LE GUIDE D AUTO-ÉVALUATION. S évaluer pour progresser dans sa mise en œuvre du service civique

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1 LE GUIDE D AUTO-ÉVALUATION S évaluer pour progresser dans sa mise en œuvre du service civique Entrer dans une démarche d évaluation c est entrer dans une dynamique positive, questionnant les différents mécanismes et résultats de son action afin de progresser collectivement et d orienter ses projets vers la qualité. L évaluation est un des leviers actuel que notre secteur doit savoir investir pour affronter les défis d aujourd hui : la crise et son impact sur nos modèles économiques, le bouleversement des formes d engagement, les enjeux du renouvellement de nos forces et de l ouverture de nos modèles de gouvernance. Le Comité du service civique fonde son action sur cette dynamique et crée depuis 2012 des outils pour accompagner les associations dans la mise en œuvre du service civique. Il y a ici un magnifique territoire à explorer tant il est vrai que le volontariat auquel nous ouvrons nos portes vient questionner nos modèles, l articulation entre les acteurs de nos projets, notre capacité à accompagner et générer l engagement, l impact de l action associative sur les territoires, etc. Nous avons souhaité - au-delà des évaluations auxquelles se soumettent les organisations membres du Comité et qui impliquent un regard extérieur à la structure dans une démarche scientifique éprouvéepartager notre guide d auto-évaluation avec l ensemble des associations engagées dans le service civique. Il constitue l occasion d une première étape dans une démarche d évaluation. En effet, ce guide vous outille dans le questionnement de l auto-évaluation de vos pratiques d accueil et d accompagnement d engagés de service civique. Si vous souhaitez aller plus loin, le Comité du service civique associatif propose à ses adhérents et membres : des réunions d échange de pratique, des ateliers thématiques, des rencontres bilatérales coachées, des fiches pratiques méthodologiques thématiques, un outil automatique d enquête de satisfaction des engagés, un outil d auto-évaluation interactif, des évaluations «externe» effectuée par un binôme d évaluateurs bénévoles formés aux méthodes et outils de l évaluation de la qualité du service civique associatif et un accompagnement méthodologique personnalisé. Le Comité attribue son label qualité : «pour un service civique de qualité» lorsque ces évaluations démontrent que les pratiques de l organisme correspondent à la Charte déontologique. Nous vous en souhaitons une bonne lecture. 1

2 LA CHARTE DÉONTOLOGIQUE Nous, associations et fondations de toutes tailles et de tous secteurs accueillant des engagés de service civique* partageons la conviction que le service civique est utile et nécessaire, tant pour les jeunes qui s y engagent que pour nos associations et pour la société française dans son ensemble. Le service civique constitue pour les jeunes une étape de vie enrichissante et formatrice de citoyenneté active et de mixité sociale. Il s agit aussi d une formidable occasion donnée à notre société, et à nos associations et fondations en particulier, de faire appel à l enthousiasme, à l énergie et à la créativité de sa jeunesse au service de l intérêt général. Dans un monde de plus en plus complexe, où la tentation du repli sur soi et de la peur de l autre s accroit, le service civique doit nous aider à poser les jalons d une société plus solidaire et fraternelle. Soucieuses de mettre en œuvre sur le terrain un service civique exigeant et ambitieux, nous associations et fondations membres du Comité du service civique associatif nous engageons vis-à-vis : des engagés qui nous accordent de leur temps et de leur énergie, du législateur et de l Etat Français qui les et nous soutiennent, de l ensemble des parties prenantes, Nous nous engageons à : 1. Proposer des missions de service civique ayant une utilité sociale forte, complémentaires à celles des bénévoles et salariés et qui s adaptent aux projets et capacités de chaque engagé. 2. Accueillir des jeunes de tous horizons, tous niveaux de qualification ou d expérience et ne les sélectionner qu au regard de leur motivation et disponibilité. 