COMPTA-JBS. Version Windows

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1 COMPTA-JBS Version Windows

2 TABLE DES MATIERES Introduction 3 Accès au logiciel 4 Gestion des dossiers 4 Module Ecritures 9 Editions générales 13 Journaux Grand livre sur écran Grand livre sur imprimante Balance générale Situation des comptes Balance n-1 (exercice précédent) Journal paraphé (ou journal général) Liasse fiscale 16 TVA 17 Plan comptable 19 Codification journaux 21 Utilitaires 23 Période de l exercice Paramétrage Mot de passe Réparation index Clôture de l exercice Clôture mensuelle Remplacement de comptes Importation Fichiers Excel 2

3 I N T R O D U C T I O N La nouvelle version du logiciel COMPTA-JBS a été développée avec la collaboration de plusieurs experts comptables pour répondre au mieux à vos besoins en matière de comptabilité générale, et ce conformément à la législation marocaine en la matière. Cette nouvelle version développée pour l environnement Windows (Quelle que soit la version) a été sensiblement améliorée et enrichie à partir des remarques exprimées par plusieurs centaines d utilisateurs des versions précédentes. Ce nouvel outil de travail vous apportera souplesse et simplicité dans la tenue et l'édition de vos états comptables. N OUBLIEZ PAS D EFFECTUER VOS SAUVEGARDES!! Copier - coller sur clé USB, disque externe ou gravure sur CD (Disque C: - Répertoire CW64) 3

4 ACCES AU LOGICIEL Pour accéder au logiciel COMPTA-JBS, cliquez deux fois sur l icône créée pendant l installation. Ce qui vous donne accès à l écran ci-dessous (Fig.1) vous invitant à saisir votre mot de passe. Fig. 1 Vous pouvez à tout moment modifier votre mot de passe. Pour ceci utilisez la rubrique [Mots de passe] du module [Utilitaires]. Saisissez donc votre mot de passe sans laisser d'espace entre chaque caractère puis validez. (Par sécurité, le mot de passe n'apparaît pas à l'écran). Ceci vous donne accès au «menu» suivant qui permet de gérer vos différents dossiers (Fig.2) Vous pouvez par exemple créer un dossier que vous nommerez TEST et qui vous permettra de vous familiariser avec votre nouveau logiciel avant de créer le dossier qui vous permettra de tenir votre propre comptabilité. Attention : Le code dossier ne doit contenir ni espace ni ponctuation ni symboles arithmétiques (+ - / * ). 4

5 Fig.2 Création d un dossier Cliquer sur [Création dossier] Faites votre choix : Nouveau Dossier (Vide) ou Copie d un dossier existant (qui servira à passer à l exercice suivant). Cliquer sur [Confirmer] Pour créer un nouveau dossier : Saisir le code du dossier (maximum 8 caractères sans espaces, Ni ponctuation) Saisir le nom ou la raison sociale correspondant au dossier Cliquer sur [Confirmer] La création se fait en quelques secondes, puis le menu de la fig.2 réapparaît vous donnant la possibilité de créer un autre dossier ou d accéder aux différents dossier créés. Pour créer un dossier «copie d un dossier existant» Il est conseillé d utiliser cette rubrique en fin d exercice, afin de garder une copie intacte de l exercice en cours et de procéder à la clôture de l exercice dans le nouveau dossier créé. Saisir le code du dossier (maximum 8 caractères sans espaces, Ni ponctuation) Saisir le nom ou la raison sociale pour le dossier à créer Un message apparaît vous invitant à choisir le dossier à copier. Cliquez sur OK 5

6 Cliquez dans la liste sur le dossier à dupliquer puis Appuyez sur Echap ou fermez la fenêtre à l aide de la croix (en haut à droite) Suppression d un dossier Pour supprimer un dossier : Cliquer sur [Suppression dossier] Saisir le code du dossier à supprimer Cliquez sur [Confirmer la Suppression] Accès à un dossier Pour accéder à un dossier: Cliquez sur [Accès à un dossier] Vous pouvez préciser l'année de l'exercice ou une partie de la raison sociale du dossier auquel vous voulez accéder (Fig.3) Ne rien saisir si vous souhaitez lister tous les dossiers Fig.3 Cliquez sur le dossier à traiter dans la liste des dossiers proposés (Fig.4) Appuyez sur Echap ou fermez la fenêtre à l aide de la croix (en haut à droite) 6

