CREATION D UN SITE INTERNET Exemple de Cahier des charges

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1 A titre d exemple, ce cahier des charges a été utilisé pour créer le site de l Alliance française Paris Ile-de-France. Présentation de l Alliance Les publics Les objectifs du site Le contenu Prestations attendues Livrables attendus Réponse à l appel d offre CREATION D UN SITE INTERNET Exemple de Cahier des charges Annexes : Détail de l offre de cours, formations, examens, brochures cours, brochure de formation, Charte graphique, PRESENTATION DE L ALLIANCE Qui sommes-nous? Historique, chiffres, valeurs, Nos activités : A compléter Nos Publics ETUDIANTS individuels : nombre / mois, nationalités, répartition par sexe et âge, durée de cours, Entreprises : nombre, type d étudiants, tarification spécifique, Stagiaires FLE, enseignants ou futurs étudiants Autres types de public : donateurs, professeurs en recherche d emploi, personnes intéressées par le réseau des Alliances françaises, A compléter, avec des statistiques sur le type de publics LES OBJECTIFS DU SITE Un site dédié à l information, la promotion et la vente des cours et formations. 1. Une source d information pour les visiteurs : Informer Notre site doit présenter notre association et nos activités pour nos différents publics.

2 2. Un site de vente des cours et des formations : Vendre Notre site est un site commercial pour vendre des cours de français et des formations 3. Un canal pour inciter des nouveaux prospects à nous contacter : Promouvoir Notre site doit attirer de nouveaux visiteurs et mettre en valeur nos atouts. Une grande partie de notre public nous a connus via notre site Internet. 4. Une aide pour les étudiants en cours de formation : Accompagner Notre site Internet est notre principal outil de communication et de promotion avec des étudiants, il doit être pérenne. 1. Informer nos publics Notre site s adresse à un public exigeant multiculturel (et multi religieux) et hétérogène tant dans ses origines sociales que dans ses besoins. 1.1 Présenter l Alliance, ses qualités et ses valeurs Le site Internet est le plus souvent le premier contact que nos clients ont avec notre institution. Préparer un séjour à distance suppose qu ils soient mis en confiance et reconnaissent le sérieux et la qualité de notre institution. Le site Internet doit afficher clairement notre identité et nos valeurs et rassurer le client sur le sérieux de l entreprise et la qualité de notre pédagogie. Label Alliance française Identité de notre association, ses valeurs, son histoire, son fonctionnement (CA ) Qualité de ses cours et de son équipe enseignante Il est important de donner des gages de confiances aux étudiants et de confirmer notre réputation et nos atouts par des témoignages d étudiants, entreprises, la visite virtuelle de nos locaux, des photos 1.2 Proposer une offre pour chaque public Nous devons informer et inciter chaque visiteur. Le client doit : savoir pourquoi il s inscrit dans notre établissement plus que dans un autre avoir des informations sur notre offre et comment y souscrire Les atouts peuvent être différemment mis en valeur en fonction des publics. Par exemple : si notre emplacement au coeur de Paris est un atout important pour l étudiant individuel, il l est moins pour un responsable des ressources humaines d une entreprise. Nous avons distingué des publics pour lesquels l information, notre offre et les comportements d achats sont différents. Etudiants individuels Pourquoi choisissent-ils notre école?

3 Ils doivent avoir accès : - qualité pédagogique, réputation, garantie de résultat - flexibilité de l offre de cours - dégressivité des tarifs - services - locaux et emplacement - rencontres multiculturelles - aux références des autres étudiants - aux cours, tarifs, dates, examens - aux services (hébergement ) - aux modalités d inscription Les entreprises / organisations Pourquoi choisissent-ils notre école? Ils doivent avoir accès : - qualité pédagogique, réputation, statut - organisme de formation expert en FLE - flexibilité de l offre de cours, suivi individuel - locaux + services - aux références des autres entreprises - aux cours, tarifs, dates, examen - aux modalités d inscription - à un contact commercial Les actuels ou futurs enseignants de FLE Pourquoi choisissent-ils notre école? Ils doivent avoir accès : - qualité pédagogique, réputation, expertise en FLE - réseau - laboratoire et centre d expertise - locaux et services - aux références d autres étudiants - aux formations, dates, tarifs - aux modalités d inscription - aux services - à un contact commercial et pédagogique