3. Favoriser la rencontre des engagés de service civique avec des milieux sociaux différents, que ce soit entre les engagés eux-mêmes ou avec les différents publics rencontrés. 4. Intégrer pleinement les engagés de service civique dans l association, en leur donnant les moyens de comprendre le contexte dans lequel ils agissent. 5. Assurer l ouverture des engagés à la vie en société par des temps de formation, de débats et d échange. 6. Accompagner individuellement chaque engagé de service civique dans sa mission, en tenant compte des spécificités du service civique. 7. Préparer avec les engagés la suite de leurs parcours personnel, professionnel et citoyen. 8. Mettre en place les outils d évaluation interne permettant de progresser dans l accueil et l accompagnement des engagés de service civique. Et, nous nous engageons à nous soumettre régulièrement à une évaluation indépendante de la part du Comité du service civique associatif. *Les engagés de service civique sont communément appelés volontaires. Dans un effort de précision lexicale, nous les appelons par le terme choisi par le législateur. 2

3 LE RÉFÉRENTIEL D ÉVALUATION Le présent référentiel d auto-évaluation du service civique de qualité du Comité du service civique associatif est mis à disposition des associations à titre gracieux. Si vous souhaitez vous engager plus en avant dans la démarche d évaluation du Comité, bénéficier d un regard extérieur, d apports méthodologiques et de conseils personnalisés, nous vous invitons à consulter la grille d adhésion ci-après. Pour plus d information : ldutech@service-civique-associatif.fr Lexique Selon votre organisation administrative, il est possible que l organisme porteur de l agrément soit une fédération, une tête de réseau, le siège de l association tandis qu une autre entité soit la structure d accueil où le jeune réalise sa mission au quotidien : antenne, association affiliée, service... Dans ce cas là, le référentiel permet de bien distinguer les rôles des deux. Il est également possible que l organisme porteur de l agrément et la structure d accueil soient la même entité, la même association, dans ce cas là, il n est peut-être pas pertinent de faire de distinction entre les deux termes... à vous de voir. Nous parlons peu du tuteur qui recouvre différentes significations d une association à l autre. Comme nous encourageons les associations à mettre en place un double tutorat, nous préférons utiliser deux termes : celui du référent d activité qui accompagne (et forme) techniquement l engagé dans la mise en oeuvre opérationnelle de sa mission ; celui d accompagnateur qui assure l accompagnement à un niveau plus personnel du jeune, il veille à son épanouissement, son intégration, il est chargé de l accompagnement au projet d avenir. Le projet d accueil définit une démarche collective de l association qui vise à organiser collectivement un service civique de qualité en cohérence avec le projet associatif. Méthode : les questions à se poser... Paragraphes projet d accueil : est-ce que c est fait? est-ce que c est satisfaisant? Paragraphes règles pour... : Est-ce que la règle existe? De manière formelle ou informelle? Est-ce que la règle est respectée? Dans quelle mesure? Est-ce que c est satisfaisant? 3

4 CRITÈRE 1 : MISSIONS DE SERVICE CIVIQUE Projet d accueil - volet missions de service civique L organisation porteuse de l agrément accompagne les acteurs de terrain (structures, tuteurs...) dans : la compréhension du service civique (loi, esprit, intérêt), la définition de missions de qualité. Cet accompagnement encourage chaque acteur de terrain à la mise en œuvre et au respect des règles Règles pour définir une mission de service civique Les tâches confiées ne doivent pas nécessiter d expérience, de compétence, de qualification ou de diplôme. Pour chaque projet auquel participe l engagé, la répartition des tâches entre salariés, bénévoles et engagés doit être expliquée à tous et posée par écrit. Le déroulé de la mission doit être écrit avant le commencement de la mission, prévoir un temps d accueil, prévoir un temps de bilan et être présenté à l engagé et au tuteur (ou construit par). La durée de mission hebdomadaire et totale doivent correspondre à l activité confiée à l engagé (ni trop long, ni trop court). La mission doit être utile au public cible du projet, à l organisme accueillant