Politique d utilisation des biens de l école Polyvalente des Îles

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1 École Polyvalente des Îles 030, chemin de la Martinique L Étang-du-Nord (Québec) G4T 3R7 Tél. : (418) Téléc. : (418) Courriel : mireillercyr@csdesiles.qc.ca Site Internet : Politique d utilisation des biens de l école Polyvalente des Îles 6 décembre 2010 : approbation du comité de participation école 7 décembre 2010 : approbation du conseil d établissement de l école (article 93 de la L.I.P.) Page 1 sur 11

2 PROJET DE POLITIQUE D UTILISATION DES BIENS DE L ÉCOLE POLYVALENTE DES ÎLES 1. OBJECTIFS : Par cette politique, l école Polyvalente des Îles, ci-après appelée l établissement, vise à : 1.1 Favoriser l utilisation des propriétés de l école tout en s assurant de rencontrer les frais encourus, à savoir : l usure du matériel, les coûts reliés à la consommation énergétique, à l entretien et autres frais encourus, s il y a lieu. 1.2 Collaborer au développement de la collectivité et des individus qui la composent. 1.3 Vouloir susciter le partage et le développement des complémentarités par des échanges de services. 1.4 Établir les conditions d accessibilité d utilisation des propriétés de l école (exigences minimales, responsabilités) par un organisme ou un groupe d individus. Note : Au-delà des principes plus haut, il est entendu que la priorité est accordée à l utilisation par les élèves (pour des activités scolaires) ou pour les besoins de l école. Sous réserve de disponibilités, les autres besoins de la Commission scolaire (écoles et centres) sont priorisés, avec une facturation au réel des coûts RH, seulement, et s il y a lieu). PRINCIPES : L établissement, dans un esprit de partage et de service, permet aux utilisateurs d user de ses biens, en autant que les utilisateurs respectent la mission de l école et les règlements qui doivent s y appliquer. L établissement favorisera la conclusion d ententes avec des organismes à but non lucratif de son territoire. Dans les cas où il est difficile d établir si un organisme est «sans but lucratif», l établissement pourra consulter les autorités municipales ou encore exiger de l organisme des documents attestant leur prétention. Les mesures applicables dans cette politique concernent la location des biens, tels les locaux, la cour, le stationnement et les équipements. La location doit se faire de manière à ce qu aucun coût ne soit encouru par l établissement : les coûts d opérations et des services engendrés par les locations doivent être assumés par le locataire. Page 2 sur 11

3 L établissement évitera d entrer en concurrence avec l entreprise privée et ne permettra pas à quiconque d entrer en concurrence avec ses propres activités et celles de la Commission scolaire. Toute location sera endossée par une personne adulte connue et approuvée par la direction et une personne adulte devra être présente pour la durée de l activité. 2. CADRE DE RÉFÉRENCE La présente politique est soumise au respect des lois et règlements en vigueur, notamment : La Loi sur l instruction publique (articles 51, 80 à 83; 90 à 95; 110, par. 4; 266, par. 4; et 267). Le Règlement de délégation de certaines fonctions et de certains pouvoirs du Conseil des commissaires aux gestionnaires de la Commission scolaire des Iles (28 mars 2000) La politique sur l usage du tabac Les conventions d assurances de la Commission scolaire ou du régime d indemnisation du Gouvernement du Québec Les règlements relatifs aux redevances en matière de droit d auteur Les conventions collectives des employés Les règlements municipaux Les protocoles d ententes déjà existants La Charte des droits et libertés de la personne Les lois et règlements sur la prévention des incendies Les lois et règlements sur la sécurité dans les édifices publics Les lois et règlements sur la sécurité dans les sports Les codes et règlements sur la qualité de l air Les règlements relatifs aux permis d alcool Les lois et règlements sur les élections et référendums La Loi sur la TPS et la TVQ 3. DÉFINITIONS : Biens : Locaux, cour d école, stationnement, équipements. Établissement : Lieu physique appartenant à la Commission scolaire et dont l acte d établissement en définit l existence. Locateur : L École polyvalente des Îles. Locataire : La personne en faveur de laquelle une location est consentie, sans exclure l organisme que cette personne représente. Locataire à but lucratif : Individu ou organisme utilisant les biens de l établissement pour des activités commerciales à son profit. Page 3 sur 11

