UNIVERSITE DE SAVOIE MISE EN OEUVRE D UN SYSTEME DE MANAGEMENT ENVIRONNEMENTAL

Transcription

1 UNIVERSITE DE SAVOIE UFR SFA DESS CHIMIE DE L ENVIRONNEMENT ET DU DEVELOPPEMENT DURABLE MEMOIRE DE DESS 2004 MISE EN OEUVRE D UN SYSTEME DE MANAGEMENT ENVIRONNEMENTAL (GREENING OF GOVERNMENT) Rémy RASCAGNERES 10 rue des Archers, Lyon Tél Fax [email protected]

2 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

3 Remerciements Je tiens à remercier tout particulièrement mes maîtres de stage, Mmes. Valérie BORRONI (chargée de mission biomasse et management environnemental) et Laurence MONNET (chargée de mission Environnement et Développement Durable) pour leur encadrement, leurs conseils et leur soutien. Je remercie également toute l équipe de Rhônalpénergie-Environnement avec qui j ai eu le plaisir de travailler, pour leur gentillesse et leur disponibilité. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

4 Sommaire Remerciements 2 Sommaire 3 Introduction 5 Partie 1 : Présentation de Rhônalpénergie Environnement (RAEE) 6 A. RAEE : pourquoi et pour qui? 6 1. Historique 6 2. Statut 6 3. Financement 7 4. Objectifs et missions 7 5. Domaine d intervention 7 B. Composition de l équipe opérationnelle 8 C. Forces et faiblesses de RAEE 9 D. Pourquoi un SME? 9 Pages Partie 2 : Mettre en place un système de management environnemental dans un service administratif de petite taille 10 A. Définir le périmètre et le champ d application du système 10 B. Elaborer la politique environnementale et de développement durable 11 C. Planifier Analyse environnementale Identification et hiérarchisation des aspects environnementaux Exigences légales et autres exigences Objectifs et cibles Programme de management environnemental 20 D. Mettre en œuvre Structure et responsabilités Formation et sensibilisation Communication Documentation du système Maîtrise de la documentation Maîtrise opérationnelle Prévention des situations d urgence et capacité à réagir 31 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

5 E. Contrôler Surveillance et mesurage Non-conformité, action corrective et action préventive Enregistrements Audit du système de management environnemental 35 F. Agir : la revue de direction 37 Partie 3 : Pour aller plus loin 38 A. Qu est-ce que l ISO et l EMAS? 38 B. Choisir plutôt l ISO ou plutôt l EMAS? 39 C. Doit- on certifier un service administratif de petite taille? 40 D. Organismes certificateurs et audit de certification 41 Conclusion 42 Glossaire 43 Bibliographie 45 Sommaire des annexes 46 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

6 Introduction La politique de développement durable dans le fonctionnement des administrations est née de la réflexion sur le développement durable entamée lors du sommet de la terre de Rio en En 1995, cette politique a été précisée et affirmée au sommet des Ministres de l Environnement du G7 à Hamilton au Canada. Le terme anglo-saxon «Greening of government», utilisé alors, a donné lieu à une traduction en français par «verdissement des administrations», puis «administrations éco-responsables». Ce principe se traduit par un ensemble d actions, essentiellement techniques, visant à maîtriser les impacts du fonctionnement des administrations sur l environnement. Plus concrètement, l objectif de cette politique est d intégrer les préoccupations environnementales dans la gestion du patrimoine et le fonctionnement des administrations, afin de participer à la préservation de l environnement, réaliser des économies budgétaires sur le long terme, maintenir et créer des emplois, et diffuser de nouveaux comportements en montrant l exemple à la population. Rhônalpénergie-Environnement, qui est l agence régionale de l énergie et de l environnement en Rhône-Alpes, promeut auprès des collectivités territoriales et du secteur parapublic, l utilisation rationnelle de l énergie, les énergies renouvelables, et la protection de l environnement ainsi que la mise en pratique des principes du développement durable. Dans la perspective de réduire son propre impact sur l environnement, Rhônalpénergie-Environnement s engage dans une démarche simplifiée de système de management environnemental (SME), intégrant aussi l aspect sécurité du personnel. L objectif secondaire de Rhônalpénergie-Environnement est de faire profiter ses partenaires de l expérience acquise dans le cadre de cette démarche, lors de l accompagnement de collectivités ambitionnant de mettre en place un système de management environnemental. Après la présentation de Rhônalpénergie-Environnement en première partie de ce mémoire, la deuxième partie sera consacrée à l examen de la mise en place d un système de management environnemental dans un service administratif de petite taille. Les exigences des référentiels utilisés seront explicitées et illustrées. Une comparaison des deux référentiels existants en matière de SME, et dans quelle mesure ils sont applicables aux services administratifs, constituera la dernière partie de ce mémoire. Le présent mémoire a pour objectif de fournir un document d information à l ensemble des organismes voulant mettre en place une démarche simplifiée basée sur l un des deux référentiels existants en matière de système de management environnemental : la norme ISO et le règlement européen EMAS II. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

7 Partie 1 : Présentation de Rhônalpénergie Environnement (RAEE) A. RAEE : pourquoi et pour qui? 1. Historique L Agence régionale Rhônalpénergie a été crée le 17 mai 1978, à l initiative du Conseil Régional de Rhône-Alpes, à la suite du premier choc pétrolier, pour répondre au besoin d information, de conseil et d assistance des collectivités territoriales en matière d énergie. Son objet initial était l utilisation rationnelle de l énergie et la promotion des énergies renouvelables. Au début des années 1990 l opinion publique et les responsables politiques ont commencé à s intéresser à l environnement et à vouloir le protéger. C est dans ce contexte que l association Envirhônalpes a été créée en C est un centre de documentation tourné vers l environnement (déchet, parc régionaux ) ayant pour vocation l accueil du public (étudiants ). En 1995, Envirhônalpes est dissoute. L agence Rhônalpénergie étend alors ses compétences au domaine de l environnement. Son nom et ses statuts changent le 16 mars. L association prend alors le nom de Rhônalpénergie-Environnement (RAEE). 2. Statut L agence est une association régie par la loi française du 1 er juillet 1901, à but non lucratif. Elle est composée d une cinquantaine de membres répartis en cinq collèges et d une équipe opérationnelle. collège 1 : les Collectivités Territoriales et leurs groupements (région Rhône-Alpes, Départements ) collège 2 : entreprises publiques ou privées intervenant dans le domaine de l énergie ou de l environnement (ADEME, EDF-GDF ) collège 3 : organismes consulaires, sociétés d économie mixte, autres organismes publics, syndicats et associations professionnelles (compagnie de chauffage de Grenoble, SCET ) collège 4 : associations loi 1901 oeuvrant dans le domaine de l énergie ou de l environnement (FRAPNA ) collège 5 : personnalités qualifiées Étant une association, Rhônalpénergie-Environnement a donc le fonctionnement suivant : bureau : 6 à 8 réunions par an conseils d administration : 4 réunions par an assemblées générales : 2 réunions par an Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

8 3. Financement Le budget annuel moyen de Rhônalpénergie-Environnement est d environ 1,5 millions d euros, financé de la façon suivante : cotisations des membres : 10% région Rhône-Alpes (convention d objectif et compléments sur les projets européens) : 50% ADEME : 10% Union Européenne : 20% collectivités locales : 10% 4. Objectifs et missions Rhônalpénergie-Environnement contribue à promouvoir, coordonner et développer, auprès des collectivités territoriales et tertiaire public, des actions en matière d économie d énergie, de promotion des énergies renouvelables et de protection de l'environnement. Spécialisée dans les domaines de la maîtrise de l'énergie, de la promotion des énergies renouvelables, de la gestion et de la protection de l'environnement, Rhônalpénergie-Environnement a trois missions principales : mission de service des collectivités et des entreprises de Rhône-Alpes en assurant l'encadrement d'études, l aide au montage technique et financier d'opérations et conseil aux maîtres d'ouvrage, mais aussi en étant relais et pilote dans la mise en place de projets européens. mission d'information et de formation des collectivités locales et des acteurs du développement en région. observatoire des expériences menées par les collectivités et les entreprises membres, l'agence assure également une veille sur les technologies et sur les grandes orientations européennes en matière d'énergie et d'environnement. 5. Domaine d intervention Bilan et planification énergétique Opérations Programmées d Améliorations Thermique et Energétique des Bâtiments observatoire régional de l énergie et des émissions de gaz à effet de serre planification énergétique locale Utilisation rationnelle de l énergie approche globale Audits Energétique Globaux (AEG) Maîtrise de la Demande en Electricité (MDE) cogénération chauffage urbain bâtiments Energies renouvelables solaire thermique et photovoltaïque bois énergie éolien hydroélectricité Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

