondantes vierges. Pour la France : le système extrait et affiche le motif d'exonération fiscale. Pour les États-Unis : passez à Motif d'exonération fiscale et sélectionnez le motif d'exonération. 3. Sauvegarder et activer le certificat d'exonération fiscale 1. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder les données. 2. Cliquez sur Modifier statut et sélectionnez Activer pour faire passer le statut du certificat d'exonération fiscale à Actif. 3. Cliquez ensuite sur Fermer pour revenir à la vue Comptes. Vue Comptes P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 37

38 Résultat Vous disposez à présent d'un certificat d'exonération fiscale activé, prêt à être utilisé Créer une autorisation de prélèvement SEPA Synthèse Si vous voulez que les paiements s'effectuent via la procédure de prélèvement SEPA, vous devez obtenir une autorisation de prélèvement automatique (sous forme de mandat) pour chaque client. Vous créez et imprimez le mandat, puis vous l'envoyez à votre client pour qu'il le signe. Le client complète ensuite le mandat et renvoie l'exemplaire signé. Vous mettez à jour les données dans le système et communiquez les informations du mandat à la banque lors de chaque prélèvement. Conditions préalables Vous possédez un numéro d'identification unique du créancier (UCI), que vous avez obtenu auprès de la banque nationale. Vous avez saisi l'uci dans vos données de base société, via le poste de travail Gestion de l'organisation. Procédure 1. Créer un mandat SEPA préliminaire a. Dans le poste de travail Comptabilité clients, passez à la vue Clients. Dans la sous-vue Clients, sélectionnez le client, cliquez sur Traiter et sélectionnez Données financières. b. Sous Mandats SEPA, cliquez sur Créer. c. Dans la fenêtre Autorisation de prélèvement, saisissez les données requises pour le client, notamment : ID mandat Si vous voulez qu'un numéro séquentiel soit généré automatiquement, ne renseignez pas cette zone. Si vous voulez créer un mandat qui existe déjà dans le système, saisissez son numéro dans la zone. Utilisation ponctuelle Si vous voulez utiliser le mandat pour une seule opération de paiement, activez ce code. Données du payeur Vérifiez les données affichées pour le client et sélectionnez sa banque via l'aide à la saisie. Type de mandat Vérifiez que le type de mandat présélectionné est correct (soit SEPA interentreprises, soit SEPA de base). Cette valeur est déduite des informations relatives au compte client, selon que vous gérez un client entreprise ou particulier. Facultatif : Payeur divergent Si les dettes ne sont pas réglées par le client mais par un payeur inconnu dans le système, activez ce code. Entrez les données du payeur. Dans ce cas, le payeur divergent doit donner son accord pour le prélèvement automatique et signer le mandat. d. Une fois toutes les données requises saisies, cliquez sur Sauvegarder. Puis, imprimez le mandat en sélectionnant Actions > Imprimer autorisation de prélèvement de sorte à pouvoir envoyer le formulaire au client pour signature SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Comptes

39 Lors de l'impression, le statut du mandat passe d'en cours de préparation à En attente de confirmation. Ce statut indique que le client ne vous a pas encore renvoyé le mandat signé ou que vous ne l'avez pas encore entré dans le système. 2. Finaliser un mandat SEPA a. Lorsque la version signée de l'autorisation de prélèvement SEPA vous est retournée, sélectionnez le client, cliquez sur Traiter et sélectionnez Données financières. b. Sous Mandats SEPA, cliquez sur Traiter. Dans l'écran Autorisation de prélèvement, saisissez les données que le client a ajoutées sur le formulaire, et indiquez la date et le lieu de la signature dans la zone Détails de la signature. Cliquez sur Sauvegarder. Le mandat reçoit le statut Actif et peut désormais être utilisé dans le cadre des prélèvements. Lors de l'utilisation initiale du mandat pour un prélèvement, les données du mandat sont automatiquement intégrées dans le fichier de paiement puis transmises à la banque. Lorsque le mandat est réutilisé, seul son ID est envoyé à la banque, qui possède déjà les autres informations. 3. Entrer un mandat existant dans le système Cette étape intervient uniquement s'il existe un mandat précédemment signé par un client mais qui n'est pas encore disponible dans le système. a. Dans le poste de travail Comptabilité clients, passez à la vue Clients. Dans la sous-vue Clients, sélectionnez le client, cliquez sur Traiter et sélectionnez Données financières. b. Sous Mandats SEPA, cliquez sur Créer. c. Saisissez les données relatives au mandat SEPA conformément aux indications de la section Créer un mandat SEPA préliminaire, mais avec la différence suivante : saisissez l'id du mandat existant dans la zone ID mandat, ainsi que la date et la signature. Cliquez sur Sauvegarder. Le mandat reçoit le statut Actif et peut désormais être utilisé dans le cadre des prélèvements. Vous pouvez imprimer le mandat aussi souvent que vous le souhaitez. 4. Modifier un mandat existant dans le système a. Si vous devez apporter des modifications à une autorisation de prélèvement SEPA qui présente le statut Actif, sélectionnez le client, cliquez sur Traiter et sélectionnez Données financières. b. Vous pouvez traiter les zones suivantes (et, si tel est le cas, en tenir la banque informée) : ID mandat ID créancier Cette entrée doit être modifiée dans le poste de travail Gestion de l'organisation. Nom de la société Cette entrée doit être modifiée dans le poste de travail Gestion de l'organisation. IBAN ou BIC du payeur Ces entrées doivent être modifiées dans le sous-onglet Coordonnées bancaires de l'onglet Données financières pour le client. Si vous voulez bloquer l'utilisation du mandat pour les prélèvements, vous pouvez activer le code Bloqué. Si vous modifiez un mandat, les données correspondantes sont envoyées à la banque via le fichier de paiement lors du prélèvement automatique suivant. Vue Comptes P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 39

40 Résultat Lorsqu'un mandat a le statut Actif, vous pouvez l'utiliser pour les paiements par prélèvement SEPA. En revanche, si un mandat demeure inutilisé pendant plus de 36 mois, il n'est plus valable. Vous ne pouvez pas supprimer un mandat. Si la validité d'un mandat arrive à expiration, aucun paiement ne peut plus être effectué par son intermédiaire. Si vous ne voulez plus utiliser un mandat ou s'il n'est plus valable, vous pouvez modifier son statut manuellement de Marquer comme obsolète en Obsolète Exporter des données de gestion à l'aide de Microsoft Excel Synthèse Vous pouvez exporter des rapports et des réserves de travail vers Microsoft Excel. Vous pouvez utiliser ces documents pour analyse complémentaire et, dans certains cas, les modifier puis les télécharger dans la solution. Vous pouvez exporter des données depuis un rapport ou une réserve de travail. Conditions préalables Vous devez installer le dernier add-in pour Microsoft Excel. Selon la configuration de votre solution, vous pouvez effectuer cette action à partir de : la vue Synthèse des libres-services dans le poste de travail Page d'accueil ; la vue Centre de télédéchargement dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs ; le lien Télédécharger disponible directement dans l'interface utilisateur. Les options de votre navigateur doivent être définies correctement. Vous pouvez vérifier les options de votre ordinateur en cliquant sur Contrôler les options de mon ordinateur dans l'écran de connexion. Vous devez avoir l'autorisation d'effectuer un export vers Microsoft Excel. Procédure 1. Accédez à l'écran contenant les données à exporter. 2. Selon le type de données, sélectionnez l'une des options suivantes : Pour un rapport, vous pouvez exporter soit un graphique soit une table. Pour cela, sélectionnez le rapport et cliquez sur Basculer vers diagramme ou Basculer vers table. Pour une réserve de travail, sélectionnez la réserve de travail et cliquez sur Lancer. 3. Cliquez sur Exporter et sélectionnez Vers Microsoft Excel. 4. Facultatif : personnalisez votre exportation vers Excel 1. Pour sélectionner les colonnes dans votre exportation vers Excel, procédez comme suit : a. Dans la barre de titre, cliquez sur Personnaliser Cet écran. b. Dans le panneau latéral, sélectionnez Afficher options. c. Dans la boîte de dialogue Afficher options, vous pouvez exporter toutes les colonnes de la vue en sélectionnant Tout dans la zone Exporter colonnes SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Comptes

41 La valeur par défaut de cette zone est Visible ; elle permet d'exporter uniquement les colonnes actuellement affichées. 2. Pour sélectionner la langue de votre exportation vers Excel, procédez comme suit : a. Dans la boîte de dialogue Afficher options, définissez la valeur Afficher pour la zone Sélection langue et cliquez sur OK. b. Cliquez sur Sauvegarder. c. Cliquez sur Exporter et sélectionnez Vers Microsoft Excel. d. Sélectionnez une langue dans la boîte de dialogue qui apparaît. Dans cette boîte de dialogue, la préférence en termes de sélection de colonne vous permet de remplacer l'option personnalisée. Cette sélection est valide uniquement pour l'exportation en cours. 5. Sélectionnez le modèle dans la boîte de dialogue qui s'affiche. Si un seul modèle contient la variante de la langue de connexion, l'exportation est effectuée dans la langue de connexion et aucune interaction utilisateur n'est requise. S'il n'existe qu'un seul modèle dans le système pour ce scénario d'exportation, mais que la variante de la langue de connexion n'est pas disponible, l'exportation est effectuée en anglais. Si plusieurs modèles existent dans le système pour ce scénario d'exportation, la boîte de dialogue Liste de modèles s'affiche. Vous pouvez y sélectionner le modèle Microsoft Excel à utiliser pour l'exportation. Ce modèle vous indique comment seront formatées les données exportées. La version Microsoft Excel pertinente pour chaque modèle s'affiche. 6. Cliquez sur Télédécharger. 7. Un message vous indique que vous pouvez ouvrir ou sauvegarder le fichier qui contient les données que vous venez d'exporter depuis la solution. Cliquez sur Ouvrir ou sur Sauvegarder selon ce que vous voulez faire avec les données exportées. Selon que vous cliquez sur Ouvrir ou sur Sauvegarder, deux résultats sont possibles : Si vous cliquez sur Ouvrir, une feuille de travail comportant les données s'ouvre dans Microsoft Excel. Le fichier a un nom temporaire, mais n'est pas sauvegardé. Vous pouvez utiliser toutes les fonctions de Microsoft Excel pour organiser les données et sauvegarder cette feuille de travail. Si vous cliquez sur Sauvegarder, une boîte de dialogue Sauvegarder sous s'ouvre. Vous pouvez indiquer un nom de fichier et un emplacement dans lequel sauvegarder le fichier Microsoft Excel exporté. Un message vous informe une fois le télédéchargement réussi. Vous pouvez ultérieurement accéder à l'emplacement dans lequel vous avez sauvegardé le modèle et l'ouvrir Gérer les données de compte en masse Synthèse Ce document décrit comment effectuer une ou plusieurs modifications simultanément sur plusieurs comptes. Vous pouvez apporter des modifications en masse sur des comptes en lançant la tâche courante Modification en masse des données du compte depuis les postes de travail Gestion des comptes et Données des partenaires. Vous Vue Comptes P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 41

42 pouvez également accéder à la gestion en masse à partir des rapports Détails du compte et Données de responsabilité du compte en sélectionnant Modification en masse des données de tous les comptes. Procédure 1. Au cours de l'étape Sélectionner comptes, sélectionnez les comptes que vous souhaitez modifier à l'aide de la fonction Rechercher. 2. Ajoutez les comptes à modifier à une réserve de travail spécifique de l'utilisateur en cliquant sur Ajouter à la réserve de travail. Pour ajouter tous les comptes affichés dans la liste des résultats, sélectionnez Tous les comptes. Pour ajouter uniquement les comptes que vous avez sélectionnés précédemment, sélectionnez Comptes sélectionnés. Vous pouvez également supprimer des comptes de votre réserve de travail. La réserve de travail est uniquement une liste temporaire. Elle ne sera pas disponible la prochaine fois que vous appellerez cet écran. Si vous accédez à la gestion en masse à partir d'un rapport, la liste des résultats du rapport peut contenir plus de lignes que la réserve de travail car un compte peut comporter une ou plusieurs organisations commerciales ou adresses qui seront affichées dans chaque ligne du rapport. 3. Cliquez sur Suivant. Si vous avez sélectionné un grand nombre de comptes, cette étape peut prendre plus de temps. 4. Au cours de l'étape Modifier comptes, sélectionnez l'ensemble de données de compte que vous souhaitez modifier dans la zone Afficher. Si vous n'avez pas encore effectué de modifications, vous pouvez revenir à votre réserve de travail en cliquant sur Précédent. 5. Saisissez les modifications à effectuer dans la première ligne mise en surbrillance. Concernant les données et responsabilités commerciales, vous pouvez soit modifier les entrées existantes, soit ajouter de nouvelles entrées si aucune n'existe. 6. Apportez les modifications nécessaires aux comptes de votre choix en cliquant sur Appliquer modification en masse. Pour modifier tous les comptes affichés dans la liste des résultats, sélectionnez Tous les comptes. Pour modifier uniquement les comptes que vous avez sélectionnés précédemment, sélectionnez Comptes sélectionnés. Veillez à entrer vos modifications avant de sélectionner les comptes que vous souhaitez modifier. Si vous souhaitez modifier des valeurs de zone individuelles, il n'est pas nécessaire de cliquer sur Appliquer modification en masse. Modifiez la ligne concernée et appuyez sur ENTRÉE. Vous ne pouvez pas supprimer des valeurs de zone en supprimant le contenu de la première ligne et en cliquant sur Appliquer modification en masse. Si vous voulez supprimer le contenu des zones de plusieurs comptes et décocher une case par exemple, vous devez accéder à chaque ligne et y apporter la modification. 7. Pour sauvegarder vos modifications, cliquez sur Terminer SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Comptes

