POLITIQUE D ACHAT LOCAL DE LA MUNICIPALITÉ DE CANTLEY MUNICIPALITÉ DE CANTLEY

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1 POLITIQUE D ACHAT LOCAL DE LA MUNICIPALITÉ DE CANTLEY MUNICIPALITÉ DE CANTLEY Adoptée au conseil municipal du 13 janvier 2015 Résolution numéro 2015-MC-R030

2 POLITIQUE D ACHAT LOCAL DE LA MUNICIPALITÉ DE CANTLEY POLITIQUE NUMÉRO : DEV OBJET : Politique d achat local de la municipalité de Cantley DATE D ENTRÉE EN VIGUEUR : 13 janvier 2015 DATE DE RÉVISION : SERVICE : Développement économique et social Politique d achat local janvier 2015 DEV

3 Table des matières PRÉAMBULE... 4 ARTICLE 01 - BUT... 4 ARTICLE 02 DÉFINITIONS... 4 ARTICLE 03 - OBJECTIFS... 4 ARTICLE 04 - PRINCIPES... 5 ARTICLE 05 - CHAMPS D APPLICATION... 5 ARTICLE 06 APPROCHE... 5 ARTICLE 07 - PROCESSUS D ACQUISITION... 6 ARTICLE 08 - ENTRÉE EN VIGUEUR... 7 Veuillez noter que l emploi du masculin a été généralisé dans un but de concision. Politique d achat local janvier DEV

4 PRÉAMBULE La Politique d achat local précise les orientations privilégiées et les façons de faire de l administration en matière d approvisionnement de biens et services. Comme principe, la Municipalité de Cantley prend en compte sa communauté ainsi que l environnement dans ses achats et ses activités courantes. ARTICLE 01 - BUT La municipalité désire par cette politique définir les règles en matière de fourniture de biens et services en faveur de l achat local pour l approvisionnement des contrats de moins de $. ARTICLE 02 DÉFINITIONS Achat : Toute fourniture d un bien ou d un service requis dans le cours normal des opérations de la Municipalité. Appel d offres : Processus d acquisition public ou par voie d invitation qui sollicite auprès de fournisseurs des propositions écrites de prix pour le bien ou services suivants des conditions défini à l intérieur d un devis. Bon de commande : Document confirmant à un fournisseur la marchandise à livrer ou le service à exécuter selon les conditions négociées. Contrat : Entente écrite décrivant les conditions liant la Municipalité avec un fournisseur relativement à l achat ou la location d un bien ou un service duquel découle une obligation de nature monétaire. Devis : Document de nature administrative ou technique qui décrit par l entremise de clauses et spécifications le bien ou service à acquérir de même que les conditions inhérentes. Fournisseurs : Toute personne physique ou morale qui offre des biens ou des services, en toute légalité. Municipalité : Désigne la Municipalité de Cantley. Requérant : La personne qui requiert un bien ou un service pour l accomplissement de sa tâche et la réalisation d une activité municipale dont elle a la responsabilité. ARTICLE 03 - OBJECTIFS La Politique d achat local tel que proposé vise à: Tenir compte des disponibilités du marché local; Maintenir voir bonifier les emplois dans notre municipalité; Favoriser l achat de biens moins préjudiciables pour l environnement; Politique d achat local janvier DEV

