Centre Communal d Action Social de Chambly CAHIER DES CHARGES C.C.A.S DE CHAMBLY

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1 Centre Communal d Action Social de Chambly CAHIER DES CHARGES C.C.A.S DE CHAMBLY ACQUISITION, MISE EN ŒUVRE ET MAINTENANCE D'UN LOGICIEL DE GESTION DES DEMANDES DE LOGEMENT ET DU PARC LOCATIF SOCIAL. Acquisition, mise en œuvre et maintenance d un logiciel de gestion des demandes de logement et du parc locatif social Page 1

2 Centre Communal d Action Social de Chambly SOMMAIRE 1. OBJET DE LA CONSULTATION CONTEXTE PRESENTATION DU PROJET OBJET DU MARCHE ENVIRONNEMENT TECHNIQUE EXISTANT TOPOLOGIE RESEAU CONNEXION A INTERNET POSTE DE TRAVAIL FONCTIONNALITES ATTENDUES GESTION DE LA DEMANDE DE LOGEMENT ATTRIBUTION GESTION DES CONTINGENTS DE LOGEMENTS ET STATISTIQUES VOLUMETRIE FONCTIONNALITES MINIMALES RECHERCHEES PRE REQUIS TECHNIQUES INITIALISATION DU PROJET INSTALLATION DES PRODUITS/LOGICIELS TRANSFERTS DE COMPETENCES, FORMATIONS DOCUMENTATION AIDE FONCTIONNELLE SOLUTION DE SAUVEGARDE MISE EN ŒUVRE MAINTENANCE ET ASSISTANCE... 9 Acquisition, mise en œuvre et maintenance d un logiciel de gestion des demandes de logement et du parc locatif social Page 2

3 1. OBJET DE LA CONSULTATION 1.1. Contexte. Centre Communal d Action Social de Chambly Contexte : Ville de 9477 habitants, 35 % de logements sociaux soit 1019 logements. Le Centre Communal d Action Sociale (C.C.A.S) de la ville de Chambly gère un service d aide sociale, un service R.S.A, un service personnes âgées et en difficultés, un service logement, un foyer logement Présentation du projet. Le Centre Communal d Action Sociale (C.C.A.S) de la ville de Chambly doit faire l acquisition d un logiciel permettant de gérer les demandes de logement des administrés conformément à la législation en vigueur. Elle souhaite suivre les demandes en temps réel avec une gestion dynamique des dossiers individuels, en préparation des commissions attributions de logements avec les bailleurs sociaux. La solution informatique devra faciliter l élaboration de statistiques, l édition de courrier type, l échange d informations avec la préfecture et les bailleurs sociaux. Le produit devra intégrer constamment la législation en vigueur à l aide de la maintenance corrective et évolutive Objet du marché. Les stipulations du présent cahier des charges concernent l acquisition, la mise en œuvre, la formation des utilisateurs, la maintenance et l assistance d un progiciel dédié à la gestion des demandes de logement pour la Ville. Lieu d exécution : Ville de Chambly. 2. ENVIRONNEMENT TECHNIQUE EXISTANT 2.1. Topologie réseau Le système informatique du CCAS de Chambly est interconnecté par fibre optique au réseau informatique de la Mairie de Chambly. La topologie réseau est de type Ethernet 10/100/1000 Base T, prises RJ Connexion à Internet. L'accès internet est centralisé au sein de la Mairie de Chambly et correspond à un abonnement Oléane SDSL 2 Mbps (320K/2M). La maison de la solidarité dispose donc de cette connexion Internet par le biais de la Fibre Optique Poste de travail. Tous les postes de travail sont de type PC avec les systèmes d exploitation suivant : Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Windows Seven. Acquisition, mise en œuvre et maintenance d un logiciel de gestion des demandes de logement et du parc locatif social Page 3

