UNIVERSITE DE SAVOIE MISE EN OEUVRE D UN SYSTEME DE MANAGEMENT ENVIRONNEMENTAL

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1 UNIVERSITE DE SAVOIE UFR SFA DESS CHIMIE DE L ENVIRONNEMENT ET DU DEVELOPPEMENT DURABLE MEMOIRE DE DESS 2004 MISE EN OEUVRE D UN SYSTEME DE MANAGEMENT ENVIRONNEMENTAL (GREENING OF GOVERNMENT) Rémy RASCAGNERES 10 rue des Archers, Lyon Tél Fax raee@raee.org

2 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

3 Remerciements Je tiens à remercier tout particulièrement mes maîtres de stage, Mmes. Valérie BORRONI (chargée de mission biomasse et management environnemental) et Laurence MONNET (chargée de mission Environnement et Développement Durable) pour leur encadrement, leurs conseils et leur soutien. Je remercie également toute l équipe de Rhônalpénergie-Environnement avec qui j ai eu le plaisir de travailler, pour leur gentillesse et leur disponibilité. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

4 Sommaire Remerciements 2 Sommaire 3 Introduction 5 Partie 1 : Présentation de Rhônalpénergie Environnement (RAEE) 6 A. RAEE : pourquoi et pour qui? 6 1. Historique 6 2. Statut 6 3. Financement 7 4. Objectifs et missions 7 5. Domaine d intervention 7 B. Composition de l équipe opérationnelle 8 C. Forces et faiblesses de RAEE 9 D. Pourquoi un SME? 9 Pages Partie 2 : Mettre en place un système de management environnemental dans un service administratif de petite taille 10 A. Définir le périmètre et le champ d application du système 10 B. Elaborer la politique environnementale et de développement durable 11 C. Planifier Analyse environnementale Identification et hiérarchisation des aspects environnementaux Exigences légales et autres exigences Objectifs et cibles Programme de management environnemental 20 D. Mettre en œuvre Structure et responsabilités Formation et sensibilisation Communication Documentation du système Maîtrise de la documentation Maîtrise opérationnelle Prévention des situations d urgence et capacité à réagir 31 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

5 E. Contrôler Surveillance et mesurage Non-conformité, action corrective et action préventive Enregistrements Audit du système de management environnemental 35 F. Agir : la revue de direction 37 Partie 3 : Pour aller plus loin 38 A. Qu est-ce que l ISO et l EMAS? 38 B. Choisir plutôt l ISO ou plutôt l EMAS? 39 C. Doit- on certifier un service administratif de petite taille? 40 D. Organismes certificateurs et audit de certification 41 Conclusion 42 Glossaire 43 Bibliographie 45 Sommaire des annexes 46 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

6 Introduction La politique de développement durable dans le fonctionnement des administrations est née de la réflexion sur le développement durable entamée lors du sommet de la terre de Rio en En 1995, cette politique a été précisée et affirmée au sommet des Ministres de l Environnement du G7 à Hamilton au Canada. Le terme anglo-saxon «Greening of government», utilisé alors, a donné lieu à une traduction en français par «verdissement des administrations», puis «administrations éco-responsables». Ce principe se traduit par un ensemble d actions, essentiellement techniques, visant à maîtriser les impacts du fonctionnement des administrations sur l environnement. Plus concrètement, l objectif de cette politique est d intégrer les préoccupations environnementales dans la gestion du patrimoine et le fonctionnement des administrations, afin de participer à la préservation de l environnement, réaliser des économies budgétaires sur le long terme, maintenir et créer des emplois, et diffuser de nouveaux comportements en montrant l exemple à la population. Rhônalpénergie-Environnement, qui est l agence régionale de l énergie et de l environnement en Rhône-Alpes, promeut auprès des collectivités territoriales et du secteur parapublic, l utilisation rationnelle de l énergie, les énergies renouvelables, et la protection de l environnement ainsi que la mise en pratique des principes du développement durable. Dans la perspective de réduire son propre impact sur l environnement, Rhônalpénergie-Environnement s engage dans une démarche simplifiée de système de management environnemental (SME), intégrant aussi l aspect sécurité du personnel. L objectif secondaire de Rhônalpénergie-Environnement est de faire profiter ses partenaires de l expérience acquise dans le cadre de cette démarche, lors de l accompagnement de collectivités ambitionnant de mettre en place un système de management environnemental. Après la présentation de Rhônalpénergie-Environnement en première partie de ce mémoire, la deuxième partie sera consacrée à l examen de la mise en place d un système de management environnemental dans un service administratif de petite taille. Les exigences des référentiels utilisés seront explicitées et illustrées. Une comparaison des deux référentiels existants en matière de SME, et dans quelle mesure ils sont applicables aux services administratifs, constituera la dernière partie de ce mémoire. Le présent mémoire a pour objectif de fournir un document d information à l ensemble des organismes voulant mettre en place une démarche simplifiée basée sur l un des deux référentiels existants en matière de système de management environnemental : la norme ISO et le règlement européen EMAS II. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

