Des idées pour aujourd hui et demain. Présenté par Fateh MAGHRAOUI Directeur Général

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1 LA G.E.I.D.E. Des idées pour aujourd hui et demain Présenté par Fateh MAGHRAOUI Directeur Général

2 La Naissance de la GEIDE Le Pourquoi : Diversité des systèmes de production d information, Augmentation vertigineuse du volume d informations; Perte, Détérioration des documents, Encombrement des espaces, Les Enjeux : Disposer de l information au bon moment, sous la forme la mieux adaptée, Maîtriser l information et des processus, Rigueur dans la gestion Rentabilité des activités L informatique a apporté la solution idéale pour résoudre les problèmes Gestion de l information et son et Stockage Recherche, consultation, traitement et Circulation de l information Naissance de la notion des Archives électroniques ou numériques

3 Caractéristiques des archives Type Courante Intermédiaire Définitive Spécificités Volume Conservation Sécurité et confidentialité Support Papier Numérique Microforme Chaque année l archiviste «hérite» de km supplémentaires de papier et de quelques centaines de cartons

4 Evolution ARCHIVAGE ELECTRONIQUE Evolution de la technologie Evolution de la sémantique Prise en charge du passif GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS - GED- ~ 1985 GESTION ELETRONIQUE DE L INFORMATION ET DES DOCUMENTS EXISTANTS - GEIDE ~ 1993

5 Evolution Record Management Organisation et gestion de l ensemble des documents, quels que soient leur forme ou leur support, Evolution de la technologie / Evolution de la sémantique Content Management Organisation et gestion du contenu des documents, quels que soient leur forme ou leur support. Evolution de la technologie / Evolution de la sémantique Knowledge Management Organisation et gestion de la connaissance contenue dans les documents, quels que soient leur forme ou leur support.

6 Conduite d un projet GEIDE : Méthodologie 1 - Choix d une démarche : Etude du périmètre, Délimitation du projet, Mise en place de l équipe de projet, affectation 2 Définition et analyse des besoins : Définition des besoins, création de Modèles (flux documentaires et informationnels), schémas, Maquettes 3 - Rédaction d un cahier des charges pour la mise en place d une GEIDE: Définition des fonctionnalités, prévision technologique (évolutions futures) 4 Eventail des solutions proposées: Spécifications fonctionnelles et techniques, choix des équipements et du logiciel 5 - Elaboration d outils documentaires: Outils de référence documentaire, Plan de classement, Outils réglementaires 6 Lancement du projet : Acquisitions, mise en place, tests et recettes 7 - Transfert de compétences et mise en exploitation : Formation, Déploiement, Mise en œuvre opérationnelle 8 Reprise de l antériorité : Reprise des archives vivantes

7 Les acteurs de la GEIDE Les utilisateurs Définition des besoins, Procédures de gestion de l information Le service informatique Définition et maintient des équipement et logiciels à intégrer Le service Documentation Définition de la typologie documentaire, des clés de recherche et d indexation Le service juridique Aspects réglementaires, durée de vie, droits d auteur et de reproduction Le service des archives Application de la réglementation en matière d archivage, organiser l archivage et la restitution de l information

8 Etapes Fonctionnelles Saisie Structuration logique Organisation Internet Courrier électronique Télécopieur Fichiers Papier OCR DB Réseau PC Imprimant e Scanner Microforme Image Numérique Intranet Image/Vidéo Son ACQUISITION & CODAGE NUMERIQUE Carte d acquisition Signaux numériques PRESENTATION INDEXATION ARCHIVAGE CD DVD MO UDO RECHERCHE RESTITUTION/DIFFUSION

9 Acquisition et Codage Numérique Saisie Numérisation par scanner Acquisition photo, Vidéo et son Importation de documents Télécopie Mail Conversion Analogique/Numérique

10 Présentation Définition du type final du document numérique Image/Texte (OCR) Pertinence de la couleur Compression (TIFF G4, PDF, ) Insertion dans le schéma d organisation adoptée «Fiche Descriptive» des données

11 Indexation Definition de la méthode d indexation Manuelle Semi automatique, Automatique (Zones prédéfinies, LAD, RAD) Définition des zones d index

12 Archivage Représente une partie importante de la GEIDE Choix de la méthode d archivage Toutes les versions du document (Traçabilité, occurences) Version final du document Choix du support d archivage Magnétique : Temps d accès très court, Pérennité douteuse, Réinscriptible Optique : Temps d accès relativement long, Peu fragile ROM/WORM : Non réinscriptible, Infalsifiable RAM/RW : Réinscriptible Accessibilité Sécurité et Confidentialité