9 biogaz et biocarburants électricité verte Développement durable et agendas 21 locaux agenda 21 indicateurs animation de réseaux information et formation coopération décentralisée Mobilités et déplacements Plan de Déplacements Urbains (PDU) Plan de Déplacements pour Etablissements Scolaires Effet de Serre Management environnemental développement durable dans la gestion des services Systèmes de Management Environnemental - certification Parcs Naturels Régionaux stratégies énergétiques du territoire intégration des énergies renouvelables dans le territoire des parcs B. Composition de l équipe opérationnelle Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

10 C. Forces et faiblesses de RAEE Comme tous types de structure, Rhônalpénergie-Environnement présente, de par son statut même, des forces et des faiblesses : forces et opportunités : les secteurs de l environnement et de l énergie sont des secteurs porteurs, sa structure multipartenariale associe à la fois les consommateurs et fournisseurs d énergie, ainsi que les responsables et défenseurs de l environnement, sa forme associative permet de garantir pertinence et souplesse dans les actions à mener, une forte adaptabilité (notamment par rapport aux nouveaux concepts), et facilite le rassemblement, sa participation à de nombreux réseaux : régionaux, nationaux et européens. faiblesses et menaces : sa forme associative n offre pas une reconnaissance institutionnelle suffisante, son avenir est lié aux décisions politiques territoriales (régionales en particulier). D. Pourquoi un SME? Dans la perspective de réduire son propre impact sur l environnement, Rhônalpénergie- Environnement s engage dans une démarche simplifiée de système de management environnemental (SME), intégrant aussi l aspect sécurité du personnel. La démarche de système de management environnemental apporte des éléments de structuration d une réflexion collective. Cette démarche peut donc être élargie à une réflexion plus générale sur le développement durable, qui intègre aussi les aspects sociaux, économiques et éthiques. C est la voie qui a été choisie par Rhônalpénergie-Environnement. Mais ce n est pas la seule raison. Rhônalpénergie-Environnement souhaite aussi faire profiter ses partenaires de l expérience acquise dans le cadre de cette démarche. Notamment lors de l accompagnement de collectivités qui ambitionnent de mettre en place un système de management environnemental. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

11 Partie 2 : Mettre en place un système de management environnemental dans un service administratif de petite taille Le règlement CE n 761/2001 (EMAS II) se rapprochant énormément de la norme ISO 14001, de par sa forme et son contenu, la description de la mise en place d un système de management environnemental qui suit, reprend les chapitres de cette dernière afin de faciliter la structuration de la démarche. Cette partie sera rédigée sous la forme de conseils et de préconisations pour la mise en place d un système de management environnemental au sein d un service administratif de petite taille. Sur l expérience de Rhônalpénergie-Environnement (équipe d environ 17 personnes), il est proposé à ces services une démarche simplifiée qui permettra toutefois de prétendre à l obtention de la certification. Les paragraphes de conseil illustrent la démarche simplifiée et mettent en avant les étapes et documents clés. Les paragraphes de préconisation font référence à la norme, en détaillant les exigences indispensables à l obtention de la certification de la démarche simplifiée ( ), et donnent des éléments précis de formalisation des documents. Ils permettent aussi parfois de projeter la démarche sur un service plus important ou un entreprise. Remarque : la mise en place d une démarche simplifiée permet d envisager la certification comme un temps de perfectionnement du système de management environnemental. Cette première démarche peut être engagée en interne sans déployer de lourds investissements. La mise en place, au sein de Rhônalpénergie-Environnement, d une démarche simplifiée de système de management environnemental élargit à la sécurité du personnel et au développement durable a été confiée à un stagiaire sur une période de six mois. Le délai a permis de mettre en œuvre les trois premières étapes (périmètre, politique environnementale et planification) et d ébaucher certaines actions concrètes 1. A. Définir le périmètre et le champ d application du système Conseils généraux aux services administratifs de petite taille Il convient de définir le périmètre et le champ d application sur lequel le service administratif a une emprise. Dans la plupart des cas, le périmètre se réduira aux locaux des bureaux. Le champ d application concernera dans un premier temps les activités de bureau, les déplacements du personnel (dans le cadre de leurs missions), voir les activités décentralisées comme l organisation de réunions. Dans un deuxième temps, les déplacements domicile - bureau pourront aussi être pris en compte, ainsi que l activité des prestataires. 1 Voir l annexe n 1 page 47 Cas de Rhônalpénergie-Environnement Dans le cadre de la démarche de Rhônalpénergie-Environnement, le périmètre et le champ d application ont été définis d après son site et ses activités, en intégrant aussi la sécurité du personnel (voir l annexe n 2 page 48). De plus, la validation du périmètre et du champ d application a été soumise à l ensemble du personnel lors de la réunion de synthèse de l analyse environnementale. Cela a permis au personnel de pouvoir participer à leur détermination afin de susciter leur adhésion au système, mais cela a aussi servi d outil de communication. En outre, la description du périmètre et du champ d application a été formalisée dans la politique environnementale afin d informer l ensemble du personnel et des partenaires de Rhônalpénergie-Environnement. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

12 Le périmètre et le champ d application d un service administratif seront de toute façon plus restreints que celui d une industrie, puisqu il n y a aucune activité de production. La démarche sera donc moins «lourde» à mettre en place, mais pas moins complexe puisqu il faudra faire simple compte tenu de la taille du service. Préconisations pour obtenir la certification Le périmètre et le champ d application doivent être approuvés par la direction du service de petite taille, ainsi que par l ensemble du personnel. Dans le cas d un service plus important, il revient à la direction de définir le périmètre et le champ d application du système de management environnemental avant de commencer la démarche de management environnemental. En effet, il est nécessaire de savoir sur quoi et à quoi va s appliquer le système. Contrairement à ce que l on peut supposer, le périmètre et le champ d application sont deux notions différentes. Le champ d application (ou domaine d application) s intéresse aux activités et services couverts par le système de management environnemental, tandis que le périmètre est relatif à l étendue géographique concernée par le champ d application, et à laquelle est appliquée le système de management environnemental. B. Elaborer la politique environnementale et de développement durable Conseils généraux aux services administratifs de petite taille Il est conseillé de rédiger la politique environnementale une fois l analyse environnementale bien engagée. Cela permet de s assurer que les engagements pris par la direction sont bien en adéquation avec les aspects et impacts liés à l activité du service, mis en évidence dans le cadre du périmètre et du champ d application du système. Le fait que l ensemble du service administratif rédige sa politique après l analyse environnementale facilitera et augmentera la cohérence du système de management environnemental, et assurera l adhésion du personnel pour la démarche. Concernant les engagements obligatoires à respecter (amélioration continue, respect de la réglementation et prévention des pollutions), l expérience montre qu ils sont instinctivement pris en compte par les services administratifs. C est notamment le cas de la prévention des pollutions, dont l importance est limitée et qui se résume bien souvent à la prise en compte du risque incendie. Cas de Rhônalpénergie-Environnement La politique environnementale a découlé d une réflexion générale avec l ensemble du personnel, qui s est appuyé sur l analyse environnementale de l association et la définition d objectifs et d actions. La politique a permis de formaliser l ensemble de ce travail sous la forme d engagements. Outre les engagements d amélioration continue, de prévention des pollutions et du respect de la réglementation, Rhônalpénergie-Environnement s engage à : contribuer aux économies de ressources naturelles et à la lutte contre l effet de serre par l utilisation plus rationnelle de l énergie, de l eau, ainsi que par l utilisation de transport moins polluant et par une organisation minimisant les déplacements, développer une politique d achats favorisant les produits recyclés, recyclables et rechargeables ou issus de l agriculture biologique et du commerce équitable améliorer le tri et la collecte des déchets au sein de RAEE. Concernant les engagements volontaires, l enjeu environnemental étant assez limité dans un service administratif par rapport à une industrie, ils peuvent faire référence à la gestion des déchets, aux Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