43 8. Au cours de l'étape Confirmer, vous pouvez choisir d'effectuer une autre action ou fermer l'écran. Vue Comptes P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 43

44 4 Vue Fournisseurs 4.1 Guide de consultation rapide Fournisseurs La vue Fournisseurs vous fournit une synthèse de tous les fournisseurs ou soumissionnaires figurant actuellement dans votre système. Vous pouvez entrer et afficher des détails sur les prestataires de services qui travaillent avec les fournisseurs, ainsi que toutes les relations de ces derniers avec d'autres fournisseurs. Vous pouvez gérer les données d'achat des fournisseurs ou des soumissionnaires. Vous pouvez également gérer les données financières des fournisseurs, notamment les coordonnées bancaires et les détails fiscaux, ainsi que les informations financières de chaque site de votre société traitant avec un fournisseur donné. La vue Fournisseurs fournit des informations sur le cycle de vie des catégories de produits. Elles peuvent être utilisées pour la planification de votre stratégie de détermination des sources d'approvisionnement. Vous pouvez accéder à la vue Fournisseurs à partir des postes de travail suivants : poste de travail Données des partenaires ; poste de travail Base de fournisseurs ; poste de travail Comptabilité fournisseurs. Si votre société a sélectionné le contexte d'implémentation Acheter, vendre et administrer, votre solution sera légèrement différente de la solution standard, comme décrit ci-dessous. Pour plus d'informations, voir Différences fonctionnelles pour les achats dans le contexte d'implémentation Acheter, vendre et administrer. Contexte de gestion Fournisseurs et prestataires de services Vous pouvez afficher, créer et gérer des informations sur vos fournisseurs et prestataires de services dans plusieurs postes de travail. Les données que vous créez sont ainsi partagées par plusieurs postes de travail. Il vous suffit de gérer les informations dans un seul poste de travail pour qu'elles soient mises à jour automatiquement dans tous les postes de travail concernés. Pour de plus amples informations, reportez-vous à la section Gestion des fournisseurs et des prestataires de services [Page 49]. Gestion des adresses Vous pouvez créer, afficher et mettre à jour les données dont vous avez besoin pour communiquer avec vos partenaires. Vous pouvez gérer des données postales et de communication détaillées pour des personnes et des organisations. Pour plus d'informations, voir Gestion des adresses [Page 5]. Contrôle des doublons de partenaires Ce contrôle vous permet de rechercher les partenaires qui existent en plusieurs exemplaires dans le système. Cela vous permet d'éviter la redondance de données dans le système, et de limiter les efforts et les coûts lors de la gestion des données principales sur les partenaires SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Fournisseurs

45 Pour plus d'informations, voir Contrôle des doublons de partenaires [Page 7]. Gestion du cycle de vie de catégorie de produit Dans la vue Catégories de produit de l'éditeur Fournisseur, vous pouvez gérer le cycle de vie des catégories de produit proposées par le fournisseur. Pour plus d'informations, voir Gestion du cycle de vie de catégorie de produit [Page 50]. Tâches Créer et modifier un fournisseur 1. Dans la réserve de travail de la vue Fournisseurs, cliquez sur Créer puis sélectionnez Fournisseur. Vous pouvez également créer un nouveau fournisseur en lançant la tâche courante Nouveau fournisseur, qui fait partie des postes de travail Données des partenaires, Base de fournisseurs et Comptabilité fournisseurs. 2. Entrez le nom du fournisseur, son adresse, les informations de communication et d'autres données spécifiques, telles que la classification ABC. Le contenu de certification pour la zone Certifié selon doit être défini lors de la configuration personnalisée. Cette information ne peut être renseignée si aucune certification n'est définie. Si vous avez sélectionné cette option lors de la sélection du périmètre, vous pouvez contrôler si un fournisseur existe déjà dans le système. Lorsque vous saisissez les détails d'un fournisseur, cliquez sur Rechercher doublons. Les éventuels doublons vous sont aussi signalés lorsque vous sauvegardez les détails d'un nouveau fournisseur. Vous pouvez afficher une liste des doublons éventuels. 3. Affectez au fournisseur un ou plusieurs rôles fournisseurs. Le rôle Fournisseur est présélectionné pour vous ; cependant, vous pouvez également affecter le rôle Soumissionnaire ou Expéditeur. Vous pouvez affecter le rôle Prestataire logistique à un partenaire en charge d'un magasin géré en externe. La connexion entre le partenaire et le magasin géré en externe est établie dans la vue Sites du poste de travail Données principales de conception de la chaîne logistique une fois qu'un nouveau site a été créé à cette fin. 4. Entrez les données d'achats et de paiement afin d'activer un processus de bout en bout : des achats à la facturation et la comptabilité. Les informations d'achat et de paiement que vous saisissez seront utilisées comme données par défaut si vous créez un nouveau document d'achat. Lorsque vous gérez les données de paiement d'un nouveau fournisseur et sélectionnez le virement bancaire comme mode de paiement, vous pouvez alors également gérer les coordonnées bancaires. 5. Pour saisir des informations supplémentaires sur le fournisseur, cliquez sur Afficher tout pour ouvrir l'éditeur. Vous pouvez également ajouter d'autres informations à un fournisseur donné en sélectionnant le fournisseur dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Général. 6. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder le nouveau fournisseur. Créer des fournisseurs avec Microsoft Excel Vous pouvez créer des fournisseurs à l'aide d'un modèle Microsoft Excel prédéfini. Pour plus d'informations, voir Créer des fournisseurs avec Microsoft Excel [Page 50]. Vue Fournisseurs P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 45

46 Affecter plusieurs adresses à un fournisseur 1. Dans l'éditeur de la vue Fournisseurs, cliquez sur Communication puis sur Adresses. 2. Cliquez sur Ajouter ligne. 3. Saisissez les informations d'adresse. 4. Si vous avez besoin de zones d'adresse supplémentaires, cliquez sur Zones supplémentaires. Vous pouvez également sélectionner une autre adresse principale et indiquer comment cette adresse doit être utilisée, par exemple l'adresse d'expédition. 5. Entrez une ou plusieurs adresses et sauvegardez les informations de l'adresse. Vous pouvez également affecter d'autres adresses à un fournisseur donné en sélectionnant le fournisseur dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Adresses. Gérer les options d'édition pour un fournisseur 1. Dans l'éditeur de la vue Fournisseurs, cliquez sur Communication puis sur Collaboration. 2. Vous disposez des options suivantes : Pour spécifier des options d'édition pour un document spécifique, sélectionnez un document dans la liste. a. Sélectionnez , Fax ou Imprimante dans la liste déroulante. Pour utiliser le fax comme canal de sortie, vous devez sélectionner cette option lors de la sélection du périmètre. Pour plus d'informations, voir Configuration : Options d' s et de fax. b. Entrez l'adresse , le numéro de fax ou le nombre de copies requises. Vous pouvez sélectionner un modèle de formulaire pour les comptes, s'il est disponible. Par défaut, l'avis de livraison n'est pas envoyé aux comptes. Si vous voulez envoyer des avis de livraison pour un compte donné, cochez la case dans la colonne Actif, indiquez un canal de sortie et cliquez sur Sauvegarder.. Pour désigner un canal de sortie à utiliser pour tous les documents commerciaux envoyés à ce partenaire, cochez la case Utiliser pour tous les documents commerciaux. a. Sélectionnez , Fax ou Imprimante dans la liste déroulante. b. Entrez l'adresse , le numéro de fax ou le nombre de copies requises. c. Appuyez sur ENTRÉE. Si vous utilisez l' comme canal de sortie et que vous n'entrez aucune adresse , celle de l'adresse principale du partenaire sera utilisée. Pour gérer les options XML, cliquez sur Gérer les options XML. Vous accédez à l'activité rapide Accord de communication. 3. Pour gérer les options XML, cliquez sur Gérer les options XML. Vous accédez à l'activité rapide Accord de communication SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Fournisseurs

47 Les options d'édition spécifiques du partenaire remplacent les options d'édition par défaut gérées dans les vues Sélection du canal de sortie et Sélection de modèles de formulaires du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Les options spécifiques du partenaire peuvent également être remplacées si le salarié responsable d'un document modifie les options d'édition en cliquant sur Vous pouvez également et en sélectionnant Traiter options d'édition. Pour plus d'informations, voir Options d'édition intégrées au processus [Page 30]. Affecter un contact à un fournisseur 1. Dans l'éditeur de la vue Fournisseurs, cliquez sur Contacts puis sur Contacts. 2. Cliquez sur Affecter contact si vous voulez utiliser un partenaire existant comme contact pour le fournisseur. 1. Dans la boîte de dialogue, recherchez un partenaire en utilisant la sélection de valeurs. 2. Sélectionnez un partenaire, puis cliquez sur OK. Les informations existantes d'adresse, de communication, de fonction et de service du partenaire sont affichées à l'écran. Vous pouvez traiter ces informations ou en ajouter d'autres. 3. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur Ajouter ligne. 4. Saisissez les informations concernant le nouveau contact. Vous pouvez affecter plusieurs contacts à un fournisseur. Vous devez sélectionner un contact principal en cochant la case Principal. 5. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder le contact. Vous pouvez également affecter un contact à un fournisseur donné en sélectionnant le fournisseur dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Contacts. Affecter un prestataire de services à un fournisseur 1. Dans l'éditeur de la vue Fournisseurs, cliquez sur Contacts puis sur Prestataires de services. 2. Cliquez sur Affecter prestataire de services si vous voulez utiliser un partenaire existant comme contact pour le fournisseur. 1. Dans la boîte de dialogue, recherchez un partenaire en utilisant la sélection de valeurs. 2. Sélectionnez un partenaire, puis cliquez sur OK. Les informations existantes d'adresse, de communication, de fonction et de service du partenaire sont affichées à l'écran. Vous pouvez traiter ces informations ou en ajouter d'autres. 3. Pour créer un nouveau prestataire de services, cliquez sur Ajouter ligne. 4. Saisissez les informations concernant le nouveau prestataire de services. Vous pouvez affecter plusieurs prestataires de services à un fournisseur. 5. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder le prestataire de services. Indiquer les relations d'un fournisseur 1. Dans l'éditeur de la vue Fournisseurs, cliquez sur Contacts puis sur Relations pour saisir vos informations sur les autres relations d'un fournisseur. 2. Cliquez sur Ajouter ligne et sélectionnez le type de relation et le partenaire avec lequel le fournisseur entretient une relation. 3. Sauvegardez vos données. Vue Fournisseurs P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 47