5 ARTICLE 04 - PRINCIPES La Politique d achat local s appuie sur des principes d équité, de transparence, d intégrité, d honnêteté et de loyauté. Elle se veut un moyen de permettre à la Municipalité de réaliser sa mission, dans le respect de ses valeurs, en fournissant aux services des biens et services de qualité, aux conditions les plus avantageuses en conformité avec les lois, les accords commerciaux en vigueur ainsi que toute autre décision du conseil de la municipalité. La présente politique doit s inscrire dans l esprit des stratégies de développement durable, soit de favoriser un développement qui répond aux besoins du présent sans compromettre la capacité des générations futures de répondre aux leurs. Cette politique doit inciter les fournisseurs de la Municipalité à fournir des produits et services qui sont conformes aux lois. ARTICLE 05 - CHAMPS D APPLICATION La direction générale est responsable de l ensemble des processus d approvisionnement, de la gestion et de l application de la présente politique. Les directeurs de service et employés autorisés à effectuer des achats au nom de la municipalité sont responsables de connaître, d appliquer et de respecter la présente politique dans l intérêt fondamental de la municipalité. La politique ne s applique pas pour certains services professionnels en raison des conflits d intérêts possibles (avis légaux, études, rapports) entre le fournisseur de service (droit, comptabilité, génie et architecture) et les citoyens de Cantley, y compris les promoteurs qui y font affaire. ARTICLE 06 APPROCHE La municipalité favorise l achat local si le produit est disponible par un fournisseur ayant une place d affaires dans la Municipalité de Cantley dans la mesure où le prix est comparable. Si le fournisseur local est choisi, le prix ne doit pas excédé de 10% du prix comparable chez un fournisseur non local. Si le produit est offert par plus d un fournisseur local, ayant des prix comparables (10% d écart maximum), le choix des fournisseurs sollicités pour chacun des marchés de la Municipalité doit se faire de façon à assurer une rotation de ceux-ci, afin de veiller à ce qu ils soient traités équitablement. Politique d achat local janvier DEV

6 La Municipalité pourra par la suite élargir son champ de sélection aux fournisseurs ayant une place d affaires sur le territoire de la MRC des Collines, de l Outaouais, si non, le Québec. ARTICLE 07 - PROCESSUS D ACQUISITION Le requérant (employé municipal ou représentant de la municipalité) d un bien ou service d une valeur maximale de $ requis dans le cadre des opérations courantes de la Municipalité doit : obtenir l autorisation d une personne autorisée à dépenser; s assurer si le bien (ou un équivalent) est disponible en réserve; vérifier s il existe une entente d approvisionnement pour ce bien ou service; vérifier si le bien ou service est régi par une politique interne (exemple : logiciel, télécopieur ); Il pourra alors faire une demande d achat qui sera traitée par le personnel-cadre ou la direction générale en s assurant de suivre la procédure établie ci-après : Valider la disponibilité de ce bien (ou l équivalent) ou service chez un fournisseur ayant un établissement et/ou sa résidence sur le territoire de la Municipalité de Cantley; Publiciser les demandes de biens et services et les appels d offres de la municipalité aux fournisseurs de Cantley par l entremise des moyens de communication privilégiés par la municipalité, principalement par l affichage sur le site web; Négocier le prix dans l'intérêt fondamental de la Municipalité; Demander un prix comparable à des fournisseurs extérieurs de la municipalité; Accepter un montant égal ou supérieur à 10% d un fournisseur inscrit à notre banque de fournisseur et qui a un établissement dans la municipalité; Présenter les pièces justificatives à la direction; Obtenir, avant d acheter le bien ou service, un bon de commande qui devra être approuvé par une ressource autorisée selon la délégation de dépenser en vigueur; Maintenir à jour l information relative à la qualité des produits et services et l évaluation des fournisseurs et d établir les critères pour le maintien, la suspension ou le rejet d un fournisseur. Note 1 : Le nombre minimum de fournisseurs invités est fixé à deux (2) et dans la mesure du possible, avoir au moins (1) fournisseur ayant un établissement dans la Municipalité de Cantley qui est inscrite à la banque de fournisseur et tout en respectant un principe de rotation. Note 2 : Pour les achats de biens et services d une valeur de $ et plus, il faut appliquer la Politique de gestion contractuelle de la Municipalité et les Lois municipales et provinciales. Politique d achat local janvier DEV

7 ARTICLE 08 - ENTRÉE EN VIGUEUR La Politique d achat local entre en vigueur au moment de son adoption par résolution du Conseil municipal. Claude J. Chénier Directeur général par intérim Madeleine Brunette Mairesse c.c. : Membres du conseil municipal Directeurs des services Employés concernés Politique d achat local janvier DEV