4 - au recrutement Autres cibles secondaires - les professeurs en recherche d emploi > Rubrique recrutement - les donateurs / membres > Formulaire à remplir, lien sur la description de nos statuts 2. Vendre La présentation de notre institution, la mise en valeur de ses atouts et de son offre en fonction de chaque public a pour objectif essentiel de vendre à nos clients des cours ou des formations de français. Notre site Internet est un site commercial de vente en ligne qui respecte notre image et nos valeurs. Il met à disposition des visiteurs des services en ligne afin de faciliter l inscription aux cours. 2.1 Mettre en valeur nos atouts : inciter le visiteur à l achat Travail sur le vocabulaire, la pertinence et le ton pour chaque cible commerciale : nous devons insister sur la valeur ajoutée de notre offre et nos services. 2.2 Intégration de «services en ligne» L utilisateur doit comprendre facilement comment il peut s inscrire et acheter des cours. Il peut acheter soit en ligne soit hors ligne mais les modalités d inscription doivent être faciles à comprendre et à utiliser. Rubrique «contact» Elle devra être accessible via tout le site Internet, avec un plan d accès Plusieurs types de contacts sont souhaités. En effet, certaines cibles commerciales (en particulier les Alliances françaises et les entreprises) recherchent un contact dédié. Formulaires en ligne pour les entreprises, les Alliances françaises, les enseignants. Ceci sera développé en interne via In Design, à intégrer ensuite dans le site. Devis et inscription en ligne pour les étudiants individuels : TIEL (Test et Inscription En Ligne). D un point de vue «communication», il est important que des liens vers TIEL soient très visibles, et que le langage utilisé révèle les deux fonctions de l outil, soit à la fois devis et inscription.

5 3. Promouvoir Développement de ces points dans le chapitre «Prestations attendues» Assurer une visibilité de notre site Internet : le référencement Etudier le comportement de notre clientèle : outils statistiques Assurer un espace de promotion : «A la une», «Actus», «En ce moment»«zoom» Cette rubrique pourra être modifiée très régulièrement. Développer des outils de promotion : newsletter - 4/an 4. Accompagner Le site Internet a aussi pour fonctionner d aider les étudiants en cours de formation. On peut imaginer des rubriques réservées aux apprenants type «cartables en ligne» ou une intégration de réseaux sociaux au sein des pages. LE CONTENU 1. Préambule Nos clients vont sur notre site pour trouver les réponses à leurs questions. L information que nous donnons sur notre site doit donc être fiable et accessible facilement et a pour objectif d inciter le visiteur à s inscrire dans un de nos cours soit directement en ligne, soit sur place. Le site doit être réactif et donner des réponses rapides à l utilisateur. La structure du site doit répondre à la logique des différents publics que nous avons identifiés. Pour chaque public, l organisation de l information doit être simple d accès afin que l utilisateur sache dès la page d accueil s identifier et se repérer dans l arborescence. On utilisera par exemple des codes couleurs ou dispositions graphiques différentes. Certaines pages sont «standard» et ne sont pas destinées à un public en particulier ; ici on utilisera un design standard ne reflétant aucune appartenance à un quelconque public. 2. Interface de mise à jour Notre site comprendra des informations «intemporelles» et des informations qui peuvent être modifiées quotidiennement (tarifs, dates des sessions ) La mise à jour de tout le contenu du site (organisation générale, pages, contenu des pages, arborescence, etc.) sera prise en charge par l Alliance française.