48 Ajouter des données d'achat à un fournisseur 1. Dans l'éditeur de la vue Fournisseurs, cliquez sur Achats. 2. Sélectionnez les données d'achat requises, comme les conditions de paiement et les Incoterms. Si vous souhaitez bloquer l'utilisation d'un fournisseur dans le processus d'achat, cochez la case Achats bloqués. 3. Sauvegardez vos données. Ajouter des données de paiement à un fournisseur 1. Dans l'éditeur de la vue Fournisseurs, cliquez sur Données financières puis sur Données de paiement. 2. Sous Sociétés, cliquez sur Ajouter ligne et sélectionnez la société à l'aide de la sélection de valeurs. 3. Sélectionnez le groupe de détermination des comptes. Vous pouvez sélectionner un motif et une date d'expiration de blocage de paiement. 4. Sous Modes de paiement, vous pouvez cliquer sur Ajouter ligne pour sélectionner un mode de paiement dans la liste déroulante. 5. Le cas échéant, vous pouvez ajouter des instructions à l'attention de la banque pour les paiements internationaux. 6. Si un avis de remise est requis, cochez la case correspondante. 7. Si vous utilisez DATEV, saisissez l'identifiant du créancier dans DATEV dans la zone appropriée. 8. Sauvegardez vos données. Ajouter des coordonnées bancaires à un fournisseur 1. Dans l'éditeur de la vue Fournisseurs, cliquez sur Données financières puis sur Coordonnées bancaires. 2. Sélectionnez une banque à l'aide de la sélection de valeurs. Le pays et le code d'identification bancaire sont ajoutés automatiquement. Si la banque correspondante ne figure pas dans la sélection de valeurs, cliquez sur Nouvelle banque et entrez les coordonnées bancaires pour ajouter cette banque au répertoire des banques. 3. Entrez les coordonnées du compte bancaire. 4. Sauvegardez vos données. Ajouter des données fiscales à un fournisseur 1. Dans l'éditeur de la vue Fournisseurs, cliquez sur Données financières puis sur Données fiscales. 2. Sous Numéros d'identification fiscale, cliquez sur Ajouter ligne et sélectionnez le pays, la catégorie de numéro d'identification fiscale et le numéro d'identification fiscale dans les listes déroulantes. 3. Sous Classifications des déclarations d'honoraires, cliquez sur Ajouter ligne et sélectionnez le pays, le type de taxe et le type de taux de taxe dans les listes déroulantes. 4. Sous Exonérations fiscales, cliquez sur Ajouter ligne et sélectionnez le pays, l'état, le type de taxe et le motif d'exonération fiscale dans les listes déroulantes. 5. Sauvegardez vos données. Exporter des fournisseurs avec Microsoft Excel Pour plus d'informations, voir Exporter des données de gestion à l'aide de Microsoft Excel [Page 40] SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Fournisseurs

49 4.2 Fondamentaux Gestion des fournisseurs et des prestataires de services Synthèse Vous pouvez afficher, créer et gérer des informations sur vos fournisseurs et prestataires de services dans plusieurs postes de travail. Les données que vous créez sont ainsi partagées par plusieurs postes de travail. Il vous suffit de gérer les informations dans un seul poste de travail pour qu'elles soient mises à jour automatiquement dans tous les postes de travail concernés. Vous pouvez accéder à la vue Fournisseurs à partir des postes de travail suivants : poste de travail Données des partenaires ; poste de travail Base de fournisseurs ; poste de travail Comptabilité fournisseurs. Vous pouvez accéder à la vue Prestataires de services à partir des postes de travail suivants : poste de travail Données des partenaires ; poste de travail Base de fournisseurs ; poste de travail Gestion de projets. Fournisseurs et prestataires de services La vue Fournisseurs fournit une synthèse des fournisseurs actuellement enregistrés dans votre système. Vous pouvez créer et gérer tous les détails concernant vos fournisseurs ou soumissionnaires, tels que les données d'adresse, de communication et d'achats. La vue Prestataires de services vous fournit une synthèse de vos prestataires de services incluant des informations telles que le nom et le contact. Vous pouvez afficher le fournisseur pour lequel travaille chaque prestataire de services, ainsi que la relation que ce prestataire de services entretient avec le fournisseur et les autres prestataires de services. Conditions préalables Options de configuration Les options de configuration sont généralement paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez pas des autorisations requises, contactez votre administrateur. Vous devez contrôler et adapter les options prédéfinies pour les données spécifiques des fournisseurs. Pour rechercher cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase Configuration personnalisée puis l'activité Fournisseurs à partir de la liste des activités. Voir aussi Guide de configuration Fournisseurs Vue Fournisseurs P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 49

50 Identifiants supplémentaires pour les partenaires [Page 15] Gestion du cycle de vie des catégories de produits Synthèse Dans la vue Catégories de produit de l'éditeur Fournisseur, vous pouvez gérer le cycle de vie des catégories de produit proposées par le fournisseur. Vous pouvez analyser votre stratégie de détermination des sources d'approvisionnement pour une catégorie de produits en examinant des facteurs tels que le nombre de fournisseurs pouvant fournir des postes appartenant à cette catégorie de produits, la dépendance de votre société par rapport à ces fournisseurs et la facilité ou la difficulté d'obtention de ces produits. Ces informations vous permettent de décider de changer ou non de fournisseur, par exemple afin de réduire le risque d'indisponibilité d'un produit lorsque vous en avez besoin. Vous pourrez également négocier plus facilement les prix et les conditions avec votre fournisseur. Le statut d'engagement est un indicateur de l'état actuel d'une catégorie de produits et de sa disponibilité pour achat chez un fournisseur. Les statuts d'engagement sont "Évaluation préliminaire en cours", "Introduction en cours", "Validé pour achat", "Suppression en cours" et "Supprimé". Avec ces statuts, vous pouvez déterminer le fournisseur à utiliser pour une catégorie de produit déterminée. Ces statuts servent aussi à gérer des restrictions d'achat auprès d'un fournisseur particulier. Les statuts d'engagement sont : En cours d'évaluation préliminaire : Lorsqu'une catégorie de produits est en cours de recherche mais pas encore disponible à l'achat chez le fournisseur. Un message d'avertissement est édité quand une commande d'achat est créée avec le fournisseur en question pour cette catégorie de produits. En cours d'introduction : Lorsqu'une catégorie de produits n'est pas disponible pour les activités de détermination des sources d'approvisionnement chez le fournisseur jusqu'à la fin de l'évaluation. Vous ne pouvez pas créer une commande d'achat auprès du fournisseur en question pour cette catégorie de produits. Validé pour achat : Lorsqu'une catégorie de produits est entièrement disponible à l'achat chez le fournisseur. En cours de suppression : Lorsqu'une catégorie de produits est disponible pour achat limité afin de compléter des processus d'approvisionnement en cours avant que le fournisseur ne soit supprimé de la catégorie de produits. Un message d'avertissement est édité si vous continuez à créer des commandes d'achat auprès de ce fournisseur pour cette catégorie de produits. Supprimé : Lorsqu'une catégorie de produits n'est pas disponible à l'achat chez le fournisseur. 4.3 Tâches Créer des fournisseurs avec Microsoft Excel Synthèse Vous pouvez créer des fournisseurs en les saisissant dans un modèle Microsoft Excel prédéfini et en les téléchargeant vers le système SAP Business ByDesign SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Fournisseurs

51 Conditions préalables Vous avez installé le dernier Add-In pour Microsoft Excel. Selon la configuration de votre solution, vous pouvez effectuer cette action dans la vue Synthèse des libres-services du poste de travail Page d'accueil, dans la vue Centre de télédéchargement du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, ou encore en cliquant sur le lien Télédécharger, disponible directement dans l'interface utilisateur. Les options de votre navigateur doivent également être définies correctement. Vous pouvez le vérifier en cliquant sur Contrôler les options de mon ordinateur dans l'écran de connexion. Étapes Dans le système SAP Business ByDesign, dans la vue Fournisseurs, cliquez sur Créer Fournisseurs depuis Microsoft Excel. puis sélectionnez Obtenir un modèle 1. Sélectionnez le modèle. Choisissez le modèle dans la langue requise et cliquez sur Télédécharger. Vous pouvez choisir l'une des langues sélectionnées lors de la sélection du périmètre. Si vous avez sélectionné une seule langue lors de la sélection du périmètre, vous n'accéderez pas à une sélection de versions linguistiques dans laquelle effectuer un choix. 2. Décidez de l'utilisation du modèle. Sélectionnez l'une des options suivantes : Si vous ne voulez utiliser le modèle qu'une seule fois, vous pouvez l'ouvrir sans le sauvegarder. Cliquez sur Ouvrir. Si vous voulez sauvegarder le modèle afin de le réutiliser, sélectionnez un emplacement où sauvegarder le fichier, attribuez un nom approprié à ce dernier et cliquez sur Sauvegarder. Cliquez alors sur Ouvrir. Si vous avez télédéchargé et sauvegardé ce modèle sur votre ordinateur au préalable, accédez à l'emplacement où vous l'avez stocké et ouvrez-le. Se connecter à la solution via Microsoft Excel 1. Dans le ruban Add-in SAP dans Microsoft Excel, cliquez sur Connexion. Si le ruban Add-in SAP n'est pas affiché, vérifiez que l'add-in pour Microsoft Excel a été installé correctement (voir Conditions préalables dans ce document). Une boîte de dialogue s'ouvre. Saisissez vos informations de connexion. L'URL du système est proposée automatiquement. Il s'agit de l'url du système que vous utilisez. 2. Saisissez votre ID utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur Connexion. Lorsque vous vous connectez pour la première fois au système, le texte du ruban passe de Add-in SAP au nom de votre solution. Entrer les informations dans le modèle Microsoft Excel Vue Fournisseurs P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 51

52 Notez les points suivants : Le modèle Microsoft Excel est présenté avec un certain nombre de lignes dans lesquelles vous pouvez saisir ou copier vos données. Si ce nombre de lignes ne suffit pas, ajoutez le nombre de lignes nécessaire avant de commencer à saisir ou copier vos données. Assurez-vous que les zones obligatoires (signalées par un astérisque) sont renseignées. Pour vous aider à compléter les informations : Certaines zones ont des listes déroulantes. Pour certaines zones, vous pouvez rechercher les données dans le système (pays, par exemple). Placez le curseur sur la zone et cliquez sur Rechercher dans la barre d'outils ou le ruban de la solution afin de lancer la recherche dans le système. Une zone de recherche est disponible dans la boîte de dialogue Rechercher qui apparaît. Lorsque vous commencez à saisir du texte dans la zone de recherche, les entrées correspondantes sont filtrées dans les colonnes ID et Description ; vous n'avez donc pas besoin de parcourir la liste entière. Si le bouton Rechercher n'est pas actif dans le ruban ou la barre d'outils, la recherche ne peut pas être effectuée. Saisissez les données du fournisseur dans les colonnes appropriées, telles que les données générales sur le fournisseur, ses coordonnées, les détails le concernant et les données d'achat. Si vous ne sélectionnez pas de statut, le statut En cours de préparation est utilisé. Si cette fonction a été sélectionnée lors de la sélection du périmètre, un contrôle des doublons portant sur les noms, les adresses et les données de communication est alors effectué. Les éventuelles données en double ne peuvent pas être sauvegardées dans SAP Business ByDesign et génèrent un message d'erreur. Si vous ne voulez pas effectuer de contrôle des doublons pour certains fournisseurs, sélectionnez Non dans la colonne Contrôle des doublons pour les fournisseurs concernés. Pour plus d'informations sur le contrôle des doublons, voir Contrôle des doublons de partenaires [Page 7]. Sauvegarder vos données 1. Une fois que vous avez terminé la saisie de vos données, sauvegardez le fichier Microsoft Excel. 2. Cliquez sur Sauvegarder les données vers. Une boîte de dialogue s'affiche, indiquant que les données sont en cours de sauvegarde dans la solution. Après le téléchargement, un message vous confirme que les données ont été sauvegardées dans la solution. Si vous ne fournissez pas toutes les informations requises ou si vos informations sont incorrectes, certains enregistrements ne seront pas sauvegardés. Les messages d'erreur font ressortir les problèmes pour vous permettre de les corriger et de sauvegarder à nouveau les données. 3. Vous pouvez alors vous déconnecter en cliquant sur Déconnexion. Résultat Les nouveaux fournisseurs sont sauvegardés dans le système SAP Business ByDesign et ajoutés à la liste de la vue Fournisseurs. Si vous devez apporter des modifications à ces fournisseurs, vous pouvez les modifier dans le modèle Microsoft Excel et les télécharger à nouveau dans le système SAP Business ByDesign SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Fournisseurs

