40EME CONGRES DE LA SFNR. 4 au 6 avril Dossier technique Exposants

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1 40EME CONGRES DE LA SFNR Centre de Conférence Marriott Rive Gauche 4 au 6 avril 2013 Dossier technique Exposants Président : Vincent DOUSSET Organisateur : Alain Bonafé Site Internet du congrès : Accès exposants : Login :sfnrsponsor Mot de passe :exposant Agence Organisatrice: divine [id] : Adresse : 17 rue venture Marseille Contact : Stéphanie Meyer Tel : +33(0) Cel. :+33(0) Page 1

2 Lieu du Congrès Hôtel Marriott Paris Rive Gauche & Conférence Center 17, Boulevard Saint-Jacques Paris France Tel : +33 (0) Fax : +33 (0) Métro : Ligne 6 Station Glacière ou St Jacques Lieu d exposition Centre de Conférence Niveau 0, le Pont des Arts. Horaires d ouverture de l exposition Vendredi 5 avril de 8h00 à 18h Samedi 6 avril 8h00 à 14h Stands Les stands ne sont pas équipés de murs, de moquette ni de panneau signalétique. Une table d environ 1,20m x 60cm (table d étudiant) avec feutrine, ainsi que deux chaises vous seront fournies. Prises électriques fournies. Merci de préciser vos demandes supplémentaires. MONTAGE Vous pourrez envoyer votre matériel le mercredi 3 avril 2013 de 14h à 18h ou jeudi 4 avril 2013 de 9h à 18h directement au CENTRE DE CONFERENCE MARRIOTT RIVE GAUCHE : 17 Boulevard Saint Jacques Paris Contact : M. Faruk Safa +33 (0) Vous ne pourrez installer votre matériel sur vos stands qu à partir de 20H30 le jeudi 4 avril ou 7h le vendredi 5 Avril DEMONTAGE Le samedi 6 avril 2013 partir de 14h. AUCUN matériel ne pourra rester jusqu au lundi 8 avril 2013 sans notice préalable. Rien ne doit être laissé sur place après votre départ. Page 2

3 RESPONSABILITE divine [id] décline toute responsabilité concernant le matériel laissé sur les stands sans surveillance pendant le congrès (de jour comme de nuit). Nous vous recommandons de prendre une assurance. Livraison de matériel Adresse à marquer sur l étiquette : Hôtel Marriott Paris Rive Gauche & Conference Center Attention : Mr Faruk SAFA 40 ème Congrès de la SFNR 2013 Nom de votre société + numéro du stand + # colis 4 au 6 avril Boulevard saint Jacques Paris En cas de besoin ou d urgence, pour les détails de livraison, merci de contacter : Stéphanie Meyer qui transmettra à l hôtel. IMPORTANT : Merci de nous indiquer au préalable la quantité de matériel que vous souhaitez vous faire livrer pour des questions de stockage. Nous informer par (smeyer@divine-id.com) le 25 Mars 2013 au plus tard de chaque livraison qui sera effectuée pour que nous puissions prévenir l hôtel. Les livraisons doivent se faire le mercredi 3 avril 2013 de 14h à 18h ou le jeudi 4 avril 2013 de 9h à 18h. Aucune livraison ne sera acceptée avant cette date. Si vous souhaitez tout de même envoyer des colis avant cette date ou souhaitez stocker des colis après, les frais de stockage seront de 500 si l hôtel ne peut pas les stocker Livraisons au 2 rue Ferrus Quai de déchargement au 1 er sous-sol Hauteur maximum 2m80 Du lundi au vendredi de 7h à 17h Contact livraison: - Coordinatrice conférence au (ou 56 / ou 55) Adresse livraisons: Paris Marriott Rive Gauche Hotel 17 boulevard Saint-Jacques Paris Merci de libeller vos colis clairement avec le nom de la conférence, la date et le niveau de la salle de réunion. Le livreur doit être équipé (chariot, transpalette, etc ) pour pouvoir amener la livraison jusqu au lieu de stockage. Livraisons rue Ferrus Entrée livraisons. Attention: pente à 17% Marriott Rive Gauche Hotel Conference Center (entrée hôtel) Page 3

