Lois et réglementations pour s'implanter au Japon

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1 Lois et réglementations pour s'implanter au Japon

2 Préface L Organisation Japonaise du Commerce Extérieur (JETRO) offre depuis longtemps de nombreuses informations à l intention des sociétés étrangères désireuses de s implanter au Japon afin d encourager les investissements directs étrangers. "Lois et réglementations pour s implanter au Japon" est une brochure conçue par JETRO et destinée aux entreprises étrangères. Elle offre des informations sur la législation, les réglementations et les formalités d enregistrement, les visas, la fiscalité, la gestion des ressources humaines, et la protection des marques, des dessins et des modèles. Publiée pour la première fois en octobre 2004, cette 8 e édition a été révisée pour inclure les changements survenus depuis. Nous souhaitons que cette publication devienne une source de référence pour les sociétés projetant de s implanter au Japon et leur permette de faire plus facilement des affaires au Japon. Les investisseurs intéressés sont par ailleurs conviés à se rendre sur notre site web à l adresse suivante qui non seulement offre les mêmes informations que cette brochure mais aussi des mises à jour ou des modifications relatives aux institutions. Octobre 2013 Département des Investissements au Japon Organisation Japonaise du Commerce Extérieur (JETRO)

3 SOMMAIRE SECTION 1 Constituer sa société 1.1 Types d implantation au Japon Comparaison entre les différents types d entreprises commerciales Formalités en vue de la constitution et de l immatriculation Informations légales figurant dans les statuts Attestation concernant les informations légales et attestation d enregistrement du sceau de la société Fermeture d une succursale ou d une filiale SECTION 4 Gestion des ressources humaines 4.1 La législation japonaise applicable Recrutement Contrat de travail Rémunération La législation sur le temps de travail, les pauses et les jours de congés Règlement intérieur Hygiène et sécurité Démission et licenciement Le système japonais de sécurité sociale SECTION 2 Le visa et le statut de résidence SECTION 5 Protection des marques, dessins et modèles 2.1 Formalités d entrée La relation entre le visa et le statut de résidence De l obtention du certificat d admissibilité (certificate of eligibility) au visa Catégories de visas et de permis de travail Visa de séjour temporaire statut Exemptions réciproques de visa de séjour temporaire La carte de résident Permis de retour (Re-entry Permit) A propos des familles accompagnant un ressortissant n étranger travaillant au Japon Prolongation de séjour et changement du statut de résidence Système d immigration préférentiel à points pour les professionnels étrangers hautement qualifiés La législation applicable aux marques, dessins et modèles Le système japonais des marques Effets et durée de validité du dépôt des marques Système d invalidation des marques Le processus de demande de dépôt d'une marque Système de dépôt international des marques La protection des dessins et modèles Procédure de dépôt SECTION 3 La fiscalité japonaise 3.1 Présentation de la fiscalité japonaise applicable aux sociétés dans le cadre des investissements au Japon Revenus générés au Japon Présentation des différentes formes d imposition sur le revenu applicables aux sociétés (impôt sur les bénéfices des sociétés, taxes locales sur les sociétés et taxe professionnelle) Présentation des impôts prélevés à la source Conventions fiscales Présentation de la taxe sur la consommation Présentation de la fiscalité des particuliers Autres taxes importantes Autres principales impositions des sociétés concernant l opérations internationales... 42

4 SECTION 1 Constituer sa société 1.1 Types d implantation au Japon L implantation au Japon d une société étrangère se fait généralement sous l une des quatre formes suivantes Bureau de représentation Le bureau de représentation sert de base à des actions préparatoires et auxiliaires en vue du lancement au Japon des activités commerciales d une société étrangère. Le bureau de représentation peut mener des activités telles que des études de marché, la collecte d informations, des achats de marchandises, des activités publicitaires et de communication mais il ne peut effectuer d opérations commerciales directes. Il n est pas nécessaire de procéder à l immatriculation du bureau de représentation établi. D autre part, un bureau de représentation n a pas de personnalité juridique et ne peut ouvrir de compte bancaire ni louer des locaux en son nom propre. Les formalités afférentes à ce type de contrats doivent être effectuées par la maison mère de la société étrangère ou par le représentant du bureau de représentation à titre individuel Succursale Une société étrangère désirant accomplir des opérations commerciales au Japon doit être immatriculée dans le pays (voir l article 818 de la Loi sur les sociétés). Pour ce faire, elle doit enregistrer au moins (1) la nomination d un représentant au Japon, (2) l établissement d une succursale, (3) une société japonaise par actions, ou (4) une société de personnes. L établissement d une succursale est pour une société étrangère la méthode la plus simple pour créer au Japon une base de lancement de ses opérations commerciales. La succursale peut commencer ses activités commerciales dès qu elle dispose de locaux, que le représentant de la succursale est nommé et les formalités d immatriculation effectuées. La succursale est une base d activités permettant de mener au Japon des opérations déterminées par un organisme mandaté par la société étrangère, et à ce titre n a pas vocation à prendre de décisions de manière indépendante. La succursale n a pas d autonomie juridique et sa personnalité se confond avec celle de la société étrangère dont elle est issue. En général, la responsabilité directe des dettes et des créances découlant des activités de la succursale incombe donc en dernier lieu à la société étrangère. La succursale peut par ailleurs ouvrir un compte bancaire ou louer des locaux au Japon en son nom propre Filiale (nihon hôjin) L établissement au Japon d une filiale par une société étrangère se fera sous les types de structure juridique suivants : la Société Anonyme (kabushiki kaisha, K.K.), la société à responsabilité limitée (godo kaisha, LLC), ou toute autre entité similaire comme le stipule la Loi sur les sociétés japonaises. La Loi sur les sociétés japonaises reconnaît la personnalité juridique des deux structures que sont la société en nom collectif (gomei kaisha) et la société en commandite (goshi kaisha), mais ces formes sont rarement utilisées en pratique du fait de la responsabilité illimitée des actionnaires. En aucun cas une personne morale ne peut participer au capital. La constitution de la filiale japonaise se fera au terme de l accomplissement des formalités requises par la législation et de l immatriculation de la société. La filiale devient une entité juridique distincte de la société étrangère, et à l égard des dettes et des créances découlant des activités de sa filiale la responsabilité de la société étrangère est celle d un associé, comme stipulé dans la législation. Outre la constitution d une filiale, il existe d autres formes d investissements au Japon par des sociétés étrangères : la création de joint venture avec des sociétés ou sociétés d investissement japonaises, ou encore la participation au capital de sociétés japonaises. Les sociétés anonymes et les sociétés à responsabilité limitée sont semblables en ce qui concerne la responsabilité des actionnaires qui est limitée au montant de leur contribution au capital social. Cependant, par comparaison avec les sociétés anonymes, les sociétés à responsabilité limitée ont une plus grande liberté de gestion traduite dans les statuts et, contrairement aux sociétés par actions, elles n ont pas l obligation de faire approuver annuellement leurs comptes financiers par les associés ni celle de publier leurs résultats financiers. En outre, bien que les associés soient normalement participants actifs aux activités de la société, les statuts peuvent autoriser la nomination «d associés gérants». 4

5 1.1.4 Société en nom collectif à responsabilité limitée (Limited Liability Partnership : LLP en anglais) La société en nom collectif à responsabilité limitée sous sa version japonaise «Yugen Sekinin Jigyo Kumiai» permet également de mener des opérations commerciales. Ce type de structure n est pas une société de capitaux mais une société de personnes constituée exclusivement par des associés qui ont une responsabilité limitée. La Société en nom collectif à responsabilité limitée se distingue aussi par le fait que son règlement interne ou statuts peuvent être définis librement par un contrat d associés et que l imposition se fait sur les profits attribués aux associés sans que la Société en nom collectif à responsabilité limitée soit elle-même imposable. 5

6 SECTION 1 Constituer sa société 1.2 Comparaison entre les différents types d entreprises commerci ales Une société étrangère a généralement le choix entre l établissement d une filiale, d une succursale ou d une Société en nom collectif à responsabilité limitée pour exercer une activité commerciale au Japon. Le tableau ci-dessous synthétise les différences entre ces structures du point de vue juridique. <Tableau 1-1> Succursale S.A. (Kabushiki Kaisha) Filiale SARL (Godo Kaisha) Société en nom collectif à responsabilité limitée (LLP) Capital Pas de capital à partir de 1 yen *1 à partir de 1 yen *1 2 yens minimum (pour deux associés) Nombre d associés - Au moins 1 Au moins 1 Au moins 2 *3 Responsabilité des Illimitée A hauteur de leur apport A hauteur de leur apport A hauteur de leur apport associés/de la société mère envers les créanciers de la société Cession de parts sociales Nombre de cadres dirigeants Pas de parts sociales Au minimum un représentant au Japon *2 En principe les parts sont Approbation à l unanimité librement transférables. par les actionnaires Possibilité également de (personnel) stipuler dans les statuts que la cession des parts doit se faire avec l accord du Conseil d administration Cf. Tableaux 1-2, 1-3 Approbation à l unanimité par les associés Pas de nombre minimum Pas de nombre minimum mentionné légalement. En mentionné légalement. principe, tous les associés Tous les associés sont des sont des cadres dirigeants cadres dirigeants *3 mais la nomination d un représentant parmi eux est possible *2 Mandat légal des cadres Pas de durée légale de mandat Cf. Tableaux 1-2, 1-3 Pas de durée légale de mandat Pas de durée légale de mandat Assemblée générale des actionnaires (du personnel) Possibilité d appel public à l épargne (parts sociales) Possibilité de transformation en Société Anonyme Non exigée Distribution des bénéfices et répartition des pertes - Impôt sur les bénéfices En principe, les revenus générés au Japon sont imposables. Doit en principe se tenir chaque année Non exigée Non exigée Pas de parts sociales Possible Impossible Impossible Impossible. Il faut d abord effectuer la Une Société Anonyme peut être transformée en société à clôture de la responsabilité limitée succursale et déclarer la démission de tous les représentants au Japon, et créer ensuite la Société Anonyme. *4 En proportion de la participation au capital En fonction des bénéfices de la Société Anonyme et des bénéfices distribués aux actionnaires Possible Impossible. Il faut d abord effectuer la dissolution de la société de personnes puis constituer une Société Anonyme *5 Peut être effectuée à un taux différent de celui de la participation au capital si les statuts le spécifient. En fonction des bénéfices de la Godo Kaisha et des bénéfices distribués aux associés Peut être effectuée librement sous réserve d approbation à l unanimité des associés Pas d impôts sur la société en tant que telle, mais sur les bénéfices distribués aux associés. Note : Quel que soit le type d opération, un préavis doit être signifié à la Banque du Japon en cas d établissement d une opération dans une industrie où la législation sur les changes et le commerce extérieur (The Foreign Exchange and Foreign Trade Act) requiert une telle notification à l entrée de capitaux destinés à un investissement direct. *1 Bien que l établissement soit en théorie possible sans aucun capital, c'est-à-dire zéro yen, l'approbation est accordée à postériori, et en pratique il est impossible d immatriculer une société sans versement de capital. *2 Au moins un des représentants doit avoir une adresse et être résident au Japon en tant que personne physique. *3 Un associé au moins doit être une personne physique ayant une adresse et résidant au Japon depuis plus d'un an ou doit être une société japonaise. *4 Cf ci-après : «Clôture d une succursale et démission de tous les représentants au Japon». *5 Cf ci-après : «Dissolution et liquidation d une Société en nom collectif à responsabilité limitée». 6

7 Comparaison concernant les administrateurs de sociétés anonymes Kabushiki Kaisha (sociétés de capitaux sans conseil d administration) <Tableau 1-2> Petites et moyennes entreprises (sociétés anonymes au capital d au moins 500 millions de yens, total du passif égal ou inférieur à 20 milliards de yens) Grandes entreprises (sociétés anonymes au capital d au moins 500 millions de yens, total du passif d au moins 20 milliards de yens) Administrateurs Nombre Mandat Kabushiki Joto Seigen Kaisha (sociétés anonymes soumises à restrictions concernant la cession des actions en circulation) Au moins un doit être nommé. Un administrateur gérant ayant le pouvoir de représentation et de direction des affaires. Si aucun administrateur gérant n est nommé, les cadres dirigeants ont chacun le droit de représentation. *1 1 à 10 ans. Reconductible jusqu à 10 ans. Kokai Kaisha ( sociétés anonymes cotées en bourse autres que des Kabushiki Joto Seigen Kaisha) Au moins trois administrateurs doivent être nommés Kabushiki Joto Seigen Kaisha (sociétés anonymes soumises à restrictions concernant la cession des actions en circulation) Au moins un administrateur doit être nommé. Un administrateur gérant ayant le pouvoir de représentation et de direction des affaires. Si aucun administrateur gérant n est nommé, les cadres dirigeants ont chacun le droit de représentation. *1 2 ans 1 à 10 ans. Reconductible jusqu à 10 ans. Kokai Kaisha ( sociétés anonymes cotées en bourse autres que des Kabushiki Joto Seigen Kaisha) Au moins trois administrateurs doivent être nommés 2 ans Conseil d administration (au minimum 3 administrateurs) Directeur général (directeurs généraux) Cadres dirigeants Commissaires aux comptes Nombre Mandat Facultatif. Obligatoire si une Obligatoire commission de commissaires aux comptes est constituée. Nomination possible si au moins deux administrateurs sont désignés. Cadre dirigeant avec droit de représentation. *1 Nomination impossible Nomination obligatoire d un DG au minimum. Cadre dirigeant avec droit de représentation *1 Facultatif. Obligatoire si une commission de commissaires aux comptes est constituée. Nomination possible si au moins deux administrateurs sont désignés. Cadre dirigeant avec droit de représentation. *1 Possibilité d en nommer au moins Nomination obligatoire d un au minimum. un. Par ailleurs, la nomination d au moins un commissaire aux comptes est obligatoire si un conseil d administration est constitué et si aucun conseiller comptable (en interne) n a été nommé. 4 ans en principe. Reconductible jusqu à 10 ans. 4 ans 4 ans en principe. Reconductible jusqu à 10 ans. Commission des Possibilité d en établir une commissaires aux comptes (3 au minimum) Nomination Nomination possible Nomination obligatoire Auditeur comptable Mandat 1 an Obligatoire Nomination obligatoire d un DG au minimum. Cadre dirigeant avec droit de représentation *1 Trois au minimum. 4 ans Obligatoire Conseil comptable *2 Nomination Mandat Nomination possible. Par ailleurs, la nomination d au moins un conseiller comptable est obligatoire si un conseil d administration est constitué et si aucun commissaire aux comptes n a été désigné. En principe 2 ans. Reconductible jusqu à dix ans. Nomination possible 2 ans En principe 2 ans. Reconductible jusqu à dix ans. *1 Au moins un administrateur ayant le droit de représentation doit avoir une adresse postale et résider au Japon. *2 Un agent d une entreprise nouvellement établie sous le régime de la Loi sur les sociétés qui doit être soit un conseiller fiscal assermenté soit un expert-comptable assermenté. Un conseil comptable prépare les documents financiers en collaboration avec les administrateurs, et ne peut occuper d autre fonction dans la société, comme celle d administrateur, de commissaire aux comptes ou d auditeur comptable. 2 ans 7

8 SECTION 1 Constituer sa société Comparaison concernant les administrateurs des sociétés anonymes Kabushiki Kaisha (sociétés de capitaux avec conseil d administration) <Tableau 1-3> Petites et moyennes entreprises (sociétés anonymes au capital d au moins 500 millions de yens, total du passif égal ou inférieur à 20 milliards de yens) Grandes entreprises (sociétés anonymes au capital d au moins 500 millions de yens, total du passif d au moins 20 milliards de yens) Kabushiki Joto Seigen Kaisha ( sociétés anonymes soumises à restrictions concernant la cession des actions en circulation Kokai Kaisha (sociétés anonymes cotées en bourse autres que des Kabushiki Joto Seigen Kaisha) Kabushiki Joto Seigen Kaisha ( sociétés anonymes soumises à restrictions concernant la cession des actions en circulation Kokai Kaisha ( sociétés anonymes cotées en bourse autres que des Kabushiki Joto Seigen Kaisha) Administrateurs Nombre Nomination de 3 administrateurs au minimum Conseil d administration Mandat (au minimum 3 administrateurs) 1 an Obligatoire Directeur général Nomination impossible Cadres dirigeants Nombre Nomination obligatoire d un cadre dirigeant au minimum Nomination d un cadre dirigeant délégué si le nombre de cadres dirigeants est supérieur à 2 *1 Mandat Commissaires aux comptes Commission des commissaires aux comptes (3 au minimum) 1 an Nomination impossible Nomination impossible Auditeur comptable Nomination Mandat Obligatoire 1 an Conseil comptable Nomination Possible (prépare les états financiers en collaboration avec les administrateurs) Comité d audit Comité de nomination Comité de rémunération Mandat 1 an Obligatoire (pour l audit des cadres dirigeants dans l exercice de leurs fonctions). Se compose au minimum de 3 administrateurs, dont au moins la moitié doivent être des administrateurs venus de l extérieur. Obligatoire (afin de décider des nominations et révocations des administrateurs qui lui sont proposés, avant soumission à l assemblée générale des actionnaires). Se compose au minimum de 3 administrateurs, dont au moins la moitié doivent être des administrateurs venus de l extérieur. Obligatoire (afin de déterminer la rémunération des cadres dirigeants, etc.). Se compose au minimum de 3 administrateurs, dont au moins la moitié doivent être des administrateurs venus de l extérieur. *1 Au moins un cadre dirigeant ayant le droit de représentation doit avoir une adresse postale et résider au Japon. 8

9 1.3 Formalités en vue de la constitution et de l immatriculation Formalités de constitution et d immatriculation d une succursale La succursale pourra commencer ses opérations commerciales quand les formalités de son immatriculation auprès du Bureau des affaires juridiques (homukyoku) auront été effectuées. La succursale d une société étrangère doit être enregistrée conformément aux conditions d immatriculation des sociétés japonaises de structure similaire. Pour mieux choisir la structure juridique japonaise la plus ressemblante et déterminer les informations légales à enregistrer, référence sera faite à divers documents tels que les statuts de la société étrangère, son attestation d établissement, son attestation d immatriculation. Une fois que les détails pratiques et juridiques concernant la succursale seront déterminés (siège social de la succursale, représentant au Japon, date d établissement de la succursale, méthode de publication du bilan de la société), les informations légales à enregistrer peuvent être arrêtées. Par ailleurs, au moment de la demande d immatriculation de la succursale, il sera nécessaire de fournir des documents certifiés concernant les informations légales. Ces certificats devront être émis par les autorités compétentes du pays d origine de la société étrangère. A cet égard, il est souvent fait usage de l «affidavit» (déclaration sous serment) certifié par une mission diplomatique ou consulaire au Japon pour certifier les documents à enregistrer. Procédure type d établissement d une succursale 1 Déclaration préalable de l établissement d une succursale au Japon adressée à la Banque du Japon, selon la catégorie d industrie 2 Détermination des informations à enregistrer concernant la succursale 3 Vérification auprès du Bureau des affaires juridiques de l existence éventuelle d une raison sociale identique 4 Établissement de la succursale (la date d établissement est laissée à l appréciation de la succursale) 5 Rédaction d un affidavit sur l établissement de la succursale 6 Certification de l affidavit par la mission diplomatique ou consulaire *1 7 Demande d enregistrement de l établissement de la succursale auprès du Bureau des affaires juridiques, certification du sceau de la société auprès du Bureau des affaires juridiques 8 Obtention de l attestation concernant les informations légales et de l attestation d enregistrement du sceau de la société (environ deux semaines à dater du dépôt de la demande d enregistrement) 9 Ouverture d un compte bancaire au nom de la succursale Note : Durée des formalités : environ un mois à dater de la détermination des informations légales relatives à la succursale à immatriculer *1 Dans le cas où votre ambassade ne disposerait pas de service notarial, un acte notarial établi dans le pays d origine sera exigé 9

10 SECTION 1 Constituer sa société Constitution et immatriculation d une filiale japonaise (Société Anonyme) La constitution d une filiale japonaise se fera au terme d un processus d immatriculation auprès du Bureau des affaires juridiques. La date de dépôt de la demande d immatriculation devient la date de constitution. Les activités commerciales peuvent débuter dès ce jour. Certains documents nécessaires aux formalités de constitution d une filiale japonaise devront être préparés et rendus disponibles dans le pays d origine de la société étrangère : documents certifiant le profil de la compagnie étrangère, documents certifiant le pouvoir de représentation du représentant de la société étrangère (fondateur de la filiale), documents certifiant l authenticité de la signature du représentant de la société étrangère. Il est habituellement nécessaire de disposer de documents officiels tels que les statuts de la société étrangère, l attestation d établissement, l attestation d immatriculation, ou encore l affidavit certifié par un notaire du pays d origine de la société étrangère. Ces documents sont requis pour les formalités de certification au Japon des statuts de la filiale, ainsi que lors du dépôt du capital de la filiale et d une demande d attestation de dépôt de capital auprès d une institution financière japonaise. L attestation de dépôt de capital est émise par l institution financière qui a reçu ce dernier, après virement du montant du capital de la filiale sur le compte spécial désigné par la susdite institution financière. Les statuts certifiés ainsi que l attestation de dépôt de capital devront obligatoirement être fournis lors de la demande d établissement et d immatriculation. Procédure type d établissement d une filiale (Société Anonyme-S.A.) 1 Détermination du profil de la Société Anonyme *1 2 Vérification auprès du Bureau des affaires juridiques de l absence d existence éventuelle d une raison sociale identique 3 Rédaction des statuts de la Société Anonyme 4 Obtention de l attestation d'immatriculation, etc., de la société mère et rédaction des affidavits concernant le profil de la société mère et de ceux concernant les signatures des représentants de la société mère (les affidavits doivent être certifiés par un notaire dans le pays d origine des associés) *2 5 Certification par un notaire japonais des statuts de la Société Anonyme 6 (Demande de dépôt de capital et de délivrance d une attestation de dépôt de capital auprès d une banque en cas de constitution d une société comportant un appel de capital à l étranger ou «offre extérieure»)*3 7 Virement du capital de la Société Anonyme sur le compte du fondateur de la filiale ou de l administrateur gérant au moment de l immatriculation (Virement du capital de la Société Anonyme sur un compte spécial de la susdite banque en cas de constitution comportant un appel de capital à l étranger «ou offre extérieure») *4*5 8 Nomination des administrateurs, directeurs généraux et commissaires aux comptes de la filiale 9 Examen des formalités de constitution par les administrateurs et les commissaires aux comptes 10 Demande d enregistrement de la constitution de la Société Anonyme auprès du Bureau des affaires juridiques (date de constitution de la Société Anonyme), enregistrement du sceau de la société auprès du Bureau des affaires juridiques *6 11 Obtention de l attestation concernant les informations légales et de l attestation d enregistrement du sceau de la société (deux semaines à dater du dépôt de la demande d enregistrement) 12 Ouverture d un compte bancaire au nom de la société 13 Notification d acquisition d actions de la filiale par la société mère auprès de la Banque du Japon (dans certains secteurs, cette notification devra être faite avant l immatriculation de la société) 10

11 Note: Durée des formalités : environ deux mois après que le profil de la société à établir a été déterminé. *1 Le profil de l entreprise devra contenir les informations suivantes : raison sociale, lieu du siège social, objectifs de l entreprise, année fiscale, montant du capital, prix d'émission des titres, existence de provisions limitant les transferts d actions, existence d un conseil d administration, noms des administrateurs et des administrateurs délégués, mandat des administrateurs, nom des investisseurs porteurs de titres de la société, et du montant de leurs investissements. *2 Dans le cas où une personne physique ou bien une entreprise ayant une adresse au Japon est le fondateur de la Société Anonyme par actions, ou bien si une société à capitaux étrangers est le souscripteur des actions dans cette société à sa constitution (cette méthode est appelée "constitution par une offre extérieure", ou "Boshû Setsuritsu"), les affidavits (déclarations sous serment) concernant la société mère ne seront pas exigés. Note, cf.6 *3 Dans le cadre du "Boshû Setsuritsu", une attestation de dépôt de capital auprès d une banque est exigée pour garantir le montant apporté aussi bien par le fondateur que par le souscripteur des actions dans cette société. *4 Si la constitution de la société a lieu avec une prise de participation par une personne physique ou une entreprise ayant un compte bancaire au Japon ("constitution sans offre extérieure", ou "Hokki Setsuritsu". Cette méthode inclut la constitution par un fondateur indépendant.), il n est pas nécessaire de faire une demande de dépôt de capital et délivrance d une attestation de dépôt de capital auprès d une banque. Dans ce cas, il suffit que le capital soit déposé sur le compte bancaire au Japon dudit partenaire et que l administrateur représentant la société par actions présente les attestations nécessaires, à la place d une attestation de dépôt de capital fournie par la banque, pour garantir que la totalité du montant du capital a été reçu. *5 Si la constitution de la société a lieu sans offre extérieure, il est rare d utiliser les comptes bancaires spéciaux et les attestations de dépôt de capital. Ceci est justifié par plusieurs raisons, notamment les frais bancaires élevés et le fait que souvent, les banques n autorisent pas l ouverture de comptes spéciaux en l absence d antécédents d opérations bancaires réalisées par leur intermédiaire. *6 Si une société étrangère crée sa Société Anonyme avec la participation au capital d une personne physique ou d une entreprise avec une adresse au Japon, avec ou sans offre extérieure, les actions lors de la constitution sont détenues par l entreprise étrangère et ladite personne physique ou entreprise. La Société Anonyme ainsi constituée peut devenir une filiale à 100% de la société étrangère par l acquisition de la totalité des actions détenues par ladite personne physique ou entreprise. Procédure type prévue pour la constitution d une filiale Société à responsabilité limitée (Godo-Kaisha) (LLC) 1 Détermination du profil de la LLC (Godo Kaisha) *1 2 Vérification auprès du Bureau des affaires juridiques de l absence d existence éventuelle d une raison sociale identique 3 Obtention de la certification des associés (dans le pays d origine desdits associés) : Obtention des attestations d immatriculation, etc. des sociétés qui deviendront des associés et rédaction des affidavits concernant les profils des sociétés qui deviendront des associés et de ceux concernant les signatures de représentants des sociétés qui deviendront des associés (les affidavits doivent être certifiés par un notaire dans le pays d origine des associés) 4 Obtention de la certification des associés (au Japon) : Obtention des attestations d immatriculation des sociétés qui deviendront des associés. Obtention des attestations des sceaux des personnes ou sociétés qui deviendront des associés. 5 Rédaction de l acte de constitution d une filiale Godo -Kaisha 6 Paiement par les associés des montants du capital stipulés dans l acte de constitution (à partir des comptes bancaires des associés) 7 Demande d immatriculation d une filiale Godo-Kaisha établie auprès du Bureau des affaires juridiques (date de constitution de la filiale Godo-Kaisha), enregistrement du sceau de la société auprès du Bureau des affaires juridiques 8 Obtention de l attestation concernant les informations légales et de l attestation d enregistrement du sceau de la société (environ deux semaines à dater du dépôt de la demande d enregistrement) 9 Ouverture d un compte bancaire au nom de la société 10 Notification d acquisition de parts auprès de la Banque du Japon (dans certaines branches, cette notification devra être faite avant l établissement de la société) Note: Durée des formalités : environ un mois après que le profil de la société à établir a été déterminé. *1 Ce profil devra contenir les informations suivantes: raison sociale, lieu du siège social, objectifs de l entreprise, année fiscale, montant du capital, noms des associés (investisseurs détenteurs de parts) et montant de leurs souscriptions, nom des associés représentants de la société mère et nom des cadres dirigeants (représentants des associés dans le cas de sociétés détentrices de parts). 11