53 5 Vue Contacts 5.1 Guide de consultation rapide Contacts (Données des partenaires) La vue Contacts vous fournit une synthèse de tous les contacts actuellement enregistrés dans votre système. Elle vous permet de gérer les principales informations relatives à un contact, telles que l'adresse postale, l'adresse e- mail, le numéro de téléphone, le service et la fonction dans la société. Vous pouvez également entrer les informations personnelles relatives au contact, telles que sa date de naissance, sa situation de famille et son adresse personnelle. Vous pouvez accéder à la vue Contacts à partir du poste de travail Données des partenaires. Contexte de gestion Comptes et contacts Vous pouvez créer, afficher et gérer des informations sur vos comptes et vos contacts dans plusieurs postes de travail. Les données que vous créez sont ainsi partagées par plusieurs postes de travail. Il vous suffit de gérer les informations dans un seul poste de travail pour qu'elles soient mises à jour automatiquement dans tous les postes de travail concernés. Pour plus d'informations, voir Gestion des comptes et des contacts [Page 25]. Gestion des adresses Vous pouvez créer, afficher et mettre à jour les données dont vous avez besoin pour communiquer avec vos partenaires. Vous pouvez gérer des données postales et de communication détaillées pour des personnes et des organisations. Pour plus d'informations, voir Gestion des adresses [Page 5]. Contrôle des partenaires en double Ce contrôle vous permet de rechercher les partenaires qui existent en plusieurs exemplaires dans le système. Cela vous permet d'éviter la redondance de données dans le système, et de limiter les efforts et les coûts lors de la gestion des données principales sur les partenaires. Pour plus d'informations, voir Contrôle des partenaires en double [Page 7]. Tâches Créer et modifier un contact 1. Dans la réserve de travail de la vue Contacts, cliquez sur Créer puis sélectionnez Contact. Vous pouvez également créer un contact en lançant la tâche courante Nouveau contact, qui fait partie du poste de travail Données des partenaires. 2. Entrez le nom du contact, ses adresses, informations de communication et autres détails. Vue Contacts P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 53

54 Si vous créez un contact pour un compte existant, vous pouvez entrer l'id de ce compte dans la zone Partenaire et saisir les informations pertinentes sous Adresse professionnelle, Détails professionnels et Communication professionnelle. Si vous avez sélectionné cette option lors de la sélection du périmètre, vous pouvez contrôler si un contact existe déjà dans le système. Lorsque vous saisissez les détails d'un contact, cliquez sur Rechercher doublons. Les éventuels doublons vous sont aussi signalés lorsque vous sauvegardez les détails d'un nouveau contact. Vous pouvez afficher une liste des doublons éventuels. 3. Pour saisir des informations supplémentaires sur le contact, cliquez sur Afficher tout pour ouvrir l'éditeur. Vous pouvez également ajouter d'autres informations à un contact donné en sélectionnant le contact dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Général. 4. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder le nouveau contact. Affecter plusieurs adresses à un contact 1. Dans l'éditeur de la vue Contacts, cliquez sur Adresses. 2. Cliquez sur Ajouter ligne. 3. Sélectionnez le type d'adresse et saisissez les informations d'adresse. 4. Si vous avez besoin de zones d'adresse supplémentaires, cliquez sur Zones supplémentaires. 5. Entrez une ou plusieurs adresses et sauvegardez les informations de l'adresse. Vous pouvez également affecter d'autres adresses à un contact donné en sélectionnant le contact dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Adresses. Indiquer les relations d'un contact 1. Dans l'éditeur de la vue Contacts, cliquez sur Relations pour saisir vos informations sur les relations d'un contact. 2. Cliquez sur Ajouter ligne et sélectionnez le type de relation et le partenaire avec lequel le contact entretient une relation. Si votre contact est le contact de plusieurs partenaires (type de relation Est le contact pour), sélectionnez Principal sous Détails pour la relation principale de ce contact. Le partenaire principal auquel un contact est affecté est également affiché dans la réserve de travail. 3. Sauvegardez vos données. Exporter des contacts avec Microsoft Excel Pour plus d'informations, voir Exporter des données de gestion à l'aide de Microsoft Excel [Page 40]. Gérer les données de contact en masse Pour plus d'informations, cliquez ici SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Contacts

55 5.2 Fondamentaux Gestion des comptes et des contacts Synthèse Vous pouvez créer, afficher et gérer des informations sur vos comptes et vos contacts dans plusieurs postes de travail. Les données que vous créez sont ainsi partagées par plusieurs postes de travail. Il vous suffit de gérer les informations dans un seul poste de travail pour qu'elles soient mises à jour automatiquement dans tous les postes de travail concernés. Vous pouvez accéder aux vues Comptes et Contacts à partir des postes de travail suivants : poste de travail Gestion des comptes : poste de travail Données des partenaires. La vue Contacts du poste de travail Gestion des comptes affiche les contacts suivants : contacts pour les comptes ; contacts non affectés à un partenaire. La vue Contacts du poste de travail Données des partenaires affiche tous les types de contacts. La vue Comptes affiche à la fois les clients existants et les clients potentiels. La vue Clients du poste de travail Comptabilité clients vous permet également d'afficher, de créer et de gérer les clients existants et les clients potentiels. Comptes et contacts La vue Comptes vous fournit une synthèse de tous les comptes actuellement enregistrés dans votre système. Elle vous permet de gérer les principales informations relatives à un compte, telles que l'adresse et les données de communication, le statut, la classification, les horaires du contact, et les données commerciales et financières. La vue Contacts vous fournit une synthèse de tous les contacts actuellement enregistrés dans votre système. Vous pouvez gérer les principales informations d'un contact, telles que son adresse professionnelle, ses données de communication et son statut. Vous pouvez également entrer ses informations personnelles, telles que sa date de naissance, sa situation de famille et son adresse personnelle. Conditions préalables Options de configuration Les options de configuration sont généralement paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez pas des autorisations requises, contactez votre administrateur. Vous devez contrôler et adapter les options prédéfinies aux données spécifiques des comptes et des contacts. Pour rechercher ces activités, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase de configuration personnalisée puis sélectionnez l'activité Comptes ou Contacts à partir de la liste des activités. Vue Contacts P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 55

56 Fonctionnalités Comptes particuliers et entreprise Les comptes peuvent avoir les types suivants : Comptes entreprise Votre compte est une organisation. Comptes particuliers Votre compte est une personne. Les zones de compte affichées diffèrent selon que votre compte est un compte entreprise ou un compte particulier. Par exemple, les comptes particuliers requièrent des zones liées aux personnes, telles que des zones de nom, tandis que les comptes entreprise requièrent des zones liées aux organisations, telles que l'identifiant de la zone Nielsen ou la forme juridique d'une société. Données générales des comptes Vous pouvez gérer les données générales suivantes d'un compte, qui sont spécifiques des comptes : Classifications ABC Les classifications ABC sont utilisées pour évaluer les comptes en fonction de leur importance pour votre société. Identifiants des zones Nielsen Les identifiants des zones Nielsen indiquent la région géographique à laquelle appartient un compte. Ils peuvent servir à classer les comptes en fonction de leurs habitudes de consommation. Données de vente des comptes Vous pouvez gérer les données de vente d'un compte, telles que les incoterms ou les groupes de clients. Les données que vous gérez pour le compte seront transférées au document de vente ou de service correspondant. Vous pouvez gérer les données suivantes : les blocages de documents ; les données de vente dépendantes des chaînes de distribution. Vous pouvez gérer les données de vente suivantes : Blocages de documents Blocages des commandes Les blocages des commandes empêchent la création de nouveaux documents de vente et de service. Si un blocage de commande est activé dans les données principales du compte, aucun nouveau document de vente ou de service ne peut être créé pour ce compte. Blocages des livraisons Les blocages des livraisons empêchent la livraison d'une commande. Si un blocage de livraison est activé dans les données principales du compte, il est copié vers toutes les nouvelles commandes clients. Il peut également être activé, traité ou supprimé dans une commande client. Blocages des factures Les blocages des factures empêchent la facturation d'une commande. Si un blocage de facture est activé dans les données principales du compte, il est copié vers toutes les nouvelles commandes clients. Il peut également être activé, traité ou supprimé dans une commande client. Les documents de retour reçoivent un blocage de facture par défaut afin d'assurer la cohérence de la facturation. Données de vente SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Contacts

57 Groupes de clients Les groupes de clients sont utilisés à des fins statistiques et de détermination du prix. Vous pouvez gérer les groupes de clients dans les enregistrements des données principales du compte pour chaque affectation organisationnelle. Conditions de paiement Les conditions de paiement sont utilisées pour les accords conclus avec un client pour un décompte financier par rapport aux marchandises et services fournis. Elles représentent les conditions convenues pour le paiement du prix facturé pour les produits et services, telles que l'échéance et les conditions de crédit. Les conditions de paiement peuvent être gérées comme données principales d'un compte. Si des conditions de paiement ont été gérées pour un compte, elles seront copiées comme valeur par défaut dans les documents tels que les nouvelles commandes clients ou les nouvelles offres clients. Données financières des comptes Ces données concernent la gestion comptable. Elles comprennent les éléments suivants : Coordonnées bancaires Vous traitez ici les coordonnées bancaires du client et les données de sa carte de paiement (carte de crédit). Données relatives au paiement Les stratégies de relance et de rapprochement affectées au client sont indiquées ici. Vous indiquez ici la société qui collabore avec ce client au sein de votre organisation et le groupe de détermination des comptes qui définit le compte général. Pour plus d'informations, voir Configuration de la détermination des comptes pour les transactions commerciales. Vous pouvez activer un blocage de paiement automatique pour le client en indiquant la raison du blocage. Vous pouvez également exclure ce client du processus de relance à l'aide d'un blocage de relance et en indiquant le motif de ce blocage. De plus, vous indiquez le mode de paiement à utiliser pour régler les factures clients, le responsable des paiements, les instructions de paiement pour la banque en matière de paiements internationaux et la méthode requise pour envoyer un avis de paiement au client. Vous pouvez indiquer si les créances d'un client sont douteuses. La case Débiteur douteux est utilisée uniquement à titre indicatif. Vous traitez ces données sous Données financières dans la zone Données de paiement. Données fiscales Vous définissez ici les numéros d'identification fiscale et les données relatives à l'exonération fiscale du client. L'exonération fiscale est autorisée dans certains pays uniquement, par exemple aux États-Unis. Pour plus d'informations, voir Détermination de la taxe. Assurez-vous que les informations figurant sous Données financières sont complètes. Vous pouvez créer un client sans saisir de données financières si ce client est initialement un client potentiel, par exemple. Le système n'empêche pas la création d'une facture pour ce client dans le poste de travail Facturation client. C'est pourquoi il n'émet pas de message correspondant. La facture client n'est pas comptabilisée mais une tâche est créée pour le comptable ; il peut alors traiter les données ou ajouter les données financières manquantes. Données générales des contacts Vous pouvez gérer les données générales suivantes d'un contact, qui sont spécifiques des contacts : Services Vous pouvez indiquer le service dans lequel travaille un contact. Fonctions La fonction décrit le travail d'un contact. Vue Contacts P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 57

58 Contacts personnalités Un contact peut être classé comme contact personnalité en fonction de son importance dans une société. Voir aussi Identifiants supplémentaires pour les partenaires [Page 15] SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Contacts

59 6 Vue Prestataires de services 6.1 Guide de consultation rapide Prestataires de services En tant qu'acheteur ou chef de projet qui travaille avec des salariés externes, vous devez absolument disposer d'informations détaillées sur vos fournisseurs. Vous devez également absolument disposer d'informations sur les prestataires de services qui travaillent pour vos fournisseurs et vous offrent leurs services. La vue Prestataires de services vous permet d'afficher, de créer et de mettre à jour les données essentielles des prestataires de services. Elle fournit une synthèse des informations relatives aux prestataires de services, telles que le nom et les informations détaillées des contacts. Vous pouvez afficher le fournisseur pour lequel chaque prestataire de services travaille, ainsi que les relations que ce prestataire de services entretient avec les autres partenaires. Vous pouvez créer un utilisateur pour le prestataire de services, pour lui permettre d'accéder directement à votre système pour effectuer des tâches telles que la saisie des temps. Vous pouvez afficher des détails organisationnels tels que l'entité organisationnelle, la désignation de la fonction, l'unité de ligne hiérarchique et le manager. Vous pouvez accéder à la vue Prestataires de services à partir des postes de travail suivants : poste de travail Données des partenaires ; poste de travail Gestion de projets ; poste de travail Base de fournisseurs. Contexte de gestion Fournisseurs et prestataires de services Vous pouvez afficher, créer et gérer des informations sur vos fournisseurs et prestataires de services dans plusieurs postes de travail. Les données que vous créez sont ainsi partagées par plusieurs postes de travail. Il vous suffit de gérer les informations dans un seul poste de travail pour qu'elles soient mises à jour automatiquement dans tous les postes de travail concernés. Pour plus d'informations, voir Gestion des fournisseurs et des prestataires de services [Page 49]. Gestion des adresses Vous pouvez créer, afficher et mettre à jour les données dont vous avez besoin pour communiquer avec vos partenaires. Vous pouvez gérer des données postales et de communication détaillées pour des personnes et des organisations. Pour plus d'informations, voir Gestion des adresses [Page 5]. Contrôle des doublons de partenaires Ce contrôle vous permet de rechercher les partenaires qui existent en plusieurs exemplaires dans le système. Cela vous permet d'éviter la redondance de données dans le système, et de limiter les efforts et les coûts lors de la gestion des données principales sur les partenaires. Pour plus d'informations, voir Contrôle des doublons de partenaires [Page 7]. Vue Prestataires de services P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 59

