POLITIQUE DE COMMUNICATION DE LA COMMISSION SCOLAIRE DES NAVIGATEURS

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1 3.12 POLITIQUE DE COMMUNICATION DE LA COMMISSION SCOLAIRE DES NAVIGATEURS 1.0 ÉNONCÉ La Commission scolaire des Navigateurs considère que la communication est une partie intégrante de sa gestion. En conséquence, sa politique de communication fixe un cadre de référence où sa culture ainsi que les spécificités des services, des écoles et des centres sont respectées. La CSDN s engage à communiquer, en toute transparence, à ses publics tant à l interne qu à l externe l information relative à ses orientations, ses politiques, ses programmes et ses réalisations. Lorsque la situation le permet, elle privilégie une communication interne qui précède la communication externe. Elle croit à l importance de la rétroinformation provenant de ses employés, de ses clientèles et de ses partenaires. En se dotant d une politique de communication, la commission scolaire souhaite mieux encadrer non seulement ce qui doit être communiqué, mais aussi la façon avec laquelle l information la concernant est véhiculée. Elle utilise ses moyens de communication pour que l image transmise soit conforme à la réalité. 2.0 FONDEMENTS Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels Loi sur l instruction publique Chartes des droits et libertés de la personne québécoise et canadienne Politique de communication de la Commission scolaire des Navigateurs Page 1 de 8

2 3.0 DÉFINITIONS L expression EMPLOYÉS désigne les cadres, les enseignants, les professionnels, les employés de soutien et les stagiaires à l emploi à temps plein ou à temps partiel de la commission scolaire. L expression CLIENTÈLES comprend, outre les élèves et leurs parents, les entreprises et les contribuables qui bénéficient ou qui pourraient bénéficier de services de la commission scolaire. L utilisation du mot PARTENAIRES fait référence aux municipalités, entreprises, industries, associations, regroupements, organismes ou leurs représentants qui transigent avec la commission scolaire. Le PUBLIC INTERNE comprend les employés (cadres, enseignants, professionnels, employés de soutien et stagiaires à temps plein ou partiel) et leurs associations syndicales et professionnelles, les membres du conseil des commissaires, les membres du comité de parents et les membres des conseils d établissement. Le PUBLIC EXTERNE comprend tout ce qui n est pas le public interne, soit les élèves et les parents, les contribuables, les entreprises ou organismes qui transigent avec la commission scolaire (partenaires), les organisations, les associations, les regroupements, les syndicats, la communauté, les instances gouvernementales, les représentants des médias (locaux et nationaux, quotidiens ou périodiques, imprimés ou électroniques) et autres. L expression SITUATION DE CRISE OU D URGENCE signifie un événement négatif ou un changement majeur important, dommageable pour la commission scolaire, qui menace ses objectifs prioritaires, déstabilise la bonne marche de ses activités, limite le temps disponible pour corriger la situation et rétablir la normalité. 4.0 OBJECTFS DE LA POLITIQUE DE COMMUNICATION o Énoncer les principes guidant les orientations et les activités de communication de la commission scolaire et de ses unités administratives. o Départager les responsabilités à cet égard. Politique de communication de la Commission scolaire des Navigateurs Page 2 de 8

3 5.0 PRINCIPES La commission scolaire a retenu deux principes sur lesquels sont fondées ses communications : 5.1 UNE RELATION PRIVILÉGIÉE AVEC LE PUBLIC INTERNE La commission scolaire considère ses employés comme les premiers ambassadeurs de l organisation. En conséquence, elle s attend d eux qu ils participent activement aux processus de consultation et d échanges d information internes, qu ils soient des agents et des relais d information responsables et qu ils respectent la politique de communication mise en place. Parallèlement, la commission scolaire considère avoir envers le public interne, la responsabilité de fournir une information pertinente et diligente sur ses activités, ses projets et ses orientations, et ce, de façon prioritaire par rapport au public externe. Elle croit de plus, qu il est de son ressort de mettre en place des moyens de communication efficaces et respectueux des spécificités des services, des écoles et des centres afin d assurer une compréhension juste des enjeux et des objectifs qu elle vise à atteindre grâce à leur contribution. 5.2 UNE RELATION EFFICACE AVEC LE PUBLIC EXTERNE La commission scolaire fournit au public externe une information fiable, prompte, complète et de qualité sur l organisation, ses programmes et ses activités. Elle demeure à l écoute des besoins et des opinions du public externe et en tient compte dans ses décisions qu elle explique clairement. 6.0 CARACTÉRISTIQUES DE LA COMMUNICATION Les communications de la commission scolaire respectent certaines caractéristiques fondamentales. 6.1 CARACTÉRISTIQUES GÉNÉRALES Sans limiter le principe du droit à l expression, toute personne du public interne a le devoir de faire preuve de respect et de loyauté à l égard de la commission scolaire et de contribuer à son développement, à sa réputation, à son efficacité et à son rayonnement. L information issue de la commission scolaire ou de ses employés se doit d être transparente, objective, régulière, complète, rigoureuse et adaptée à la clientèle visée. En tout temps, cette information doit faire preuve d une éthique élevée et cohérente, fidèle aux valeurs prônées par la commission scolaire dans sa planification stratégique. Politique de communication de la Commission scolaire des Navigateurs Page 3 de 8

