UNIVERSITE CHEIKH ANTA DIOP DE DAKAR

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1 UNIVERSITE CHEIKH ANTA DIOP DE DAKAR SERVICE COMMUN DE LA DOCUMENTATION Bibliothèque Universitaire Présenté par : Mariétou Diongue DIOP, Directrice

2 SOMMAIRE INTRODUCTION Locaux Equipement Horaires Budget Personnel Les Services Internes ) Services Acquisition Traitement Ouvrages DLMS Thèses SLCO Périodiques ) Traitement des périodiques ) Etat général des périodiques ) Services Préservation Conservations des collections ) Services de numérisation ) Etat général des collections Les Services Publics Service des Relation Publiques Accueil Orientation des usagers Inscription des usagers Fréquentation Communication des Collections Prêt à domicile Consultation sur place Service de Valorisation, de la Communication et de la Coopération Service des Références Activités réalisées Activités du Campus Numérique Francophone (CNP) Le Service Informatique Service Général et Assurance Qualité (SEGEAQ) Opérations d envergure pour l inventaire, la sauvegarde et l assainissement Difficultés rencontrées Acquis à consolider Appartenance aux réseaux nationaux et internationaux Souhaits, propositions, recommandations Conclusion Annexes

3 INTRODUCTION La Bibliothèque Centrale de l Université Cheikh Anta DIOP de Dakar est le point focal du Service Commun de la Documentation qui regroupe l ensemble des bibliothèques de l UCAD. Ces bibliothèques installées dans les facultés et Instituts font au total 17 (cf liste en annexe). La bibliothèque centrale à elle seule accueille entre et usagers/jour, ce qui pose, quotidiennement le problème de gestion de flux très importants avec tout ce que cela représente en termes de sécurité des personnes et des biens, mais aussi de surexploitation des collections, de sollicitation du personnel pour la communication des collections dans les magasins et le reclassement continu des ouvrages en libre accès. A cela il faut ajouter les difficultés constantes pour assurer la propreté des locaux de manière générale et des toilettes publiques en particulier. Nous avons l habitude de dire que la bibliothèque est en fait, riche de tous les défis! Au moment où il faut passer le témoin c est un devoir pour nous, de nous soumettre à l exercice d un bilan de fin de mandat pour permettre aux membres du Conseil d Administration de mesurer le chemin parcouru pendant ces six (6) années ( / ) en mettant davantage l accent sur le second mandat, puisque le 1 er a déjà été partagé avec le Conseil, en 2010, lors du C.A. qui m avait proposée pour un second mandat. Il s agit à travers ce bilan de faire un état des lieux assez exhaustif qui permette de mesurer nos faiblesses mais aussi nos forces (en montrant les acquis à consolider). Il s agira enfin de formuler quelques souhaits, propositions et recommandations. 1) LOCAUX Date d inauguration de l ancien bâtiment : 20 novembre 1965 Superficie de l esplanade : 6000 m 2 BATIMENT DONNEES SURFACE TOTALE CAPACITE D ACCUEIL Ancien bâtiment de la bibliothèque 4000 m2 368 places assises Nouveau bâtiment de la bibliothèque m places assises dans les services publics Début des travaux de rénovation et d extension : Novembre 1997 Réouverture de la Bibliothèque au public : 8 mars 2001 Coût total : construction, équipements, collections : 6,75 milliards cfa 2

4 Fréquentation : la fréquentation peut aller de à usagers par jour. 2) EQUIPEMENTS Équipements de bibliothèque : Rayonnages : m (longueur totale des rayonnages occupés) Présentoirs : 38 Chariots : 64 Magnétiseurs-Dé magnétiseurs : 06 Équipements de bureau : Photocopieurs : 13 Risographes : 02 Télécopieur : 01 Téléphones : 75 Équipements d exposition : vitrines d exposition : 18 panneaux d exposition :30 PARC AUTOMOBILE Minéralogie Utilisateurs Etat du Véhicule Observations Peugeot 407 Berline DK 1448 EP96 Renault Mégane Classic 1,4 BUS Hundaï N DK 1340 EP 96 Directeur de la BU Administration Neuf (3 ans) Médiocre. Fait plus que son âge (8 ans) Assure les déplacements de la directrice Service administratif et courrier Administration Bon état (4 ans) Transport du personnel EQUIPEMENTS DE SECURITÉ EQUIPEMENTS QUANTITES OBSERVATIONS Issues de secours fonctionnent sur 08 Portes coupe-feu 08 Fonctionnent Extincteurs 32 Entretien à faire 3

5 Détecteurs de fumée 88 Ne fonctionnent pas Caméras de surveillance 14 Les écrans ne fonctionnent pas Moniteur de surveillance 01 Entretien à faire Portiques électroniques antivol 02 Système détérioré. Installation en cours de nouveaux portiques ne donne pas encore les résultats escomptés Système d alarme 01 Ne fonctionne pas Bouches d incendie 01 A actualiser à la norme française RIA 20 Ok TCAI 01 Ne fonctionne pas 3) HORAIRES Heures d ouverture au public : 75 h 30 mn / semaine (de novembre à juillet) Novembre / juillet : 12h / 22h le Lundi 8h 30 / 22h du Mardi au Vendredi 8h 30 / 20h le Samedi Octobre : 15h / 18h le Lundi 8h 30 / 12h et 15h / 18h du Mardi au Vendredi 8h 30 / 12h le Samedi Septembre : 8h 30 / 12h du Lundi au Samedi Fermeture : Dimanche et jours fériés Fermeture hebdomadaire : Lundi matin Fermeture annuelle : mois d'août pour recollement Si la B.U. assure 75h 30 mn d ouverture au public, le volume horaire de fonctionnement est plus important puisque le personnel est tenu d être en place avant le public et de quitter après le public. Horaire de travail Novembre / juillet : 4

6 08h / 23h Du Lundi au Vendredi, soit 75h 8h / 20h le Samedi, soit 12h Total : 87 heures /semaine La B.U. fonctionne jusqu à 87 h/semaine de novembre à juillet (période correspondant au plein fonctionnement des enseignements et examens). Ceci est possible grâce à la mise en place de groupes de permanences qui se relayent entre 12 h - 15h, 18h 20h, 20h 23h, et le samedi 8h 14h et 14h 20h et le recours à des vacataires (diplômés de l EBAD en recherche d emploi, ou étudiants en fin de formation) Ouverture prolongée du soir : retour sur les péripéties d une expérience Au moment de notre prise de service en 2007, la Bu était ouverte au public jusqu à 20h du lundi au vendredi et le samedi jusqu à 13h et les conservateurs n avaient pas accepté de s impliquer dans les permanences. Après négociations avec les différentes catégories du personnel, nous nous engagions dans une nouvelle aventure, celle de l ouverture sans interruption jusqu à 22h 1, et le samedi jusqu à 18h, à la grande satisfaction de la communauté universitaire et des usagers en dehors de l université. Au bout d une année, au moment où il fallait reconduire l expérience, le personnel a réclamé la hausse du paiement de ces heures supplémentaires de F par mois à F ; ce que l enveloppe budgétaire ne permettait pas. C est ainsi que le personnel a préféré se limiter à effectuer les permanences jusqu à 20h seulement (au lieu de 22h). Ceci nous a amenée à récupérer le différentiel qui leur a été accordé pour les 2 H supplémentaires (20h 22h) pour le redistribuer à une vingtaine d étudiants sous forme de bourses sociales de CFA,en contre partie des prestations allant de 20h à 23h ( donc une heure de plus!) La BU ne pouvant pas fonctionner de nuit avec seulement des étudiants, les collègues conservateurs ont accepté d encadrer ces heures de nuit (20h -23h). L ouverture au public étant assurée jusqu à 22h, la tranche de 22h à 23h permet aux étudiants de reclasser les ouvrages sous la supervision des conservateurs. 1 Il faut noter que la réussite de cette initiative d extension horaire était fortement liée à l obtention d un car neuf, ce qui n était pas prévu dans le budget de la B.U. Cependant le personnel accepta de démarrer avec un car de secours prêté par le doyen de la faculté de Médecine. Je prenais l engagement de trouver rapidement un car neuf par le biais de notre réseau de relations personnelles! C est ainsi que notre ami, Cheikh Tidiane GADIO, ancien Ministre des Affaires Etrangères, s était entièrement impliqué et a pu nous trouver deux (2) cars, auprès de l ambassadeur de Corée. Nous avons proposé de céder le second au CESTI, en solidarité avec notre consœur... (Nos deux instituts étaient les 2 seuls dirigés par de femmes!) 5

7 C est pour dire que l adhésion des conservateurs à cette formule a été déterminante et c est le lieu de saluer fortement cet engagement et cette générosité. En contrepartie, ils prennent une ½ journée pour récupérer. En effet ces heures de nuit sont très contraignantes, surtout pour les collègues qui habitent loin et qui n arrivent chez eux que bien après minuit! Il faut signaler que le car, initialement prévu pour le transport des agents à 22h, assure maintenant le transport du personnel à 20h. Les étudiants vacataires qui logent pour l essentiel sur le campus ne sont pas transportés et les collègues conservateurs (2/soir) assurent eux même leur transport. 3.2 L ouverture prolongée du samedi L ouverture du samedi jusqu à 20h n était pas gagnée d avance car l idée de travailler jusqu à 20h le samedi, était loin de rencontrer l agrément de tout le personnel! C est le fruit d un long processus de négociations entre la Direction, les délégués et le personnel et finalement, on y est arrivé, avec le compromis suivant : 8 H 14 H 14 H 20 H Samedi (1) Samedi (2) Samedi (3) Samedi (4) G1 G3 G5 G1 G2 G4 G6 G2 En mettant en place 6 groupes, composés de conservateurs, Bibliothécaires, informaticiens, commis, renforcés par des étudiants vacataires, nous sommes parvenus à ouvrir tous les samedis jusqu à 20h en concentrant le maximum des effectifs au niveau des services publics. Un compromis dynamique, qui permet sans contre partie financière, en diminuant de moitié le volume horaire de travail de chaque agent (6h tous les trois (3) samedi au lieu de 4h (8h-12h) tous les samedis, d étendre l ouverture du samedi jusqu à 20h et ceci à la grande satisfaction de nos usagers. 4) BUDGET Dans le cadre de sa gestion budgétaire, la bibliothèque universitaire a reçu en crédits ces trois dernières années, les montants de F en 2010, F en 2011 et F en Cela nous donne en valeur absolue une variation moyenne de soit en valeur relative de 1.56%. Le récapitulatif de ces données se fera en deux grandes rubriques : 6

8 4.1 CREDITS ALLOUES : L évolution des crédits Les prévisions de recettes proviennent de la subvention de l Etat du Sénégal et des ressources propres de la bibliothèque. Les crédits alloués se répartissent comme suit : Années Subvention de l Etat du Sénégal : - Ressources propres - Produits des cessions de travaux et services TOTAUX Nous constatons une légère évolution des produits des cessions de travaux et services (Fonctions de services) alors que l apport de l Etat reste statique L évolution des produits des cessions de travaux et services 7

9 Evolution de la fonction de service / La comparaison sur ces 6 ans nous montre que les produits des cessions de travaux et services ont connu une nette percée grâce à la décision que nous avons prise dès notre premier mandat, de rendre obligatoire la carte de bibliothèque, ce qui ne s est pas fait sans heurts, au départ DEPENSES EFFECTUEES Tableau comparatif de l exécution des budgets 2010 à 2012 Libellés Engagements effectués Années Chapitre VIII : Dépenses de personnel Des sondages ont été organisés pour recueillir l avis des étudiants, auxquels a participé un très grand nombre d étudiants, toutes facultés confondues. Le dépouillement a été fait en présence de représentants d étudiants. La grande majorité était favorable à rendre la carte obligatoire pour accéder à la bibliothèque- au tarif de 1000F- Malgré cela, certains dirigeants d amicales s y étaient opposés, faisant même la casse à la bibliothèque Après un arrêt de travail du personnel, qui a duré 5 jours et la poursuite des négociations avec les dirigeants des autres amicales, la mesure a été appliquée 8

10 (18.85%) (17.2%) (15.45)% Chapitre IX : Dépenses de matériel d entretien et d aménagement (28.25%) (30.93%) (35.7)% Chapitre X : Dépenses d enseignement et de Recherche (25.55%) Art 05 Achats ouvrages de biblio. Et de mat.de reliure (20.32%) (1.1)% Chapitre XI : Dépenses à caractère général (2.86%) (0.28 %) Pourcentage d exécution : (75.51%) (68.73%) (52.25%) TOTAUX Nous constatons que le pourcentage d exécution baisse d année en année, en particulier, pour le chapitre dépenses d enseignement et de recherche qui est passé de 25.55%) à (1.1)%! 5) PERSONNEL NATURE DES EMPLOIS E FF E C T I F S Existants Suppression Créations demandées Directeur Conservateurs 10 0 Comptables Attachés d Administration Secrétaires d Administration FONCTIONS EXERCEES OU A EXERCER Direction de la Bibliothèque Gestion des collections des services et du personnel technique Gestion, engagement et liquidation Gestion Administrative et Financière Service Général et administration 9

11 Bibliothécaires Documentalistes 20 0 Traitement et diffusion des collections Ingénieurs Informaticiens Gestion du système informatique Analystes-programmeurs 2 0 Travaux informatiques Technicien en bâtiment Maintenance bâtiment Electricien Travaux électriques Commis 14 0 Gestion des magasins, surveillance des salles de lecture, reclassement et diffusion des collections Secrétaires Sténodactylographe Travaux de secrétariat Relieurs Entretien des documents Agents de Service 3 0 Tâches de soutien dans les services administratifs et techniques Chauffeurs Conduite des véhicules courrier TOTAL 73 0 Contractuels Appui au personnel Vacataires 05 Appui au personnel Étudiants superviseurs 20 Feu contenu 20h- 23h Total Global

12 Statistiques par rapport à l effectif global Libellés Effectifs Pourcentages Temps plein Temps partiel Total 80 Hommes Femmes 76,19 % % 23.75% Total 25 Hommes Femmes 23,81% % 16% Pourcentages 78,10 21, Statistiques concernant le personnel titulaire Groupes d âge Hommes Femmes Total Total NB : la moyenne d âge pour le personnel titulaire est de 44,35 ans. 11

13 NB : la moyenne d âge des conservateurs est de ans NB: la moyenne d âge des bibliothécaires/documentalistes est de 38 ans. 12