13 achats du service ou par exemple aux déplacements du personnel, comme c est le cas de Rhônalpénergie-Environnement. Préconisations pour obtenir la certification Rappel des exigences de la norme ISO (Paragraphe 4.2) Elle est appropriée à la nature, à la dimension et aux impacts environnementaux de ses activités, produits ou services. Elle comporte un engagement d'amélioration continue et de prévention de la pollution. Elle comporte un engagement de conformité à la législation et à la réglementation environnementales applicables et aux autres exigences auxquelles l'organisme a souscrit. Elle donne un cadre pour l'établissement et l'examen des objectifs et cibles environnementaux. Elle est documentée, mise en œuvre, maintenue et communiquée à tout le personnel. Elle est disponible pour le public. Selon la norme, la politique environnementale est «la déclaration par l organisme de ses intentions et de ses principes relativement à sa performance environnementale globale qui fournit un cadre à l action et à l établissement de ses objectifs et cibles environnementaux». Elle doit être rédigée et signée par la direction afin de montrer son engagement pour la démarche de management environnemental et ainsi de susciter l adhésion de l ensemble du personnel de l organisme. De plus, elle ne doit pas être trop conceptuelle afin qu elle puisse se décliner facilement en objectifs environnementaux, puis en cibles 2. Que contient la politique environnementale? Outre la description du périmètre et du champ d application du système et éventuellement la délégation de la responsabilité du système à un tiers, la politique environnementale contient surtout une série d engagements. Il y a deux sortes d engagements : les obligatoires qui sont fixés par la norme et les volontaires qui sont définis par l organisme. Les engagements obligatoires l engagement d amélioration continue. Cela ne signifie pas que l amélioration doit être permanente et uniforme, mais simplement continue dans le temps. l engagement de prévention de la pollution. Cela signifie que l ensemble des sources de pollution liées aux activités de l organisme sont connues, et que tout est prévu pour diminuer les conséquences sur l environnement en cas de problème. l engagement de conformité aux exigences légales et autres exigences. Cela ne signifie pas qu au moment de la certification il faille être en total conformité. En effet, la conformité à la législation pour un organisme n est pas un préalable nécessaire au respect de la norme à condition que : la non-conformité réglementaire n est pas un impact environnemental significatif, et qu un programme de management environnemental établi donne un délai visant à pallier à cette non-conformité. Les engagements volontaires 3 Ces engagements sont laissés à la libre appréciation et imagination de la direction. Cependant on retrouve souvent les classiques éléments suivants : 2 Voir le glossaire 3 Voir l annexe n 2 page 48 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

14 le développement durable, la sauvegarde des ressources naturelles, La politique environnementale doit aussi satisfaire d autres exigences. Elle doit être écrite, appliquée, révisée si nécessaire lors de la revue de direction, affichée et transmise au personnel, et transmise à tous ceux qui la demandent. Remarque : il est bon de mettre la politique environnementale à disposition dans le hall d accueil par exemple. Ce document fera partie des éléments de communication vers l extérieur. C. Planifier La planification va servir à mettre en place un programme relatif aux actions que l on aura établies comme étant significatives pour l environnement et le développement durable : c est le «Programme de Management Environnemental». Ce programme peut se déployer dans le temps selon la priorité établie pour réduire les impacts. Pour le réaliser, il convient de dérouler les étapes suivantes : l identification des aspects et leurs impacts environnementaux significatifs associés (après avoir fait l analyse environnementale), la hiérarchisation de ces impacts significatifs, l identification des exigences légales et autres exigences, la détermination des objectifs et cibles et leur réalisation dans le temps. 1. Analyse environnementale La planification des actions est basée sur l analyse environnementale, c'est-à-dire sur la réalisation d un état des lieux de l organisme, dans lequel le site et les pratiques de l organisme vont être examinés. Celle-ci, bien que non évoquée par la norme, apparaît cependant comme un exercice incontournable et préalable à la mise en place d une démarche de management environnemental. Et c est ce qui a été fait à Rhônalpénergie-Environnement. Remarque : la grande difficulté de la réalisation de cette analyse initiale est de trouver le juste nécessaire. En effet, elle doit être suffisamment élaborée pour couvrir l ensemble des activités prises en compte dans le périmètre défini par l organisme, mais en même temps elle ne doit pas être trop lourde. Conseils généraux aux services administratifs de petite taille L élaboration de l analyse environnementale d un service administratif de petite taille est assez simple à réaliser, notamment dans le cas d un service localisé en milieu urbain. En effet, l analyse fera ressortir peu de contact direct avec l environnement. Néanmoins cela ne veut pas dire qu il ne faut pas étudier certaines thématiques comme : l utilisation de l électricité et du gaz de chauffage, les transports, les achats et les déchets, le bruit Pour ce faire, il est conseillé d étudier un certain nombre de Cas de Rhônalpénergie-Environnement L analyse environnementale a porté sur plusieurs points : l étude de l ensemble des factures concernant les achats, les consommations d eau, d électricité et de gaz naturel, l étude des déplacements professionnels et domicile - bureau de l ensemble du personnel, les sources de bruit et de risque (ex. stockage de produits inflammables) pour le personnel l interview de l ensemble du personnel sur leurs pratiques en matière : d éclairage, de chauffage Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

15 documents, comme les factures, les frais de déplacement Un entretien systématique avec chaque membre du personnel, par le biais d un questionnaire 4, peut être une bonne chose pour renforcer l adhésion du personnel à la démarche. L ensemble des consommations énergétiques, et les déplacements ont été convertis de façon à faire un bilan carbone simplifié. De plus, la part que représentent ces thématiques par rapport au chiffre d affaire a été étudiée afin de ce faire une idée des économies qui peuvent être réalisées. (voir l annexe n 4 page 52) Une fois que plusieurs thématiques ont été étudiées et référencées dans des fiches, il est conseillé de rédiger un rapport de synthèse de l analyse environnementale afin d avoir une vue d ensemble de l analyse sans être obligé de chercher dans plusieurs documents différents. Dans le cadre d une démarche visant la certification, des mesures d émission devront être réalisées ou planifiées afin d avoir la preuve que le service administratif ne rejette pas de polluants dans l atmosphère par exemple. Préconisations pour obtenir la certification Qui doit réaliser l analyse environnementale? Plusieurs solutions sont possibles : faire réaliser l analyse par une personne ou un organisme extérieur (stagiaire, bureau d études ), ou par un groupe de travail. Le but étant d impliquer au maximum le personnel, et de lui faire connaître le résultat de l analyse. Que contient l analyse environnementale? L analyse environnementale se fonde sur les éléments suivants : la présentation des activités de l organisme 5, l historique du site avant l implantation de l organisme sur le site, depuis son implantation, la caractérisation de l environnement du site (sensibilité du milieu), localisation du site : positionnement, axes routiers, monuments (voir : cartes diverses, POS en mairie ), climatologie : précipitations, températures (voir : Météo France, services techniques des mairies ), géologie, sols et sous-sols, hydrogéologie : nature et qualité du sol et du sous-sol, nappes phréatiques (voir : agence de l eau, BRGM ), hydrologie : cours d eau, forages (voir : agence de l eau, SDAGE, mairies ), vents et air : qualité de l air, vents dominants (voir : organisme de contrôle de la qualité de l air du type de Coparly pour Lyon ), faune, flore et paysages : existence d espèces protégées, présence de zones humides (voir : Diren, mairies ), l analyse des flux 6 (ex. déchets, énergie, transports ), ainsi que les pratiques et les procédures en matière d environnement, les incidents survenus dans le passé (ex. les plaintes, les réactions ) et les accidents qui ont eu un effet sur l environnement, les exigences législatives, réglementaires et autres, les aspects et impacts environnementaux et les critères utilisés pour les évaluer. 4 Voir l annexe n 3 page 49 5 Voir l annexe n 5 page 53 6 Voir l annexe n 6 page 54 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

