Guide pour effectuer le dépôt légal des publications numériques

Transcription

1 1. Pour accéder au formulaire de dépôt légal d une publication numérique Sur le portail de BAnQ ( cliquez sur Espace professionnel dans le menu de gauche. Cliquez sur Accès à l extranet. Saisissez votre nom d utilisateur et votre mot de passe. Vous trouverez les formulaires de dépôt légal sur la page d accueil de l extranet. Note : Les formulaires sont également disponibles sous l onglet Dépôt légal Formulaires de dépôt légal Formulaire de dépôt légal d une publication numérique. 1

2 2. Pour remplir l un des formulaires de dépôt Courriel (obligatoire) Saisissez votre adresse de courriel et cliquez sur Ajouter. Plus d une adresse peut être saisie. Formulaire de dépôt d une publication numérique gratuite Titre (obligatoire) Indiquez le titre complet de la publication. ISBN / ISSN Saisissez tous les ISBN ou ISSN de la publication. Cliquez sur Ajouter après chacune des saisies. Ajoutez un hyperlien et, si vous le désirez, joignez un ou des fichiers. Consultez la section 3 de ce guide. Pour supprimer une saisie, cliquer sur l icône Périodicité publications en série Indiquez la fréquence de parution de la publication s il y a lieu. Dépôt légal de la version imprimée Cochez cette section uniquement si vous désirez effectuer simultanément le dépôt de la version imprimée de la publication numérique. Indiquez le tirage et le prix de la version imprimée de la publication. Consultez la section 4 de ce guide. 2

3 Formulaire de dépôt d une publication numérique commerciale / accès restreint Courriel (obligatoire) Saisissez votre adresse de courriel et cliquez sur Ajouter. Plus d une adresse peut être saisie. Titre (obligatoire) Indiquez le titre complet de la publication. ISBN / ISSN Saisissez tous les ISBN ou ISSN de la publication. Cliquez sur Ajouter après chacune des saisies. Pour supprimer une saisie, cliquer sur l icône Périodicité publications en série Indiquez la fréquence de parution de la publication s il y a lieu. Joignez un ou des fichiers. (obligatoire) Consultez les sections 3.1 et 3.2 de ce guide. Gestion d accès Modifiez au besoin la date de fin de la restriction. La date de fin de la restriction est établie en fonction du délai de restriction inscrit dans la licence d autorisation accordée à BAnQ. Dépôt légal de la version imprimée Cochez cette section uniquement si vous désirez effectuer simultanément le dépôt de la version imprimée de la publication numérique. Indiquez le tirage et le prix de la version imprimée de la publication. Consultez la section 4 de ce guide. 3

4 3. Pour joindre un ou des fichiers et/ou ajouter un hyperlien 3.1. Pour joindre un ou plusieurs fichiers de formats.pdf ou.epub Seuls des fichiers de formats.pdf ou.epub peuvent être joints au formulaire. Vous verrez cependant ci-dessous que vous pouvez les regrouper dans un fichier de format.zip. Cliquez sur Ajouter un nouveau fichier. Cliquez sur Parcourir. Sélectionnez le fichier à joindre et cliquez sur Ouvrir. B A C Répétez le processus afin de joindre tous les fichiers de la publication. Pour supprimer un ou des fichiers joints Des fichiers peuvent être supprimés tant que le formulaire n a pas été soumis. Il est impossible de supprimer des fichiers dans l accusé de réception ou dans la liste de vos dépôts. Comment supprimer un fichier joint Sélectionnez le fichier à retirer. Cliquez sur la touche Supprimer de votre clavier. 4

5 Si un même fichier a été joint deux fois Un message d erreur indique que le fichier est déjà présent dans la liste des fichiers. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue contenant le message d erreur. Cliquez sur Parcourir vis-à-vis du nom du fichier joint en double. Sélectionnez un autre fichier et cliquez sur Ouvrir. OU Supprimez le nom du fichier afin de le retirer de la liste. 3.2 Pour joindre un ou plusieurs fichiers de format.zip Le format.zip permet de joindre en une seule opération plusieurs fichiers. Le fichier.zip doit contenir uniquement des fichiers de formats.pdf ou.epub. Cliquez sur Ajouter un nouveau fichier. Cliquez sur Parcourir. Sélectionnez le fichier.zip à joindre et cliquez sur Ouvrir. B A C ATTENTION : Le dépôt de fichiers de format.zip ou de fichiers.pdf et.epub qui sont très volumineux peut prendre un certain temps à être traité. 5

6 Si vous avez mis un fichier autre que.pdf ou.epub dans le fichier.zip Un message dans l accusé de réception indique que le dépôt du fichier ne s est pas fait puisque celui-ci n est pas dans un format accepté. Cependant, le dépôt de tous les autres fichiers de format.pdf ou.epub a été effectué. 3.3 Pour ajouter un hyperlien (zone Autres fichiers) Mettez l adresse complète où se trouve la publication sur le site dans la zone «Ajouter un lien». Cliquez sur «Ajouter un lien». Pour supprimer un lien, cliquez sur l icône. 6