60 Tâches Créer et traiter un prestataire de services 1. Dans la réserve de travail de la vue Prestataires de services, cliquez sur Créer puis sélectionnez Prestataire de service. Vous pouvez également créer un nouveau prestataire de services en lançant la tâche courante Nouveau prestataire de services, qui fait partie des postes de travail Données des partenaires, Gestion de projets et Base de fournisseurs. 2. Entrez le nom du prestataire, son adresse, les informations de communication et d'autres données spécifiques, telles que le fournisseur pour lequel il travaille et l'affectation organisationnelle. Si vous avez sélectionné cette option lors de la sélection du périmètre, vous pouvez contrôler si un prestataire de services existe déjà dans le système. Quand vous saisissez les détails d'un prestataire, cliquez sur Rechercher doublons. Les éventuels doublons vous sont aussi signalés lorsque vous sauvegardez les détails d'un nouveau prestataire. Vous pouvez afficher une liste des doublons éventuels. 3. Entrez les informations commerciales relatives à votre nouveau prestataire de services. 1. Dans la section Détails professionnels, entrez les informations relatives au prestataire de services interne à votre société, par exemple la fonction et le service, le cas échéant. Ces données peuvent être pertinentes si le prestataire travaille pour vous sur site. Si le prestataire travaille sur site, entrez l'adresse interne et les informations de communication. 2. Dans les sections Adresse professionnelle et Coordonnées professionnelles, entrez les données concernant le prestataire de services externe à votre société, par exemple les numéros de téléphone et de fax professionnels et l'adresse professionnelle, ou la fonction et le service dans la société du fournisseur. 4. Pour saisir des informations supplémentaires sur le prestataire, cliquez sur Afficher tout pour ouvrir l'éditeur. Vous pouvez aussi ajouter d'autres informations à un prestataire donné en sélectionnant le prestataire dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Général. Si vous activez le statut du prestataire de services sur "Bloqué", un message d'avertissement est affiché automatiquement pour l'ensemble du compte du prestataire. Les achats, les ventes et tous les partenaires associés peuvent en être affectés, mais vous pouvez toujours utiliser le prestataire dans vos processus de gestion. Cependant, ce statut bloque automatiquement l'utilisateur de ce prestataire, si affecté, et le prestataire ne peut accéder à votre système tant que vous ne modifiez pas le statut. 5. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder le nouveau prestataire de services. Affecter plusieurs adresses à un prestataire de services 1. Dans l'éditeur de la vue Prestataires de services, cliquez sur Adresses. 2. Cliquez sur Ajouter ligne. 3. Sélectionnez le type d'adresse et saisissez les informations d'adresse. 4. Si vous avez besoin de zones d'adresse supplémentaires, cliquez sur Zones supplémentaires. 5. Entrez une ou plusieurs adresses si le prestataire travaille pour plusieurs fournisseurs et dispose d'adresses supplémentaires, puis sauvegardez SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Prestataires de services

61 Vous pouvez également affecter d'autres adresses à un prestataire de services donné en le sélectionnant dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Adresses. Indiquer les relations d'un prestataire de services 1. Dans l'éditeur de la vue Prestataires de services, cliquez sur Relations pour saisir vos informations sur les relations d'un prestataire de services. 2. Cliquez sur Ajouter ligne et sélectionnez le type de relation et le partenaire avec lequel le prestataire de services entretient une relation. Si votre prestataire de services est le prestataire de services de plusieurs fournisseurs (type de relation Est le prestataire de services pour), sélectionnez Principal sous Détails pour la relation principale de ce prestataire de services. Le fournisseur principal auquel un prestataire de services est affecté est également affiché dans la réserve de travail. 3. Sauvegardez vos données. Créer un utilisateur pour un prestataire de services 1. Si un prestataire requiert un utilisateur pour accéder à votre système, cliquez sur Demander un utilisateur. L'utilisateur est créé automatiquement. 2. Contactez votre administrateur pour gérer le nouveau compte utilisateur, par exemple pour gérer la période de validité et le mot de passe de l'utilisateur. Dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, l'utilisateur du prestataire de services peut également être bloqué ou débloqué. Le prestataire de services peut alors accéder directement à votre système pour gérer une feuille de saisie des temps, si nécessaire. Traiter la feuille de saisie des temps d'un prestataire de services Vous pouvez cliquer sur Traiter feuille de saisie des temps dans la réserve de travail de la vue Prestataires de services pour un prestataire sélectionné uniquement si les conditions suivantes sont remplies : Vous avez affecté le prestataire de services à un projet. Le prestataire de services n'est pas un salarié interne. Les commandes d'achat avec saisie des temps pour les projets sont activées dans la configuration de votre solution. Pour rechercher cette option de gestion, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet. Au cours de l'étape Sélection du périmètre du projet, sélectionnez Gestion des demandes et commandes d'achat dans Achats. Au cours de l'étape Questions, développez l'élément Achats et sélectionnez Gestion des demandes et commandes d'achat. Sélectionnez Accusés de réception de biens et services et répondez à la question relative au type de commande d'achat pour les services. Les options de configuration sont généralement paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez pas des autorisations requises, contactez votre administrateur. Pour plus d'informations sur cette tâche, cliquez ici [Page 63]. Saisir des temps à partir de Microsoft Excel Pour plus d'informations, cliquez ici [Page 67]. Vue Prestataires de services P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 61

62 Exporter des prestataires de services avec Microsoft Excel Pour plus d'informations, voir Exporter des données de gestion avec Microsoft Excel [Page 40]. 6.2 Fondamentaux Gestion des fournisseurs et des prestataires de services Synthèse Vous pouvez afficher, créer et gérer des informations sur vos fournisseurs et prestataires de services dans plusieurs postes de travail. Les données que vous créez sont ainsi partagées par plusieurs postes de travail. Il vous suffit de gérer les informations dans un seul poste de travail pour qu'elles soient mises à jour automatiquement dans tous les postes de travail concernés. Vous pouvez accéder à la vue Fournisseurs à partir des postes de travail suivants : poste de travail Données des partenaires ; poste de travail Base de fournisseurs ; poste de travail Comptabilité fournisseurs. Vous pouvez accéder à la vue Prestataires de services à partir des postes de travail suivants : poste de travail Données des partenaires ; poste de travail Base de fournisseurs ; poste de travail Gestion de projets. Fournisseurs et prestataires de services La vue Fournisseurs fournit une synthèse des fournisseurs actuellement enregistrés dans votre système. Vous pouvez créer et gérer tous les détails concernant vos fournisseurs ou soumissionnaires, tels que les données d'adresse, de communication et d'achats. La vue Prestataires de services vous fournit une synthèse de vos prestataires de services incluant des informations telles que le nom et le contact. Vous pouvez afficher le fournisseur pour lequel travaille chaque prestataire de services, ainsi que la relation que ce prestataire de services entretient avec le fournisseur et les autres prestataires de services. Conditions préalables Options de configuration Les options de configuration sont généralement paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez pas des autorisations requises, contactez votre administrateur. Vous devez contrôler et adapter les options prédéfinies pour les données spécifiques des fournisseurs. Pour rechercher cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase Configuration personnalisée puis l'activité Fournisseurs à partir de la liste des activités SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Prestataires de services

63 Voir aussi Guide de configuration Fournisseurs Identifiants supplémentaires pour les partenaires [Page 15] 6.3 Tâches Traiter la feuille de saisie des temps Synthèse La feuille de saisie des temps vous permet d'enregistrer les heures travaillées et les congés pris, d'imputer la durée du travail sur différents projets et tâches de projet et de soumettre votre feuille de saisie des temps à approbation. Pour plus d'informations sur les fonctions disponibles dans la feuille de saisie des temps, voir Feuille de saisie des temps. Procédure 1. Vous êtes dans la vue Synthèse des libres-services du poste de travail Page d'accueil. Sous Temps, cliquez sur Traiter feuille de saisie des temps. 2. Sélectionnez la vue la plus adaptée à vos besoins en matière de saisie des temps si elle n'a pas été prédéfinie. Sélectionnez la vue Jour pour saisir des temps sur une base journalière, généralement pour confirmer des temps de moins d'un jour pour des tâches et des activités quotidiennes. Sélectionnez la vue Semaine pour saisir des temps sur une base hebdomadaire, généralement à la fin de la semaine lorsque vous voulez confirmer des temps de moins d'un jour pour des tâches et des activités hebdomadaires. Sélectionnez la vue Mois pour saisir des temps sur une base mensuelle, généralement à la fin du mois, lorsque vous voulez confirmer des temps de moins d'un jour pour des tâches et des activités mensuelles. Cette vue peut également être utile si vous souhaitez valider tous les temps d'un seul coup plutôt que de valider chaque entrée individuellement. Sélectionnez la vue Réserve de travail si vous avez travaillé sur plusieurs tâches ou activités différentes durant la période concernée et que vous voulez saisir les temps correspondants. Si vous saisissez des temps pour un projet marqué comme facturable dans la gestion de projets, les heures facturables sont également affichées. Si vous saisissez des temps pour une tâche de projet d'une société partenaire (société acheteuse), la commande d'achat s'affiche. 3. Facultatif : pour ajouter et supprimer des colonnes de la feuille de saisie des temps, cliquez sur Personnaliser en haut de l'écran et sélectionnez ou désélectionnez les zones souhaitées. Sauvegardez vos sélections et quittez. 4. Saisissez les temps pour les projets et tâches de projet ou pour les types de temps (saisie hors projet) en procédant de l'une des façons suivantes : Vue Prestataires de services P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 63

64 Vous pouvez utiliser la fonction Gérer ma réserve de travail pour contrôler la visibilité des packages de travail (tâches et services de projet) et des types de temps dans la réserve de travail et la feuille de saisie des temps. Les salariés peuvent aussi s'affecter à des packages de travail auxquels ils ne sont pas affectés directement. Pour accéder aux fonctions de la réserve de travail, cliquez sur Gérer ma réserve de travail. Pour afficher ou masquer des entrées dans la feuille de saisie des temps, sélectionnez la ligne concernée, cliquez sur Actions et sélectionnez l'action Afficher ou Masquer selon le cas. Vous pouvez aussi basculer d'un écran à l'autre en cliquant sur l'icône de la colonne Visibilité. Les packages de travail ou les types de temps que vous ajoutez à la réserve de travail sont affichés en parallèle dans la feuille de saisie des temps et inversement. Pour ajouter une tâche qui n'est pas affichée, cliquez sur Ajouter package de travail. La boîte de dialogue Ajouter package de travail qui s'affiche vous permet de sélectionner la tâche et le service requis. L'entrée d'un service n'est pas obligatoire. Si vous devez saisir le travail effectué pour une tâche de projet à laquelle vous n'êtes pas encore affecté de façon spécifique, lorsque vous sélectionnez le package de travail, le service correspondant est automatiquement recherché si la condition suivante est remplie : il existe un service non affecté dans la tâche de projet que vous avez entrée et vous n'êtes affecté à aucun autre package de travail appartenant à la tâche. Si un prestataire de services a commencé à travailler sur une tâche de projet sans que celle-ci lui soit encore affectée, il peut saisir manuellement l'id de la tâche et enregistrer les temps correspondants. Cette tâche est affichée dans la réserve de travail, l'aide à la saisie et la feuille de saisie des temps chaque fois que le prestataire se connecte au système pour traiter la feuille de saisie des temps. Si le prestataire de services supprime la tâche, celle-ci cesse d'être affichée dans la réserve de travail, l'aide à la saisie et la feuille de saisie des temps. Saisie des temps pour la confirmation de tâches de projet et de commandes clients : a. Entrez une tâche pour le projet ou la commande client en procédant de l'une des façons suivantes : La zone Catégorie est masquée et peut être personnalisée. 1. Dans la cellule Catégorie, sélectionnez Confirmation de tâche de projet ou Confirmation de commande client et saisissez directement l'id de la tâche ou cliquez sur l'icône d'aide à la saisie. L'option Confirmation de commande client est visible uniquement si elle a été ajoutée à la sélection du périmètre dans la configuration de gestion. L'écran Sélectionner : tâche s'affiche. L'aide à la saisie affiche toutes les tâches qui vous sont directement affectées, ainsi que celles que vous avez ajoutées, le cas échéant, à l'aide de la fonction Gérer ma réserve de travail. De plus, elle affiche les tâches d'en-tête des projets auxquels vous êtes indirectement affectés, par exemple par le biais de votre entité organisationnelle. 2. Sélectionnez une tâche dans la liste. La confirmation de projet ou de commande client correspondante est automatiquement renseignée dans les colonnes Tâche et Activité de la feuille de saisie des temps. b. Passez à l'étape 5. Saisie des temps pour projet inter-sociétés : SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Prestataires de services