16 L analyse environnementale peut se dérouler en plusieurs étapes et être effectuée et affinée en parallèle de la mise en place de la démarche de management environnemental. Elle peut ensuite être approfondie au fur et à mesure des années et du cycle d amélioration continue. L analyse est très importante, car la pertinence du système de management environnemental repose sur la qualité de sa réalisation. 2. Identification et hiérarchisation des aspects environnementaux Conseils généraux aux services administratifs de petite taille Les notions d aspect et d impact ne sont pas faciles à appréhender. Il faut voir ici une relation de cause à effet. Prenons l exemple d un incinérateur qui émet des fumées. Il aura pour effet (impact) la pollution de l air par les fumées, dont la cause (aspect) sera l émission de fumées dans l atmosphère. Pour identifier les aspects, le plus simple est donc de partir des divers effets (impacts) possibles sur l environnement, et d en trouver les causes. La liste des impacts sur l environnement sera assez réduite du fait de l activité administrative du service. On retrouvera souvent : l effet de serre, l épuisement des ressources naturelles, la pollution de l eau La rédaction d une procédure de hiérarchisation 7, même dans le cas d une démarche simplifiée, est très importante, puisqu elle permet de formaliser le processus d identification de façon à le rendre «homogène», et cela quelque soit la personne en charge de l identification. Une fois l identification faite, il faut maintenant les hiérarchiser les uns par rapport aux autres. Pour cela, il faut établir un «mode d emploi». Il est conseillé de réunir un groupe de travail de cinq à six personnes. Cela permet de se mettre d accord sur les critères d évaluation, la définition des niveaux de chaque critère et sur la note associée aux niveaux. Cas de Rhônalpénergie-Environnement Il est apparu, lors de la démarche initiée par Rhônalpénergie-Environnement, qu il n est pas pertinent de confier la réalisation de cette grille de cotation à une seule personne. En effet, chaque personne ayant une sensibilité différente, il a été nécessaire de faire un travail d explication poussé sur la notation, afin que chacun puisse se l approprier. Dans le cadre de la démarche, il a été choisit d utiliser une formule multiplicatrice des notes associées aux différents niveaux des critères d évaluation. En effet, une telle formule est simple à mettre en place, et elle permet «d étaler» les valeurs des indices, évitant ainsi d avoir des «paquets» d impacts ayant approximativement le même indice. Cela facilite aussi la fixation du seuil de significativité. (voir l annexe n 8 page 57) Exemple d inventaire par activités des aspects et impacts : Activités Aspects Domaine Impacts Diminution des ressources naturelles Milieu naturel Chauffage des Consommation de gaz locaux naturel Contribution à l effet de serre par Air l émission de GES 7 Voir l annexe n 7 page 55 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

17 Préconisations pour obtenir la certification Rappel des exigences de la norme ISO (Paragraphe 4.3.1) - Etablir et maintenir une procédure d identification des aspects environnementaux des activités, produits ou services en déterminant ceux qui ont des impacts significatifs sur l environnement - Les aspects relatifs aux impacts environnementaux significatifs sont à prendre en considération lors de l établissement des objectifs environnementaux. Identification des aspects et impacts associés liés aux activités Pour pouvoir identifier les aspects environnementaux significatifs, il convient de suivre les trois étapes suivantes : 1 ère étape : réalisation d un inventaire exhaustif des activités de l organisme dans le périmètre du système. Par exemple, dans le cadre du SME de Rhônalpénergie-Environnement, les activités suivantes ont été répertoriées : chauffage des locaux, éclairage des locaux, déplacement, utilisation de matériel informatique et électronique, 2 ème étape : description de la sensibilité du milieu dans lequel évoluent ses activités (voir paragraphe 1 : l analyse environnementale). 3 ème étape : examen des éléments de ces activités pouvant avoir une interaction avec l environnement. Ensuite, il faut identifier les impacts environnementaux associés aux aspects, qu ils soient réels ou potentiels : nuisances sonores, épuisement des ressources naturelles, contribution à l effet de serre Afin de formaliser cette identification et de s assurer du réexamen régulier de l identification et de l analyse environnementale, la norme impose à l organisme d établir une procédure (voir l exemple de procédure en annexe n 7 page 55) et de veiller à sa révision si nécessaire. Hiérarchisation des impacts et détermination des impacts significatifs Il s agit de mette au point et de retenir une méthode de détermination de la significativité des impacts environnementaux, et de ce fait de l aspect associé à l impact. Plusieurs approches sont possibles : Cas de Rhônalpénergie-Environnement Trois critères ont été choisis : la fréquence, la gravité pour le personnel, et l effet sur le milieu naturel. Un critère tient compte du personnel, puisque dans le cadre d une réflexion élargie au développement durable, la démarche intègre aussi la sécurité du personnel. (voir l annexe n 8 page 57) soit des approches qualitatives basées sur une appréciation globale de l événement, soit des approches quantitatives, c'est-à-dire une appréciation par une note obtenue grâce à des critères définis par l organisme. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

18 Dans ce mémoire, c est l approche quantitative qui sera détaillée, puisque que c est elle qui a été utilisée pour la hiérarchisation des impacts de Rhônalpénergie-Environnement. Dans le cadre de cette approche, de nombreux critères d évaluation peuvent être utilisés afin de participer à la qualification «d impact significatif», tels que : gravité de l impact, fréquence d apparition (occurrence) de l impact, détectabilité de l impact, étendue de l impact, Une fois les critères choisis, il convient d attribuer à chacun d eux des niveaux associés à une cotation. Cette partie est très importante et elle est très délicate à réaliser. Cette démarche terminée, il reste à trouver une formule permettant d attribuer une note globale à l impact. Sur ce point, l organisme bénéficie d une totale liberté. Il peut choisir des additions, des formules multiplicatrices ou à fractions. Le choix de la formule permet d obtenir une échelle de cotation. Il reste alors à déterminer un seuil de significativité (niveau au-dessus duquel un impact sera qualifié de significatif). Pour déterminer correctement le seuil, deux solutions sont possibles : soit fixer un seuil assez bas et établir une planification sur plusieurs années sans le revoir, soit fixer un seuil haut et établir une planification annuelle avec révision du seuil. Remarque : tout non respect d une exigence applicable, qu elle soit législative, réglementaire ou autre doit générer un impact environnemental significatif. Le seuil peut être déterminé de façon empirique en fixant pour chaque critère quel est le niveau à partir duquel l organisme choisit d agir, soit à l aide de l une des diverses méthodes possibles (diagramme de Pareto). 3. Exigences légales et autres exigences Conseils généraux aux services administratifs de petite taille Du point de vue des exigences légales, les services administratifs de petite taille sont peu concernés par la réglementation sur l environnement contrairement aux industries, et ils ont peu de risque d avoir des non-conformités. En effet, les services doivent surtout satisfaire des exigences générales (comme pour les particuliers) concernant le prélèvement d eau potable, l assainissement, la gestion des déchets et des exigences spécifiques en matière de risque incendie, qui peuvent être plus contraignante pour les services entrant dans la catégorie des Etablissements Recevant du Public (ERP). La rédaction d une procédure 8 d identification des exigences légales, même dans le cas d une démarche simplifiée, est très importante, puisqu elle permet de formaliser le processus d identification. Cas de Rhônalpénergie-Environnement Dans le cadre de sa démarche environnement et sécurité, Rhônalpénergie- Environnement doit satisfaire un certain nombre d exigences légales (voir l annexe n 10 page 61) concernant : l air (amiante), l eau et l assainissement, la gestion des déchets (ménagers, piles, DEEE ), l aménagement des locaux et des postes de travail, les conditions de travail (bruit, éclairage ), la sécurité (incendie, chute ). Il est important de noter qu aucune nonconformité liée à l environnement n est apparue. Les quelques non-conformités sont surtout issues de la prévention des incendies. 8 Voir l annexe n 9 page 59 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