7 Fig. 4 Ceci vous donne accès au «Menu général» du logiciel (Fig.5) Fig.5 Ce menu est constitué de plusieurs modules, et chaque module est constitué d'une ou plusieurs rubriques accessibles par simple clic de la souris La présente documentation respecte l'ordre défini par le menu général qui a été conçu suivant la logique d'utilisation quotidienne de votre logiciel de comptabilité. Il est 7

8 néanmoins conseillé pour une première utilisation de se référer en premier lieu aux rubriques suivantes : [Période de l exercice] du module UTILITAIRES Module [Plan comptable] pour créer les comptes spécifiques au dossier créé, notamment les comptes clients, fournisseurs et les sous comptes correspondant aux comptes bancaires de l entreprise. Module [Codification journaux] pour codifier les journaux où seront saisies les écritures Ces différentes rubriques vous permettront de paramétrer votre comptabilité avant de passer à la saisie effective de vos écritures puis à l'édition de vos états comptables. 8

9 M O D U L E E C R I T U R E S A l'aide de ce module vous accédez à l'écran suivant : (Fig.6). Fig.6 Les «boutons» du bas de l écran vous offrent les choix suivants auxquels vous avez accès en cliquant sur l option choisie. [SAISIE] Cliquer sur ce bouton pour passer en mode saisie des écritures Cliquez sur la flèche de la «liste déroulante» pour choisir un journal. Cliquez sur le mois et l année à traiter Attention, les écritures concernant les reports à nouveau doivent être obligatoirement saisies dans le journal de code 01. Saisir la date de l'écriture Saisir le N du compte à imputer Ce n est supposé avoir déjà été créé dans le plan comptable (voir module [PLAN COMPTABLE]) ; néanmoins vous avez la possibilité de créer un compte en cours de saisie. En effet, si vous saisissez un N de compte qui n'existe pas dans le plan comptable, il vous sera donné la possibilité de le créer : 9

10 - Entrez le libellé du compte à ajouter au plan comptable puis Validez. Si vous ne désirez pas créer le compte ( erreur de saisie par exemple) vous pouvez vous positionner sur le compte du plan comptable que vous désirez utiliser puis revenir à l'écran de saisie en Appuyant sur Echap (ou croix en haut à droite) Saisir la contre partie Celle-ci sera proposée automatiquement si vous avez associé un compte du plan comptable au journal au moment de sa création. C est notamment le cas pour les journaux de banque et de caisse. (Voir Module [JOURNAUX] ). Le seul rôle de la colonne contrepartie est de générer automatiquement l écriture «inverse» pour les écritures mettant en jeu uniquement 2 comptes. Saisir le libellé de l'écriture Vous pouvez facultativement saisir une référence interne pour votre pièce comptable. Pour les comptes clients et fournisseurs vous pouvez saisir le N de facture dans la colonne lettrage (aussi bien dans les journaux achats et ventes que dans les journaux banques ou caisse). Ce n de facture permettra le lettrage automatique des comptes clients et fournisseurs au moment de l édition du grand livre. Le N d ordre de la pièce comptable est incrémenté automatiquement pour chaque journal. Saisir le montant de l'opération Si celui-ci est créditeur, Appuyez directement sur la touche [Entrée] dans la colonne [Débit], le curseur passera alors automatiquement à la colonne [Crédit]. Le signe de l'opération (débit ou crédit) porte sur le compte de la première colonne. La contrepartie se fait automatiquement : c'est-à-dire que si le compte à imputer est débité, la contrepartie est aussitôt créditée et inversement. Cliquez sur le bouton [Valider] (en haut à droite) Le total de l'écriture en cours est incrémenté et affiché en bas de l'écran au fur et à mesure que vous saisissez vos écritures. Vous ne pourrez pas quitter la saisie avant d avoir équilibré l écriture en cours. (Le cas échéant à l aide d un compte d attente, quitte à modifier ou à supprimer l écriture ultérieurement) CAS PARTICULIER DES ACHATS ET VENTES : Pour les écritures de ces 2 journaux, si vous commencez par le montant TTC (Comptes 4411 ou 3421), le logiciel vous proposera de choisir le taux de TVA correspondant. Il suffira alors, après avoir valider ce montant 10