4 3. FONCTIONNALITES ATTENDUES Centre Communal d Action Social de Chambly La réponse logicielle doit être basée idéalement sur une solution progicielle de type Online (Full Web). L application doit être une solution modulaire permettant d informatiser dans un premier temps la gestion de la demande de logement du CCAS, autour d un dossier individus/familles unique, évitant la redondance d information et permettant une saisie unique de l usager et l attribution d un numéro unique. Cette modularité doit nous permettre de faire évoluer la solution dans le respect de notre architecture et des besoins futurs Gestion de la demande de logement La saisie de la demande de logement devra être simplifiée et le logiciel en permettra l établissement en temps réel. Elle devra être conforme à la demande d enregistrement nationale et permettre l édition du CERFA Il devra être possible d intégrer et d éditer le formulaire au vu des pièces justificatives minimales : pièce d identité ou titre de séjour. La demande devra pouvoir être suivie au niveau régional grâce au numéro unique. Le logiciel devra permettre une connexion sur le site web de l état grâce à une interface avec la base nationale et un certificat électronique. Il veillera à l intégration des critères de sécurité propre son logiciel et à la connexion sur le site de l état exigeant un identifiant, un mot de passe et un certificat électronique délivré par une autorité de certification. Le logiciel devra satisfaire aux exigences du «décret no du 24 juin 2010 relatif à l organisation et aux missions des services de l Etat dans la région et les départements d Ile-de-France». A tout moment, il devra être possible de sortir un état des demandes de logement et d accéder aux historiques, avec conservation des motifs d acceptation, de refus ou de mise en attente du dossier. L historique des échanges avec le demandeur et la conservation des informations spécifiques le concernant devront pouvoir faire l objet d un suivi (Courriers, Courriels, Rendez-vous, Appels téléphoniques ) Les pièces nécessaires à chaque dossier devront pouvoir être répertoriées de manière à assurer un suivi social du dossier, notamment en respect de la loi DALO du 5 mars 2007 et des priorités en découlant. Le logiciel devra posséder les outils de simulation pour l obtention des prêts locatifs, des aides au logement. Il devra permettre de gérer les renouvellements de demandes Attribution Le logiciel devra proposer nativement les outils d aide à la décision pour la présentation des dossiers à la commission d attribution de logements Le paramétrage devra permettre une grande souplesse et offre la possibilité de combinaison de critères d appréciation afin d éditer ou d exporter des listes simplifiées reflétant la situation réelle des demandeurs. Acquisition, mise en œuvre et maintenance d un logiciel de gestion des demandes de logement et du parc locatif social Page 4

5 Centre Communal d Action Social de Chambly 3.3. Gestion des contingents de logements et statistiques Le logiciel devra permettre la gestion du contingent de logements et l élaboration de statistiques. Ainsi, il pourra être tenu un registre des différentes offres d hébergement sur plusieurs organismes publics ou privés. A chaque fois, l outil informatique devra disposer d un outil de recherche multi critères dans la base de données, en fonction du quartier, des caractéristiques du logement et du contingent. Le logiciel devra permettre de rapprocher l offre à la demande de logement afin d avoir une analyse pertinente du parc de logements sociaux et de répondre aux enquêtes statistiques dite "attribution des logements locatifs sociaux" dont le contenu et le calendrier, définis par un arrêté du 7 mars 2008, sont modifiés par un arrêté du 3 mars Il devra être possible de distinguer les logements non réservés des logements réservés avec comptabilisation: du nombre d'attributions prononcées en application des objectifs quantifiés prévues par les accords collectifs départementaux (ou intercommunaux), du nombre de logements mis en service, remis en location dans l'année ou restés vacants plus de trois mois pendant l'année, du nombre total des attributions prononcées dans l'année au profit de personnes déjà logées dans le parc du bailleur (y compris les attributions proposées puis refusées par le demandeur) Volumétrie La ville de Chambly gère l attribution d environ 150 logements sociaux par an. Il est demandé au minimum des licences du logiciel pour 4 accès simultanés Fonctionnalités minimales recherchées L application devra nous permettre d effectuer les fonctionnalisées suivantes : Edition des dossiers : - Informations relatives aux demandeurs et au dossier - édition complète du dossier - édition résumée du dossier - édition faisant apparaître l ensemble des démarches entreprises par l administré et le suivi réalisé par le référent logement. Commissions - Préparation des commissions, - Gestion du parc locatif possibilité de (suivi si logement vacant, référence du logement, entretien accessibilité etc. ) - Possibilité de sélection multicritère/ Extraction des candidatures par critères (ressources, composition familiale, taux d effort, nombre de renouvellement ) - Suivi des décisions des commissions, Suivi des notifications de décision - Saisie de la notification et possibilité d éditer un courrier de notification à l intéressé par publipostage. Production des états récapitulatifs obligatoires - Etat récapitulatif des demandes de logement Recherche dans la base - Le logiciel devra permettre une recherche multicritères sur les individus présents dans la base. Acquisition, mise en œuvre et maintenance d un logiciel de gestion des demandes de logement et du parc locatif social Page 5