19 Préconisations pour obtenir la certification Rappel des exigences de la norme ISO (Paragraphe 4.3.2) Etablir et maintenir une procédure permettant d identifier et de retrouver les exigences légales et autres auxquelles l organisme a souscrit et qui s appliquent directement aux aspects environnementaux de ses activités, produits ou services. L identification et le recensement des exigences légales environnementales ou des autres exigences peuvent se construire en parallèle de l identification des aspects et impacts significatifs. Les exigences légales Les exigences légales couvrent un champ vaste et où de nombreux textes codifiés ou non s'appliquent. Les exigences légales concernent les règlements européens, les codes, les lois, les décrets et les arrêtés (ministériels, préfectoraux, municipaux ). La conformité réglementaire à ces exigences légales ne peut se faire sans leur recensement exhaustif, et il convient de mettre en place une procédure pour les identifier, suivre leur évolution, de communiquer aux personnes concernées, d évaluer périodiquement l application des exigences et s assurer de leur conformité. En ce qui concerne les exigences légales liées à l environnement, les sources d informations sont nombreuses : la direction des journaux officiels par la diffusion des journaux officiels, des codes et différents bulletins officiels des ministères constitue la référence en matière d information que ce soit sur support papier, sur support CD ROM ou sur Internet. le Code Permanent Environnement et Nuisances (Editions Législatives), sur Internet : Remarque : au niveau européen, les textes tels que les directives constituent une partie des sources de la réglementation environnementale et sont transposées dans le droit français. Si toutefois elles ne sont pas encore transposées, s y intéresser permet d anticiper sur leur transposition en se préparant aux futures exigences. Les autres exigences Les «autres exigences» sont les exigences imposées par les partenaires, découlant par exemple des conventions, contrats, accords passés avec différentes structures comme par exemple : EDF, le service d assainissement et de distribution d eau Au passage il ne faut pas oublier les documents normatifs ou les textes de planification nationale, régionale ou départementale (plan de lutte national contre les changements climatiques, schémas de service collectif sur l énergie ou sur les milieux naturels, Schéma Directeur de la Gestion des Eaux, plan régional de la qualité de l air, plan départemental d élimination des déchets ménagers et assimilés, ). L engagement de conformité peut s étendre à d autres exigences auxquelles l organisme a souscrit, notamment par l engagement dans des démarches innovantes telles que la démarche Haute Qualité Environnementale dans la construction, la démarche de verdissement des administrations... Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

20 Afin de formaliser la méthodologie permettant d identifier les exigences légales et autres, de communiquer les informations aux personnes concernées et d évaluer périodiquement l application des exigences, la norme impose à l organisme d établir une procédure (voir annexe n 8 page 57) et de veiller à sa révision si nécessaire. Exemple de synthèse par texte réglementaire : voir annexe n 11 page Objectifs et cibles Conseils généraux aux services administratifs de petite taille Le choix des objectifs et cibles 9 (et des actions associées) pourra être issu de discussions avec l ensemble du personnel. Il reposera aussi sur le choix d indicateurs (indicateur système) qui permettront de mesurer l efficacité des actions engagées et d assurer l amélioration continue du système. Fixer des indicateurs permettant de bien mesurer l impact des actions est difficile, car elles ne sont pas d une grande significativité en comparaison des actions qui peuvent être mises en place dans l industrie (ex. mise sous rétention d un atelier ou du site). Cas de Rhônalpénergie-Environnement Dans le cadre de la démarche, les objectifs et les actions ont été discutés avec l ensemble du personnel lors des trois réunions de présentation de l analyse environnementale, favorisant ainsi l adhésion de l équipe à la démarche. L ensemble des objectifs est synthétisé par la politique environnementale, et repris dans le programme de management environnemental. Exemple d indicateurs retenus : transport : kg éq.c/chargé de mission chauffage : kwh/m² Préconisations pour obtenir la certification Rappel des exigences de la norme ISO (Paragraphe 4.3.3) Des objectifs et cibles environnementaux doivent être établis, maintenus et documentés, à tous les niveaux et dans toutes les fonctions concernés. Ces objectifs doivent prendre en considération les exigences légales et autres, les aspects environnementaux significatifs, les options technologiques, les exigences financières, opérationnelles et commerciales et les points de vue des parties intéressées. Ils doivent être cohérents avec la politique environnementale et comporter un engagement de prévention de la pollution. C est à partir de l identification et de la hiérarchisation des aspects et leurs impacts environnementaux significatifs associés, de l identification des exigences légales et autres exigences, que l on choisira des objectifs et des cibles afin d établir un programme de management environnemental efficace. L objectif est un but environnemental général, alors que la cible est une exigence de performance détaillée ; elle est la démultiplication de l objectif. Les cibles sont en fait la déclinaison des objectifs environnementaux. Ce sont des actions concrètes, quantifiées, spécifiées le plus précisément possible. Les cibles font l objet d indicateurs permettant de les mesurer et de suivre leur évolution. 9 Voir le glossaire Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

21 Les objectifs doivent nécessairement prendre en compte : les exigences légales et les autres exigences, les aspects environnementaux significatifs déterminés par l analyse environnementale, les options technologiques, les exigences financières et opérationnelles de l organisme, les demandes des parties intéressées (ex. le public, partenaires ). Il est recommandé de se fixer des objectifs et cibles environnementales réalisables. Pour cela il est nécessaire de connaître les ressources, les caractéristiques et les limitations que peut avoir l organisme. 5. Programme de management environnemental Conseils généraux aux services administratifs de petite taille Il est possible, afin d être le plus exhaustif possible, de réaliser la synthèse des exigences liées aux objectifs et cibles à celles du programme en un seul tableau qui servira d outil de pilotage du système. Cet outil permettra d avoir une vue d ensemble sur le long terme, et pourra être facilement décliné en programme annuel plus simple. Cas de Rhônalpénergie-Environnement Dans le cadre de la démarche, un tableau de synthèse a été réalisé, répertoriant par activité, les aspects et les impacts associés, l indice des impacts obtenus lors de leur hiérarchisation, les actions (voir l annexe n 12 page 64) Exemple de programme Origine IS PI EL Pol Objectif Cibles Action N Type d'action "Groupe" responsable Budget Délais Ind. système Ind. avancement IS : Impact Significatif EL : Exigence Légale PI : Partie Intéressée Pol : Politique Le calendrier et les actions prioritaires n ont pas été décidés, et devront faire l objet de nouvelles discussions. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

22 Préconisations pour obtenir la certification Rappel des exigences de la norme ISO (Paragraphe 4.3.4) Pour atteindre ses objectifs et cibles, l'organisme doit établir et maintenir un ou plusieurs programmes. Ce ou ces programme(s) doivent comporter : - pour chaque niveau et fonction concernés de l'organisme, la désignation des responsabilités afin d'atteindre ces objectifs et cibles ; - les moyens et le calendrier de réalisation. Le cas échéant, il(s) doit (doivent) être amendé(s) pour prendre en compte les projets concernant les nouveaux développements et les activités, produits ou services nouveaux ou modifiés. Le programme de management environnemental est un plan d actions détaillé écrit, généralement présenté sous la forme d un tableau qui définit qui est le coordinateur en charge du suivi des actions à mener. En clair, le programme permet d atteindre les objectifs et cibles environnementaux établis. Le programme doit être cohérent avec la politique environnementale ainsi qu avec les objectifs et cibles, et doit contenir : la désignation des responsabilités (ne pas confier la réalisation d une action à une seule personne, mais à plusieurs, afin que tout le monde se sente concerné), les moyens (humains, financiers ), le calendrier de réalisation (préciser la date d échéance), des indicateurs système, permettant de suivre l efficacité de l action mise en place. Par exemple, dans le cadre d une collecte séparée du papier, la qualité du tri peut être un indicateur d efficacité du système. des indicateurs d avancement des actions, c'est-à-dire un indicateur permettant de suivre l avancement de la mise en œuvre de l action. Remarque : il est recommandé que le programme de management environnemental concerne toutes les fonctions et tous les niveaux de l organisme, et ne soit pas uniquement de la responsabilité du coordinateur du système. Ceci est essentiel pour une bonne adhésion du personnel à la démarche, ainsi que pour le dynamisme et la pérennisation du système. D. Mettre en œuvre 1. Structure et responsabilités Conseils généraux aux services administratifs de petite taille Dans le cadre d un service administratif de petite taille où l équipe est restreinte, il n est pas nécessaire, voir impossible, d avoir une organisation du système de management environnemental très structurée, contrairement au monde de l industrie. En effet, dans l industrie il y a déjà une culture hiérarchique forte avec la présence de responsables qualité et hygiène sécurité environnement. Il est donc conseillé d établir la structure de fonctionnement du système selon la culture de fonctionnement du service, et les responsabilités selon les affinités de chacun. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

