I.1. Pourquoi s informatiser?

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1 I.1. Pourquoi s informatiser? L informatisation apporte des améliorations qualitatives et quantitatives dans la gestion d'une bibliothèque. Si vous gérez manuellement le catalogue bibliographique de votre fonds (titres, auteurs, sujets), le prêt et le retour, les statistiques alors l informatisation vous fera gagner un temps considérable. L informatisation est le moyen d améliorer le travail grâce à l automatisation des tâches courantes (parfois répétitives) et de mieux connaître le fonds documentaire. C est aussi la possibilité d améliorer les services rendus aux usagers : En interne : L inventaire est facilité La gestion des lecteurs est facilitée Les prêts, retours, réservations et relances sont également plus aisés (plus de classement de fiches de prêts ). Cette meilleure circulation des documents permet une meilleure rotation du fonds documentaire Meilleure gestion des acquisitions : pré-commandes et suivi des commandes Le catalogage et l indexation sont plus rigoureux et beaucoup plus rapides (plus de tâches comme l intercalation des fiches de catalogage dans les fichiers manuels auteurs, titres et sujets) Gestion des périodiques (bulletinage) Les possibilités de recherches bibliographiques (simple, combinée) sont décuplées. Elles permettent d éditer des bibliographies, des listes de nouveautés (qui peuvent faciliter la mise en place d animations) Possibilités de réserver des documents en ligne Etablir des statistiques : l informatisation permet une gestion statistique complète, fiable et rapide (plus besoin d établir manuellement les statistiques notamment celles indispensables à la réalisation du rapport d activité). Le module Statistiques des logiciels de gestion de bibliothèque permet à tout moment de donner une vision chiffrée des activités de la bibliothèque Pour les lecteurs : Les tâches courantes rendues plus aisées, le personnel est plus disponible à l accueil Le catalogage informatisé permet au personnel de mieux assister les lecteurs dans leurs recherches mais donne également une plus grande autonomie à ceux-ci grâce au catalogue en ligne. Le catalogue peut être consulté à distance. De nouveaux services comme Internet ou la consultation de supports multimédias (CD et DVD)

2 I.2. Qu est-ce qu un SIGB? Un SIGB (Système intégré de gestion de bibliothèque) est un progiciel, c est à dire un ensemble composé de plusieurs modules, dédiés chacun à la gestion d une tâche et communiquant entre eux. le prêt le catalogue et sa mise à disposition au public (OPAC-Open Public Access Catalogue) la gestion des inventaires la gestion des lecteurs la gestion des réservations la gestion des statistiques Beaucoup de modules, certes, mais en réalité seulement trois outils : le fichier des notices bibliographiques (une notice bibliographique reprend l ensemble des éléments permettant de décrire un document) le fichier des exemplaires le fichier des lecteurs Dans une optique de gestion manuelle beaucoup plus d outils sont utilisés : pour les documents (inventaire, auteurs, titres, sujets), pour les prêts (fiche d inscription, pochette de transaction, fiche de prêt du livre), pour les statistiques (la feuille de brouillon, les grilles mensuelles, le récapitulatif annuel). Un fichier se compose de notices. Ainsi le fichier bibliographique est composé de l ensemble des notices bibliographiques, le fichier des exemplaires signale l intégralité des documents disponibles et celui des lecteurs recense l ensemble des inscrits. Ces notices sont structurées en champs. Un champs étant une ligne à renseigner. Une notice bibliographique se compose des champs suivants : numéro de la notice, titre, auteur, éditeur, année d édition, collection, collation, indexation (vedettes matière ou sujets), le numéro des exemplaires liés, les compteurs pour les statistiques. Une notice d exemplaire comprend le numéro d exemplaire (défini lors de la réception du document via l apposition d un code barres), un numéro de notice bibliographique lié, le nom de la bibliothèque détentrice du document, la section, la cote, le numéro de l emprunteur, la date du prêt, les compteurs pour les statistiques. Une notice emprunteur comprend le numéro d emprunteur (reporté sur le codebarre de la carte lecteur), le nom, l adresse, le sexe, l année de naissance, la catégorie socio-professionnelle, la date d inscription, le numéro des exemplaires déjà empruntés, les compteurs pour les statistiques. Le fichier emprunteur doit être déclaré à la Commission Nationale de l Informatique et des Libertés (CNIL). Le SIGB se charge d établir les liens entre les 3 fichiers : lors de l opération de catalogage, la notice bibliographique est liée à un ou plusieurs exemplaires lors de l opération de prêt, une notice emprunteur est liée à une notice exemplaire. lorsque l on se lance dans une recherche documentaire dans le catalogue, le SIGB affiche la notice désirée avec ses exemplaires liés et leur disponibilité.