6 Centre Communal d Action Social de Chambly Recherche / Editions - Effectuer des recherches et produire des éditions. - Editer des résumés de dossiers (regroupement de toutes les informations disponibles pour un individu ou pour une famille) comprenant l ensemble du suivi du demandeur (rendez-vous, contact, courriers ). Statistiques - Statistiques portant sur le nombre détaillé de demandes traitées (nombre de demandes, nombre de renouvellements ), - Statistiques portant sur les situations détaillées des demandeurs (par composition familiale, par ressources ), - Statistiques portant sur les vacances de logement (taux de rotation ), - Statistiques diverses. Requête - Filtrage - Génération de documents - Extraction des données sur tableur et traitement de texte - Possibilité de requête sur tous les champs de la base Synthèse - Possibilité de consulter ou d éditer une synthèse du dossier du demandeur. Publipostage - A partir des informations saisies dans la base, possibilité de générer un publipostage dans un traitement de texte. - Possibilité de générer un publipostage pour un individu ou une sélection d individus. - Explorations des champs sur tableur. Possibilité de gérer les conventions signées entre la Ville et les bailleurs (date, durée, spécificité du contrat ). Possibilité de lier une offre correspondant à un logement vacant. Reprise de données - En option, le prestataire devra prévoir la reprise intégrale des données actuelle pour une intégration dans le futur logiciel. Transmission préfecture - Télétransmission des dossiers à la préfecture via internet, plateforme sécurisée. - Dossier envoyé état décrire les documents à télétransmettre doc. Reprise des maquettes Le candidat devra prévoir la reprise des maquettes (modèles de documents) actuelles ou le paramétrage de ces maquettes de son logiciel en fonction des maquettes déjà existantes. Le prestataire inclura dans sa proposition, tous les éléments non recensées ci-dessus mais qu il jugerait nécessaires à la bonne utilisation du logiciel. Acquisition, mise en œuvre et maintenance d un logiciel de gestion des demandes de logement et du parc locatif social Page 6

7 3.6. Pré-requis techniques Centre Communal d Action Social de Chambly Le candidat déclinera clairement l architecture de son logiciel et des composantes nécessaires à son fonctionnement. Il fournira une documentation fonctionnelle de la solution informatique. Il pourra être demandé une démonstration du logiciel sur site. Il indiquera les pré-requis techniques indispensables à son implantation. Cela concerne les réseaux, les serveurs et les stations de travail. Il proposera si cela est possible également la solution en mode hébergement «Saas» : Software As A Service. Il sera clairement indiqué le débit réseau nécessaire, les protocoles et ports utilisés et les niveaux de sécurité associée, notamment en termes de certificat électronique et mot de passe. Il présentera une offre globale incluant toutes les licences nécessaires et les éléments techniques nécessaires à son bon fonctionnement. Les licences incluent le système d exploitation et les licences utilisateurs. Chaque composante devra être au standard du marché actuel. La gamme de la solution présentée ne devra pas être en fin de commercialisation et l éditeur s engage à faire évoluer et maintenir ses produits pendant toute la durée contractuelle Initialisation du projet Le titulaire devra prévoir une période, dont il évaluera la durée (à préciser dans l'offre), pour initialiser et optimiser le déroulement du projet en collaboration avec le Service Informatique et le CCAS de Chambly. Pour l'installation du logiciel sur le serveur et ses postes clients, il conviendra durant cette période de prévoir au minimum : le recensement de l ensemble des relations réseaux existantes, la définition des règles de configuration de l application sur le site, les conditions d intégration du nouveau l application dans le réseau, la planification définitive du projet en tenant compte de nos contraintes d exploitation, la préparation de l installation l application sur le site, la validation du réseau et des différents matériels concernés par le projet Installation des produits/logiciels Le prestataire se chargera : de désigner un interlocuteur responsable de la conduite du projet de la fourniture et l enregistrement des licences de l installation et du paramétrage des données et de tous les outils nécessaires sur le serveur et postes utilisateurs de la création de comptes utilisateurs de la mise en place de tests de la reprise des données actuelles Acquisition, mise en œuvre et maintenance d un logiciel de gestion des demandes de logement et du parc locatif social Page 7