65 a. Dans la cellule Tâche, cliquez sur l'icône d'aide à la saisie. L'écran Sélectionner : tâche s'affiche. Les tâches de projet de la société partenaire (acheteuse) sont automatiquement disponibles en plus des autres tâches de projet affectées au salarié. b. Sélectionnez une tâche dans la liste. Le projet et le service correspondants sont automatiquement renseignés dans les colonnes Projet et Activité de la feuille de saisie des temps. Le poste de commande d'achat auquel appartient le package de travail est déterminé automatiquement et apparaît dans la zone Détails sous Commande d'achat lorsque vous saisissez des temps. Le poste de commande d'achat est recherché dans la séquence suivante : 1. Salarié, service et tâche de projet. 2. Tâche d'en-tête de projet, service. 3. Centre de coûts, service. Le processus d'approbation de confirmation de tâche de projet inter-sociétés est différent pour les salariés et les prestataires de services : les confirmations de tâche de projet des prestataires de services sont toujours soumises à approbation, alors que celles des salariés sont uniquement soumises à approbation si cette exigence est explicitement spécifiée pour le projet en question. Saisie des temps hors projet ou saisie sur un type de temps : a. Dans la cellule Activité, cliquez sur l'icône d'aide à la saisie. L'écran Sélectionner : Activité s'affiche avec la liste des types de temps sur lesquels vous pouvez saisir du temps. b. Sélectionnez le type de temps requis et cliquez sur OK. Si vous devez saisir des temps pour un type de temps qui n'est pas affiché, cliquez sur Gérer ma réserve de travail. La réserve de travail s'ouvre dans la vue Type de temps. Cliquez sur Ajouter ligne et sélectionnez le type de temps requis. 5. Saisissez vos heures de travail en entrant les heures de début et de fin ou la durée, puis cliquez sur Sauvegarder. Les options de saisie des temps dépendant de la vue sélectionnée. Dans la vue Jours, vous pouvez saisir les heures de début et de fin et/ou le nombre d'heures. Dans la vue Tâches, indiquez ou sélectionnez la durée. Vous pouvez écraser l'aide à la saisie fournie avec le nombre d'heures et de minutes voulu, par exemple 02:45. Vous pouvez saisir des heures de début et de fin dans la section détaillée en dessous. La zone Heures est automatiquement mise à jour si vous indiquez les heures de début et de fin. Vous pouvez remplacer cette entrée mais uniquement pour la réduire. Vous ne pouvez pas la remplacer par une durée plus longue. Cependant, si vous avez déjà sauvegardé une saisie des temps puis écrasé les heures de début et de fin, la valeur de la zone Heures n'est pas mise à jour de façon à prendre en compte la modification. Elle est mise à jour seulement lorsque vous validez votre saisie des temps. 6. Traitez les détails de la saisie des temps Vous pouvez, par exemple, activer le code Package de travail terminé pour les tâches que vous avez terminées. Ce code est utilisé à titre d'information uniquement dans la saisie des temps. Il peut être désactivé si besoin. Cette information est transmise à la Gestion de projets. 7. Si vous saisissez des temps pour un projet client, les heures facturables affichées sous la table sont déduites par défaut des heures que vous saisissez. Vous pouvez écraser cette valeur si vous voulez indiquer un nombre d'heures facturées différent du nombre d'heures travaillées. Une icône à côté de la zone indique alors que des heures facturables divergentes ont été saisies. Pour rétablir le nombre d'heures par défaut, videz la zone et appuyez sur Entrée. Vue Prestataires de services P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 65

66 8. Si vous saisissez du temps pour une commande client, la quantité de confirmation de service affichée sous la table est définie par défaut à partir des heures entrées. 9. Si nécessaire, saisissez une description du travail et/ou un commentaire interne dans les zones fournies. La description du travail est disponible en externe, par exemple à des fins de facturation projet, et est affichée, par exemple, dans le modèle Microsoft Excel si vous exportez vos temps de projet vers Microsoft Excel. Les commentaires internes sont utilisés exclusivement en interne, principalement pour la communication entre le chef de projet et le membre de l'équipe dans le cadre du processus d'approbation. 10. Pour valider vos heures enregistrées, cliquez sur Valider puis sur Tous ou Période sélectionnée. Le message Validé correctement apparaît. Note sur la déduction pour pause non payée pour les salariés avec un horaire de travail affecté : Les pauses non payées définies dans l'horaire de travail du salarié sont déduites uniquement lorsque les temps du salarié sont validés et non lorsqu'ils sont au statut Inactifs. Par exemple, l'horaire de travail d'un salarié indique une pause non payée de 13h00 à 14h00. Le salarié saisit une durée du travail pour la tranche 07h00-16h00. La feuille de saisie des temps affiche neuf heures dans l'enregistrement inactif et la pause d'une heure n'est déduite que lorsque les temps sont validés. Résultat Si vous avez saisi des temps sur un projet et qu'une approbation est requise, une tâche d'approbation est transmise au chef de projet. Si vous avez saisi des temps pour une tâche de projet d'une société partenaire, les notifications correspondantes pour la poursuite du traitement sont envoyées automatiquement à la Gestion de projets, la Comptabilité et les Achats. Si vous avez saisi des temps sur un type de temps, en fonction du paramétrage de la configuration, l'administrateur Temps peut recevoir une tâche d'approbation, une notification ou rien. Dans la colonne Statut, une icône et un texte indiquent à la fois le statut de validation et le statut d'approbation des temps saisis. Si vous avez saisi du temps sur une commande client, une confirmation de service est créée automatiquement. Activités liées Si vous avez saisi des temps sur un projet client, par exemple, vous pouvez exécuter le rapport d'activité pour le projet, exporter les détails vers Microsoft Excel et imprimer le rapport pour paraphage. Pour exécuter le rapport, cliquez sur Afficher rapport d'activité et indiquez votre sélection. Notez que lorsque vous saisissez des temps pour un projet client, seules les heures facturables saisies sont téléchargées et affichées dans le rapport d'activité, pas les heures travaillées saisies. Pour plus d'informations, voir Afficher rapport d'activité. Voir aussi Feuille de saisie des temps Créer une demande de congé Annuler une demande de congé Approuver les saisies des temps Télécharger les temps via Microsoft Excel SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Prestataires de services

67 6.3.2 Saisir des temps à partir de Microsoft Excel Synthèse Vous pouvez saisir des temps en les saisissant dans un modèle Microsoft Excel prédéfini et en les téléchargeant vers le système SAP Business ByDesign. Conditions préalables Vous avez installé le dernier Add-In pour Microsoft Excel. Selon la configuration de votre solution, vous pouvez effectuer cette action dans la vue Synthèse des libres-services du poste de travail Page d'accueil, dans la vue Centre de télédéchargement du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, ou encore en cliquant sur le lien Télédécharger, disponible directement dans l'interface utilisateur. Les options de votre navigateur doivent également être définies correctement. Vous pouvez le vérifier en cliquant sur Contrôler les options de mon ordinateur dans l'écran de connexion. Les privilèges de téléchargement du périmètre des utilisateurs varient en fonction des autorisations de ces utilisateurs. Ci-dessous les utilisateurs ainsi que les privilèges qui leur sont accordés : Les chefs de projet peuvent effectuer un téléchargement pour tous les prestataires de services. Les responsables hiérarchiques peuvent effectuer un téléchargement pour tous les salariés de leur service. Les administrateurs Temps peuvent effectuer un téléchargement pour tous les salariés de leur société. Étapes Dans le système SAP Business ByDesign, passez à la vue Prestataires de services, accessible à partir des postes de travail suivants : Données des partenaires ; Gestion de projets ; Base de fournisseurs. Cliquez sur Actions et sélectionnez Saisir temps à partir de Microsoft Excel. Obtenir un modèle 1. Sélectionnez le modèle. Choisissez le modèle dans la langue requise et cliquez sur Télédécharger. Vous pouvez choisir l'une des langues sélectionnées lors de la sélection du périmètre. Si vous avez sélectionné une seule langue lors de la sélection du périmètre, vous n'accéderez pas à une sélection de versions linguistiques dans laquelle effectuer un choix. 2. Décidez de l'utilisation du modèle. Sélectionnez l'une des options suivantes : Si vous ne voulez utiliser le modèle qu'une seule fois, vous pouvez l'ouvrir sans le sauvegarder. Cliquez sur Ouvrir. Si vous voulez sauvegarder le modèle afin de le réutiliser, sélectionnez un emplacement où sauvegarder le fichier, attribuez un nom approprié à ce dernier et cliquez sur Sauvegarder. Cliquez alors sur Ouvrir. Vue Prestataires de services P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 67

68 Si vous avez télédéchargé et sauvegardé ce modèle sur votre ordinateur au préalable, accédez à l'emplacement où vous l'avez stocké et ouvrez-le. Se connecter à la solution via Microsoft Excel 1. Dans le ruban Add-in SAP dans Microsoft Excel, cliquez sur Connexion. Si le ruban Add-in SAP n'est pas affiché, vérifiez que l'add-in pour Microsoft Excel a été installé correctement (voir Conditions préalables dans ce document). Une boîte de dialogue s'ouvre. Saisissez vos informations de connexion. L'URL du système est proposée automatiquement. Il s'agit de l'url du système que vous utilisez. 2. Saisissez votre ID utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur Connexion. Lorsque vous vous connectez pour la première fois au système, le texte du ruban passe de Add-in SAP au nom de votre solution. Entrer les informations dans le modèle Microsoft Excel Notez les points suivants : Le modèle Microsoft Excel est présenté avec un certain nombre de lignes dans lesquelles vous pouvez saisir ou copier vos données. Si ce nombre de lignes ne suffit pas, ajoutez le nombre de lignes nécessaire avant de commencer à saisir ou copier vos données. Assurez-vous que les zones obligatoires (signalées par un astérisque) sont renseignées. Pour vous aider à compléter les informations : Certaines zones ont des listes déroulantes. Pour certaines zones, vous pouvez rechercher les données dans le système (pays, par exemple). Placez le curseur sur la zone et cliquez sur Rechercher dans la barre d'outils ou le ruban de la solution afin de lancer la recherche dans le système. Une zone de recherche est disponible dans la boîte de dialogue Rechercher qui apparaît. Lorsque vous commencez à saisir du texte dans la zone de recherche, les entrées correspondantes sont filtrées dans les colonnes ID et Description ; vous n'avez donc pas besoin de parcourir la liste entière. Si le bouton Rechercher n'est pas actif dans le ruban ou la barre d'outils, la recherche ne peut pas être effectuée. Saisissez le code pays dans la zone étiquetée Pays. Dans les colonnes appropriées, saisissez les données de temps du projet telles que les heures de début et de fin, la durée, le service, la tâche de projet, la commande d'achat, les heures facturables divergentes, la description du travail et le commentaire interne. La colonne Prime ne s'applique pas aux prestataires de services. Sauvegarder vos données 1. Une fois que vous avez terminé la saisie de vos données, sauvegardez le fichier Microsoft Excel. 2. Cliquez sur Sauvegarder les données vers. Une boîte de dialogue s'affiche, indiquant que les données sont en cours de sauvegarde dans la solution. Après le téléchargement, un message vous confirme que les données ont été sauvegardées dans la solution. Si vous ne fournissez pas toutes les informations requises ou si vos informations sont incorrectes, certains enregistrements ne seront pas sauvegardés. Les messages d'erreur font ressortir les problèmes pour vous permettre de les corriger et de sauvegarder à nouveau les données SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Prestataires de services

69 3. Vous pouvez alors vous déconnecter en cliquant sur Déconnexion. Résultat Les nouveaux temps sont sauvegardés dans le système SAP Business ByDesign et ajoutés à la liste de la vue Prestataires de services. Si vous devez apporter des modifications à ces temps, vous pouvez les modifier dans le modèle Microsoft Excel et les télécharger à nouveau dans le système SAP Business ByDesign. Si l'enregistrement téléchargé a été modifié dans le système, par exemple par un administrateur Temps, vous ne pouvez pas écraser cette modification avec un nouveau téléchargement. Vue Prestataires de services P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 69