3 I.3. Les préalables à une informatisation Avant toute démarche d'informatisation, il convient de s'interroger sur divers aspects et de bien mesurer les conséquences d'une informatisation sur le fonctionnement de la bibliothèque l informatisation entraînera peut-être une redéfinition des postes de travail (qui catalogue, qui s occupe des prêts / retours, des inscriptions ) mais aussi de l aménagement des locaux et surtout, elle implique un investissement humain non négligeable lors de la mise en place. Réaménagement des locaux. La bibliothèque doit disposer d un espace adéquat et être équipée d un mobilier adapté. Une informatisation est une occasion privilégiée pour se pencher sur l état matériel des documents mais aussi sur leur pertinence. Bref, il serait difficilement compréhensible de se lancer dans une informatisation sans se livrer au préalable à un désherbage. Reprise du fonds Réfléchir à l ordre suivant lequel vous allez informatiser les documents: romans, en suivant l ordre alphabétique auteur (lettre par lettre) ; documentaires, par classe Dewey? Equiper chacun de ces documents avec un code-barres permettant de l identifier dans la base (de l exemplariser). Penser à la place du code à barres sur les documents. Avant cet équipement, il faut également prévoir le nettoyage des documents Cataloguer la totalité des documents : la saisie courante mais surtout la saisie rétrospective des notices bibliographiques lors de l informatisation du fonds est un travail qui peut s avérer lourd et fastidieux. Aussi, il est préférable d utiliser une des solutions permettant d importer les notices. De plus, cette importation présente l avantage de disposer de notices normées (format Unimarc, normes iso, normes catalographiques Z pour les monographies, Z pour les documents sonores, la norme standard Z ) dans un objectif de coopération et d'échanges entre bibliothèques. Formation du personnel : Formation au logiciel : les fournisseurs proposent un certain nombre de jours pour comprendre et utiliser les logiciels (paramétrage ). Ces journées s adressent à des personnes sachant déjà cataloguer et indexer. Elles sont indispensables pour une bonne utilisation du logiciel. Il peut être utile de demander cette formation en deux temps, pour pouvoir pratiquer et tester ce qui pose problème. Formation au catalogage : la médiathèque départementale organise chaque année des stages de catalogage et indexation. Les bibliothèques qui s informatisent sont prioritaires (voir plan de formation de l année en cours). Formation des usagers aux nouveaux usages Une bibliothèque informatisée nécessite également une gestion plus rigoureuse qu'une bibliothèque non-informatisée. C'est pourquoi il est préférable que la gestion de la bibliothèque soit assurée par au moins une personne ayant suivi une formation bibliothéconomique, voire une personne salariée.

4 I.4. Les étapes de l informatisation/l expertise de la MD S'engager dans un processus d'informatisation exige de s'entourer d'un certain nombre de précautions par l'adoption d'une méthodologie de travail, mais aussi de bien connaître les différentes étapes du projet. Aussi, la Médiathèque départementale du Rhône propose aux bibliothèques souhaitant s'informatiser un suivi de leur projet et une assistance technique ainsi qu une formation d une demi-journée dans le courant du second semestre Etapes 1- A partir des besoins de la bibliothèque :. définir la configuration. réfléchir au cahier des charges. se renseigner sur les éditeurs de SIGB 2- Inscrire le projet d informatisation au budget de la commune et se renseigner sur les possibilités de subventions :. dans le cadre des plans triennaux du département. DRAC (si la bibliothèque a au moins un salarié) Rôle de la MD. Evaluation des besoins. Aide à la rédaction du cahier des charges. Liste et conseils sur les SIGB. Renseignements sur les aides 3- Envoyer le cahier des charges aux fournisseurs pressentis 4-. Analyser les réponses.. Rendre visite aux bibliothèques déjà équipées. Demander une démonstration à certains fournisseurs puis choisir le SIGB. Aide à l analyse. Contacts de bibliothèques à configuration similaire 5- Passer commande 6- Se former ou mettre à jour les connaissances en catalogage et indexation 7- Aménager les locaux en fonction des postes informatiques. Commander le nouveau mobilier éventuel. 8- Préparer le fonds documentaire :. désherber. nettoyer les documents. préparer le ré-équipement (code barre). Formations dispensées par la MD. Conseils sur l aménagement des espaces. Proposer une liste de fournisseurs. Aide technique et physique au désherbage 9- Recevoir et installer le matériel et le logiciel (voir avec l éditeur) 10- Organiser la formation au logiciel (voir avec l éditeur) 11- Constituer le catalogue. Aide et conseils pour l importation des notices bibliographiques 12- Ouvrir le prêt au public