23 Cas de Rhônalpénergie-Environnement La structure de fonctionnement du système a été bâtie à partir des différentes thématiques mises en évidence lors de l analyse environnementale (ex. déchets, énergies, transports ) et des exigences de la norme (ex. communication, formation ). Pour chaque thématique, une personne s est portée volontaire pour en avoir la responsabilité sensibilisation, mise en place d actions, suivi d indicateurs ). Ce volontariat a eu lieu suivant les affinités de chacun par rapport aux thématiques, mais aussi suivant les compétences et les responsabilités au sein de l association. Puis d autres personnes ont rejoint les responsables afin de servir de «personnes ressources». Afin de coordonner l action des responsables, de mettre en oeuvre et assurer la pérennité et l amélioration du système, l ensemble des thématiques est subordonné à un coordinateur SME, lui-même rattaché à la direction (voir l annexe n 13 page 66) Préconisations pour obtenir la certification Rappel des exigences de la norme ISO (Paragraphe 4.4.1) - Les rôles, responsabilités et autorités doivent être définis, documentés et communiqués. - La direction doit fournir les ressources (humaines, technologiques et financières) indispensables à la mise en œuvre et à la maîtrise du système de management environnemental. - La direction doit nommer un ou plusieurs représentant(s) spécifique(s). La norme pose trois exigences quand à la structure et aux responsabilités. L organisme doit définir le rôle et les responsabilités de chacun, le formaliser par écrit sous la forme d un tableau ou d un texte, et le communiquer. La communication peut prendre la forme d un affichage, d une note individuelle ou d une sensibilisation collective des rôles et responsabilités de chacun. Afin de mettre en œuvre un Système de Management Environnemental, destiné à vivre dans le cadre de l amélioration continue, il convient de mettre en place une organisation spécifique au démarrage de Système de management environnemental et également pour assurer sa pérennisation. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

24 Une fois la structure de fonctionnement défini, il convient de définir et répartir les tâches incombant à chacun. Cette répartition doit respecter la taille et la culture de fonctionnement de l organisme. Dans le cadre de sa démarche, Rhônalpénergie-Environnement a réparti par exemple l aspect sensibilisation entre les différentes thématiques. En effet, il incombe à chaque groupe de sensibiliser l ensemble du personnel sur sa thématique. 2. Formation et sensibilisation Conseils généraux aux services administratifs de petite taille La sensibilisation du personnel est indispensable, et peut consister en un affichage, la tenue d une réunion, la rédaction d un livret d accueil Rien n empêche de sensibiliser le personnel sur la conduite à tenir en cas d incendie, ou sur la manipulation des extincteurs. Il en va de même pour la formation. Cas de Rhônalpénergie-Environnement La certification n étant pas encore programmée, aucune procédure de sensibilisation, ni aucun plan de formation n ont été établis. Néanmoins, certaines sensibilisations ont déjà débuté, comme celle relative au maniement des extincteurs présents dans les locaux. De plus, bien que non programmée pour le moment, la formation à la manipulation des extincteurs sera réalisée par un organisme extérieur (ex. les pompiers ), et un livret d accueil est envisagé. Du fait de son activité, le personnel est déjà fortement sensibilisé à l aspect environnement, et aux pratiques à mettre en œuvre. Préconisations pour obtenir la certification Rappel des exigences de la norme ISO (Paragraphe 4.4.2) - L'organisme doit identifier les besoins en formation. - Tout le personnel dont le travail peut avoir un impact environnemental doit avoir reçu une formation appropriée. - L organisme doit établir et maintenir des procédures pour que son personnel, à tous les niveaux et fonctions concernés, soit sensibilisé aux composantes du système de management environnemental. - Le personnel exécutant des tâches qui peuvent avoir des impacts significatifs sur l'environnement doit avoir acquis la compétence nécessaire (formation, éducation, expérience). Sensibilisation La norme impose la rédaction d une procédure de sensibilisation. Il est conseillé de faire une procédure simple. Par contre, elle n impose pas la rédaction d un procédure de formation, mis à part d identifier les besoins du personnel en cette matière. Cet aspect pourra être traiter rapidement dans la procédure sensibilisation. La procédure de sensibilisation décrit comment est construite la sensibilisation à l environnement du personnel. C'est-à-dire qui est concerné, en quoi elle consiste, qui la dispense et quand cette sensibilisation sera effectuée. Tout le personnel de l organisme (ainsi que les CDD, les stagiaires ) dont le travail est susceptible d avoir un ou des impacts sur l environnement doit être sensibilisé à l environnement. L objectif est que tout le personnel concerné ait une compréhension globale du Système de Management Environnemental dans lequel l organisme s est engagé, avec la politique environnementale correspondante. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

25 Cette sensibilisation peut parfois avoir une approche plus thématique de l environnement par le biais des impacts environnementaux significatifs (ex. le tri des déchets ). D une manière plus générale, le personnel de l organisme doit être sensibilisé à : l importance de la conformité à la politique environnementale, l importance de la conformité aux procédures du système de management environnemental, l importance de la conformité aux exigences du système, aux impacts environnementaux significatifs de leurs activités, leurs rôles et responsabilités pour réaliser la conformité à la politique environnementale, leurs rôles et responsabilités pour réaliser la conformité aux exigences du système, y compris la prévention des situations d urgence, aux conséquences potentielles des écarts par rapport aux procédures de fonctionnement spécifiées. Remarque : en aucun cas la sensibilisation concerne les fournisseurs ou les sous-traitants. Formation La formation concerne à la fois les membres du personnel qui auront un rôle dans le système de management environnemental et dans la mise en œuvre du programme environnemental, et les soustraitants (ex. service de nettoyage, imprimeur ). Concernant les sous-traitants travaillant au nom de l organisme, que se soit sur le site de l organisme ou chez eux (la norme ne définie aucune limite géographique à cette exigence), ils doivent être capables de démontrer que leurs employés possèdent bien la formation nécessaire à l accomplissement des tâches qui leur sont confiées. La preuve de cette compétence peut être inscrite aux cahiers des charges lors des commandes. Concernant le personnel de l organisme (ainsi que les CDD, les stagiaires ), des formations peuvent être dispensées, selon les demandes et les définitions de fonction du personnel (ex. formation d auditeur interne, formation à la manipulation des extincteurs ). 3. Communication La communication englobe : la démonstration de l engagement environnemental de l organisme, la mise à disposition des résultats et des performances environnementales, l information des parties intéressées et du personnel de l organisme. De plus, elle se divise en deux types : la communication interne et la communication externe (entrante et sortante). Conseils généraux aux services administratifs de petite taille Les outils de communication interne doivent être les plus simples possibles, et en tenir compte des pratiques existantes en terme de transmission d information en interne au sein du service administratif. Concernant la communication externe, les services administratifs peuvent avoir un service «information» ou «réclamation» qui Cas de Rhônalpénergie-Environnement La communication en interne, relative au système de management environnemental, se traduit pour le moment à des envois de courrier électronique, à l utilisation d un panneau d affichage et en la tenue de réunions où a été présentée la synthèse de l analyse environnementale, ainsi que différents éléments comme la politique environnementale, les actions à mettre en œuvre, la structure fonctionnelle du système (organigramme), les responsabilités des groupes thématiques Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

26 pourra être mis à contribution. De plus, un document synthétique de quelques pages pourra être mis à disposition (comme c est le cas au Parc Naturel Régional du Pilat) afin de simplifier cette communication. La transmission d information en interne relatif aux thématiques est assurée par le groupe responsable de la thématique. Concernant la communication externe permettant de valoriser la démarche de management, rien n a encore été décidé, si ce n est la rédaction du manuel environnement qui sera disponible dans le hall. Préconisations pour obtenir la certification Rappel des exigences de la norme ISO (Paragraphe 4.4.3) L'organisme doit établir et maintenir des procédures pour : - assurer la communication interne - recevoir et documenter les demandes pertinentes des parties intéressées externes et y apporter les réponses correspondantes, relatives aux aspects environnementaux et au système de management environnemental. L'organisme doit envisager des processus de communication externe relatifs à ses aspects environnementaux significatifs et consigner sa décision par écrit. Une procédure est exigée par la norme pour la communication interne et une autre pour la communication externe entrante. Il est possible de regrouper les deux procédures en une seule comprenant deux paragraphes distincts. La procédure est plus délicate à rédiger, mais elle permet de simplifier le système de management environnemental. La communication externe sortante ne doit faire l objet que d un enregistrement par écrit de la décision de communiquer en externe ou pas. Communication interne La communication interne est bidirectionnelle, c'est-à-dire de la direction vers la base, mais aussi de la base vers la direction. Il convient de l envisager de façon descendante, montante et transversale. Elle touche le personnel de l organisme sur la politique environnementale, les objectifs et cibles du Système de Management Environnemental, la réglementation environnementale applicable La communication interne peut utiliser différents outils et peut prendre différentes formes : lors des réunions avec la direction, lors des audits internes du système de management environnemental, lors des revues de direction, par le biais d un panneau d affichage (un seul spécifique au système), où peuvent être affichés : la politique environnementale, les indicateurs du système, la copie de la dernière revue de direction, l organigramme du système, le programme de management environnemental en cours, par le biais de l intranet, de plaquettes Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