14 Commentaires : Quand on considère le personnel travaillant à temps plein, il est majoritairement masculin en raison de 76, 25% H contre 23,75% F). Quand on considère l effectif global (personnel travaillant à temps plein ou partiel) l écart est encore plus marqué en raison de % H contre % F. Le personnel travaillant à temps partiel représente 23.81% de l effectif global et contribue très largement au fonctionnement des services, ce qui pose des problèmes d'encadrement, de mise à niveau et d'intégration à chaque fois qu'il faut renouveler les contrats Parmi ce personnel à temps partiel, il faut noter la donnée importante que représente le recours aux étudiants. Moyenne d âge du personnel titulaire La comparaison des deux tableaux nous montre que cinq (05) conservateurs sur onze (11) se situent dans la tranche d âge de 50 à 60 ans et se rapprochent de la retraite alors que les bibliothécaires sont relativement jeunes (entre ans), d où la nécessité de préparer d ores et déjà la relève par la promotion interne des jeunes bibliothécaires. La politique de formation continue menée depuis plusieurs années a permis déjà de former de jeunes bibliothécaires compétents, qui par le biais de la promotion interne pourront assurer la relève. Encore faut-il, parallèlement à la formation reçue au 2 e cycle de l EBAD, veiller à l élévation du niveau universitaire de ces agents en encourageant les formations académiques. Recours aux étudiants vacataires De plus en plus, toutes les universités au plan international sollicitent en appoint les prestations d étudiants (reclassement, surveillance des salles, retour des prêts) et cela se fait souvent (exemple de la France) avec l appui financier des collectivités locales (mairies, notamment) dans le cadre de leur politique de promotion de l emploi partiel des étudiants. Nous sommes partis de «bourses sociales» accordées aux étudiants en fin de formation à des vacations plus formelles, avec engagements réciproques des 2 parties (Administration/ Etudiants) Chaque année, lors de rencontres avec les étudiants vacataires, ils nous posent leurs problèmes et en même temps, mettent en exergue les dysfonctionnements qu ils ont identifiés pour qu on y apporte des solutions... 13

15 La réunion de concertation tenue cette année (le samedi 20 Avril) a été l occasion, pour eux de demander une 2 ème augmentation de leurs émoluments (actuellement à 25000F) Ils souhaitent également une meilleure intégration «dans la famille» de la bibliothèque, une sorte de tutorat par le personnel scientifique de la BU, leur assurant un suivi de proximité, les encadrant dans leur plan de carrière etc.. Toutes ces revendications nous paraissent légitimes et la Direction étudie tout cela de manière très favorable pour une solution diligente. D ores et déjà, il est retenu de leur confectionner des badges leur permettant d être identifiés facilement et aussi de leur attribuer gratuitement des codes barres lecteurs qui leur permettent de bénéficier du prêt à domicile Nous avons toujours eu pour souci de montrer aux étudiants vacataires que cette expérience, avec la BU, même si elle n était pas rentable (financièrement) est pour eux une opportunité formidable d acquérir une expérience professionnelle, et de se faire recruter à la B.U. en cas de disponibilité de poste. En effet sur les six (6) bibliothécaires que nous avons eu à recruter, cinq (5) ont été choisis parmi les étudiants vacataires. La seule exception étant le recrutement pour le service de numérisation qui nécessitait des compétences techniques particulières, permettant d être immédiatement opérationnel pour la numérisation. Cette politique de fidélisation permet d établir un pacte de confiance avec les étudiants et les encourage dans leurs efforts. 14

16 Les vigiles dans le dispositif de sécurité de la BU La BU est un ERP, où le taux de fréquentation est tout simplement impressionnant (entre 6000 et 10000). Assurer la sécurité des personnes (personnel et usagers) et des biens est un volet important de notre mission qui ne peut être du seul ressort de l Administration. Aussi la sécurité de la BU est elle-assurée par 3 brigades de vigiles (de 4 éléments) qui se relaient sans discontinuité : Brigade «A» : Chef de poste : Sakir DIENG ; Adjoint : Ousmane Gning ; Matar DIENG ; Youssoupha DRAME Brigade «B» : Chef de poste : Seckou COLY ; Adjoint : Idrissa Diedhiou ; Cheikh Tidiane SALL ; Michel FAYE Brigade «C» : Chef de poste : Daouda DIEME ; Adjoint : Pape Obeye FALL Gora SALL ; Mame Thierno Birahim DIOP Superviseur : Mamadou PAYE Initialement les brigades étaient tournantes, à l instar de toutes les autres brigades de l UCAD. Très rapidement on a attiré l attention des autorités sur la nécessité d avoir une équipe fixe, vu les spécificités de la BU. En effet les vigiles à la BU doivent avoir une bonne connaissance de l environnement pour participer à l orientation des usagers. Ils doivent avoir un bon comportement relationnel (pour éviter des heurts avec les usagers, surtout étudiants). Ceux qui n avaient pas cette disposition ont été remplacés progressivement. En ce moment on a une équipe fidèle, constamment formée «aux méthodes» de la BU et qui suivent régulièrement les sessions de formation aux gestes de secours d urgence, organisées pour le personnel. Nous avons pu mesurer leur fidélité et leur attachement à l Institution car chaque fois qu il y a des AG, ou mouvements de protestation organisés par les vigiles de l UCAD, la brigade du jour est bien présente aux postes pour assurer la sécurité (avec des brassards rouges, certes!) mais ils font leur travail. Les différentes brigades ont un superviseur à la personne de Mamadou PAYE, homme courtois, sérieux et disponible qui est l interface entre l Administration et les vigiles. La BU a fait beaucoup d efforts pour soutenir les vigiles (négociations avec le COUD pour leur trouver des tickets de restauration, mais au bout d un an, difficultés pour reconduire cette disposition ; caisse sociale de soutien etc.) NB : Les vigiles de la BU s impliquent également dans les permanences du soir (23h) où la sécurité est particulièrement importante. Cette implication doit être formalisée et rémunérée en conséquence Il est également important que les équipes soient renforcées au moins à 5 ou 6 agents par brigade. 15

17 ORGANIGRAMME CONSEIL DE LA DOCUMENTATION DIRECTION Services administratifs Commissions du Service Commun de la Documentation Service de la valorisation de la communication et de la coopération (VC2) Service Général et Assurance Qualité (CGAQ) Service informatique SERVICES INTERNES SERVICES PUBLI CS Service des Acquisitions et du Traitement Médecine/Science Service des Acquisitions et du Traitement Droit/Lettres Service des Acquisitions et du Traitement des Périodiques Service des Langues et des Civilisations Orientales Service de Numérisation des Publications Académiques Service de Préservation et de Conservation des Collections Service des Relations Publiques Services de Référence Campus Numérique Francophone Nouvelles dénominations-nouvelles misions Nouvelles créations 16

18 6) LES SERVICES INTERNES 6.1 Service Acquisition Traitement Ouvrages DLMS Les services d acquisition D-L-M-S et les services de traitement DLMS ont été ainsi réorganisés : 1) Service d Acquisition et de traitement Droit Lettres, 2) Service d Acquisition et de Traitement Médecine Sciences En effet, avec les difficultés financières auxquelles est confrontée la BU., les acquisitions onéreuses étaient en baisse absolue (ce qui fait que le personnel de ce service avait très peu d activités) contrairement au service Traitement qui avait toujours beaucoup de travail (des milliers d ouvrages reçus en dons - avec même des passifs à résorber) sans compter les corrections à faire dans le catalogue. Pour équilibrer le travail et utiliser toutes les ressources de manière optimale, les deux nouveaux services font en même temps de l acquisition (peu) et du traitement (beaucoup) mais en séparant le secteur Droit Lettres du secteur Médecine Sciences. Ce qui permet aux équipes de maitriser davantage les disciplines concernées et de se spécialiser dans leurs domaines d acquisition et de traitement. DROIT-LETTRES 1 Conservateur : Mme Ramatoulaye D. Pouye DIAW 4 bibliothécaires MEDECINE-SCIENCES 1 Conservateur : M. Adama BARRY 3 bibliothécaires Missions : Définition des politiques de développement des collections Sélection et Acquisition des ouvrages Catalogage, Indexation, Corrections (modifications) des notices locales ou importées de la Bibliothèque nationale de France ou de Moccam (logiciel de récupération de notices gratuit et à temps réel) Nettoyage du catalogue (suppression des doubles et autres anomalies). Le personnel est également impliqué dans les activités comme l accueil-orientation ou les permanences. STATISTIQUES DES ACQUISITIONS DOCUMENTAIRES. ANNEES TOTAL Achats Dons TOTAL

19 ACQUISITIONS L histogramme ci-dessus nous montre le déséquilibre qu il y a au niveau de nos acquisitions, où les achats ont été presque insignifiants par rapport aux dons ce qui montre la pertinence des options que nous avons prises. PLACE DES DONS DANS LE DEVELOPPEMENT DES COLLECTIONS DE LA B.U. Faute d achats réguliers de livres qu aurait pu autoriser la mobilisation des crédits alloués à la Bibliothèque, cette dernière est amenée à recourir fortement au don de livres. A travers une politique de partenariat fécond, des donations importantes de livres, de grand intérêt ont été réceptionnées à la BU, ce qui a permis d enrichir de manière non négligeable les fonds de la bibliothèque. Cela a été le cas pour le fonds Ibnou Diagne qui nous a été légué par sa famille, un des fonds les plus riches en Afrique, plus d un millier d ouvrages dans les domaines de l archéologie et de la Préhistoire, sans compter ses propres cours qui peuvent encore profiter aux étudiants Il y a eu aussi le fonds Vieyra, offert par la famille de Paulin Soumanou Vieyra, couvrant différents domaines comme le cinéma, la littérature, la musique, l histoire, etc.., près de 800 références. Nous avons pu démarcher des organismes et des particuliers pour recevoir des donations importantes. Cela a été le cas avec le CNRS par l entremise du Recteur, SALL et de Gilles Boescht : un total de 2504 livres de très grande qualité et qui constitue le Fonds CNRS, disponible au niveau des services de référence. L IRD, vient également de décider (par l entremise du Recteur Saliou NDiaye) de nous offrir un fonds témoin de toutes leurs publications disponibles), ce qui va rejoindre le fonds CNRS dans les services de référence. La bibliothèque a hérité du fonds de la Bibliothèque Suffolk après sa fermeture. Plus de 5000 ouvrages de donateurs divers (Ambassade de Thaïlande, Présence Africaine, CREPOS, Institut français Senghor, l Université virtuelle africaine) des particuliers comme Amady Aly Dieng, Lilian Kesteloot, le doyen Alassane Ndao, Pathé Diagne, le Maire Mamadou Diop. 18

20 Pour encourager cette dynamique et assurer la préservation de ces fonds, une réserve appelée Fonds Particuliers a été créé, où les livres sont en sécurité. Pour leur donner toute la visibilité requise, les fonds peuvent être identifié à distance et consultés sur note catalogue en ligne au nom du donateur STATISTIQUES TRAITEMENT DES MONOGRAPHIES ANNEES / TOTAL Notices bibliographiques Créations Modifications ANNEES TOTAL / Exemplaires Créations Catalogage express Changement de codes à barres ) Thèses Nombre de thèses reçues par faculté ( ) FACULTE ANNEE NOMBRE FMPOS (Médecine) FMPOS (Pharmacie) FMPOS (Chirurgie Dentaire) Médecine vétérinaire FLSH FASEG T = 576 T = 389 T = 95 T = 96 T =

21 T = FSJP T = FACULTE DES SCIENCES ET TECHNIQUES T = TOTAL 1403 Nombre de mémoires reçus par Facultés de FACULTE ANNEE NOMBRE FMPOS / MEDECINE VETERINAIRE (Mem. CES) FLSH FACULTE DES SCIENCES ET TECHNIQUES FASEG FSJP TOTAL 1750 T= 77 T = 978 T = 689 T = 03 T= 03 Thèses numérisés FACULTES FMPOS (Médecine, chirurgie dentaire, pharmacie) NOMBRE 3267 SCIENCES ET TECHNIQUES 500 LETTRES MODERNES 707 FSJP 114 TOTAL

22 6.1.3) Service des Langues et Civilisations Orientales (SLCO) Personnel 1 Conservateur chef de service (maitrise d'arabe) : M. Mandiaye NDIAYE 1 bibliothécaire et un commis Le SLCO a été crée pour une meilleure prise en compte des besoins de acteurs des enseignants-chercheurs, étudiants, élèves-professeurs et spécialistes de la langue arabe et de la civilisation arabo-islamique. (La B.U. ne comptait aucun spécialiste dans ce domaine) Il s agissait aussi d accompagner la dynamique de création de nouvelles filières (introduction du Persan et d'autres langues orientales, création de l Institut Confucius, etc.) Le Laboratoire d Islamologie de l'ifan/cad et le Département d'arabe de la FLSH, par l'implication des professeurs Khadim MBACKE, Thierno KA et Abdoul Aziz KEBE ont participé à la création de ce service, à la définition de ses missions et au processus de recrutement. Le SLCO gère la politique d acquisition et de traitement des documents relevant de ce domaine, assure une veille informative (identification des ressources électroniques libres pour en faciliter un large accès aux usagers) identifie les partenaires pour optimiser les ressources et opportunités dans ce secteur. Par l entremise de l un de nos partenaires(wamy) la B.U. a reçu un don important de milliers d ouvrages universitaires et de matériel informatique. Le conservateur a bénéficié aussi d un séjour professionnel de 6 semaines à Ryad dans les bibliothèques universitaires et centres de recherche. C est à la suite de ce séjour que la classification arabe de DEWEY a été adoptée pour le fonds arabe. Acquisitions ACHAT - Commande 2010 : néant - Commande 2011 : 224 titres - Commande 2012 : 231 titres DON - Centre Culturel Iranien : 460 titres - Direction du Livre et de la Lecture : 366 exemplaires - Ambassade Algérie : 79 exemplaires de périodiques. Traitement Le traitement des documents se fait à travers le logiciel PMB administré par le Conservateur, chef de service, l arabe n étant pas pris en compte par le système Advance de gestion intégré de la B.U. Base de données PMB à la date du 18 décembre 2012 Nombre total de notices 4741 Nombre total d'exemplaires 5525 L acquisition de la version full web d Advance permettra de prendre en compte le traitement des documents en arabe. 21

23 CIRCULATION Inscription des lecteurs L inscription des lecteurs dans la base de données se fait par le personnel du SLCO sur présentation de la carte de lecteur de la BU de l année en cours. Nombre de lecteurs par catégorie Catégorie Nombre lecteurs inscrits Elèves professeurs 21 Etudiants 90 Lecteurs inscrits Elèves professeurs 19% Etudiants 81% Total 111 Prêts-retour Nombre total de prêts archivés 413 Nombre de prêt par catégorie de lecteurs par année Année Elèves professeurs Etudiants Prêt par catégorie de lecteur par année Elèves professeurs Etudiants 22