12 SECTION 1 Constituer sa société Constitution et immatriculation d une Société en nom collectif à responsabilité limitée ( Godo Kaisha, LLP en anglais) Une Société en nom collectif à responsabilité limitée est constituée lorsqu au minimum deux personnes physiques ou morales concluent un contrat de société de personnes à responsabilité limitée, s acquittent de leur investissement tel que spécifié dans le contrat, et immatriculent la société ainsi établie. Étant donné que la loi ne décrit pas en détail la façon dont les Sociétés en nom collectif à responsabilité limitée doivent fonctionner, à la différence des Sociétés Anonymes, les détails sont précisés dans les contrats de constitution des sociétés à responsabilité limitée. Par conséquent, la finalisation du contenu du contrat de constitution est l étape la plus importante du processus de constitution d une Société en nom collectif à responsabilité limitée. Par ailleurs, étant donné qu une société de personnes doit être constituée avec un associé personne physique résidant au Japon ou une personne morale japonaise, un certain nombre de documents doivent être élaborés à la fois au Japon et dans le pays de la partie étrangère. Procédure type prévue pour la constitution d une Société en nom collectif à responsabilité limitée 1 Détermination du profil de la Société en nom collectif à responsabilité limitée *1 2 Vérification auprès du Bureau des affaires juridiques de l absence d existence éventuelle d une raison sociale identique 3 Obtention d une certification des associés (dans leur pays d origine) : obtention de certificats d immatriculation, etc. concernant les entreprises qui seront associées, rédaction d affidavits concernant le profil des entreprises qui deviendront associées, rédaction d affidavits concernant la signature des représentants des entreprises qui seront associées (les affidavits devront être certifiés par un notaire dans leur pays d origine) 4 Obtention de certificats concernant les associés (au Japon) : Obtention de certificats d immatriculation des sociétés qui deviendront associées Obtention d attestations d enregistrement du sceau des personnes physiques ou morales appelées à devenir associées 5 Préparation et conclusion du contrat de constitution de la Société en nom collectif à responsabilité limitée 6 Versement par les associés de leur part d investissement telle que spécifiée dans le contrat d association 7 Date d entrée en vigueur 8 Demande d immatriculation de la Société en nom collectif à responsabilité limitée auprès du Bureau des affaires juridiques, enregistrement du sceau de cette société auprès du Bureau des Affaires Juridiques. 9 Obtention de l attestation d immatriculation et de l attestation d enregistrement du sceau de la société (approximativement deux semaines à dater du dépôt de la demande d enregistrement) 10 Ouverture d un compte bancaire au nom de la société de personnes Note : Durée des formalités : environ un mois après que le profil de la société de personnes à établir a été déterminé. *1 Ce profil doit contenir les informations suivantes : nom des associés, lieu du siège social, objectifs de la société, année de la création de la société, noms des membres et de leurs investissements, date d enregistrement de la constitution d une Société en nom collectif à responsabilité limitée et sa durée d existence. 12

13 1.4 Informations légales figurant dans les statuts Des «éléments d importance absolue» et des «éléments d importance relative» figurent dans les statuts.les«éléments d importance absolue» sont des dispositions obligatoires qui doivent être mentionnées pour que les statuts de la société soient valides, tandis que les «éléments d importance relative» sont des dispositions facultatives qui n ont de portée juridique que si elles sont mentionnées dans les statuts Éléments figurant dans les statuts à la constitution d une Société Anonyme (Kabushiki Kaisha, société de capitaux) - Dispositions obligatoires : Objet, nom commercial, lieu d établissement, valeur ou montant minimal du capital au moment de la constitution, nom et adresse de chaque fondateur. - Dispositions facultatives : Nom des personnes contribuant en nature, biens contribués, valeur des biens et nombre et type d actions attribuées pour ces contributions ; biens acquis après l établissement de la société, leur valeur et nom du cédant, frais d établissement encourus par la société; nomination des vérificateurs; établissement du conseil d administration ; règles sur la distribution des dividendes Éléments figurant dans les statuts à la constitution d une société à responsabilité Limitée (Godo Kaisha) - Dispositions obligatoires : Objet, nom commercial, lieu d établissement, nom et adresse des associés, déclaration que la responsabilité de tous les associée est limitée à leur apport, objet et valeur des contributions des associés. - Dispositions facultatives : Les éléments d importance relative peuvent être définis librement dans la mesure où ils ne contreviennent pas àla Loi sur les sociétés Éléments figurant dans le contrat d association des sociétés en nom collectif à responsabilité limitée (LLP en anglais : Limited liability partnerships) - Dispositions obligatoires dans les contrats d association Objet, nom, lieu d établissement, nom et adresse des associés, date de prise d effet et durée du contrat d association, objet et valeur de la contribution des associés et détermination de l exercice fiscal de la société. - Dispositions facultatives dans les contrats d association Déclaration que l unanimité n est pas requise pour que le contrat d association puisse être modifié, déclaration que l unanimité n est pas requise pour les décisions sur la conduite des affaires. 13

14 SECTION 1 Constituer sa société 1.5 Attestation concernant les informations légales etattestation d enregistrement du sceau de la société Dans le cas d une succursale comme celui d une filiale japonaise, une fois les formalités d immatriculation terminées, le Bureau des affaires juridiques peut délivrer l attestation concernant les informations légales. Ce document certifie officiellement les informations légales sur la société. Les principales informations légales sur la Société Anonyme sont les suivantes: - Raison sociale - Siège social au Japon - Objet de la société - Méthode d annonce légale - Nombre total d actions à émettre - Catégorie et nombre d actions en circulation - Réglementation concernant la restriction sur les transferts d actions - Montant du capital - Administrateurs - Administrateurs gérants ayant le droit de représentation - Commissaires aux comptes - Date de constitution de la société Cette attestation concernant les informations légales sur la société doit généralement être fournie lors de l ouverture d un compte bancaire, de diverses déclarations ou notifications auprès des administrations, de l acquisition de biens pour lesquels l enregistrement du titre est nécessaire (propriété immobilière, valeurs mobilières, véhicules, lignes de téléphone ), ou encore lors de la conclusion d accords importants avec des partenaires en affaires. Cette attestation concernant l immatriculation de la société devra dans certains cas être fournie au même titre que l attestation d enregistrement du sceau de la société. Cette dernière attestation est un document authentifiant officiellement le sceau de la société. Ce certificat est destiné à prouver que le sceau de la société apposé sur les formulaires de demande, de déclaration ou notification ou les contrats a bien été apposé sur ces documents avec l autorisation légale de la société. Il peut être obtenu auprès du Bureau des affaires juridiques après finalisation de l immatriculation de la société. Le sceau de la société, ainsi que l identité des personnes autorisées à l utiliser, doivent être enregistrés auprès du Bureau des affaires juridiques au moment de la demande d immatriculation de la société. Les personnes autorisées à utiliser le sceau de la société sont les représentants de la succursale ou de la filiale ; lors de l enregistrement du sceau de la société, ces personnes devront présenter leurs propres attestations d enregistrement de sceau personnel ou attestation de signature. Par ailleurs, toute modification concernant les informations légales ou le sceau de la société devra faire l objet de formalités d enregistrement dans les plus brefs délais. Les demandes d enregistrement de telles modifications doivent être faites auprès du Bureau des affaires juridiques dans les deux semaines à dater de la modification dans le cas des filiales, et dans les trois semaines pour les succursales. 14

15 1.6 Fermeture d une succursale ou d une filiale Fermeture d une succursale et démission de tous les représentants au Japon Les succursales peuvent être fermées de deux manières : par la déclaration de la fermeture d une succursale ou par l enregistrement de la démission de tous les représentants au Japon. Le registre d une succursale japonaise ne peut être clos tant que tous les représentants au Japon n ont pas démissionné. Ceci parce qu il est possible que les activités au Japon soient poursuivies tant que des représentants sont enregistrés. Inversement, une succursale au Japon est fermée lorsque tous les administrateurs gérants au Japon ont démissionné. En pratique, on choisit la méthode consistant à n enregistrer que la démission de tous les administrateurs gérants au Japon. Pour enregistrer ces démissions, les formalités ci-après doivent être normalement accomplies. Les créanciers de la succursale se verront allouer un délai minimal d un mois pour faire appel de la fermeture de la succursale. Procédure type de démission de tous les représentants au Japon 1 Prise de décision de la fermeture de la succursale par la société étrangère et démission de tous les représentants au Japon 2 Sommation des créanciers de la succursale s opposant à sa fermeture et formulation de leurs demandes par voie d annonce individuelle ou de parution dans des journaux officiels. 3 Notification du représentant fiscal auprès des autorités fiscales 4 Clôture de la succursale (un mois minimum après l annonce et la parution officielle stipulées au n 2) 5 Rédaction de l affidavit concernant la fermeture de la succursale et démission de tous les représentants au Japon 6 Attestation de l affidavit effectuée par le Consul ou un personnage officiel semblable 7 Demande d enregistrement de la démission de tous les représentants au Japon auprès du Bureau des affaires juridiques 8 Obtention de l attestation sur les informations légales concernant la fermeture (environ deux semaines à dater de la demande d enregistrement) 9 Notification de la fermeture de la succursale auprès de l administration fiscale, entre autres Ces formalités de clôture de la succursale doivent également être accomplies pour changer la structure de la base commerciale au Japon de succursale en filiale. Il n est pas possible de transformer directement une succursale en Société Anonyme (Kabushiki Kaisha -KK) ou autre société. Il faudra effectuer simultanément les formalités de clôture de la succursale et de constitution de la filiale. Dans ce cas, les avoirs de la succursale peuvent être transmis à la filiale sous forme d apport en nature. Une fois que la démission de tous les représentants au Japon est enregistrée, le registre est clos sans date de clôture officielle de la succursale. Bien qu il soit suffisant que la date de clôture soit enregistrée dans l affidavit, il est nécessaire d enregistrer à la fois (1) la clôture de la succursale et (2) la démission de tous les représentants au Japon si le registre exige une date de clôture. Lorsque l adresse d un représentant au Japon et celle de la succursale se trouvent sous la juridiction de Bureaux des affaires juridiques différents, il peut être nécessaire de déposer une demande d enregistrement semblable à celle qui est exigée pour l enregistrement d un transfert d établissement auprès de la juridiction compétente du lieu où se situe l adresse du représentant. 15

16 SECTION 1 Constituer sa société Dissolution et liquidation d une filiale Les formalités de dissolution et de liquidation d une filiale japonaise se font selon la procédure suivante. Les créanciers de la filiale disposent d un délai minimal de deux mois pour s opposer à la liquidation de la filiale. De plus, dans le cas où le résultat net de la société est négatif, les formalités volontaires de liquidation décrites ci-dessous ne sont pas applicables et il faut alors suivre une procédure de liquidation spéciale sous la supervision d un tribunal. Procédure type de dissolution et liquidation d une filiale 1 Décision lors de l assemblée générale des actionnaires de la dissolution de la filiale et de la nomination d un liquidateur 2 Demande d enregistrement de la dissolution de la filiale et de la nomination du liquidateur auprès du Bureau des affaires juridiques 3 Notification de la dissolution de la filiale et de la nomination du liquidateur à l administration fiscale 4 Sommation des créanciers de la filiale s opposant à sa fermeture et formulation de demandes par voie d annonce individuelle ou de parution dans des journaux officiels 5 Préparation d un compte de bilan et d un inventaire des actifs au moment de la dissolution 6 Résolution d approbation du bilan et de l inventaire des actifs par l assemblée générale des actionnaires (convocation remise aux associés dans le cas d une société à responsabilité limitée) 7 Détermination et partage des actifs résiduels 8 Résolution d approbation de la clôture de la liquidation lors de l assemblée générale des actionnaires (deux mois minimum à dater de l annonce ou parution énoncée au n 4) 9 Demande d enregistrement de la clôture de la liquidation de la filiale auprès du Bureau des affaires juridiques 10 Obtention de l attestation sur les informations légales concernant la clôture (environ deux semaines à dater du dépôt de la demande) 11 Notification de la clôture de la liquidation de la filiale au du tribunal et aux autorités fiscales 16

17 1.6.3 Dissolution et liquidation d une société en nom collectif à responsabilité limitée (LLP) Concernant la dissolution ou la liquidation d une société en nom collectif à responsabilité limitée, les formalités à respecter sont les suivantes. Comme pour toute dissolution ou liquidation d une société japonaise, les créanciers disposeront d un délai minimum de deux mois pour s opposer à la liquidation. Procédure type de dissolution et liquidation d une LLP 1 Décision de dissolution de la société en nom collectif à responsabilité limitée (LLP) et nomination d un liquidateur avec l approbation unanime des associés 2 Demande de dissolution de la LLP et de nomination du liquidateur déposée auprès du Bureau des affaires juridiques 3 Notification de la dissolution de la LLP et de la nomination du liquidateur à l administration fiscale 4 Notification de l opposition des créanciers à la liquidation de la LLP par voie d annonce individuelle ou de parution dans des journaux officiels 5 Détermination et distribution des actifs restants 6 Décision de clôture par la liquidation sous réserve de l approbation de tous les associés (dans les deux mois suivant la notification mentionnée ci-dessus) 7 Demande d enregistrement de la clôture de la liquidation de la société en nom collectif à responsabilité limitée déposée auprès du Bureau des affaires juridiques 8 Obtention de l attestation sur les informations légales concernant la liquidation (environ deux semaines à dater du dépôt de la demande) 17

18 SECTION 1 Constituer sa société A noter : 1. Il est possible de consulter des spécialistes concernant la création de sociétés Concernant l établissement de succursales ou de filiales, les spécialistes à consulter sont les avocats, les shisho shoshi (avocats spécialisés dans la rédaction d actes juridiques) ou les gyosei shoshi (avocats spécialisés dans les procédures administratives). Ces spécialistes peuvent être chargés par leur client de rédiger différents types de documents : par exemple, les documents relatifs à l établissement d une succursale ou d une filiale, au transfert du siège social, au changement des cadres dirigeants, à des modifications de l objet de la société, à l augmentation du capital, au changement de structure, à une fusion, une dissolution, etc. Le dépôt des demandes d immatriculation au registre du commerce auprès du Bureau des affaires juridiques sont du ressort exclusif du shiho shoshi et de l avocat. 2. Les formalités à accomplir au moment de l établissement d un bureau de représentation L établissement d un bureau de représentation à des fins de collecte ou de fourniture d informations est libre et le Code du commerce ne prévoit aucune formalité d enregistrement ou de notification du centre des impôts car, ne menant aucune activité commerciale au Japon, le bureau de représentation n est pas assujetti à l impôt sur les bénéfices des sociétés. Dans certains cas exceptionnels comme celui de l établissement au Japon de bureaux de représentation d institutions financières comme les banques, compagnies d assurance, sociétés de placement étrangères, une notification préalable devra être faite à l Agence des services financiers (comme stipulé dans les législations spécifiques à chacun de ces domaines d activité, comme la loi sur les activités bancaires ou la loi sur les bourses de valeurs mobilières). Par ailleurs, l ouverture d un compte bancaire au nom d un bureau de représentation se fera aux noms conjoints du bureau de représentation et de la personne physique le représentant, comme dans l exemple suivant : «Bureau de représentation au Japon de la Société X, Représentant M/Mme Y (nom du représentant)». Les documents à fournir lors de l ouverture d un compte bancaire au nom d un bureau de représentation sont les suivants : - Passeport du représentant - Carte de résident du représentant - Plaquette sur la société - Contrat de location - Sceau de la banque 18

19 2.1 Formalités d entrée Les étrangers qui souhaitent se rendre au Japon doivent être munis d un passeport en cours de validité, et doivent en principe obtenir auprès d une ambassade, d un consulat ou des missions diplomatiques du Japon à l étranger un visa adapté à l objectif de leur voyage au Japon. A l arrivée au Japon, l inspecteur de l immigration inspecte le passeport et y appose un tampon autorisant l entrée sur le territoire japonais et définissant le statut de résidence et la durée de séjour autorisée. Ces dispositions ne s appliquent pas dans les cas d exemption de visa de séjour temporaire ou de «Re-Entry Permit» (visa de retour), présentés aux sections 2.6 et La relation entre le visa et le statut de résidence Il existe, en matière de formalités d entrée, le visa et le statut de résidence, et il est important de ne pas les confondre Le visa Le visa est une recommandation obtenue à l étranger auprès d une mission diplomatique japonaise, nécessaire pour entrer sur le territoire japonais, qui certifie que le passeport est valide, et que son détenteur peut être admis à entrer sur le territoire japonais dans le cadre mentionné par le visa. Ces dispositions ne s appliquent pas dans les cas d exemption de visa de séjour temporaire ou de «re-entry permit» (visa de retour), qui sont présentés aux sections 6 et Le statut de résidence Les ressortissants étrangers qui sont admis sur le territoire japonais et qui y séjournent reçoivent en principe l autorisation d entrer au Japon au port ou à l aéroport d arrivée, et y séjournent ensuite selon le statut défini à ce moment-là. Le statut de résidence est donc la preuve que l étranger est autorisé à séjourner au Japon et qu il est qualifié pour exercer les activités définies par la loi de contrôle de l immigration et de reconnaissance des réfugiés. Il signifie en d autres termes : «Vous êtes autorisé à séjourner au Japon pour y faire ceci ou cela». Les activités qu un ressortissant étranger peut exercer pendant son séjour au Japon sont définies par le statut de résidence, et à moins d obtenir une «autorisation d exercer une activité autre que celle du statut de résidence», les étrangers n ont en principe pas le droit d exercer des activités rémunérées autres que celles relevant du statut de résidence. 2.3 De l obtention du certificat d admissibilité (certificate of eligibility) au visa Le visa est obtenu en déposant une demande auprès d une mission diplomatique japonaise. Mais dans le cas où le visa demandé est destiné à permettre un séjour de longue durée, notamment pour travailler, la réponse à la demande peut prendre assez de temps, étant donné que les missions diplomatiques japonaises ne sont pas toujours à même d évaluer la situation interne au Japon. C est la raison pour laquelle il arrive souvent que les services de l immigration au Japon vérifient si les activités que le ressortissant étranger souhaite exercer au Japon correspondent au visa demandé, et s ils établissent que cela est le cas, ils délivrent un certificat d admissibilité (certificate of eligibility). Le ressortissant étranger ayant obtenu ce document devra ensuite le présenter auprès d une mission diplomatique japonaise, en même temps que la demande de visa. Le visa est alors généralement accordé très rapidement. Ce certificat n est pas nécessaire pour obtenir un visa de séjour temporaire. 19

20 SECTION 2 Le visa et le statut de résidence Schéma : de la demande de certificat d admissibilité à l obtention du visa et à l entrée sur le territoire japonais (cas général) Au Japon Demande de certificat d admissibilité (auprès des services de l immigration) par le requérant ou son représentant Délivrance du certificat d admissibilité (délivré par les services de l immigration) et envoi au requérant ou à son représentant Note : Dans le cas où un ressortissant étranger ayant demandé un certificat d admissibilité se trouve déjà au Japon avec un visa de séjour temporaire, il aura la possibilité de changer son statut de visiteur temporaire pour celui de résident approuvé par le certificat d admissibilité durant son séjour au Japon, sans avoir à demander ni à recevoir de visa auprès d une mission diplomatique japonaise à l étranger. A l étranger Demande de visa auprès d une mission diplomatique japonaise à l étranger sur présentation du certificat d admissibilité Obtention du visa auprès de la mission diplomatique Au Japon Présentation du passeport et du visa (autorisation d entrer sur le territoire japonais, présentation du certificat d admissibilité) au moment de l arrivée au Japon, et insertion dans le passeport au lieu d entrée au Japon d un cachet vérifiant l entrée, puis délivrance d une carte de résident aux étrangers résidant au Japon pour une durée à moyen et à long terme. (Note) Aux aéroports de Narita, Haneda, Chubu et Kansai, en plus du cachet de vérification d entrée tamponné sur leur passeport, les résidents admis pour une durée à moyen et à long terme recevront une carte de résident. Aux autres lieux d entrée/sortie du Japon, un cachet de vérification d entrée sera tamponné sur le passeport et une carte de résident sera délivrée après que les résidents à moyen et à long terme auront suivi la procédure de demande de permis de séjour auprès du bureau municipal de la ville/commune/village. (En pratique, le Bureau de l immigration régional enverra par la poste une carte de résident à l adresse déclarée de la résidence). Une carte de résident est délivrée aux résidents à moyen et à long terme lorsqu ils reçoivent l autorisation de résider, telle que la permission d entrée sur le territoire, la permission de changer de statut de résident, ou une prolongation de permis de séjour (voir la section 2.7). 20

21 2.4 Catégories de visas et de permis de travail Principaux permis de travail se rapportant aux investissements au Japon Nous présentons dans cette catégorie les principaux permis de séjour se rapportant aux investissements au Japon, et les activités qu ils permettent. (extrait du site Internet du Ministère japonais de la Justice). - Pour plus d informations : <Tableau 2-1> Investisseur/Dirigeant d entreprise (Voir la liste des autorisations de séjour à la page 8 du site) (1) L exercice des activités d investisseur peut consister à entreprendre et exploiter ou diriger une entreprise au Japon. (2) Exercer des activités d investisseur dans une entreprise existante au Japon et exploiter ou diriger ladite entreprise. (3) Exercer des activités d exploitation ou de direction d une entreprise au Japon pour le compte de ressortissants étrangers ou de sociétés étrangères ayant investi dans une entreprise et entrepris de la diriger (par ex., le directeur général ou l administrateur gérant responsable de l entreprise, un directeur ou un chef de service employé pour exercer la direction de l entreprise sous la responsabilité d un cadre dirigeant ou de l administrateur gérant). (4) Exercer des activités d exploitation ou de direction d une entreprise au Japon pour le compte de ressortissants étrangers ou de sociétés étrangères ayant investi dans une entreprise existante au Japon. Ingénieurs Spécialistes en sciences humaines ou activités internationales Salarié détaché Professions juridiques et comptables Personnel hautement qualifié Les ingénieurs effectuent des prestations dans des services nécessitant des techniques et des savoirs techniques relevant de la physique, de l ingénierie et des sciences, sur la base d un contrat passé avec un organisme japonais public ou privé. Ces spécialistes effectuent des prestations de services exigeant des connaissances en droit, économie, sociologie ou autres sciences humaines, ou l expérience d une culture ou de mentalité étrangères, sur la base d un contrat passé avec un organisme japonais public ou privé. Les salariés détachés exercent des activités pour une durée limitée du même type que celles autorisées pour les ingénieurs et spécialistes en sciences humaines ou autres activités internationales ci-dessus, mais exercées au Japon dans un bureau de l organisme établi à l étranger qui l emploie. Ces professionnels effectuent des prestations de services dans les domaines juridique et comptable en ayant la qualité d avocat étranger ou d expert comptable étranger ou d autres qualifications reconnues par la loi. Ce personnel effectue des prestations de services exigeant la maîtrise de techniques industrielles ou d un savoir-faire relevant d un domaine spécialisé, sur la base d un contrat passé avec un organisme public ou privé au Japon Documents nécessaires au moment de la demande de certificat d admissibilité Les documents nécessaires à cette demande sont en général les suivants: (1) Formulaire de demande de certificat d admissibilité (2) Une photo d identité (de 4 centimètres de long sur 3 centimètres de large) (3) Une enveloppe affranchie à 380 yens pour la réponse (4) Diplôme(s) d études (ce document peut ne pas être nécessaire dans certains cas) (5) Curriculum-vitae (ce document peut ne pas être nécessaire dans certains cas) (6) Extrait du registre du commerce d un hôte au Japon (7) Descriptif des activités d un hôte au Japon (8) Copie du bilan comptable ou plan stratégique d un hôte au Japon (9) Copie des déclarations de renseignements ou copie de la notification de l établissement d un hôte au Japon tel qu un bureau chargé de rémunérer les salariés au Japon Il convient d ajouter à ces documents, en fonction de la nature du statut désiré, une copie du contrat de travail, le certificat de travail, un descriptif des activités de la compagnie étrangère, une attestation d établissement. 21

22 SECTION 2 Le visa et le statut de résidence Documents nécessaires à la demande de visa de travail Après l émission du certificat d admissibilité, il faut en général présenter les documents suivants au moment de la demande de visa dans une mission diplomatique japonaise: (1) Formulaire de demande de visa (2) Passeport (3) Certificat d admissibilité et sa copie (4) Une ou deux photos d identité (de format carré de 4,5 centimètres de côté) Relation entre le type d implantation au Japon et le statut de résidence Quatre types d implantations au Japon sont possibles pour les entreprises étrangères : un bureau de représentation, une succursale, une filiale, ou une Société en nom collectif à responsabilité limitée. La relation entre ces différents types d implantation et le statut de résidence est déterminée par les conditions et les critères de chaque statut de résidence, mais en général cela se passe de la manière suivante : Bureau de représentation: «Salarié détaché» Succursale : «Salarié détaché» ou «Investisseur, Dirigeant d entreprise» Filiale : «Investisseur, Dirigeant d entreprise» Le statut de résidence des ressortissants étrangers employés par des bureaux de représentation, des succursales ou des filiales de sociétés étrangères est soit «salarié détaché», soit un autre statut adapté au parcours universitaire et professionnel du ressortissant ainsi qu aux activités dont il sera responsable au Japon (statut de «spécialistes en sciences humaines ou activités internationales» ou «ingénieurs»). Cela ne s applique pas aux personnes qui entrent dans la catégorie «Investisseur, Dirigeant d entreprise». 2.5 Visa de séjour temporaire statut Le statut de séjour temporaire couvre les activités de tourisme, les soins médicaux, les sports, les visites à la famille, les voyages d étude, la participation à des formations ou à des congrès, les visites de travail et tout séjour de ce type de courte durée. Il n est pas possible de travailler dans le cadre d un visa de séjour temporaire. Dans le cadre d un visa de séjour temporaire, les seules activités possibles liées à des activités commerciales doivent avoir les objectifs mentionnés ci-dessous: - Visites d étude et inspections (par exemple, des visites d usine et des salons ou foires) - Participation à des cours et à des présentations organisés par des entreprises - Participation à des conférences ou à d autres réunions - Exercice au Japon d activités commerciales de courte durée, notamment voyages d affaires au Japon, négociations commerciales, signature de contrats, suivi d affaires, publicité ou encore études de marché. Les préparatifs à un investissement au Japon ou au démarrage d une activité au Japon, tels que les études de marché préliminaires, sont normalement inclus dans les activités autorisées dans le cadre d un visa de séjour temporaire. La durée de ces séjours temporaires est fixée à 90 jours, 30 jours ou à un nombre de jours spécifiés allant jusqu à 15 jours au maximum. 22

23 2.6 Exemptions réciproques de visa de séjour temporaire Vous trouverez sur le site Internet du Ministère japonais des Affaires étrangères mentionné ci-dessous, la liste des pays avec lesquels le Japon a conclu un accord d exemption de visa de séjour temporaire. Il est cependant à noter que dans le cas où les ressortissants de ces pays se rendent au Japon pour travailler et mener des activités rémunérées, cette exemption ne s applique pas. - Liste de pays ayant conclu un accord d exemption réciproque de visa de séjour temporaire avec le Japon : La carte de résident Le 9 juillet 2012, la législation relative à l amendement du régime des autorisations de séjour des ressortissants étrangers est entrée en vigueur. Sous le nouveau régime, des «cartes de résident» sont délivrées aux ressortissants étrangers et des changements ont été apportés aux procédures de notification. Veuillez consulter le site Internet ci-après pour tous renseignements concernant le nouveau régime d attribution des permis de séjour : Site Internet du Bureau de l Immigration du Japon : Qu est-ce qu une «carte de résident»? Les cartes de résident sont des cartes ou permis de séjour délivrés aux ressortissants étrangers qui séjournent légalement au Japon pour une durée à moyen ou à long terme (plus longtemps qu une durée déterminée) et ont acquis le statut de résidents en vertu de la Loi sur le Contrôle de l Immigration («résidents à moyen ou à long terme»), c est-à-dire qu ils ont acquis une autorisation de séjour tel qu un permis d entrée au Japon, une autorisation de changement de statut de résident, ou une autorisation de prolongation de leur permis de séjour. Les résidents à moyen ou à long terme sont porteurs d une carte de résident pendant leur séjour au Japon et sont inclus dans le Registre de base des résidents comme les ressortissants japonais. En plus d une photographie du titulaire (à l exclusion des cartes expirant lors du 16ème anniversaire du titulaire), la carte de résident contient des renseignements tels que l identité, l adresse et le statut du permis de séjour du titulaire. Tout changement dans ces renseignements comporte pour le titulaire l obligation d en aviser les autorités À qui sont délivrées les cartes de résident? Les cartes de résident sont délivrées aux ressortissants étrangers qui séjournent légalement au Japon pour une durée à moyen ou à long terme, qui ne répondent pas aux conditions des alinéas (1) à (6) compris ci-dessous : (1) Les personnes titulaires d une autorisation de séjour de 3 mois maximum (2) Les personnes titulaires d une autorisation de séjour à titre de «Visiteur temporaire» (3) Les personnes titulaires d un statut de «Diplomate» ou de «Personnalité officielle» (4) Les personnes reconnues par une ordonnance du Ministère de la Justice comme étant équivalentes à des ressortissants étrangers en vertu des alinéas (1) à (3) ci-dessus. (5) Les résidents permanents spéciaux (6) Les personnes sans statut de résident 23

24 SECTION 2 Le visa et le statut de résidence Informations inscrites sur la carte de résident Les informations suivantes sont inscrites sur la carte de résident : (1) Les nom, date de naissance, genre et nationalité ou région d origine (2) Le lieu de résidence (adresse de la résidence principale au Japon) (3) Le statut du permis de séjour, durée du séjour et date d expiration du permis de séjour (4) Type et date du permis (5) Numéro de carte de résident, date de délivrance et date d expiration de la carte (6) Restrictions au permis de travail (le cas échéant) (7) Détails sur l autorisation d exercer certaines activités autres que celles autorisées par un permis de séjour accordé antérieurement (le cas échéant) Période de validité de la carte de résident La carte de résident est valide pour certaines périodes. <Tableau 2-2> Âge Résident permanent Résident non-permanent 16 ans ou plus 7 ans à partir de la date de délivrance Date d expiration de la durée de séjour autorisée Moins de 16 ans Jusqu au 16ème anniversaire Au plus tard jusqu à la date d expiration de la durée de séjour autorisée ou la date du 16ème anniversaire Obligations de déclaration concernant les cartes de résident Les résidents à moyen et à long terme sont requis d avertir les autorités si des changements dans les renseignements fournis sur la carte de résident et certains autres éléments surviennent pendant le séjour. Ces notifications concernent les types de changement suivants : (1) la déclaration du lieu de résidence, (2) les éléments autres que le lieu de résidence, et (3) la notification concernant les organisations dont le titulaire est membre. (1) Déclaration du lieu de résidence (à accomplir auprès des services de la municipalité) 1) Ressortissants étrangers nouvellement arrivés aux Japon (résidents à moyen et à long terme) Les résidents à moyen et à long terme doivent se présenter devant les bureaux de la municipalité de leur résidence avec leur carte de résident (ou leur passeport si la carte n a pas encore été délivrée au moment de l entrée au Japon) pour effectuer leur déclaration de lieu de résidence dans le délai de 14 jours suivant leur installation dans leur nouvelle résidence. 2) Ressortissants étrangers changeant d adresse (résidents à moyen et à long terme) Les résidents à moyen et à long terme qui changent d adresse doivent se présenter devant les bureaux de la municipalité de leur nouvelle résidence avec leur carte de résident pour effectuer leur déclaration de lieu de résidence dans le délai de 14 jours suivant leur installation dans leur nouvelle résidence. (2) Déclaration des éléments autres que le lieu de résidence (à accomplir auprès du Bureau régional de l Immigration) Pour effectuer des déclarations ou des demandes relatives aux éléments suivants, les ressortissants étrangers sont requis d apporter leur passeport, des photos, et leur carte de résident. Une nouvelle carte de résident sera normalement délivrée le jour de la déclaration ou demande. 1) Déclaration de changement de nom, de date de naissance, de genre, de nationalité ou d origine régionale La déclaration doit être effectuée dans le délai de 14 jours suivant le changement de nom, la date denaissance, le genre, la nationalité/région d origine. 2) Demande de renouvellement de la validité de la carte de résident Un résident permanent ou un ressortissant étranger de moins de seize (16) ans résidant au Japon dont la carte arrive à expiration le jour de son 16ème anniversaire doit faire une demande de renouvellement de la période de validité de la carte de résident avant son expiration. 24

25 3) Demande de duplicata de carte de résident En cas de perte ou de vol d une carte de résident, le titulaire étranger doit faire une demande de duplicata dans le délai de 14 jours suivant la découverte du vol ou de la perte (ou le jour du retour au Japon, au moment de l entrée, si ce vol ou cette perte est survenue hors du Japon). Les déclarations et demandes ci-dessus doivent être accomplies en personne par la personne concernée auprès d un bureau régional de l immigration. Cependant, si cette personne est âgée de moins de 16 ans ou dans l incapacité de se déplacer pour cause de maladie, etc., un co-résident membre de la famille doit accomplir la déclaration ou la demande en son nom. Si le directeur d un bureau régional de l immigration l approuve, un représentant légal ou l une quelconque des personnes ci-dessous, sollicitée par l individu en question, peut soumettre les documents ou accomplir les procédures associées aux déclarations et aux demandes accomplies en son nom : - Un employé d une institution d hébergement ou d une société à but non lucratif approuvé par le directeur d un bureau régional de l immigration - Un avocat ou un notaire public administratif (juriste gyoseishoshi) qui enregistre une déclaration concernant la soumission de documents auprès du directeur d un bureau régional de l immigration par l intermédiaire du barreau ou de l association des notaires publics dont sont membres l avocat ou le notaire public Dans certains cas, des membres de la famille, des cohabitants et des personnes similaires à ces cohabitants de l individu en question, qui ont reçu l approbation du directeur du bureau régional de l immigration, peuvent également accomplir des procédures associées aux déclarations et demandes effectuées pour le compte de l individu. (3) Déclaration relative aux organisations dont le résident étranger est membre (accomplie auprès du bureau régional de l immigration) Les résidents étrangers doivent apporter leur carte de résident lorsqu ils accomplissent l une des déclarations suivantes. Si la déclaration est effectuée par courrier postal, une copie de la carte de résident doit être incluse. Il faut noter qu une nouvelle carte de résident ne sera pas délivrée lorsque la déclaration est accomplie de cettemanière. 1) Déclaration concernant l appartenance du résident étranger à une organisation Lorsqu un résident étranger à long ou à moyen terme ayant un statut professionnel, «Ingénieur» ou autre, (à l exclusion des «Artistes», «Activités religieuses» et «Journalistes»), ou le statut d «Étudiant» ou autre statut académique, quitte l organisation (employeur ou institution académique) à laquelle ce résident étranger appartient (en raison de l expiration d un contrat) ou change d organisation (sur la base d un nouveau contrat), ou si ladite organisation change de nom, de lieu d implantation, ou cesse d exister, le résident a l obligation de remplir une déclaration à cet effet en personne, auprès du bureau régional de l immigration ou par courrier postal envoyé au Bureau régional de l Immigration de Tokyo dans le délai de 14 jours. 2) Déclaration concernant l époux (épouse) Lorsqu un résident étranger à long ou à moyen terme est marié, titulaire d une autorisation de séjour à titre de «Personne à charge» ou autre semblable, et perd son époux (épouse) par suite de décès ou de divorce, ce/cette résident(e) doit déposer une déclaration à cet effet en personne, auprès du bureau régional de l immigration ou par courrier postal envoyé au Bureau régional de l Immigration de Tokyo dans le délai de 14 jours. 25

26 SECTION 2 Le visa et le statut de résidence 2.8 Permis de retour (Re-entry Permit) Qu est-ce qu un permis de retour? Un permis de retour est nécessaire dans le cas où un ressortissant étranger qui réside au Japon quitte temporairement le Japon pendant la durée autorisée de résidence, et revient après une visite dans son pays ou dans un pays tiers pour résider à nouveau au Japon avec le même statut que précédemment. Grâce à ce système, le ressortissant étranger qui a obtenu ce permis de retour avant de quitter le Japon n a pas besoin de demander un visa pour le Japon auprès d une mission diplomatique japonaise à l étranger et il pourra revenir au Japon avec le même statut de résident qu avant son départ. Mais si le ressortissant étranger quitte le Japon sans permis de retour, il perdra le statut de résidence ainsi que le permis de séjour qu il avait précédemment acquis. Ainsi, il convient de ne pas oublier cette démarche Les catégories de permis de retour Il existe deux catégories de permis, d une part, le permis simple qui permet de sortir du Japon et d y retourner une seule fois, et d autre part, le permis multiple qui permet de sortir et de rentrer au Japon autant de fois qu on le souhaite, chaque fois dans la limite de la durée de séjour autorisée. Le permis multiple est pratique pour les personnes qui se rendent fréquemment à l étranger, notamment pour aller au siège de leur société ou d autres établissements hors du Japon. Il est impossible d obtenir un permis de retour une fois que la durée de séjour permise au Japon a expiré. Les personnes qui séjournent au Japon pour une courte durée n ont pas besoin normalement de permis de retour Comment obtenir ce permis? Il faut en principe se rendre au bureau des services de l immigration du lieu de résidence, ou à l une de ses antennes. Si le ressortissant étranger est âgé de moins de 16 ans ou s il ne peut se rendre en personne à ce bureau pour des raisons de santé ou autres, un de ses parents ou son époux(se) peut effectuer cette démarche à sa place. Le résident au Japon qui fait effectuer la démarche par une personne qualifiée par les services de l immigration ou inscrite en tant que telle auprès desdits services, n a pas besoin de se déplacer lui-même Documents à fournir, droits à payer - Formulaire de demande de permis de retour - Passeport (le permis de retour y sera apposé) - Carte de résident (ou certificat d immatriculation d un étranger réputé équivalent à une carte de résident) - Somme nécessaire pour acquitter le droit de délivrance yens pour un permis simple yens pour un permis multiple 26

27 2.8.5 Système de permis de retour spécial L introduction du nouveau régime des autorisations de séjour instauré le 9 juillet 2012 s est accompagné de l introduction d un «système de permis de retour spécial». En vertu de ce système, les ressortissants étrangers titulaires d un passeport valide et d une carte de résident, qui déclarent leur intention de revenir au Japon dans le délai d un an suivant leur départ afin d y continuer leurs activités, ne sont plus, en principe, requis d obtenir un permis de retour. Cependant, si la validité de la carte de résident expire au cours de l année qui suit son départ, ces ressortissants étrangers doivent rentrer au Japon avant la date de fin de la validité. (Note) Ce système de permis de retour spécial s applique également aux ressortissants étrangers en possession d un passeport indiquant «qu une carte de résident sera délivrée ultérieurement» ou d un certificat d immatriculation réputé équivalent à une carte de résident. 2.9 A propos des familles accompagnant un ressortissant étranger travaillant au Japon Il existe pour les conjoints et les enfants des ressortissants étrangers travaillant au Japon le statut de résidence de «dependent» (personne à charge), qui permet à ces personnes de mener au Japon des activités entrant dans le cadre de la vie quotidienne. Parmi celles-ci figurent les études scolaires ; mais en principe la possibilité d exercer une activité rémunérée est exclue, sauf s il s agit d un travail à temps partiel (en principe jusqu à 28 heures par semaine) et si l autorisation d exercer une activité extérieure au statut de résidence antérieur a été obtenue. Les demandes de certificat d admissibilité et de visa pour les «personnes à charge» peuvent être effectuées en même temps que celles que doit effectuer le ressortissant étranger qui vient exercer une activité professionnelle au Japon, ou après que ce dernier a obtenu le statut de résident lui permettant de travailler au Japon. 27

28 SECTION 2 Le visa et le statut de résidence 2.10 Prolongation de séjour et changement du statut de résidence Prolongation du séjour La durée du séjour est déterminée en même temps que le statut de résidence lorsque le ressortissant étranger arrive au Japon ou lorsque son statut de résidence change, et le ressortissant étranger ne peut résider au Japon que pendant la durée déterminée à ce moment-là. Par conséquent, un ressortissant étranger qui souhaite continuer à exercer la même activité au Japon que celle permise dans le cadre de son statut de résidence, au-delà de la durée autorisée, doit demander une prolongation de son permis de séjour au plus tard le dernier jour de validité de ce dernier. Il sera impossible d obtenir une prolongation si ce délai n est pas respecté ou s il existe d autres problèmes liés au statut de résidence. Les demandes de prolongation de séjour peuvent être soumises dans les trois mois environ précédant la date d expiration du permis de séjour si la période de séjour est d au moins six mois. Si un ressortissant étranger demande une prolongation avant que sa période de séjour n'expire (sont exclus de cette catégorie les ressortissants étrangers titulaires d un permis de séjour de 30 jours ou moins) et qu aucune décision n'a été prise sur sa demande à la date d expiration, il/elle peut rester au Japon sous le même statut de résidence jusqu à la date de prise de décision sur sa demande ou jusqu à ce que deux mois se soient écoulés depuis la date d expiration, la plus courte de ces périodes devant, quoi qu il en soit, être prise en compte. (Note) La durée de séjour des résidents ayant un statut professionnel tel que : «Professionnel du spectacle» engagé pour des représentations artistiques, «Diplomate», «Personnalité officielle», «pour activités désignées» et «Stagiaire en formation technique» sera de trois mois, un an, trois ans ou cinq ans Changement de statut de résidence Un ressortissant étranger résidant au Japon doit, lorsqu il souhaite cesser d exercer ses activités pour se lancer dans de nouvelles activités qui relèvent d un statut de résidence autre que celui qu il possède, demander et recevoir l autorisation de changer de statut de résidence. Un ressortissant étranger qui réside au Japon avec le statut de«salarié détaché» devra, par exemple, s il quitte la société qui l a envoyé au Japon pour diriger une entreprise qu il va créer avec ses propres fonds, demander à changer de statut pour obtenir le statut «investisseur/dirigeant d entreprise». Les demandes de changement de statut ne sont cependant pas automatiquement approuvées, et ne le seront pas si les nouvelles activités ne correspondent pas aux conditions et aux critères du statut de résidence demandé. Si le ressortissant étranger a demandé un changement de statut (à l exclusion des demandes faites par les personnes jouissant d un permis de séjour n excédant pas 30 jours) et qu aucune décision n'a été prise sur sa demande à la date d expiration de son permis de séjour en cours, il/elle peut rester au Japon sous le même statut de résidence jusqu à la date de prise de décision sur sa demande ou jusqu à ce que deux mois se soient écoulés depuis la date d expiration de son permis de séjour, la plus courte période devant, quoi qu il en soit, être prise en compte. 28

29 2.11 Système d immigration préférentiel avec points pour les professionnels étrangers hautement qualifiés Qu est-ce que le système à points applicable aux professionnels étrangers hautement qualifiés? Il s agit d un système à base de points conçu pour favoriser l immigration de «professionnels étrangers hautement qualifiés» ; ceci fonctionne par l attribution de points aux individus qui entrent dans la catégorie des ressortissants étrangers possédant des talents ou offrant des capacités exceptionnelles, que l on peut accepter. Les individus ayant reçu un certain nombre de points sont classés dans la catégorie des «professionnels étrangers hautement qualifiés» et sont admissibles à un traitement préférentiel au regard de l immigration. En ce qui concerne les détails relatifs à l attribution des points du système d immigration préférentiel applicable aux professionnels étrangers hautement qualifiés, veuillez consulter le site Internet suivant : Évaluation par attribution de points Selon les demandes, les activités des professionnels étrangers hautement qualifiés sont classées dans les catégories suivantes. Des points sont attribués pour «accomplissement dans le domaine de l éducation», «expérience professionnelle», «salaire annuel», «résultats d une activité de recherche», etc. en fonction de la nature de l activité. (1) Activités de recherche académiques (2) Activités spécialisées/techniques avancées (3) Activités commerciales et de gestion Traitement préférentiel Les ressortissants étrangers ayant gagné au moins 70 points reçoivent le statut de professionnels étrangers hautement qualifiés et reçoivent le traitement préférentiel suivant : (1) Autorisation d entreprendre des activités multiples pendant leur séjour au Japon (2) Délivrance d un permis de séjour de 5 ans (3) Relaxation des exigences concernant la résidence relatives au permis de résidence Permanente (l admissibilité pour la résidence permanente est d environ 5 ans) (4) Traitement préférentiel relatif aux procédures d immigration et de résidence (5) Permis de travail accordé aux époux(ses) des professionnels étrangers hautement qualifiés (6) Permis de séjour accordé aux parents des professionnels étrangers hautement qualifiés dans certaines conditions (7) Permis de séjour accordé aux employés de maison des professionnels étrangers hautement qualifiés dans certaines conditions 29

30 SECTION 2 Le visa et le statut de résidence A noter : 1. Consultation avec des spécialistes de ces procédures Au Japon, il existe des spécialistes, appelés «gyosei shoshi» (avocats spécialisés dans les procédures administratives) qui peuvent fournir des conseils sur les démarches liées à l immigration que nous venons de présenter. Les avocats spécialisés dans les procédures administratives inscrits auprès des services de l immigration connaissent la procédure se rapportant au contrôle de l immigration et peuvent effectuer, à la place des ressortissants étrangers, les demandes de certificat d admissibilité, de renouvellement et de prolongation du permis de séjour, de changement de statut, ou encore de permis de retour. Comme ces avocats ont des compétences très étendues, et sont généralement spécialisés dans des domaines particuliers, ils ne sont pas tous inscrits auprès du Bureau de l immigration pour effectuer les démarches susdites. Ils peuvent aussi prodiguer des conseils sur les documents nécessaires aux demandes, et dans certains cas les préparer à la place des requérants. Avoir recours à ces spécialistes permet aux personnes effectuant les demandes et aux entreprises qui emploient des étrangers de ne pas se déplacer elles-mêmes, et d effectuer les démarches rapidement et exactement. 2. Schéma : Procédure d implantation au Japon et procédure d obtention des visas et du statut de résidence Nous présentons un schéma général des procédures à suivre pour un ressortissant étranger qui représente une entreprise et fait immatriculer la nouvelle entreprise (personnalité morale ou succursale), tout en effectuant les procédures d obtention d un visa et d un statut de résidence. Au Japon Entrée avec un visa temporaire Recherche et préparatifs pour l implantation de l entreprise au Japon (personnalité morale ou succursale) Immatriculation de l entreprise (personnalité morale ou succursale)<ministère de la Justice> Demande d un certificat d admissibilité<services de l Immigration> Obtention du certificat d admissibilité Note : Dans le cas où un ressortissant étranger ayant demandé un certificat d admissibilité se trouverait déjà au Japon avec un visa de séjour temporaire, il aura la possibilité de changer son statut de visiteur temporaire pour celui de résident approuvé par le certificat d admissibilité durant son séjour au Japon, sans avoir à demander ni à recevoir de visa auprès d une mission diplomatique japonaise à l étranger. A l étranger Demande de visa de travail <mission diplomatique japonaise à l étranger> Obtention d un visa de travail <mission diplomatique japonaise à l étranger> Au Japon Entrée sur le territoire japonais : Présentation du passeport et du visa, présentation du certificat d admissibilité, et insertion dans le passeport au lieu d entrée au Japon d un cachet vérifiant l entrée, puis délivrance d une carte de résident aux étrangers résidant au Japon pour une durée à moyen et à long terme. (Note) Aux aéroports de Narita, Haneda, Chubu et Kansai, en plus du cachet de vérification d entrée tamponné sur leur passeport, les résidents admis pour une durée à moyen et long terme recevront une carte de résident. Aux autres lieux d entrée/sortie du Japon, un cachet de vérification d entrée sera tamponné sur le passeport et une carte de résident sera délivrée après que les résidents à moyen et à long terme auront suivi la procédure de demande de permis de séjour auprès du bureau municipal de la ville/commune/village (En pratique, le Bureau régional de l Immigration enverra par la poste une carte de résident à l adresse déclarée de la résidence). 30

31 3.1 Présentation de la fiscalité japonaise applicable aux sociétés dans le cadre des investissements au Japon Neutralité de la fiscalité vis-à-vis du mode d exploitation (filiale ou succursale) Les entreprises exerçant au Japon une activité qui génère des bénéfices sont imposées sur ceux-ci. Des mesures ont été prises, cependant, pour garantir que la fiscalité ne pèse pas d une manière injustement lourde sur les sociétés multinationales exerçant une activité économique au Japon, du fait de leur forme juridique au Japon. Le revenu des sociétés établies au Japon est, en règle générale et à l exception de certains revenus non imposables et exemptés, imposable indépendamment du lieu où il a été généré (c est-à-dire du pays d origine du revenu). Mais, lorsque ce revenu comprend des bénéfices générés à l étranger et imposés dans les pays où ils sont générés, il existe des déductions qui permettent de réduire, dans une certaine mesure, les taxes et impôts payés dans un pays étranger, du montant des impôts dus au Japon, afin d éliminer la double imposition. Des mesures ont aussi été mises en place pour éviter la double imposition internationale des filiales japonaises de sociétés étrangères, notamment pour garantir que seule une partie des bénéfices générés au Japon soit imposable au Japon.Quant aux succursales japonaises de sociétés étrangères, des mesures ont été mises en place pour n imposerque certains revenus générés au Japon, pour éviter la double imposition internationale au Japon Retenue à la source et paiement de l impôt après déclaration Les sociétés multinationales exerçant au Japon une activité qui génère des bénéfices imposables au Japon calculent et paient les impôts dus soit par retenue à la source soit par une procédure de déclaration, en fonction de la forme de société et du type de revenu. 3.2 Revenus générés au Japon Des exemples types de revenus générés au Japon, qui forment la base permettant de déterminer le régime d imposition des sociétés étrangères, sont indiqués ci-après. Veuillez noter que l objectif spécific de l impôt diffère en fonction du mode d activité de la société étrangère au Japon, comme ceci sera décrit plus loin. (1) Bénéfices dérivés d une activité commerciale au Japon (2) Rémunération pour prestations de services rendus au Japon, comme celles des ingénieurs (3) Loyers de biens immobiliers et autres propriétés au Japon (4) Intérêts sur les dépôts et comptes d épargne ouverts au Japon (5) Dividendes perçus de sociétés basées au Japon (6) Intérêts sur les prêts destinés à des opérations commerciales au Japon (7) Droits de licence, redevances et droits d usage pour des machines et équipements reçus dans le cadre d opérations commerciales au Japon (8) Sommes provenant de transferts de biens immobiliers au Japon (9) Revenus dérivés de la gestion d actifs au Japon 31

32 SECTION 3 La fiscalité japonaise 3.3 Présentation des différentes formes d imposition sur le revenu applicables aux sociétés (impôt sur les bénéfices des sociétés, taxes locales sur les sociétés et taxe professionnelle) Impôts sur les sociétés et taux d imposition Les impôts prélevés au Japon sur le revenu généré par les activités d une société comprennent l impôt sur les bénéfices des sociétés (impôt national), la taxe de résidence sur les locaux commerciaux et autres (taxe locale), la taxe professionnelle (taxe locale) et la taxe locale spéciale sur les sociétés (taxe nationale bien que sa déclaration et son paiement soient effectués auprès des administrations locales en même temps que la taxe professionnelle) (ci-après collectivement «impôts sur les sociétés»). Sauf dans les cas demandant un traitement exceptionnel, le revenu soumis à la taxe de résidence et à la taxe professionnelle est défini, et le revenu imposable calculé conformément à ce que prévoit l impôt sur les sociétés. La taxe de résidence est prélevée non seulement sur le revenu mais aussi sur la base du nombre de personnes en utilisant comme base d imposition le capital de la société et le nombre d employés. Les sociétés qui ont un capital social de plus de 100 millions de yens sont soumises à l impôt sur les sociétés sur une base pro-forma (voir ). Le revenu calculé pour chaque exercice fiscal est utilisé comme base d imposition pour déterminer l impôt sur les bénéfices de la société à prélever sur le résultat de la société. Les autres impôts sur les sociétés comprennent les taxes prélevées sur les réserves pour pensions de retraite, etc. (suspendues si l exercice fiscal commence le 31 mars 2014). Les taux d imposition de l impôt sur les sociétés, de la taxe de résidence, de la taxe professionnelle (imposition sur le résultat de la société) et du prélèvement calculé selon le nombre d employés, faisant partie de la taxe de résidence, pour chaque exercice imposable sont présentés ci-dessous (l exemple utilisé est une petite société à Tokyo). Les taux des taxes locales peuvent varier légèrement suivant la taille de l entreprise et la collectivité locale dans laquelle elle est située. <Tableau 3-1> Charge fiscale sur le revenu des sociétés Tranches de revenu imposable Jusqu à 4 millions de yens De 4 à 8 millions Plus de 8 millions Impôt sur les bénéfices des sociétés Taxe spéciale pour la reconstruction Taxes de résidence 1. Préfectorale 2. Municipale Taxe professionnelle Taxe locale spéciale sur les sociétés 15,00 % 1,5 % 15,00 % 1,5% 25,50 % 2,55 % 0,75 % 1,85 % 2,70 % 2,19 % 0,75 % 1,85 % 4,00 % 3,24 % 1,27 % 3,14 % 5,30 % 4,29 % Taux d imposition total 23,99 % 26,34 % 42,05 % Taux d imposition effectif 22,86 % 24,56 % 38,37 % Note: Le taux d imposition sur les sociétés ci-dessus s appliquera pendant trois exercices fiscaux à partir de l année fiscale commençant le 1er avril 2012 ou après. Les taux d imposition pour la taxe de résidence de la société et la taxe professionnelle, pris pour exemple ci-dessus, concernent Tokyo. Les conditions appliquées sont les suivantes : - Le capital social de la société est égal ou inférieur à 100 millions de yens (ce tableau ne s applique pas aux filiales à 100% de grandes entreprises dont le capital est égal ou supérieur à 500 millions de yens). - Le montant de l impôt sur les sociétés est égal ou inférieur à 10 millions de yens, et le revenu imposable est égal ou inférieur à 25 millions de yens. - Les bureaux ou les usines sont situé(e)s dans deux préfectures au maximum Les taux d imposition ci-dessous seront appliqués pour l année fiscale commençant le 1er avril 2015 ; (Applicables seulement aux entreprises qui satisfont aux conditions mentionnées ci-dessus.) Tranches de revenu imposable Jusqu à 4 millions de yens De 4 à 8 millions Plus de 8 millions Impôt sur les bénéfices des sociétés Taxes de résidence 1. Préfectorale 2. Municipale Taxe professionnelle Taxe Taux locale d imposition spéciale total sur les sociétés 19,00 % 0,95 % 2,34 % 2,70 % 27,18 2,19 % 19,00 % 0,95 % 2,34 % 4,00 % 29,53 3,24 % 25,50 % 1,27 % 3,14 % 5,30 % 39,50 4,29 % Taux d imposition effectif 25,91 % 27,53 % 36,05 % 32

33 <Tableau 3-2> Montant de la taxe locale de résidence déterminé par le nombre d employés Montant du capital (en yens) Effectifs Montant de la taxe locale de résidence (en yens) Plus de Plus de Plus de Plus de Plus de Plus de Plus de Plus de Moins de Moins de Moins de Moins de Moins de Moins de Moins de Moins de Plus de 50 Plus de 50 Moins de 50 Moins de 50 Plus de 50 Moins de 50 Plus de 50 Moins de 50 Plus de 50 Moins de Établissement de sociétés ou de succursales et déclaration aux services fiscaux La création d une société de droit japonais ou d une succursale doit être obligatoirement déclarée auprès des services fiscaux dans des délais définis (cf (1). Cela s applique aussi lorsqu une société étrangère génère au Japon des bénéfices soumis à l impôt sur les sociétés sans créer de succursale (cf (3) ou lorsqu une société étrangère exerce une activité commerciale par l intermédiaire de sites ou de parties correspondant aux conditions énumérées ci-dessous, sans ouvrir de succursale (cf (2). Cas dans lesquels une société étrangère exerçant des activités sans établir de succursale est soumise à l obligation de déclaration aux services fiscaux : (1) Lorsque la construction, l assemblage ou d autres travaux, ou le contrôle et la supervision de ces travaux durent plus d un an. (2) Lorsque la société exerce une activité commerciale par l intermédiaire de certains agents décrits ci-dessous : - Les personnes qui disposent et usent fréquemment de l autorité de conclure des contrats commerciaux pour le compte d une société étrangère. - Les personnes qui reçoivent en dépôt des actifs d une société sous un volume ou une quantité qui correspond aux besoins habituels des clients et qui fournissent ces actifs en réponse aux demandes des clients. - Les personnes qui exécutent une importante partie du travail requis pour obtenir des carnets de commandes, pour fournir des consultations ou pour d autres activités destinées à la conclusion de contrats commerciaux exclusivement ou principalement pour le compte d une société étrangère Détermination du résultat imposable Les bénéfices des sociétés établies au Japon sont imposables au Japon quel que soit le lieu où ils ont été générés (revenu mondial). Les sociétés établies à l étranger sont classées dans l une des trois catégories d imposition suivantes, et le revenu généré par ces sociétés au Japon est soumis à l impôt sur les sociétés, aux taxes locales et à la taxe professionnelle qui correspondent à leur classification. Veuillez noter que les sociétés de la catégorie (3) ne sont soumises ni à la taxe locale de résidence des sociétés ni à la taxe professionnelle. Relation entre le mode d activité au Japon d une société étrangère et son bénéfice imposable : (1) Les sociétés étrangères qui exercent leurs activités dans un certain établissement stable, comme une succursale, une antenne, un bureau commercial, un bureau ou usine au Japon - Tous les revenus générés au Japon *Cependant, les établissements suivants n entrent pas dans la définition du «certain établissement stable» (a) Un lieu stable utilisé par une société étrangère uniquement pour la publicité et les actions promotionnelles, la fourniture d informations, les études de marché, la recherche de base, et les autres activités auxiliaires à l exécution de son activité (cf. : 3.3.4), (b) Un lieu stable utilisé par une société étrangère uniquement pour l achat de ses actifs (c) Un lieu stable utilisé par une société étrangère uniquement pour le stockage de ses actifs 33

34 SECTION 3 La fiscalité japonaise (2) Les sociétés étrangères qui exercent une activité par l intermédiaire des lieux ou des personnes stipulées dans les paragraphes (1) ou (2) - Le revenu généré au Japon décrit aux paragraphes 3.2 (1), (2), (3), (8) et (9) ci-dessus et tout autre revenu généré au Japon dérivé d autres activités au Japon (3) Sociétés étrangères ne correspondant à aucune des catégories (1) ou (2) ci-dessus. - Le revenu généré au Japon décrit aux paragraphes 3.2 (2), (3), (8) et (9) ci-dessus. * Les lieux, sites, agents et autres qui correspondent aux catégories (1) ou (2) sont désignés «établissements permanents» Revenu du bureau de représentation, etc. Le bureau de représentation, par l intermédiaire duquel une entreprise étrangère se lance dans une activité au Japon, n est pas supposé générer de quelconque revenu imposable issu de la publicité et des actions promotionnelles, de la fourniture d informations, des études de marché, de la recherche de base, et des autres activités auxiliaires à l exercice de ses activités (cf. : 3.3.3), Calcul du résultat imposable Le résultat imposable aux impôts et taxes sur les sociétés pour chaque exercice fiscal est déterminé en procédant aux ajustements fiscaux nécessaires des bénéfices des sociétés et calculé suivant les normes comptables généralement acceptées comme justes et appropriées. Les coûts et les frais encourus pour générer les bénéfices sont déductibles sauf dans certains cas exceptionnels (vous trouverez des exemples ci-après). Les sociétés étrangères ne sont pas soumises à restrictions en ce qui concerne les lieux d où proviennent les coûts et frais qui sont déductibles du revenu imposable généré au Japon.Mais elles doivent préparer des déclarations détaillées des coûts et des frais encourus à l étranger qu elles entendent déduire du revenu généré au Japon, et ces coûts et frais doivent être répartis de façon raisonnable selon la manière prescrite. Exemples pour lesquels il existe des limites aux charges déductibles : - Impôts sur les sociétés et pénalités fiscales - Montant non déductible des dons - Frais de représentation non déductibles - Montant des fonds de réserve transférés - Montant dépassant la limite d amortissement des biens amortissables ou des créances en suspens - Réduction de la valeur des actifs - Rémunération ou retraites versées aux dirigeants Rapatriement de fonds Les fonds remis par la succursale japonaise d une société étrangère à son siège ne peuvent pas, en règle générale, être traités comme des dépenses par la succursale. Mais la législation japonaise considère généralement les fonds rapatriés par une filiale (société japonaise) vers sa société mère étrangère comme étant issus d opérations d entreprise à entreprise et donc généralement considérés comme des remboursements de coûts et dépenses, des distributions de bénéfices, des prêts (ou remboursements de prêts), etc., selon la nature de la transaction concernée. Certains de ces coûts et dépenses sont déductibles du revenu des sociétés (filiales) qui les ont exposés, d autres paiements sont considérés comme des revenus de la société mère (notamment le paiement d intérêts, de dividendes, ou d honoraires) nécessitant une retenue à la source au moment du paiement (cf. : 3.4.4) 34

35 3.3.7 Imposition sur les bénéfices non distribués des sociétés familiales Une société de capitaux japonaise qui est une entreprise familiale est soumise à la fois à l impôt sur les bénéfices non distribués et à l impôt sur les sociétés sur les bénéfices ordinaires. L impôt sur les bénéfices non distribués est calculé par le produit du taux d imposition spécial et du montant imposable des bénéfices non distribués (obtenu par la soustraction des bénéfices non distribués déductibles du montant des bénéfices non distribués pour chaque exercice fiscal). Le taux d imposition spécial varie en fonction des revenus imposables. Si les revenus imposables annuels sont inférieurs ou égaux à 30 millions de yens, ils sont soumis à un taux d imposition de 10%. Le taux d imposition est de 15 % pour des revenus annuels supérieurs à 30 millions de yens et inférieur à 100 millions de yens, et enfin de 20 % pour un résultat annuel d un montant supérieur à 100 millions de yens Traitement des pertes Les pertes nettes de chaque exercice fiscal peuvent être reportées sur les neuf années suivantes (ou sept années dans le cas des exercices fiscaux commencés avant le 1er avril 2012). Ces pertes ne peuvent être reportées ainsi que dans la mesure où un formulaire bleu de déclaration fiscale est rempli pour l exercice où ont été enregistrées les pertes et une déclaration finale est remplie pendant chacun des exercices suivants. Il faut noter que si le capital d une société dépasse 100 millions de yens ou si la société est une filiale à 100% d une grande société dont le capital s élève au moins à 500 millions de yens (y compris les sociétés étrangères), le montant des pertes pouvant être déduit des bénéfices ne peut pas dépasser 80 % dudit bénéfice. Certaines sociétés, comme les PME qui font leur déclaration sur un formulaire bleu sont également autorisées à reporter (a posteriori) des pertes sur l exercice fiscal ayant commencé pas plus d un an avant celui où les pertes ont été enregistrées, et à bénéficier pour l exercice sur lequel les pertes ont été reportées d un remboursement total ou partiel du montant de l impôt sur les sociétés Système de taxation afférent à la restructuration de société Si une société procède à un transfert d actifs à la suite d une division d actions, d une fusion, ou d un investissement en nature ( «restructuration»), les gains et les pertes résultant de ces transferts d actifs sont, en règle générale, soumis à imposition. Toutefois, les restructurations de société remplissant certaines conditions, comme les restructurations entre sociétés possédées/possédant directement ou indirectement 100% du capital, ou les restructurations entre sociétés possédées ou possédant directement ou indirectement 50 % du capital, réalisées pour constituer une joint venture sont traitées comme des «restructurations qualifiées», et qualifient pour le report de l imposition des plus-values ou des pertes sur les actifs transférés Déclaration et paiement de l impôt sur les sociétés (1) Déclaration définitive des revenus et paiement de l impôt Les sociétés doivent faire une déclaration définitive des bénéfices pour l impôt sur les sociétés, les taxes locales sur les sociétés, et la taxe professionnelle dans les deux mois suivant le dernier jour de chaque exercice fiscal. Toutefois une prorogation de délai pourra être demandée, pour recevoir l accord du directeur du centre des impôts, lorsqu une société est dans l impossibilité de soumettre une déclaration définitive parce que l expert-comptable chargé de la vérification des comptes n a pas terminé sa vérification ou parce que les comptes ne sont pas clos pour des raisons qui ne peuvent être évitées. Les montants des revenus et des impôts qui doivent figurer sur la déclaration définitive doivent être calculés conformément au rapport des comptes approuvé par l assemblée générale des actionnaires. L impôt calculé doit aussi être payé pendant cette période. La date limite de paiement ne sera pas prorogée même si la date limite pour soumettre la déclaration définitive est prorogée comme nous venons de le voir. Par conséquent, les intérêts et le montant du surplus d impôt à verser pour la période de prorogation seront imposés (comme dépenses déductibles) si le paiement de l impôt est effectué pendant la période de prorogation. Tout paiement intermédiaire effectué d avance sur le montant de l impôt dû sera déduit du montant total à payer. 35

36 SECTION 3 La fiscalité japonaise (2) Déclaration provisoire et paiement de l impôt Les sociétés dont la durée de l exercice fiscal dépasse six mois doivent effectuer une déclaration provisoire dans les deux mois à compter du dernier jour des six premiers mois de l exercice ainsi qu une déclaration d impôt provisoire pour la période commençant le premier jour de cet exercice et finissant six mois plus tard, et doivent payer le montant intermédiaire de l impôt dû (des cas d exonération s appliquent lorsque le montant de l impôt calculé en utilisant la formule prescrite n excède pas un certain montant). (3) Déclarations bleues Il existe deux couleurs pour les déclarations d impôts, blanche et bleue. Une société pourra remplir une déclaration bleue si elle a obtenu l accord du bureau fiscal concerné. Les sociétés qui remplissent leur déclaration d impôts sur un formulaire bleu bénéficient de divers privilèges fiscaux. Afin de recevoir l accord d utiliser le formulaire bleu, une société doit en faire la demande en respectant la procédure appropriée au plus tard la veille du premier jour de l exercice fiscal. Les filiales récemment créées et les sociétés étrangères créant de nouvelles succursales au Japon doivent faire leur demande au plus tard, soit la veille du jour marquant les trois premiers mois de leur existence incluant la date d établissement de la société/succursale, soit le dernier jour du premier exercice fiscal de l entreprise ou de la succursale. La date limite sera celle de ces deux dates qui intervient le plus tôt, si l intention est de remplir une déclaration sur formulaire bleu pour l année d imposition où figure la date d établissement Imposition de la taxe professionnelle sur une base pro forma Les sociétés dont le capital ou les titres immobilisés sont supérieurs à 100 millions de yens sont imposées sur une base pro forma utilisant les résultats, la valeur ajoutée et le capital comme base imposable. Les taux d imposition couramment appliqués aux résultats, à la valeur ajoutée et au capital sont les suivants : <Tableau 3-3> Exemple : Tokyo Taux d imposition standard Prélèvement sur les Jusqu à 4 millions de yens par an 1,69% 1,5% Prélèvement résultats sur les résultats De 4 à 8 millions de yens par an 2,475% 2,2% Plus de 8 millions de yens par an 3,26% 2,9% Prélèvement sur la valeur ajoutée 0,50% 0,48% Prélèvement sur le capital 0,21% 0,2% Taxe locale spéciale sur les sociétés 148% du prélèvement sur les résultats, calculé au taux d imposition standard Note: Les taux d imposition peuvent différer du taux d imposition standard en fonction de l administration locale. 36

37 3.4 Présentation des impôts prélevés à la source Le système japonais de déclaration des impôts repose sur le principe du paiement de l impôt sur le revenu évalué personnellement, où les individus (contribuables) calculent leur revenu annuel et le montant de l impôt redevable, et déposent leur déclaration d impôt eux-mêmes. Cependant, un système de retenue à la source a été introduit pour des revenus spécifiques, où les sociétés (payant les salaires) recouvrent l impôt sur le revenu à la date du versement des salaires et versent au bureau fiscal le montant de l impôt pour le compte des individus (bénéficiaires des revenus). L impôt prélevé à la source est perçu sur certains revenus imposables versés à un individu ou à une société. Le revenu soumis à la retenue à la source est déterminé en fonction du type de revenu de la personne recevant ce revenu Prélèvement à la source et procédures de paiement Les personnes et sociétés qui paient un revenu soumis au prélèvement à la source doivent verser au bureau fiscal le montant de l impôt retenu à la source au plus tard le dixième jour du mois suivant celui pendant lequel le revenu a été payé. Mais lorsqu un payeur ayant un domicile ou un bureau d affaires au Japon paie un revenu à un non-résident ou à une société étrangère dans un autre pays, l impôt prélevé à la source peut être payé jusqu au dernier jour du mois suivant celui où le paiement a été effectué. En ce qui concerne l impôt retenu à la source sur les salaires ou certains frais professionnels des résidents, une exemption spéciale est appliquée aux petites entreprises employant moins de dix salariés, ce qui leur permet d opter de payer l impôt retenu à la source tous les six mois, soit deux fois par an (avant le 10 juillet et avant le 20 janvier) Impôt prélevé à la source pour les résidents (personnes physiques) au Japon Le paiement au Japon des revenus mentionnés ci-après, ou de certains autres revenus de résidents est soumis au prélèvement à la source : - Intérêts - Dividendes - Salaires, primes et rémunérations similaires - Allocations de retraite - Certaines rémunérations, honoraires, etc., versés à certains professionnels Impôt prélevé à la source pour les sociétés japonaises Les paiements effectués au Japon, sur les revenus ci-après ou certains autres revenus, à des sociétés japonaises sont soumis au prélèvement à la source : - Intérêts - Dividendes Impôt prélevé à la source pour les non-résidents et les sociétés étrangères Les paiements effectués au Japon correspondant aux revenus décrits aux paragraphes 3.2. (1) à (9) ci-dessus («revenus générés au Japon») à un non-résident ou à une entreprise étrangère, ou le paiement à l étranger de ce type de revenus par des payeurs ayant un domicile ou un bureau d affaires ou encore un autre lieu d activités au Japon, sont soumis au prélèvement à la source. Certaines catégories de revenus perçus par des non-résidents et des sociétés étrangères sont exemptés du prélèvement à la source à condition que le non-résident ou la société étrangère recevant lesdits revenus ait un établissement permanent au Japon ; dans ce cas, un certificat de l administration fiscale doit être présenté au payeur certifiant que les revenus en question seront imputés à cet établissement permanent et seront ajoutés et inclus dans le revenu commercial dudit établissement soumis à déclaration et à l impôt. 37

38 SECTION 3 La fiscalité japonaise 3.5 Conventions fiscales Le Japon a conclu des conventions fiscales avec un grand nombre de pays afin d éviter la double imposition internationale et de prévenir la fraude et l évasion fiscales. Les dispositions de ces conventions fiscales priment sur la réglementation locale. Pour déterminer la responsabilité fiscale au Japon des individus et des personnes morales résidant dans des pays avec lesquels le Japon a conclu une convention fiscale, le lieu de la source des revenus considérés imposables par la législation japonaise (soit la détermination légale du lieu où est généré le revenu sur lequel l imposition est basée) pourra être modifié conformément à ces conventions. Des dispositions permettant de réduire ou d exonérer fiscalement divers types de revenus dont la source est au Japon ont également été prises. <Tableau 3-4> Conventions fiscales entre le Japon et d autres pays Europe (20) Allemagne Autriche Belgique Danemark Espagne Finlande France Guernesey Ile de Man Irlande Italie Jersey Liechtenstein Luxembourg Norvège Pays-Bas Portugal Royaume-Uni Suède Suisse Europe de l Est/Ex Union Soviétique (18) Arménie Azerbaïdjan Biélorussie Bulgarie Géorgie Hongrie Kazakhstan Moldavie Ouzbékistan Pologne République du Kirghizistan République slovaque République Tchèque Roumanie Russie Tadjikistan Turkménistan Ukraine Amérique du Nord (2) Canada États-Unis Amérique centrale et du sud, et Caraïbes (5) Bahamas Bermudes Brésil Iles Caïmans Mexique Asie de l Est et du Sud-est (10) Brunei Chine Hong Kong Indonésie Malaisie Philippines République de Corée Singapour Thaïlande Vietnam Asie du Sud (4) Bangladesh Inde Pakistan Sri Lanka Pacifique (4) Australie Fidji Iles Samoa Nouvelle-Zélande Moyen-Orient, Afrique du Nord (5) Arabie Saoudite Egypte Israël Koweït Turquie Afrique (2) Afrique du Sud Zambie Au mois de septembre Présentation de la taxe sur la consommation Les opérations internes au Japon et les activités d importation suivantes sont soumises à la taxe sur la consommation à l exception de certaines opérations réputées en être exonérées. Cette taxe a un taux unique de 5 % (composé d une taxe nationale de 4 % et d une taxe locale de 1 %). (Selon la Loi amendant la taxe sur la consommation, le taux de cette taxe doit augmenter progressivement et atteindre 8 % au 1er avril 2014 et 10 % à partir du 1er octobre 2015). (1) Opérations internes au Japon : transfert ou location-bail d actifs ou prestations de services rémunérées effectuées au Japon par des sociétés (2) Importations : marchandises dédouanées sortant de zones sous douane Les transactions financières, les opérations en capital, et certaines opérations dans les domaines des soins médicaux, de la santé et de l enseignement ne sont pas soumises à la taxe sur la consommation.les exportations et les opérations similaires à des exportations (communications et transporinternationaux)ne sont pas soumises à la taxe sur la consommation. 38

39 3.6.1 Déclaration et paiement Les entreprises qui effectuent des opérations au Japon (à l exclusion des entreprises exemptées de la taxe sur la consommation) et les personnes effectuant des opérations d importation doivent déclarer et payer la taxe sur la consommation selon les méthodes et procédures déterminées. (Si le montant de la taxe sur la consommation caculé d après la base imposable de l entreprise - à moins que celle-ci ne soit exemptée de la taxe-- est inférieur au montant de la taxe sur la consommation versé pour des achats calculés comme déductibles par la méthode prescrite, le solde créditeur peut être remboursé sur la déclaration). Pour éviter une double imposition aux niveaux de la production et de la distribution, la taxe sur la consommation s appliquant aux achats est déduite de la taxe sur la consommation s appliquant aux ventes Déduction du montant de la taxe sur les achats Lorsqu on calcule le montant total de la taxe sur la consommation à payer, on peut déduire la taxe sur la consommation payée sur certains achats (reçu du transfert ou de la location-bail d actifs, et services fournis par une autre personne) de la taxe sur la consommation calculée d après la base imposable. Le montant de cette déduction est toutefois limité en fonction du pourcentage des ventes imposables. Si le montant des ventes imposables*1 pendant l exercice de référence*2 est inférieur ou égal à 50 millions de yens, et à condition de présenter au directeur du centre des impôts la notification nécessaire, la société est autorisée à déduire de son assiette un pourcentage fixé, déterminé par branche d activités, considéré comme la taxe sur la consommation s appliquant aux achats de marchandises Sociétés dispensées de la taxe sur la consommation Les sociétés dont les ventes imposables*1 sont inférieures ou égales à 10 millions de yens pour l exercice de référence*2 (à l exclusion des entreprises qui ont opté pour être imposables) et qui remplissent certaines conditions sont, en règle générale exemptées de l obligation fiscale correspondant à cet exercice. Cependant, elles peuvent choisir d être imposables par la soumission d un préavis adressé au directeur du bureau des impôts. Une société qui ne dispose pas d exercice fiscal de référence, comme une société nouvellement établie, dont le capital, au début de l année fiscale, est égal ou supérieur à 10 millions de yens et dans certains autres cas, ne peut être exonérée des taxes sur les sociétés pour cet exercice. *1 Pour les entreprises dont l exercice de référence est inférieur à un an, le montant des ventes imposables pour l exercice fiscal est calculé au prorata de l exercice de référence de ces entreprises selon la manière prescrite. *2 L exercice de référence : l exercice de référence est la durée totale de l exercice fiscal deux ans avant l exercice fiscal courant. Pour les entreprises dont l exercice de référence n est pas complet (entreprises nouvellement établies ou ayant changé leur exercice durant la période préalable de deux ans), l exercice de référence sera la période résultant de la combinaison de tous les exercices commencés durant cette période préalable de deux années. 3.7 Présentation de la fiscalité des particuliers Tous les particuliers (personnes physiques), quelle que soit leur nationalité, sont classés en résidents et en non-résidents. L impôt sur le revenu des particuliers comprend l impôt sur le revenu déclaré et l impôt prélevé à la source. L impôt sur le revenu déclaré sera perçu sur les revenus du particulier pour l année civile Statut de résidence et revenu imposable (1) Résidents Les personnes ayant un domicile au Japon et les personnes ayant une résidence au Japon pour au moins un an sont classées comme résidentes. Les résidents sont imposés sur leurs revenus mondiaux, quel que soit le lieu de la source de ces revenus. (Note)* Résidents non-permanents Les résidents ne possédant pas la citoyenneté japonaise et ayant un domicile ou une résidence au Japon pendant cinq ans ou moins sur une période de dix ans sont des résidents non-permanents. Les revenus imposables des résidents non-permanents sont les mêmes que ceux des résidents, mais les revenus ayant une origine étrangère ne seront pas imposés tant que ces revenus ne sont pas payés au Japon ou transférés au Japon. 39

40 SECTION 3 La fiscalité japonaise (2) Non-résidents Les personnes qui ne correspondent pas aux critères des résidents sont classées comme non-résidentes. L impôt japonais sur le revenu sera calculé sur les revenus ayant leur origine au Japon. Comme l explique le paragraphe ci-dessus, les revenus d origine japonaise des non-résidents sont désormais, et à part quelques cas particuliers, pratiquement toujours imposables par prélèvement à la source uniquement. ** Le mot «domicile» utilisé ci-dessus fait référence à la résidence principale de la personne concernée. Le mot «résidence» fait référence au lieu où une personne habite de manière continue pendant un certain temps, mais ne correspond pas au lieu principal de vie de la personne concernée Impôt sur le revenu déclaré (1) Impôt sur le revenu déclaré des résidents Le revenu est calculé en utilisant des méthodes établies pour chaque classe de revenus. L impôt est calculé sur le montant total des revenus après soustraction de diverses déductions, ce qui donne le montant du revenu imposable, multiplié par le taux d impôt progressif ci-dessous. Tout impôt prélevé à la source sera déduit du montant calculé de l impôt. (2) Impôt sur le revenu déclaré des non-résidents Les non-résidents sont classés selon leurs circonstances particulières en (a) non-résidents ayant un bureau, ou autre lieu d activités au Japon, en (b) non-résidents participant de manière continue pendant au moins un an à une activité de construction ou d assemblage de produits au Japon, ou exerçant une activité commerciale au Japon par l intermédiaire d un mandataire au Japon, ou en (c) autres non-résidents. Le revenu imposable est calculé dans les limites des revenus établis pour chaque classe. Le montant de l impôt sur le revenu déclaré, perçu sur le non-résident, est généralement calculé de la même manière que pour les résidents (sous réserve de certaines limites telles que la non-application de certaines déductions du revenu et des abattements fiscaux étrangers). Les non-résidents qui perçoivent un revenu salarial au Japon pour des prestations de services au Japon et qui ne sont pas soumis à la retenue à la source au Japon doivent faire une déclaration de revenus et payer un impôt de 20 % du montant total de leur salaire. (3) Les taux d imposition sur le revenu déclaré des particuliers (dans le cas des résidents et de l imposition globale des non-résidents) sont les suivants : Tableau 3-5 Taux d imposition du revenu des particuliers Tranches de revenu imposable - Plus de yens Plus de yens Plus de yens Plus de yens Plus de yens Jusqu'à yens Jusqu à yens Jusqu à yens Jusqu à yens Jusqu à yens - Taux d imposition 5 % 10 % 20 % 23 % 33 % 40 % (4) L impôt sur le revenu salarial est calculé d après le montant obtenu après application des déductions suivantes au revenu. Tableau 3-6 Déductions applicables aux salaires Revenus salariaux (en yens) Déductions applicables aux revenus salariaux (en yens) Jusqu à De jusqu à (salaire) x 40 % De jusqu à (salaire) x 30 % De jusqu à (salaire) x 20 % De jusqu à (salaire) x 10 % De jusqu à (salaire) x 5 % Au-dessus de * *La limite supérieure des déductions admises, applicable aux revenus salariaux dépassant yens, prendra effet pour le calcula de l impôt sur le revenu de 2013 et ultérieurement. Jusqu en 2012, le calcul pour les revenus de plus de yens est le même que pour les revenus jusqu à yens. 40

41 3.7.3 Impôt sur le revenu prélevé à la source Voir les sections et Dépôt de la déclaration de revenus et paiement de l impôt Les résidents doivent soumettre chaque année une déclaration de revenus pour le paiement de l impôt sur les revenus gagnés pendant l année, sauf lorsque la procédure de paiement de l impôt a lieu par le prélèvement à la source, et l impôt est dû entre le 16 février et le 15 mars de l année suivante. Les personnes dont le revenu total ne dépasse pas le total des déductions et les personnes qui ont un revenu salarié assujetti à l impôt prélevé à la source (avec ajustement de fin d année) versé par un seul payeur et d un montant inférieur à 20 millions de yens pour l année d imposition, et qui n ont pas d autres revenus dépassant yens, n ont pas besoin, en règle générale, de faire de déclaration d impôt. En règle générale, les non-résidents remplissent leur déclaration et paient leurs impôts selon les mêmes règles que les résidents. Mais les non-résidents qui quittent le Japon sans nommer de mandataire fiscal et sans informer le percepteur de cette situation doivent remplir une déclaration de revenus et payer l impôt dû avant de quitter le Japon Surtaxe sur le revenu pour la reconstruction du Japon À partir du 1er janvier 2013, jusqu au 31 décembre 2037, les individus et les sociétés seront soumis à une surtaxe de reconstruction de 2,1 % sur le montant de l impôt retenu à la source et de l impôt sur le revenu évalué par les contribuables. Par exemple, en droit japonais, le taux de la retenue à la source sur les intérêts versés à une société étrangère est de 20 %, donc, après imputation de la surtaxe de restauration (20 % x 2,1 %), le taux de l impôt retenu à la source sera de 20,42 % au total. À noter que la surtaxe de reconstruction n est pas imputable lorsque le taux de la retenue à la source prévu par la loi japonaise est réduit ou éliminé en vertu d un traité fiscal. Voir le Tableau 3-1, section 3.3.1, «Charge fiscale sur le revenu des sotciétés» Taxes locales des particuliers, taxe sur les entrepreneurs individuels Les «taxes locales des particuliers» désignent les taxes de la préfecture ou de la ville sur les revenus des particuliers ; et les personnes domiciliées au Japon au 1er janvier de chaque année sont soumises à ces taxes. Les taxes locales des particuliers sont constituées d une partie basée sur le revenu et d une partie constituée d un taux forfaitaire (montant fixe), etc. La composante basée sur le revenu est calculée sur les revenus de l année précédente, et hormis les cas particuliers, les revenus imposables pour ces taxes sont calculés conformément aux dispositions applicables au calcul des revenus pour l impôt sur le revenu. Les déclarations de revenus des particuliers doivent être remplies avant le 15 mars, mais les personnes qui optent pour l impôt déclaratif n ont pas à remplir de nouveau un formulaire pour la taxe locale des particuliers. Le taux standard des taxes locales des particuliers sont présentés ci-dessous. <Tableau 3-7> Taux standard des taxes locales des particuliers (partie basée sur le revenu) Préfecture (taux d imposition) Uniformité 4% Municipal (taux d imposition) Uniformité 6% Note: La taxe standard pour la partie constituée du taux forfaitaire est de yens pour la taxe préfectorale des particuliers et de yens pour la taxe municipale des particuliers. Pendant dix ans, de 2014 à 2023, ces taux seront respectivement de yens et yens. Les taux d imposition locaux peuvent différer du taux d imposition standard en fonction de l administration locale. Les particuliers exerçant certaines activités spécifiées dans la législation relative à la fiscalité locale doivent payer la taxe professionnelle. Le revenu imposable pour les taxes professionnelles est généralement calculé conformément aux dispositions prévoyant le calcul du revenu pour l impôt sur le revenu, sauf lorsque des dispositions particulières s appliquent. Les déclarations doivent être déposées le 15 mars, et les taxes doivent être payées en août et en novembre conformément aux avis d imposition envoyés par la préfecture. Les taux des taxes professionnelles des particuliers varient de 3 à 5 % suivant le type d activités. 41

42 SECTION 3 La fiscalité japonaise 3.8 Autres taxes importantes Il existe diverses autres taxes assises sur le revenu, l achat et la propriété d actifs, la consommation et d autres opérations outre celles que nous avons présentées ci-dessus. Les taxes perçues sur la propriété d actifs, auxquelles de nombreuses entreprises sont soumises, comprennent la taxe sur les actifs immobilisés (taxe sur les biens amortissables) et la taxe de planification urbaine. Les terrains, les structures et les actifs amortissables des entreprises sont soumis à une taxe sur les actifs immobilisés (taxe sur les biens amortissables) de 1,4 %, redevable par les propriétaires de ces actifs le 1 er janvier de chaque année. La taxe de planification urbaine est une surtaxe s ajoutant à la taxe sur les actifs immobilisés, qui est perçue au taux de 0,3 % sur les terrains et les structures dans les zones de planification urbaine. Les sociétés disposant de locaux dans les grandes villes, comme Tokyo ou Osaka, ayant une surface de plancher supérieure à mètres carrés et/ou plus de 100 employés sont soumises à des taxes sur les bureaux d affaires. Le taux d imposition est de 600 yens par mètre carré de plancher et 0,25 % du montant total des salaires des employés. De plus, il existe une taxe d enregistrement et de permis perçue sur l enregistrement de biens immobiliers/l immatriculation de sociétés et l émission de permis d exercice d une activité, ainsi qu un droit de timbre sur certains documents. Il ne faut pas non plus oublier les taxes sur les cadeaux, les successions, et d autres taxes spécifiques. 3.9 Autres principales impositions des sociétés concernant les opérations internationales Crédits d impôt étranger et système d exclusion des dividendes des succursales étrangères Afin d éviter à une société japonaise d être doublement taxée sur ses résultats au niveau international, celle-ci est autorisée à créditer les impôts étrangers imposés sur un certain revenu jusqu à la limite autorisée. Ce système de crédit d impôt étranger permet : (1) des crédits pour les impôts étrangers payés directement par une société japonaise sur le revenu gagné à l extérieur du Japon («crédits d impôt direct) ; (2) des crédits pour des montants d impôt qui ont été spécialement réduits ou exonérés dans un pays conformément aux dispositions d une convention fiscale avec ce pays (crédit d impôt «tax sparing») ; et (3) des crédits pour des impôts étrangers correspondant au revenu d une filiale étrangère spécifique ou d une entité similaire qui a été associée au revenu d'une société japonaise sous le système mis en place pour lutter contre les présumés paradis fiscaux Un système d exclusion des dividendes étrangers a été introduit en avril 2009 pour éviter la double imposition internationale. Il permet aux entreprises japonaises d exclure de leur revenu imposable un certain montant de dividendes reçus des filiales étrangères qualifiées (les sociétés qui respectent les exigences des actionnaires et d'autres conditions) Imposition sur les prix de transfert Afin d empêcher les sociétés de fixer le prix des opérations effectuées avec une société mère ou une filiale située dans un pays étranger à un niveau différent des prix normaux courants (par exemple, les prix pratiqués en pleine concurrence) et de transférer les bénéfices à l étranger, on considère qu une telle opération a eu lieu au prix de la pleine concurrence ; le montant de l impôt sera calculé en conséquence si les résultats obtenus de l opération diffèrent du prix de pleine concurrence. 42

43 3.9.3 Imposition anti-paradis fiscaux : règle applicable aux sociétés étrangères sous contrôle (Controlled Foreign Company, CFC) d une société japonaise Afin d empêcher les sociétés japonaises d échapper à l impôt en conservant leurs revenus au travers d une filiale située sur un territoire désigné paradis fiscal, l entreprise japonaise est imposée sur son revenu imposable augmenté d un montant correspondant à ses intérêts sur les bénéfices non distribués par ladite filiale étrangère Imposition pour éviter la sous-capitalisation Si l emprunt d une société effectué auprès d un actionnaire majoritaire étranger est plus de trois fois supérieur à ses capitaux propres (ou à tout autre ratio raisonnable), les intérêts afférents à l emprunt correspondant à l excédent ne sont pas déductibles du revenu imposable Règles japonaises sur le «earning stripping» À partir de l année fiscale commençant le 1er avril 2013 ou postérieurement, les déductions pour versements d intérêts, etc. effectués par les sociétés à leurs sociétés mères ou sociétés affiliées ne seront plus admises dans la mesure où ces intérêts dépassent 50 % du revenu imposable ajusté. Cependant, ceci ne s appliquera pas dans le cas où le montant des intérêts versés aux sociétés affiliées ne dépasse pas 10 millions de yens ou si le montant des intérêts versés aux dites sociétés affiliées ne représente pas plus de 50 % du montant total des intérêts payés par cette société au cours de l exercice fiscal. À noter que lorsque les versements d intérêts sont soumis à la fois à cette règle et à celle concernant la sous-capitalisation décrite à la section ci-dessus, c est la règle selon laquelle la déduction inadmissible est la plus élevée qui s applique. A noter : Consultation de spécialistes sur la comptabilité et la fiscalité Les experts comptables et les conseillers fiscaux sont des prestataires de services spécialisés en comptabilité et en fiscalité. Il s agit de deux qualifications reconnues par la loi, et seules les personnes qui ont obtenu ces qualifications peuvent exercer ces activités. Les experts comptables ont le monopole des audits dans le cadre de la loi sur les experts-comptables, et les conseillers fiscaux ont le monopole pour les services de mandataire fiscal, de préparation de documents fiscaux, et de conseils fiscaux dans le cadre de la loi sur les experts-fiscaux. Ces deux prestataires de services offrent aussi des services très complets, notamment la comptabilité et le conseil de gesti 43

44 SECTION 4 Gestion des ressources humaines 4.1 La législation japonaise applicable La législation sociale japonaise, principalement le Code du travail, qui définit les conditions minimales de l emploi, la loi sur la sécurité et l hygiène sur le lieu de travail, qui définit les normes d hygiène et de sécurité au travail, et la loi sur le salaire minimum, qui définit celui-ci, s applique à tous les employeurs au Japon, quelle que soit leur nationalité, et quelle que soit la nationalité de la société. Elle s applique aussi, en principe, aux non Japonais travaillant au Japon, dans la mesure où ces ressortissants étrangers correspondent à la définition légale de travailleur. 4.2 Recrutement Méthodes de recrutement Il existe au Japon une agence publique pour l emploi appelée «Hello Work», qui dispose de bureaux sur tout le territoire et fournit gratuitement une aide aux demandeurs d emplois et aux sociétés qui recrutent. D autres organismes publics régionaux, ainsi que des établissements d enseignement, notamment les universités, offrent également des services gratuits de recrutement. Il existe aussi de nombreuses agences privées pour l emploi, de différents types, par exemple des agences de recrutement de cadres, ou encore des sociétés qui établissent des bases de données sur les employés et les employeurs potentiels et qui sont rémunérées lorsque la recherche est fructueuse. La presse quotidienne, ainsi que certaines revues (magazines sur le changement de carrière, revues professionnelles par secteurs industriels) jouent aussi un rôle avec des annonces d offres et de demandes d emploi, de même qu Internet Législation en matière de recrutement Le principe de la «liberté de contrat» s applique au recrutement des travailleurs, ce qui permet à l employeur de déterminer le type et le nombre de salariés dont il a besoin. Il y a cependant quelques restrictions. La loi sur l égalité des hommes et des femmes vis-à-vis de l emploi stipule par exemple que «lorsqu il recrute et embauche du personnel l employeur doit offrir des opportunités d emploi égales aux candidats sans tenir compte du genre». C est pourquoi un employeur ne peut pas, sauf pour quelques postes spécifiques, spécifier le genre de la personne recherchée lorsqu il fait une offre d emploi. 4.3 Contrat de travail Conditions de travail Une société qui embauche une personne doit conclure un contrat avec cette personne. L employeur doit mentionner dans le contrat les éléments suivants : - La durée du contrat (et lorsque la durée est indéterminée, le contrat doit le mentionner) - Le lieu de travail et les tâches à effectuer - Les horaires de travail, et le travail au-delà de ces horaires, les pauses, les jours de congé, les vacances - La rémunération, la méthode de calcul et le mode de paiement, la périodicité du salaire et la date de paiement - Les modalités de rupture du contrat de travail par démission ou licenciement (en précisant les motifs de licenciement) Note: Dans le cas des salariés à temps partiel, l employeur a l obligation de préciser par écrit s ils ont droit à des augmentations de salaire, une pension de retraite, et/ou des bonus. Toute partie du contrat de travail ne respectant pas les dispositions prévues par la loi est nulle et non avenue. Par exemple, un contrat est invalide s il contient des articles tels que «la compagnie peut licencier le salarié à n importe quel moment sans juste motif», «Le salaire de base comprend la rémunération des heures supplémentaires», «Les cotisations pour la sécurité sociale seront entièrement à la charge du salarié» (dans le cas d une entreprise couverte par l assurance maladie). 44

45 Il est également illégal d imposer une sanction au salarié pour non respect de la durée du contrat. Par exemple, il est illégal d inclure la clause suivante : «Si le salarié quitte la compagnie dans les deux ans suivants son embauche, il/elle devra payer à la compagnie la somme de yens». Toutefois, cela n'exclut pas le fait que l employeur réclame réparation pour des pertes passées Durée du contrat de travail Le contrat de travail ne précise généralement pas la durée du contrat, mais s il en fait mention, elle ne devra pas être supérieure à trois ans, hormis quelques cas particuliers. A partir d un an jour pour jour après la date de début du contrat, l employé pourra à tout moment présenter sa démission à son employeur Durée de la période d essai Avant de décider d employer une personne définitivement, l employeur a le droit de faire effectuer une période d essai d une durée déterminée, afin de confirmer les capacités et aptitudes de l employé à occuper le poste. La durée de la période d essai, quand elle existe, est généralement de 3 mois. Mais si l employeur décide à l issue de celle-ci de ne pas confirmer l employé dans ses fonctions, cela équivaudra à un licenciement ; pour que cela soit autorisé, il devra fournir des raisons objectives, qui n avaient pu être décelées au moment du recrutement mais qui sont apparues pendant la période d essai Mutations, affectations externes, et détachements de salariés dans d autres sociétés Les entreprises japonaises recourent fréquemment au redéploiement de leurs employés, qu il s agisse de mutations externes ou internes, ce qui oblige bien souvent les employés à se reloger. En règle générale, les employeurs bénéficient d une très grande latitude quand il s agit de changer les fonctions d un salarié ou de l affecter à une autre entreprise si, dans la limite de ce qui est raisonnable, la bonne marche de l entreprise l exige. Cependant, si une entreprise détache régulièrement certains de ses employés en renfort de personnel dans une autre entreprise avec laquelle ces employés n ont conclu aucun contrat de travail et sont soumis aux directives et aux ordres de cette autre entreprise, elle est alors réputée exercer un service de mise à disposition de personnel temporaire (cf ). Pour exercer une activité de détachement de personnel, l entreprise doit, si le détachement concerne des travailleurs n ayant pas un emploi régulier chez elle, obtenir une autorisation administrative (programme général de placement) ou, remplir une simple déclaration si le détachement concerne du personnel régulièrement employé chez elle (programme spécialisé de placement) Modification d un contrat de travail désavantageux pour le salarié Les conditions de travail telles que les salaires, les heures de travail, etc. peuvent être modifiées par accord mutuel de la société et du salarié. En principe, la société ne peut pas modifier les conditions de travail d un salarié d une manière qui soit désavantageuse pour lui, en changeant le règlement de travail. Cependant à condition que les employés soient bien informés des modifications intervenues dans le règlement et si ces modifications sont raisonnables au vu de la situation et, notamment, de l importance des inconvénients subis par les employés, du caractère impératif du changement des conditions de travail, de la cohérence des règles modifiées, de la situation des négociations avec les syndicats, etc., alors le règlement modifié s applique et détermine les nouvelles conditions de travail du salarié. 45

46 SECTION 4 Gestion des ressources humaines La législation en vigueur Dans le cas de contrats internationaux, la loi en vigueur doit être déterminée par un accord entre les deux parties (voir l article 7 de la loi sur les règles générales de l application des lois) et les contrats de travail ne font pas exception à la règle. Cependant, pour la législation dont le but est clairement de protéger les travailleurs comme le code du travail, malgré l accord des parties, la loi du for est obligatoirement appliquée. Même si le/la salarié(e) donne son accord pour que son contrat de travail soit régi par une législation autre que celle du pays où il/elle est employé(e), il/elle est en droit de réclamer de pouvoir bénéficier des clauses spécifiques («loi impérative relative») applicables dans le pays où il/elle travaille en indiquant à son employeur qu il/elle souhaite voir appliquer ces clauses. Si le contrat de travail ne stipule pas la loi en vigueur, il est soumis à la législation du pays où le travail est fourni Engagement écrit de bonne conduite Lorsqu une entreprise engage un nouveau salarié, elle peut exiger qu une caution de garantie de bonne conduite soit fournie par un parent du salarié ou une tierce personne qui se porte garante. Et cette garantie a une validité légale. La durée de cette garantie est en principe de trois ans si elle n a pas été précisée et, peut avoir une durée maximale de cinq ans si notifiée Administrateurs, directeurs généraux et «directeurs gérants» La relation contractuelle entre une entreprise et ses administrateurs prend la forme, en principe, d un contrat de mandat et non d un contrat de travail. En vertu de cela, cette relation contractuelle est en principe régie par la loi sur les sociétés et non par la législation du travail. Si un administrateur n a pas le droit de représenter l entreprise et qu il est employé d une manière très similaire à celle d un salarié, il/elle peut être soumis(e) simultanément à la législation du travail à titre de salarié et à la loi sur les sociétés à titre d administrateur détenteur d un mandat social Utilisation de travailleurs employés par d autres sociétés (1) Mise à disposition de travailleurs temporaires En règle générale, les travailleurs temporaires peuvent être placés dans des sociétés pour exécuter n importe quelle tâche autre que le transport portuaire, la construction et la sécurité, ainsi que certaines activités médicales. A l exception de certains emplois, qui requièrent expertise, compétence et expérience, non soumis aux limitations de la période d emploi temporaire (connus comme «les 26 emplois spécialisés»), les périodes de placement des travailleurs temporaires sont limitées au maximum à trois ans, à condition que la période puisse être reconnue comme étant temporaire. Si un placement dure plus de trois ans en continu, le travailleur temporaire doit alors être embauché ou un autre employé doit être directement affecté à cet emploi, cette seconde option étant préférable. Il est interdit aux entreprises où des travailleurs temporaires sont placés de les détacher dans d autres entreprises. (2) Relation contractuelle Si des travailleurs employés par une société (société A) sont soumis à l administration indépendante du personnel, aux directives et aux ordres de la société A, bien qu exerçant en réalité leurs fonctions dans une autre société (société B), cet arrangement est considéré comme une relation contractuelle. Dans ce cas, la société B ne peut pas donner de directives ou d ordres aux travailleurs concernés. (3) Détachement temporaire Il est aussi permis aux travailleurs employés par une société (société A) de conclure de nouveaux contrats de travail avec une autre société (société B) pour travailler sous les directives et les ordres de la société B pour une période déterminée conformément à l accord conclu entre la société A et la société B. (Note) Si la société A recrute directement un salarié qui travaille sous la direction de cette société, il est interdit de faire conclure pour ce même salarié, un nouveau contrat d embauche de pure forme par une autre société B qui le ferait passer pour employé mis à dispotition ou employé détaché de la société B vers la société A. (Employment Security Act, Article 44.) 46

47 Restructuration des entreprises et contrats de travail Les restructurations d entreprise sont devenues fréquentes pour faire face aux conditions de la concurrence de plus en plus difficiles et à la libéralisation de la réglementation. La manière dont le contrat de travail est envisagé dans le cadre de telles restructurations dépend de la forme que prend cette dernière : fusion, cession des actifs d une société, scission de la société : (1) Fusion Dans le cas de fusion d entreprises, tous les droits et obligations sont universellement dévolus. Ainsi, dans le cas d une fusion-consolidation (cas où une nouvelle société est constituée en conséquence de la fusion) et dans le cas de la fusion-absorption (cas où une société existante absorbe par fusion une autre société), l entreprise résultant de la fusion hérite de tous les contrats de travail. (2) Cession des actifs d une société Lorsqu une entreprise cède tout ou partie de ses actifs à une autre entreprise, la dévolution des droits et des obligations est déterminée par les parties en cause (succession à titre individuel). La succession des contrats de travail est donc déterminée par l accord des parties : cédante et cessionnaire, et le travailleur. Le contrat de travail n est pas dévolu à la société cessionnaire si cette dernière ou le travailleur refuse cette dévolution. (3) Scission d une société Il existe deux types de scission d une société : Soit la société A crée une autre société B par division d une partie ou de la totalité de ses droits/obligations relatifs à ses activités (division accompagnée d une nouvelle création). Soit La société C existante absorbe une partie ou la totalité des activités de la société A (Division avec acquisition). Le contrat de travail d un employé qui travaillera principalement pour les activités cédées sera repris par la société nouvellement créée ou acquise par la division. 47

48 SECTION 4 Gestion des ressources humaines 4.4 Rémunération Principes de paiement du salaire Le salaire doit être payé en monnaie légale, directement à l employé, au moins une fois par mois et à date fixe. Avec le consentement de l employé, il est possible de verser ce salaire sur un compte bancaire spécifié par l employé après déduction des diverses cotisations sociales, impôts et autres frais Garantie de salaire minimum Le salaire minimum est défini par région et par secteur industriel, et dans le cas où deux salaires minima correspondraient à la situation de l employé, le plus élevé des deux est appliqué. La rémunération versée par l employeur au salarié ne doit pas être inférieure au salaire minimum. A titre d exemple, suite à la dernière révision en octobre 2013, le salaire horaire minimum à Tokyo est de 869 yens Système salarial Les entreprises japonaises paient généralement un salaire mensuel ainsi qu un bonus semestriel, en été et en hiver. Les caractéristiques de ce système sont que les salaires mensuels comprennent, outre le salaire de base, diverses primes (notamment une prime de logement, des allocations familiales, une participation aux frais de transport, etc.) et que le montant payé en bonus représente une proportion relativement élevée du salaire total payé aux employés*1. La proportion importante de ces différents bonus et primes dans les salaires a pour effet de diminuer le pourcentage de la rémunération des heures supplémentaires dû au travail effectué en dehors des heures normales. Ce système permet de réduire immédiatement le coût de l emploi en cas de récession, par exemple. Cependant bien qu aujourd hui de plus en plus de sociétés adoptent un système salarial annuel, ceci procure souvent peu d avantages aux employeurs en vertu du droit japonais *2. Le ministère de la Santé, du travail et des affaires sociales publie chaque année, en japonais et en anglais, l Enquête statistique sur la structure salariale, qui fournit des informations statistiques sur la situation salariale au Japon. *1 Pour l année fiscale 2011, le montant moyen des bonus versés par les sociétés du secteur privé représentait 3,94 mois de travail (dans les secteurs administratifs et techniques). (Source : Agence nationale du personnel) *2 Peu importe que soit introduit un système salarial annuel ou que les heures supplémentaires soient rémunérées. En effet, lorsqu une entreprise japonaise introduit un système salarial annuel, cela concerne la plupart du temps le personnel d encadrement Système d indemnité de départ Au Japon, la plupart des entreprises possèdent un système d indemnité de départ. Normalement, lorsqu un salarié quitte une entreprise, son employeur lui verse une prime de départ, en une seule fois, calculée en prenant en considération : l ancienneté dans l entreprise et la raison du départ. Elle n est pas assujettie aux cotisations de sécurité sociale et les prélèvements fiscaux sur cette prime sont moins élevés que pour une paie ordinaire. Il est entendu que si certaines conditions sont réunies, une entreprise qui finance un fond d indemnités de cessation d emploi détenu par le gouvernement ou une institution financière peut faire reconnaître ces contributions financières comme des dépenses à des fins comptables. 48

49 4.5 La législation sur le temps de travail, les pauses et les jours de congés Temps de travail, pauses et congés (1) La durée de travail ne doit pas, en principe, dépasser 40 heures par semaine ou 8 heures par jour, pauses non comprises («durée légale de travail»). Cependant dans certains secteurs d activités comme le commerce de détail et les soins esthétiques, le cinéma et le théâtre, les services liés à la santé et à l hygiène, ou encore la restauration et les activités de divertissement, la durée de travail dans les entreprises de moins de 10 salariés peut aller jusqu à 44 heures par semaine avec un maximum de 8 heures par jour. (2) Une pause d au moins 45 minutes doit être accordée aux employés lorsque la durée du travail dépasse 6 heures, et d une heure lorsqu elle dépasse 8 heures. (3) L employé doit disposer d au moins une journée de repos hebdomadaire, soit au moins 4 jours par mois (jours de repos). Ce jour de repos n est pas obligatoirement un dimanche ou un jour férié, et peut être librement fixé par l employeur après accord mutuel avec l employé Accord sur les heures supplémentaires et sur le travail les jours chômés Tout employeur qui souhaite demander à ses employés de travailler au-delà de la durée légale de travail, ou pendant les jours fériés et chômés doit présenter un «préavis d accord pour dépassement de la durée légale de travail et de travail pendant les jours fériés» au bureau local de l inspection du travail. Si les employeurs forcent les travailleurs à effectuer des heures supplémentaires ou à travailler les jours fériés sans avoir soumis de préavis d accord sur les heures supplémentaires ou le travail des jours fériés, ils peuvent être pénalisés. Même en présence d un tel préavis, il existe des limites au nombre d heures pouvant ainsi être travaillées. <Tableau 4-1> Période 1 semaine 2 semaines 4 semaines 1 mois 2 mois 3 mois 1 an Limite 15 heures 27 heures 43 heures 45 heures 81 heures 120 heures 360 heures Cependant, l extension des heures de travail jusqu à un certain nombre d heures au-delà des limites fixées peut faire l objet d un accord négocié en respectant les procédures normales des conventions collectives pour une certaine période seulement, s il existe des circonstances exceptionnelles justifiant cette extension Obligation des employeurs de bien interpréter et calculer les heures de travail Le Code du travail comporte des clauses sur les heures de travail, les vacances, le travail de nuit supplémentaire et d autres conditions de travail. Les employeurs sont dans l obligation de bien interpréter et de contrôler correctement les heures de travail Rémunération des heures supplémentaires Les heures travaillées au-delà de la durée légale de travail, ainsi que pendant les jours de repos ou la nuit (entre 22 heures et 5 heures) sont payées selon la grille de majoration suivante : <Tableau 4-2> Taux de majoration 1. Heures travaillées au-delà de la durée légale de travail 25 % 2. Heures travaillées au-delà de la durée légale de travail excédant 60 heures dans le mois *1 50 % 3. Heures travaillées les jours de repos 35 % 4. Heures travaillées la nuit (entre 22 heures et 5 heures du matin) 25 % 5. Heures travaillées la nuit au-delà de la durée légale 50 % 6. Heures travaillées la nuit au-delà de la durée légale de travail excédant 60 heures dans le mois *1 75 % 7. Heures travaillées la nuit d un jour officiellement chômé 60 % *1 Les taux de majoration pour les catégories (2) and (6) reflètent les révisions de la Loi sur les normes du travail entrée en vigueur le 1 avril 2010 (aucun taux particulier n était auparavant accordé à ces catégories d heures supplémentaires). Ces nouveaux taux de majoration ne s'appliquent pas aux petites et moyennes entreprises, pour le moment. En outre, en vertu de la nouvelle révision, les employeurs sont autorisés à offrir des congés payés en guise de salaire supplémentaire pour les heures supplémentaires si elles sont approuvées par accord mutuel employeur/salarié. 49

50 SECTION 4 Gestion des ressources humaines Exception pour les dirigeants et les cadres Les personnes occupant des fonctions de direction et d encadrement, ainsi que celles qui exécutent des tâches administratives confidentielles et travaillent en liaison étroite avec la direction, ne sont pas sujettes à cette réglementation sur le temps de travail, les pauses, et les jours de repos, à l exception des règles concernant les heures travaillées de nuit. La qualification de dirigeant/cadre est totalement dépendante des faits tels que ceux rapportés ci-dessous : - s il y a participation étroite aux décisions de la direction sur les conditions de travail ; - si la personne reçoit des pouvoirs de fait et l autorité d un dirigeant/cadre, quel que soit le titre de ses fonctions ; - s il y a une limite stricte aux heures de travail, telle les heures de bureau ; - si la personne est rémunérée correctement comme un dirigeant/cadre, eu égard aux salaire, allocations, et bonus Système avec heures de travail modifiées La durée de travail dans l année, le mois ou la semaine connaît d importantes variations dans certaines professions. Les sociétés concernées peuvent être autorisées à adopter un système de calcul des heures de travail fixant à l intérieur de la durée légale de travail un temps moyen de travail pour une période déterminée qui permet de ne pas payer les heures supplémentaires faites certaines semaines et certains jours. Adopter un horaire de travail flexible n est possible que si l employeur conclut au préalable un accord à ce sujet avec ses employés, ou si le règlement interne comprend des dispositions à ce sujet. (1) Système avec temps de travail modulé sur un an Il s agit d un système dans lequel la durée hebdomadaire de travail des employés ne doit pas dépasser en moyenne 40 heures pendant une période de plus d un mois et de moins d un an. Une société adoptant ce système ne peut dépasser la moyenne de 40 heures hebdomadaires, même lorsque la durée légale du travail est de 44 heures en vertu des exceptions définies à la section (1). (2) Système avec temps de travail modulé sur un mois Dans la mesure où la durée moyenne de travail sur une période déterminée inférieure à un mois n excède pas 40 heures par semaine *1, il est possible de faire travailler les employés plus de 8 heures certains jours ou plus de 40 heures certaines semaines. (3) Système avec temps de travail flexible Il existe encore un autre système de temps flexible qui permet d ajuster le temps de travail mensuel. C est un système qui permet aux employés de fixer librement leurs horaires de travail dans la limite de la durée globale du travail déterminée pour une période n excédant pas le mois (période de solde des comptes). (4) Système avec variation du temps de travail à l intérieur de la semaine Ce système autorise l employeur à faire travailler les salariés plus de 8 heures par jour, jusqu à 10 heures par jour au maximum, sans avoir à leur payer d heures supplémentaires, à condition que la moyenne hebdomadaire de travail n excède pas 40 heures. Mais seuls les commerces de détail, les hôtels et les restaurants ayant moins de 30 salariés à temps plein peuvent utiliser ce système. Dans ce cas, et même si elle relève des dispositions spéciales mentionnées à la section (1) permettant à certaines entreprises de pratiquer une durée légale de travail hebdomadaire allant jusqu à 44 heures, la société est soumise à la moyenne des 40 heures. *1 Selon la réglementation spéciale mentionnée à la section (1), 44 heures hebdomadaires sur les lieux de travail où le système des 44 heures légales de travail hebdomadaire est autorisé. 50

51 4.5.7 Système avec heures de travail discrétionnaires Si des salariés travaillent en dehors de l entreprise ou si le contrôle du travail appartient dans une large mesure au salarié, il peut s avérer impraticable d utiliser la méthode normale de calcul des heures de travail. Dans ce cas, on utilise un «système d heures de travail nominales» selon lequel les salariés sont réputés avoir travaillé pendant une certaine durée. Si le nombre d heures réputées avoir été travaillées est supérieur au nombre d heures de travail légal, le taux du salaire horaire sera augmenté pour les heures en dépassement. (1) Système d estimation du temps de travail hors de l entreprise Ce système estime que les salariés ont travaillé pendant le nombre d heures prescrites lorsqu il est difficile de calculer les heures de travail réelles du fait qu ils travaillent en dehors de l entreprise pour réaliser des ventes, des couvertures médiatiques ou autres raisons. Cependant, en général, si le salarié doit travailler en dépassement des heures de travail prescrites pour exécuter ses services, on estimera qu il a travaillé «pendant le nombre d heures généralement requis pour rendre les dits services» ou «pendant le nombre d heures prescrites dans la convention collective». (2) Système d heures de travail discrétionnaires pour les services professionnels Des instructions spécifiques relatives aux moyens d exécution des services, avec allocation de temps nécessaire et prescription des heures de travail, font l objet des dispositions d une convention collective soumise au Bureau de l Inspection des normes de travail. Cependant, pour certains services professionnels hautement qualifiés et dont l exécution est complexe, on estime que les salariés ont travaillé le nombre d heures prescrites dans la convention, quel que soit le nombre d heures effectivement travaillées. (3) Système d heures de travail discrétionnaires pour la prestation de services de programmation Lorsqu une personne est engagée pour fournir des services tels que : la programmation, le planning, la réalisation d études et d analyses, des services dont la méthode d exécution doit, dans une large mesure être laissée à la discrétion du salarié, alors, si certaines affaires sont résolues à la majorité des quatre cinquièmes ou plus des membres du comité syndical et si le cas est enregistré auprès du Bureau de l Inspection des normes de travail, cette personne sera réputée avoir travaillé le nombre d heures décidé dans la résolution du comité, quel que soit le nombre d heures effectivement travaillées. 51

52 SECTION 4 Gestion des ressources humaines Congés payés L employeur doit accorder 10 jours de congés payés, consécutifs ou non, aux employés ayant travaillé six mois consécutifs depuis leur date d embauche et qui ont effectué au moins 80 % du temps de travail total. Mais il peut demander à l employé de changer ses dates de congés si sa demande entrave le bon déroulement du travail. Le nombre de jours de congés payés augmente en fonction du nombre d années d ancienneté comme indiqué dans la grille ci-dessous : <Tableau 4-3> Nombre d années d ancienneté 0,5 1,5 2,5 3,5 4,5 5,5 6,5 Nombre de jours de congés Le droit aux congés payés expire après deux ans. Cela signifie que les congés payés qui ne sont pas utilisés dans l année peuvent être reportés seulement jusqu à l année suivante. Par exemple, si un employé a droit à dix jours de congés en 2004, et qu il ne les utilise pas cette année-là, il a la possibilité de les utiliser en 2005 en plus des congés dus en En revanche, les dix jours de congés de 2004 ne peuvent plus être utilisés en 2006 ou au-delà. D autre part, lorsqu un employé a plus de 7,5 années d ancienneté, il lui est possible d utiliser jusqu à 40 jours de congé payés en combinant les jours de congé non utilisés l année précédente aux jours de congé dus pour l année en cours. Alors que les congés payés annuels devaient auparavant être pris en unités journalières, désormais l équivalent de cinq journées maximum peut être utilisé en unités horaires si cela est convenu dans un accord collectif de travail (conformément à la Loi sur les normes du travail (Labor Standards Act) telle qu amendée, entrée en vigueur le 1 er avril 2010). Les travailleurs à temps partiel bénéficient de congés payés au prorata du nombre de jours travaillés. L employeur n est pas tenu d octroyer des jours de congés payés en plus des jours pris par l employé pour maladies ou accidents non liés au travail. Il faut noter que les sociétés japonaises octroient couramment des jours supplémentaires de congé en cas de mariage, de décès d un proche, d accouchement de l épouse Maternité, éducation des enfants, soins à des proches (dans le cadre de la dépendance) (1) Congé de maternité L employeur doit autoriser une employée qui en a fait la demande à prendre un congé de maternité à partir de la 6 ème semaine avant la date prévue de l accouchement (14 semaines dans le cas de grossesse multiple). Et les employeurs ne peuvent en principe demander à une employée ayant eu un enfant de reprendre le travail avant que 8 semaines ne se soient écoulées après le jour de l accouchement. (2) Congé pour élever un enfant L employeur est tenu d accepter la demande de congé ou d absence d un employé élevant un enfant de moins d un an (en principe jusqu au premier anniversaire de l enfant, mais aussi, sous certaines conditions, jusqu à l âge de 18 mois). L employeur peut cependant refuser ce congé à un employé ayant travaillé moins d un an dans la société, à condition que cela soit stipulé dans une convention collective. (3) Exemption de travail en dehors des heures de travail prévues, obligation de suivre un régime de travail à temps réduit, et limitation des heures supplémentaires Si un employé ayant un enfant âgé de moins de trois ans demande à être exempté de travail en dehors des heures de travail prévues, il/elle ne peut être contraint(e) de travailler en heures supplémentaires. Si un employé ayant un enfant âgé de moins de trois ans demande à suivre un régime de travail à temps réduit, il/elle doit recevoir la permission de ce faire. Si un employé qui a un enfant en âge préscolaire demande à être exempté de travail en dehors des heures de travail prévues, il/elle ne peut être contraint(e) de travailler plus de 24 heures supplémentaires par mois ou 150 heures dans une année. 52

53 (4) Congés pour soins à des proches (dépendance) L employeur est tenu d accepter la demande de congé faite par un employé qui a à sa charge un membre de sa famille dont on a jugé qu il avait besoin d un niveau de soins de santé particuliers (pour une durée maximale de 93 jours au total pour ce membre de la famille). Cette demande ne peut être satisfaite en principe qu une seule fois lorsqu un membre de la famille est confronté à la nécessité d un recours à des soins de santé à plein temps. L employeur peut refuser cette demande de congé aux personnes employées depuis moins d un an ainsi qu à celles qui doivent quitter la société dans les trois mois, à condition que cela soit stipulé dans la convention collective. (5) Congé exceptionnel pour garde d enfant ou pour s occuper de la famille Si un employé qui a un enfant d âge préscolaire demande à garder son enfant malade ou accidenté, il/elle a la possibilité de prendre un congé exceptionnel de 5 jours par an au maximum, et jusqu à 10 jours par an s il/ si elle a deux enfants ou plus d âge préscolaire). En outre, si un membre de la famille d un employé exige des soins de dépendance et si l employé demande un congé pour s occuper de cette personne, il peut prendre un congé exceptionnel de 5 jours par an au maximum, et jusqu à 10 jours par an s il/si elle a deux membres ou plus de la famille dans une telle situation. Les périodes de congé mentionnées ci-dessus peuvent ne pas être payées. Sous certaines conditions, néanmoins, un employé peut recevoir certaines allocations par la couverture d'assurance maladie pour la période mentionnée en (1) et celle de la couverture assurance-emploi pour les périodes mentionnées en (2) et (4) Inspection du travail Les inspecteurs du travail sont des fonctionnaires habilités par la législation japonaise du travail à contrôler tout établissement commercial pour s assurer du respect de la législation et contribuer à l amélioration des conditions de travail. Les contrôles récents ont principalement visé le non paiement des heures supplémentaires, et des statistiques publiées par le Ministère de la santé, du travail et des affaires sociales indiquent que 1386 sociétés se sont vues redresser à hauteur d au moins 1 million de yens, soit 12,3 milliards de yens au total en 2010 (année fiscale). 4.6 Règlement intérieur Le règlement intérieur définit précisément les conditions de travail dans la société, notamment les horaires de travail et la rémunération, ainsi que les règles à respecter par les employés dans le cadre du travail. Les employeurs ayant plus de 10 employés à plein temps doivent rédiger un règlement interne et le présenter à l inspection du travail. Ce règlement doit être accompagné de l opinion écrite d un représentant du personnel. Les sociétés comptant moins de 10 salariés sont également encouragées à mettre en place ces règlements intérieurs. Ils ont force de loi comme un contrat de travail dans la mesure où leur contenu est conforme au bon sens Ce que doit stipuler le règlement intérieur Le règlement intérieur doit au minimum faire mention des points suivants : (1) Horaires de début et de fin du travail, temps de pause, jour de repos hebdomadaire, jours fériés, et congés annuels (y compris les jours de congé accordés pour l éducation des enfants, ou le soin d un proche), modalités du travail en équipe, dans le cas où le travail est effectué en alternance par deux équipes ou plus. (2) Méthode de détermination de la rémunération (à l exception des bonus ou autres rémunérations) : modalités de calcul et de paiement, périodicité et dates de paiement, informations concernant les augmentations de salaires. (3) Précisions concernant la fin des contrats (motifs de licenciement compris). 53

54 SECTION 4 Gestion des ressources humaines Si l employeur adopte des règles concernant un certain nombre de sujets comme l allocation de retraite, les bonus, la sécurité et l hygiène, ces règles doivent être précisées dans le règlement intérieur. Toute disposition concernant les questions suivantes doit être incluse dans le règlement intérieur : (4) Allocations de retraite (5) Salaires exceptionnels, etc. (6) Frais de repas, etc. (7) Sécurité et hygiène (8) Formation professionnelle (9) Compensation des accidents du travail (10) Récompenses et mesures disciplinaires (11) Autres questions Obligation d informer Conformément au Code du travail, l employeur est tenu d informer les employés du règlement intérieur et de la convention collective, le cas échéant. 4.7 Hygiène et sécurité L employeur a un devoir de vigilance en matière d hygiène et de sécurité sur le lieu de travail et doit faire en sorte que les employés ne subissent pas d accidents ou de maladies causées par leur travail Visite médicale au moment de l embauche Les employeurs doivent faire passer une visite médicale à tout employé nouvellement embauché Visite médicale périodique L employeur doit faire en sorte que les employés réguliers bénéficient d une visite médicale par an, réalisée par un médecin (si le travail présente des risques pour la santé de l employé, en cas de travail de nuit et de travail exposant le salarié à des rayons X inclus, la visite médicale doit être semestrielle). 4.8 Démission et licenciement Lorsqu un employé bénéficiant d un contrat de travail à durée indéterminée souhaite démissionner (c est-à-dire si l employé souhaite mettre fin à son contrat de travail en informant l employeur de son intention), il peut le faire en signifiant à l employeur un préavis de deux semaines. Par ailleurs, même s il n y a pas de précédent juridique établi, la règle la plus fréquemment admise est que, même si le règlement interne stipule que le préavis doit être de plus de deux semaines, il n est pas valable dans les cas où il fixe une durée excessivement longue. Mais l employeur ne peut licencier un employé (c est-à-dire décider de rompre le contrat de travail après signification de son intention à l employé) que si sa décision satisfait à un certain nombre de critères Motifs de licenciement valables Un licenciement n est valide que s il a des motifs objectifs et sérieux et s il est reconnu comme satisfaisant aux idées communément admises. Il faut pour cela que tous les motifs de licenciement soient clairement précisés dans le règlement interne. Par ailleurs, au Japon, la résiliation d un contrat de travail contre paiement d une indemnité n est pas reconnue comme une pratique normale par la Loi (sauf en cas d accord amiable entre les parties concernées). Étant donné qu il est dans certains cas excessivement difficile de juger de la validité d un licenciement, il est recommandé aux employeurs de prendre conseil auprès d un spécialiste du droit du travail (un avocat ou un avocat spécialiste du droit du travail et de la sécurité sociale). 54

55 En cas de licenciement économique (licenciements pour réduire les effectifs suite à une dégradation des résultats de l entreprise), la jurisprudence établit qu il doit correspondre aux quatre critères suivants pour être reconnu raisonnable : (1) Nécessité : la société doit prouver que sa situation économique est telle que les licenciements sont nécessaires et inévitables. (2) Efforts pour éviter les licenciements : la société doit prouver qu elle prend toutes les mesures possibles pour éviter les licenciements, notamment en redéployant ses effectifs et en recherchant des candidats au départ volontaire. (3) Sélection rationnelle du personnel : la société doit choisir les employés qu elle licencie selon des critères rationnels et équitables. (4) Procédures de licenciement adéquates : la société doit consulter suffisamment les syndicats et les employés. Pour aider à préserver des emplois dans des situations où les salariés devraient autrement être licenciés suite à une restructuration, il existe un système de «subventions d ajustement de l emploi», payées par le gouvernement aux sociétés qui mettent des salariés en disponibilité temporaire au lieu de les licencier. La subvention couvre 80 % du coût des allocations payées pour ces licenciements provisoires, soumises à un montant maximal Restrictions s appliquant aux licenciements Licencier un employé est impossible dans les circonstances suivantes et l employeur contrevenant peut être soumis à des sanctions: (1) Lorsqu un employé est en congé en raison d une maladie professionnelle ou d un accident du travail, ainsi que dans les trente jours qui suivent son retour au travail après un tel congé. (2) Lorsqu une employée est en congé de maternité, soit pendant les six semaines avant la naissance (14 semaines dans le cas d une grossesse multiple) ou pendant les huit semaines après la naissance, ou pendant les trente jours qui suivent la reprise du travail après un tel congé Cas où le licenciement est illégal Les cas de licenciement suivants n ont pas d effet légal : (1) Licenciement d une salariée durant sa grossesse ou dans l'année suivant l accouchement (2) Licenciement d un salarié suite à la dénonciation aux autorités compétentes d actes illégaux commis par l employeur Procédures de licenciement Si un employeur souhaite licencier un employé, il doit lui signifier un préavis d au moins trente jours. Si l employeur souhaite licencier sans préavis, il doit payer à l employé trente jours de salaire au moment du licenciement (ce paiement de l équivalent de 30 jours de salaire est appelé «allocation de préavis»). Mais dans les situations présentées ci-dessous, les employeurs ont la possibilité de licencier sans payer d allocation de préavis, à condition d avoir obtenu l accord du directeur des services de l inspection du travail. (1) La société est dans l incapacité de poursuivre ses activités suite à une catastrophe naturelle ou à d autres circonstances inévitables. (2) Le licenciement de l employé est inévitable et résulte d actions de l employé. - Un employé commet sur son lieu de travail un acte constituant un délit au regard du Code pénal, vol, escroquerie, ou blessures volontaires à un tiers inclus. - Un employé n observe pas le règlement interne en se conduisant d une manière constituant atteinte aux mœurs, ou en exerçant une influence négative sur ses collègues. - Un employé fait dans son CV une fausse déclaration ayant un impact direct sur la décision d embauche. 55

56 SECTION 4 Gestion des ressources humaines - Un employé s absente pour une durée de deux semaines (en règle générale) ou plus sans autorisation et sans raison valable, et ne répond pas aux injonctions de reprendre le travail. - Un employé arrive fréquemment en retard, ou quitte son travail en avance sur l horaire de travail, ou s absente sans autorisation, et sa conduite ne s améliore pas en dépit d avertissements répétés Pratique du licenciement au Japon Au Japon, il est peu fréquent qu une procédure légale soit engagée, lorsqu un employeur désire licencier un employé pour cause réelle. En pratique, l employeur invoque des raisons économiques ou la situation de l emploi pour le/la persuader de démissionner et cette manière aboutit souvent à une volonté de démissionner manifestée par l employé. En général les différentes conditions de départ sont négociées (comme la revue à la hausse des indemnités de départ) pour inciter le salarié à démissionner volontairement Clause de non concurrence Au Japon, la liberté de choix de l activité professionnelle est garantie par la Constitution. Un accord interdisant au salarié de travailler pour des concurrents durant une certaine période après avoir quitté son employeur actuel n est valable seulement que sous certaines conditions ; à savoir, les restrictions géographiques et le champ professionnel doivent rester raisonnables et le salarié doit recevoir une compensation financière suffisante en contrepartie des dites restrictions. La Loi contre la concurrence déloyale interdit à l employé de divulguer les secrets commerciaux de son employeur précédent et le nouvel employeur a l interdiction de demander de tels renseignements au nouvel employé Fin de mandat, démission et révocation des administrateurs Le mandat d administrateur d une Kabushiki-Kaisha (société de capitaux) se termine à l expiration du terme du mandat. En outre, les administrateurs peuvent démissionner à tout moment, discrétionnairement. Toutefois, si ceci produit une vacance de poste, les administrateurs peuvent ne pas être libérés de leurs obligations tant que les nouveaux administrateurs ne sont pas entrés en fonction. Les administrateurs peuvent être révoqués à la suite d une résolution de l Assemblée générale des actionnaires, à tout moment et quelle que soit la raison invoquée. Cependant, si la société révoque les administrateurs avant la fin du terme de leur mandat sans cause justificative, la société doit les indemniser pour le dommage causé par cette révocation. 4.9 Le système japonais de sécurité sociale Le Japon a un système de sécurité sociale universelle, et toutes les personnes qui résident au Japon doivent en principe participer à ce système qui consiste en une assurance maladie et un système de retraite Présentation du système japonais de sécurité sociale Le Japon a quatre catégories d assurances sociales, et les sociétés ont l obligation légale d en faire partie. Tous les travailleurs correspondant à certains critères sont couverts par le système. (1) Assurance contre les accidents du travail Cette assurance couvre toutes les maladies professionnelles et les accidents du travail, c est-à-dire les accidents sur le lieu du travail, ainsi que ceux qui surviennent en se rendant ou en revenant du travail. (2) Assurance chômage Cette assurance fournit une aide aux employés ayant perdu leur travail, et contribue à assurer la stabilité de l emploi notamment en fournissant de l aide financière et des subventions. (3) Assurance maladie, assurance dépendance Couvre les dépenses de soins médicaux des travailleurs. (4) Assurance retraite des employés Fournit des prestations de retraite aux employés à la retraite et aux employés invalides, ainsi qu en cas dedécès. 56

57 L assurance contre les accidents du travail et l assurance chômage sont généralement désignées collectivement sous le terme d assurance du travail, tandis que l assurance maladie et l assurance retraite sont désignées sous le terme d assurances sociales. Les sociétés doivent s affilier à ces systèmes au moment de leur création ou lorsqu elles embauchent, en faisant parvenir les formulaires de notification appropriés aux autorités compétentes*1. Les sociétés paient généralement les cotisations d assurance en déduisant des salaires versés la partie de ces cotisations à la charge des employés, et en payant ensuite aux autorités compétentes les cotisations des employés en même temps que les cotisations de l employeur. *1 Il est aujourd hui possible, depuis août 2005, de constituer une société en nom collectif à responsabilité limitée (LLP). Dans ce cas précis, les formulaires d assurance mentionnés ci-dessus font la distinction entre les associés, considérés comme propriétaires (ou comme employeurs) et les personnes employées par les associés, considérées comme salariés ou employés Assurance contre les accidents du travail <Tableau 4-4> Application Prestations Cotisations Cette assurance est en principe obligatoire pour tous les employés. Les gérants de PME peuvent aussi bénéficier de cette assurance s ils en font la demande. Les prestations sont payées pour toutes les maladies, accidents, ainsi que pour les situations d invalidité résultant d un accident du travail, et pour les accidents survenus en se rendant ou en revenant du lieu de travail. Les cotisations sont généralement calculées en appliquant un pourcentage au salaire total de chaque employé. Le taux appliqué dépend du genre d activités du lieu de travail. Après la dernière révision d avril 2013, le taux maximal de cotisation est de 8,9% (pour la construction de centrales hydro-électriques ou de tunnels) et le taux minimum de 0,25% (pour les secteurs finances, assurances et télécommunications). Les cotisations sont entièrement prises en charge par l employeur. *0,005% seront ajoutés aux cotisations ci-dessus pour financer la prise en charge des maladies liées à l amiante. Notification Le bureau de l inspection du travail doit être notifié dans les dix jours suivant le jour où commence la participation au programme d assurance Assurance chômage <Tableau 4-5> Application Prestations Cotisations Notification Cette assurance s applique en principe à tous les employés ordinaires. Cependant, pour en bénéficier, les employés à temps partiel doivent travailler au moins vingt heures par semaine, et avoir été employés depuis au moins 31 jours. Les employés détachés du siège de leur société pour venir travailler au Japon et qui s'inscrivent à un régime d assurance équivalent à l'assurance-emploi à l étranger sont dispensés de cette assurance. Les prestations sont versées pour une période donnée lorsque le travailleur couvert quitte son emploi. Le montant de la prestation est décidé en fonction des raisons pour lesquelles la personne concernée quitte son emploi, de la durée pendant laquelle elle était couverte, de son âge, etc. Il existe aussi un certain nombre de prestations destinées à assurer la stabilité de l emploi. Le montant de la cotisation correspond à un certain pourcentage du salaire total de chaque employé. Après la dernière révision d avril 2013, le taux de cotisation est de 1,35 % (l employeur paie 0,85%, et l employé 0,5%), sauf pour certains types d emplois. Le bureau national de la sécurité de l emploi doit être prévenu dans les dix jours suivant le jour où la participation de l employé a débuté. 57

58 SECTION 4 Gestion des ressources humaines <Tableau 4-6> Application Prestations Cotisations Notification Champ d application Assurés Dépendants Assurance dépendance Frais médicaux Frais à l étranger Frais Médicaux excessifs Toutes les sociétés ayant la personnalité morale et les entreprises à propriétaire unique ayant au moins cinq employés permanents sont généralement obligées de cotiser à cette assurance. Les succursales et bureaux de vente des sociétés étrangères sont traités comme des sociétés ayant une personnalité morale, et les bureaux de représentation comme des entreprises à propriétaire unique. En général, tous les employés des organismes mentionnés ci-dessus sont couverts. Les employés à temps partiel sont couverts lorsque leurs heures de travail sont au moins équivalentes à 75 % d un temps complet. Les employés détachés du siège d une société étrangère sont couverts, comme le sont les présidents et les directeurs de sociétés ayant la personnalité morale. Néanmoins, les personnes détachées au Japon, originaires des États-Unis, de Belgique, de France, des Pays-Bas, de la République Tchèque et de Suisse, déjà inscrites au régime de l assurance maladie dans ces pays, sont dispensées de s y inscrire au Japon. Les ascendants directs, les époux/ses, les enfants, petits-enfants et frères et sœurs des assurés peuvent bénéficier des prestations de cette assurance dans la mesure où les assurés subviennent à leurs besoins. Ne s applique qu aux salariés âgés de 40 ans et plus 70 % des frais de traitement médical dans des établissements couverts par l assurance maladie (cela signifie les établissements médicaux qualifiés par l assurance maladie, et presque tous les établissements médicaux japonais bénéficient de cette qualification) sont pris en charge par l assurance ; les assurés prennent en charge les 30 % restant. Ceci s applique aussi aux dépenses dentaires. Si un assuré encourt des frais médicaux pour des soins dispensés dans un établissement médical lors d un séjour ou d un voyage à l étranger, il peut en demander le remboursement à son retour au Japon. En principe l assuré est remboursé à concurrence de 70 % des frais médicaux qu il aurait payés au Japon dans un cas similaire. Il convient de remarquer que ceci s applique aussi aux ressortissants étrangers bénéficiant de l assurance maladie au Japon qui se font soigner hors du Japon dans leur propre pays ou ailleurs. Si le montant des frais médicaux (à savoir la partie des frais médicaux pris en charge par l assuré) payé par un assuré à un seul établissement médical pendant un mois civil dépasse un montant fixé d avance, le montant des frais au-delà de ce montant est remboursé à l assuré au titre des «frais médicaux de dépassement». Les cotisations de l assurance générale pour l Association de l assurance maladie du Japon s élèvent à 9,97 % (à Tokyo*1) du salaire mensuel standard*2 (plafonné à yens) et du bonus standard*3 (plafonné à 5,4 millions de yens par an). Les cotisations de l assurance dépendance sont de 1,55 %. Dans les deux cas, l assuré et l employeur partagent également les cotisations (depuis avril 2012). Dans le cas de l assurance maladie des syndicats*4, le syndicat qui gère l assurance dispose d un certain pouvoir décisionnaire sur le montant des cotisations. Une notification doit être transmise au bureau local des pensions ou au bureau de l assurance maladie des syndicats dans les cinq jours suivant le jour où commence la participation au programme d assurance. Inadmissibilité à l assurance maladie (Assurance maladie nationale) Application Prestations Cotisations Les personnes qui ne sont pas admises à bénéficier de l assurance maladie présentée plus haut doivent cotiser au régime d assurance maladie national géré par leur ville, arrondissement ou village. A part quelques exceptions, les prestations de l assurance maladie nationale sont quasiment les mêmes que celles couvertes par l assurance maladie présentée ci-dessus. Les cotisations sont fixées par chaque collectivité locale en respectant certaines limites. Note: Au Japon, il est obligatoire de cotiser à un régime d assurance médicale. Par conséquent, étant donné que vous bénéficierez nécessairement d une assurance maladie au Japon, si vous décidez de souscrire une assurance privée auprès d une société étrangère, il est conseillé de vous assurer que la couverture de cette assurance privée ne se recoupe pas avec celle offerte par l assurance publique japonaise. *1 Entrés en vigueur depuis septembre 2009, les taux de cotisations pour l assurance maladie gérée par l Association japonaise d assurance maladie sont passés d un taux unique à un taux variable selon la préfecture. *2 Le salaire mensuel standard signifie le montant total des salaires et des autres rémunérations répartis en tranches déterminées à l avance. *3 Le bonus standard signifie le montant du bonus arrondi au millier de yens le plus proche. *4 L assurance maladie des syndicats est un régime d assurance offert par un syndicat à une entreprise ou un groupe d'entreprises 58

59 4.9.5 Assurance retraite des employés <Tableau 4-7> Application Prestations Champ d application Toutes les sociétés ayant la personnalité morale et les entreprises à propriétaire unique ayant au moins cinq employés permanents sont généralement obligées de participer à cette assurance. Les succursales et bureaux de vente des sociétés étrangères sont traités comme des sociétés ayant la personnalité morale, et les bureaux de représentation comme des entreprises à propriétaire unique. Assuré En général, tous les employés des organismes mentionnés ci-dessus sont couverts (à l exception des personnes âgées de plus de 70 ans). Les employés à temps partiel sont couverts lorsque leurs heures de travail sont approximativement équivalentes à 75 % d un temps complet. Les employés détachés du siège d une société étrangère sont couverts, comme le sont les présidents et les directeurs des sociétés ayant la personnalité morale. Pension de vieillesse Pension d invalidité Pension de veuvage Cette pension est généralement versée aux personnes âgées d au moins 65 ans ayant cotisé à l assurance retraite des employés (ou qui ont été officiellement dispensées de payer cette cotisation) pendant au moins 25 ans au total (il n est pas nécessaire que la cotisation ait été payée de manière continue). Le montant des prestations est calculé suivant le montant des cotisations payées et la longueur de la période pendant laquelle elles ont été payées. Dans le cas où la maladie ou l accident à l origine de l invalidité se déclare quand la personne victime de l invalidité est assurée au régime de l assurance retraite des employés, une pension ou une indemnité unique est versée à la personne invalide. Le montant de la prestation est calculé suivant le degré d invalidité, le montant des cotisations payées, et la durée pendant laquelle ces cotisations ont été payées. Quand un assuré, une personne titulaire d une pension de vieillesse ou une personne souffrant d un fort taux d invalidité décède, une pension de veuvage (pension de réversion) est versée à la famille survivante de cette personne. Cotisations Taux Après la dernière révision de septembre 2013 la cotisation d assurance représente 17,120 % de la rémunération mensuelle standard de l assuré (plafonnée à yens) et du bonus standard (plafonnée à 1,5 million de yens). L assuré et l employeur se partagent également la cotisation. Notification Convention de retraite Paiement au moment du départ Actuellement le Japon a conclu des conventions de sécurité sociale avec l Allemagne, la Grande-Bretagne, la Corée du Sud, les États-Unis, la Belgique, la France, le Canada (sauf le Québec), l Australie, les Pays-Bas, la République Tchèque, l Espagne, l Irlande, le Brésil et la Suisse. Toute personne affiliée au système de retraite de l un de ces pays et qui vient travailler au Japon est dispensée de s inscrire au régime japonais de retraite si elle en fait la déclaration auprès du bureau de sécurité sociale ou de tout autre organisme compétent. Le Japon a déjà signé des accords avec l Italie et l Inde, et des discussions sont actuellement en cours avec la Hongrie, le Luxembourg, la Suède et la Chine. Lorsqu un ressortissant étranger quitte le Japon sans avoir bénéficié d une pension, une partie de ses cotisations lui est remboursée. Le montant du remboursement est calculé en fonction de la durée pendant laquelle cette personne était couverte par l assurance retraite des employés et le montant des cotisations payées. Le bureau local des pensions doit recevoir une notification dans les cinq jours à compter du lendemain du jour où la participation au programme d assurance a commencé. Inadmissibilité à l assurance retraite (Assurance retraite nationale) Application Toutes les personnes âgées de plus de 20 ans et de moins de 60 ans qui résident au Japon et qui ne sont pas affiliées à l assurance retraite des employés doivent participer au système national de retraite. Les cotisations sont fixées à yens par mois (d avril 2013 à mars 2014), et les personnes qui ont ainsi cotisé peuvent recevoir une pension de vieillesse, une pension d invalidité et une pension de veuvage. Elles peuvent aussi récupérer une partie des fonds en cas de départ du Japon. 59

60 SECTION 4 Gestion des ressources humaines Tableau récapitulatif du système de sécurité sociale <Tableau 4-8> Assurance Prestation Application Taux d assurance (% du salaire annuel total) Remarques Part de l employeur Part du salarié Assurance contre les accidents du travail En cas de maladie professionnelle, de blessures ou de décès résultant d un accident du travail, ou bien se produisant lorsque l employé se rend ou revient du travail, différentes prestations sont versées, pour compenser l impossibilité de travailler pendant les soins, le congé maladie, l invalidité qui en résulte, ou le décès. S applique à tous les lieux d activités ayant des salariés 0,35 % (sociétés ayant essentiellement des activités d import, de commerce et de ventes) Il existe un système d assurance destiné aux employeurs. Les taux de cotisation varient selon le type d industrie. Assurance chômage Assurance maladie/ assurance dépendance Assurance retraite des salariés Contribution aux allocations familiales Versement des prestations aux chômeurs, et aux salariés bénéficiant d un congé pour élever un enfant, ainsi qu aux personnes âgées Prestations versées en cas de maladie, d accident ou de décès non liés au travail ainsi qu au moment de la naissance d un enfant Prestation versée aux personnes âgées, aux invalides et en cas de décès Tous les salariés travaillant au moins vingt heures par semaine doivent cotiser à cette assurance Tous les salariés à plein temps des personnes morales ainsi que tous les salariés à temps partiel travaillant au moins 75 % du temps de travail des salariés à plein temps Il s agit d une contribution au système d allocations familiales dont la nature est différente des prestations sociales fournies aux salariés par leurs employeurs. 0,85 % 0,5 % Les personnes participant à un programme d assurance chômage à l étranger sont exemptes. 4,985 % (5,76 % pour les salariés âgés de plus de 40 ans) 4,985 % (5,76 % pour les salariés âgés de plus de 40 ans) Ce taux d assurance indiqué ci-contre ne s applique qu à l Association japonaise d assurance maladie (à Tokyo) 8,56 % 8,56 % Les ressortissants étrangers qui sortent de ce système d assurance ont la possibilité de récupérer une partie des cotisations versées 0,15 % Total 14,895% (15,67% pour les personnes âgées de plus de 40 ans) 14,045 % (14.82% pour les personnes âgées de plus de 40 ans) Depuis septembre 2013, * 0,005% sont dorénavant ajoutés au taux de cotisation pour les accidents de travail afin de financer la prise en charge des maladies liées à l amiante. 60

61 <Tableau 4-9> Conventions de sécurité sociale en vigueur Pays Mois d entrée en vigueur de la convention Période agrégée Régime de sécurité social soumis à la règle destinée à éviter les doubles emplois (redondances) Japon Pays Allemagne Février 2000 Existe Royaume-Uni Février 2001 N existe pas Corée du Sud Avril 2005 N existe pas Régime de retraite du secteur public Régime de retraite du secteur public Régime de retraite du secteur public/ États-Unis Octobre 2005 Existe Régime d assurance maladie du secteur public Régime de retraite du secteur public/ Régime d assurance maladie du secteur Belgique Janvier 2007 Existe Régime de retraite du secteur public/ Régime d assurance maladie du secteur public public/ Régime d assurance pour accidents du travail des travailleurs du secteur public/ Régime de l assurance chômage du secteur public Régime de retraite du secteur public/ Régime d assurance maladie du secteur France Juin 2007 Existe public/ Régime d assurance pour accidents du travail des travailleurs du secteur public Régime de retraite du secteur public Canada Mars 2008 Existe Régime de retraite du (à l exclusion du Québec) secteur public Australie Janvier 2009 Existe Régime de retraite de la sécurité sociale Pays-Bas République Tchèque Mars 2009 Juin 2009 Existe Existe Régime de retraite du secteur public/ Régime d assurance maladie du secteur public Espagne Décembre 2010 Existe Régime de retraite du Irlande Décembre 2010 Existe secteur public Régime de retraite du secteur public/ Régime d assurance maladie du secteur public, Régime de l assurance chômage Régime de retraite du secteur public Brésil Mars 2012 Existe Suisse Mars 2012 Existe Régime de retraite du secteur public Régime de retraite du secteur public/ Régime d assurance maladie du secteur public Régime de retraite du secteur public Régime de retraite du secteur public/ Régime d assurance maladie du secteur public Depuis août

62 SECTION 4 Gestion des ressources humaines A noter : 1. Charges sociales Les dépenses exposées par une société en charges sociales pour les prestations versées à ses employés peuventêtre réparties en deux groupes : d une part les dépenses obligatoires, qui comprennent les cotisations d assurance chômage et accidents du travail ainsi que les autres dépenses imposées légalement, et d autre part, les dépenses sociales volontaires. Selon une étude*1 réalisée pendant l exercice fiscal 2011 (avril 2011 à mars 2012), les charges sociales représentaient 18,9 % du salaire total. Elles se répartissaient à raison de 14,2 % en charges sociales obligatoires, et de 4,8 % pour les dépenses sociales volontaires. Les dépenses sociales volontaires comprennent notamment la fourniture d un logement, les examens médicaux et autres prestations de santé, les services facilitant la vie des employés, par exemple les repas subventionnés dans des cafétérias de l entreprise, et la mise à disposition d équipements de loisirs. *1 Étude réalisée par la Japan Federation of Economic Organizations 2. Syndicats La loi japonaise garantit l exercice des activités syndicales. Les employeurs ne peuvent pas recruter un employé en posant pour condition qu il ne se syndique pas, et ne peuvent pas désavantager un employé parce qu il appartient à un syndicat. De plus, aucune société n a le droit de refuser sans motif la demande du syndicat de négocier collectivement. Selon une enquête du Ministère de la santé, du travail et des affaires sociales, le taux de syndicalisation au Japon en juin 2012 était estimé à 17,9 %, ce qui indique une tendance à la baisse. Si l on compare le taux de syndicalisation à la taille de l employeur (dans le secteur privé seulement), il apparaît que dans les entreprises ayant au moins employés, il est de 45,8 %, mais seulement de 13,3 % dans les entreprises ayant de 100 à employés. Dans le cas des entreprises ayant moins de 100 employés, il n est que de 1,0 %. 3. Protection des travailleurs temporaires selon la législation du travail Un intérimaire est un salarié ayant conclu un contrat de travail avec une agence de travail temporaire (une société qui place le personnel intérimaire), et qui, sous les ordres de l agence, va travailler dans une société cliente de l agence (c est-à-dire une société qui conclut un contrat de placement de travail intérimaire avec l agence, et qui accepte ensuite le placement intérimaire de l employé) pour exécuter des tâches sous les ordres de cette société. La législation du travail, notamment le Code du travail, la loi sur l hygiène et la sécurité au travail, ou encore la loi sur l égalité hommes-femmes en matière d emploi, s applique aux travailleurs temporaires. C est aux entreprises qui emploient des travailleurs temporaires qu incombe la responsabilité du respect du Code du travail en matière de temps de travail, de pauses, et de jours de repos ; ces entreprises peuvent demander aux intérimaires de faire des heures supplémentaires dans la limite autorisée par le Code du travail, à condition qu elles aient conclu une convention avec l agence de travail intérimaire à ce sujet. Dans ce cas, c est à l agence intérimaire qu incombe la responsabilité de payer le salaire horaire majoré. L agence de travail intérimaire doit pourvoir aux congés payés annuels des intérimaires, et fournir à la société cliente un remplaçant, si nécessaire, pendant que l intérimaire prend son congé annuel. C est aussi l agence de travail intérimaire, et non la société cliente, qui doit se charger des assurances du travail (assurance accidents du travail et assurance chômage) et des assurances sociales (assurance retraite des employés et assurance sociale) des intérimaires et qui doit payer les cotisations appropriées. 62

63 4. Consultation de spécialistes en gestion des ressources humaines Les avocats spécialistes en droit du travail et de la sécurité sociale sont des spécialistes de la gestion des ressources humaines titulaires d une qualification spécifique accordée au niveau national. De même que les experts comptables, ces avocats offrent des prestations à la demande des sociétés, notamment : (1) Accomplissement de démarches liées aux assurances du travail et sociales, et de tâches administratives en qualité de mandataires des sociétés qui embauchent. (2) Prestations de conseil en matière de sécurité et d hygiène et de gestion du personnel (et notamment la rédaction des règles de travail, l établissement des barèmes de salaires, et la résolution des problèmes liés à l emploi). (3) Médiation dans les conflits individuels liés à l emploi. (4) Prestation de conseils et traitement des plaintes se rapportant auxpensions. (5) Toute autre tâche se rapportant à l emploi. (La loi interdit que les prestations évoquées aux alinéas (1) et (3) soient assurées par des personnes autres que les avocats spécialistes en droit du travail et de la sécurité sociale exerçant dans un cabinet privé, les sociétés d avocats certifiées comme spécialistes en droit du travail et de la sécurité sociale, ou les avocats.) 63

64 SECTION 4 Gestion des ressources humaines Procédures à suivre en matière d assurances (assurances du travail et assurances sociales) lors de l établissement d une société ou du recrutement de personnel Assurances sociales DÉBUT Assurances du travail Oui Immatriculation en tant que société ou succursale Souscrire au système d assurances sociales (assurance maladie, assurance retraite des employés) Déclaration (dans les 5 jours) au bureau local des pensions ouau bureau syndical de l'assurance maladie Oui Non 5 employés ou plus Non 1 employee or more Oui Non FIN Employés autres que les administrateurs et dirigeants Non FIN Oui Souscrire aux assurances du travail (assurance accidents du travail, assurance chômage) Notification (dans les 10 jours) au bureau de l Inspection du travail et au bureau national pour l emploi Possibilité de dépassement de la durée légale du travail et travail pendant les jours fériés pour les employés? Non 10 employés ou plus Non Oui Oui Notification d accord pour dépassement de la durée légale du travail et de travail pendant les jours fériés à déposer au bureau local de l Inspection du travail Rédaction d un règlement interne (livret de l employé) et remise d une copie au bureau local de l Inspection du travail FIN 64

65 Procédures annuelles Au moment de l inscription au régime d assurances sociales Au moment de la souscription des assurances du travail Procédures, paiements à effectuer au bureau local des pensions (ou au bureau syndical de l assurance maladie, le cas échéant) Chaque mois de mai Renouvellement annuel (estimation, déclaration des primes d assurance) Chaque mois de juillet Calcul périodique (déclaration des bases de calcul) Paiement des primes d assurance au bureau de l Inspection du travail En cas de versement de bonus Déclaration de paiement de bonus En cas de changement important dans le montant des salaires Révision non périodique (déclaration de changement) Au moment du paiement des salaires Au moment du recrutement de nouveaux employés La part des primes redevable par l employé est déduite de son salaire mensuel et versée à la fin du mois suivant avec la part redevable par l employeur Avis d admissibilité aux assurances sociales Déduction de la part des primes d assurance chômage du salaire de l employé et mise en dépôt de ce montant jusqu au renouvellement annuel Présentation d un avis d admissibilité aux assurances du travail au bureau national pour l emploi Au moment de la démission d un employé Avis d inadmissibilité aux assurances sociales Présentation d un avis d inadmissibilité aux assurances sociales au bureau national pour l emploi 65