70 7 Vue Salariés 7.1 Guide de consultation rapide Salariés (Données des partenaires) La vue Salariés vous permet d'afficher, de créer et de mettre à jour les données essentielles des salariés. Elle fournit une synthèse des détails professionnels concernant un salarié, notamment son adresse interne et ses données de communication. Lorsque vous créez un salarié, un profil de connexion utilisateur inactif est généré. Vous pouvez afficher des détails organisationnels tels que l'entité organisationnelle, la désignation de la fonction, l'unité de ligne hiérarchique et le manager. Vous pouvez accéder à la vue Salariés à partir du poste de travail Données des partenaires. Vous ne pouvez accéder à la vue Salariés du poste de travail Données des partenaires que si les ressources humaines ne sont pas sélectionnées dans la configuration de votre solution. Contexte de gestion Gestion des adresses Vous pouvez créer, afficher et mettre à jour les données dont vous avez besoin pour communiquer avec vos partenaires. Vous pouvez gérer des données postales et de communication détaillées pour des personnes et des organisations. Pour plus d'informations, voir Gestion des adresses [Page 5]. Contrôle des partenaires en double Ce contrôle vous permet de rechercher les partenaires qui existent en plusieurs exemplaires dans le système. Cela vous permet d'éviter la redondance de données dans le système, et de limiter les efforts et les coûts lors de la gestion des données principales sur les partenaires. Pour plus d'informations, voir Contrôle des partenaires en double [Page 7]. Tâches Créer et modifier un salarié 1. Dans la réserve de travail de la vue Salariés, cliquez sur Créer puis sélectionnez Salarié. Vous pouvez également créer un salarié en lançant la tâche courante Nouveau salarié, qui fait partie du poste de travail Données des partenaires. 2. Entrez le nom du salarié, son adresse interne, les informations de communication et d'autres détails spécifiques, tels que ses affectations organisationnelles SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Salariés

71 Si vous avez sélectionné cette option lors de la sélection du périmètre, vous pouvez contrôler si un salarié existe déjà dans le système. Lorsque vous saisissez les détails d'un salarié, cliquez sur Rechercher doublons. Les éventuels doublons vous sont aussi signalés lorsque vous sauvegardez les détails d'un nouveau salarié. Vous pouvez afficher une liste des doublons éventuels. Vous pouvez également ajouter d'autres informations à un salarié donné en sélectionnant le salarié dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter. 3. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder le nouveau salarié. Pour des raisons de protection des données, les données personnelles des salariés peuvent si nécessaire être supprimées par un administrateur responsable de la confidentialité des données. Si les données personnelles d'un salarié ont été supprimées, vous pouvez toujours afficher le partenaire concerné, par exemple dans les documents commerciaux correspondants ou dans les synthèses. L'ID du partenaire sera alors affiché sous forme anonyme. Pour plus d'informations, voir Gestion de la confidentialité des données [Page 71]. Délimiter la validité d'un salarié Pour délimiter la validité d'un enregistrement de salarié, saisissez la date appropriée dans la zone Fin de validité. À compter de cette date, vous ne pourrez plus utiliser ce salarié dans les nouveaux processus de gestion. La valeur de cette zone est définie par défaut sur Illimité. Exporter des salariés avec Microsoft Excel Pour plus d'informations, voir Exporter des données de gestion à l'aide de Microsoft Excel [Page 40]. 7.2 Contexte de gestion Gestion de la confidentialité des données dans SAP Business ByDesign Synthèse Les systèmes de traitement des données stockent les données principales ou les données de transaction utilisées pour exécuter des processus de gestion et pour les documenter. Très souvent, les données personnelles des salariées sont impliquées. Dans de nombreux pays, le stockage, la divulgation et la suppression de ces données personnelles des systèmes de stockage des données doivent être conformes avec la législation obligatoire sur la protection des données. Par exemple, les données personnelles des salariés ne peuvent être stockées que si un motif commercial clair justifie la conservation des données. De nombreuses législations sur la protection des données interdisent les périodes de conservation fixes définissant la durée pendant laquelle les données peuvent être stockées dans les systèmes de données avant d'être supprimées. Dans certains cas uniquement, les organisations peuvent rendre les données anonymes plutôt que de les supprimer complètement. En outre, dans de nombreux pays, la législation stipule que les employeurs doivent divulguer les données personnelles stockées sur un individu lorsque le salarié concerné le demande expressément. Le poste de travail Gestion de la confidentialité Vue Salariés P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 71

72 des données permet aux responsables des problèmes de protection des données au sein d'une organisation de répondre aux demandes des salariés portant sur la divulgation et la suppression des données personnelles. Le poste de travail Gestion de la confidentialité des données vous permet d'effectuer les opérations suivantes : Divulguer les données personnelles des salariés qui le demandent. Supprimer les données personnelles des salariés sur la base de contrats de travail terminés situés en dehors du délai de conservation en vigueur dans le pays de la relation de travail. Un contrat de travail terminé fait référence à toutes les données pertinentes pour l'application dans le contrat de travail d'un salarié, y compris les temps, la rémunération, le décompte des frais et les données relatives à la paie. Toutefois, ce processus de suppression ne peut être partiel. En d'autres termes, si certaines données du contrat de travail d'un salarié ne peuvent être supprimées pour une raison quelconque, aucune donnée n'est supprimée. Surveiller et gérer les processus de suppression des données en arrière-plan à l'aide d'un journal des applications. Afficher les données journal détaillant chaque accès effectué par un responsable de la confidentialité des données ou un autre utilisateur autorisé dans les écrans de synthèse Divulguer données du salarié et Supprimer données du salarié d'un salarié sélectionné. L'obligation de supprimer fait généralement référence à l'obligation pour les organisations de supprimer les données personnelles conservées sur leurs salariés sous une forme identifiable et de ne pas les conserver plus longtemps que nécessaire. Le cas échéant, les organisations doivent supprimer toutes ces données personnelles une fois le délai de conservation dépassé. Pertinence Cette fonction est pertinente si votre organisation souhaite divulguer ou supprimer des données personnelles à la demande de certains salariés. Conditions préalables Vous avez géré les délais de conservation obligatoires dans la phase de configuration personnalisée de la configuration de gestion dans l'activité suivante : Règle de conservation des données pertinente pour votre pays. Cette activité est accessible sous Services et support intégrés > Administration du système > Conservation des données. Il n'est pas possible à ce jour de définir de règles de conservation sur la base de données individuelles/ groupes de données (par exemple, données d'absence). Vous ne pouvez définir qu'un seul délai de conservation par pays, indépendamment de toute autre caractéristique. Les utilisateurs autorisés à accéder au poste de travail Gestion de la confidentialité des données peuvent utiliser toutes les fonctions de confidentialité des données incluses dans ce poste de travail, y compris la divulgation et la suppression des données personnelles du salarié. L'autorisation d'accès à ce poste de travail est accordée dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Vous devez vous assurer que seuls les salariés autorisés à divulguer/supprimer des données personnelles sont autorisés à accéder au poste de travail Gestion de la confidentialité des données. Si votre groupe est constitué de plusieurs sociétés, vous pouvez définir l'accès à ce poste de travail au niveau de la société. Vous pouvez, par exemple, affecter un utilisateur disposant de droits relatifs à la confidentialité des données pour les salariés d'une société et un autre utilisateur disposant de droits identiques pour une autre société du groupe SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Salariés

73 Fonctionnalités La Gestion de la confidentialité des données de SAP Business ByDesign contient plusieurs fonctionnalités clés. Ces fonctionnalités sont présentées ci-dessous : Divulgation des données du salarié Obligation de divulguer L'obligation de divulguer est un principe clé de confidentialité des données. Il s'agit d'une obligation définie dans la législation de nombreux pays ayant adopté une réglementation sur la confidentialité des données. Un salarié peut demander si des données personnelles sont conservées par son employeur et l'employeur doit en confirmer l'existence. Le cas échéant, le salarié peut demander une description des données personnelles conservées et, dans certaines juridictions, la raison pour laquelle les données sont stockées ou traitées et quels en sont ou quels en ont été les destinataires. L'obligation pour une organisation de fournir des informations sur les données personnelles conservées sur un salarié est désignée sous le terme d'"obligation de divulguer". Suppression des données du salarié Suppression sur demande Ce second principe de confidentialité des données est une forme plus précise du principe d'"obligation de supprimer" présenté plus haut. Un salarié peut demander si des données personnelles sont conservées par l'organisation qui l'emploie. Le cas échéant, le salarié peut demander une description de ces données et leur suppression du stockage. Rôles de confidentialité des données Dans les organisations de grande taille, les salariés affectés au rôle de responsable de la confidentialité des données (par exemple) sont responsables de l'application des principes de confidentialité des données et de la conformité de l'organisation avec la législation sur la confidentialité des données en vigueur dans le pays (ou les pays) où elle opère. Toutefois, ces tâches peuvent être déléguées à d'autres salariés autorisés, par exemple à un responsable des ressources humaines désigné. Poste de travail Gestion de la confidentialité des données Le poste de travail Gestion de la confidentialité des données permet aux sociétés de répondre aux principes d'obligation de divulguer et de suppression sur demande. Il est organisé en trois parties : Vue : Divulgation des données personnelles Cette vue permet aux salariés responsables de la confidentialité des données de gérer la divulgation des données des salariés qui le demandent. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Divulgation des données personnelles. Vue : Suppression des données personnelles Dans cette vue, pour le rôle Salarié, les administrateurs peuvent supprimer les contrats de travail terminés lorsque les salarié demandent que leurs données personnelles soient supprimées du système SAP Business ByDesign. Lorsque seul le package de gestion Salariés et prestataires de services est inclus dans la sélection du périmètre (seules les données de base du salarié sont stockées dans le système SAP Business ByDesign), ces données de base peuvent également être supprimées/rendues anonymes dans cette vue. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Suppression des données personnelles. Tâche courante : Gérer cycles de suppression de données La suppression des données de contrat de travail d'un salarié dans le poste de travail Gestion de la confidentialité des données s'effectue automatiquement dans un processus distinct en arrière-plan. La tâche courante Gérer cycles de suppression de données vous fournit une synthèse des cycles de suppression Vue Salariés P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 73

74 planifiés, en cours et terminés, la possibilité de replanifier les cycles ayant échoué, de marquer les cycles comme obsolètes et de supprimer des cycles. Pour plus d'informations, voir Utiliser la vue Gérer cycles de suppression de données. Problèmes d'autorisation Le poste de travail Gestion de la confidentialité des données doit uniquement être mis à disposition des salariés autorisés au sein de votre organisation. Il est donc fortement recommandé que ce poste de travail soit uniquement affecté aux salariés directement responsables des problèmes de confidentialité des données au sein de votre organisation. Audit Chaque accès effectué par un responsable de la confidentialité des données ou un autre utilisateur autorisé aux écrans de synthèse Divulguer données du salarié et Supprimer données du salarié d'un salarié sélectionné est journalisé. Cette journalisation est fournie comme support pour l'audit des actions de protection des données dans le système. Pour plus d'informations, voir les guides de consultation rapide des vues respectives dont les liens figurent plus haut dans ce document. Les salariés comme les responsables de la confidentialité des données disposent de droits d'accès complets au poste de travail Gestion de la confidentialité des données. Ces droits d'accès permettent à l'utilisateur autorisé d'accéder aux données personnelles du salarié sélectionné dans tous les postes de travail de SAP Business ByDesign dans lesquels ces données existent. Compte tenu de la possibilité pour un utilisateur individuel d'accéder à des volumes importants de données personnelles du salarié dans de nombreux postes de travail, le journal des accès est fourni à des fins de transparence et de traçabilité de l'accès utilisateur aux données personnelles. Le journal ne contient pas de données personnelles détaillées, mais une synthèse des types de données, des utilisateurs et de la date d'accès. Les responsables de la confidentialité des données (ou autres utilisateurs autorisés) peuvent uniquement accéder aux informations des salariés des sociétés pour lesquelles ils disposent de droits d'accès complets. Il est ainsi possible de créer des rôles distincts de responsable de la confidentialité des données dans plusieurs sociétés au sein d'un groupe SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Salariés