24 Reclassement L équipe du SLCO procède au reclassement systématique des documents tous les lundi matin, ainsi que l insertion des documents nouvellement traités et équipés par le service technique. Partage expérience sur PMB Encadrement de stagiaires de l EBAD Formation de collègues du SCD (FLSH, Laboratoire Islamologie de l IFAN/CAD) Partage de documents arabes Ayant reçu un fonds important d ouvrages arabes de WAMY, le SLCO après tri, en a gardé une partie et redistribué le reste à d autres structures. La Bibliothèque universitaire a fait un don d ouvrage en arabe à des écoles et instituts arabes, ainsi qu à des amicales d étudiants. Nom de l Ecole Adresse Nombre de cartons Université de Pire Pire Gou reye 25 cartons Ecole franco-arabe de la fédération des Associations islamiques du Sénégal Point E / Dakar 12 cartons Groupe scolaire Al-Wahdah Grand Yoff / Dakar Madrassat Khoulamou Rasooul Gokhou Mbathie / Saint-Louis 10 cartons 11 cartons Ecole Arabe du village de Gayé Gayé / Walo 10 cartons Daroul fattah pour l enseignement et l éducation islamique Cité Sotiba / Pikine 10 cartons Dara Docteur Thierno Kâ Cité Assemblée / 7 cartons Dakar Dara Serigne Hady Touré Icotaf / Pikine 10 cartons Autres bénéficiaires - Amicale des étudiants du Département d arabe de la Faculté des Lettres et sciences humaines - Amicale des étudiants de l école de la fédération des Associations islamiques du Sénégal - Des particuliers : Etudiants, professeurs d arabe, imam. 23

25 Perspectives Signalétique au niveau des salles de lecture Guide d utilisation de l OPAC Assurer les opérations de prêt au niveau de la banque de prêt centrale et le retour au niveau de la banque satellite Droit-lettres Impliquer les agents de la salle Droit-lettres dans le reclassement des documents Exploiter la DSI à partir des périodiques en arabe Périodiques Traitement des périodiques : Années Rubriques Exemplaires bulletinés Notices cataloguées ou ajoutées Notices dépouillées Abonnements imprimés ; le tableau et l histogramme résument parfaitement le nombre d abonnements sur les trois dernières années. Ces abonnements sont essentiellement composés de la presse nationale, internationale. L histogramme montre clairement la faiblesse des abonnements imprimés si l on compare ces trois dernières années avec l année 2005 où le nombre de nos abonnements s élevait à 177 titres, répartis dans toutes les disciplines scientifiques. Exemplaires bulletinés ; c est le nombre d exemplaires ou de fascicules bulletinés au cours d une année. Il est obtenu grâce au compte rendu du bulletinage proposé par le logiciel advance. Le bulletinage est une activité de base du traitement des périodiques. Il permet de suivre l état de collection des titres. Mise à part les quelques titres qui font l objet d un abonnement, les autres titres bulletinés sont essentiellement composés de dons réguliers. Notices ajoutées ; c est le nombre de titres de périodiques catalogués qui viennent s ajouter dans la base des périodiques. On note que le nombre de notices cataloguées est croissant entre 2010 et 2011 avant d être en nette baisse en

26 Cela s explique par le projet que nous avons réalisé pour l essentiel entre les deux premières années qui consistait à valoriser les bases de données libres et gratuites. Ainsi tous les périodiques qui figurent dans Persée et Revue.org ont été catalogués ou signalés à l OPAC et accessibles à nos usagers. Notices dépouillées ; le dépouillement fait partie des tâches essentielles du traitement des publications en série. Au regard des statistiques durant ces trois dernières années, il apparait clairement que le nombre de notices dépouillées est plus important sur les deux premières années que sur l année Cela peut s expliquer par le fait que plusieurs titres de périodiques publiés à l UCAD et qui nous servent de base pour le dépouillement n'ont pas paru en Idem pour les périodiques scientifiques africains et autres, qui intéressent le Sénégal de par l auteur ou le contenu. Projets réalisés Numérisation et mise en ligne de catalogues de périodiques qui n'étaient disponibles que sur supports imprimés Réalisation d une liste annuelle des articles dépouillés sur brochure à partir de 2009 Élagage de certaines collections de périodiques vétustes sans intérêt Inventaire des périodiques localisés dans les magasins Etat général des périodiques Nombre de titres de périodiques 6774 Collections actives 52 Collections inactives 6722 L état général des périodiques de la bibliothèque est composé des collections de périodique sur support imprimé et des périodiques électroniques contenus dans les bases de données. Périodiques imprimés Le nombre de titres de périodiques imprimés recensés à la Bibliothèque s élève à 6774 titres, toutes disciplines confondues. Parmi ces périodiques, 6722 sont des collections inactives. Les collections actives qui s élèvent à 52 titres sont constituées pour l essentiel de la presse nationale, internationale et de quelques titres que la bibliothèque reçoit sous forme de dons. 25

27 Revues électroniques. Malgré le nombre élevé des collections de périodiques imprimés dont le statut est devenu inactif à la bibliothèque, le Service des périodiques a saisi l opportunité qu offrent les bases de données gratuites pour recouvrer l essentiel de ces titres... Nom de la base Domaine couvert revues dépouillées Agora Agriculture, Alimentation, Biologie, Sciences vétérinaires, Biotechnologie Cairn.info Sciences humaines, Sciences sociales Dalloz 3 Droit, Sciences juridiques 20 Free Medical Médecine Journal 60 Hinari Médecine, Biologie, Sciences sociales Jstor Multidisciplinaire Oare (Online, Access to Research in the Environment) Persée Revue.org Biologie, Biochimie, Microbiologie, Biotechnologie, Génétique, Environnement Sciences humaines et sociales Sciences humaines et sociales Total Périodiques électroniques La bibliothèque a accès à 09 grandes bases de données qui dépouillent titres de périodiques répartis dans toutes les disciplines. 3 N.B. Sur les 9 bases de données, Dalloz ( qui en plus des revues, donne accès aux codes civils et encyclopédies juridiques) est la seule payante. C est dans le cadre d une subvention de l UEMOA pour les bibliothèques de l enseignement supérieur (qui devait être bouclé en 2013) que la B.U. avait négocié avec Dalloz afin d avoir déjà en période test (8mois) l accès gratuit à Dalloz.fr. L accès qui devait être payant à partir de janvier 2013, n est toujours pas payé par l UEMOA, ce qui a causé un contentieux avec le service commercial de Dalloz 26

28 En plus de la richesse des titres qui sont contenus dans les bases de données, les possibilités de recherche sont beaucoup plus larges et affinées grâce aux moteurs de recherche fédérés. L accent doit cependant être mis sur la valorisation de ces ressources électroniques et surtout sur la formation des usagers à l utilisation des bases de données 6.2 Services de Préservation et de Conservation des Collections (ex Services Techniques) Personnel : 1 conservateur : Mamadou SENE 3 relieurs, 2 commis Activités : o o o o o o Reliure et réparation des documents Equipement des documents : magnétisation, étiquetage Massicotage des thèses à numériser Impression des cotes pour l étiquetage des documents Reclassement des documents le lundi matin en Salles de lecture Gestion de la réserve du 4 ème étage ANNEES RELIURE REPARATION MASSICOTAGE TOTAL Total Total des ouvrages traités par les services techniques et transférés dans les salles de lecture et magasins (y compris étiquetage de nouveaux livres et ré-étiquetage d'anciens ou magnétisation) Le tableau ci dessous donne une idée du volume de travail réalisé aux Services Techniques Total

29 Reliure extérieure Deux trains de reliure de 500 livres, confiés à deux (2) relieurs extérieurs ont pu être exécutés en 2010, au total 1000 ouvrages. Mais il reste 2565 ouvrages en instance à répartir entre les relieurs extérieurs et l atelier interne, La B.U. vient d acheter sur les recettes de la Fonction de services le matériel nécessaire, n ayant pu trouver de prestataire qui accepte de livrer les fournitures, avec les bons d engagement de l UCAD 6.3 Services de numérisation Présentation Le Service de numérisation des publications académiques est né du programme CYBERDOC, mis en place conjointement depuis 1998 par l Université de Montréal et celle de Lyon 2, auquel la bibliothèque centrale de l Université Cheikh Anta Diop a adhéré le 20 mai Il a d abord été baptisé CYBERDOC-UCAD, avant d être érigé en service le 09 novembre 2004 sous l appellation «service de numérisation des publications académiques». Mission Sa mission principale est la collecte, la numérisation, l archivage et la diffusion sur le Web, des travaux de recherche (thèses, mémoires...) produits à l université Cheikh Anta Diop et ses différents démembrements. Personnel : 01 Conservateur Chef du service, Jean Baptiste SARR 03 bibliothécaires spécialisés chargés de la numérisation et de la mise en ligne des thèses, des mémoires et autres publications des enseignants et chercheurs de l UCAD. 01 commis chargé de la gestion du dépôt des thèses et mémoires déposés à la BU 01 commis en charge du retrait des documents à numériser des rayons et de leur reclassement après numérisation et reliure et de la collecte des publications des chercheurs et enseignants, Les Ressources matérielles DESIGNATION NOMBRE Ordinateurs Ordinateur Dell (écran +unité centrale Dell) 01 Ordinateurs (Ecan jujitsu computers Siemens+ Unité centrale computers Siemens+onduleurs Tripp-Lite) 03 28

30 Ordinateur (écran lenovo +unité centrale Thinkcenter +onduleur 01 Astech) Scanners Scanner à production A4 (Fujitsu fi5530) 01 Scanner à production A3 Fujitsu fi Scanner à production scanjet Scanner à production scanjet Banc de reproduction Haiser 01 (sans appareil photographique avec 02 ampoules néon de rechange Scanner à plat Epson 01 Logiciels Acrobat professionnel 05 Imprimantes : Imprimante en couleur Canon Pro Ce matériel a été acquis sur financement de l OIF dans le cadre des activités de formation à la numérisation initiées par le Réseau Francophone Numérique(RFN) dont la B.U. est membre. Thèses numérisées FACULTES NOMBRE FMPOS (Médecine, chirurgie dentaire, pharmacie) 3267 SCIENCES ET TECHNIQUES 500 LETTRES MODERNES 707 DROIT 114 TOTAL 4588 Formations reçues Dans le cadre du Réseau Francophone Numérique (RFN), avec l appui technique de la Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) et la Bibliothèque nationale de France (BnF) et le soutien financier de l OIF, ont été organisés deux ateliers de formation intitulée «La numérisation au service de la conservation et de la diffusion du patrimoine documentaire». La formation de niveau 1 a eu lieu du 24 janvier au 1 février 2011 à Dakar (B.U) et celle de niveau 2 s est tenue du 21 au 25 mai 2012 à la Bibliothèque Nationale du Royaume du Maroc (BNRM) 29

31 Documents reçus et numérises pour les candidats au cames et les autres déposants volontaires DEPOSANTS Pièc ees Artic les Thès es Liv res pages TOTAL ( CAMES) TOTAL (DEPOSANTS VOLONTAIRES) TOTAL GENERAL Perspectives - Mise en place d un dépôt institutionnel qui sera chargé de mettre en ligne : les thèses, les mémoires et les autres publications scientifiques (articles, communications, rapports techniques ) des enseignants et chercheurs; - Fusion des anciennes plateformes d archivage et de diffusion électroniques des travaux de recherche (Cyberdocs, SIST) au profit d un seul espace : le Dépôt institutionnel de l UCAD. - Gestion (numérisation et archivage) des dossiers des candidats aux listes d aptitude du CAMES (LAFMA, LAFMC, LAFPT) 6.4. Etat général des collections Nombre de volumes total: Collections Monographies imprimées ouvrages en accès libre ouvrages en magasins NB. Du fait de la surexploitation des collections, beaucoup d ouvrages( 409) sont hors d usage et proposés à l élagage.cf.liste Ressources électroniques : CD : 1204 DVD : 25 Cassettes audio : 45 Cassette vidéo : 304 Soit un total de 1578 Thèses numérisées : 3147 Total ressources électroniques et thèses numérisées : ) LES SERVICES PUBLICS Les services publics sont assurés par le Service des Relations Publiques, les Services de Référence, et le Service Valorisation communication-coopération. 30

32 La BU disposait d un seul service «Relations Publiques» qui était chargé des relations avec les usagers (accueil, orientations, inscription, prêts, amendes) mais aussi des visites guidées, d organisation d expositions, de plan de communication. C était trop d activités à coordonner pour un seul homme, en l occurrence M. SAMB. Pour assurer d'une part, une gestion plus rapprochée et suivie des étudiants, de plus en plus nombreux, et d'autre part, donner plus de cohérence à notre politique de communication et plus de visibilité à nos produits et services, nous avons jugé utile de créer deux services distincts, mais complémentaires avec les termes de référence suivants : - Relations Publiques : Accueil et orientation des étudiants ; Formation des usagers ; Gestion de l OPAC ; Inscriptions et réinscriptions ; Communication des collections ; Quitus, Statistiques/ Evaluation des services publics; - Valorisation-Communication-Coopération : Communication interne et externe ; Accueil et encadrement des stagiaires ; valorisation des collections de la B.U.; programme d'animation de la bibliothèque ( dont signalétique) ; Gestion de la qualité ; gestion des salles de lecture- salles de cours et de réunion; élaboration, en relation avec les différents conservateurs, d outils performants d évaluation des services de la B.U.; marketing et valorisation des produits et services en relation avec le service informatique ; participation à la mise à jour du site web de la B.U.; Coopération Service des Relations Publiques Personnel : 1 conservateur : Abdoulaye TOURE 2 bibliothécaires 6 commis Accueil-Orientation des usagers Dès le mois de novembre de chaque année, la B.U met en place des équipes de professionnels pour accueillir et orienter les usagers de la bibliothèque. Cet accompagnement permet aux nouveaux usagers de se familiariser avec la bibliothèque et de mieux connaître les bouquets de services offerts. Des explications détaillées sont données aux nouveaux usagers, notamment sur la recherche d informations dans le catalogue, l exploitation des résultats de la recherche, la répartition géographique des collections et le système de classement des documents. 31

33 Inscriptions des usagers ANNEES NOMBRE D INSCRITS Inscriptions des usagers par classes de lecteurs Classes de lecteurs E E E ENS/CHERCHEURS LAU PROI PATS Total

34 E1 = Etudiants du 1 er cycle E2 = Etudiants du 2 nd cycle E3 = Etudiants du 3 ème cycle EC =Enseignants chercheurs PROI= Professionnels de l information (agents de la BU et du Service Commun de la Documentation) PATS = Personnel Administratif Technique et de Service de l université LAU = Lecteurs Autorisés Entre 2009 et 2012, la Bu a accueilli plusieurs enseignants et chercheurs de la sous région. Ils viennent pour la plupart de la Mauritanie, mais aussi de la Gambie, du Bénin, du Mali. A cela, il faut ajouter des enseignants chercheurs étrangers de passage à Dakar. Tous sont inscrits dans la catégorie LAU. Les étudiants du 1 er cycle constituent plus de la moitié des inscrits à la B.U.comme le montre l'histogramme ci-dessus. Ceci doit être pris en compte dans notre politique d'accueil-orientation et de formation des usagers 33