7 Partie 1 : Présentation de Rhônalpénergie Environnement (RAEE) A. RAEE : pourquoi et pour qui? 1. Historique L Agence régionale Rhônalpénergie a été crée le 17 mai 1978, à l initiative du Conseil Régional de Rhône-Alpes, à la suite du premier choc pétrolier, pour répondre au besoin d information, de conseil et d assistance des collectivités territoriales en matière d énergie. Son objet initial était l utilisation rationnelle de l énergie et la promotion des énergies renouvelables. Au début des années 1990 l opinion publique et les responsables politiques ont commencé à s intéresser à l environnement et à vouloir le protéger. C est dans ce contexte que l association Envirhônalpes a été créée en C est un centre de documentation tourné vers l environnement (déchet, parc régionaux ) ayant pour vocation l accueil du public (étudiants ). En 1995, Envirhônalpes est dissoute. L agence Rhônalpénergie étend alors ses compétences au domaine de l environnement. Son nom et ses statuts changent le 16 mars. L association prend alors le nom de Rhônalpénergie-Environnement (RAEE). 2. Statut L agence est une association régie par la loi française du 1 er juillet 1901, à but non lucratif. Elle est composée d une cinquantaine de membres répartis en cinq collèges et d une équipe opérationnelle. collège 1 : les Collectivités Territoriales et leurs groupements (région Rhône-Alpes, Départements ) collège 2 : entreprises publiques ou privées intervenant dans le domaine de l énergie ou de l environnement (ADEME, EDF-GDF ) collège 3 : organismes consulaires, sociétés d économie mixte, autres organismes publics, syndicats et associations professionnelles (compagnie de chauffage de Grenoble, SCET ) collège 4 : associations loi 1901 oeuvrant dans le domaine de l énergie ou de l environnement (FRAPNA ) collège 5 : personnalités qualifiées Étant une association, Rhônalpénergie-Environnement a donc le fonctionnement suivant : bureau : 6 à 8 réunions par an conseils d administration : 4 réunions par an assemblées générales : 2 réunions par an Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

8 3. Financement Le budget annuel moyen de Rhônalpénergie-Environnement est d environ 1,5 millions d euros, financé de la façon suivante : cotisations des membres : 10% région Rhône-Alpes (convention d objectif et compléments sur les projets européens) : 50% ADEME : 10% Union Européenne : 20% collectivités locales : 10% 4. Objectifs et missions Rhônalpénergie-Environnement contribue à promouvoir, coordonner et développer, auprès des collectivités territoriales et tertiaire public, des actions en matière d économie d énergie, de promotion des énergies renouvelables et de protection de l'environnement. Spécialisée dans les domaines de la maîtrise de l'énergie, de la promotion des énergies renouvelables, de la gestion et de la protection de l'environnement, Rhônalpénergie-Environnement a trois missions principales : mission de service des collectivités et des entreprises de Rhône-Alpes en assurant l'encadrement d'études, l aide au montage technique et financier d'opérations et conseil aux maîtres d'ouvrage, mais aussi en étant relais et pilote dans la mise en place de projets européens. mission d'information et de formation des collectivités locales et des acteurs du développement en région. observatoire des expériences menées par les collectivités et les entreprises membres, l'agence assure également une veille sur les technologies et sur les grandes orientations européennes en matière d'énergie et d'environnement. 5. Domaine d intervention Bilan et planification énergétique Opérations Programmées d Améliorations Thermique et Energétique des Bâtiments observatoire régional de l énergie et des émissions de gaz à effet de serre planification énergétique locale Utilisation rationnelle de l énergie approche globale Audits Energétique Globaux (AEG) Maîtrise de la Demande en Electricité (MDE) cogénération chauffage urbain bâtiments Energies renouvelables solaire thermique et photovoltaïque bois énergie éolien hydroélectricité Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

9 biogaz et biocarburants électricité verte Développement durable et agendas 21 locaux agenda 21 indicateurs animation de réseaux information et formation coopération décentralisée Mobilités et déplacements Plan de Déplacements Urbains (PDU) Plan de Déplacements pour Etablissements Scolaires Effet de Serre Management environnemental développement durable dans la gestion des services Systèmes de Management Environnemental - certification Parcs Naturels Régionaux stratégies énergétiques du territoire intégration des énergies renouvelables dans le territoire des parcs B. Composition de l équipe opérationnelle Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