13 Pourquoi archiver? Exigences légales Normes & Règlementations Risques financiers et d atteinte à la réputation de l entreprise Avantage compétitif Disponibilité de l Information pour maximiser le Capital Connaissance de l Entreprise

14 Normes et règlementations internationales sur l archivage Toutes ces réglementations font appel, pour ce qui est du stockage numérique physique, à des critères de choix tels que: Média de type WORM physique Média à numéro de série unique Média à pérennité long terme garantie Cela exclut la mise en oeuvre de technologies de type WORM logique, en particulier toutes les technologies magnétiques (disques et bandes)

15 Normes et règlementations internationales sur l archivage SEC 17a-4 (USA) Canadian Electronic Evidence Act Basel II Capital Accord Electronic Ledger Storage Law (Japan) HIPAA (USA) 11MEDIS-DC (Japan) ISO/PRF TR15801 ISO/WD18509 AIPA (Italy) FDA 21 CRF Part 11 GDPdU & GoBS (Germany) Sarbanes-Oxley Act (USA) Public Record Office (UK) Financial Services Authority (UK) NF Z (France) BSI PD0008 (Part of BSI PD5000) (UK)

16 La Norme NF-Z La norme AFNOR Z fait référence pour l archivage électronique sécurisé. L archivage électronique sécurisé (ou archivage numérique légal ) consiste au stockage long terme de données sur support numérique, en garantissant l intégrité documentaire et son caractère probant. La norme Z impose : Un vrai WORM (enregistrements non effaçables/lecture multiple) à modification physique et irréversible de la couche sensible (WORM ablatif ) Numéro de série unique défini pour chaque média (Tiers certificateur)

17 Considérations pour l archivage Période de conservation Intégrité documentaire Temps d accès Souplesse de la solution d archivage Coût total de la solution d archivage

18 Différents besoins demandent différentes solutions Archivage Intégrité documentaire Durabilité Temps d accès réduit Faible coût total de la solution d archivage Sauvegarde Forte capacité du média Flux / Ecriture et lecture rapide Faible coût de stockage par Go On-line Disponibilité constante de l information Ecriture et lecture très rapide

19 Les besoins en archivage Archivage On-line Near-line Off-line Temps d accès Immédiat Secondes Heures Durabilité mois 50 ans et plus 100 ans et plus(relecture) Coût total Elevé Faible Très faible

20 Choisir son support d archivage Rapide RAID Pas durable Coût très élevé Temps d accès UDO Durable Coût faible Média de capacité moyenne DVD Pas durable Faible coût Média de faible capacité Magnéto Optical Durable Coût moyen Média de faible capacité Bande Pas durable Faible coût Média de haute capacité Lent Courte Durabilité Longue

21 Les médias adaptés à l archivage numérique légal Exigences de l archivage numérique légal RAID Bande DVD MO UDO Vrai WORM physique Non Non Oui Non Oui Durabilité Non Non Oui Oui Oui Média amovible Non Oui Oui Oui Oui Qualité professionnelle Oui Oui Non Oui Oui Capacité Moyenne/ Elevée Elevée Faible Faible Moyenne Vitesse d écriture/lecture Rapide Rapide Lente Moyenne Moyenne Temps d accès Rapide Lent Lent Moyen Moyen Coût total de la solution d archivage Elevé Moyen/ Elevé Faible Moyen Faible

22 RECHERCHE Représente la phase Exploitation de la GEIDE Recherche par localisation dans l arborescence Recherche booléenne (mots clé et opérateurs booléens) Recherche approchée Recherche Full text et contenu Recherche par liens (Innovation GIGA MEDIA)

23 DIFFUSION Câble/WIRELESS (Internet, Intranet, Réseau) Support magnétique ou optique (Production) Papier

24 Scanners (Dématerailisation) Documents/Cheques Microformes Cartes /Plans Capture audio/vidéo Importation Cold CONFIGURATION MATERIELLE 1 - ACQUISITION