et à l engagé. La mission doit prévoir que, si l engagé le souhaite, il soit principalement en contact avec le public cible. L engagé doit pouvoir obtenir plus de responsabilités au fur et à mesure de la mission selon sa motivation et son expérience. L engagé doit n être en situation de responsabilité que limitée sur certains aspects financiers. L engagé ne doit pas être en responsabilité complète lorsqu il encadre des mineurs ou de personnes fragiles. Les fonctions support de l association ne doivent pas être confiées à l engagé. Lorsque l on fait appel aux compétences d un jeune dans le cadre de sa mission, cela ne doit pas la transformer en emploi qualifié Lorsqu un stagiaire ou un bénévole devient engagé, une vigilance particulière doit être apportée à la définition de la mission afin de distinguer les rôles. Les frais générés par la mission (transports, téléphone, matériel) doivent être pris en charge. Lorsqu une mission est renouvelée : doivent être confiées d un engagé à l autre des éléments de transmission (tuilage, bilans dédiés...) elle doit être retravaillée, notamment en fonction des besoins et envies du jeune ainsi que du bilan des activités passées. Evaluation du projet d accueil - volet missions de service civique Concernant les missions de service civique, l auto-évaluation questionne : le respect des bonnes pratiques définies par l organisation, le respect des bonnes pratiques définies listées ci-dessus, chaque mission au regard des réussites et difficultés, l utilité sociale des missions, la qualité de l accompagnement que l organisme propose aux acteurs de terrain (structures, tuteurs...) sur l aspect missions de service civique. En terme de construction et de contenu des missions, l organisation capitalise sur les expériences afin de toujours proposer un service civique de qualité. 4

5 CRITÈRE 2 : RECRUTEMENT Projet d accueil - volet recrutement L organisation porteuse de l agrément accompagne les acteurs de terrain (structures, tuteurs...) dans la mise en œuvre du recrutement des engagés de manière à favoriser l accessibilité de tous au service civique. Cet accompagnement encourage chaque acteur de terrain à la mise en œuvre et au respect des règles Règles pour le recrutement Chaque annonce ne doit demander aucune expérience, compétence, qualification ou diplôme ; elle doit le préciser et doit être compréhensible par des personnes n ayant pas d expérience dans le domaine concerné. Chaque annonce doit être diffusée sur le site de l Agence du service civique, L offre de mission doit être diffusée (par écrit ou à l oral selon ce qui est le plus adéquat) auprès de jeunes d horizons variés et notamment des jeunes qui sont éloignés du monde associatif ou de l emploi (ex: MJC, foyers d hébergements, Missions Locales, Réseau Information Jeunesse). Chaque candidat doit recevoir une information complémentaire écrite et/ou orale sur le service civique (droit, devoirs, compatibilité avec ses projets, son statut). Chaque candidat doit recevoir une information complémentaire écrite et/ou orale sur la mission. Chaque candidat qui souhaite maintenir sa candidature après ces informations doit être accueilli en entretien. Une procédure de sélection des candidats ayant vocation à favoriser la plus grande diversité possible des engagés doit être mise en œuvre (sélection écrite, orale, définition de la motivation et des compétences, contenu des entretiens). Une procédure doit être mise en œuvre pour ne pas discriminer les candidats venant de loin par le coût des transports. Evaluation du projet d accueil - volet recrutement Concernant le recrutement, l auto-évaluation questionne : le respect des bonnes pratiques définies par l organisation, le respect des bonnes pratiques définies listées ci-dessus, la qualité des procédures de diffusion de l offre de mission mises en place au regard de la diversité des candidatures reçues, la qualité des procédures de sélection des candidats mises en place au regard de la diversité de profils des engagés retenus. la qualité de l accompagnement que l organisme propose aux acteurs de terrain (structures, tuteurs...) sur l aspect recrutement. En terme de recrutement, l organisation capitalise sur les expériences afin de toujours proposer un service civique de qualité. CRITÈRE 3 : ACCUEIL ET ACCOMPAGNEMENT Projet d accueil - volet accueil et accompagnement L organisation porteuse de l agrément accompagne les acteurs de terrain (structures, tuteurs...) dans la préparation et la mise en œuvre de la phase d accueil ; la définition et la réalisation du tutorat. Effectue elle-même une information auprès des engagés sur la spécificité d un service civique en intermédiation pendant la phase d accueil. Lorsque différentes structures accueillent des engagés et qu il y a un conflit avec l engagé, lui est proposé un espace de médiation et, dans un second temps, si nécessaire, une réorientation une nouvelle structure. 5

