Cohérence des dépenses déclarées au regard des prestations réalisées et des clauses du contrat

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1 PROCÉDURE DE CONTRÔLE DE REGULARITE DE L ACHAT PUBLIC POUR LES DOSSIERS RELEVANT DES AXES I, III, IV ET VI DU PROGRAMME OPERATIONNEL COMPETITIVITE ET EMPLOI DE MIDI-PYRÉNÉES I.- Contrôle de service fait des achats de fournitures, de prestations de services et de travaux Selon le statut du bénéficiaire, les achats publics de fournitures, de prestations de services et de travaux peuvent relever soit : - du code des marchés publics (cf. articles 1 à 3), - de l ordonnance n du 6 juin 2005 (cf. articles 1 à 5) Pour les autres bénéficiaires dont le statut ne répond pas aux définitions de ces textes, les achats sont des contrats privés. Toutefois, il convient de préciser que les organismes de droit privé, non soumis au code des marchés publics, sont tenus d appliquer l ordonnance n précitée dès lors que l activité de ces organismes est financée majoritairement par des organismes soumis au code des marchés publics. Dans le cadre de la demande de subvention, le service instructeur qui instruit les dépenses produites par le bénéficiaire, doit vérifier si ce dernier relève des règles de l achat public et, dans l affirmative, un contrôle sera mis en place, avant paiement de la subvention, pour vérifier l existence d une mise en concurrence réelle et transparente et la cohérence des dépenses déclarées au regard des prestations réalisées et des dispositions de l acte attributif de la subvention. Existence d une mise en concurrence Il sera vérifié que le bénéficiaire a effectué une mise en concurrence adéquate et a procédé à une sélection objective de l offre. Les modalités de mise en concurrence, de rejet des candidats non retenus et de sélection des prestataires doivent être retracées dans le dossier de l opération cofinancée. Cette vérification sera effectuée au stade de la demande de solde mais peut aussi l être, selon les dossiers, au stade d une demande d acompte. Cohérence des dépenses déclarées au regard des prestations réalisées et des clauses du contrat Le gestionnaire reconstitue les dépenses relatives aux achats publics à partir des éléments suivants : - la proposition technique et le tarif contractuel (par exemple devis) ;

2 - la facture émise et la preuve de son acquittement ; - toute pièce (non comptable) justifiant la réalisation de la prestation : bilan qualitatif, production des études réalisées ou visite sur place. II.- Les modalités d organisation du contrôle des achats publics de fournitures, de prestations de services et de travaux pour les dossiers gérés par les services de l Etat Les outils de vérification Dès les premières dépenses, le service instructeur doit disposer dans le dossier des pièces permettant de vérifier la cohérence des dépenses déclarées au regard des prestations réalisées et des clauses du contrat. Pour ce faire, le service instructeur doit recueillir dans son dossier, dès la première demande de paiement, les pièces suivantes : 1. L avis d appel public à la concurrence (AAPC) ou, en cas de procédure adaptée, la justification des modalités de diffusion du besoin (demande de devis par mails, courriers, publicité ) 2. La délibération autorisant le représentant légal du maître d ouvrage à signer le marché (ou, le cas échéant une délibération générale) et autorisant le pouvoir adjudicateur à lancer le marché 3. Le cahier des charges administratives particulières (CCAP) et cahier des clauses techniques particulières (CCTP) ou, en cas de procédure adaptée, l équivalent 1 4. Le règlement de la consultation ou l équivalent en cas de procédure adaptée 5. Le rapport de présentation du marché et la grille d analyse des offres ou le rapport d analyse des offres avec les critères retenus pour le choix des candidats et des offres 6. Le Procès-verbal de la Commission d Appel d Offres (pour les collectivités territoriales) 7. Le(s) acte(s) d engagement des candidats ou, en cas de procédure adaptée, la proposition financière et technique ; dans ce cas un document doit au moins regrouper les informations obligatoires mentionnées dans le tableau ci-dessous : 1 L identification des parties contractantes ; 2 La justification de la qualité de la personne signataire au nom de l État et, le cas échéant, la délibération autorisant la signature du marché; 3 La définition de l objet du marché; 4 La référence aux articles et alinéas du code des marchés publics en application desquels le marché est passé; 5 L énumération des pièces du marché; ces pièces sont présentées dans un ordre de priorité défini par les parties contractantes. Sauf cas d erreur manifeste, cet ordre de priorité prévaut en cas de contradiction dans le contenu des pièces; 6 Le prix ou les modalités de sa détermination; 7 La durée d exécution du marché ou les dates prévisionnelles de début d exécution et d achèvement; 8 Les conditions de réception, de livraison ou d admission des prestations; 9 Les conditions de règlement, notamment, s ils sont prévus dans le marché, les délais de paiement; 10 Les conditions de résiliation, notamment celles prévues à l article 47; 1 En cas de procédure adaptée et pour de faibles montants, les documents 1, 2 et 3 pourront faire l objet d un seul document selon la procédure adoptée par le bénéficiaire.