35 7.1.3 Fréquentation Communication des collections Prêts à domicile Le nombre de prêts à domicile est en baisse d'année en année, alors qu'on ne peut pas parler de désaffection de la Bibliothèque, puisque les inscriptions augmentent d'année en année! La baisse du nombre de prêts peut s expliquer en partie par la vieillesse des collections. En effet, faute d'un développement conséquent des collections, proportionnellement au nombre croissant des utilisateurs, il y a une surexploitation des collections existantes, dont un grand nombre a subi l'usure du temps et hors d'usage ou en instance (qui dure!) de reliure! Mais il faut aussi penser que les accès aux ressources électroniques disponibles à la BU et la recherche par Internet, offrent des réponses satisfaisantes par 34

36 rapport aux besoins de documentation des usagers et les étudiants, souvent pressés peuvent préférer trouver des réponses rapides sur Internet plutôt que de faire des recherches approfondies dans les livres! Enfin, nous savons par ailleurs que tous ceux qui fréquentent la B.U. n'y viennent pas pour emprunter des livres, mais juste pour trouver une place confortable et travailler dans la quiétude! Dans tous les cas, une enquête s'impose auprès des usagers pour vérifier ces différentes hypothèses! La consultation sur place L accès aux collections se fait aussi sous la forme de consultation sur place. Ce mode d accès est difficilement quantifiable pour les documents en accès libre dans les salles. En effet, les usagers reclassent eux-mêmes les documents consultés en dépit des interdictions matérialisées par les messages affichés dans les salles de lecture. Pour cette raison, il est impossible de faire des statistiques. La communication des documents en magasins vient compléter le dispositif mis en place pour l accès à la documentation. Comme les magasins sont inaccessibles aux publics, la communication des documents est assurée par les agents de la banque de prêt. La demande moyenne par jour est de 35 et peut atteindre 47 documents par jour 7.2 Service de Valorisation, de Communication et de Coopération Personnel : Conservateur : Amadou Anta SAMB 1 Bibliothécaire, pm A recruter 6 commis Les actions d information et de communication à l usage des nouveaux bacheliers Les usagers ne seront à même d utiliser de façon efficace et efficiente les ressources de la Bibliothèque que s ils sont convenablement informés de l existence et de l'organisation de celles-ci. Les actions d information et de communication mises en œuvre à la Bibliothèque, et singulièrement en direction des nouveaux bacheliers, qui constituent une cible très importante de notre clientèle, sont déclinées à travers un processus bien maîtrisé : - Participation de la BU aux amphis de rentrée organisés par les différents établissements d enseignement de l Université ; - Prise en charge systématique dès leur arrivée dans les locaux de la Bibliothèque par le service Accueil orientation. 35

37 Animation L'animation fait partie intégrante des activités de la bibliothèque. Elle revêt une fonction sociale et culturelle (la bibliothèque comme lieu de rencontre et de découverte, «lieu de tous les liens», une fonction scientifique et technique mais aussi une fonction stratégique puisqu'elle donne une image dynamique et vivante de la bibliothèque. Ces activités vont des visites guidées aux manifestations artistiques et culturelles en passant par les expositions, les conférences, les tables rondes, les séances de dédicaces de livres, etc. Expositions Depuis 2010 des expositions de grande envergure ont été organisées à la Bibliothèque qui a été, pendant des mois la principale attraction à l UCAD et même à Dakar. Cela a été le cas avec l exposition sur «Présence africaine» en partenariat avec le Musée du Quai Branly (sur financement de la fondation Total) "Bracelets d'afrique" exposition accompagnant la cérémonie de lancement et de dédicace de l'ouvrage de Tamaro Touré, "Apports de l'afrique dans le développement des sciences et des techniques"... En plus de ces expositions inédites, des expositions commémoratives sont régulièrement organisées à la Bibliothèque (Cheikh Anta Diop, Léopold Sédar Senghor, Kéba Mbaye, Paulin Soumanou Vieyra). Visites guidées Parmi les activités d animation qui font «vivre» la Bibliothèque, les visites guidées occupent une place de choix. Les visites guidées permettent à des publics très variés de découvrir la Bibliothèque ainsi que ses différentes ressources en vue de leur utilisation optimale. Tabes rondes, séances de dédicace La B.U. a également investi ce créneau d animation, avec notamment une tableronde en hommage à Mahatma Gandhi, des séances de dédicace de livres «L Afrique répond à Sarkozy» sous la direction de Makhily GASSAMA ; «Sinig» de Malamine Diouf, (Directeur BUGB), «les Guérisseurs» d AYI KWE ARMAH La B.U. devrait aussi s'impliquer davantage dans la diffusion des ouvrages publiés par les enseignants chercheurs, par des cérémonies de présentation et de dédicaces et participer aussi à l'élévation du niveau culturel des étudiants. 36

38 Animations diverses La B.U. a eu également à organiser des manifestations diverses, comme la journée Portes ouvertes à l occasion du cinquantenaire de l UCAD, des jeuxconcours avec remise de prix aux lauréats D autres manifestations organisées par certains établissements de l Université dans l espace de la Bibliothèque à l occasion de la célébration de journées particulières constituent également des moments de la tenue d importantes activités d animation : Journée mondiale de l environnement, Journée nationale du Portugais, etc. La B.U. s est beaucoup impliqué dans le Forum Social Mondial en abritant le quartier général des journalistes et le cyber du forum. Elle a aussi organisé un atelier sur les Bibliothèques et l accès à l information et gérait le groupe des étudiants volontaires pour la communication du forum. Ce partenariat s est soldé par le don d ordinateurs et de tableaux. Accueil des stagiaires Avec ses ressources humaines et ses équipements de qualité, la Bibliothèque jouit d un prestige et d une reconnaissance qui en font un choix privilégié pour les demandeurs d emploi ou de stage. La Bibliothèque centrale de l'université de Cheikh Anta Diop est la bibliothèque d'application de l'école des Bibliothécaires, Archivistes et Documentalistes (EBAD). A ce titre, elle participe activement à la formation des étudiants de l EBAD en assurant leur encadrement durant les stages pratiques à la B.U., facilitant ainsi leur insertion professionnelle. Ces stages sont même élargis à d autres apprenants comme les élèves de l Ecole nationale des arts de Dakar. Valorisation des collections de la B.U. Durant le FESMAN, la B.U. a eu à organiser, sur initiative de la commission littérature, une exposition d ouvrages portant sur les thématiques du FESMAN, révélant ainsi la grande richesse et la diversité de ses fonds. Sinon les seules expositions d ouvrages réalisées, l ont été dans le cadre de cérémonies de réception officielle de dons de livres : Fonds Ibnou Diagne, Fonds Paulin Soumanou Vieyra (offerts par les familles respectives), don de l ambassade de Thaïlande L'accent devrait aussi être mis sur la valorisation des collections de la BU par des expositions sur des thématiques qui nourrissent l'enseignement et la recherche universitaire ou sur des sujets d'actualité.cela a été le point faible du Service Valorisation Communication qui devrait exploiter au maximum ce créneau pour mettre en valeur la richesse insoupçonnée des collections de la B.U. 37

39 Par ailleurs, une synergie avec d autres bibliothèques du S.C.D. (IFAN /CAD par exemple) devrait permettre de valoriser le patrimoine documentaire de l UCAD. La B.U. comme lieu de mémoire La B.U. est identifiée aussi comme un lieu de Mémoire, par essence, et c est la portée symbolique du recueillement organisé à la B.U. par le collectif des parents et amis des victimes du naufrage du JOOLA. La cérémonie avait démarré par un dépôt d une gerbe de fleur à l entrée de la B.U. et s est achevée avec la remise officielle de la liste des victimes Signalétique La signalétique est un volet important de la communication aux usagers des bibliothèques. Elle a pour fonction d'orienter, d'informer, de guider les usagers pour leur permettre une intégration réussie dans l'environnement de la bibliothèque et l'exploitation optimale des ressources et services offerts dans ses différents espaces (flèches directionnelles, pictogrammes, plan d'implantation affiché et codifié par zones, codes couleurs ou numériques, alphabétiques etc. Le propos de Patricia Delamont illustre bien l importance de la signalétique : «la bibliothèque c est un livre ouvert, la signalétique est la table des matières». Or le programme d'extension et de rénovation n'a pas réalisé le volet signalétique qui connait un déficit réel. La prise en charge de cette fonction essentielle justifiait la création du service Valorisation Communication et Coopération. Malheureusement les résultats escomptés n'ont pas été atteints! Pour ne donner qu un exemple, le problème récurrent rencontré par les étudiants pour localiser la comptabilité nous a contraints de déplacer partiellement certaines opérations au Service des Relations publiques pour en faciliter l'accès. La signalétique de la Bibliothèque Universitaire reste donc à faire, ce qui suppose une étude des besoins, une élaboration conceptuelle des réponses à apporter et les moyens financiers de sa mise en œuvre (création visuelle à confier à des professionnels). Convention avec les écoles doctorales Dans le but de proposer une offre ciblée de produits et services documentaires aux doctorants de l UCAD, la Bibliothèque a signé des conventions opérationnelles avec les différentes écoles doctorales de l Université. La convention-pilote a été signée en janvier 2011 avec l Ecole doctorale Etudes sur l Homme et la Société (ETHOS), avant d être suivie, en janvier 2012, par les autres écoles doctorales que sont l Ecole Doctorale Eau, Qualité et Usages de l Eau (EDEQUE), l Ecole Doctorale Mathématique Informatique (EDMI), l Ecole Doctorale des Sciences de la Vie, de la Santé et de l Environnement (ED-SEV), l Ecole Doctorale Sciences juridiques, politiques, économiques et de gestion (ED-JPEG), l Ecole Doctorale Cultures, Civilisations (ARCIV) et 38

40 l Ecole Doctorale Physique, Chimie, Sciences de la Terre, de l Univers et de l Ingénieur (ED-PCSTUI). Convention avec l Institut Africain des Sciences Mathématiques (AIMS) Le 18 mars dernier, la B.U. a signé un Accord-cadre avec l AIMS, complété par un protocole d entente, signé le Les volets suivants sont concernés : Assistance en acquisition documentaire et accès aux bases de données ; mise à disposition de cartes de lecteur institutionnelles pour l accès à la B.U. ; appui à la création d une bibliothèque numérique, prêt sous forme de dépôt d ouvrages spécialisés dans leur domaine d enseignement Ce type de coopération doit être renforcé avec les laboratoires et autres démembrements de l UCAD pour une offre de services et de produits adaptés aux besoins des partenaires signataires. 7.3) Les Services des Références Initialement la B.U. regroupait au niveau supérieur, la salle de références et la salle des périodiques. La salle de référence accueillait les enseignants et chercheurs (avec la possibilité d occuper des box individuels). Ses collections étaient constituées essentiellement d ouvrages de références, encyclopédies, catalogues, répertoires bibliographiques, etc. La salle des périodiques regroupait quant à elle toutes les publications périodiques et accueillait le public intéressé à consulter les revues dans les différentes disciplines. Des changements notoires ont eu lieu en En effet dans le cadre d une convention de partenariat entre l UCAD et l AUF, pour la labellisation, au sein de l UCAD, d un Campus Numérique Francophone(CNF) la B.U a été choisie comme structure d accueil. La salle des périodiques devait être entièrement rénovée (isolation, climatisation) et la salle de formation de la BU, rééquipée, pour les besoins de formations prévues dans le programme du CNF. L AUF, quant à elle prenait entièrement en charge l équipement informatique, l accès aux ressources numériques et la formation. Les aménagements qui incombaient à la BU ainsi que l équipement de la salle de formation ont été possibles grâce au soutien du Ministre Amadou Tidiane BA, de la solidarité de l école doctorale EDEQUE (projet U3E) et l appui du Recteur Abdou Salam SALL La salle des périodiques changeait complètement de statut pour devenir un espace de référence, à l instar de la 1 ère salle de référence, avec aussi des box individuels équipés (ordinateurs, accès Internet). 39

41 Ainsi donc, pour mettre un terme à la dichotomie salle de référence/salle des périodiques, les espaces de recherche situés au niveau supérieur sont dénommés «Services de référence 1 et 2». Personnel Référence 1 1 conservateur : Paul DIOKH 2 Bibliothécaires de référence - Bougar DIOUF - Ibrahima NDIAYE - 1 aide bibliothécaire (vacataire) Référence 2 (ex salle des périodiques) 1 conservateur : Papa Arona NDIAYE 2 bibliothécaires de référence - Alioune CISSE - Tamsir THIAM Les bibliothécaires de référence sont des bibliothécaires spécialisés qui ont suivi des formations complémentaires en interrogation de bases de données, recherche documentaire avancée sur internet Activités réalisées : Assistance aux usagers pour la consultation des bases de données sur cédérom ou en ligne Prêt entre bibliothèques Gestion du service questions - réponses Gestion des collections imprimées, audiovisuelles et électroniques mises à la disposition des usagers de la bibliothèque, Contrôle des entrées, de l occupation des cabines, surveillance des salles. Aide à la recherche documentaire Certains usagers sollicitent les bibliothécaires de référence pour effectuer des recherches sur des sujets précis. Doctorants et lecteurs autorisés FMP FST FSJP FLS H Autres Total

42 Il faut noter que le nombre de doctorants représente les usagers qui sollicitent l'aide du bibliothécaire pour l'exploitation des bases de donnés. Ils sont souvent reçus sur rendez vous et selon une tranche horaire de 2h à 2h 30mn. Si l'on tient compte des passages répétés de certains (2 à 3 fois) cela représente beaucoup de temps consacré à la recherche individuelle. Pour plus d efficacité, il est nécessaire d intégrer la formation à la recherche documentaire dans les curricula officiels, ce qui permettrait d assurer des formations ciblées, pour un plus grand nombre de doctorants et de les rendre ainsi autonomes La baisse continue du niveau de fréquentation des enseignants-chercheurs mérite d être considérée, afin de savoir ce qui explique cette désaffection? Certains sollicitent la B.U. pour dispenser leurs cours dans les salles prévues à cette fin, rarement pour y travailler! Parallèlement, ceux qui ont l habitude de fréquenter la B.U. ne peuvent pas rester une semaine sans y venir, ou bien même la fréquentent quotidiennement! Ce sont là deux attitudes complètement opposées que nous devons essayer de comprendre. Le conservateur, chef du service de référence a été chargé, depuis plusieurs mois déjà, de conduire une enquête auprès des enseignants chercheurs. Prêt entre bibliothèques (PEB) Le Prêt entre Bibliothèques est une activité largement partagée au niveau international. Cette solidarité interinstitutionnelle permet à toute bibliothèque répondant aux normes, d utiliser, par le prêt, les ressources documentaires, disponibles dans d autres bibliothèques au plan international. L IFLA encourage le PEB et en a défini les règles (surtout pour les moyens de paiement et les conditions de sécurité à garantir pour la préservation des documents prêtés). Les tableaux ci-dessous vous permettront d'avoir une idée de la situation du PEB pour les trois dernières années. Statistiques du prêt entre bibliothèques Dde de la Bu 2010 Ouvrages Thèses ou mémoires Total Total S NS S NS CRI Ou IFV 228 CRI 2011 Total Total 184 CRI 41