4 6.2 CARACTÉRISTIQUES SPÉCIFIQUES Concordance : Les messages sont en accord avec la mission de la commission scolaire et les valeurs qu elle prône. Cohérence des messages : Les messages tiennent compte d autres interventions susceptibles d être faites sur les mêmes sujets. Rigueur : Les avis et les opinions exprimés s appuient sur des informations vérifiables et vérifiées. Efficacité des messages : Avant toute émission de message, on utilise un contenu, un langage et un moyen adaptés au public-cible. On choisit le moment jugé le plus propice pour la diffusion d une prise de position. Accessibilité de l information : Toute demande d information est traitée en fonction de son urgence et de sa pertinence. Validation des activités de communication : Afin d assurer une communication cohérente, toutes les activités de communication font l objet d une coordination rigoureuse. Choix du porte-parole : Un porte-parole est choisi en fonction des quatre critères suivants : o sa désignation en tant que porte-parole officiel; o sa crédibilité; o sa disponibilité; o son expertise au regard d un enjeu particulier. 7.0 CHAMPS D APPLICATION La politique de communication s applique aux communications internes, corporatives et en situation de crise ou d urgence auprès de deux catégories de publics : le public interne et le public externe. Politique de communication de la Commission scolaire des Navigateurs Page 4 de 8

5 8.0 RESPONSABILITÉS ET DÉSIGNATION DE PORTE-PAROLE OFFICIELS 8.1 CONSEIL DES COMMISSAIRES Le président du conseil des commissaires est le porte-parole officiel de la commission scolaire. Il représente donc la commission scolaire auprès du public externe et il assume les communications relatives aux représentations de même que les déclarations relatives aux décisions politiques émanant du conseil des commissaires et du comité exécutif. En l absence du président, le vice-président du conseil devient alors le porte-parole de la commission scolaire. Après en avoir reçu la délégation par le président de la commission scolaire, un ou une commissaire peut occasionnellement représenter la commission scolaire lors d un événement public. Un commissaire ou une commissaire peut également faire une déclaration officielle sur mandat accordé par le conseil des commissaires. 8.2 DIRECTION GÉNÉRALE L ensemble des activités de communications relève de la Direction générale qui, en collaboration avec le Service des communications, gère l application de la politique et sa mise à jour. Également, lorsque des situations de crise ou d urgence se présentent, le directeur général et la responsable du Service des communications mettent de l avant la procédure appropriée. Le directeur général est le porte-parole de la commission scolaire pour l ensemble des décisions administratives. 8.3 LE SERVICE DES COMMUNICATIONS Responsabilités générales Le Service des communications doit veiller à la pertinence, l exactitude et la cohérence des communications de la commission scolaire, la nature des outils utilisés et l ampleur de la diffusion, et ce, à l intérieur du cadre fixé par le budget adopté annuellement par le conseil des commissaires Application de la politique de communication Le Service des communications veille à ce que l ensemble des activités de communication soit en harmonie avec les objectifs institutionnels. Conséquemment, il s assure de la diffusion et de la promotion de la politique de communication auprès des diverses unités de la commission scolaire. Politique de communication de la Commission scolaire des Navigateurs Page 5 de 8