10 C. Forces et faiblesses de RAEE Comme tous types de structure, Rhônalpénergie-Environnement présente, de par son statut même, des forces et des faiblesses : forces et opportunités : les secteurs de l environnement et de l énergie sont des secteurs porteurs, sa structure multipartenariale associe à la fois les consommateurs et fournisseurs d énergie, ainsi que les responsables et défenseurs de l environnement, sa forme associative permet de garantir pertinence et souplesse dans les actions à mener, une forte adaptabilité (notamment par rapport aux nouveaux concepts), et facilite le rassemblement, sa participation à de nombreux réseaux : régionaux, nationaux et européens. faiblesses et menaces : sa forme associative n offre pas une reconnaissance institutionnelle suffisante, son avenir est lié aux décisions politiques territoriales (régionales en particulier). D. Pourquoi un SME? Dans la perspective de réduire son propre impact sur l environnement, Rhônalpénergie- Environnement s engage dans une démarche simplifiée de système de management environnemental (SME), intégrant aussi l aspect sécurité du personnel. La démarche de système de management environnemental apporte des éléments de structuration d une réflexion collective. Cette démarche peut donc être élargie à une réflexion plus générale sur le développement durable, qui intègre aussi les aspects sociaux, économiques et éthiques. C est la voie qui a été choisie par Rhônalpénergie-Environnement. Mais ce n est pas la seule raison. Rhônalpénergie-Environnement souhaite aussi faire profiter ses partenaires de l expérience acquise dans le cadre de cette démarche. Notamment lors de l accompagnement de collectivités qui ambitionnent de mettre en place un système de management environnemental. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

11 Partie 2 : Mettre en place un système de management environnemental dans un service administratif de petite taille Le règlement CE n 761/2001 (EMAS II) se rapprochant énormément de la norme ISO 14001, de par sa forme et son contenu, la description de la mise en place d un système de management environnemental qui suit, reprend les chapitres de cette dernière afin de faciliter la structuration de la démarche. Cette partie sera rédigée sous la forme de conseils et de préconisations pour la mise en place d un système de management environnemental au sein d un service administratif de petite taille. Sur l expérience de Rhônalpénergie-Environnement (équipe d environ 17 personnes), il est proposé à ces services une démarche simplifiée qui permettra toutefois de prétendre à l obtention de la certification. Les paragraphes de conseil illustrent la démarche simplifiée et mettent en avant les étapes et documents clés. Les paragraphes de préconisation font référence à la norme, en détaillant les exigences indispensables à l obtention de la certification de la démarche simplifiée ( ), et donnent des éléments précis de formalisation des documents. Ils permettent aussi parfois de projeter la démarche sur un service plus important ou un entreprise. Remarque : la mise en place d une démarche simplifiée permet d envisager la certification comme un temps de perfectionnement du système de management environnemental. Cette première démarche peut être engagée en interne sans déployer de lourds investissements. La mise en place, au sein de Rhônalpénergie-Environnement, d une démarche simplifiée de système de management environnemental élargit à la sécurité du personnel et au développement durable a été confiée à un stagiaire sur une période de six mois. Le délai a permis de mettre en œuvre les trois premières étapes (périmètre, politique environnementale et planification) et d ébaucher certaines actions concrètes 1. A. Définir le périmètre et le champ d application du système Conseils généraux aux services administratifs de petite taille Il convient de définir le périmètre et le champ d application sur lequel le service administratif a une emprise. Dans la plupart des cas, le périmètre se réduira aux locaux des bureaux. Le champ d application concernera dans un premier temps les activités de bureau, les déplacements du personnel (dans le cadre de leurs missions), voir les activités décentralisées comme l organisation de réunions. Dans un deuxième temps, les déplacements domicile - bureau pourront aussi être pris en compte, ainsi que l activité des prestataires. 1 Voir l annexe n 1 page 47 Cas de Rhônalpénergie-Environnement Dans le cadre de la démarche de Rhônalpénergie-Environnement, le périmètre et le champ d application ont été définis d après son site et ses activités, en intégrant aussi la sécurité du personnel (voir l annexe n 2 page 48). De plus, la validation du périmètre et du champ d application a été soumise à l ensemble du personnel lors de la réunion de synthèse de l analyse environnementale. Cela a permis au personnel de pouvoir participer à leur détermination afin de susciter leur adhésion au système, mais cela a aussi servi d outil de communication. En outre, la description du périmètre et du champ d application a été formalisée dans la politique environnementale afin d informer l ensemble du personnel et des partenaires de Rhônalpénergie-Environnement. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