43 IFV S NS S NS Total Total 14 9 S NS S NS IFV TOTAL % 16 23,89% 67 72, , CRI 40.5 IFV S = Satisfait NS = Non satisfait CRI = Coupons réponses internationaux 1 CRI=1500 F CFA (vendu à la Poste) IFV = IFLA Vouchers 1 IFV=8 (vendu sur le plan international par l IFLA) Statistiques du prêt entre bibliothèques 2010, 2011, 2012 (Prêt consentis) Dde à la B.U Ouvrages Thèses ou mémoires CRI et IFLA reçus CR IF Total CR 5 IF Ces deux tableaux nous donnent la situation du prêt entre bibliothèques durant les trois dernières années. On constate que la B.U. sollicite beaucoup plus de prêts des bibliothèques étrangères qu elle n est sollicitée. Cela veut dire qu elle dépense beaucoup plus (en terme de CRI ou IFLA Vouchers qui représentent la monnaie d échanges pour le prêt international) qu elle ne reçoit. Pour rembourser les frais occasionnés par les prêts qu elle sollicite, la moitié des coûts est prise en charge par les demandeurs et l autre moitié par la B.U. 42

44 La balance est loin d être équilibrée : pour 10 unités de valeur (5 CRI et 5 IFLA vouchers) reçues pour les prêts consentis, la B.U. en a dépensé (412 CRI et 40.5 IFV) pour les prêts qu elle a sollicités! NB. La B.U. travaille particulièrement avec les bibliothèques françaises parce qu'elles sont plus accessibles. Elles ont mis en place un catalogue commun (SUDOC) où l'on peut rechercher, localiser l'ouvrage et même connaître la bibliothèque détentrice Activités du Campus Numérique Francophone (CNF) Trois activités essentielles ont été développées par le campus entre 2010 et 2012 ; la gestion des comptes, la fourniture d articles et la formation. - La Gestion des comptes C est une opération qui est inhérente aux conditions d accès du Campus numérique. Le niveau minimum requis pour accéder au Campus, c est d être titulaire d un master2 en plus d une inscription annuelle dont le tarif varie entre dix mille francs (étudiant avancé) et trente mille francs(lecteur autorisé) Chaque utilisateur inscrit est titulaire d une carte d accès, d un compte personnel avec un login et un mot de passe qui lui permet de se connecter sur n importe quel ordinateur du Campus. Il est à noter que les droits d inscriptions ainsi que l établissement des cartes d accès sont du ressort du Service des relations publiques de la Bibliothèque. Seules la distribution des cartes et l attribution des comptes sont gérées par le Campus. - Founiture d articles L implantation du CNF a servi à booster davantage les activités de recherche avec l exploitation des bases de données libres et gratuites via le web par les bibliothécaires, en direction des usagers. Avec le soutien de l AUF, le CNF a pu bénéficier d un abonnement à refdoc.fr qui fournit des documents de l INIST-CNRS. Ainsi beaucoup d articles ont été commandés durant ces trois années. Commande d Articles de périodiques (REFDOC) Années Total Satisfait TOTAL

45 - La Formation Transfer Trois ateliers de formations Transfer ont été organisés durant les trois années. Le premier atelier de formation s est tenu du 06 au 10 décembre à la salle de formation de la Bibliothèque. La formation a porté sur la «Maitrise des outils de recherche et d accès à la documentation scientifique». La deuxième formation a eu lieu du 21 au 25 novembre Le thème choisi était «Le web2.0, pour une recherche collaborative». Une troisième formation a eu du 26 au 30 novembre toujours sur le web2.0. Pour ce dernier atelier de formation le thème choisi était «Usages de base de l internet pour l animation de groupe». Pour chaque atelier, vingt professionnels de la Bibliothèque et du Service Commun de la Documentation ont été formés. Tableau récapitulatif des activités du campus numérique Années Rubriques Nbre de comptes délivrés par le campus numérique Nbre d'articles commandés Réfdoc Nbre de professionnels formés ) LE SERVICE INFORMATIQUE L informatique est un outil de travail et de gestion de plus en plus indispensable pour les bibliothèques. Le service informatique est en particulier chargé d élaborer, de coordonner, de mettre en œuvre, et de gérer le programme d informatisation des fonctions et des services de la bibliothèque en relation avec les autres responsables de service. Il assure le suivi technique concernant les développements du système informatique intégré de la bibliothèque. Il a la charge de superviser et d administrer le réseau informatique des bibliothèques du Service Commun de la Documentation de l Université. Personnel du service Informatique Ingénieur de conception en informatique, Chef de service M. Mohamet Lamine THIOUNE 1 Ingénieur technologue en informatique 1 Analyste programmeur 2 Bibliothécaire webmaster 1 Bibliothécaire spécialisé 1 Secrétaire d administration universitaire 1 Commis d administration universitaire 1 Total 8 44

46 Activités Formations o Formations subies Certification Réseaux CISCO (Centre de calcul) - Licence Professionnelle en Création Multimédia Atelier Formation Transfer AUF : Administration Réseau sous GNU/linux - Conception des Réseaux de Campus SenRER-NSRC - Formation à distance Master ACREDITE (Bourse AUF) 2012 o Formations délivrées Atelier Formation Transfer AUF : Maitrise des outils de recherche et d accès à la documentation scientifique - Formation Transfer AUF : Outils Web 2.0 pour la recherche collaborative Atelier de Formation Transfer AUF - Usages de base de l internet pour l animation de groupe Acquisition de matériel o Don Forum Social Mondial ordinateurs Pentium 4 déployés au cyber en remplacement des Pentium 3 8 switches déployés dans les armoires informatiques en remplacement des anciens o Acquisition matériels : Lot 1 20 Fujitsu Siemens Lot 2 1 serveur Fujitsu Siemens Primergy TX100S1, 3 serveurs Fujitsu Siemens Primergy RX100S5, 1 armoire informatique 22U, 3 panneaux de brassage 24 ports 2 bandeaux d alimentation 1 Tableau de projection, 5 switches 24 ports Rackables o Don de 40 ordinateurs de bureau Fujutsi Siemens Pentium Dual Core 3.0 GHz, 1To, 4 Go de la part du Ministère de l Education Nationale 2012 Installations o Installation / configuration serveur DHCP : système d adressage automatique de tous les ordinateurs pour assurer la connectivité locale et internet en remplacement de l adressage manuel qui était source de problèmes récurrents. 45

47 o Installation et déploiement Serveur test Greenstone pour projet de dépôt institutionnel ; o Installation serveur Clonezilla : système de sauvegarde/restauration des disques durs de chaque modèle d ordinateur du parc informatique o Installation et déploiement d un nouveau système de gestion de cyber en remplacement de l ancien système vétuste o Installation et déploiement poste professionnel client Advance pour la salle de Référence 2 Projets et études o Elaboration document technique relatif au réseau de la BU et au parc informatique o Mise en place du réseau du Campus Numérique Partenaire de la BU/AUF Installation et configuration du serveur Déploiement et configuration des postes clients Paramétrage application de gestion des comptes d accès au réseau o Conception et réalisation Projet SYGEBU : système complémentaire de gestion de la BU Application de gestion des techniciens de surface pour le service général Automatisation de la gestion des contrats des techniciens de surfaces, Automatisation de la gestion des présences par jour des agents Automatisation de la gestion des produits utilisés, enregistrement des entrées/sorties, contrôle du stock Application de gestion des comptes d accès aux machines du réseau CNFP à la salle de référence 2 Automatisation du système de réservation des box individuels/cabines Création et attribution automatique de comptes utilisateurs aux usagers contrôle de l accès aux ordinateurs du campus numérique partenaire Application d archivage et de partage des fichiers (rapports, comptes-rendus de réunion, etc.) Application de gestion des permanences (ouverture prolongée) Automatisation de la création de groupes, élaboration des calendriers de permanence et suivi des présences Application de gestion des ressources matérielles Automatisation de la gestion du parc de matériels Inventaire automatique, localisation et identification détaillée des matériels o Recensement détaillé des équipements du parc informatique (ordi, onduleurs, scanners, switches, douchettes, imprimantes, consommables) ; Etablissement 46

48 fiche synoptique des équipements avec identification claire de la localisation, des caractéristiques, utilisateur, usage. Juillet-Aout-Sept 2012 o Elaboration/Mise à jour Vade-mecum du service informatique ; Juin-Juillet 2012 o Elaboration Récapitulatif des besoins en matériels informatique du SCD dans le cadre du CDP ; Oct 2012 o Elaboration cahier de charge pour projet de réfection de la salle de formation : re-câblage réseau et électrique ; Sept-Oct 2012 Maintenance o Réforme d équipements informatiques trop vétustes, défectueux, hors service (ordi, onduleurs, imprimantes) o Maintenance du parc des serveurs o Sauvegarde journalière des données sur serveur SUN o Maintenance liaisons ADSL cyber, salle de référence 1, salle de référence 2 o Maintenance du parc informatique et réseau du Campus Numérique Partenaire de la BUCAD o Remplacement de lecteur de bande magnétique suite à panne sur SERVEUR SUN o Réforme d équipements informatiques trop vétustes, défectueux, hors service (ordinateurs, imprimante) Nov o Réparation le serveur SUN du SIGB suite à panne (arrêt d un des ventilateurs du boitier d alimentation) ; Aout 2012 Cyber o Maintenance parc ordinateurs et réseau Cyber o Impression tickets cyber o Renouvellement du parc du cyber suite à don d ordinateurs à la suite du Forum Social Mondial et déploiement de 50 postes sous le système libre Ubuntu 2011 o Changement du système de gestion du cybercafé: installation et configuration de Maelys comme serveur Autres o Forum Social Mondial Mise à disposition des ressources du service informatique pour appui au bon déroulement du FSM Quelques statistiques concernant le parc informatique Nombre d ordinateurs fonctionnels Postes professionnels Postes publiques Postes de formation Postes portables Nombre de serveurs

49 Nombre d ordinateurs Hors Service Nombre de scanners 7-7 Nombre total d imprimantes imprimantes noir et blanc imprimantes couleur ) SERVICE GENERAL ET ASSURANCE QUALITE(SEGEAQ) Au sein de la BUCAD, c est le Service Général & Assurance Qualité qui a en charge la gestion aussi bien du bâtiment que de l hygiène et de la sécurité des locaux. Afin de mettre en œuvre une démarche qualité à la B.U., le Service général s est vu confier cette mission, ce qui lui a valu la nouvelle appellation : Service Général et assurance Qualité(SEGEAQ). Le SEGEAQ doit veiller à la bonne marche des secteurs ci-dessous : Système mécanique (ascenseur, monte-charge, groupe électrogène) ; Système électrique (Eclairage intérieur et extérieur : projecteurs et candélabres au niveau de l esplanade, Circuit du détecteur incendie ; Système téléphonique ; Climatisation (Climatiseurs et centrales climatiques) ; Plomberie ; 48

50 Espaces Verts (Aménagement des espaces extérieurs, des jardins intérieurs et des bacs intérieurs) ; Sécurité incendie (Gestion des extincteurs, des RIA (Robinet Incendie Armé), des détecteurs de fumée et des portes de secours électriques) ; Gestion du nettoiement des locaux : le nettoiement des locaux nécessite organisation et méthode au vu de l étendue des surfaces à nettoyer par rapport au nombre de techniciens de surface Personnel : Le SEGEAQ est dirigé par un conservateur chef de service, Mme Awa Cissé DIOUF. Pour la bonne maitrise de l aspect technique de la gestion de ce service névralgique de la BU (électricité, plomberie, climatisation, téléphonie, système mécanique, sécurité), elle est secondée par un technicien supérieur en génie civil et un technicien en électricité( tous deux recrutés à notre demande) Le service compte aussi trois (3) commis. Organisation générale du service Tâches effectuées par les techniciens Les techniciens du service s occupent de la gestion quotidienne de tous les équipements et procèdent régulièrement à la vérification de l ensemble des installations électriques et techniques de la BU. Ils coordonnent la mise en espace des différentes manifestations abritées par la BU tout en veillant au respect des consignes de sécurité. Avec l aide des commis, ils supervisent aussi le nettoiement et réfléchissent également à une gestion durable de notre environnement. Nettoiement des locaux Le nettoiement des locaux, espaces intérieurs et publics est une activité quotidienne qui mobilise 27 techniciens de surface répartis en 05 zones de nettoiement des espaces publics est soumis à des horaires de 7h à 11h. L entretien des toilettes publiques de la BU pour plus de 6000 usagers quotidiens est un véritable casse tête. Pour assurer l hygiène et la propreté des toilettes, nous déployons beaucoup de moyens : consommation importante de produits d entretien et de désinfection, problèmes récurrents de plomberie (fuite d eau, débouchage des WC surtout côté filles). Les sollicitations répétées de services de plomberie nous imposent plus que jamais le recrutement d un plombier sur les premiers postes de commis qui vont se libérer.. Il faut noter également que l UCAD est confrontée à un déficit criard de toilettes publiques surtout au niveau du campus pédagogique ; ce qui explique la sollicitation excessive des toilettes de la BU (qui ont la réputation d être propres!!!) L UCAD devrait proposer des solutions alternatives 49

51 Dans un souci de développement durable, le SGAQ a eu à initier ou accompagner un certain nombre de projets pour une utilisation rationnelle de nos ressources énergétiques, qui fait partie des acquis sûrs à consolider. En termes de réalisations, on peut citer entre autres : - L installation de circuits de commande par horloge au niveau de la climatisation centrale pour en sécuriser les moteurs et éviter les manipulations intempestives. - L installation d un système de minuterie pour l allumage et l arrêt des lampes du 1er au 6ème étage. - Nouveau système d alimentation des W.C - Elaboration d un questionnaire : Après analyse, il ressort que le nettoyage de la BU est jugé satisfaisant. Seulement, une amélioration peut être apportée dans la gestion des toilettes, d où nécessité de mettre en place une équipe de deux (2) personnes pour un passage plus régulier - Installation de deux projecteurs au niveau de l atrium qui sert souvent d espace d exposition pour en améliorer l éclairage. - Changement de la paillasse en bois au niveau de la cafétéria et réalisation d une paillasse en maçonnerie avec un revêtement décoratif en faïence. Travaux à réaliser Etanchéité Des problèmes d étanchéité sont visibles au niveau des salles des périodiques et de la référence. Beaucoup de raccordements et de réparations sont à faire au niveau de la terrasse. Les mêmes traces d eaux sont aussi perçues au niveau des salles de lecture sciences et des bureaux Dégradation de la structure métallique au niveau du toit de la BU (des photos) Menuiserie Faire procéder à la réparation urgente des volets basculants au niveau des salles de lecture par mesure de sécurité et pour éviter d éventuelles blessures. Electricité Procéder au remplacement des brasseurs d airs au niveau des salles de lecture où il fait très chaud avec le grand nombre d étudiants qui les fréquentent. 50