6 Cet accompagnement encourage chaque acteur de terrain à la mise en œuvre et au respect des règles Règles pour l accueil et l accompagnement Période d accueil Avant l arrivée de l engagé l ensemble des personnes de la structure (salariés, bénévoles, engagés ) doivent en être informés et en particulier informé et préparé sur son rôle à jouer au cours de la procédure d accueil. Un référent d activité et une tierce personne doivent être nommées pour accompagner l engagé. A l arrivée de l engagé et dans les jours qui suivent, doivent lui être présentés de manière graduelle : formalités pratiques et administratives liées à son statut qui doivent être faites, l ensemble des personnes de la structure, les personnes ressources. Au cours des premières semaines, l engagé doit pouvoir découvrir : le projet global de la structure, les différents aspects de sa mission (environnement, attentes et objectifs respectifs etc.). Lorsque la mission se déroule à l étranger, l engagé doit être informé avant son départ des questions liées à l expatriation. Lorsque l engagé a besoin de faire des démarches spécifiques lié à son nouveau statut, il doit être accompagné s il le souhaite (ex : installation dans une nouvelle ville). La période d accueil doit être conclue et formalisée par un bilan partagé entre l engagé et les accompagnateurs. Ce bilan doit être l occasion d effectuer des réajustements ou de préciser les éléments nécessaires afin que la mission se déroule dans de bonnes conditions. Accompagnement Les modalités pratiques de l accompagnement (régularité, objectifs des temps dédiés) doivent être définies au commencement de la mission en concertation avec l engagé. Durant les trois premiers mois, des rendez-vous formalisés, a minima sur un rythme hebdomadaire, doivent être programmés. L accompagnement doit permettre de veiller à l épanouissement personnel de l engagé dans sa mission. Les formations, personnes, outils, qui permettront à l engagé de mener à bien sa mission doivent : être identifiées en amont de chaque mission, lui être présentées dès son arrivée, en cours de mission, être adaptées en fonction des besoins de l engagé. Lorsque la structure propose des formations, l engagé doit y avoir accès. Lorsqu une mission est renouvellée, des outils et bilans sont transmis d un engagé à l autre. Selon les besoins de l engagé et notamment ceux liés à son projet d avenir, la structure doit : mobiliser son réseau, faire appel à des structures externes. L engagé doit être questionné sur son projet d avenir : en début de mission, à mi-parcours, au cours du dernier mois de mission. L engagé doit avoir un retour sur son action de manière à valoriser son expérience et à progresser. Appui à l accompagnement Les accompagnateurs doivent être eux même soutenus et accompagnés. Le rôle de chaque accompagnateur doit être défini clairement et connu des principaux concernés (accompagnateurs, responsables, engagé). 6

7 Les ressources, outils, formations, cadres d échagne qui permettront aux accompagnateurs de mener à bien leur mission doivent être disponibles. Evaluation du projet d accueil - volet accueil et accompagnement Concernant l accueil et l accompagnement, l auto-évaluation questionne : la satisfaction de chaque engagé vis à vis de l accueil et de l accompagnement, le taux de ruptures anticipées (au regard de leurs motivations), la qualité de l accompagnement proposé, la qualité de l accompagnement que l organisme propose aux acteurs de terrain (structures, tuteurs...) sur l aspect accueil et accompagnement. En terme d accueil et d accompagnement, l organisation capitalise sur les expériences afin de toujours proposer