12 Le périmètre et le champ d application d un service administratif seront de toute façon plus restreints que celui d une industrie, puisqu il n y a aucune activité de production. La démarche sera donc moins «lourde» à mettre en place, mais pas moins complexe puisqu il faudra faire simple compte tenu de la taille du service. Préconisations pour obtenir la certification Le périmètre et le champ d application doivent être approuvés par la direction du service de petite taille, ainsi que par l ensemble du personnel. Dans le cas d un service plus important, il revient à la direction de définir le périmètre et le champ d application du système de management environnemental avant de commencer la démarche de management environnemental. En effet, il est nécessaire de savoir sur quoi et à quoi va s appliquer le système. Contrairement à ce que l on peut supposer, le périmètre et le champ d application sont deux notions différentes. Le champ d application (ou domaine d application) s intéresse aux activités et services couverts par le système de management environnemental, tandis que le périmètre est relatif à l étendue géographique concernée par le champ d application, et à laquelle est appliquée le système de management environnemental. B. Elaborer la politique environnementale et de développement durable Conseils généraux aux services administratifs de petite taille Il est conseillé de rédiger la politique environnementale une fois l analyse environnementale bien engagée. Cela permet de s assurer que les engagements pris par la direction sont bien en adéquation avec les aspects et impacts liés à l activité du service, mis en évidence dans le cadre du périmètre et du champ d application du système. Le fait que l ensemble du service administratif rédige sa politique après l analyse environnementale facilitera et augmentera la cohérence du système de management environnemental, et assurera l adhésion du personnel pour la démarche. Concernant les engagements obligatoires à respecter (amélioration continue, respect de la réglementation et prévention des pollutions), l expérience montre qu ils sont instinctivement pris en compte par les services administratifs. C est notamment le cas de la prévention des pollutions, dont l importance est limitée et qui se résume bien souvent à la prise en compte du risque incendie. Cas de Rhônalpénergie-Environnement La politique environnementale a découlé d une réflexion générale avec l ensemble du personnel, qui s est appuyé sur l analyse environnementale de l association et la définition d objectifs et d actions. La politique a permis de formaliser l ensemble de ce travail sous la forme d engagements. Outre les engagements d amélioration continue, de prévention des pollutions et du respect de la réglementation, Rhônalpénergie-Environnement s engage à : contribuer aux économies de ressources naturelles et à la lutte contre l effet de serre par l utilisation plus rationnelle de l énergie, de l eau, ainsi que par l utilisation de transport moins polluant et par une organisation minimisant les déplacements, développer une politique d achats favorisant les produits recyclés, recyclables et rechargeables ou issus de l agriculture biologique et du commerce équitable améliorer le tri et la collecte des déchets au sein de RAEE. Concernant les engagements volontaires, l enjeu environnemental étant assez limité dans un service administratif par rapport à une industrie, ils peuvent faire référence à la gestion des déchets, aux Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

13 achats du service ou par exemple aux déplacements du personnel, comme c est le cas de Rhônalpénergie-Environnement. Préconisations pour obtenir la certification Rappel des exigences de la norme ISO (Paragraphe 4.2) Elle est appropriée à la nature, à la dimension et aux impacts environnementaux de ses activités, produits ou services. Elle comporte un engagement d'amélioration continue et de prévention de la pollution. Elle comporte un engagement de conformité à la législation et à la réglementation environnementales applicables et aux autres exigences auxquelles l'organisme a souscrit. Elle donne un cadre pour l'établissement et l'examen des objectifs et cibles environnementaux. Elle est documentée, mise en œuvre, maintenue et communiquée à tout le personnel. Elle est disponible pour le public. Selon la norme, la politique environnementale est «la déclaration par l organisme de ses intentions et de ses principes relativement à sa performance environnementale globale qui fournit un cadre à l action et à l établissement de ses objectifs et cibles environnementaux». Elle doit être rédigée et signée par la direction afin de montrer son engagement pour la démarche de management environnemental et ainsi de susciter l adhésion de l ensemble du personnel de l organisme. De plus, elle ne doit pas être trop conceptuelle afin qu elle puisse se décliner facilement en objectifs environnementaux, puis en cibles 2. Que contient la politique environnementale? Outre la description du périmètre et du champ d application du système et éventuellement la délégation de la responsabilité du système à un tiers, la politique environnementale contient surtout une série d engagements. Il y a deux sortes d engagements : les obligatoires qui sont fixés par la norme et les volontaires qui sont définis par l organisme. Les engagements obligatoires l engagement d amélioration continue. Cela ne signifie pas que l amélioration doit être permanente et uniforme, mais simplement continue dans le temps. l engagement de prévention de la pollution. Cela signifie que l ensemble des sources de pollution liées aux activités de l organisme sont connues, et que tout est prévu pour diminuer les conséquences sur l environnement en cas de problème. l engagement de conformité aux exigences légales et autres exigences. Cela ne signifie pas qu au moment de la certification il faille être en total conformité. En effet, la conformité à la législation pour un organisme n est pas un préalable nécessaire au respect de la norme à condition que : la non-conformité réglementaire n est pas un impact environnemental significatif, et qu un programme de management environnemental établi donne un délai visant à pallier à cette non-conformité. Les engagements volontaires 3 Ces engagements sont laissés à la libre appréciation et imagination de la direction. Cependant on retrouve souvent les classiques éléments suivants : 2 Voir le glossaire 3 Voir l annexe n 2 page 48 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