4 Locataire à but non lucratif : Individu ou organisme utilisant les biens de l établissement pour des activités ne lui procurant aucun bénéfice personnel direct ou indirect. Taux de base : Taux qui couvre les frais de remplacement (dépréciation), les coûts liés à l énergie, à l administration et aux équipements. Taux de ressources humaines : Taux couvre les frais concernant la préparation des locaux, la surveillance des lieux, l entretien ménager, et, s il y a lieu, le coût en personnel spécialisé (technicien du son, de l éclairage, ou autres) et selon les conventions collectives en vigueur. Revenus : Les montants perçus par l établissement pour couvrir les coûts directs et indirects générés par l utilisation d un bien (taux de base + taux de ressources humaines). 4. PROCÉDURE : APPLICATIONS 4.1 L utilisateur adresse sa demande à la personne désignée par l école, soit : madame Mireille Cyr, agente de bureau ( , poste 2208 ou par courriel : mireillercyr@csdesiles.qc.ca). 4.2 Le demandeur doit au préalable avoir pris connaissance de la présente politique. 4.3 Sur acceptation de la demande (après approbation par la direction), les deux parties (locateur et locataire) voient à remplir l entente de location de locaux et la signer. 4.4 La facture de location est payable sur réception. 5. RÈGLES D UTILISATION : Afin de maintenir l ordre et de protéger les lieux et les installations, les règles suivantes devront être respectées : 5.1 Il est strictement défendu de fumer à l intérieur de l établissement de même qu aux portes extérieures, sur le stationnement, et sur le terrain de l école; 5.2 Il est strictement défendu de manger et de boire ailleurs que dans les locaux prévus et aménagés à cette fin; 5.3 Il est strictement défendu de vendre des aliments ou produits sans en avoir obtenu l autorisation au préalable; Page 4 sur 11

5 5.4 Aucune nourriture ou boisson ne peuvent être consommées à l intérieur de l auditorium et du gymnase, à l exception des bouteilles d eau. 5.5 Le port des espadrilles est obligatoire pour l utilisation du gymnase à des fins sportives. Lors de tournois, les spectateurs sont priés de retirer leurs chaussures. 5.6 Toute demande par un groupe de jeunes mineurs doit être adressée par un responsable adulte qui assurera une présence tout au long de l activité; 5.7 Le locataire signale au locateur (l établissement) toute défectuosité constatée; 5.8 La réparation des dommages volontaires ou involontaires sera faite par le locateur (l établissement), au frais du locataire; 5.9 Dans tous les cas où l on servirait des boissons alcoolisées, le groupe utilisateur devra le préciser dans sa demande, obtenir l autorisation de la direction de l école et se procurer, à ses frais, un permis selon les règlements de la Régie des permis d alcool du Québec et afficher ce dernier Pour toute activité rejoignant plus de trois cents (300) participants, le responsable du groupe utilisateur doit s assurer du respect du paragraphe f) de l article 3 du «Règlement relatif à la sécurité dans les édifices publics», lequel stipule : «Renseigner les occupants et le personnel sur les moyens de sécurité et d évacuation et aviser un public de plus de trois cents (300) personnes, réuni à des fins autres que religieuses dans un lieu de rassemblement public, au début de chaque représentation ou activité, des moyens mis à sa disposition.» 5.11 En aucun temps, il n est permis d apporter des modifications aux structures louées (physiques, électriques ou autres). Si une adaptation était nécessaire, une demande doit être adressée à l école qui verra à fournir les ressources humaines qualifiées pour répondre au besoin, aux frais du locataire).. Tout groupe qui ne respecte pas ces règles se verra refuser l utilisation des locaux pour une location ultérieure. RESPONSABILITÉS : Tout utilisateur est responsable de la bonne tenue de ses activités et de tout type de dommages (bris, pertes, blessures, accidents) y étant reliés : chacun doit s assurer pour sa responsabilité civile. De plus, lorsque la période d utilisation d un immeuble est de soixante-douze (72) heures consécutives et plus, une police d assurance-responsabilité civile doit être fournie par l organisme, et ce, conformément à l Instruction émise par le ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport. Page 5 sur 11

6 ENTRÉE EN VIGUEUR : Dès son approbation par le conseil d établissement. Page 6 sur 11

7 ENTENTE LOCATION DE LOCAUX NOM DU LOCATEUR : ÉCOLE POLYVALENTE DES ÎLES 1. IDENTIFICATION DU LOCATAIRE (UTILISATEUR) : NOM : ADRESSE : NOM DU RESPONSABLE : ADRESSE PERSONNELLE : TÉLÉPHONE (bureau) : (résidence) : 2. DESCRIPTION DE L ACTIVITÉ : 3. DESCRIPTION DE LA LOCATION : LOCAUX ET BIENS : DATE (S): DU AU JOUR (S) : HEURES 1 : 1 Tout dépassement d heures par rapport à ce qui a été convenu sera facturé au locataire. 4. PERMIS DE BOISSON (S IL Y A LIEU) : NUMÉRO DU PERMIS : 5. COÛT DE LOCATION (selon annexe B): TAUX DE BASE : Page 7 sur 11