8 3.9. Transferts de compétences, formations Centre Communal d Action Social de Chambly La formation du personnel doit être impérativement effectuée à l intérieur des locaux de la ville. On distinguera 3 types de formations : une formation à destination des responsables informatiques (à valider avec le SI) : environnement technique, organisation des bases et tables associées, modalités de sauvegarde, procédures de restauration en cas de perte totale ou partielle des données, une formation à l administration fonctionnelle du progiciel: paramétrage, degrés d habilitation, utilisation une formation à l utilisation du progiciel : accès aux différents modules, élaboration de requêtes Les procédures d installation et de paramétrage devront être consignées par écrit et l opération s effectuera en concertation avec le service informatique afin que celui-ci puisse en maîtriser l installation et/ou le fonctionnement Documentation Le prestataire doit fournir l ensemble de la documentation rédigée en français, en précisant le support d accès: fichier numérique sur support quelconque aide en ligne Internet Cette documentation doit porter sur : les aspects techniques à l usage des informaticiens avec les conditions d installation et d entretien des produits livrés les modalités pour exploiter les modules d application à l usage des utilisateurs les modèles conceptuels des données, la structure physique des données pour que la Ville puisse utiliser à sa convenance les informations en mode support Aide fonctionnelle Le prestataire devra prévoir l assistance aux utilisateurs par téléphone, fax ou mél, ainsi que l assistance à l administrateur par téléphone ou mél (questions liées à l installation, aux mises à jour, aux problèmes d exploitation ). Il doit être de deux niveaux : support utilisateurs pour les questions fonctionnelles et support technique pour les questions d ordre technique. Le support devra être ouvert tous les jours ouvrés de 8h30 à 17h30 du Lundi au Vendredi. Il pourra être complété par un accès personnalisé au site Internet du fournisseur. Le prestataire indiquera s il utilise des outils de prise en main à distance sur le poste de travail avec les normes techniques ou éléments nécessaires à l implantation sur le site du client. Dans tous les cas, le prestataire démontrera la qualité de ce service. Acquisition, mise en œuvre et maintenance d un logiciel de gestion des demandes de logement et du parc locatif social Page 8

9 3.12. Solution de sauvegarde Centre Communal d Action Social de Chambly Le candidat prévoira dans son offre, une solution pour une sauvegarde complète de l application et des données en cas de défaillance Mise en œuvre Le prestataire doit présenter le programme de mise en œuvre en étant soucieux de la continuité de service, comprenant : le planning la reprise des données l installation du progiciel sur le serveur et les postes clients le paramétrage la formation des utilisateurs l assistance au démarrage la fourniture du dossier complet de déclaration du traitement auprès de la CNIL l enchaînement des tâches la répartition des responsabilités de ces tâches entre le prestataire et la Collectivité les modalités de validation de chaque tâche Maintenance et assistance La solution proposée inclura l ensemble de la maintenance corrective de l application et de la plateforme technique ainsi que la maintenance évolutive et règlementaire de l application ou de la plate-forme technique tenant compte des évolutions juridiques et techniques : La maintenance corrective a pour objectif de corriger les anomalies pouvant affecter le fonctionnement de l application. Le titulaire pourra proposer une solution de contournement dans les meilleurs délais à compter de la date de notification faite par la personne publique. En cas d incident sur la plate-forme, les utilisateurs déclareront l incident par téléphone aux jours ouvrés. L incident sera ensuite confirmé par mail par le candidat. Cette confirmation permettra de définir exactement la date et l heure de déclaration de l incident. Le terme «anomalie» désigne un incident d exploitation, une dégradation des performances ou une nonconformité par rapport aux spécifications décrites par la documentation et par la réglementation, imputables à la solution. - Une anomalie est dite bloquante lorsqu elle rend impossible l utilisation du système pour toutes ou partie de ses fonctionnalités. Dans ce cas, le titulaire disposera de 4 heures ouvrées à partir de la déclaration de l incident pour rétablir les fonctionnalités défaillantes. Le délai de prise en compte sera soldé par contact téléphonique de la société vers le service utilisateur et le service informatique, signifiant la prise en charge du problème. - Une anomalie est dite non bloquante si l utilisation complète du système reste possible pour l ensemble de ses fonctionnalités. Dans ce cas, il disposera de 24 heures ouvrées pour rétablir les fonctionnalités défaillantes à partir de la déclaration de l incident. La maintenance évolutive a pour but de faire bénéficier la Ville de nouvelles fonctionnalités. La maintenance réglementaire a pour but d adapter le logiciel aux évolutions des textes législatifs et réglementaires en vigueur. Acquisition, mise en œuvre et maintenance d un logiciel de gestion des demandes de logement et du parc locatif social Page 9

10 Centre Communal d Action Social de Chambly Dans le cadre du contrat de maintenance, le candidat s engagera à assurer, au minimum, les services définis ci-après : fourniture des nouvelles versions des logiciels de base et des SGBD, fourniture des mises à jour des progiciels d application (correctives ou évolutives), les évolutions législatives et réglementaires devant obligatoirement être intégrées au logiciel dans les 30 jours suivant la parution de la loi, du décret ou de l arrêté concerné, l accès au service d assistance téléphonique, l intervention par télémaintenance. Assistance préventive et curative. la première facturation de maintenance et d'assistance interviendra au-delà de la période de garantie contractuelle initiale, celle-ci ne pouvant être inférieure à 12 mois. Les conditions de maintenance seront formalisées par un contrat d assistance technique communiqué lors de la remise des offres Acquisition, mise en œuvre et maintenance d un logiciel de gestion des demandes de logement et du parc locatif social Page 10