14 le développement durable, la sauvegarde des ressources naturelles, La politique environnementale doit aussi satisfaire d autres exigences. Elle doit être écrite, appliquée, révisée si nécessaire lors de la revue de direction, affichée et transmise au personnel, et transmise à tous ceux qui la demandent. Remarque : il est bon de mettre la politique environnementale à disposition dans le hall d accueil par exemple. Ce document fera partie des éléments de communication vers l extérieur. C. Planifier La planification va servir à mettre en place un programme relatif aux actions que l on aura établies comme étant significatives pour l environnement et le développement durable : c est le «Programme de Management Environnemental». Ce programme peut se déployer dans le temps selon la priorité établie pour réduire les impacts. Pour le réaliser, il convient de dérouler les étapes suivantes : l identification des aspects et leurs impacts environnementaux significatifs associés (après avoir fait l analyse environnementale), la hiérarchisation de ces impacts significatifs, l identification des exigences légales et autres exigences, la détermination des objectifs et cibles et leur réalisation dans le temps. 1. Analyse environnementale La planification des actions est basée sur l analyse environnementale, c'est-à-dire sur la réalisation d un état des lieux de l organisme, dans lequel le site et les pratiques de l organisme vont être examinés. Celle-ci, bien que non évoquée par la norme, apparaît cependant comme un exercice incontournable et préalable à la mise en place d une démarche de management environnemental. Et c est ce qui a été fait à Rhônalpénergie-Environnement. Remarque : la grande difficulté de la réalisation de cette analyse initiale est de trouver le juste nécessaire. En effet, elle doit être suffisamment élaborée pour couvrir l ensemble des activités prises en compte dans le périmètre défini par l organisme, mais en même temps elle ne doit pas être trop lourde. Conseils généraux aux services administratifs de petite taille L élaboration de l analyse environnementale d un service administratif de petite taille est assez simple à réaliser, notamment dans le cas d un service localisé en milieu urbain. En effet, l analyse fera ressortir peu de contact direct avec l environnement. Néanmoins cela ne veut pas dire qu il ne faut pas étudier certaines thématiques comme : l utilisation de l électricité et du gaz de chauffage, les transports, les achats et les déchets, le bruit Pour ce faire, il est conseillé d étudier un certain nombre de Cas de Rhônalpénergie-Environnement L analyse environnementale a porté sur plusieurs points : l étude de l ensemble des factures concernant les achats, les consommations d eau, d électricité et de gaz naturel, l étude des déplacements professionnels et domicile - bureau de l ensemble du personnel, les sources de bruit et de risque (ex. stockage de produits inflammables) pour le personnel l interview de l ensemble du personnel sur leurs pratiques en matière : d éclairage, de chauffage Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

15 documents, comme les factures, les frais de déplacement Un entretien systématique avec chaque membre du personnel, par le biais d un questionnaire 4, peut être une bonne chose pour renforcer l adhésion du personnel à la démarche. L ensemble des consommations énergétiques, et les déplacements ont été convertis de façon à faire un bilan carbone simplifié. De plus, la part que représentent ces thématiques par rapport au chiffre d affaire a été étudiée afin de ce faire une idée des économies qui peuvent être réalisées. (voir l annexe n 4 page 52) Une fois que plusieurs thématiques ont été étudiées et référencées dans des fiches, il est conseillé de rédiger un rapport de synthèse de l analyse environnementale afin d avoir une vue d ensemble de l analyse sans être obligé de chercher dans plusieurs documents différents. Dans le cadre d une démarche visant la certification, des mesures d émission devront être réalisées ou planifiées afin d avoir la preuve que le service administratif ne rejette pas de polluants dans l atmosphère par exemple. Préconisations pour obtenir la certification Qui doit réaliser l analyse environnementale? Plusieurs solutions sont possibles : faire réaliser l analyse par une personne ou un organisme extérieur (stagiaire, bureau d études ), ou par un groupe de travail. Le but étant d impliquer au maximum le personnel, et de lui faire connaître le résultat de l analyse. Que contient l analyse environnementale? L analyse environnementale se fonde sur les éléments suivants : la présentation des activités de l organisme 5, l historique du site avant l implantation de l organisme sur le site, depuis son implantation, la caractérisation de l environnement du site (sensibilité du milieu), localisation du site : positionnement, axes routiers, monuments (voir : cartes diverses, POS en mairie ), climatologie : précipitations, températures (voir : Météo France, services techniques des mairies ), géologie, sols et sous-sols, hydrogéologie : nature et qualité du sol et du sous-sol, nappes phréatiques (voir : agence de l eau, BRGM ), hydrologie : cours d eau, forages (voir : agence de l eau, SDAGE, mairies ), vents et air : qualité de l air, vents dominants (voir : organisme de contrôle de la qualité de l air du type de Coparly pour Lyon ), faune, flore et paysages : existence d espèces protégées, présence de zones humides (voir : Diren, mairies ), l analyse des flux 6 (ex. déchets, énergie, transports ), ainsi que les pratiques et les procédures en matière d environnement, les incidents survenus dans le passé (ex. les plaintes, les réactions ) et les accidents qui ont eu un effet sur l environnement, les exigences législatives, réglementaires et autres, les aspects et impacts environnementaux et les critères utilisés pour les évaluer. 4 Voir l annexe n 3 page 49 5 Voir l annexe n 5 page 53 6 Voir l annexe n 6 page 54 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