11 TTC de cliquer sur le bouton [Hors Taxe] en haut à droite pour que la ligne correspondant à la classe 6 ou 7 soit générée automatiquement. Une fois cette dernière validée, cliquez alors sur le Bouton [TVA] pour générer la ligne correspondant au montant de la TVA puis cliquez à nouveau sur [Valider] [Consulter Journal] Sert aussi à [Modifier/Supprimer] Cette option permet de consulter les écritures d un mois et d un journal à choisir dans la liste déroulante (en haut à gauche) Vous pouvez vous déplacer dans la fenêtre de consultation à l'aide des «ascenseurs» se trouvant sur le bord droit de la fenêtre de consultation. Pour modifier, Insérer ou Supprimer une écriture, cliquez dessus à l aide de la souris puis cliquez sur l un des boutons en bas de l écran (Fig.7) Fig.7 Une fois les modifications apportées appuyez sur Echap (ou croix en haut à droite) pour quitter l'écriture en cours. (Fig.8) Cliquez sur [Retour] (en bas à gauche si vous avez fini les opérations d édition) 11

12 Fig.8 [Consulter Compte] Sert aussi à [Lettrer / Rapprocher] Cette rubrique de consultation mutli-critères effectue une recherche dans toute la base de données des écritures selon les critères choisis. Elle vous permet également d accéder à la colonne lettrage et Rapprochement. Pour le Rapprochement, Cochez à l aide d un X dans la colonne [Rap] sur la gauche pour marquer les écritures qui apparaissent sur votre relevé bancaire. Vous pourrez alors imprimer l état de rapprochement bancaire après avoir fermé la fenêtre de consultation à l aide de la touche Echap. 12

13 EDITIONS GENERALES Ce module permet d'imprimer les états périodiques de la comptabilité générale (Journaux, Grand livre, Balance ) (Fig.9) Fig.9 JOURNAUX Cette rubrique permet de lister les écritures passées dans les journaux auxiliaires (Caisse, Banques etc..) pour un mois donné. Choisir le mois à consulter en cliquant sur les flèches se trouvant à droite du mois en cours, ou en saisissant au clavier le mois en question. Laisser NON (ou choisissez OUI en cliquant sur la flèche) selon que vous souhaitez consulter ou éditer un seul journal ou imprimer tous les journaux du mois choisi. Si vous avez choisi NON précédemment, cliquez sur le journal à consulter puis cliquer sur le bouton droit de la souris pour avoir accès aux écritures correspondantes Vous pouvez également choisir d imprimer les journaux avec ou sans la colonne référence. Cliquez sur Valider 13

14 GRAND LIVRE Cette rubrique permet d'éditer le grand livre des comptes pour une fourchette de comptes choisis ou pour un seul compte Saisir le compte à partir duquel vous désirez obtenir l'édition du grand livre. Saisir le compte jusqu'au quel vous désirez obtenir l'édition du grand livre. Saisir la fourchette des mois à éditer Préciser si vous souhaitez une édition normale (c est à dire avec l ensemble des écritures) ou avec lettrage (valable pour les comptes clients et fournisseurs. Les écritures lettrées n apparaissent pas alors, ce qui permet de repérer les factures impayées) Vous pouvez éditez uniquement les comptes clients ou fournisseurs en cliquant sur la flèche en face de ce choix. Précisez si vous souhaitez faire apparaître la colonne référence au moment de l impression. Cliquer sur Valider. BALANCE GENERALE Saisir le compte à partir duquel vous désirez obtenir l'édition de la balance (Le 1 er compte du plan comptable apparaît par défaut) Saisir le compte jusqu'au quel vous désirez obtenir l'édition de la balance cumulée. (Le dernier compte du plan comptable apparaît par défaut) Saisir la fourchette des mois à éditer (de 1 à 12 par défaut) Choisir un niveau de rupture ( de 1 à 6) pour obtenir au niveau de l impression de la balance des sous totaux par groupes de comptes. Vous pouvez choisir d éditer uniquement les comptes débiteurs ou uniquement les comptes créditeurs (option utile pour les situations clients et fournisseurs entre autres) Vous avez la possibilité d éditer uniquement les comptes clients ou uniquement les comptes fournisseurs sans avoir à préciser leurs numéros. Remarque : Au moment de l impression, vous avez la possibilité d éditer une balance sans le détail clients et fournisseurs. C est à dire que tous les comptes clients seront regroupés sur une seule ligne ainsi que les comptes fournisseurs. Pendant l'affichage de la balance, appuyez sur F2 pour lister les écritures du compte sélectionné 14