75 8 Vue Rapports 8.1 Données de collaboration du compte Synthèse Fournit une synthèse des données de collaboration des comptes, qui peut être utilisée par les directeurs commerciaux et les commerciaux pour un résumé des données principales de leurs comptes. Cette synthèse fournit les options d'édition spécifiques des partenaires, telles que le nom du document commercial et le canal de sortie, ainsi que des informations relatives aux comptes liés. Conditions préalables Vous devez sélectionner le rapport dans la configuration de votre solution. Pour rechercher cette option de gestion, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet. Au cours de l'étape Sélection du périmètre du projet, assurez-vous d'avoir sélectionné Partenaires dans Données générales de gestion. Au cours de l'étape Questions, développez l'élément Données générales de gestion et sélectionnez Partenaires. Sélectionnez Reporting et Analyse des partenaires et répondez à la question portant sur les rapports pour les comptes. Fonctionnalités Exécuter le rapport Avant d'exécuter le rapport, vous pouvez spécifier les données à afficher en sélectionnant les valeurs pour les variables. Les variables suivantes sont disponibles pour ce rapport : compte ; ville ; pays ; statut. Analyser le rapport Le rapport affiche les données suivantes : Données de collaboration d'un compte, notamment : nom du document commercial, canal de sortie ; nombre de copies ; modèle. Indication de l'activation ou non des options d'édition pour un document commercial et un compte donnés Vue Rapports P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 75

76 Données de base du compte entreprise correspondant, notamment : ID et nom du compte ; données d'adresse. Pour analyser plus précisément les données de ce rapport, vous pouvez faire glisser des caractéristiques vers des lignes et des colonnes. Voir aussi Synthèse des rapports dans les données générales de gestion Synthèse des sources de données dans les données générales de gestion 8.2 Données de contact du compte Synthèse Fournit une synthèse des données principales des contacts pour les comptes entreprise, qui peut être utilisée par les directeurs commerciaux et les commerciaux pour un résumé des données principales de leurs comptes. Cette synthèse présente les données de contact de base telles que les données d'adresse et d'autres informations spécifiques des contacts, ainsi que des informations relatives aux comptes liés. Conditions préalables Vous devez sélectionner le rapport dans la configuration de votre solution. Pour rechercher cette option de gestion, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet. Au cours de l'étape Sélection du périmètre du projet, assurez-vous d'avoir sélectionné Partenaires dans Données générales de gestion. Au cours de l'étape Questions, développez l'élément Données générales de gestion et sélectionnez Partenaires. Sélectionnez Reporting et Analyse des partenaires et répondez à la question portant sur les rapports pour les comptes. Fonctionnalités Exécuter le rapport Avant d'exécuter le rapport, vous pouvez spécifier les données à afficher en sélectionnant les valeurs pour les variables. Les variables suivantes sont disponibles pour ce rapport : contact ; compte ; ville ; pays ; statut. Analyser le rapport Le rapport affiche les données suivantes : SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Rapports

77 Les données de base du contact, notamment : ID et nom du contact ; données d'adresse et de communication ; indication précisant si un contact est le contact principal d'un compte. Les détails de gestion spécifiques du contact, notamment : fonction du contact ; service du contact. Les données de base du compte entreprise correspondant, notamment : ID et intitulé du compte ; données d'adresse. Données des responsabilités directes, notamment : rôle de la partie du responsable du contact ; responsable du contact ; rôle de la partie. Pour analyser plus précisément les données de ce rapport, vous pouvez faire glisser des caractéristiques vers des lignes et des colonnes. Voir aussi Synthèse des rapports dans les données générales de gestion Synthèse des sources de données dans les données générales de gestion 8.3 Détails du compte Synthèse Fournit une vue d'ensemble des données principales des comptes qui peut être utilisée par les directeurs commerciaux et les commerciaux comme synthèse des conditions de livraison et de paiement de leurs comptes. Fournit les données principales des comptes, comme les données d'adresse, ainsi que les informations sur les ventes et financières. La source de données BUPCSDB anciennement utilisée pour ce rapport sera progressivement supprimée et sera remplacée par BPCSDB. SAP vous recommande d'utiliser la nouvelle source de données lorsque vous créez ou copiez des programmes, ou lorsque vous créez des sources de données combinées ou jointes. Conditions préalables Vous devez sélectionner le rapport dans la configuration de votre solution. Pour rechercher cette option de gestion, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet. Au cours de l'étape Sélection du périmètre du projet, assurez-vous d'avoir sélectionné Partenaires dans Données générales de gestion. Au cours de l'étape Questions, développez l'élément Données générales de gestion et sélectionnez Partenaires. Sélectionnez Reporting et Analyse des partenaires et répondez à la question portant sur les rapports pour les comptes. Vue Rapports P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 77

78 Vues Les vues suivantes sont disponibles avec ce rapport : Données du compte Affiche toutes les caractéristiques disponibles pour un compte. Données générales du compte Affiche les données générales sélectionnées d'un compte, comme le nom, l'adresse et les données de communication ainsi que la branche, la forme juridique et les blocages gérés pour ce compte. Données de vente du compte Affiche les données générales sélectionnées et les données liées au processus de vente, comme le nom et l'id de l'organisation commerciale, la priorité de livraison, les conditions de paiement, la devise et les Incoterms. Cette vue est également la vue du rapport fournie par défaut. Coordonnées bancaires du compte Données carte de crédit du compte Données fiscales du compte Fonctionnalités Exécuter le rapport Avant d'exécuter le rapport, vous pouvez spécifier les données à afficher en sélectionnant les valeurs pour les variables. Les variables suivantes sont disponibles pour ce rapport : compte ; ville ; pays ; statut. Analyser le rapport Le rapport affiche les données suivantes pour un compte : Les données de base d'un compte, notamment : ID et nom de compte données d'adresse et de communication. Identifiants supplémentaires comme le Data Universal Numbering System et le code lieu-fonction Les données de vente d'un compte, notamment : Organisation commerciale Canal de distribution Priorité de livraison Conditions de paiement Devise Incoterms Groupe de clients Blocages de commande, de la livraison et des factures SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Rapports

79 Données financières d'un compte Coordonnées bancaires, comme le nom de la banque et les données du compte bancaire Données carte de crédit, comme le type, le titulaire et la date d'expiration de la carte de crédit Données fiscales, comme le pays d'imposition, le code de juridiction fiscale et le numéro d'identification fiscale Pour analyser plus précisément les données de ce rapport, vous pouvez faire glisser des caractéristiques vers des lignes et des colonnes. Voir aussi Synthèse des rapports dans les données générales de gestion Synthèse des sources de données dans les données générales de gestion Vue Rapports Gérer les données de compte en masse [Page 41] 8.4 Données de responsabilité du compte Synthèse Fournit une synthèse des données de responsabilité des comptes qui peut être utilisée par les directeurs commerciaux et les commerciaux pour un résumé des données principales des comptes. Cette synthèse fournit les données relatives aux salariés directement responsables d'un compte, telles que le matricule, le nom et l'adresse, ainsi que des informations relatives aux comptes liés. Conditions préalables Vous devez sélectionner le rapport dans la configuration de votre solution. Pour rechercher cette option de gestion, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet. Au cours de l'étape Sélection du périmètre du projet, assurez-vous d'avoir sélectionné Partenaires dans Données générales de gestion. Au cours de l'étape Questions, développez l'élément Données générales de gestion et sélectionnez Partenaires. Sélectionnez Reporting et Analyse des partenaires et répondez à la question portant sur les rapports pour les comptes. Fonctionnalités Exécuter le rapport Avant d'exécuter le rapport, vous pouvez spécifier les données à afficher en sélectionnant les valeurs pour les variables. Les variables suivantes sont disponibles pour ce rapport : salarié ; compte ; ville ; pays ; Vue Rapports P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 79

80 statut. Analyser le rapport Le rapport affiche les données suivantes : Les données de base du salarié directement responsable d'un compte, et d'autres données spécifiques, notamment : ID et nom du salarié ; données d'adresse et de communication ; rôle de la partie. Les données de base du compte correspondant, notamment : ID et intitulé du compte ; données d'adresse. Pour analyser plus précisément les données de ce rapport, vous pouvez faire glisser des caractéristiques vers des lignes et des colonnes. Voir aussi Synthèse des rapports dans les données générales de gestion Synthèse des sources de données dans les données générales de gestion Vue Rapports Gérer les données de compte en masse [Page 41] 8.5 Détails fournisseur Synthèse Fournit une vue d'ensemble des données principales des fournisseurs qui peut être utilisée par les directeurs des achats et les acheteurs comme synthèse des conditions d'achat de leurs fournisseurs. Fournit les données principales des fournisseurs, comme les données d'adresse, ainsi que les informations sur les achats et financières. La source de données BUPSPPB anciennement utilisée pour ce rapport sera progressivement supprimée et sera remplacée par BPSPPB. SAP vous recommande d'utiliser la nouvelle source de données lorsque vous créez ou copiez des programmes, ou lorsque vous créez des sources de données combinées ou jointes. Conditions préalables Vous devez sélectionner le rapport dans la configuration de votre solution. Pour rechercher cette option de gestion, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet. Au cours de l'étape Sélection du périmètre du projet, assurez-vous d'avoir sélectionné Partenaires dans Données générales de gestion. Au cours de l'étape Questions, développez l'élément Données générales de gestion et sélectionnez Partenaires. Sélectionnez Reporting et Analyse des partenaires et répondez à la question portant sur le rapport pour les fournisseurs SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Rapports

81 Vues Les vues suivantes sont disponibles avec ce rapport : Données fournisseur Affiche toutes les caractéristiques disponibles pour un fournisseur. Données générales du fournisseur Affiche les données générales sélectionnées d'un fournisseur, comme le nom, l'adresse et les données de communication ainsi que la branche, la forme juridique, la devise et la valeur minimale de la commande d'achat. Données d'achats fournisseur Affiche les données sélectionnées et les données liées à processus d'achat, comme les conditions de paiements, la devise de la commande d'achat, le décompte évalué des entrées, l'id client chez le fournisseur et les Incoterms. Cette vue est également la vue du rapport fournie par défaut. Coordonnées bancaires du fournisseur Données fiscales du fournisseur Fonctionnalités Exécuter le rapport Avant d'exécuter le rapport, vous pouvez spécifier les données à afficher en sélectionnant les valeurs pour les variables. Les variables suivantes sont disponibles pour ce rapport : fournisseur ; ville ; pays ; statut. Analyser le rapport Le rapport affiche les données suivantes pour un fournisseur : Les données de base d'un fournisseur, notamment : ID et nom de fournisseur Données d'adresse et de communication Identifiants supplémentaires comme le Data Universal Numbering System et le Standard Carrier Alpha Code Les données d'achat d'un fournisseur, notamment : Incoterms Lieu incoterms Devise de commande d'achat Valeur minimale de commande d'achat Devise Conditions de paiement Vue Rapports P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 81

82 Décompte évalué des entrées Confirmation de commande d'achat escomptée Achats bloqués ID client auprès du fournisseur Données financières d'un fournisseur Coordonnées bancaires, comme le nom de la banque et les données du compte bancaire Données fiscales, comme le pays d'imposition, le code de juridiction fiscale, le numéro d'identification fiscale et les informations de déclaration d'honoraires. Pour analyser plus précisément les données de ce rapport, vous pouvez faire glisser des caractéristiques vers des lignes et des colonnes. Voir aussi Synthèse des rapports dans les données générales de gestion Synthèse des sources de données dans les données générales de gestion Vue Rapports SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Rapports

83 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. Toute reproduction ou communication de la présente publication, même partielle, par quelque procédé et à quelque fin que ce soit, est interdite sans l'autorisation expresse et préalable de SAP SE ou d'une société affiliée SAP. Les informations contenues dans ce document peuvent être modifiées par SAP AG sans préavis. Certains logiciels commercialisés par SAP SE et ses distributeurs contiennent des composants logiciels qui sont la propriété d'éditeurs tiers. Les spécifications des produits peuvent varier d un pays à l autre. Elles sont fournies par SAP SE ou une société affiliée SAP uniquement à titre informatif, sans engagement ni garantie d'aucune sorte. SAP ou ses sociétés affiliées ne pourront en aucun cas être tenus responsables des erreurs ou omissions relatives à ces informations. Les seules garanties pour les produits et les services de SAP ou d'une société affiliée SAP sont celles énoncées dans les éventuelles déclarations expresses de garantie qui accompagnent lesdits produits et services. Aucune des informations contenues dans ce document ne saurait constituer une garantie supplémentaire. SAP et tous les autres produits et services SAP mentionnés dans ce document, ainsi que leurs logos respectifs, sont des marques commerciales ou des marques déposées de SAP SE (ou d'une société affiliée SAP) en Allemagne ainsi que dans d'autres pays. Tous les autres noms de produits et de services mentionnés sont des marques commerciales de leurs détenteurs respectifs. Pour plus d'informations sur les marques déposées, voir legal/copyright/index.epx., logo de W3C, voir licenses/by/3.0/.