Texte du Fonctionnement de La C.I. Idf. Texte Validé lors des Plénières du 26/11/2014 et 06/12/2014

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1 Texte du Fonctionnement de La C.I. Idf Texte Validé lors des Plénières du 26/11/2014 et 06/12/2014

2 Table des matières 1 Fonctionnement Général de la C.I. Idf 1 2 Le fonctionnement des groupes de travail 2 3 Fonctionnement de l assemblée thématique 2 4 Fonctionnement de l Assemblée plénière 4 5 Fonctionnement des Agoras 4 6 Services communs de la C.I. Idf 5 7 Outils mutualisés de la C.I. Idf 6

3 Figure 1 Schéma de fonctionnement de la C.I. Idf 1 Fonctionnement Général de la C.I. Idf 1. Principe de tâtonnement expérimental. Pour assurer une amélioration constante de notre fonctionnement, nous optons pour la méthodologie de l expérimentation par tâtonnement. Il s agit ici de pouvoir constamment modifier les règles de fonctionnement à partir des problèmes identifiés par chacun d entre nous au cours de notre pratique commune. Ainsi toute personne souhaitant apporter un changement d ordre réglementaire devra passer par une des procédures suivante : (a) Proposer directement en Assemblée Plénière une modification. (b) Demander la constitution d un groupe de travail pour élaborer une proposition. (c) Demander l organisation d une assemblée thématique. 2. Schéma de la décision démocratique au sein de la C.I. Idf. Le processus décisionnel de la C.I. Idf est représenté dans le schéma de la figure 1, il est décrit plus en détail dans les sections 2, 3, 4 et 5 3. Liste des instances de la C.I. Idf. (a) Les groupes de travail (section 2) (b) Les assemblées thématiques (section 3) (c) L assemblée plénière (section 4) (d) L Agora (section 5) (e) Les services communs de la C.I. Idf (section 6) (f) Les outils mutualisés de la C.I. Idf (section 7) (g) Les projets C.I. Idf 1

4 2 Le fonctionnement des groupes de travail Le but d un groupe de travail est d approfondir un sujet et de préparer un dossier pour une assemblée thématique (ou plénière). Le groupe de travail fonctionne selon les principes suivants : 1. Un groupe de travail a un objectif ou une thématique qu il précise aux membres de la C.I. Idf. 2. Un groupe de travail peut se réunir sous forme de réunions physique, mais aussi sous forme de réunions sur internet (audio-conférence, visio-conférence, chat, etc.), ainsi que de manière asynchrone sur internet (par exemple via une liste de discussion, un forum ou un groupe Loomio). 3. La participation à un groupe de travail est ouverte à tous. 4. Les réunions d un groupe de travail doivent être annoncées aux membres de la C.I. Idf au moins 4 jours à l avance (par exemple en ajoutant l évènement à l agenda du site web de la C.I. Idf). 5. Il est recommandé aux groupes de travail de rédiger le compte-rendu de chaque réunion et de le mettre à disposition des membres de la C.I. Idf quelques jours avant la réunion suivante. 6. Si le groupe de travail publie les comptes-rendus de ses réunions, les participants à une réunion sont supposés avoir lu les comptes-rendus des réunions précédentes. 7. Un participant à un groupe de travail peut formuler une proposition de règle ou de résolution (qui est destinée à être adoptée par la C.I. Idf). Il s assure pour cela que sa formulation de proposition sera bien présente dans le compte-rendu de la réunion, ou bien dans le cas d une participation asynchrone sur internet, il précise clairement en l écrivant qu il s agit d une proposition (par exemple sur Loomio, il utilise la fonctionnalité de création de proposition, avec une date de fin lointaine). 8. Toute proposition issue d un participant à un groupe de travail doit pouvoir être soumise à l ordre du jour de l Assemblée Thématique concernée par ce groupe de travail. 9. Il est recommandé aux groupes de travail d utiliser lors de leurs réunions des méthodes permettant d améliorer leur efficacité, et de les respecter (par exemple s assurer qu au moins un participant rédige un compte-rendu, utiliser un tour de parole, une limitation du temps de parole, un ordre du jour, etc.). 3 Fonctionnement de l assemblée thématique Principes de fonctionnement général 1. L assemblé thématique n est pas un lieu décisionnelle de la la C.I. Idf mais formule des propositions de décisions à valider en plénière. 2. L assemblée thématique porte sur un seul thème, formulé dans la mesure du possible sous forme de problème ou question. Elle aborde tous les aspects possibles ou contradictoires, toutes les facettes du problème. 3. Elle est organisée lorsque le groupe de travail portant sur cette problématique le décide, en concertation avec les éventuels autres groupes de travail sur cette même problématique. 2