25 CONFIGURATION MATERIELLE 2 - ARCHIVAGE Juke-box Magnéto-optique U.D.O.

26 Librairies G-Series de Enterprise Entry Level Midrange Modèle Gx24 / Gx32 Gx72 / Gx80 G104 G164 / G238 G438 G638 Slot Counts 24 / / / Drive Options 1 or 2 4 / 2 2 or 4 2, 4, 6, 8 10, or 12 2, 4, 6, 8 10 or 12 2, 4, 6, 8, 10 or 12 UDO (30GB) 720GB / 960GB 2.2TB / 2.4TB 3.1TB 4.9TB / 7.1TB 13.1TB 19.1TB Options Bar Code, Rack Mount* (16U) Bar Code, Rack Mount (16U) Bar Code, Rack Mount (25U) Bar Code, Redundant Power, 2 or 3 buses Bar Code, Redundant Power, 2 or 3 buses Bar Code, Redundant Power, 2 or 3 buses Dimensions (cm.) (h x w x d) 77.5 x 28.8 x x 44.5 x x 48 x x 69.1 x x 86.9 x x 105 x 91.4

27 CONFIGURATION LOGICIELLE Caractéristiques du logiciel à acquérir Puissance, Fiabilité, Simplicité Intégration facile dans le système d information Convivialité, Ergonomie (Friendly Used) Multibases Multiserveurs N impose pas mais s adapte Evolutif GIGA GEIDE de GIGA MEDIA?

28 LES APPLICATIONS DE LA GEIDE PME/PMI, Grandes Entreprises : GIGA GEIDE Gestion de l ensemble de l information de l entreprise Evolution vers la solution ZERO PAPIER Etat Civil : GIGA ETAT CIVIL Archivage et préservation des actes d état civil Délivrance automatique à partir des archives numériques Bibliothèque/Médiathèque : GIGA BIBLIO Archivage et préservation des ouvrages, (manuscrits, Etc.) Accès simultané du même ouvrage on ligne par plusieurs lecteurs

29 DESCRIPTIF GENERAL FICHE TECHNIQUE Logiciel de Gestion Électronique de l Information et des Documents Existants Date création de la première version : 01/1998 Cible : PME/PMI, Grandes entreprises, Administrations, Cabinets Références : SONATRACH, SONELGAZ, METRO D ALGER, EPEAL, Premier Ministère, EMB, MIP,EPLF, MANTENANCE Durée de la garantie : 24 mois Intervention sur site Fourniture de nouvelle version Disponibilité de Hot Line Nombre de bases : Illimité Taille max base (Go) : Illimitée

30 FICHE TECHNIQUE FONCTIONNALITES PRINCIPALES (1) ACQUISITION/SAISIE Module de pilotage des scanners Module OCR (En option) Normes : TWAIN/ISIS Module Import Module Export Scanner recommandé : KODAK, CONTEX RECHERCHE Paramétrable Par plan de classement Dans un champ Dans Tous les champs Par Mots cles Items de la Fiche Descriptive Full Text Arborescence

31 FICHE TECHNIQUE FONCTIONNALITES PRINCIPALES (2) INTERFACE D INTEROGATION En fonction des projets/bases En fonction des utilisateurs INDEXATION Indexation de tous les champs Contrôle de champ Paramétrable CONSULTATION Indication du nombre de doc sélectionnés Tri des références à l écran paramétrable Contrôle de champs de saisie selon critères Indication de taux de pertinence Visualisation du document

32 MESSAGERIE FICHE TECHNIQUE FONCTIONNALITES PRINCIPALES (3) Messagerie Intégrée Messagerie Externe a la demande Chat/Envoi de messages Microsoft Outlook Transfert de fichiers Microsoft Lotus Notes Compression avant transfert (Licences non fournies) FONCTIONALITES AVANCEES Gestion des liens entre documents Visualisateur universel EDITION Papier Fax Autres supports Courriel CD/DVD DMO/UDO Produits éditables Help Documents Partie de document

33 SPECIFICATIONS DU LOGICIEL ARCHITECHTURE FICHE TECHNIQUE Monoposte Réseau Client/Serveur Web Langage de programmation : DELPHI Système d exploitation : Windows 2000 /2003/ XP SGBD : ORACLE,INTERBASE, MySQL RESEAUX Locaux Distants SECURITE NIVEAU Administrateur Utilisateur Base Fonction Document GESTION DES DROITS Création/MAJ base Indexation Consultation Saisie Modification Suppression Reproduction/diffusion

34 D autres raisons pour choisir GIGA GEIDE? Proximité du client Personnalisable selon le besoin Package : Logiciel+ Installation+Formation Assistance au démarrage Garantie 2 ans!

35 A votre service Merci de votre attention et au plaisir de vous démontrer nos produits Une solution d avance! 38, Rue Mahieddine Bacha, El Mouradia ALGER Tel : / et 72 Fax : M@il : [email protected] Site :