Comment cloturer un exercice?

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1 Comment cloturer un exercice? Comment cloturer un exercice et ses périodes financières? Precautions d usage Avant toute clôture ou manipulation irréversible dans une base de données il est nécessaire d avoir un backup à jour afin de pouvoir revenir à l état initial. Lors de l utilisation des outils de clôture, il faut être aussi le seul connecté à la base de données, ceci pour éviter toutes erreurs. 4 étapes pour la clôture. 1. Sortir le bilan afin de connaître le résultat à affecter 2 Traiter les ecritures 3 Traiter le résultat o Etape 1 traitement des écritures comptables: o Etape 2 clôture des périodes:

2 1. Sortir le bilan afin de connaître le résultat à affecter Menu : Comptabilité/ rapports / Bilan et résultats Cliquez sur Démarrer, le fichier Excel est à présent généré. Vous avez votre résultat en bas de page : Dans notre exemple, nous avons un bénéfice de

3 2 Traiter les ecritures Après les reportings périodiques et après des opérations comme les rapprochements bancaires définitifs et la réconciliation logistique, il est important de s assurer qu il n y aura plus de changement au niveau des écritures d une période passée. Les écritures existantes devront être protégées par rapport à la suppression ou à la modification, et les périodes doivent être sécurisés par rapport à des nouvelles écritures. Toutes ces actions comme des modifications, des suppressions, des nouvelles écritures auront comme conséquence la modification des chiffres d une période donnée, à moins qu elle ne soit pas déjà clôturée. Vous trouverez ci-dessous des détails sur les démarches à faire afin de clôturer les périodes financières. Sur des périodes clôturées il ne sera plus possible de : o 1. Supprimer des écritures existantes. o 2. Modifier des écritures existantes. o 3. Saisir des nouvelles écritures. Etape 1 traitement des écritures comptables: La clôture de l exercice financier pour une période donnée se fait après avoir traité toutes les écritures existantes pour cette période. Via le menu <Comptabilité, Saisie, Traiter> on sélectionne les dates à clôturer, ainsi que les journaux correspondants et on affiche toutes les écritures non encore traitées : 3

4 On sélectionne les journaux à traiter, et ensuite on clique sur Traiter. On peut aussi traiter uniquement certaines écritures dans un journal (pas toutes). Pour cela il faudrait sélectionner le journal, on clique sur Zoom pour avoir la liste des écritures, et ensuite on sélectionne les écritures à traiter. Etape 2 clôture des périodes: Lorsque toutes les écritures relatives à une période sont traitées, on peut procéder à la clôture de la période pour chaque journal et pour chaque période, via le menu <Système, Paramètres, Paramètres généraux>. Via l option Calendrier période-date on accède aux exercices financiers définis dans la base de données. 4

5 On ouvre l exercice pour lequel il faudrait clôturer des journaux et des périodes. Pour chacune des périodes on obtient le nombre des journaux déjà clôturés ainsi que le nombre des journaux qui reste ouverts : On sauvegarde les modifications dans chaque fenêtre, en sortant du menu. 5

6 3 Traiter le résultat En fin d exercice comptable, vous devez affecter le résultat et traiter celui-ci. Comment procéder? L étape finale est le traitement du résultat Menu : Système / Comptabilité / Traiter le résultat Exercice Vous indiquez ici pour quel exercice le résultat doit être répercuté du compte de résultats sur le bilan. Journal Dans le journal d'od sélectionné ici sont générées les transactions à la dernière date, telle que définie dans le calendrier périodes-dates. Compte : bilan Indiquez ici le compte sur lequel le résultat est imputé (le compte 'Bénéfice exercice en cours' par exemple). Ce compte doit être du type 'Bilan'. Compte : résultats Sur ce compte est imputée la contrepartie de sorte que le bilan total de tous les compte de résultats est égal. Ce compte doit être du type 'Résultats'. NB : Les champs journal, compte bilan et compte résultat n ont pas grande signification si vous avez affecté manuellement via une OD votre résultat (voir étape 2). Si vous n avez pas affecter le résultat manuellement (sans passer par l étape 2), le résultat sera affecté automatiquement par le système dans le journal et le comptes paramétré ici. 6

7 Type Indiquez ici quel type de clôture annuelle vous souhaitez effectuer. Vous avez le choix entre 'Par défaut' et 'Fiscal'. Vous ne voyez ce champ que si le module de rapport fiscal fait partie de votre licence. Ce module vous permet entre autres de générer une balance fiscale. Libellé Le texte indiqué ici est utilisé comme libellé pour les transactions comptables. Exemple : 'Résultat 2005'. Section Grouper par Exercice ou Exercice/centre de coûts Vous pouvez indiquer ici à quel niveau vous voulez générer les lignes de transaction pour les comptes de résultats. Si vous optez pour 'Exercice', une ligne de transaction sera générée tant pour le bilan que pour le compte de résultats. Si vous optez pour 'Exercice/centre de coûts', deux lignes de transaction sont générées pour chaque résultat par centre de coûts (une pour le bilan et une pour le compte de résultats). Afficher Une fois les critères de sélection définis, vous pouvez cliquer sur ce bouton. Vous obtenez alors l'écran ci-dessous avec les lignes de transaction générées. Fermer Si vous cliquez sur ce bouton, vous quittez cet écran sans traiter le résultat. Si vous cliquez sur afficher vous obtenez l écran suivant : 7

8 Vous constatez qu en haut a gauche le Résultat affiché est égal à ,91 Il ne vous reste plus qu a controler le résultat et à l affecter. Vous pouvez à présent cliquez sur Traiter. N hésitez pas à contacter notre service support pour tout renseignement complémentaire. Vous pouvez nous contacter du lundi au vendredi, de 9h00 à 17h00 par téléphone au par fax au via notre portail client disponible sur le site 8

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