7 4. Pour signaler la version imprimée d une publication Cochez la case Dépôt légal de la version imprimée. Indiquez le tirage et le prix de la publication dans les zones appropriées. Note : Si vous ne connaissez pas le tirage ou le prix, indiquez inconnu. L adresse apparaît automatiquement. Toutefois, il est possible de la modifier si celle-ci est erronée. Imprimez l accusé de réception électronique. Joignez l accusé de réception à l envoi postal des deux exemplaires. L adresse postale à laquelle doivent être envoyés les exemplaires est : Bibliothèque et Archives nationales du Québec Section du dépôt légal 2275, rue Holt Montréal (Québec) H2G 3H1 5. Accusé de réception Pour chacun des formulaires soumis au dépôt légal, vous recevrez un accusé de réception électronique. De plus, un accusé de réception sommaire est automatiquement envoyé par courriel, et cela à chacune des adresses de courriel indiquées dans le formulaire. ATTENTION : L icône indique que la publication est à accès restreint. Seuls les employés autorisés de BAnQ peuvent accéder à la publication afin qu elle soit enregistrée et traitée. Vous ne pouvez donc pas accéder aux fichiers de la publication. 7

8 Formats des accusés de réception Accusés de réception électronique Accusé de réception sommaire par courriel L icône indique que la publication est à accès restreint. L icône indique que la publication est en libre accès. 6. Liste de vos publications Une liste des publications déposées est disponible dans l extranet. Cette liste est située sous l onglet Dépôt légal Vos dépôts légaux Liste des publications déposées. ATTENTION : L icône indique que la publication est à accès restreint. Seuls les employés autorisés de BAnQ peuvent accéder à la publication afin qu elle soit enregistrée et traitée. Vous ne pouvez donc pas accéder aux fichiers de la publication. Numéro de transaction Cliquez sur le numéro de transaction afin d accéder aux détails de la transaction. L icône indique que la publication est à accès restreint. 8

9 Renseignements complémentaires Le nom d utilisateur et le mot de passe sont composés chacun de huit chiffres. Le mot de passe ne peut contenir d autres caractères que des chiffres. Par mesure de sécurité, une déconnexion automatique de l extranet et du formulaire se fait après deux heures d utilisation. Il suffit de s authentifier à nouveau à l extranet avec le nom d utilisateur et le mot de passe pour rétablir la connexion. Après une période d inactivité de 30 minutes dans le formulaire de dépôt ou dans l extranet, vous êtes déconnecté de l extranet et du formulaire. Liste des principales publications exclues du dépôt légal : - les monographies de moins de cinq pages, sauf si elles font partie d une collection ou d une série; - les communiqués de presse; - les sites Web dans leur ensemble; - les états financiers; - les formulaires; - les horaires; - les tests, les questionnaires ou les sondages. Les publications qui sont disponibles dans plus d une langue doivent faire l objet d un dépôt distinct. Par exemple, une publication publiée en versions française et anglaise donnera lieu à deux dépôts, un pour chacune des versions. 9

10 Renseignements technologiques Il ne faut pas créer de raccourci à l extranet des éditeurs (extranet.banq.qc.ca) sur le bureau de votre poste informatique. Il ne faut pas non plus ajouter le lien vers l extranet des éditeurs à la liste des favoris de votre navigateur Web. Le dépôt des fichiers de format.zip ou de fichiers.pdf et.epub qui sont très volumineux peut prendre un certain temps à être traité. Les «cookies» de votre navigateur Web doivent être supprimés régulièrement. Voici comment le faire. Dans Internet Explorer versions 7 et 8 : Allez dans le menu Outils Options Internet onglet Général. Cliquez sur le bouton Supprimer dans la zone Historique de navigation. Cochez toutes les cases. Cliquez sur Supprimer et cliquez sur OK. Dans Firefox : Allez dans le menu Outils Options onglet Vie privée. Cliquez sur «Supprimer des cookies spécifiques». Cliquez sur le bouton «Supprimer tous les cookies». Cliquez sur le bouton «Fermer» et cliquez sur OK. Il faut vous assurer que l adresse est reconnue comme un site de confiance dans votre navigateur. Voici la procédure pour activer le site Web de BAnQ comme site de confiance. Dans Internet Explorer versions 7 et 8 : Allez dans le menu Outils Options Internet onglet Sécurité. Cliquez sur le bouton Sites Ajoutez le site et cliquez sur OK. Cliquez sur Appliquer. Dans Firefox : Allez dans le menu Outils Options Sécurité. Cliquez sur le premier bouton Exceptions. Ajoutez le site et cliquez sur Autoriser. Cliquez sur Fermer et cliquez sur OK. Le niveau de confidentialité doit être à «moyenne» ou «moyenne haute» Dans Internet Explorer versions 7 et 8 : Allez dans le menu Outils Options Internet onglet Confidentialité. Sélectionnez, à l aide du bouton, le niveau de confidentialité désiré. Cliquez sur Appliquer. 10

11 Pour toute question ou commentaire, n hésitez pas à communiquer avec nous. Carole Gagné Bibliothécaire Dépôt légal - publications numériques Direction des acquisitions et de la préservation des collections patrimoniales Section du dépôt légal Bibliothèque et Archives nationales du Québec 2275, rue Holt Montréal (Québec) H2G 3H1 Téléphone : , poste 3837 Télécopieur : carole.gagne@banq.qc.ca Pierre Liboiron Bibliothécaire Dépôt légal -publications numériques Direction des acquisitions et de la préservation des collections patrimoniales Section du dépôt légal Bibliothèque et Archives nationales du Québec 2275, rue Holt Montréal (Québec) H2G 3H1 Téléphone : , poste 3791 Télécopieur : pierre.liboiron@banq.qc.ca 11