27 Remarque : il est nécessaire d actualiser périodiquement cette réflexion, notamment à l occasion des revues de direction. De plus, des enquêtes internes peuvent être effectuées afin de recueillir les observations et les propositions du personnel et de mesurer l efficacité de cette communication. Communication externe Il existe deux types de communication externe : la communication entrante (dont la norme exige la rédaction d une procédure), et la communication sortante. La communication externe entrante porte exclusivement sur les aspects environnementaux (qu ils soient significatifs ou non) et sur le système de management environnemental en lui même. Elle s adresse de façon exclusive aux demandes pertinentes des parties intéressées. Le personnel de l organisme est exclu de cette communication. Par demandes, la norme entend aussi bien les plaintes ou les réclamations, que les demandes d information, de visites ou de politiques, et ce quelles que soit la forme que peuvent prendre ces demandes : écrits, visites programmées ou non, demande téléphoniques De plus, c est à l organisme de définir les critères permettant d établir ce qui doit être considéré comme une demande pertinente ou non. En outre, chaque demande doit faire l objet d un enregistrement. La norme n impose pas d avoir une communication externe sortante (sauf dans le cas d une obligation réglementaire), mais d avoir une réflexion sur le processus d une telle communication. Elle porte sur les aspects environnementaux significatifs. De toute façon, que l on décide de communiquer ou pas en externe sortant, il faut consigner par écrit cette décision, soit dans le manuel environnement (attention de ne pas oublier de l actualiser en cas de changement de politique de communication), soit dans un compte-rendu de revue de direction Cette décision est complètement réversible, et doit être réétudiée lors des revues de direction. Remarque : le fait de communiquer sa politique environnementale et ses exigences aux fournisseurs et sous-traitants constitue de toute façon de la communication externe sortante. 4. Documentation du système de management Conseils généraux aux services administratifs de petite taille La structure de la démarche repose sur la rédaction de divers document : procédures, modes opératoires, qu il est conseillé d éviter de multiplier par une rédaction systématique. Il faut essayer de faire le plus simple possible. Pour avoir une bonne «lisibilité» du système documentaire (lien de subordination entre les documents) mis en place dans le cadre du système de management environnemental, il est conseillé de représenter sa structure (de façon schématique) dans un document (par exemple dans le manuel environnement). Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

28 Préconisations pour obtenir la certification Rappel des exigences de la norme ISO (Paragraphe 4.4.4) L'organisme doit établir et maintenir l'information, sur support papier ou électronique, pour : - décrire les éléments essentiels du système de management et leurs interactions, - indiquer où trouver la documentation correspondante. La norme ISO impose une formalisation écrite du système de management environnemental de l organisme. Cette formalisation a pour objectif de décrire les différents niveaux documentaires mis en place par l organisme dans le cadre du système de management environnemental. Description de la documentation Le manuel environnement Le manuel constitue la description générale du système, même s'il n'est ni nommé, ni exigé de façon explicite. Le terme ne figure même pas dans la norme. Il est néanmoins suggéré d'élaborer ce document. En effet, il permet de donner une vision globale du SME et décrivant les dispositions mises en place pour répondre aux exigences de la norme ISO De plus, il sert également de support de communication pour les parties intéressées. Il doit être mis à jour aussi souvent que nécessaire et peut contenir : les dispositions pour revoir, mettre à jour et gérer le manuel, la politique environnementale, ainsi les objectifs et cibles, la structure de fonctionnement du système, ainsi que le rôle et les responsabilités de chacun, la description de la structure documentaire. Les procédures 10 Une procédure est un document qui décrit les règles d organisation définissant les modalités de fonctionnement des démarches à entreprendre ainsi que les responsabilités correspondantes afin de réaliser une activité répondant à une exigence. Elle est différente d'un mode opératoire dans le sens où elle touche au management, à l'organisation générale de l organisme. Les modes opératoires 11 Le mode opératoire est un document qui définit la manière et les étapes dont une opération doit être effectuée, ainsi que les moyens nécessaires pour réaliser cette opération. Il concerne la partie "technique" de l opération. Les supports d enregistrements 12 La fiche est un document qui une fois remplie permet l enregistrement de données nécessaires à l application d une procédure ou d un mode opératoire. Dès lors qu elle est remplie, la fiche devient un enregistrement qui est la preuve de l activité effectuée ou du résultat obtenu. 10 Voir l annexe n 7 page Voir l annexe n 8 page Voir l annexe n 6 page 54 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

29 5. Maîtrise de la documentation Conseils généraux aux services administratifs de petite taille La rédaction de la procédure de maîtrise de la documentation, même dans le cas d une démarche simplifiée, est très importante, puisqu elle permet de formaliser le processus de création, de codification des documents de façon à les rendre «homogènes», et cela quelque soit la personne devant créer, modifier ou archiver un document. Remarque : il est important de réfléchir dès le début de la démarche à la forme des documents, ainsi qu à la codification de ces mêmes documents à mettre en place/ Cas de Rhônalpénergie-Environnement Une procédure et deux modes opératoires ont été rédigés afin de satisfaire l ensemble des exigences de la norme concernant la création, la codification, la révision, l archivage des documents du système de management environnemental. (voir annexes n 14 et 15 pages 70 et 72) Exemple d en-tête de document : Rédigé par : Fonction : Visa : Fiche n Nom de la fiche Validé par : Fonction : Visa : Approuvé par : Fonction : Visa : Version : Date : Page : Code : Préconisations pour obtenir la certification Rappel des exigences de la norme ISO (Paragraphe 4.4.5) L'organisme doit établir et maintenir des procédures pour maîtriser (localiser, examiner, réviser valider, mettre à disposition, mettre à jour, retirer, identifier, archiver) l ensemble des documents requis par la présente norme. Des procédures et des responsabilités doivent être établies et tenues à jour pour la création et la modification des différents types de documents. Avant de créer les documents du système (voir paragraphe précédent), il convient de rédiger une procédure qui définit clairement les responsabilités pour la création (qui rédige, qui valide ) et la modification des différents documents, ainsi que le système de gestion de la documentation choisi pour respecter les exigences de la norme (lieux de stockage, période d archivage ). La norme n introduit pas d exigence quand aux principes de gestion documentaire ; une totale liberté est laissée à l organisme. Il n est pas nécessaire que tous les documents soient gérés de la même façon. Néanmoins, un «modèle» peut être défini afin de créer la documentation sur une trame de base identique, comprenant : Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