52 Groupe électrogène Quelques réparations ont été effectuées mais il reste à réparer la panne de l inverseur qui doit permettre le basculement automatique de la source énergétique en cas de coupure. Ascenseur Pour l année 2012, l ascenseur qui était sous contrat d entretien a eu à bénéficier de révisions mensuelles par le prestataire. Mais ce dernier n a pas souhaité le renouvellement de son contrat pour raison de non paiement! il ya à peine un mois, pour les besoins de transfert urgent de collections des étages vers les salles de lecture, on a dû payer cash un prestataire privé pour réparer la panne au niveau du 3 ème et du 5 ème étage et également, réparer le monte charge. Mettre en place une boite à pharmacie pour premiers soins. Perspectives Enclencher le processus de mise en place d une démarche qualité à la BU. Gestion de la sécurité et mise en place d un plan d urgence qui permettrait également de vérifier si les moyens disponibles au niveau de la structure répondent aux éventuels besoins. Numérisation des plans de la BU en vue de leur préservation. En effet, ces plans constituent en quelque sorte «l épine dorsale» de la BU et leur consultation avant tout travail sur le bâtiment de la BU (circuit électrique, adduction d eau, etc.) s avère de ce fait indispensable. Assurer une maintenance préventive de nos équipements et installations en systématisant la signature de contrats d entretien avec des prestataires extérieurs pour les compétences dont nous ne disposons pas en interne (Téléphonie, ascenseur, groupe électrogène et climatisation). Il s agira aussi de mettre l accent sur une organisation cohérente de la maintenance, en ayant comme objectif principal d assurer le respect strict des règles de maintenance préventive définies pour chaque type d équipement en vue d en augmenter la durée de vie et de réduire le nombre d interventions correctives de dépannage pour une optimisation de nos ressources financières. Aménagement de l esplanade de la BU avec des pavés pour ne pas avoir à débroussailler après chaque hivernage et y installer des bancs, A cet effet, contacter la direction de l aménagement urbain de la mairie de Dakar. Aménagement du vide sanitaire afin de désengorger les magasins et voir comment utiliser au mieux cet espace. Ce vide sanitaire qui occupe tout le sous 51

53 sol de la BU est immense et pourrait régler beaucoup de problèmes de stockage, malheureusement c est infestée de termites qui détruisent tout matériel stocké. On a fait appel à la faculté des sciences, dont l expertise est attendue pour régler ce problème qui perdure. Dans la perspective de mise en place d un plan d urgence et pour renforcer notre démarche qualité, et sur initiative de la SEGEAQ, la BU a saisi la Direction de la protection Civile qui a répondu favorablement à notre requête. C est ainsi qu à la date 26 mars 2013, une visite technique des lieux a été effectuée sous la conduite du nouveau Directeur de la Protection Civile, M. Dame GAYE, accompagné de ses proches collaborateurs mais aussi des représentants des structures suivantes : - Ministère de l Intérieur - Bureau Protection Civile de la Gouvernance - Brigade Nationale des Sapeurs Pompiers - SENELEC - ville de Dakar - Service National d Hygiène - Ministère de l Urbanisme et de l Habitat et la DGDU (voir rapport en annexe) Le pré rapport de visite technique de contrôle a été envoyé à la BU et doit être envoyé aux autorités après validation. 10) DES OPERATIONS D'ENVERGURE POUR L'INVENTAIRE, LA SAUVEGARDE ET L'ASSAINISSEMENT La B.U. a été confrontée à certains problèmes qui nécessitaient des interventions radicales. Ces opérations ont toutes été menées grâce à une mobilisation exemplaire du personnel. Inventaire physique des collections En 2008, déjà, la Direction avait initié une grande opération pour faire inventorier physiquement toutes les collections de la B.U. et ne plus se fier aux estimations approximatives. Cette opération avait permis d'avoir un état des collections réelles, en deçà des chiffres qui étaient avancés théoriquement et qui ne prenaient pas en compte les déperditions liées à la détérioration des livres et aux vols. Opération de désinfection et de récupération des données du fichier manuel Les fichiers manuels en bois qui recensent l ensemble des documents reçus à la Bibliothèque depuis sa mise en service en 1965 ont été au fil du temps attaqués et rongés profondément par les termites. Une bonne partie de ces fichiers s est même effondrée du fait de l action dévastatrice des agents biologiques xylophages qui les ont infestés. Devant le risque de perte des richesses intellectuelles contenues dans les documents patrimoniaux signalés par ce fichier, la Bibliothèque a initié une 52

54 opération de sauvegarde consistant à procéder à la récupération, au nettoiement et à la désinfection des fiches contenues dans les fichiers abîmés et à les reverser dans des fichiers métalliques mis à la disposition de la BU par la Bibliothèque Centrale de l UGB de Saint-Louis. Il reste à démarrer le travail de numérisation de ces fiches pour que les informations bibliographiques puissent être disponibles en ligne et intégrées dans l'opac. Reclassement des ouvrages et des périodiques en magasins et élagage Cette opération a permis de repérer de nombreux cas de livres mal classés, donc introuvables, qui ont été reclassés ; des périodiques caduques ou sans intérêt, occupant inutilement de la place, qui ont été élagués, après établissement des listes. Cette même opération a mis en exergue le problème de classements multiples qui avaient comme inconvénient majeur de disperser des fonds qui devaient être regroupés. Un plan de réaménagement et de redéploiement des collections a été établi en ce moment là et nécessitait, pour son exécution, de disposer de cash pour rémunérer des manutentionnaires Cela devrait être fait sans tarder! Parallèlement on procédait à l inventaire complet de tous les ouvrages stockés dans l atelier de reliure. Ceci a permis d identifier tous les ouvrages hors d usage et d en établir la liste pour élagage (au total 409 livres). Enfin, au mois d'avril dernier, conservateurs, bibliothécaires, vacataires et commis se sont mobilisés pendant une semaine pour d'une part, refouler des collections du magasin du premier étage et faire de la place aux thèses; d'autre part, transférer le fonds documentaire SUFFOLK, du 5 ème étage vers l'espace dédié dans les salles de lecture afin de libérer ainsi de la place pour les «Fonds particuliers» qui se développent. 11) DIFFICULTES RENCONTREES Pour être vraiment succinct, on peut dire que la difficulté majeure de la B.U est moins l insuffisance des moyens que l impossibilité à mobiliser les crédits alloués. Les arriérés de paiement se sont accumulés ces trois dernières années pour atteindre les 100 millions, ce qui a découragé tous nos partenaires et qui explique la difficulté à exécuter nos budgets successifs ces dernières années. Ceci provoque des dysfonctionnements réels qui, en plus d épuiser le personnel, sont facteurs de contre performances qui auraient pu être évitées. 53

55 L évolution de la BU de la version première d Advance à la version Full Web! Cela aurait dû se faire depuis déjà trois ans. A cause des difficultés de paiement, l évolution de notre système intégré de gestion vers le full web, a été retardée en 2010, date limite que nous nous étions fixée (après avoir réussi à faire annuler tous nos arriérés de paiement par le fournisseur) puis reportée à décembre 2011, puis décembre En effet les frais d acquisition et de maintenance de la version full web, avec le serveur web qui devait l accompagner, n ont pu être payés que par petites tranches par l Agent Comptable sur trois ans!!! le reliquat restant n a pu être soldé qu en janvier 2013 sur les recettes de la Fonction de service. C était déjà trop tard pour que la Société Infor (basée en France) puisse maintenir la programmation de Dakar, qui était calée sur les 4 semaines de janvier. Nous avons tout fait (et n avons pas arrêté!) de faire pression pour être reprogrammé, car dans leur planning, cela ne pourrait se faire avant octobrenovembre 2013, ce qui nous ferait perdre toute opportunité de bénéficier de la version full web pour cette année académique. Un volet très important comme la maintenance des équipements (groupe électrogène, ascenseur, monte-charge, etc.) fait face à des problèmes allant de l impossibilité de trouver des partenaires pour nous assurer la maintenance de ces équipements à la «démission» des signataires de contrats de maintenance en cours d exécution! Difficultés pour renouveler certains matériels (lecteurs reproducteurs de microfiches et microfilms photocopieurs, magnétiseurs de documents ; Problème de renouvellement des collections (à titre onéreux) et de continuité dans les abonnements de périodiques ou bases de données ; Parc informatique : vétusté des ressources aussi bien matérielles que logicielles. Surtout au niveau des services publics (OPAC), d où lenteurs des services ; Problèmes d acquisition de fournitures indispensables au fonctionnement (hologrammes, bandes magnétiques, codes-barres lecteurs et ouvrages) commercialisées en France. Sur le plan sécurité, beaucoup reste à faire il faut certes renforcer le nombre de vacataires pour la surveillance des salles, mais vu le nombre important de flux à gérer, il est impératif de rétablir les cameras de surveillance pour mieux sécuriser les espaces publics. 54

56 Quant aux portiques, des tests nous avaient montré que le système d alarme n était pas fiable. Ne pouvant passer commande auprès de la société mère en France (3M) qui avait fourni ce système, nous nous sommes adressés à une société de la place. Le nouveau système installé n est pas encore stable, ce qui nous crée beaucoup d ennuis (fouille de milliers de sacs par jour!) mais surtout, c est la sécurité des collections qui est en jeu. Perturbations du fonctionnement de la BU : La BU qui jadis était épargnée par les troubles vécus à l université a connu des perturbations dans son fonctionnement pendant l année universitaire : le mardi 7 février 2012 : sur demande des amicales des facultés, la BU a été fermée au public suite à la manifestation des bacheliers non orientés ; Le mardi 14 février 2012, des représentants des étudiants envahissent des salles de lecture avec des bombes asphyxiantes et délogent les usagers. Suite au mot d ordre de grève du SAES, des amicales des facultés exigent la fermeture de la bibliothèque jusqu à ce que les enseignements reprennent à l université. Ainsi, pendant un mois quatorze jours (1mois, 14 jours) du 14 février au 28 mars 2012, la BU a été complètement fermée au public. Les vols Le vol constitue l un des soucis majeur de la bibliothèque surtout avec l accès libre aux collections. Malgré tout le dispositif mis en place pour sécuriser les collections, le vandalisme, le vol, les dégradations et les mutilations de documents auxquels se livrent certains usagers continuent à prospérer. Pour l année universitaire , essentiellement deux cas de vol ont été enregistrés. Le premier cas de vol concerne l étudiant Ismaïla Badiane qui, ayant emprunté la carte de lecteur non renouvelée de Alpha Ndiaye, a arraché le code barre d un livre avant de tenter de le sortir de manière frauduleuse. 55

57 Son arrestation a coïncidé avec la découverte de l intense trafic de codes barres à la B.U. Il nous fallait donc faire toute la lumière sur cette affaire de trafic de codes barres. Jugé le mardi 26 mai 2011, il a écopé d une amende de F. Le cas le plus flagrant de vol concerne l étudiant Malick Niasse inscrit en 2 e année de sociologie. Pendant deux années, il s est livré à un véritable trafic de codes barres de livre. Les agents préposés au prêt avaient signalé que certains documents présentés lors du prêt n avaient pas le même titre que ceux affichés par la machine. Face à la multiplicité des cas, des investigations ont été menées et des prospections dans le système informatisé. Les reconstitutions faites ont permis de découvrir que Malick Niasse était le cerveau de ce pillage organisé des ressources de la bibliothèque. Une première liste de 99 livres avec de faux codes barres a été d abord établie et des dispositions prises en rapport avec le service informatique pour surveiller les opérations des usagers dont les noms sont apparus comme derniers lecteurs des documents subtilisés. Suite à ces vols récurrents de documents et aux nombreux cas de fraude constatés au niveau de la bibliothèque, le Service des Relations Publiques a procédé à des tests sur des documents régulièrement rendus et activés afin de déterminer le pourcentage de ceux qui sont susceptibles de déclencher l alarme et avoir par la même occasion une idée de l état de magnétisation des collections en accès libre. Ces tests organisés ce lundi 18/07/2011 ont donné les résultats suivants : 1) Sur 50 livres de médecine testés (gros volumes), seuls 11 ont déclenché l alarme, soit 22% 2) Sur 40 documents de sciences testés (gros volumes), 3 seulement ont déclenché l alarme, soit 7,50% 3) Sur 60 livres de sociologie testés, 26 ont déclenché l alarme, soit 43,34% 4) Sur 70 documents de la collection «Que sais-je?», tous ont déclenché l alarme. Au regard des résultats de ces tests et du danger qui guette les collections de la B.U, la décision de procéder à des fouilles systématiques de tous les sacs des usagers a été prise. La poursuite de la prospection au moment du récolement a permis de découvrir qu il y avait au total 74 documents dont Malick Niasse était le dernier lecteur. Des vols d effets personnels, de machines portables des usagers nous ont été signalés surtout au cours de l année universitaire

58 Neuf (9) ordinateurs portables ont été volés dans les services publics au cours de la seule année universitaire Nous avons de ce fait sensibilisé les usagers sur l attention particulière qu ils doivent accorder à leurs bagages. Pour revenir au cas Malick NIASSE, nous avons porté plainte et l affaire a été jugée le 20 juin Il a été condamné à une peine de 2 mois avec sursis plus une amende de f??? Malgré tout, nos livres ne sont toujours pas récupérés et aucune sanction officielle n a été prise par l UCAD ; La seule mesure qui ait porté ses fruits est que la BU ne lui a pas délivré le quitus nécessaire pour sa réinscription, malgré toutes les pressions subies. Il faut souligner que nous avons bénéficié de l appui total du Doyen SOW de la FLSH dans ce dossier. 12) ACQUIS A CONSOLIDER Gestion participative Nous avons opté pour une gestion participative, permettant d'associer les collègues conservateurs et chefs de service dans toutes les décisions liées au bon fonctionnement des services et en particulier pour des changements importants à conduire. C'est ainsi que nous avons instauré : des réunions hebdomadaires dites de coordination (tous les vendredis, sauf cas de force majeure). des réunions élargies aux bibliothécaires, à certains agents des services publics à chaque fois qu'il y'a de grandes décisions à prendre, nécessitant une base consensuelle deux assemblées générales de tout le personnel (toutes catégories comprises) à chaque rentrée universitaire (pour tracer les orientations majeures et les objectifs à atteindre) et à la veille des départs en congés (pour faire le bilan écoulé, évaluer les résultats et les difficultés dans la mise en œuvre).des assemblées extraordinaires peuvent être convoquées quand il faut consulter en cas de nécessité absolue Parallèlement, des commissions ad hoc sont constituées à chaque fois que nécessaire pour se concerter sur des questions spécifiques, faire l'étude de faisabilité, faire des propositions de mise en œuvre (catalogage et évaluation de l'opac, gestion de la qualité, formation des usagers, formation continue du 57

