CLOEE : NORME SEPA SOMMAIRE. A La Norme SEPA. A1 Qu est-ce que la norme SEPA? A2 Migration des RIB en IBAN Paramétrage...

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1 SOMMAIRE A La Norme SEPA A1 Qu est-ce que la norme SEPA?... 2 A2 Migration des RIB en IBAN Paramétrage Contrôle... 4 A3 Passage à la norme SEPA A4 Les mandats... 6 SYNTHESE Aplon-Nord CLOEE : Norme SEPA Page 1 sur 11

2 CLOEE : NORME SEPA A LA NORME SEPA A1 Qu est-ce ce que la norme SEPA? Après la mise en place de l EURO, l harmonisation européenne se poursuit avec celle des moyens de paiement grâce à la création d un espace unique européen des paiements en euros : le SEPA : Single Euro Payments Area De nouveaux codes devront être intégrés dans la base de données : Le code IBAN (International Bank Account Number) Number Enregistrant le numéro de compte ompte et complétant l actuel RIB. Le code BIC (Bank Identifier Code) Est st le code de l établissement bancaire selon une norme permettant d identifier la banque de façon unique. Le passage à la norme SEPA se fera en deux temps qu il est essentiel de bien différencier : La migration des RIB en IBAN, Le passage au format de fichier SEPA. SEPA En choisissant de passer en IBAN, une migration automatique des anciens RIB en IBAN IBAN s opèrera. Le passage du RIB à l IBAN répond en effet à une formule de calcul. En revanche, le BIC est affecté en fonction du code banque récupéré dans une liste non exhaustive à ce jour et évolutive. Il conviendra donc d effectuer un contrôle final de la procédure pour détecter d éventuelles erreurs. FI C H E T E C H N I QU E Dans un premier temps, laa saisie des coordonnées bancaires se fera sous forme IBAN mais le transfert de fichier vers les établissements bancaires continuera sous la forme ETEBAC. Cette migration des RIB en IBAN peut se faire dès aujourd hui. En effet, le fait de migrer en mode IBAN vous permettra de contrôler vos codes BIC et de vérifier les informations avec vos familles si nécessaire. A VR I L La date butoir de passage aux nouvelles normes SEPA est désormais fixée fi au mois de Février Il convient dès que possible de préparer le changement d organisation que demande ce passage. Certaines banques vont accepter les deux formats de fichier jusqu en 2014, d autres vont attendre le dernier moment pour changer. Aplon-Nord CLOEE : Norm orme SEPA Page 2 sur 11

3 Avant l envoi d un fichier réel, faites des tests préalables avec votre banque. Avant de démarrer la migration, vous pouvez demander dès maintenant votre n ICS (Identifiant Créancier Sepa) à votre banque (attention : le délai peut être d un mois d une banque à une autre). Il est obligatoire pour les prélèvements des familles, il faudra le renseigner dans la zone «Code ICS» qui se trouve dans l onglet «Règlements» dans le menu Fichier, Paramétrage. Il conviendra de faire une mise à jour Internet de façon à disposer au minimum de la version de logiciel suivante : Ecoles v Pour le contrôler, cliquez sur le menu?, A propos de A2 Migration des RIB en IBAN Le passage aux IBAN est irréversible. Commencer avant toute chose par sauvegarder votre base. 1 Paramétrage Cliquez sur le menu Fichier\Paramétrage. Cliquez sur l onglet «Comptabilité». Cochez l option «Passage Iban» pour transformer vos RIB automatiquement. Ce message vous demande de valider votre choix et vous informe que le programme va migrer les RIB en IBAN pour toutes vos familles existantes. Aplon-Nord CLOEE : Norme SEPA Page 3 sur 11

4 Après avoir répondu «Oui», l option n apparaîtra plus dans l écran du paramétrage. Quand vous allez dans le menu Fichier/Paramétrage,, dans l onglet «Règlements», vous verrez la norme utilisée qui reste «Etebac» pour l instant. 2 Contrôle Dans le menu «Prélèvements», vous allez voir apparaître un nouveau menu «Données bancaires». Toute modification des IBAN existants doit se faire par cette option. Tout ajout d un IBAN doit se faire dans la fiche responsable payeur. Dans le menu «Données bancaires», vous pouvez seulement modifier. Aplon-Nord CLOEE : Norme SEPA Page 4 sur 11