3 11 La date de notification du marché; 12 La désignation du comptable assignataire ; 13 Les éléments propres aux marchés à tranches conditionnelles. 8. Le(s) avenant(s) éventuel(s) au marché avec les justificatifs 9. Pour les marchés de travaux ou de prestations intellectuelles en cours de réalisation : 1 Les décomptes généraux ( marchés de travaux et de prestations intellectuelles) 2 Le certificat de réception des travaux ou des prestations intellectuelles 10. Le règlement intérieur d achat de la structure Le contrôle de la commande publique au moment du certificat de service fait de solde est confié : - aux services de contrôle de légalité dans les préfectures (pour les bénéficiaires du type collectivités territoriales et leurs établissements publics ou les autres organismes relevant de ce contrôle) ou à un prestataire mandaté à cet effet ; - la Mission Europe du SGAR (pour les bénéficiaires du type État et ses établissements publics et les structures relevant de l ordonnance n ) ou à un prestataire mandaté à cet effet. Quel que soit le montant des marchés passés par le bénéficiaire, ce contrôle de la régularité de l achat public doit être réalisé pour que le service instructeur puisse mettre au paiement le solde d un dossier : - Soit les conclusions de cette analyse ne présentent pas d observations et le service instructeur pourra procéder au paiement, - Soit ces conclusions présentent des observations que les échanges avec le bénéficiaire n ont pu lever et le service instructeur devra appliquer une réfaction en se basant sur une instruction de la Commission européenne 2. Il est par conséquent important que le bénéficiaire ait, d une part, pris l initiative de mettre en place un règlement intérieur d achat et qu il s y soit conformé, ce qui facilitera d autant plus le travail du contrôleur, notamment pour les achats dont les montants sont inférieurs aux seuils réglementaires, et, d autre part, qu il ait produit ou préparé les documents permettant de justifier que les achats effectués dans le cadre de la demande de subvention sont réguliers. 2 Orientations pour la détermination des corrections financières à appliquer aux dépenses cofinancées par les fonds structurels et le fonds de cohésion lors du non respect des règles en matière de marches publics (Commission européenne COCOF 07/0037/03- FR du 29 novembre 2011)

4 Il devra notamment s interroger, pour ce qui concerne les prestations de services, sur ce qui relève de la prestation externalisée et ce qui peut être réellement qualifié de prestations internes ou «in house» 3. III. Précisions concernant le contrôle des achats publics passés par les porteurs de projets assujettis à l ordonnance n du 6 juin 2005 et à ses décrets d application La circulaire du 14 février 2012 relative au Guide de bonnes pratiques en matière de marchés publics rappelle que : «Certaines personnes publiques ou privées, bien que non soumises au code des marchés publics, sont assujetties à des obligations de mise en concurrence imposées par le droit communautaire, dès lors qu elles peuvent être qualifiées de pouvoir adjudicateur ou d entité adjudicatrice. Ces organismes relèvent du régime de l ordonnance n du 6 juin 2005 modifiée relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics et de ses décrets d application. Ont un double régime les marchés passés par les établissements publics à caractère administratif ayant dans leur statut une mission de recherche, parmi lesquels les établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel, les établissements publics de coopération scientifique et les établissements publics à caractère scientifique et technologique. Ils sont en principe soumis au code des marchés publics mais leurs achats destinés à la conduite de leurs activités de recherche relèvent de l ordonnance du 6 juin 2005.» Par ailleurs, les articles 10 des décrets n et disposent que : «Au-dessous des seuils de procédure formalisée, les marchés sont passés selon des modalités librement définies par le pouvoir adjudicateur. Sauf dans le cas où le pouvoir adjudicateur décide expressément de mettre en oeuvre une des procédures formalisées, les caractéristiques techniques des fournitures, des services ou des travaux qui sont portées à la connaissance du ou des candidats peuvent être décrites de manière très succincte». Par conséquent, les porteurs de projet relevant de cette ordonnance sont tenus de disposer d un règlement interne d achat, indiquant notamment la procédure mise en oeuvre pour leurs achats inférieurs aux seuils de procédure formalisée. Ce règlement peut être adapté à la taille et l activité de la structure. 3 Les prestations intégrées dites «in-house» sont des contrats de fournitures, de travaux ou de services conclus entre deux personnes morales distinctes mais dont l une peut être regardée comme le prolongement administratif de l autre, est issue de la jurisprudence communautaire qui pose deux conditions pour reconnaître l existence d une prestation intégrée : - le contrôle effectué par la personne publique sur le cocontractant est de même nature que celui qu elle exerce sur ses services propres ; une simple relation de tutelle ne suffit pas. - le cocontractant travaille essentiellement pour la personne publique demanderesse ; la part des activités réalisées au profit d autres personnes doit demeurer marginale.

5 IV.- Recommandations générales Contrôle des factures Lors du contrôle de service fait, le service instructeur doit vérifier que les factures sont liées au marché public. Lorsque le marché de travaux ou services couvre la totalité de l opération subventionnée et que le service instructeur constate que certaines factures transmises par le maître d ouvrage ne sont pas liées à ce marché, celles-ci doivent être déclarées inéligibles. Il s agit ainsi de vérifier les liens entre le cahier des charges et les différents décomptes qui sont joints aux acomptes et/ou demande de solde. Il est rappelé que les dépenses liées aux avis de publication des marchés publics au Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics (BOAMP) sont éligibles si elles ont un lien avec les dépenses liées au dossier FEDER. Contrôle du règlement des retenues de garantie Les retenues de garanties dans le cadre des marchés publics ne sont éligibles qu une fois libérées du compte du trésor public et versées sur le compte du fournisseur. L article 7 du Décret n indique que la retenue de garantie, dans le cas d un marché public de travaux, est éligible dès lors qu elle est effectivement versée au moment du solde du marché. Les retenues de garantie non payées à la clôture de paiements du programme opérationnel ne sont éligibles qu à la condition qu elles soient versées sur un compte bloqué. Les marchés publics peuvent prévoir une retenue de garantie de 5% maximum du montant initial du marché ou des lots en cas de fractionnement. L objectif de cette retenue est de couvrir les réserves qui peuvent survenir à la réception des travaux, fournitures ou services. Concernant les retenues de garanties, il n est possible de retenir que celles acquittées avant la date butoir prévue dans les actes attributifs de subventions européennes. Enfin, si le service instructeur constate le non règlement de retenues de garantie, alors même que les prestations ont été exécutées en totalité, il ne peut verser le solde qu à hauteur de 95 % du montant total programmé. V.- Conséquences d un non-respect des règles de l achat public Un manquement grave à la réglementation de l achat public conduit à un constat d inéligibilité des dépenses concernées et à la correction financière correspondante. Les irrégularités rencontrées le plus souvent en matière de marchés publics sont les suivantes : 4 Décret n du 3 septembre 2007 modifié fixant les règles nationales d'éligibilité des dépenses des programmes cofinancés par les fonds structurels pour la période

6 non-respect de la procédure en matière de publicité ; non respect des règles de transparence de la passation du marché (ex. : pièces non archivées et/ou perdues ne permettant pas de retracer la procédure de mise en concurrence et de choix du titulaire) ; absence de mention de l ensemble des critères de sélection et d attribution dans le règlement de la consultation ou dans l avis de marché ; application de critères d attribution illégaux ou modification de la pondération par rapport à celle initialement prévue ; critères de sélection et/ou d attribution illégaux fixés dans la procédure d appel d offres ; définition insuffisante ou discriminatoire de l objet du marché ; non respect du principe de traitement égal des candidats avant attribution du marché. La mise en concurrence doit intervenir dès le premier euro. L application d une procédure formalisée dépend des seuils nationaux et communautaires en vigueur (cf. tableaux joints). Pour de plus amples informations, le bénéficiaire pourra se reporter à la circulaire du 14 février 2012 relative au Guide de bonnes pratiques en matière de marchés publics (suivre le lien du site du ministère de l économie ou aller sur le site légifrance JORF n 0039 du 15 février 2012 page 2600 texte n 16 Circulaire du 14 février 2012 relative au Guide de bonnes pratiques en matière de marchés publics - NOR: EFIM C)

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8 Seuils des procédures Du 01/08/2006 au 31/12/2009 Du 01/01/2010 au 31/12/ Entité/type d'achat Etat Fournitures et Services Travaux Collectivités locales Fournitures et Services Travaux Ordonnance 2005 Fournitures et Services Travaux au delà procédure écrite adaptée (pseudo ) procédure formalisée du CMP procédure formalisée du CMP procédure formalisée du CMP procédure formalisée du CMP procédure formalisée de l'ordonnance procédure formalisée de l'ordonnance 1. un se rapporte à un marché dont le contrat n'est pas transcrit sous une forme matérielle

9 Seuils de publicité Du 01/08/2006 au 31/12/2009 Du 01/01/2010 au 31/12/ Entité/type d'achat au delà Etat Fournitures et Services Publicité facultative2 Publicité adaptée BOAMP/JAL BOAMP + JOUE Travaux Publicité facultative Publicité adaptée BOAMP / JAL BOAMP + JOUE Collectivités locales Fournitures et Services Publicité facultative Publicité adaptée BOAMP / JAL BOAMP + JOUE Travaux Publicité facultative Publicité adaptée BOAMP / JAL BOAMP + JOUE Ordonnance 2005 Fournitures et Services Publicité facultative Publicité adaptée BOAMP / JAL BOAMP + JOUE Travaux Publicité facultative Publicité adaptée BOAMP / JAL BOAMP + JOUE 2. si la publicité est facultative il convient quand même de s'assurer que les opérateurs économiques concernés soient informés Historique du seuil de procédure obligatoire : avant le 19/12/2008, du 19/12/2008 au 10/02/2010 (décret n du 19/12/2008), du 11/02/2010 au 31/12/2011 (décision CE n du 10/02/2012), à partir du 01/01/2012 (décret du 29/12/2011, JO du 30/12/2011)