59 personnel, réorganisation des magasins, sauvegarde des fichiers anciens, politique de numérisation et mise en place d'un dépôt institutionnel, etc.). Objectifs des réunions de coordination - Permettre la connaissance réciproque des problèmes dans les différents services (pour trouver des solutions concertées) mais aussi des avancées réalisées - Développer l'esprit d'équipe, la capacité de travailler en groupe - Partager les savoirs et savoir-faire - Favoriser la transparence - Evaluer périodiquement le niveau d'attente des objectifs et les difficultés de mise en œuvre N.B. le principe était d'assurer une continuité de la chaine d'échange et de partage, à savoir : Direction/ conservateurs-chefs de service (réunion de coordination, une fois par semaine) ; conservateurs - chefs de service/ personnel de leur service (réunion sectorielle, au moins 2 fois par mois) mais cela n'a pas été systématisé. Avec le recul, je regrette de n avoir pas tenu plus fréquemment (et non de manière épisodique) les réunions élargies aux bibliothécaires et quelques agents des services publics. En effet, elles se sont avérées très fructueuses et ont l'avantage d'élargir la base de transmission des savoirs et savoir-faire. Mise en place d un comité de veille Le comité de veille est composé d'enseignants-chercheurs, usagers fréquents de la bibliothèque, d'étudiants avancés, de délégués du personnel et des chefs de service (qui assurent le secrétariat des différentes commissions: politique de développement des collections, numérisation, hygiène-sécurité, animation). Les membres du Comité de veille s'impliquent dans le fonctionnement de la BU par leurs conseils et par le regard critique qu'ils posent sur nos actes. Le comité de veille a connu un certain flottement depuis que le Président Djibril Samb s'est retiré pour indisponibilité. Mais il s'est restructuré, avec M. Thierno Diop (CESTI), comme Président. Prof. Ousseynou Kane (FLSH), Vice Président. Les commissions Animation - information, Développement des collections, Innovations (numérisation, connectivité, TIC) Hygiène- Sécurité, Partenariat sont présidées respectivement par Mme Fatou Kiné CAMARA(FSJP), M. SANKHE(FST) ; Ndiouga BENGA(FLSH) ; M. Charles 58

60 BECKER et Ibrahima THIOUB ; Prof. WAGUE(ITNA) et Babacar DIOP Buuba. Le comité de veille est l'une des expériences menés par la B.U., qui retient le plus l'attention des collègues au plan international, qui ont du mal à s'imaginer que des professeurs d'universités et directeurs d'instituts de recherche de grande renommée, puissent s'investir gratuitement, malgré, leur surcharge de travail, dans le fonctionnement de la bibliothèque! Cela montre leur intérêt pour cette institution et leur générosité! C'est l'occasion pour moi de remercier tous les membres du Comité de Veille pour leur disponibilité et leur engagement à nos cotés depuis déjà 4ans et souhaiter que cette si belle expérience soit pérenne! Formation du personnel La formation continue du personnel est une de nos préoccupations constantes car nous devons nous adapter à l évolution rapide du secteur de la Documentation. La B.U. a une politique de formation continue et de mise à niveau des connaissances par des sessions internes d échanges ou des ateliers, tels qu ils ont été mentionnés tout au long de ce bilan. Les collègues participent aussi à des stages et rencontres professionnelles au niveau national et international (IFLA, EIFL, OMPI, etc. Par contre, certains problèmes persistent, pour ce qui est de la formation diplômant! Il faut en effet trouver un juste équilibre entre les aspirations personnelles (légitimes) de chaque agent, les besoins du service et la disponibilité de postes budgétaires. C est pourquoi il est institué au sein de la Bibliothèque une commission chargée de la formation. La commission est composée des délégués et des représentants des différentes catégories de personnel. Elle est présidée par un conservateur. Il s agit surtout de promouvoir les meilleurs agents par la formation continue en procédant à une sélection des candidats selon des critères objectifs et consensuels. Extension des horaires d'ouverture au public L'extension des horaires d'ouverture des bibliothèques fait partie des indicateurs de performance des bibliothèques, et fait même l'objet de labellisation dans certains pays. Le tableau suivant donne une idée des performances réalisées au niveau international 59

61 BU Nantes 104 H BU New York 88 H BU Amsterdam 84 H BU Paris XIII 83 H BU Montpellier 82 H 30 Ces bibliothèques sont ouvertes jusqu'à 23h au moins et ne sont pas fermées les Samedis et Dimanches. La moyenne du volume horaire d ouverture au public, pour les bibliothèques centrales des Universités françaises est de 59 H 30 mn pour les bibliothèques parisiennes et 60 H 30 mn pour les bibliothèques de province. L extension des horaires d ouverture des B.U. en France a été, en 2010, l un des grands axes du «plan Renouveau» des B.U. lancé par le Ministère de l Enseignement Supérieur avec des mesures importantes, à savoir le paiement d heures supplémentaires pour l ouverture prolongée et l attribution de moyens complémentaires ainsi que la création du Label NOCTAMBU, attribué aux B.U. qui assurent 65h d ouverture hebdomadaire et ouverture journalière jusqu à 20h. La B.U. par le volontarisme de son personnel dépasse les objectifs fixés aux bibliothèques françaises pour mériter le label NOCTAMBU du Ministère de l'enseignement supérieur! Cela veut dire qu'avec des moyens complémentaires, nous pouvons atteindre des résultats surprenants! En effet, nous pourrons renforcer les équipes actuelles en sollicitant beaucoup plus d'étudiants vacataires et en améliorant leurs émoluments (nous tournons actuellement avec un effectif minimal et la moindre absence fragilise le dispositif mis en place, et donc constitue une menace pour la sécurité des collections et des biens). Avec des moyens supplémentaires, nous pouvons aussi intégrer dans les équipes de permanence les collègues des bibliothèques du service commun de la documentation, relever sensiblement le niveau et la qualité des prestations et tout en allégeant la surcharge de travail des personnels, penser à l'ouverture du Dimanche! Des actions résolument inscrites dans une dynamique de développement durable - Amélioration du cadre de vie par l aménagement de jardins intérieurs qui peuvent servir de déambulatoires, d aires de détente et de repos et où les usagers de la Bibliothèque peuvent réviser leurs cours en plein air ; 60

62 - Economie substantielle d énergie avec la mise en service d un système d horloge électronique pour la programmation de l extinction des lampes de la Bibliothèque suite à la défectuosité de la carte-mère qui commandait le réseau électrique et qui avait pour conséquence de laisser les lampes allumées 24h/24 ; - Utilisation progressive de lampes à basse consommation (LBC) très économes en énergie ; - Aménagement d espaces verts dans les environnements immédiats de la B.U. - Aménagement de lieux d'ablutions dans les jardins extérieurs et développement de réflexes de protection de l environnement par la promotion d attitudes et de comportements éco-responsables à travers des messages de sensibilisation par voie d affichage : Utilisation de l eau des ablutions pour arroser les plantes des jardins extérieurs ; Utilisation des bacs dans les toilettes pour les ablutions, et des lavabos pour le lavage des mains afin d éviter les gaspillages d eau ; Utilisation rationnelle du papier par la limitation des impressions de documents par l administration et les chefs de service en privilégiant la diffusion et l archivage électronique Mise à disposition de poubelles pour éviter de jeter les déchets par terre. Partenariat avec l Institut des Sciences de l Environnement (ISE) visant à mettre les questions liées à l écologie et au développement durable au cœur des préoccupations de la Bibliothèque. Le point d orgue de ce partenariat est la célébration, le 5 juin de chaque année, de la journée mondiale de l environnement à travers une série d activités comme une exposition, une conférence, des plantations d arbres sur l esplanade de la Bibliothèque, etc. Mettre l'accent sur la sécurité et la discipline, renforcer la qualité Formation aux gestes de secours d urgence Pour la sécurité de ses usagers ainsi que de son personnel, un partenariat est développé entre la B.U. et S.O.S. Médecins, dirigé par le Docteur Massamba Sassoum Diop, qui assure gratuitement des sessions de formation aux gestes de secours d urgence pour le personnel (2007, 2009 et 2013). Ces revues périodiques permettent de réactualiser les connaissances 61

63 13) APPARTENANCE AUX RESEAUX NATIONAUX ET INTERNATIONAUX Au plan national, La B.U. participe au service Commun de la Documentation, dont il est le point focal ; il est membre fondateur du COBESS (Consortium des Bibliothèques de l Enseignement Supérieur du Sénégal, dont le siège est abrité par la BU. Le COBESS regroupe l ensemble des bibliothèques universitaires publiques et certaines bibliothèques universitaires privées du Sénégal.Il est administré par un comité de gestion où la B.U. compte trois membres (la directrice et 2 conservateurs, en leurs qualités de responsables de deux des trois programmes stratégiques du Consortium. Mme Awa Cissé Diouf qui gère le programme «Droit d'auteur et bibliothèques» M. Mandiaye Ndiaye, qui gère le programme libre accès du Consortium, en partenariat avec EIFL Au niveau régional La Bibliothèque Centrale depuis août 2007 abrite le Centre de l IFLA pour les pays francophones (IFLA (French Langage Center). Au plan international : Boursier du Gouvernement américain, M. Mandiaye Ndiaye, a participé au Programme de Leadership pour les Visiteurs Internationaux du Département d'etat (International Visitors Leadership Program) de 4 semaines en juin 2012 avec comme thème Bibliothèques américaines Il faut souligner aussi le partenariat avec les institutions suivantes : Bibliothèque Nationale de France (récupération de notices) ; Agence Universitaire de la Francophonie (Campus Numérique Francophone) Convention de partenariat avec le Musée du quai Branly (ce partenariat a permis d y envoyer en stage un agent du SEGEAQ, pendant un mois) Convention signée en Janvier 2013, pour 10 ans, avec «les Films Paulin Soumanou Vieyra», pour diffusion et exploitation non commerciale de tous ses films à des fins d animation culturelle La B.U. est membre du Comité de pilotage du Réseau Francophone Numérique (RFN) et siège au comité de pilotage. 62

64 14) SOUHAITS, PROPOSITIONS, RECOMMANDATIONS. Conseil de la Documentation et Nouvelle Gouvernance universitaire La question de la gouvernance des systèmes d'information et de la documentation doit être considérée comme une priorité dans la nouvelle gouvernance universitaire. Cette question, pour le moment omise dans le CDP, mérite d'être reconsidérée Depuis 1995, avec la signature du décret n portant organisation et fonctionnement du service commun de la documentation de l'ucad, l'instance habilitée pour délibérer des questions de la documentation pour toutes les bibliothèques de l'ucad est bien le Conseil de la Documentation. Cet organe n'apparait nulle part dans le CDP! L'Assemblée de l'université avec tous les sujets qui y sont abordés ne permet pas d'aborder en profondeur les problèmes de la Bibliothèque centrale et des autres bibliothèques de l'ucad. Le Conseil d'administration de la BU ne se réunit plus qu'une fois tous les 3 ans pour les besoins de l'élection du Directeur (l'adoption du budget annuel étant directement soumise à l'assemblée de l'ucad). Nous recommandons vivement : la convocation régulière du Conseil de la Documentation (qui devrait être réactualisé pour intégrer, entre autres, la Direction des Systèmes Informatiques/DSI et les Ecoles doctorales et servir d'instance de gouvernance des systèmes d'information et de documentation de l'ucad la mise en place d un budget sincère et autonome pour le service Commun de la documentation Le passage de la B.U. à la version Advance full web Fonctionnellement, cette version comporte les modules suivants : - Catalogage (Chargement de paniers, Support de l UNICODE, Enrichissement de notices, Entrepôt OAI) - Acquisitions (Gestion des fournisseurs, Gestion des commandes, Gestion des factures) 63

65 - Circulation (Prêt et retour des documents, Inscription des lecteurs, Relances des lecteurs (Retards, Réservations, Lettres de courtoisie)) - Périodiques (Gestion des publications en série, Bulletinage, Modèles de prévision, Relances) - Statistiques (V-insight, gestion de statistiques et tableaux de bord) - OPAC (Catalogue et services en ligne aux lecteurs) Collections patrimoniales et fonds d archives La bibliothèque possède des collections anciennes et riches, d un grand intérêt historique, scientifique, ou culturel qui méritent d être davantage préservées. Jusqu à présent, ces fonds étaient gardés dans la réserve située au 4 e étage de la B.U et d autres disséminés dans le fonds général (à récupérer et sauvegarder). Les conditions de conservation ne sont pas assez satisfaisantes ni du point de vue de la température ambiante ni du point de vue sécuritaire et beaucoup d ouvrages imprimés et de documents audiovisuels sont menacés. Nous avons dans le cadre d un programme de redéploiement des collections, retenu de déplacer cette réserve au 1 er étage, à côté des archives et de sécuriser le nouvel espace devant abriter les collections patrimoniales et fonds d archives (installation de cloison) notamment pour en limiter strictement l accès et assurer une bonne climatisation. Nous avions budgétisé une telle opération qui nécessitait le recours à une dizaine de vacataires pendant 3 à 5 mois (nettoiement en profondeur des livres ; déplacement à la nouvelle réserve ; transfert des autres collections les plus demandées, vers les étages inférieurs et les collections les moins demandées vers les étages supérieurs (à cause des problèmes récurrents de panne d ascenseurs et de monte charge). Elle devrait être menée sans tarder... Développer les services à distance Les usagers de la BU peuvent, sans se déplacer, consulter en ligne leur dossier lecteur, et renouveler leur emprunts. Ils peuvent aussi accéder aux ressources en ligne (thèses notamment). Un service de questions-réponses est disponible ( sms) mais la B.U. se doit de formaliser davantage le service à distance ( dédié à cette fonction, ou en créant un lien direct sur le site web de la B.U., comme cela se fait dans certaines grandes bibliothèques sous la formule «Ask a librarian» ou 64

66 «demandez à un bibliothécaire» où seront connectés des Bibliothécaires de référence, bien outillés pour satisfaire ces demandes. Développer une bibliothèque numérique La politique de numérisation de la bibliothèque doit se développer et devrait avoir comme objectif à court terme de numériser la totalité des thèses soutenues et de les mettre en ligne ; à moyen terme, de développer le programme de numérisation de documents autres que les thèses et mémoires soit à des fins de sauvegarde (fonds René Maran, périodiques anciens, témoins de l histoire ou de la vie politique ou culturelle de notre pays ou de l Afrique etc.) où à des fins de diffusion très large (documents en un seul exemplaire par exemple). Pour ce qui est du Fonds René Maran, l OIF est prête à assurer la numérisation en fournissant l expertise nécessaire (certains documents sont très fragiles, et le papier cassant, ce qui nécessite des soins particuliers. Certains spécimens ont déjà été réalisés par la BAnQ et des CD remis à la BU La requête officielle doit être déposée à l OIF via le Réseau Francophone Numérique Parallèlement à la numérisation de nos propres collections, on doit assurer la diffusion systématique des documents numériques créés par d autres institutions ou d autres producteurs libres de droit et présentant un intérêt pour nos usagers. C est là une opportunité formidable d enrichir nos collections en ligne, opportunité déjà exploitée pour les revues, mais qu il faut élargir aux autres documents. S inscrire résolument dans la dynamique de l Open Access Aujourd hui le mouvement Open Access ou Accès ouvert est en nette croissance au niveau international. De nouvelles formes éditoriales se développent avec de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux outils, autant dans le domaine de production, de circulation et d exploitation des savoirs. La communauté des responsables d universités, d enseignants chercheurs, d éditeurs, de bibliothécaires se mobilisent pour promouvoir la publication en accès ouvert des résultats de la recherche scientifique financée sur fonds publics et favoriser ainsi, ce qu on peut appeler la biblio diversité (cf. pétition lancée en France) La diffusion des connaissances et des résultats de la recherche faisant partie des missions régaliennes des universités, la B.U.s est engagée résolument dans la dynamique de l Open Access et a initié plusieurs réunions avec les différentes 65