16 L analyse environnementale peut se dérouler en plusieurs étapes et être effectuée et affinée en parallèle de la mise en place de la démarche de management environnemental. Elle peut ensuite être approfondie au fur et à mesure des années et du cycle d amélioration continue. L analyse est très importante, car la pertinence du système de management environnemental repose sur la qualité de sa réalisation. 2. Identification et hiérarchisation des aspects environnementaux Conseils généraux aux services administratifs de petite taille Les notions d aspect et d impact ne sont pas faciles à appréhender. Il faut voir ici une relation de cause à effet. Prenons l exemple d un incinérateur qui émet des fumées. Il aura pour effet (impact) la pollution de l air par les fumées, dont la cause (aspect) sera l émission de fumées dans l atmosphère. Pour identifier les aspects, le plus simple est donc de partir des divers effets (impacts) possibles sur l environnement, et d en trouver les causes. La liste des impacts sur l environnement sera assez réduite du fait de l activité administrative du service. On retrouvera souvent : l effet de serre, l épuisement des ressources naturelles, la pollution de l eau La rédaction d une procédure de hiérarchisation 7, même dans le cas d une démarche simplifiée, est très importante, puisqu elle permet de formaliser le processus d identification de façon à le rendre «homogène», et cela quelque soit la personne en charge de l identification. Une fois l identification faite, il faut maintenant les hiérarchiser les uns par rapport aux autres. Pour cela, il faut établir un «mode d emploi». Il est conseillé de réunir un groupe de travail de cinq à six personnes. Cela permet de se mettre d accord sur les critères d évaluation, la définition des niveaux de chaque critère et sur la note associée aux niveaux. Cas de Rhônalpénergie-Environnement Il est apparu, lors de la démarche initiée par Rhônalpénergie-Environnement, qu il n est pas pertinent de confier la réalisation de cette grille de cotation à une seule personne. En effet, chaque personne ayant une sensibilité différente, il a été nécessaire de faire un travail d explication poussé sur la notation, afin que chacun puisse se l approprier. Dans le cadre de la démarche, il a été choisit d utiliser une formule multiplicatrice des notes associées aux différents niveaux des critères d évaluation. En effet, une telle formule est simple à mettre en place, et elle permet «d étaler» les valeurs des indices, évitant ainsi d avoir des «paquets» d impacts ayant approximativement le même indice. Cela facilite aussi la fixation du seuil de significativité. (voir l annexe n 8 page 57) Exemple d inventaire par activités des aspects et impacts : Activités Aspects Domaine Impacts Diminution des ressources naturelles Milieu naturel Chauffage des Consommation de gaz locaux naturel Contribution à l effet de serre par Air l émission de GES 7 Voir l annexe n 7 page 55 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