6 Toutes les mises à jour et tous les contenus devront être gérables par une interface web. 3. Textes Ils seront fournis au prestataire dans les délais qui seront fixés entre L Alliance et le prestataire. Ils seront fournis en format Word. Les traductions pourront être faites par L Alliance ou le prestataire. Le prestataire proposera une offre tarifaire pour l ensemble des traductions. 4. Photos Nous disposons d une bibliothèque de photos conséquente, mais relativement ancienne (4 ans). Nous souhaitons faire appel à un photographe pour la remise à niveau de cette bibliothèque et la création d une «visite virtuelle» (locaux, cours). 5. Logo Un logo de L Alliance existe déjà, ainsi qu une charte graphique, commune à toutes les Alliances françaises. Le graphisme du site devra respecter cette charte. Le site sera dynamique et attractif, tout en préservant le côté institutionnel de l Alliance. 6. Langues Nous souhaitons que ce site soit multilingue : français, langue 2, langue 3 Il proposera également des traductions partielles en langue 4, langue 5, langue 6, Il s agira d une «landing page» pour chacune de ces langues, avec informations sommaires et pdf des programmes des cours. 7. Structure générale Notre réflexion sur la définition d une structure générale ne nous a pas semblée pertinente. Nous préférons que la définition de la structure générale soit le fruit d une collaboration et d une discussion avec le prestataire. Objectifs : Nombre de clics limité en descente dans l arborescence 1 info à 1 endroit (pas de dédoublement des infos et une mise à jour compliquée) Nous prenons en charge la mise à jour du site via le backend du CMS choisi par le prestataire. 8. Structure d une page

7 8.1 Eléments communs et caractéristiques générales Dans chaque page nous devrons retrouver : Le menu principal contenant les entrées de premier niveau par profil : étudiants individuels / entreprises / formations / Alliances françaises Les drapeaux liens vers les autres langues (site complet ou 'mini-site') Moteur de recherche : recherche tous mots Une boite omniprésente «s inscrire» : en ligne ou autre modalité d inscription Les éléments composant le sous-menu dans lequel on se trouve. Par exemple, si l on prend dans le fichier joint le menu : «A. Apprendre le français», lorsqu on clique sur n importe quel élément dans ce menu, on se trouve dans une page contenant, en colonne gauche par exemple, le sous-menu avec accès aux An et An.n Barre de navigation haute Accueil (retour vers) Qui sommes-nous Barre de navigation basse CGV/ copyright CGV Plan du site Recrutement Nous soutenir Mention bas de page : sur toutes les pages nous devons avoir les mentions suivantes : «ETABLISSEMENT privé d enseignement supérieur, Association reconnue d utilité publique / Organisme agréé de formation» Autres spécificités : Le sous-menu dans lequel je me trouve est mis en exergue (couleurs, typo ) Toute page pourra contenir au moins une image ou une photo Toute page pourra contenir un ou plusieurs liens vers un PDF Exemple : toutes les pages présentant les cours contiennent un lien vers une brochure PDF des cours. Dans chaque page nous pourrons intégrer un ou plusieurs tableaux, nous pourrons intégrer de la couleur. Toute page du site Internet s ouvrira dans la même fenêtre Tout lien vers un autre URL ou PDF s ouvrira dans une autre fenêtre On peut faire la différence entre les liens externes et internes Possibilité de donner des informations sommaires lorsqu on clique sur un mot, une notion (CECR, labellisation ) via des boîtes évitant au visiteur de devoir aller sur une autre page pour trouver l information Un moteur de recherche interne sera intégré au site et accessible sur toutes les pages. Le retour à la page précédente (aller retour) sera toujours possible 8.2 Page d accueil