67 structures de l UCAD (Facultés, Instituts, Labo, DSI, Centre de calcul, Direction de la Propriété intellectuelle Ces réunions de concertation ont débouché sur la constitution d un comité de pilotage pour la mise en place d un Dépôt Institutionnel (D.I.) à l UCAD. Trois commissions sont crées : 1- Commission juridique 2- Commission stratégies (communication-valorisation-formation) 3- Commission technique Il y a un consensus sur le fait que les publications universitaires (réalisées dans le cadre de l activité académique) font partie du patrimoine de l université et à ce titre doivent être recensées dans le D.I. et participer ainsi à la visibilité de la production scientifique de l université. 4 Mais il y a un travail de sensibilisation à faire au niveau de la communauté pour susciter une démarche participative, seul garant de succès d une telle entreprise. 5 La question du plagiat également mérite d être prise en compte et la sensibilisation des étudiants sur les règles de citation des sources La formation en propriété intellectuelle est aussi retenue en direction des chercheurs mais aussi des doctorants Parallèlement la commission technique (qui regroupe les responsables de la DSI et les informaticiens de la BU et d autres structures de l UCAD) travaille sur le choix des équipements logiciels (Greenstone ou DS pace).et toutes les questions techniques liées à l implémentation d un D.I. Enfin la mise en place d un dépôt institutionnel devant s appuyer sur une politique claire, définie à travers une charte, le comité est en train de travailler sur un projet de charte (qui devra être validée par l Assemblée de l Université) Le comité s inspire du «guide des bonnes pratiques pour les politiques de libre accès des universités» ainsi que du «document de politique du libre accès de l université de Nairobi»qui en est une adaptation africaine. 4 Dès réception de nos comptes rendus de réunions, Monsieur le Recteur Saliou NDIAYE a signé une circulaire 721 du 4 février 2013 pour inviter les enseignants chercheurs à déposer leurs travaux à la BU à fin de numérisation. En amont, le CAMES prenait la décision de ne plus recevoir de dossier de candidature sous format imprimé et rendait obligatoire le dépôt des travaux académiques sous format numérique. Ceci nous a valu un véritable rush : 25 enseignements p numérisées 5 ll nous faut saluer la démarche de M. Abdou Salam FALL, Chercheur, Directeur de LARTES qui a été le 1 er à adhérer à l idée du dépôt institutionnel et qui a déposé la quasi-totalité de ses publications (articles publiés, ouvrages, chapitres d ouvrages, publications en ligne) qui reçoit ainsi la côte DI 001ASFALL (dépôt institutionnel n 1, avec l identification de l auteur). Abderahmane NGAIDE a eu aussi le soin de relier toutes ses publications en un seul volume et de le déposer à la B.U. Nous tenons à signaler ces actes forts posés par nos premiers «champions», qui commencent déjà à être suivis dans cette dynamique 66

68 Développer les services adaptés aux usagers vivant avec un handicap La Bibliothèque, pour être un lieu démocratique par excellence, doit être en mesure d offrir aux personnes ayant des besoins particuliers, des services, des aménagements et des équipements adaptés. Si les locaux ont largement pris en compte les besoins des handicapés moteurs (rampes pour accéder aux salles de lecture, toilettes adaptées) par contre pour ce qui est des services offerts et des équipements, tout reste à faire pour la prise en compte effective des besoins, notamment des malvoyants et des usagers qui ont une mobilité réduite. Nous avons eu à rédiger une charte au nom du Service Commun de la Documentation avec l engagement de prendre en compte les besoins spécifiques des handicapés (surtout moteurs). Suite à une journée d études organisée conjointement avec la DVERC et les étudiants handicapés, un protocole a été proposé à la DVERC et à Handicap International, qui pourrait apporter des solutions concrètes aux problèmes des étudiants à mobilité réduite. Il s agit entre autres de leur assurer : 1- des espaces réservés à la BU et des tables de travail adaptées ; 2- des services de proximité grâce à un point lumineux qui signale leur demande à la banque de prêt centrale ; 3- la gratuité de l inscription à la B.U. (grâce à la subvention du Rectorat) 4- le portage à domicile de documents (sur le campus social et environnement immédiat pour ceux qui ont une mobilité très réduite) ou recours à des relais (volontaires) pour les lieux très éloignés l acquisition de deux scooters pourrait suffire) ; 5- Des postes multimédia adaptés (munis de plage tactile afficheur braille) 6- Des logiciels de revues d écran de synthèse vocale, de grossissement de caractères ; 7- Lecteurs de livres parlés numériques avec écouteurs etc. Les points 5,6,7, pourraient être pris en compte dans le CDP Replacer les publics au centre de l Activité bibliothéconomique Beaucoup d initiatives ont été prises pendant ces deux mandats pour faire de la B.U. un endroit convivial et agréable aussi bien pour le personnel que pour les usagers. Nous estimons que beaucoup plus d attention devrait être portée aux publics. En effet nous sommes arrivés à économiser beaucoup de temps en évitant des tâches répétitives comme le catalogage et le bulletinage des périodiques 67

69 (récupération de notices déjà cataloguées par la BNF ou sur Moccam et accès plus rapide aux articles par les bases de données). Le temps ainsi libéré devrait être investi pour améliorer nos services aux publics. De plus en plus, au niveau international le back office (activités internes) s est sensiblement allégé pour mettre davantage l accent sur le «front office» (service face au public). L organisation du travail est prioritairement axée vers les activités d accueil, d orientation et de médiation en direction des usagers. Un service d accueil et d orientation est désormais assuré tout au long de l année à la BU ; cette activité mériterait d être évaluée afin de permettre aux intervenants d être suffisamment outillés pour améliorer les services offerts (souvent ce sont les mêmes questions qui sont posées par les usagers, il faut donc y apporter les bonnes réponses, dans un souci de cohérence. Une session d échanges est prévue avec le SEGEAQ pour élaborer un guide dans ce sens. Par ailleurs, nous sommes convaincue que les activités d accueil ne doivent pas être confiées exclusivement aux bibliothécaires (catégorie B) mais nécessitent l implication des personnels de catégorie A comme les conservateurs (médiation de haute qualité mettant en valeur les compétences scientifiques et technologiques). Cette bataille est loin d être gagnée et nécessite tout un renouvellement de notre vision du métier A cette fin, ces dernières semaines, nous avons tenu à partager largement par affichage, deux citations : l une tirée d un discours d un bibliothécaire peu connu, l Abbé J.B. COTTON DE HOUSSAILLES (merci à notre jeune collègue Benjamin DIOUF qui nous l a fait découvrir) et l autre, d un grand sage, de grande renommée, Mahatma GANDHI (citation que j ai découverte par hasard dans un bureau de poste à Dakar) ;2 citations qui expriment parfaitement, d une part, notre conception du travail de bibliothécaire et d autre part, l importance qu il faut accorder aux usagers, notre raison d être (bibliothécaire). Puissent-ils l un et l autre être bien compris! 68

70 DES DEVOIRS ET DES QUALITÉS DU BIBLIOTHÉCAIRE Être bibliothécaire, c est un métier, puisque la plupart de ceux qui l exercent sont payés et en vivent : que ce soit un salaire ou une aumône, il importe peu. Mais quelque titre officiel dont ils se parent, tous ceux qui participent à l œuvre d une bibliothèque sont égaux par la dignité de leur fonction ; le grade est un mot, une étiquette pour carte de visite ; entre les différents services il n y a pas de hiérarchie, chacun, dans sa salle de travail, ou à son bureau de fiches, accomplit un travail utile et nécessaire. Il n existe pas là de travaux inférieurs, certains diraient dégradants. Il faut que toute besogne se fasse. Il n y a de distinction vraie qu entre ceux qui l accomplissent bien et ceux qui l accomplissent mal. Discours prononcé dans l Assemblée générale de Sorbonne, Le 23 décembre 1780 Par J. B. COTTON DES HOUSSAYES, Bibliothécaire «Un client est le visiteur le plus important de nos locaux. Il ne dépend pas de nous, Nous sommes dépendants de lui. Il n est pas une gêne dans notre travail, Il en est l objectif. Il n est pas étranger à nos affaires, Il en fait partie. Nous ne lui faisons pas une faveur en le servant, C est lui qui nous fait cette faveur en nous donnant l occasion.» Mahatma GANDHI 69

71 CONCLUSION Malgré les difficultés qui ont jalonné ces 2 mandats, beaucoup de chemin a été parcouru aussi bien en termes d ouverture prolongée aux publics et d amélioration des services offerts (accueil, orientation, aide à la recherche) que d avancées dans la modernisation des activités bibliothéconomiques et d administration. La BU s est illustrée par la discipline qu elle a su inculquer à ses usagers (et qui vient d être matérialisée par un Code de conduite. Par ailleurs, la BU s est également illustrée comme force de proposition pour se placer au carrefour des actions culturelles et scientifiques de l UCAD et a noué de nouveaux partenariats pour raffermir sa mission d institution culturelle. Ces différentes actions ont contribué à valoriser le capital d image de la BU au sein de la communauté universitaire et au-delà. Tout cela a été possible grâce à une symbiose formidable d expertise, de sagacité managériale, de générosité, de constance dans l effort, du personnel, toutes catégories confondues! Le plus grand atout de la BU, ce sont ses ressources humaines. J'ai pu compter sur des collaborateurs très compétents, avec une expertise avérée, dans les différents domaines (TIC, politiques d'acquisition, traitement documentaire, gestion, aisance relationnelle, connaissance des fonds, etc.). J'ai pu apprécier en la plupart, des collègues totalement dévoués à l'institution et capables d'une mobilisation extraordinaire et d'un esprit de sacrifice remarquable. Les compétences sont donc là, l'engagement à servir, ainsi que les idées. Il faut juste des moyens d'intervention accrus et efficaces, pour faire de la bibliothèque une structure de référence au niveau continental et répondant parfaitement aux standards internationaux. C est donc, pour moi, l occasion de remercier sincèrement tout le personnel, en commençant par mes plus proches collaborateurs, les conservateurs. Sans leur solidarité et leur engagement, nous n aurions pas pu réussir dans notre mission. (Mention spéciale à Adama BARRY, qui a souvent assuré mon intérim lors de mes déplacements et dont j ai pu apprécier la grande loyauté et la rigueur! Le Service Administratif, que je considère comme l équipe de direction, a bien assuré son rôle de contrôle qui a permis à la B.U. de bénéficier d une 70

72 gestion saine de nos ressources (humaines, financières et matérielles).je tiens à remercier le CSA sortant Bakary FAYE et le CSA entrant, Ousmane Diouf. Je voudrais remercier aussi : - les deux assistantes de direction sortantes, Mme Coura SY FAYE et Fatou SEYE NDIAYE et les deux nouvelles, Mme Aida DIENG NIANG et Mme Fatou DIAGNE NDIAYE, pour avoir soutenu mon rythme, dans l efficacité et la discrétion. - les bibliothécaires, surtout les jeunes, qui ont partagé mon enthousiasme, ainsi que l ensemble des PATS, les vacataires- étudiants, les vigiles ; sans leur implication, la BU ne peut prospérer. - les chauffeurs Djiby YOUM, qui assure le transport du personnel, pour les besoins du travail (permanences du soir) ou pour des raisons sociales (décès, même dans les régions les plus éloignées!) et Talla SYLL pour sa disponibilité à toute épreuve (même s il faut quitter la bibliothèque à 4h du matin - Les «sentinelles» Benoit Ibrahima FOFANA, Ibrahima SECK, Ba Vieux DEMBA et Mamadou Lamine KANE qui sont mobilisés à toute heure pour assurer l entretien et la propreté des lieux, et derrière eux, le conservateur du SEGEAQ, je veux nommer Mme Awa Cissé DIOUF Une mention spéciale à 2 icones, qui font la fierté de la B.U., par leur abnégation et leur dévouement, je veux citer Adourahmane LO et Jean Philippe GOMEZ. Je tiens à remercier aussi tous ceux qui, de près ou de loin, par leur appui, leurs conseils, m ont accompagnée durant toute ma carrière professionnelle, en particulier M. Amadou Alassane BOUSSO Mes remerciements vont également : - aux membres du Comité de veille (une fois de plus!) - à tous les auteurs du livre «l Afrique répond à Sarkozy» et à son Coordonnateur Monsieur Makhily GASSAMA, qui ont bien voulu céder leurs droits à la B.U. La cession de ces droits d auteur nous aura permis de renforcer certains ouvrages, d aménager en particulier les jardins intérieurs et extérieurs et d agrémenter ainsi notre cadre de vie. - aux membres du Conseil d Administration parmi lesquels les Doyens et Directeurs d Instituts qui m ont soutenue et souvent même offert leur amitié. 71

73 Enfin, je voudrais remercier l ancien Recteur Abdou Salam SALL, pour l intérêt tout particulier qu il a porté à la B.U. ; le SG de l UCAD, M. Assane Cissé, pour son soutien et l estime qu il a toujours témoignée à mon égard ; remercier tout particulièrement M. le Recteur Saliou NDIAYE, pour son soutien constant, sa confiance et son attention bienveillante. Je voudrais aussi exprimer ma reconnaissance à mes anciens collègues, déjà partis à la retraite, à qui la B.U. reste redevable et remercier en particulier Alioune THIOUNE, Papa Demba NGOM et Mamadou Lamine NDOYE qui, par le fait d un long compagnonnage à la B.U., sont devenus des amis! Je n oublie pas ma sœur et amie Dianatou KEBE NDAO J ai une pensée pieuse pour les collègues disparus, dont le souvenir continue de nous habiter Monsieur le Président, Mesdames, Messieurs les membres du Conseil, vous allez choisir le prochain Directeur de la Bibliothèque. Nous sommes convaincue que le bon choix sera fait, pour non seulement consolider les acquis, mais surtout hisser la BU à un niveau jamais atteint auparavant. A vous tous, merci! Fait à Dakar, le 31 mai