5 Cliquez sur le bouton «Liste». Vous obtenez la liste des familles en prélèvements, leur IBAN, la date de signature, le type de prélèvement et leur numéro de mandat. Contrôlez l édition à l aide des relevés d identité bancaire remis par les familles. Les codes BIC de type BNPAFRPPXXXX ne posent pas de problème et passeront lors du transfert de fichier, mais ils demandent vérification auprès des familles. Par contre, si vous avez des codes BIC commençant par XXX, il est impératif de redemander les coordonnées bancaires aux familles car votre fichier ne passera pas en banque. Un même IBAN ne peut avoir qu un seul numéro de mandat. A la fin de la saisie, on clique sur le bouton «Valider». Le programme effectue des contrôles : Tous les champs utiles doivent être renseignés sinon un message signale le code famille et le champ vide ; En revanche, la combinaison IBAN/BIC non renseignée est autorisée si vous n êtes pas encore en possession des coordonnées bancaires de certaines familles ; Les IBAN doivent être corrects sinon un message signale le code famille dont l IBAN est erroné ou saisi plusieurs fois pour des mandats différents. A3 Passage à la norme SEPA Commencez avant toute chose par sauvegarder votre base. Cliquez sur le menu Fichier\Paramétrage, l onglet Règlements. Changez la norme utilisée. Vous allez désormais transmettre 2 fichiers à votre banque : - un pour les familles que vous prélevez pour la 1 ère fois (fichier«first : PrelevFirst»); - un pour les familles déjà prélevées précédemment ou dont le prélèvement est revenu impayé le mois précédent (fichier «RECURRENT : PrelevRecurrent»). Le délai de présentation d un fichier «First» est de 5 jours et de 2 jours pour un fichier «récurrent». Lors de votre prélèvement le mois suivant, les familles seront toutes dans le fichier «récurrent» sauf celles dont le prélèvement revient impayé. Il faudra remettre les familles dont le prélèvement est revenu impayé en First. Aplon-Nord CLOEE : Norme SEPA Page 5 sur 11

6 Après avoir sélectionné les tiers concernés, un message apparaît pour confirmer la modification. Le programme génèrera : - 2 bordereaux de pré-édition : un «First» et un «Recurrent» - 2 fichiers pour la banque A4 Les mandats La norme SEPA vous oblige à faire signer un mandat à chaque famille. Le mandat est un contrat que l établissement passe avec la famille. Ce n est pas un document à transmettre à la banque. Vous devrez attribuer à chaque famille un n RUM (Référence Unique de Mandat). Ce numéro sera géré automatiquement par le logiciel CLOEE lors de la saisie des IBAN. Il faudra mettre à jour la date de signature du mandat dans le menu «Prélèvements\Données bancaires», afin qu elle soit la même que celle figurant sur le mandat signé par la famille. Prévoyez dès maintenant le changement d organisation que nécessite cette gestion. Il faut revoir les formulaires de rentrée scolaire : - Vous pourrez ajouter un mandat vierge pour les nouvelles familles. - Vous aurez la possibilité d éditer des mandats pré-remplis remplis pour les familles déjà présentes si vous avez déjà fait le passage aux IBAN. L édition des mandats se fait dans le menu Prélèvements\Données Bancaires : Dans cette liste, vous pouvez sélectionner les familles pour lesquelles vous souhaitez éditer le mandat. Aplon-Nord CLOEE : Norme SEPA Page 6 sur 11

7 1. Si vous ne sélectionnez aucun tiers, vous éditez un mandat vierge. Vous choisissez le nombre d exemplaires vierges. Le formulaire suivant s édite : Aplon-Nord CLOEE : Norme SEPA Page 7 sur 11

8 2. Si vous sélectionnez une ou plusieurs familles, vous éditez des mandats pré-imprimés dans l écran en page 7. REMARQUES - Les mandats sont valables toute la durée de scolarité de l élève et se renouvellent par tacite reconduction. - Un mandat inactif pendant 36 mois devient caduc. - Les mandats doivent être envoyés aux familles au plus tard 14 jours avant la première échéance de prélèvement. - Après signature, une famille peut rejeter un prélèvement pendant 8 semaines et même 13 mois s il y a litige sur le mandat. - En cas de changement de domiciliation bancaire, il y a génération d un nouveau RUM (Référence Unique de Mandat). L établissement doit assurer l archivage des mandats. Il convient de prévenir les familles de la date choisie par l établissement pour passer à la norme SEPA. Les courriers types se trouvent dans le menu Fichier\Lettres :«Information SEPA» et «Echéancier IBAN». Aplon-Nord CLOEE : Norme SEPA Page 8 sur 11

9 L édition de ces courriers se fait dans le menu Prélèvements\Echéancier : Aplon-Nord CLOEE : Norme SEPA Page 9 sur 11

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11 SYNTHESE 1. Demande de votre numéro ICS (Identifiant Créancier SEPA) à la banque 2. Passage aux IBAN dans le programme CLOEE en conservant le format ETEBAC dans un premier temps, pour l envoi des fichiers bancaires 3. Vérification des IBAN/BIC BIC et demande des coordonnées bancaires aux familles si nécessaire 4. Attribution des numéros RUM (Référence Unique de mandat) par le logiciel CLOEE 5. Modification des formulaires de rentrée en intégrant les mandats qui doivent être retournés à l établissement datés et signés par TOUTES vos familles 6. Envoi aux familles d une copie du mandat signé avec RUM au moins 14 jours avant la date de la 1 ère échéance de prélèvement 7. Test d envoi de fichier en norme SEPA à la banque 8. Passage définitif à la norme SEPA avant Février 2014 Aplon-Nord CLOEE : Norme SEPA Page 11 sur 11