8 En plus des éléments constants définis dans le point précédent, nous devons avoir un accès visible et direct à : Une animation Flash : défilement de photos des locaux (classes, restaurant, bibliothèque, salle phonétique, hall, accueil, etc.) et lien vers une visite virtuelle des locaux. Quelques témoignages d étudiants (en mode aléatoire, permettent à chaque connexion d avoir un témoignage différent) Actualités : présence d un nouveau produit, «coup de cœur», événement ponctuel, dates à retenir, ciné-club, etc. Lien vers la Fondation Alliance française (target_blank) Abonnement à une newsletter 8.3 Pages de présentation des cours et formations Notre objectif essentiel étant de vendre, le site Internet devra présenter les cours de manière attractive. Il faudra éviter une présentation de type inventaire. Les tarifs devront apparaître clairement. On pourra présenter des formules commerciales, de type packages (par exemple un cours extensif, un atelier ou un cours de phonétique). L offre d hébergement devra également être mise en avant. 9. Page type «Contact» Cette page doit présenter d une part les coordonnées générales de l entreprise et ses horaires (ceux des principaux services recevant du public) et laisser la possibilité de poser une question particulière : Nous privilégions un menu déroulant pour le choix du «secteur», avec champ libre ensuite, le bouton «envoi» envoie vers un spécifique : Les adresses ne sont pas apparentes sur cette page, en dehors, peut-être, de l général Un script php gère l envoi des s selon le service sélectionné Des champs nom, prénom et adresse sont obligatoires, le champ «adresse » est vérifié 10. Page type «Actualités» Nous souhaiterions intégrer une rubrique «Actu» dans le site. Ceci pourrait prendre la forme d un 6 ème module de pages (après individuels, entreprises, Alliance françaises, enseignants et éléments communs), d un mini-site ou autre. Nous souhaitons que cette réflexion soit menée en parallèle du site Internet proprement dit. 11. Page type «quizz» Nous souhaiterions proposer des «jeux» en ligne, type quizz de français, pour tester son niveau. Ces pages pourraient être développées sous forme de mini-sites ou autre. 12. Pages communes / pages spécifiques à un public Certaines pages (liées aux boîtes omniprésentes) sont communes à toutes les cibles. Leur couleur, design, ne doit donc pas refléter une quelconque appartenance.

9 A l opposé, on peut imaginer que les pages spécifiques à «étudiants individuels» ou «entreprises» auront un fond de couleur/un design spécifique et/ou des pictogrammes propres. Les pages présentant «Enseigner» pourront également différer en design ou couleur des autres. Il nous semble important que chaque cible ait une identité visuelle propre, et que ce qui est commun à tous ait également une identité propre. 13. Intégration de photos, vidéos, animations Dans chaque page on pourra intégrer une ou plusieurs photos (gauche, milieu, droite, bord à bord ou pas ). Des vidéos pourront également être insérées, notamment dans les pages «testimoniales». De la même façon, des animations (type Flash) pourront être intégrées dans chaque page. Il faut cependant veiller à permettre l accès aux sites à tous nos potentiels étudiants (y compris ceux qui utilisent du bas débit) 14. Intégration d encarts (texte/texte + photo/image) Nous voulons avoir la possibilité d avoir un ou plusieurs encadrés informatifs sur chaque page. Ceci nous permettra par exemple de mettre en exergue des informations ou événements «chauds» : «nouveau cours de français par le théâtre» ou encore «la brochure été 2009 est disponible» etc. 15. Le texte proprement dit et la typographie Pour la page d accueil, il devra être possible d organiser le texte présent de manière flexible : 1 colonne, 2 colonnes ou 3 colonnes. Dans les autres pages, on aura 1 colonne. Un choix de différentes mises en forme typographique (taille, couleur, graisse ) sera possible pour tout texte, de façon à pouvoir mettre en exergue certaines informations, comme on le souhaite. On privilégiera une police de caractère sans serif 16. Nouvelles pages Nous aurons la possibilité de pouvoir ajouter de nouvelles pages, de nouvelles pages types, etc. au gré de nos besoins dans le temps. 17. Newsletter Parallèlement au site Internet, nous souhaitons mettre en place une lettre d information trimestrielle sur l Ecole avec des relances sur les cours, l actualité culturelle de l Alliance française et un focus (interview d un étudiant, d un prof, d un compte rendu d un événement ) Liste de diffusion : Nous avons la base de données de notre site actuel comportant Nous voudrions également utiliser la base de données de notre site d inscription en ligne. Nous souhaiterions ensuite laisser la possibilité aux visiteurs de s inscrire en ligne à la lettre de l Alliance.