4 Hall d exposition Un plan de l exposition est mis à jour et disponible en ligne sur section Exposants, avec le login : sfnrsponsor et le mot de passe : exposant Badges Les badges pour vos équipes sont nominatifs et seront remis à l accueil du congrès. Le port du badge est obligatoire à l intérieur de l espace congrès. Badges inclus dans les packages (sauf package spéciaux): Major Sponsor : 15 Badges (10 Médecins, 5 industriels) : 10 Badges (5 industriels, 5 médecins) adge industriel Insertions Sacoches Insertions Sacoches (IS) : Quantités : 300 Mise à Disposition pour les Tables «Congrès Futurs» (MAD): Quantités : 150 Adresse à indiquer sur l étiquette : Hôtel Marriott Paris Rive Gauche & Conference Center Attention : Business Center 40 ème Congrès de la SFNR 2013 Nom de votre société + IS / MAD - # colis 4 au 6 avril Boulevard saint Jacques Paris Les livraisons doivent se faire le mardi 2 avril 2013 de 9h à 18h. Aucune livraison ne sera acceptée avant cette date. Tout document arrivé après 18h ne pourra pas être inséré dans les sacoches. Merci de nous confirmer si vous avez des documents à insérer avant le 25 Mars Page 4

5 Newsletters Le visuel doit être fait en français Vous devez nous fournir un pdf haute définition, ou un html, de 600 pixels de large Indiquez votre choix de l objet du message et le lien à faire Deadline : 28 février 2013 Les fichiers doivent être transmis à smeyer@divine-id.com Publicité sur programme final Le visuel doit être fait en français Vous devez nous fournir exclusivement un pdf haute définition 300 dpi. Format A4 (210 X 297mm) 5 mm de bords perdus et en Noir et blanc. Deadline : 28 février 2013 Les fichiers doivent être transmis à smeyer@divine-id.com Dates importantes Pré-inscriptions : 25 Mars Réservations hôtelières: 4 Mars Changements de noms pour les chambres: 28 mars Changements de noms pour les badges: 25 mars Impression du programme final : 13 mars Newsletter : 28 février Page 5

6 Hébergement Pour toute réservation hôtelière de groupe vous pouvez contacter Stéphanie Meyer au , ou par à Divine [id] a fait des réservations à des tarifs préférentiels dans les hôtels suivants : Marriott Rive Gauche (159 en B&B single/ Double : 169 B&B) complet Timhotel Gaité Montparnasse (155 en B&B single / Double : 165 B&B) Villa Montparnasse (165 en B&B en single / Double : 175 B&B) Timhôtel Place d Italie** (99 en B&B single / Double : 109 B&B) Etap Hotel Porte d Orléans (80 B&B en single et double) Conditions de réservation et d annulation : Une nuit d acompte par chambre réservée est exigée à la confirmation. Le solde des nuitées doit être réglé au plus tard un mois avant la manifestation. Les changements de noms sont possibles jusqu à moins 7 jours. Les annulations partielles sont possibles jusqu à moins 30 jours de la manifestation, avec une retenue de 10% de frais administratifs ; Au-delà les frais d annulation sont de 100%. Les annulations totales sont possibles jusqu à moins 60 jours de la manifestation, avec une retenue de e 10% de frais administratifs. Au-delà, seules les annulations partielles sont possibles, jusqu à moins 30 jours avec 10% de frais administratifs. Liste des inscrits La liste des participants sera remise à l issue du congrès. Page 6

7 FICHE SIGNALETIQUE DE VOTRE STAND A remplir et retourner par fax à : Divine [id] Stéphanie Meyer Fax : ENSEIGNE DE VOTRE STAND : Avant le 10 MARS 2013 Ce sera également votre nom sur le programme final. Merci de compléter la grille ci-dessous (1 lettre par case). Badges : Inscrire le nom des personnes présentes sur votre stand qui ont besoin d un badge. Référezvous à la page 4 ou votre facture afin de savoir combien de badges gratuits vous avez. PRENOM NOM DE FAMILLE FONCTION PAYS Tampon de la société Date et Signature Page 7