15 SITUATION DES COMPTES Saisir le N du compte à consulter pour obtenir le tableau suivant : Les «boutons» en bas de l'écran vous permettent, respectivement, de consulter les comptes suivant ou précédents du plan comptable, de passer directement à un autre compte, d imprimer la situation du compte ou de revenir au menu précèdent BALANCE N-1 (EXERCICE PRECEDENT) Vous donne directement accès à un tableau affichant la liste des comptes du plan comptable et vous permettant de saisir les soldes de chaque compte à la date de la clôture de l exercice précèdent. Remarque :Le seul rôle de cette balance est d «alimenter» la dernière colonne des états fiscaux (Actif, passif, CPC, et détail du CPC). Cette rubrique ne devrait être utilisée normalement que lors d une première utilisation du logiciel COMPTA-JBS. Pour les exercices suivants, cette balance est générée automatiquement après la clôture de l exercice. Néanmoins vous y aurez toujours accès pour d éventuelles corrections. BALANCE COMPARATIVE Permet en fin d'exercice d'afficher les soldes des comptes de l'année en cours et de l'exercice précédent avec les écarts en valeur et en pourcentage JOURNAL PARAPHE (OU JOURNAL GENERAL) Cette rubrique permet d éditer le journal qui sera joint au document paraphé par le tribunal et qui doit être tenu par chaque entreprise. 15

16 LIASSE FISCALE Cette rubrique vous donne accès au menu de la Fig. 10 Fig. 10 Ce module permet l'édition de l'ensemble de la liasse fiscale aussi bien pour le modèle Normal que simplifié. Le choix du modèle de bilan se fait dans la rubrique [Identification / Couverture], se placer alors sur le champ modèle du bilan et le modifier à l aide de la flèche. Remplir également toutes les informations correspondantes à l'entreprise. Avant chaque édition des états de synthèse, il faut utiliser la rubrique [Traitement Bilan]. TRAITEMENT BILAN Cette opération traite l'ensemble des écritures saisies afin d'éditer les états de synthèse. Remarque: Vous pouvez à tout moment éditer le bilan de votre entreprise. Il n'est pas nécessaire d'attendre la fin de l'exercice. Par ailleurs, si vous avez ajouté, modifié ou supprimé des écritures vous aurez besoin d'utiliser à nouveau la rubrique [Traitement Bilan] avant une nouvelle édition des états de synthèse. Tous les états pourront être consultés à l écran avant d avoir la possibilité de les imprimer. PENDANT L'AFFICHAGE DES ETATS DU BILAN VOUS POUVEZ APPUYER SUR LA TOUCHE F3 POUR CONNAITRE L'IMPUTATION COMPTABLE DE LA LIGNE EN COURS, PUIS F2 POUR AFFICHER LE DETAIL DES ECRITURES DU COMPTE CHOISI. 16

17 TVA Ce module est facultatif, pour l activer il faut saisir le régime de TVA de votre entreprise (Encaissement ou débit) dans La rubrique [Fait générateur]. Utiliser la flèche pour changer le mode déclaration de TVA. Fig.11 Une fois activé, le module TVA vous permettra d éditer en fin de mois ou de trimestre votre déclaration de TVA ainsi que l état de déduction qui l accompagne. Ces deux états sont alimentés directement par la saisie de vos écritures (Banque ou caisse dans le cas du régime à l encaissement). A chaque saisie vous serez invités à compléter le tableau ci-dessous où il faut principalement saisir le N de la ligne qui figure sur votre imprimé de déclaration afin que le logiciel puisse reconnaître le taux de TVA à appliquer à l opération saisie. (Fig.12) 17