17 Préconisations pour obtenir la certification Rappel des exigences de la norme ISO (Paragraphe 4.3.1) - Etablir et maintenir une procédure d identification des aspects environnementaux des activités, produits ou services en déterminant ceux qui ont des impacts significatifs sur l environnement - Les aspects relatifs aux impacts environnementaux significatifs sont à prendre en considération lors de l établissement des objectifs environnementaux. Identification des aspects et impacts associés liés aux activités Pour pouvoir identifier les aspects environnementaux significatifs, il convient de suivre les trois étapes suivantes : 1 ère étape : réalisation d un inventaire exhaustif des activités de l organisme dans le périmètre du système. Par exemple, dans le cadre du SME de Rhônalpénergie-Environnement, les activités suivantes ont été répertoriées : chauffage des locaux, éclairage des locaux, déplacement, utilisation de matériel informatique et électronique, 2 ème étape : description de la sensibilité du milieu dans lequel évoluent ses activités (voir paragraphe 1 : l analyse environnementale). 3 ème étape : examen des éléments de ces activités pouvant avoir une interaction avec l environnement. Ensuite, il faut identifier les impacts environnementaux associés aux aspects, qu ils soient réels ou potentiels : nuisances sonores, épuisement des ressources naturelles, contribution à l effet de serre Afin de formaliser cette identification et de s assurer du réexamen régulier de l identification et de l analyse environnementale, la norme impose à l organisme d établir une procédure (voir l exemple de procédure en annexe n 7 page 55) et de veiller à sa révision si nécessaire. Hiérarchisation des impacts et détermination des impacts significatifs Il s agit de mette au point et de retenir une méthode de détermination de la significativité des impacts environnementaux, et de ce fait de l aspect associé à l impact. Plusieurs approches sont possibles : Cas de Rhônalpénergie-Environnement Trois critères ont été choisis : la fréquence, la gravité pour le personnel, et l effet sur le milieu naturel. Un critère tient compte du personnel, puisque dans le cadre d une réflexion élargie au développement durable, la démarche intègre aussi la sécurité du personnel. (voir l annexe n 8 page 57) soit des approches qualitatives basées sur une appréciation globale de l événement, soit des approches quantitatives, c'est-à-dire une appréciation par une note obtenue grâce à des critères définis par l organisme. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

18 Dans ce mémoire, c est l approche quantitative qui sera détaillée, puisque que c est elle qui a été utilisée pour la hiérarchisation des impacts de Rhônalpénergie-Environnement. Dans le cadre de cette approche, de nombreux critères d évaluation peuvent être utilisés afin de participer à la qualification «d impact significatif», tels que : gravité de l impact, fréquence d apparition (occurrence) de l impact, détectabilité de l impact, étendue de l impact, Une fois les critères choisis, il convient d attribuer à chacun d eux des niveaux associés à une cotation. Cette partie est très importante et elle est très délicate à réaliser. Cette démarche terminée, il reste à trouver une formule permettant d attribuer une note globale à l impact. Sur ce point, l organisme bénéficie d une totale liberté. Il peut choisir des additions, des formules multiplicatrices ou à fractions. Le choix de la formule permet d obtenir une échelle de cotation. Il reste alors à déterminer un seuil de significativité (niveau au-dessus duquel un impact sera qualifié de significatif). Pour déterminer correctement le seuil, deux solutions sont possibles : soit fixer un seuil assez bas et établir une planification sur plusieurs années sans le revoir, soit fixer un seuil haut et établir une planification annuelle avec révision du seuil. Remarque : tout non respect d une exigence applicable, qu elle soit législative, réglementaire ou autre doit générer un impact environnemental significatif. Le seuil peut être déterminé de façon empirique en fixant pour chaque critère quel est le niveau à partir duquel l organisme choisit d agir, soit à l aide de l une des diverses méthodes possibles (diagramme de Pareto). 3. Exigences légales et autres exigences Conseils généraux aux services administratifs de petite taille Du point de vue des exigences légales, les services administratifs de petite taille sont peu concernés par la réglementation sur l environnement contrairement aux industries, et ils ont peu de risque d avoir des non-conformités. En effet, les services doivent surtout satisfaire des exigences générales (comme pour les particuliers) concernant le prélèvement d eau potable, l assainissement, la gestion des déchets et des exigences spécifiques en matière de risque incendie, qui peuvent être plus contraignante pour les services entrant dans la catégorie des Etablissements Recevant du Public (ERP). La rédaction d une procédure 8 d identification des exigences légales, même dans le cas d une démarche simplifiée, est très importante, puisqu elle permet de formaliser le processus d identification. Cas de Rhônalpénergie-Environnement Dans le cadre de sa démarche environnement et sécurité, Rhônalpénergie- Environnement doit satisfaire un certain nombre d exigences légales (voir l annexe n 10 page 61) concernant : l air (amiante), l eau et l assainissement, la gestion des déchets (ménagers, piles, DEEE ), l aménagement des locaux et des postes de travail, les conditions de travail (bruit, éclairage ), la sécurité (incendie, chute ). Il est important de noter qu aucune nonconformité liée à l environnement n est apparue. Les quelques non-conformités sont surtout issues de la prévention des incendies. 8 Voir l annexe n 9 page 59 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

