Guide pour la rédaction d un rapport annuel

Transcription

1 Guide pour la rédaction d un rapport annuel Document présenté à titre informatif aux organismes communautaires le 7 février 2007, déposé à l Agence de santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches le 20 mars 2007.

2 Objectifs Élaborer un guide pour supporter les organismes communautaires en santé et services sociaux de Chaudière-Appalaches dans la rédaction de leur rapport annuel Diffuser cet outil et contribuer à son appropriation

3 Éléments de contexte Le PSOC du MSSS comporte une obligation de reddition de comptes liée au financement à la mission globale. Les modalités de reddition de compte liées aux ententes spécifiques, aux projets ponctuels et ententes de services relèvent de chacune des Agences en conformité avec les balises convenues dans le document sur les ententes à convenir entre les organismes communautaires et les instances locales.

4 Pourquoi et quels sont les avantages? Pour permettre de déterminer si les activités de l organisme s inscrive dans le cadre de la mission pour laquelle il est soutenu et s il satisfait aux exigences du PSOC. Le rapport annuel est le moyen privilégié de présenter et de faire valoir les pratiques et activités et de faire état de l utilisation des fonds publics.

5 Les normes législatives L article 338 de la LSSSS stipule que les organismes subventionnés doivent fournir au plus tard le 30 juin de chaque année les documents nécessaires à la reddition de comptes : le rapport d activités et le rapport financier. Le PSOC demande de plus la preuve d une assemblée générale et la preuve d une séance publique d information. Mise à jour suite à l adoption du document «La reddition de compte dans le cadre du soutien à la mission globale PSOC» publié suite aux travaux du comité sur la valorisation et la consolidation de l action communautaire en santé et services sociaux.

6 La politique gouvernementale en matière d action communautaire Reddition de comptes (définition) : Processus par lequel un organisme communautaire se donne des outils lui permettant de répondre ouvertement aux questions sans porter atteinte à la confidentialité qui doit imprégner le traitement des dossiers personnels. Une occasion privilégiée d informer (les membres et) les bailleurs de fonds sur leurs réalisations et l utilisation des fonds publics.

7 Les principes à respecter L autonomie La spécificité La rigueur La souplesse La transparence

8 Deux grands constats La très grande majorité des organismes satisfont aux exigences de la Loi. Le contenu de certains rapports d activités ne permet pas d apprécier à sa juste valeur le travail des organismes (données imprécises, incomplètes ou absentes).

9 Le rapport d activités Il s adresse avant tout aux membres de l organisme et doit être adopté en premier lieu par leur assemblée générale. Chaque organisme est libre de produire un rapport d activités sous la forme qui lui convient.

10 Éléments essentiels de contenu du rapport d activités: Démonstration de la conformité entre les activités et les objets de la charte Nature des activités Nombre d activités Démonstration d un fonctionnement démocratique Nom des membres du conseil d administration Provenance des membres du conseil d administration Nombre de membres de l organisme Nombre de personnes présentes à l assemblée générale annuelle Liste des organismes membres pour les regroupements Mise à jour suite à l adoption du document «La reddition de compte dans le cadre du soutien à la mission globale PSOC» publié suite aux travaux du comité sur la valorisation et la consolidation de l action communautaire en santé et services sociaux.

11 Autres éléments de contenu du rapport d activités (si pertinent) : Démonstration de la contribution de la communauté dans la réalisation des activités En terme de ressources humaines, matérielles, financières Par l entremise de bénévoles et militants Sous forme de publicité gratuite, distribution de dépliants, références provenant d autres organisations Démonstration du dynamisme, de l engagement et de la concertation avec les ressources du milieu Tables de concertation, groupes ou comités de travail, concertation avec des intervenants d instances gouvernementales

12 Autres éléments de contenu du rapport d activités (si pertinent) : Suite Concertation avec d autres organismes communautaires Disponibilité pour la communauté Production / achat de matériel ou participation à des activités communes avec d autres organismes Démonstration de la réponse apportée aux besoins du milieu Accessibilité Activités et outils d information et de consultation Séminaires, sites Internet, formations Lien entre les activités, les services et les besoins

13 Autres éléments de contenu du rapport d activités (si pertinent) : Suite Territoire desservi (local, sous-régional, régional) Nombre de personnes rejointes pour les activités grand public Nombre de personnes rejointes pour les activités d intervention individuelles et de groupe Taux de fréquentation (pour les maisons d hébergement et de justice alternative)

14 Autres documents Procès-verbal ou extrait de procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle (afin de témoigner du fonctionnement démocratique de l organisme et du fait que le rapport d activités et le rapport financier ont été présentés aux membres) Avis de convocation et ordre du jour de l assemblée générale annuelle Mise à jour suite à l adoption du document «La reddition de compte dans le cadre du soutien à la mission globale PSOC» publié suite aux travaux du comité sur la valorisation et la consolidation de l action communautaire en santé et services sociaux.

15 Autre document prévu par la LSSSS Preuve de la tenue d une séance publique d information à laquelle sont invités à participer les utilisateurs des services et les usagers de services de santé ou de services sociaux de l organisme et à laquelle ont été présentés un rapport de ses activités et un rapport financier. Mise à jour suite à l adoption du document «La reddition de compte dans le cadre du soutien à la mission globale PSOC» publié suite aux travaux du comité sur la valorisation et la consolidation de l action communautaire en santé et services sociaux.

16 Le rapport financier Le financement à la mission globale versé dans le cadre du programme PSOC vise à permettre à l organisme de se doter de l organisation minimale nécessaire à la réalisation de ses objectifs au niveau des infrastructures de base et de l accomplissement de sa mission. Il est complémentaire à la contribution de la communauté qui témoigne ainsi de l enracinement dans son milieu.

17 Le rapport financier Le rapport financier du dernier exercice complété doit respecter les règles suivantes : Un rapport de vérification pour une subvention de plus de $ provenant du PSOC Un rapport de mission d examen pour une subvention entre $ et $ provenant du PSOC Aucune exigence pour une subvention de $ et moins

18 Le rapport financier Le rapport financier doit être adopté au cours de l assemblée générale annuelle et signé par deux membres du conseil d administration désignés à cette fin.

19 En résumé Le rapport d activités + le rapport financier = Rapport annuel ou reddition de compte Note : Le rapport d activités et le rapport financier peuvent faire partie d un seul document ou être présentés séparément au choix de l organisme

20 En conclusion Le rapport annuel ne doit pas être considéré comme un outil de contrôle et une source de tension entre l Agence et le milieu communautaire. Peu importe la forme retenue, il importe d y retrouver les informations mentionnées dans ce document qui viennent s ajouter ou se retrouvent dans le formulaire de demande de subvention PSOC.

21 En conclusion Malgré tout il demeure une crainte de voir la reddition de comptes comme un mécanisme de sélection pouvant influencer la hauteur du financement en appui à la mission globale des organismes communautaires. La Coalition des Trocs du Québec a pris position qu il ne doit pas y avoir de statistiques plus détaillées sur la fréquentation des organismes et a convenu qu au besoin, elle inscrirait sa dissidence au Comité sur la valorisation et la consolidation de l action communautaire en santé et services sociaux au MSSS.

22 Remerciements La TROCCA tient à remercier la TROC des Laurentides qui a généreusement fourni des documents et des informations permettant de réaliser cet ouvrage.

23 Bibliographie HÉBERT, Jacques. Analyse et renforcement des pratiques évaluatives dans les organismes communautaires (ARPEOC) du Québec Phase I, Québec, 2005, 27 p. Comité ministériel sur l évaluation. L évaluation des organismes communautaires et bénévoles, Québec, Ministère de la Santé et des Services sociaux, Gouvernement du Québec, 1997, 85 p. COMITÉ EPSILON 2. Où en sommes-nous avec l intervention communautaire et l évaluation? Huit constats! Québec, Le Petit journal Epsilon 2, no. 8, 2004, 16 p. L Action communautaire : une contribution essentielle à l exercice de la citoyenneté et au développement sociale du Québec (Politique gouvernementale). Québec, Direction des communications du ministère de l Emploi et de la Solidarité sociale, 2001, 59 p. Guide opérationnel pour la reddition de comptes des ressources externes à l Emploi-Québec. Québec, Emploi- Québec, 2005, 23 p. Loi sur les services de santé et les services sociaux. Collection Lois et Règlements, Services de santé et services sociaux, Québec, Éditeur officiel du Québec, 1413 p. La reddition de compte dans le cadre du soutien à la mission globale PSOC, Ministère de la Santé et des Services sociaux, Gouvernement du Québec, p.