18 Fig.12 18

19 PLAN COMPTABLE Ce module permet de créer [Nouveau] les comptes spécifiques à votre entreprise qui seront intégrés au plan comptable déjà pré installé, de modifier le libellé d un compte [Modifier], de supprimer un compte (à condition qu il ne soit pas déjà mouvementé) [Supprimer] ou d'obtenir un listing du plan comptable sur écran ou sur imprimante. [Lister] (Fig.13) Fig.13 Remarque : Il faudra notamment cliquer sur [Modifier] pour saisi les libellées des comptes associés aux différentes banques de votre entreprise (sous comptes du comptes : Par exemple SGMB pour le compte pour la 1ere banque, BMCI pour le compte pour la 2eme banque... Ensuite allez dans le module [Journaux] pour renommer de la même façon les journaux correspondant à ces différentes banques ( Par exemple le journal B1 pour la 1ere banque avec SGMB comme libellé et le comptes comme compte associé et le journal B2 pour la 2eme banque avec BMCI comme libellé et le compte comme compte associé ) [Nouveau] Saisir le N du compte à ajouter au plan comptable. Rappel : Il n'est pas nécessaire de saisir les 0 terminant le N du compte, le système s'en charge automatiquement. (Exemple: si vous saisissez , le logiciel le transformera automatiquement en ) 19

20 Si vous essayez de saisir un compte déjà existant, le système affichera son libellé ainsi qu'un message d'erreur. Appuyez simplement sur la touche [Entrée] pour revenir en mode saisie (ou cliquez à l aide du bouton droit de la souris) Saisir le libellé du compte Pour les comptes fournisseurs (4411.) saisir le compte de charge associé pour (faciliter les futures saisies des écritures du journal achats), l'identifiant fiscal et la nature des produits ou services qui seront utilisés dans l'état des déductions du module TVA. Par précaution, le système vous interdira de supprimer un compte déjà mouvementé et un message s'affichera. 20

21 CODIFICATION JOURNAUX Ce module vous permet de créer, de modifier ou de supprimer les journaux que vous utilisez dans le module [ECRITURES] Un journal comprend un Code (ou N de journal), un libellé et éventuellement un compte associé. (Ex: au journal Banque on associe le compte du plan comptable). (Fig.14) 21 Fig.14 Remarque : Le compte associé à un journal apparaîtra automatiquement en contre partie de toutes les écritures passées dans ce journal, le but étant de vous faciliter la saisie. Par contre certains journaux n'ont pas de compte particulier associé, c'est le cas notamment pour le journal des Opérations diverses. [Nouveau] Saisir le code du journal Saisir son libellé Eventuellement saisir son compte associé. Ce compte doit exister dans le plan comptable, sinon referez vous au module [PLAN COMPTABLE] pour le créer. [Lister] Liste les journaux créés (fig. 15) Dans cette liste vous pouvez affecter un mot de passe à un journal particulier pour réserver sa saisie à un utilisateur précis. Vous pourrez également cocher (lettre X) la colonne "Avec saisie règlement" si vous voulez que le logiciel génère automatiquement l'écriture correspondante

22 dans un autre journal (qui sera coché dans la colonne "Proposé pour règlement") Exemple: Si vous cochez "Avec saisie règlement" pour le journal Achat et que vous cochez "Proposé pour règlement" pour le journal Caisse, Chaque fois que vous aurez saisi une écriture dans le journal achats, le logiciel générera automatiquement l'écriture du règlement dans le journal Caisse juste en appuyant sur la touche F5 après la saisie de l'écriture achats. (fig. 15) 22

23 UTILITAIRES Ce module permet de personnaliser votre logiciel. Il donne accès au menu suivant : PERIODE EXERCICE Fig.16 Cette rubrique vous permet de définir la période de votre exercice (En général du 1er janvier au 31 Décembre de l'année en cours). PARAMETRAGE Cette rubrique vous permet de personnaliser l utilisation de votre logiciel. Les rubriques de gauche sont toutes accompagnées de «cases à cocher» modifiables par simple clic de la souris. Si vous désirez activer une rubrique faites figurer une croix dans la case correspondante. Reprise du libellé : vous permet de reprendre automatiquement le libellé de l écriture précédente lors de la saisie des écritures. Reprise du compte : vous permet de reprendre automatiquement le N de compte de l écriture précédente. Reprise de la contrepartie : vous permet de reprendre automatiquement le N de compte de la contre partie de l écriture précédente. Reprise N pièce : pour reprendre automatiquement la référence de l écriture précédente lors de la saisie des écritures. Libellé écriture=libellé du compte : Permet de proposer le libellé 23