19 Préconisations pour obtenir la certification Rappel des exigences de la norme ISO (Paragraphe 4.3.2) Etablir et maintenir une procédure permettant d identifier et de retrouver les exigences légales et autres auxquelles l organisme a souscrit et qui s appliquent directement aux aspects environnementaux de ses activités, produits ou services. L identification et le recensement des exigences légales environnementales ou des autres exigences peuvent se construire en parallèle de l identification des aspects et impacts significatifs. Les exigences légales Les exigences légales couvrent un champ vaste et où de nombreux textes codifiés ou non s'appliquent. Les exigences légales concernent les règlements européens, les codes, les lois, les décrets et les arrêtés (ministériels, préfectoraux, municipaux ). La conformité réglementaire à ces exigences légales ne peut se faire sans leur recensement exhaustif, et il convient de mettre en place une procédure pour les identifier, suivre leur évolution, de communiquer aux personnes concernées, d évaluer périodiquement l application des exigences et s assurer de leur conformité. En ce qui concerne les exigences légales liées à l environnement, les sources d informations sont nombreuses : la direction des journaux officiels par la diffusion des journaux officiels, des codes et différents bulletins officiels des ministères constitue la référence en matière d information que ce soit sur support papier, sur support CD ROM ou sur Internet. le Code Permanent Environnement et Nuisances (Editions Législatives), sur Internet : Remarque : au niveau européen, les textes tels que les directives constituent une partie des sources de la réglementation environnementale et sont transposées dans le droit français. Si toutefois elles ne sont pas encore transposées, s y intéresser permet d anticiper sur leur transposition en se préparant aux futures exigences. Les autres exigences Les «autres exigences» sont les exigences imposées par les partenaires, découlant par exemple des conventions, contrats, accords passés avec différentes structures comme par exemple : EDF, le service d assainissement et de distribution d eau Au passage il ne faut pas oublier les documents normatifs ou les textes de planification nationale, régionale ou départementale (plan de lutte national contre les changements climatiques, schémas de service collectif sur l énergie ou sur les milieux naturels, Schéma Directeur de la Gestion des Eaux, plan régional de la qualité de l air, plan départemental d élimination des déchets ménagers et assimilés, ). L engagement de conformité peut s étendre à d autres exigences auxquelles l organisme a souscrit, notamment par l engagement dans des démarches innovantes telles que la démarche Haute Qualité Environnementale dans la construction, la démarche de verdissement des administrations... Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

20 Afin de formaliser la méthodologie permettant d identifier les exigences légales et autres, de communiquer les informations aux personnes concernées et d évaluer périodiquement l application des exigences, la norme impose à l organisme d établir une procédure (voir annexe n 8 page 57) et de veiller à sa révision si nécessaire. Exemple de synthèse par texte réglementaire : voir annexe n 11 page Objectifs et cibles Conseils généraux aux services administratifs de petite taille Le choix des objectifs et cibles 9 (et des actions associées) pourra être issu de discussions avec l ensemble du personnel. Il reposera aussi sur le choix d indicateurs (indicateur système) qui permettront de mesurer l efficacité des actions engagées et d assurer l amélioration continue du système. Fixer des indicateurs permettant de bien mesurer l impact des actions est difficile, car elles ne sont pas d une grande significativité en comparaison des actions qui peuvent être mises en place dans l industrie (ex. mise sous rétention d un atelier ou du site). Cas de Rhônalpénergie-Environnement Dans le cadre de la démarche, les objectifs et les actions ont été discutés avec l ensemble du personnel lors des trois réunions de présentation de l analyse environnementale, favorisant ainsi l adhésion de l équipe à la démarche. L ensemble des objectifs est synthétisé par la politique environnementale, et repris dans le programme de management environnemental. Exemple d indicateurs retenus : transport : kg éq.c/chargé de mission chauffage : kwh/m² Préconisations pour obtenir la certification Rappel des exigences de la norme ISO (Paragraphe 4.3.3) Des objectifs et cibles environnementaux doivent être établis, maintenus et documentés, à tous les niveaux et dans toutes les fonctions concernés. Ces objectifs doivent prendre en considération les exigences légales et autres, les aspects environnementaux significatifs, les options technologiques, les exigences financières, opérationnelles et commerciales et les points de vue des parties intéressées. Ils doivent être cohérents avec la politique environnementale et comporter un engagement de prévention de la pollution. C est à partir de l identification et de la hiérarchisation des aspects et leurs impacts environnementaux significatifs associés, de l identification des exigences légales et autres exigences, que l on choisira des objectifs et des cibles afin d établir un programme de management environnemental efficace. L objectif est un but environnemental général, alors que la cible est une exigence de performance détaillée ; elle est la démultiplication de l objectif. Les cibles sont en fait la déclinaison des objectifs environnementaux. Ce sont des actions concrètes, quantifiées, spécifiées le plus précisément possible. Les cibles font l objet d indicateurs permettant de les mesurer et de suivre leur évolution. 9 Voir le glossaire Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD