ACD Scan Station. Introduction. Pré requis. Installation. Paramétrages. Utilisation. Annexe. Traitement manuel des documents

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1 ACD Scan Station Introduction Pré requis Installation Paramétrages Utilisation Traitement manuel des documents Traitement automatique des documents (QR Codes) Annexe DiaClientSQL ACD Scan Station Page 1 sur 19

2 Introduction ACD Scan Station assure la multidistribution des documents jusqu à leur classement automatique. Son interface est prévue pour être entièrement tactile. Ce module de DiaClient SQL (compatible aussi avec GedExpert uniquement) permet de piloter le traitement des documents numérisés et leur stockage. Il s appuie sur le concept de bannettes électroniques. Le classement automatique se fait grâce aux QR codes. C est un type de code-barres en deux dimensions constitué de modules noirs disposés dans un carré à fond blanc. QR est l abréviation de Quick Response, signifiant que le contenu du code peut être décodé rapidement. Principe de fonctionnement : Développé pour une taille écran de 800 * 600 uniquement, compatible écran tactile. La connexion est établie à partir du même login et mot de passe que DiaClient (ou GedExpert). Ce module s intercale donc entre un photocopieur/scanner, ce dernier se chargeant de numériser les documents, et DiaClient (ou GedExpert). Les documents, préalablement numérisés en format PDF, peuvent être : soit classés dans GedExpert soit déposés directement dans la panière du collaborateur ou du service à des fins de consultation et de traitement. soit déposés dans idépôt à des fins de traitements comptables. Aperçu des documents en mode vignette, sélection et désélection des pages pour un traitement en masse ou en lot de documents, défilement des pages une à une, zoom sur le document. Note : ACD Scan Station ne numérise pas les documents. DiaClientSQL ACD Scan Station Page 2 sur 19

3 Pré requis Licence Matériel La licence se présente sous la forme d un pack SQL envoyé par émail. Lors de l exécution de pack SQL il vous sera demandé de vous connecter sur la base serveur avec le code collaborateur ADMIN Il est conseillé de dédier une machine si possible avec un écran tactile pour une facilité d utilisation. L installation à côté du photocopieur/scanner semble le plus approprié. La fonction «scanner» doit avoir été programmée sur le photocopieur pour déposer les documents numérisés au format PDF dans un répertoire Windows unique. C est ce répertoire qui sera ensuite déclarer dans ACD scan station afin de traiter et classer les documents Installation Cliquer sur «Suivant» DiaClientSQL ACD Scan Station Page 3 sur 19

4 Cliquer sur «Suivant» Choisir les options d icône et cliquer sur «Terminer». L installation est terminée. DiaClientSQL ACD Scan Station Page 4 sur 19

5 Paramétrages Lancer le programme soit par le raccourci créé sur le bureau soit par le bouton «Démarrer / Tous les programmes/suite expert / ACD Scan Station». Cliquer sur [ Ok ] pour déclarer cette nouvelle station ACD Scan sur la base serveur. Il est demandé ensuite de se connecter à votre base DiaClient SQL/GedExpert avec le code collaborateur ADMIN. Cliquer ensuite sur [ Ok ] pour déclarer cette nouvelle station ACD Scan sur la base serveur. Procéder ensuite à la configuration du programme Cocher «utiliser le clavier virtuel» si l écran de la station est tactile. Répertoire à analyser : cliquer sur le bouton [ ] pour indiquer le répertoire qui contient les documents numérisés par le photocopieur/scanner. Répertoire de sauvegarde (facultatif) : cliquer sur le bouton [ ] pour déclarer un répertoire dans lequel seront déplacés les documents traités. DiaClientSQL ACD Scan Station Page 5 sur 19

6 Nombre de minutes avec déconnexion automatique du collaborateur : Afin de sécuriser la station ACD Scan, indiquer le nombre de minutes après lesquelles le programme demandera à nouveau une identification avec le code collaborateur. Activer la gestion des QRCodes : cocher cette case si vous souhaitez utiliser le classement automatique de documents à partir des QRCodes (cf chapitre QRCodes plus bas). Gérer les licences : Cette fenêtre permet de savoir sur quelle station le paramétrage va être appliqué (couleur rouge). Attention : Cliquer sur la machine permet de la supprimer! Cliquer ensuite sur la [Disquette] pour enregistrer le paramétrage. Le paramétrage est terminé. DiaClientSQL ACD Scan Station Page 6 sur 19

7 Utilisation Permet d accéder à la configuration de ACD ScanStation. Permet de changer d utilisateur. La station est «En attente de documents». 1. Traitement manuel des documents (sans les QR Codes) Dès que de nouveaux documents sont ajoutés au répertoire à analyser défini dans la configuration, il sera proposé de traiter les documents : DiaClientSQL ACD Scan Station Page 7 sur 19

8 L écran suivant permet de traiter le document. Barre d outils : Rotation gauche de la page Rotation vers la droite de la page Page précédente Page suivante Sélection des pages à archiver Suppression de la page en cours Zoom arrière Zoom avant Fonction Sélection des pages à archiver : DiaClientSQL ACD Scan Station Page 8 sur 19

9 Les loupes permettent de zommer sur document. Par défaut toutes les pages sont cochées. Vous pouvez décocher certaines pages. Dans l exemple la page 1 a été décochée. Elle apparaît d ailleurs en rouge dans le bandeau du bas. En haut à droite des boutons permettent de tout décocher ou cocher d un seul coup. L ascenseur permet de consulter les pages suivantes. Cliquer sur [Valider] une fois les choix effectués. Choisir ensuite le traitement à effectuer : DiaClientSQL ACD Scan Station Page 9 sur 19

10 Panière Cette fonction permet le dépôt du document numérisé directement dans la panière du collaborateur ou du service à des fins de consultation et de traitement. Ce sont uniquement les panières déclarées dans DiaClient SQL* (ou GedExpert*) qui sont proposées. Cliquer ensuite sur la [Disquette] pour déplacer le document dans la panière voulue. *Note technique : Menu Centre de communication / configuration panières scan idépôt Cette fonction est utilisée en général pour des documents comptables. En effet l option ACD FACT de DiaClient SQL permet ensuite d enchaîner avec une saisie sur image et une génération automatique des écritures comptables depuis idépôt. DiaClientSQL ACD Scan Station Page 10 sur 19

11 Choisir le dossier dans lequel le dépôt doit se faire. Note technique : la recherche est multi colonnes. Il affiche tous les dossiers qui comporte le mot rechercher que ce soit dans le code dossier, le nom du dossier, la ville ou le responsable du dossier. Sélectionner le type de document à déposer dans idépôt. Note technique : les types de documents se paramètrent dans le menu Administration / GedExpert / Gestion des types idépôts de DiaClient SQL (ou GedExpert). DiaClientSQL ACD Scan Station Page 11 sur 19

12 Renommer ci besoin le document et cliquer sur la [Disquette] pour enregistrer. GedExpert Les documents numérisés vont pouvoir être classés directement dans la fiche dossier au travers de l arborescence GedExpert. Choisir le dossier dans lequel le document sera classé. DiaClientSQL ACD Scan Station Page 12 sur 19

13 Choisir si un exercice doit être affecté au document ou pas. Sélectionner la rubrique de classement finale. Note technique : par défaut seul sont proposées les rubriques de classement contenant déjà des documents. Cliquer sur [Voir toutes les rubriques de classement] pour accéder à l arborescence intégrale. Cliquer ensuite sur [Valider] DiaClientSQL ACD Scan Station Page 13 sur 19

14 Renommer si besoin le document à classer et cliquer sur la [Disquette] pour enregistrer. 2. Traitement automatique des documents (avec les QR Codes) En associant un QR code à chaque lot de document, le classement devient automatique. Le QR code indique la destination de classement. Dès la numérisation des documents par le photocopieur/scanner, ceux-ci sont automatiquement traités par ACD Scan Station et déposés dans le bon dossier, la bonne rubrique et le bon millésime (exercice). Un nom automatique leur est attribué en fonction d une syntaxe personnalisable. 2 exemples d utilisation de cette méthode : - La première méthode est intéressante par un archivage en masse de documents. Le cabinet ou la société décide par exemple de numériser ses archives papiers. Procédure conseillée: classer les documents par dossier et par rubriques de classement et par exercice. Imprimer grâce à DiaClient SQL (ou GedExpert) des feuilles intercalaires de chaque dossier où seul figure le QR Code imprimé. Constituer ensuite un pile avec tous les documents séparés par les intercalaires. Scanner en masse ensuite avec le photocopieur/scanner. Les documents iront se classer automatiquement dans GedExpert au bon endroit. - L autre méthode consiste à ajouter sur les modèles de documents de GedExpert des QR Codes. Par exemple on ajoute un QR Code sur le modèle de lettre de mission. Ensuite on génère cette lettre pour un client, qui la retourne signée. Il n est reste plus qu à la scanner et ACD Scan station va pouvoir classer automatiquement le document dans GedExpert dans le bon dossier grâce au QR code qui contient toutes les informations de classement. Il est donc intéressant d insérer les QR Codes sur les modèles de documents pour lesquels le document final va être retourné rempli et paraphé par le client. DiaClientSQL ACD Scan Station Page 14 sur 19

15 Un nom automatique est attribué à chaque document en fonction d une syntaxe personnalisable. Note technique : L utilisation des QR code peut se faire indépendamment de l option ACD Scan Station. La lecture des QR code, par contre, ne peut être possible qu avec l option ACD Scan Station. Intégration des QR codes dans les modèles de documents Accès : Menu Administration / GedExpert / Modèles de documents Une fois le modèle ouvert, sélectionné dans l assistant des formules le répertoire «Standard» puis «Dossier». Rechercher «QRCODE» dans la liste des éléments : Cliquer sur le bouton [Insertion]. Indiquer le type de QRCode Ici on utilisera plutôt «Normal». VCard étant utilisé pour générer des QRCodes qui contiennent la carte de visite du contact. Choisir si le document doit être millésimé ou pas. Choisir la rubrique de classement du futur document Page intercalaire Oui ou Non. Dans l exemple on choisira non. La largeur et la hauteur est exprimé en pixels. Note technique : laisser les valeurs par défaut proposées pour une meilleure reconnaissance. 100 pour type «Normal» et 150 pour type «VCard». Nommage automatique des documents personnalisable DiaClientSQL ACD Scan Station Page 15 sur 19

16 Au niveau de chaque rubrique de classement de GedExpert il est possible de paramétrer un masque pour le nommage du document à classer. Accès : Menu Administration / GedExpert / Plan de classement type. Double cliquer sur la rubrique à paramétrer : Masques prédéfinis à disposition code du nom du code de l Date de début de l exercice FORMAT permet d indiquer le masque de la date voulue : JJ/MM/AAAA, date de fin de l numéro généré automatiquement par le programme. Vous pouvez insérer des espaces ou des caractères entre les formules comme «_» dans l exemple. Impression du QR code d une rubrique de classement L intérêt est d imprimer une page intercalaire, avec le QRCode du plan de classement, qui servira de page de garde aux documents suivants à numériser et à classer automatiquement. Il faut aussi disposer d une page intercalaire avec le QRCode du dossier à traiter. (cf plus bas) De cette façon il ne reste plus qu à préparer sa liste de documents en intercalant à chaque fois les QRcode entre chaque pile de document. Impression du QR code d un dossier L intérêt est d imprimer une page intercalaire, avec le QRCode du dossier, qui servira de page de garde aux documents suivants à numériser et à classer automatiquement. DiaClientSQL ACD Scan Station Page 16 sur 19

17 Il est intéressant de combiner cette intercalaire avec ceux définissant le plan de classement automatique. (cf au-dessus) Accès : Menu Administration / GedExpert / Plan de classement type. Double cliquer sur la rubrique concernée : Cliquer sur ce bouton pour imprimer le QR code du plan de classement DiaClientSQL ACD Scan Station Page 17 sur 19

18 Annexe Une animation, sous forme de petits clips, est à votre disposition montrant l utilisation d ACD Scan Station. Accès par internet : Accès par lecture du QRCode Nécessite une application gratuite à installer sur smartphone/iphone. Exemple : Redlaser disponible sous iphone, androïd et Windows Phone. Site : Génération de QR code Menu Administration / GedExpert / Génération de QR code DiaClientSQL ACD Scan Station Page 18 sur 19

19 Cet assistant permet de générer 4 types de QR code. DiaClientSQL ACD Scan Station Page 19 sur 19