un service civique de qualité. CRITÈRE 4 : ANIMATION DE RÉSEAU ET FORMATIONS CIVIQUES ET CITOYENNES Projet d accueil - volet formations civiques et citoyennes et animation de réseau des engagés L organisation porteuse de l agrément accompagne les acteurs de terrain (structures, tuteurs...) dans : la mise en œuvre opérationnelle des formations civiques et citoyennes, la définition du contenu et des objectifs pédagogiques des formations civiques et citoyennes, l animation de réseau des engagés. Cet accompagnement encourage chaque acteur de terrain à la mise en œuvre et au respect des règles Règles pour les formations civiques et citoyennes et l animation de réseau des engagés Chaque engagé doit pouvoir assister aux journées de formations. Les formations doivent : favoriser l échange et l interaction entre les engagés, permettre à l engagé de prendre du recul par rapport à sa mission, commencer au plus tard au bout de trois mois de mission. Le sens des formations doit être valorisé. Un temps d information et d échange sur le service civique entre engagés doit être proposé. Des espaces de rencontre informels entre engagés doivent être encouragés. Des espaces de rencontre avec des engagés d autres structures d accueil doivent être encouragés. Evaluation du projet d accueil - volet formations civiques et citoyennes et animation de réseau des engagés Concernant les formations civiques et citoyennes et animation de réseau des engagés, l auto-évaluation questionne : la satisfaction de l ensemble des participants aux formations civiques et citoyennes, le taux de participation aux formations civiques et citoyennes, la qualité des espaces de rencontre entre engagés proposés. En terme de formations civiques et citoyennes, l organisation capitalise sur les expériences afin de toujours proposer un service civique de qualité. 7

8 CRITÈRE 5 : INTÉGRATION DANS LA VIE ASSOCIATIVE Projet d accueil - intégration dans la vie associative L organisation porteuse de l agrément : définit et diffuse un projet d accueil donnant du sens à la mise en œuvre du dispositif vis-à-vis du projet associatif, décide d accueillir des engagés collectivement et le formalise par écrit, s assure que chaque structure d accueil serait capable d obtenir l agrément elle-même et que sa décision d accueillir des engagés y est collective, invite les engagés à participer à ses temps de rassemblement, suit l ensemble de ses anciens engagés dans leurs parcours, inclut dans les fichiers de mailing concernant l activité de la structure. Elle accompagne les acteurs de terrain (structures, tuteurs...) dans : l encouragement à la participation de l engagé dans les différents espaces associatifs, la valorisation du service civique, la stratégie d encouragement à l engagement des anciens engagés. Cet accompagnement encourage chaque acteur de terrain à la mise en œuvre et au respect des règles Règles pour l intégration dans la vie associative L apport de l engagé doit être valorisé en interne et éventuellement en externe. L engagé doit être formé sur le projet de la structure. L engagé doit être invité à participer aux temps de rassemblement de la structure d accueil. Des cadres d engagement dans la structure d accueil doivent être proposé aux anciens engagés. Evaluation du projet d accueil - volet intégration dans la vie associative Concernant l intégration dans la vie associative, l auto-évaluation questionne : le taux de satisfaction et de participation des engagés aux temps de rassemblements nationaux et locaux, les liens qu elle garde avec ses anciens engagés, le projet d accueil à tous les niveaux de l organisation (pertinence vis-à-vis des objectifs, qualité de la réalisation et niveau de diffusion), L auto-évaluation du projet d accueil : inclut les différents acteurs du service civique, est basée sur le référentiel du Comité, suit une procédure écrite, servent à alimenter les bilans annuels de l Agence, détermine des marges de progression et fixe des objectifs dans le temps, le tout est écrit. En terme d intégration dans la vie associative, l organisation capitalise sur les expériences afin de toujours proposer un service civique de qualité. Contacts et informations : Comité du service civique associatif, 3, rue Récamier, Paris ldutech@service-civique-associatif.fr // 8