5 4. Elle est annoncée publiquement à tous les membres de la C.I. Idf (site, mailing list,...) et à toutes les personnes pouvant être intéressées par le thème (diffusion assurée entre autre par le service Communication). Elle est ouverte à toute la population. 5. Les recherches et documentations collectées (textes d informations, propositions, vidéo, etc.) par les groupes de travail sur la problématique sont présentées durant l assemblée thématique, et dans la mesure du possible transmises en amont dans l annonce publique de l assemblée. 6. Les idées et propositions de solution au problème par les groupes de travail sont ensuite présentées à l assemblée. 7. Le déroulement des deux points précédent et les questions et débats qu ils suscitent sont gérés par l équipe du service Animation/Dynamisation qui s assure de la qualité du débat (écoute, égal accès à la parole, équilibre du débat, ouverture aux nouvelles idées et propositions,...). 8. Le débat compare les idées et propositions de solution et aboutie à l adoption des solutions jugées pertinentes au consentement (aucune objection constructive). Ces décisions sont rendues publiques et présentées lors de l assemblée plénière suivante pour validation (inscription au procès-verbal). 9. Les idées et nouvelles pistes de réflexion à approfondir qui ont émergées durant le débat et qui n ont pas pu aboutir à une décision sont renvoyées pour être retravaillées en groupe de travail et feront éventuellement l objet d une nouvelle assemblée thématique. 10. Elles débouchent sur la création de projets ou de décisions qui, si elles engagent plus largement la C.I. Idf (par exemple : création d un nouvel outil ou service commun) doivent être validées en assemblée plénière de la C.I. Idf. Déroulement de l assemblée thématique 1. Proposition de déroulement en 2-3 heures : (a) constat (présentation du dossier constitué par le groupe de travail, témoignages directs des participants), (b) réflexion sur les causes du problème, comparaison et mesure de la pertinence des pistes de solutions, (c) adoption des solutions et projets au consentement (aucune objection constructive). 2. Proposition de déroulement en 4-5 heures : (a) constat (présentation du dossier constitué par le groupe de travail, témoignages directs des participants), (b) réflexion sur les causes du problème et les pistes de solutions, (c) création/élaboration de projets pour apporter les solutions évoquées (en général en petits groupes), (d) restitution et validation collective des décisions et projets construits au cours de l assemblée. 3

6 4 Fonctionnement de l Assemblée plénière L assemblée plénière est un lieu de décision sur des questions engageant l ensemble de la C.I. Idf. Sont notamment décidés/validés en assemblées plénières : 1. La création de nouveaux services ou outils communs de la C.I. Idf, 2. Les affectations budgétaires pour les services et outils communs de la C.I. Idf, 3. Les questions de fonctionnement. L assemblée plénière fonctionne selon les principes suivants : 1. Les sujets présentés en assemblées plénières doivent avoir été élaborés au préalable en groupe de travail et/ou assemblées thématiques (afin qu elles soient le résultat d un consensus. Certains sujets à traiter peuvent venir de l agora, ce qui permet de ne pas forcément passer par le processus groupe de travail puis par une assemblée thématique pour faire valider des questions simple à traiter, 2. L ordre du jour (fait par le secrétariat) est connu et publié à l avance, et pour chaque question un dossier d information, présentant les propositions à valider, doit être accessible aux futurs participants, 3. La planification d une assemblée plénière est proposée par le secrétariat sur demande d un groupe de travail, d une assemblée thématique ou de sa propre initiative, 4. Les décisions se prennent au consentement : accord si pas d opposition radicale. Si après un temps limité de débat il y a opposition radicale motivée, la proposition repart dans un cycle d élaboration (groupe de travail / assemblée thématique). Dans le cas particulier de plusieurs propositions qui s excluent, la décision se fait au vote préférentiel, 5. Pas de date régulière pour les assemblées plénières : elles sont appelées par le secrétariat lorsque certaines décisions sont mûres (i.e. : ont été préparées) pour être prises collectivement. 5 Fonctionnement des Agoras L agora est un espace de convivialité et de partage qui permet à la C.I. Idf d éviter l entre-soi et d assurer la vitalité de la coopérative. Les agoras fonctionnent selon les principes suivants : 1. Elle ne doit pas être un espace de décision sur le fonctionnement ou sur des choix engageant la C.I. Idf, 2. C est un lieu d accueil et d information des nouveaux arrivants, 3. Elle doit être un espace propice à la création de nouveaux projets et de nouveaux groupes de travail, 4. Elle est ouverte à tous, publique et organisée prioritairement pour faciliter l inclusion de nouvelles personnes (ex. : en extérieur ou dans un lieu facilement accessible, panneaux d explications, équipe d accueil et de médiation, temps laissé aux interventions spontanées et aux rencontres informelles, etc.), 5. C est aussi un lieu de coordination et d échanges entre les membres de la C.I. Idf, 6. L Agora peut durer une journée et se dérouler une fois par mois, 4