5 I.5. Coût moyen d une informatisation : Ces prix (indicatifs) comprennent : Le progiciel (SIGB) Le ou les postes informatiques (nombre variable : travail interne, consultation OPAC, stations multimédia avec Internet, avec cédéroms Les périphériques (douchette, imprimante, etc.) La livraison et l'installation des matériel et logiciel La formation au logiciel de gestion de bibliothèque Les consommables : cartes lecteurs, codes-barres lecteurs et codes-barres documents Ils ne comprennent pas le coût annuel de la maintenance (15% du coût du logiciel) Configuration Informatisation monoposte Informatisation 2 postes (1 poste de travail et 1 poste de consultation) Informatisation 3 postes (2 postes de travail et 1 poste de consultation) Coût approximatif entre et TTC entre et TTC entre et TTC Informatisation 4 postes (2 postes de travail, 1 poste de consultation, 1 poste multimédia) entre et TTC II.1. Et Internet dans tout ça? Il serait dommage de ne pas profiter de l occasion pour intégrer Internet dans les services de votre Bibliothèque. Bien sûr, ce sera l opportunité pour les lecteurs d accéder au contenu du web. Toutefois, il est recommandé de mettre quelques filtres sur le poste, et surtout de toujours pouvoir visualiser ce que consulte le lecteur car la bibliothèque a une responsabilité légale (consultation de l historique, prise en main à distance ) Internet c est aussi la possibilité de consulter les catalogues d autres bibliothèques notamment celui de la médiathèque départementale. Les lecteurs de votre bibliothèques disposent ainsi d un fonds virtuel très conséquent dans lequel ils peuvent puiser grâce aux réservations que vous réaliserez pour eux. Des solutions techniques comme le mailing permettent de faciliter les tâches liées à la gestion des retards, des animations, des informations diverses.

6 II.2. Généralités sur un réseau de petites et moyennes bibliothèques Une bibliothèque n est attractive que si elle offre aux habitants des documents nombreux, variés et régulièrement renouvelés. Les petites BM ne peuvent pas forcément répondre à ces exigences (même avec l aide de la BDP). La mise en réseau permet de repousser les limites. L harmonisation de la politique documentaire : des acquisitions concertées Les petites bibliothèques n ont souvent pas les moyens de proposer un fonds documentaire très étoffé. En jouant la carte de la complémentarité, le réseau proposera une offre documentaire largement valorisée. La complémentarité évoquée ne doit être vécue comme une «hypraspécialisation» de l une ou l autre des bibliothèques. Chacune poursuivra une politique d acquisition variée (romans, documentaires, bd). Ainsi chacune des bibliothèques peut acheter des romans de terroir, il suffit de s entendre afin de ne pas acheter les mêmes, pour qu au final, l offre de romans de terroir à l échelle du réseau soit la plus large possible. Quand chacune des bibliothèques sera dotée d un fonds de base, certaines pourront constituer des fonds spécialisés financés par le budget intercommunal (y-en t il un?). Elles pourront envisager des services adaptés à certains publics (petite enfance, public mal-voyants, espace multimédia) ou développer des fonds spécialisés en adéquation avec les acteurs de la vie locale (école de musique, centre culturel ). Constitution d un catalogue unique permettant d appréhender les collections sur plusieurs sites à la fois. La constitution d un catalogue unique pour l ensemble des bibliothèques du réseau permet aux utilisateurs de repérer n importe quel document dans n importe quelle bibliothèque. Chacun peut ainsi savoir ce qui existe et où : il ne reste plus qu à aller le consulter sur place ou à l emprunter. Mobilité des lecteurs et/ou des documents Soit le lecteur se déplace dans la bibliothèque où se trouve le document désiré : carte unique de lecteur avec les mêmes conditions d inscription. Soit les agents du réseau se chargent d apporter le document dans la bibliothèque de son choix. Le lecteur peut rendre le document dans n importe quelle bibliothèque du réseau. Ce mode de fonctionnement nécessite la définition d une politique de circulation des documents : navettes régulières entre les différentes bibliothèques ainsi qu une logistique adaptée et contractualisée. L intercommunalité, le travail en réseau, ce n est pas l uniformisation mais la diversité des approches et des initiatives pour valoriser le livre et la lecture ; ce n est pas la domination d un équipement sur un autre mais la complémentarité d un ensemble de bibliothèques dont l objectif commun est de servir une population plus large grâce à une offre documentaire élargie. La présence d un bibliothécaire intercommunal est nécessaire pour coordonner, fédérer, conseiller, assister et accompagner le changement Les bénévoles, très majoritaires, doivent adhérer au projet aussi il est fondamental de les informer, les impliquer. Le travail en réseau, loin de susciter des craintes doit être un facteur de motivation supplémentaire.