6 8.3.3 Plan de communication Le Service des communications coordonne la réalisation et la mise à jour du plan de communication global et du guide des normes graphiques de la commission scolaire Formation professionnelle et éducation des adultes Tout le volet promotionnel et publicitaire des centres d éducation des adultes et de formation professionnelle, des Services éducatifs Adultes, de la formation professionnelle et de la formation continue (SEAFPFC) ainsi que les plans de communication qui les régissent sont sous la responsabilité du SEAFPFC Situation de crise ou d urgence La responsable du Service des communications coordonne avec la Direction générale la directive de situation de crise ou d urgence et s assure auprès des directions d établissement de la compréhension et de la diffusion de cette directive Interventions publiques La responsable du Service des communications a le mandat de soutenir les porte-parole de la commission scolaire dans leurs interventions publiques Relations avec les médias La responsable du Service des communications agit comme relationniste de la commission scolaire auprès des médias et peut, à la demande du directeur général, agir à titre de porte-parole de la commission scolaire pour toute question relevant d une décision administrative Demande d information La responsable du Service des communications doit répondre aux demandes d information générale ou spécifique des médias adressées à la commission scolaire, sous réserve de l application de la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. 8.4 DIRECTIONS DES SERVICES Par l entremise de la responsable du Service des communications ou de concert avec cette dernière, les directions de service communiquent aux médias les informations relatives à leur champ de responsabilités. À titre de porte-parole occasionnels de la commission scolaire et en conformité avec les directives mises de l avant par la Direction générale, elles peuvent fournir aux médias les informations relatives à un aspect technique ou fonctionnel sous leur juridiction, en conformité avec le paragraphe Politique de communication de la Commission scolaire des Navigateurs Page 6 de 8

7 8.5 DIRECTIONS D ÉTABLISSEMENT Directions des écoles Avec la collaboration du Service des communications, les directions des écoles assument la promotion de leur établissement et la diffusion de l information provenant de leur établissement, le tout en conformité avec les directives mises de l avant par la Direction générale et le Service des communications. Les directions des écoles s assurent que l information promotionnelle provenant de leur unité administrative soit conforme aux politiques et aux valeurs de la commission scolaire. Les directions des écoles avisent la responsable du Service des communications de leurs communications (demandes d information, invitations, entrevues) avec les médias Directions des centres Les directions des centres s assurent que l information promotionnelle provenant de leur unité administrative soit conforme aux politiques et aux valeurs de la commission scolaire. En accord avec les plans de communication du SEAFPFC et avec la collaboration de l agente d information du SEAFPFC, les directions des centres assument la promotion de leur établissement et la diffusion de l information provenant de leur établissement, le tout en conformité avec les directives mises de l avant par la Direction générale et le Service des communications. Les directions des centres d éducation des adultes et des centres de formation professionnelle avisent l agente d information du SEAFPFC de leurs communications (demandes d information, invitations, entrevues) avec les médias. Les demandes d information des médias concernant des décisions émanant du conseil des commissaires et de la Direction générale doivent être référées à la responsable du Service des Communications de la CSDN. La responsable du Service des communications transmet à l agente d information du SEAFPFC les demandes d information des médias ayant trait à la promotion et la publicité des centres d éducation des adultes, des centres de formation professionnelle, du Service aux entreprises et de la formation continue et de l École des parents. Politique de communication de la Commission scolaire des Navigateurs Page 7 de 8

8 8.6 EMPLOYÉS Les employés de la commission scolaire ont la responsabilité de respecter l éthique professionnelle qui les régit dans leur travail et de s abstenir de toute révélation, au public en général ou à toute autre personne, relative à des éléments de dossiers de la commission scolaire dont ils ont connaissance en raison de leurs fonctions. 9.0 ACTIVITÉS DE COMMUNICATION EXTERNE 9.1 COMMUNICATION ET PUBLICITÉ Pour toute communication avec le public externe (par écrit, par télécopieur, par courrier électronique ou publicité), les employés sont tenus de respecter le guide des normes graphiques. 9.2 ALLOCUTIONS, CONFÉRENCES Un membre du public interne peut être appelé à prononcer une allocution ou participer à une rencontre au nom de la commission scolaire. Il informe le Service des communications des dates et du contenu de son allocution ou de la nature de sa participation. 9.3 PRÉSENTATIONS CORPORATIVES Gestion du logo, de la signature corporative et des couleurs Pour des besoins de présentation aux publics interne et externe, il est de rigueur de respecter le guide des normes graphiques. 9.4 SITE INTERNET Le site Internet de la CSDN a été conçu de façon à être cohérent avec les objectifs corporatifs de la commission scolaire. C est un outil de communication interactif qui exige une vigilance, non seulement en ce qui a trait aux contenus diffusés, mais aussi concernant les éléments graphiques qu on y retrouve. En collaboration avec les Services des ressources en technologie de l information et des communications, le Service des communications gère la mise à jour des informations et détermine les fonctionnalités du site. 9.0 ENTRÉE EN VIGUEUR La présente politique entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil des commissaires, soit le 22 mars Politique de communication de la Commission scolaire des Navigateurs Page 8 de 8