24 du compte comme libellé d écriture. Mais vous garderez «la main» sur celui-ci pour le modifier ou le compléter. Génération écriture de TVA: Facilite la saisie des écritures d'achats et de vente. Il suffira de commencer par le compte fournisseur (4411.) ou client (3421.) et le logiciel générera les 2 autres écritures (61.. et Pour les achats ou 71.. et pour les ventes) Les rubriques de droite concernent les comptes les plus fréquemment utilisés dans les journaux [Achats] et [Ventes]. Et qui seront générés automatiquement (proposés et non imposés) lors de la saisie dans l un de ces journaux. Voir le Module [Ecritures]. MOTS DE PASSE Permet de modifier vos mots de passe Utilisateur et Administrateur. Le système vous demandera d abord les mots de passe actuels. Si ceux-ci sont corrects, vous pourrez alors saisir les nouveaux. Si vous voulez réserver les tâches "critiques" à un utilisateur précis. Saisissez des mots de passe utilisateur et administrateur différents. Sinon vous pouvez garder le même mot de passe pour les 2. Les tâches appelées critiques sont: La suppression d'un dossier, la clôture de fin d'exercice, le changement de mot de passe, l importation de données. REPARATION INDEX Cette rubrique n'est normalement à utiliser qu'en cas d'endommagement de fichiers, le plus souvent dû à une coupure de courant pendant la saisie ou le traitement de vos données. C'est pour cette raison qu'il est impératif de ne jamais éteindre votre ordinateur avant de quitter complètement le logiciel COMPTA-JBS à l'aide de la rubrique [Retour à Windows]. Le traitement dure environ 'une minute selon la taille de vos fichiers. CLOTURE DE L'EXERCICE Rubrique à utiliser à chaque fin d exercice. Il est impératif d avoir effectué au préalable une sauvegarde de votre dossier sur CD, clé USB ou sur tout autre support. Cette rubrique vous permet de supprimer toutes les écritures de l'exercice en cours, la mise à zéro des soldes des comptes des classes 6,7 (et 8 éventuellement) et génère le report des soldes des comptes de la classe 1 à la classe 5 ainsi que les écritures "A nouveaux" dans le journal

25 POUR CELA, PROCEDEZ COMME SUIT : UTILISEZ LA RUBRIQUE CREATION DOSSIER, ET COCHEZ L OPTION [COPIER UN DOSSIER EXISTANT]. ENTREZ LE CODE DU NOUVEAU DOSSIER A CREER ET SA RAISON SOCIALE, ENSUITE CLIQUEZ SUR LE DOSSIER A COPIER PUIS [ECHAP]. DE CETTE FACON ON A CREE UN DOSSIER COMPLETEMENT IDENTIQUE AU 1 ER. IL NE RESTE PLUS QU A FAIRE LA CLOTURE DE FIN D EXERCICE DANS LE NOUVEAU DOSSIER CREE. CLOTURE MENSUELLE L utilisation de cette rubrique est facultative. Cette rubrique permet de verrouiller un mois donné : c est à dire d empêcher l utilisateur d ajouter, de modifier ou de supprimer des écritures pour le mois clôturé Une fois le mois à clôturer choisi, le système vous demandera de confirmer cette clôture, si vous choisissez d'effectuer cette opération, vous serez invités à entrer votre mot de passe. (Le mot de passe est le même qui vous a permis d'accéder au logiciel). REIMPUTATION COMPTABLE Permet, en cas d erreur de saisie, de remplacer un compte par un autre pour toutes les écritures utilisant le compte à remplacer. IMPORTATIONS Permet l importation d une balance, d un plan comptable, d un ensemble d écritures ou du fichier immobilisations à partir d Excel. Pour chaque rubrique le modèle de Classeur Excel à préparer s affiche avec l ordre des colonnes à respecter (respecter le format de données pour chaque colonne Date, numérique, texte - et le nom à donner à chaque fichier. Ce dernier doit être copié dans le dossier à traiter qui se trouve à l intérieur du répertoire CW64. 25