7 7. L Agora doit débuter par une présentation claire de la C.I. Idf : principes de fonctionnement, les projets qui existent... pour que les nouveaux arrivants puissent rapidement trouver leur place dans la coopérative. 8. Le service communication doit s assurer de la bonne publicité de l agora. 6 Services communs de la C.I. Idf Ce sont les services pérennes dont a besoin la C.I. Idf pour son fonctionnement. Ils sont basés sur le bénévolat et la rotation des fonctions. En voici la liste initiale : 1. Le secrétariat : (a) Sa mission : Organiser les différentes assemblées et prendre les décisions nécessaires pour le faire. (b) La nomination des secrétaires : Le Secrétariat est désigné par l assemblée plénière. Il est constitué d un binôme. Chaque personne constituant ce binôme est remplacée à tour de rôle à chaque plénière. Ainsi, cela permet au secrétaire arrivé le premier de former le suivant. (c) Sa périodicité : Le secrétariat est tournant et chaque secrétaire doit remplir sa mission le temps de deux plénières. (d) Ses différentes fonctions : i. Établir l ordre du jour des assemblées. Il le fera en fonction des sujets que l ensemble des personnes souhaitent aborder. Pour recueillir les sujets auprès de tous, nous pourrons utiliser un outil de consultation sur notre site internet. En attendant que cet outil soit opérationnel, il sera proposé par courrier électronique un Framapad à tous ceux inscrits sur nos listes mails. Plusieurs sujets peuvent être abordés au cours d une assemblée plénière. Afin que l ordre du jour ne soit pas surchargé, le Secrétariat peut procéder à une sélection en fonction de l ordre d arrivée des sujets et du succès qu ils emportent auprès des participants. Par ailleurs, un sujet qui a trait à des questions de fonctionnement, peut constituer une priorité dès lors que le problème évoqué constitue un obstacle au bon fonctionnement de la C.I. Idf.. ii. Convoquer aux assemblées, les membres adhérents au moins dix jours jours à l avance. Les convocations se feront par voie de courrier électronique. Ce courrier comportera l ordre du jour et éventuellement les documents nécessaires à la participation de tous. iii. Publier la convocation sur le site internet et fixer la date de l assemblée en question sur l agenda. iv. Inviter la population aux différentes assemblées en communicant de toutes les manières possibles (affiches, flyers, agenda politique de type Démosphère, site internet, Facebook... ). Pour réaliser au mieux cette fonction, il sollicite le service Communication. La communication doit surtout faire l objet d une attention particulière pour les assemblées thématiques. v. Coordonner l équipe de dynamisation. Les secrétaires devront s assurer de la présence des personnes qui devront assurer les différents postes nécessaires à l animation de l assemblée ou agora. 5

8 vi. Sa mission se termine avec l envoi de la synthèse ou compte-rendu de l assemblée, à l ensemble des adhérents et à sa mise en ligne sur le site internet. Attention ce n est pas lui, mais le scribe qui rédige le compte-rendu. 2. Le service de dynamisation des assemblées : (a) Sa mission : i. Animer les assemblées ou agora. ii. Se former aux différentes méthodes d élaborations collectives. Elle pourra le faire dans le cadre d une formation ouverte à tous (CF. Service Formation). iii. Transmettre des compétences à toute personne souhaitant se spécialiser dans la dynamisation en proposant régulièrement une formation. (b) Sa composition : i. Un modérateur/facilitateur (ou plusieurs) ii. Un scribe (preneur de notes, et rédacteur d une synthèse ou compte-rendu) iii. Un distributeur de parole iv. Un maître du temps v. Un médiateur (facultatif si petite assemblée). 3. Le service Communication : assure la communication interne et externe (web, flyer, etc.) au service des différentes activités de la C.I. Idf. 4. Le service Annuaire/label/réseau : tient et diffuse la liste des différents projets de la C.I. Idf. 5. Le service Accueil : Se charge de l accueil des nouveaux arrivants en leur introduisant la C.I. Idf, les différents projets qui existes, les différents groupes de travail, le fonctionnement décisionnel... 7 Outils mutualisés de la C.I. Idf Ce sont des projets que les participants à la C.I. Idf décident, en séance plénière, d adopter comme des outils communs. Un outil commun n est pas pérenne : de même que n importe quel projet peut devenir un outil commun si l assemblée plénière de la C.I. Idf le décide et s en donne les moyens, l assemblée peut aussi décider qu un outil commun n est plus nécessaire. Exemples d outils communs : monnaie sociale/coopérative, service juridique, atelier de formation, centrale d achats, etc. Le fait d être des outils communs implique que ces projets doivent respecter des critères supplémentaires par rapport à des projets de la C.I. Idf : 1. autonomie financière vis-à-vis de structures institutionnelles extérieures (donc fonctionnement sur le bénévolat ou l autofinancement) 2. pas d autonomie de décision par rapport à la C.I. Idf : décisions principales sur la gestion de ces outils prises en assemblées plénières. 6