66 SECTION 5 Protection des marques, dessins et modèles 5.1 La législation applicable aux marques, dessins et modèles Le système juridique japonais assure la protection des marques et des logotypes utilisés dans le commerce des biens et services. Ce système, parce qu il permet aux marques d identifier l origine des biens et des services ainsi que leurs qualités, et d en assurer la publicité, protège la réputation commerciale des personnes qui utilisent les marques, et contribue ainsi au développement de l industrie japonaise tout en protégeant les intérêts des consommateurs. Le système japonais des marques est régi par la Loi sur les marques. Le système japonais des dessins et modèles est régi par la Loi sur les dessins et modèles, qui protège les lignes attrayantes et agréablement fonctionnelles, les contours, les couleurs et toutes les autres caractéristiques de ces éléments qui se rapportent à leur apparence extérieure. La loi japonaise sur les dessins et les marques protège les nouveaux dessins ou modèles comme étant la propriété de la personne qui les a créés, et encourage aussi leur utilisation, assurant ainsi la promotion de la création de nouveaux dessins et contribuant au développement de l industrie japonaise. 5.2 Le système japonais des marques Égalité entre les Japonais et les non-japonais Le droit des marques japonais offre la même protection aux Japonais et aux non-japonais. En effet, les démarches et les conditions sont les mêmes pour les personnes résidentes au Japon et à l étranger. Le système japonais qui offre une véritable protection des marques aux personnes n habitant pas au Japon et aux sociétés n ayant pas de siège ou de succursale au Japon au moment où elles font leurs démarches, encourage le développement commercial futur des sociétés étrangères sur le marché japonais Priorité au premier déposant Il n est pas nécessaire que les marques soient utilisées au Japon ou à l étranger au moment du dépôt pour qu elles soient enregistrées au Japon. Si le propriétaire de la marque a l intention de l utiliser à l avenir, une marque peut être enregistrée au Japon dans la mesure où certains critères sont réunis. Il est par conséquent très important pour les entreprises étrangères qui n excluent pas de développer leurs activités au Japon à l avenir d envisager de faire une demande d enregistrement au Japon avant de se lancer sur le marché japonais. Il convient de noter que les marques doivent être utilisées dans les trois ans suivant leur enregistrement, faute de quoi elles peuvent être annulées. Une seule utilisation de cette marque pendant la période de trois ans suffit cependant à empêcher cette annulation. 66

67 5.2.3 Étendue de la protection La loi japonaise sur les marques établit les catégories de marques suivantes : (1) Marque composée de signes, y compris des signes japonais, des lettres de l alphabet ou d autres signes étrangers (2) Marque composée de symboles SONY (4) Marque en trois dimensions (il s agit d une nouvelle disposition de la loi ajoutée dans la révision de 1996, qui fait qu aujourd hui, les poupées, les sphères et les signes en trois dimensions sont protégés). (3) Marque composée de signes et de dispositifs ou symboles Il existe aussi un système appelé «Dépôt de marque collective», qui a été inclus dans la loi lors de la révision de Ce système est différent des types de protection de marques observés jusqu à présent, et il permet le dépôt de marques par tout groupe formé d entités commerciales (à l exception des groupes ne jouissant pas de la personnalité morale) dans le but de permettre aux membres du groupe d utiliser la marque en question. Ce système permet de protéger des marques et des noms utilisés par ces groupes pour revitaliser l économie régionale ainsi que des activités industrielles spécifiques. Un système appelé «Système régional de marque collective» a été introduit en 2005 par un amendement à la loi pour protéger et renforcer les marques régionales. Ce système permet le dépôt des marques composées d un nom régional et d un nom générique pour un article ou un service, comme par exemple Matsuzaka-Gyu (bœuf produit dans la région de Matsuzaka au Japon) et Aomori-Ringo (pommes provenant de la région d'aomori au Japon), à condition que certains critères soient remplis, comme par exemple une reconnaissance suffisante dans une certaine région. Précédemment, le dépôt d une marque collective par la Chambre de Commerce et d Industrie n était pas accepté. Cependant suite à une révision de la loi sur les marques (entrée en vigueur le 1er avril 2007), la Chambre de Commerce et d Industrie est dorénavant autorisée à déposer des demandes de marques collectives. 67

68 SECTION 5 Protection des marques, dessins et modèles Tendance à la protection de «marques d un nouveau genre» Dans la loi en vigueur sur les marques, (1)les marques dynamiques, (2)les hologrammes, (3)les marques de couleurs sans délimitation des contours, (4)les marques de position, (5)les marques phonèmes, (6)les marques olfactives, (7)les marques par texture/toucher (tactiles), (8)les marques par le goût et (9)l apparence visuelle significative d un produit ou d un emballage commercial ainsi que les uniformes professionnels ne sont pas soumis à la protection des marques de commerce. Toutefois, au cours des dernières années, des discussions ont eu lieu sur le point de savoir si ces «marques de commerce d un genre nouveau» devaient être protégées, et une révision de la législation sur les marques de commerce a été envisagée sur ce sujet Protection des marques pour les détaillants En vertu de la révision de la loi sur les marques de 2006 (entrée en vigueur le 1er avril 2007), l expression «services de commerce de détail, etc. peut être acceptée comme désignant des services particuliers dans le but de protéger des noms de commerces de détail et de gros ou des noms des services de vente par correspondance (y compris les ventes en ligne). Il est donc possible désormais d enregistrer les noms de magasins tout comme le nom de produits déterminé 68

69 5.2.6 Détermination d éventuelles similitudes entre marques Pour pouvoir être déposée, une marques doivt être unique. Il ne doit pas exister de similarité entre la marque à déposer et toute autre marque et cette absence de similitude est déterminée par sur la base de trois éléments considérés, soit collectivement, soit individuellement : la dénomination et la prononciation du nom de marque, la signification et l apparence. (1) Son La dénomination et la prononciation résultent de la lecture des signes/caractères qui composent la marque. Étant donné le niveau standard de connaissance de l alphabet latin et de la langue anglaise au Japon, on pourrait penser que la plupart des gens sauront prononcer correctement les mots japonais écrits en caractères latins ainsi que les mots anglais. Mais il n est pas garanti que des mots écrits dans d autres langues en utilisant l alphabet latin soient lus correctement. Il est souhaitable, pour éviter les doutes sur la lecture de marques composées de caractères étrangers de s efforcer de préserver la juste dénomination, notamment en associant à la marque des signes du syllabaire appelé kana. (2) Signif ication La signification de la marque fait référence à la signification des lettres ou caractères composantle nom de marque. Dans le cas d une marque écrite en langue étrangère, les mots «Black Cat», par exemple, évoqueraient l image d un chat noir dans l imagination des Japonais. Mais si ces mots sont écrits en allemand, SCHWARZE KATZE, ou en espagnol, GATO NEGRO, il est possible que l idée d un chat noir ne vienne pas à l esprit du lecteur, et que de telles marques ne soient perçues que comme un amas de lettres dépourvu de sens ; par conséquent, il est possible que ces deux associations soient reconnues comme des noms artificiels sans signification. Ceci n exclurait donc pas la possibilité de dépôt d une autre marque faisant naître l idée d un chat noir. Dans une telle éventualité, il est souhaitable de chercher à obtenir une protection séparée pour une marque composée de signes japonais correspondant à la traduction des mots étrangers de la marque. (3) Apparence L apparence de la marque: les marques composées de mots mongols ou de mots hindous ne seront pas comprises comme des mots par la grande majorité des Japonais, et sont perçues comme des marques composées d illustrations. Ceci signifie qu il sera impossible que le détenteur tire avantage de la protection comme s il s agissait d une marque écrite et il est alors bon d envisager de demander le dépôt d une marque distincte, composée de signes japonais qui traduisent les signes étrangers ou qui en offrent une interprétation phonétique. 69

70 SECTION 5 Protection des marques, dessins et modèles 5.3 Effets et durée de validité du dépôt des marques de commerce Validité du dépôt Lorsqu une marque est déposée, elle est protégée contre l utilisation non autorisée de marques similaires ou identiques par un tiers. L utilisation d une marque déposée de cette manière constitue un délit pouvant faire l objet de poursuites. Dans le cas des marques de commerce en particulier, la contrefaçon des produits porte préjudice aux propriétaires de la marque, et les personnes responsables de la contrefaçon peuvent être sévèrement punies pénalement. Au Japon, il arrive souvent que les vendeurs de produits de contrefaçon de grandes marques soient considérés comme ayant commis une infraction pénale (et non civile) Renouvellement d une marque déposée Une fois déposée la marque est protégée pendant dix ans à compter du jour du dépôt, sauf si ce dernier est invalidé ou si la marque est annulée. Elle peut être ensuite renouvelée sans limites tous les dix ans Protection des marques connues dans le monde entier Parce que le Japon utilise la règle de l octroi de priorité au premier déposant, le propriétaire d une marque qui souhaite bénéficier d une protection juridique doit effectuer une demande de dépôt auprès de l Office japonais de la Propriété Industrielle et en obtenir le dépôt effectif. Cependant, des marques célèbres ou reconnues pour lesquelles ces formalités n auraient pas été remplies sont protégées à titre exceptionnel, à condition qu elles soient connues non seulement au Japon mais aussi à l étranger. 70

71 5.4 Système d invalidation des marques Invalidation des marques non utilisées La loi japonaise sur les marques permet de déposer une marque même si elle n est pas utilisée au moment du dépôt (règle du premier déposant), mais une marque non utilisée pendant une période donnée après son dépôt (concrètement, une marque qui n est pas utilisée une seule fois dans les trois ans qui suivent son dépôt) pourra être annulée sur demande à cet effet. Est considérée comme utilisation de la marque déposée non seulement le fait qu elle figure directement sur un produit, mais encore, qu elle figure dans une brochure publicitaire montrant une image du produit, ou encore qu elle soit utilisée dans une publicité pour les produits, notamment dans un journal, ou qu elle figure sur des produits présentés sur un site Internet. <Problématique> Avec le développement extrêmement rapide d Internet que nous connaissons aujourd hui, tout le monde peut avoir facilement accès à toutes sortes de sites Internet à travers le monde. Dans un tel contexte, si une marque est utilisée exclusivement sur un site Internet, il est possible d avancer que cette utilisation peut être soumise à la loi japonaise sur les marques. Si la marque est de toute évidence utilisée dans un but de vente au Japon, son utilisation est soumise à la loi japonaise. Cependant, si la marque est utilisée sur un site Internet dans un but de vente à l étranger, on est en droit de se demander si son utilisation est soumise ou non à la loi japonaise sur les marques Invalidation du dépôt effectué par un mandataire Quand une société étrangère conclut un accord avec une société de droit japonais pour que celle-ci lui serve de mandataire au Japon dans le but d offrir des produits ou des services d un pays étranger, et si ce mandataire fait une demande de dépôt d une marque appartenant à la société étrangère, sans permission et sans en référer à celle-ci, la société étrangère qui en est le propriétaire officiel pourra présenter une requête au tribunal tendant à l invalidation dudit dépôt et au recouvrement de ses droits sur sa marque de commerce. 71

72 SECTION 5 Protection des marques, dessins et modèles 5.5 Le processus de demande de dépôt d'une marque Frais de dépôt et d enregistrement Depuis la révision de 1992 qui avait notamment pour objet de mettre la loi japonaise en conformité avec les normes internationales, les demandes se font dans les 45 classes de produits et de services reconnues, ainsi que pour des produits et des services propres au Japon. Il est possible de faire simultanément une demande de dépôt dans une ou plusieurs classes (demande multiclasses). Toutefois, depuis le 1er avril 2008, pour des raisons fonctionnelles au sein du Japan Patent Office, la notification des raisons d un refus en vertu de l Article 3, paragraphe 1 de la loi sur les marques est envoyée au déposant si les biens et les services appartenant à huit groupes ou plus par classe, sont désignés. Nous recommandons de faire appel aux conseils d un spécialiste en ce domaine, par exemple un conseiller en droit des brevets (patent attorney) (benrishi), pour effectuer une demande de dépôt. Les frais nécessités par l ensemble de la procédure, depuis la demande de dépôt jusqu à la publication du dépôt de la marque sont les suivants : (1) Frais encourus au moment de la demande de dépôt a. Pour le dépôt d une seule marque dans une seule classe : yens b. Pour le dépôt d une marque dans plusieurs classes : yens pour la première classe, et yens pour chacune des classes suivantes c. Il ne s agit là que des droits officiels, auxquels s ajouteront les honoraires d un avocat, le cas échéant. (2) Frais encourus au moment de l avis de dépôt Ces frais sont déterminés par le nombre de classes, et les frais pour une classe s élèvent à yens. Làencore il faut ajouter les honoraires de l avocat, le cas échéant, et selon les cas le paiement des droits officiels. (3) Frais de renouvellement Il faut verser yens par classe au moment du renouvellement du dépôt. Lors de la demande de dépôt et de l avis de dépôt, il faut s acquitter d autres frais, tels que les frais de dossier pour le paiement des frais de renouvellement du dépôt, et les honoraire d un conseiller spécialiste en brevets (benrishi), le cas échéant. 72

73 5.5.2 Du dépôt de la demande à l avis de dépôt de la marque Lorsque tout se déroule sans problème, le dépôt d une marque peut être réalisé en trois mois, mais en général, les enquêtes nécessaires demandent environ six mois, et il faut ensuite compter un à deux mois jusqu à l avis de dépôt, ce qui veut dire que l ensemble de la procédure dure environ 8 mois. Dépôt de la demande Paiement des frais de demande Examen Notification des raisons du rejet Accordpour le dépôt Réponse à la notification de rejet et proposition de modifications Paiement des droits de dépôt Avis de dépôt de la marque Refus de dépôt Publication dans la gazette Période de protection de 10 ans Objections Confirmation des marques Renouvellement de la période de protection Paiement des frais de renouvellement La période de protection est renouvelable tous les 10 ans Annulation des marques Appel contre la décision de refus *1 Haute Cour d appel de la propriété intellectuelle Cour suprê *1 *1 Suite à l amendement de la Loi de 2008, le délai pour déposer un recours est porté de 30 jours à 3 mois à compter de la notification de rejet. 73

74 SECTION 5 Protection des marques, dessins et modèles 5.6 Système de dépôt international des marques Pour jouir des droits sur les marques au Japon depuis un autre pays, il faut, en principe faire une demande de dépôt auprès de l Office japonais de la Propriété Industrielle. Mais il peut être plus intéressant d utiliser l une des deux méthodes suivantes Demande de dépôt dans le cadre de la Convention de Paris Si l on souhaite faire une demande exclusivement au Japon ou dans un nombre restreint de pays, il est intéressant de le faire dans le cadre de la Convention de Paris Demande de dépôt dans le cadre de l Arrangement de Madrid Le Japon est signataire de l Arrangement de Madrid, et il est par conséquent possible de faire une demande internationale et de déposer des marques dans des pays spécifiques sur la base des demandes de dépôt effectuées dans votre propre pays. Ce système est particulièrement adapté aux multinationales. 74

75 5.7 La protection des dessins et modèles Étendue de la protection La loi japonaise sur les dessins et modèles protège : l apparence, les lignes, les contours, les couleurs, ou une combinaison de ces éléments, réunis dans un article qui produit une impression visuelle esthétique. En bref, le système de protection des dessins et modèles s applique à la forme d un objet, c est-à-dire à l ensemble de son apparence extérieure. (1) Critères a. Dessins et modèles qui créent une impression visuelle plaisante Les objets dont la forme ne peut pas être reconnue à l œil nu, par exemple un grain de poudre, ne satisfont pas à ce critère. b. Dessins et modèles pouvant faire l objet d une exploitation industrielle ou commerciale Ces dessins et modèles doivent s appliquer à des articles pouvant être reproduits en quantité par un processus industriel (mécanique ou manuel). (2) Critères d examen a. Nouveauté du dessin ou du modèle Il ne doit pas exister de dessin ou modèle identique ou similaire à celui pour lequel on fait la demande au moment de celle-ci, c est-à-dire qu il faut que la nouveauté soit établie. b. Créativité Il faut non seulement que la nouveauté soit établie mais encore, que le dessin ou le modèle soit l expression d une véritable créativité. c. Aspect unique Il n est pas possible d obtenir un dépôt de dessin ou de modèle ayant déjà fait l objet d une demande de dépôt validée pour un dessin ou un modèle en partie identique ou qui présente de fortes similitudes avec le dépôt valide (sauf si c est la même personne qui demande le dépôt). d. Dessins et modèles ne pouvant pas faire l objet d un dépôt Les dessins et modèles correspondant aux catégories suivantes ne peuvent pas être déposés pour des raisons d ordre public : - Dessins et modèles susceptibles de porter atteinte à l ordre public et aux bonnes mœurs - Dessins et modèles susceptibles de prêter à confusion en ce qui concerne des articles liés avec les affaires d autrui - Dessins et modèles ne représentant que la forme minimum nécessaire pour assurer les fonctions de l objet e. Un seul dessin ou modèle par demande La demande de dépôt ne doit porter que sur un seul dessin ou modèle. Dans certains cas cependant, plusieurs objets pourront être reconnus comme formant le dessin ou modèle d une série d articles, à condition qu ils réunissent certains critères. f. Règle du premier déposant Lorsque deux ou plusieurs demandes de dépôt de dessins ou modèles portant sur des dessins ou modèles identiques ou similaires ont été déposées à des dates différentes, seul le premier déposant peut en obtenir le dépôt. Si le même demandeur a déposé deux ou plusieurs demandes pour des dessins ou modèles identiques ou similaires au cours d une même période, l un de ces dessins ou modèles sera considéré comme étant l original, et l autre comme étant un dérivé qui pourra être protégé comme tel, les deux étant admissibles au dépôt (dans le cadre du système des dessins et modèles dérivés). 75

76 SECTION 5 Protection des marques, dessins et modèles Durée de la protection Le dessin ou modèle est protégé pour une durée de vingt ans à partir du moment où il est déposé. Mais contrairement à une marque, il faut payer un droit annuel pour assurer une protection continue. Après vingt ans, le droit s éteint en principe. Mais si le dessin ou modèle est devenu très connu, il est possible de le protéger après l expiration du droit dans le cadre de la loi sur la prévention de la concurrence déloyale Japon : un système de protection unique Le droit japonais des dessins et modèles crée un dispositif de protection unique au Japon, dont les principales caractéristiques sont les suivantes : (1) Système du modèle similaire La loi japonaise des dessins et modèles peut protéger non seulement les dessins et modèles déposés, mais aussi les dessins et modèles similaires à un dessin ou à un modèle déposé au cours d une période donnée. Il est possible, si le demandeur l estime nécessaire d obtenir une confirmation officielle à propos de l étendue de la similarité, et de déposer comme «dessin ou modèle similaire». (2) Dessin ou modèle d une série d articles La loi japonaise fonctionne sur le principe d un dessin ou d un modèle par objet, mais à propos du dessin ou du modèle d articles vendus ensemble, comme par exemple un couteau, une fourchette et une cuillère, elle permet de les enregistrer comme un dessin ou modèle pour une série d objets. Ce système présente l avantage, s il est bien utilisé, de réduire les coûts de la protection. (3) Dessins et modèles secrets Lorsqu un dessin ou modèle est déposé, il est généralement publié dans la «Gazette des dessins et modèles», mais il existe au Japon un système qui permet de le garder secret à la demande du déposant pour une durée définie. Ceci s appelle le système des dessins ou modèles secrets. Les dessins et les modèles sont fortement influencés par la mode et les tendances, et par conséquent la vogue de certains produits dure plus ou moins longtemps. Ce système cherche à protéger le droit du créateur pendant une période définie en gardant secret le dessin ou le modèle. Il convient de noter que ce système tend à limiter les options en cas de poursuite pour infraction aux droits protégés, ce qui explique pourquoi il est peu utilisé. (4) Dessin ou modèle partiel Traditionnellement la loi sur les dessins et modèles protégeait un objet entier, ce qui empêchait les poursuites contre les personnes enfreignant les droits d un créateur en copiant seulement une ou plusieurs parties du dessin ou du modèle. La révision de la loi adoptée en 1998 a introduit le dépôt de parties de formes ou de dessins ayant des caractéristiques distinctes. Ainsi, alors que précédemment, il était possible aux personnes copiant seulement une partie de dessin ou de modèle d échapper aux poursuites judiciaires dans la mesure où l ensemble du dessin ou du modèle n était pas similaire, le nouveau système ne le permet plus. Il s agit d un des aspects essentiels du système japonais de protection des dessins et modèles. (5) Protection de la conception de fenêtres d écran En vertu de la loi sur le Design de 2006, la conception de fenêtres d écran (telles que le design des fenêtres de programmation des enregistreurs de DVD, des fenêtres pour choisir la personne que l on désire appeler sur un téléphone portable et des fenêtres pour imprimantes photos) sont désormais protégées, sous certaines conditions, à l intérieur du domaine du design qui constitue une partie des biens. 76

77 5.8 Procédure de dépôt Demande de dépôt et droits d enregistrement à acquitter Ces démarches sont bien entendu payantes. Les coûts sont les suivants au Japon : (1) Frais de demande a yens par dessin ou modèle b. Il ne s agit là que de la somme à verser à l administration qui ne comprend pas les honoraires de l avocat spécialiste dans ce domaine, ni le coût de réalisation des dessins ou autres coûts annexes. (2) Frais de dépôt Il faut bien sûr verser un droit de dépôt, mais ce droit est différent du droit de dépôt des marques. Le droit de dépôt d un dessin ou d un modèle est de yens la première année, et il faut payer un droit annuel pour maintenir la validité du dépôt. La grille des paiements est la suivante : 1ère à 3ème année : yens par an 4ème à 20ème année : yens par an 77

78 SECTION 5 Protection des marques, dessins et modèles De la demande à l avis de dépôt Si tout se passe bien, un dessin ou un modèle peut être déposé en trois mois à partir de la demande. Mais en règle générale, il faut compter environ six mois pour l examen, et un à deux mois pour le dépôt. Il convient de compter environ huit mois à partir du dépôt de la demande. Dépôt de la demande Paiement des droits et frais de dépôt Examen Notification des raisons du rejet Réponse au rejet et proposition de modifications Accord pour le dépôt En cas de rejet de la réponse Publication du dessin ou modèle déposé Paiement des frais de dépôt Refus de dépôt Période de protection de 20 ans Publication dans la gazette Appel contre la décision de refus *1 Haute Cour d appel de la propriété intellectuelle. Expiration de la période de protection Cour Suprême *1 Suite à l amendement de la Loi fiscale de 2008, le délai pour déposer un recours est porté de 30 jours à 3 mois à compter de la notification de rejet par l examinateur 78

79 A noter : 1. Les marques et dessins/modèles non déposés La loi japonaise prévoit la protection des marques et dessins/modèles non déposés contre une exploitation non autorisée par d autres parties dans le cadre de la loi sur la prévention de la concurrence déloyale. Si une marque ou un dessin/modèle n est pas déposé mais devient généralement connu au Japon une fois qu il est exploité, la marque ou le dessin/modèle, ainsi que la forme de l objet qui acquiert cette renommée, sont protégés. De plus la forme des nouveaux produits est protégée pendant trois ans à compter de leur date de mise en vente au Japon, même s ils n ont pas été déposés. Ceci signifie que si une tierce personne copie la forme du nouveau produit, la loi offre une protection. 2. Consultation de conseillers en droit de la propriété intellectuelle Les conseillers experts en brevets sont officiellement autorisés à agir comme mandataires pour effectuer les démarches relatives aux demandes de protection des droits de l a propriété intellectuelle, notamment en ce qui concerne les brevets, les marques, les dessins et modèles. Au Japon, on les appelle benrishi. Les avocats non spécialistes (bengoshi) peuvent aussi effectuer ce travail, mais étant donné le haut degré de spécialisation que demandent ces démarches, les personnes souhaitant obtenir un droit ou défendre leur droit contre des infractions commises à leur égard s assurent généralement des services d un conseiller spécialisé en brevets. Enfin, la loi japonaise autorise depuis 2004, ces conseillers en droit de la propriété intellectuelle (benrishi) à représenter un client devant un tribunal, assistés d un avocat (bengoshi), à condition qu ils aient réussi plusieurs examens nationaux de qualification. Rédacteurs : SECTION 1. Sakiko AKIYAMA, Judicial Scrivener, Blakemore & Mitsuki SECTION 2. Tomohide KOH, Administrative Scrivener, OFFICE COSMOPOLITAN SECTION 3. Jun NAGAMINE, Expert-comptable,Nagamine Mishima Accounting Office SECTION 4. Satoshi NAGAURA, Social Insurance and Labor Consultant, Nagaura Personnel Management Office SECTION 5. Tetsuo TACHIBANA, Patent Attorney, Tachibana International Patent Office Éditeur : Invest Japan Department, Japan External Trade Organization (JETRO) Copyright (c) 2013 JETRO. Tous droits réservés 79

80 Japan External Trade Organization Invest Japan Division, Invest Japan Department Ark Mori Building, 6F, 12-32, Akasaka 1-chome, Minato-ku, Tokyo , Japan Tel: Fax: Toute forme de reproduction, de stockage ou de transmission (électronique, mécanique, par photocopie, enregistrement ou autre) du texte intégral ou partiel de cette publication est formellement interdite sans l autorisation préalable de JETRO. Toutes les informations de cette publication ont été scrupuleusement vérifiées par les rédacteurs et l'éditeur. Cependant, JETRO rejette toute responsabilité pour tout préjudice qui pourrait en découler. Octobre 2013