8 TAUX RESSOURCES HUMAINES 2 : TOTAL : NOMBRE DE PERSONNES ATTENDUES : Détail du coût en Ressources humaines : Nombre d heures Taux Ouverture / fermeture 3 28,00 $ Surveillance (gardiennage) 28,00 $ Technicien audio-visuel 28,00 $ Ménage 28,00 $ 2 SOUS-TOTAL Coût 3 Tout dépassement d heures par rapport à ce qui a été convenu sera facturé au locataire. 7. SÉCURITÉ : Le locataire est responsable de tout dommage causé aux meubles et à l immeuble ainsi que de tous les autres frais extraordinaires. Il est obligatoire que l utilisateur produise une preuve d assurance- responsabilité civile et de leurs biens s il y a lieu. Il est à noter que l assurance-responsabilité de la Commission scolaire ne couvre que les dommages ou accidents causés par sa propre faute ou négligence. Lors des locations de local ou de terrain, les lois régissant la sécurité dans les édifices publics doivent être respectées par le locataire. L établissement doit s assurer qu un plan d évacuation est affiché. Le locataire doit informer les occupants du plan d évacuation des locaux. 8. ANNULATION : En cas d annulation par le locataire, les frais encourus seront facturés et les frais de location seront chargés si l activité est annulée dans un délai de mois de 30 jours. 9. RÈGLES D UTILISATION : Afin de maintenir l ordre et de protéger les lieux et les installations, les règles suivantes devront être respectées : 9.1 Il est strictement défendu de fumer à l intérieur de l établissement de même qu aux portes extérieures, sur le stationnement, et sur le terrain de l école; 9.2 Il est strictement défendu de manger et de boire ailleurs que dans les locaux prévus et aménagés à cette fin; Page 8 sur 11

9 9.3 Aucune nourriture ou boisson ne peuvent être consommées à l intérieur de l auditorium et du gymnase, à l exception des bouteilles d eau. 9.4 Le port des espadrilles est obligatoire pour l utilisation du gymnase à des fins sportives. Lors de tournois, les spectateurs sont priés de retirer leurs chaussures. 9.5 Toute demande par un groupe de jeunes mineurs doit être adressée par un responsable adulte qui assurera une présence tout au long de l activité; 9.6 Le locataire signale au locateur (l établissement) toute défectuosité constatée; 9.7 La réparation des dommages volontaires ou involontaires sera faite par le locateur (l établissement), au frais du locataire; 9.8 Dans tous les cas où l on servirait des boissons alcoolisées, le groupe utilisateur devra le préciser dans sa demande, obtenir l autorisation de la direction de l école et se procurer, à ses frais, un permis selon les règlements de la Régie des permis d alcool du Québec et afficher ce dernier. 9.9 Pour toute activité rejoignant plus de trois cents (300) participants, le responsable du groupe utilisateur doit s assurer du respect du paragraphe f) de l article 3 du «Règlement relatif à la sécurité dans les édifices publics», lequel stipule : 9.9.A «Renseigner les occupants et le personnel sur les moyens de sécurité et d évacuation et aviser un public de plus de trois cents (300) personnes, réuni à des fins autres que religieuses dans un lieu de rassemblement public, au début de chaque représentation ou activité, des moyens mis à sa disposition.» 9.10 En aucun temps, il n est permis d apporter des modifications aux structures louées (physiques, électriques ou autres). Si une adaptation était nécessaire, une demande doit être adressée à l école qui verra à fournir les ressources humaines qualifiées pour répondre au besoin, aux frais du locataire).. Tout groupe qui ne respecte pas ces règles se verra refuser l utilisation des locaux pour une location ultérieure. Pour le locateur (établissement) Pour le locataire (utilisateur) Date : Date : Page 9 sur 11

10 ENTENTE LOCATION D ÉQIPEMENTS Demande de location d équipements NOM DU LOCATEUR : ÉCOLE POLYVALENTE DES ÎLES 1. IDENTIFICATION DU LOCATAIRE (UTILISATEUR) : NOM : ADRESSE : NOM DU RESPONSABLE : ADRESSE PERSONNELLE : TÉLÉPHONE (bureau) : (résidence) : 2. DESCRIPTION DE L ÉQUIPEMENT : DATE (S): DU AU JOUR (S) : HEURES : 5. COÛT DE LOCATION (selon annexe A) : Taux Équipement Sous-total TPS TVQ Total Pour le locateur (établissement) Date : Pour le locataire (utilisateur) Date : Page 10 sur 11

11 ANNEXE A TARIFICATION : Les coûts de location sont établis ainsi : Tarif de base Équipement Ordinateur portable 50 $ / jour Projecteur multimédia 50 $ / jour Autres Si entrée payante Salles Amphithéâtre (C-30) 75 $ / jour 100 $ / jour Auditorium (jour du spectacle) 150 $ / jour 250 $ / jour Auditorium (jour de préparation) 75 $ / jour 75 $ / jour Auditorium (soirée de pratique) 50 $ / soir 50 $ / soir Gymnase 150 $ / jour Laboratoire informatique (C-33 : 32 ordinateurs) 150 $ / jour Laboratoire informatique (G-81 : 24 ordinateurs) 150 $ / jour Salle de classe 50 $ / jour Cafétéria 150 $ / jour Autres RH Surveillant-gardien 28,00 $ / h Concierge 28,00 $ / h Technicien audio-visuel 28,00 $ / h mise à jour : Page 11 sur 11