30 le nom de la structure concernée, le titre du document, sa référence, son numéro de version et sa date de création, le circuit de création et de validation du document (qui le rédige, qui le valide), L ensemble des documents du système de management environnemental devra être revus sur une période donnée (ex. 3 ans) afin d'être mis à jour si besoin ou éventuellement supprimés. La preuve de cette mise à jour doit être conservée. Les documents périmés seront clairement identifiés comme tels et retirés des points de diffusion. Remarque : il peut être utile de créer une liste des documents en circulation et archivés. 6. Maîtrise opérationnelle Conseils généraux aux services administratifs de petite taille Dans le cadre d une démarche simplifiée et si les exigences des objectifs et cibles, et celles du programme de management environnemental ont été synthétisées dans un même tableau, il n est pas nécessaire de rédiger une procédure pour chaque activité étant à l origine d impact significatif. Dans ce cas, la mise en place d actions et le suivi de leur performance grâce à des indicateurs suffiront. Néanmoins, si les impacts relèvent de la gestion des situations d urgence (ex. risque incendie), alors il est conseillé de formaliser la gestion d une telle situation par écrit. Contrairement à une industrie, un service administratif n a pas un grand nombre de fournisseur (ex. fourniture de bureau ) ou de sous-traitant (ex. service de nettoyage). Dans ce cas, Cas de Rhônalpénergie-Environnement Dans le cadre de la démarche simplifiée de système de management environnemental, il est prévu de suivre attentivement la performance des actions mises en place grâce à un certain nombre d indicateur, de sensibiliser au tri des déchets les personnes en charge du nettoyage des locaux, ainsi que l ensemble du personnel. De plus, concernant les achats, une liste de critères environnementaux et de développement durable et d éco labels a été établie afin d aider à l achat de produits verts ou éthiques. Concernant le public, un plan d accès favorisant la prise des transports en commun a été rédigé, et il est prévu de rédiger un livret d accueil à Rhônalpénergie-Environnement. la rédaction d un cahier des charges de commande ou d «achat», afin favoriser l achat de produits verts, ainsi que la formalisation des consignes de tri des déchets à l attention du service de nettoyage seront suffisant. Par contre, contrairement à une industrie, le service administratif peut avoir à gérer l accueil du public. Dans ce cas, la rédaction d un livret d accueil présentant les locaux, les moyens d évacuation, la démarche de système de management environnemental sera certainement un plus à ne pas négliger. Préconisations pour obtenir la certification Rappel des exigences de la norme ISO (Paragraphe 4.4.6) L'organisme doit identifier les opérations et les activités associées aux aspects environnementaux significatifs. L organisme doit faire la preuve qu il maîtrise ces opérations (procédures documentées, critères opératoires ). L organisme doit établir et maintenir des procédures concernant les aspects environnementaux significatifs et identifiables des biens et service qu il utilise, en communiquant les procédures et exigences pertinentes aux fournisseurs et sous-traitants. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

31 Après avoir : réalisé l état des lieux en matière d aspects, puis d impacts environnementaux, et au passage identifié les exigences légales et autres exigences, mis en œuvre une planification en terme d objectif et cibles environnementaux et de programme environnemental, déroulé cette planification au travers de structure et de responsabilités en ayant sensibilisé et formé le personnel, communiqué en interne et en externe, mis en place et maîtrisé le système documentaire, Il s'agit maintenant de maîtriser les activités qui sont à l origine des impacts significatifs, identifié précédemment. Cependant toutes les activités ne sont pas concernées. Il est donc recommandé de remonter à la source de ces activités pour agir le plus en amont possible sur les aspects et les impacts significatifs, et d améliorer ses performances environnementales. Cet exercice demande à ne s intéresser qu aux aspects pour lesquels la politique environnementale a prévu des objectifs particuliers. Pour chacune des activités identifiées comme étant à la source d impact significatif, il est nécessaire de vérifier la nécessité ou pas de rédiger une procédure documentée. Le niveau de détail de la rédaction se fera en fonction des risques encourus, du plus détaillé à l'absence de procédure, une description générale étant alors suffisante. Par exemple, relatif à la thématique déchet, cela peut aller de la rédaction d une procédure expliquant la manière de maîtriser les déchets depuis leur génération jusqu à leur élimination, jusqu à des consignes établies pour chaque type de déchet identifié ; Les fournisseurs et sous-traitants intervenant sur le site de l organisme (ex. service de nettoyage, peintres ) sont soumis, au même titre que le personnel, à l application des principes définis dans la politique environnementale, ainsi qu au respect des consignes environnementales. Mais pour qu ils puissent les respecter, il faut avant tout leur communiquer. Pour cela, il y a trois solutions possibles : la rédaction de plans de prévention et y intégrant un chapitre management environnemental qui reprendra les exigences pertinentes (ex. gestion des déchets, conditions de stockage ) à communiquer, la rédaction d un livret de consignes à l usage de tout sous-traitant et fournisseur pénétrant sur le site, ou envoyé lors de la passation de la commande. Il peut reprendre par exemple : la politique environnementale, les exigences pertinentes. l organisation d une réunion préalable, avant l intervention sur le site des sous-traitants et fournisseurs. Dans le cas des fournisseurs et sous-traitants travaillant chez eux (ex. imprimeurs, traiteurs ), il convient là aussi de communiquer les exigences pertinentes relatives aux aspects environnementaux significatifs. C est là que l envoie d un livret de consignes lors de la passation de commande prend toute sa valeur. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

32 7. Prévention des situations d urgence et capacité à réagir Conseils généraux aux services administratifs de petite taille Contrairement à l industrie qui peut avoir un grand nombre de situation d urgence à gérer, la situation d urgence auquel le service administratif semble le plus exposé est le risque incendie Remarque : peuvent aussi être considérées comme des situations d urgence les blessures corporelles d employés, dans le cas où la démarche est étendue à la sécurité des personnes. Cas de Rhônalpénergie-Environnement Pour préparer le personnel au risque incendie, une sensibilisation en interne à la manipulation des extincteurs, aux conduites à risque à éviter (ex. fumer près d un stockage de papier ) et aux consignes à respecter en cas d incendie (notamment concernant l évacuation) a été proposée dès la mise en place du système de management environnemental. De plus, le personnel sera formé en externe à la manipulation des extincteurs par un organisme agréé. Une fois que les sensibilisations et la formation seront dispensées, le personnel de Rhônalpénergie-Environnement sera à même de prévenir et de réagir face à un incendie. Il s agira de prévoir les moments de communication sur ce sujet pour les personnes extérieures à l association (ex. stagiaires ). Concernant la sécurité des personnes, une sensibilisation aux gestes et postures a été rédigée. Il reste à la dispenser à l ensemble du personnel. (voir annexe n 16 page 74) Préconisations pour obtenir la certification Rappel des exigences de la norme ISO (Paragraphe 4.4.7) L'organisme doit définir et maintenir des procédures pour : - identifier les accidents potentiels et les situations d'urgence - être capable de réagir de façon à prévenir et à réduire les impacts environnementaux Ces procédures doivent être révisées et testées, si nécessaire et réalisable. La norme demande clairement la rédaction d une procédure. Cette exigence présente trois temps forts : l identification des situations d urgence (que se passerait-il si?), la prévention de ces situations (que doit-on faire pour éviter que cela se produise?) et enfin la capacité à réagir (si l accident se produit que doit-on faire?). L identification des situations d urgence doit fortement se baser sur l analyse environnementale, puisque c est elle qui permet de mettre en évidence les accidents potentiels (ex. incendie, erreur de tri ) et les situations d urgence associés aux activités analysées pouvant générées des impacts environnementaux. La notion de risque (lié à un aspect) prend donc toute sa valeur. Le risque doit être étudié au travers de sa fréquence (probabilité d apparition ou occurrence) et de sa gravité (importance de l impact). Etudier la fréquence et la gravité d un risque consiste donc à identifier une situation d urgence. Remarque : tous les scénarios doivent être identifiés même les plus improbables (fréquence très faible, gravité très élevée). Il convient de porter également une attention particulière à la possibilité «d effets dominos». Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

33 Un certain nombre de moyens de prévention (action sur la fréquence) et de protection (action sur la gravité) existent déjà dans la majorité des organismes. Il convient donc de recenser l ensemble des moyens techniques (ex. extincteurs ), humains Ce recensement des moyens de prévention et de protection doit permettre de réorganiser et d optimiser l utilisation des moyens existants afin d être capable de réagir de façon efficace et efficiente pour prévenir et réduire les impacts environnementaux. Comme l ensemble des documents du système, la procédure identification des situations d urgence et capacité à réagir doit être révisée régulièrement pour s assurer de sa pertinence. Mais plus que tout, cette procédure doit être testée en situation réelle, et de façon périodique afin de s assurer de son efficacité et des compétences du personnel. Un programme de test des procédures, qui pourra être validé lors des revues de direction, doit être rédigé. A la suite de ces tests, un compte-rendu doit être rédigé en précisant les dysfonctionnements éventuellement rencontrés. E. Contrôler 1. Surveillance et mesurage Conseils généraux aux services administratifs de petite taille Il est conseillé de réfléchir aux indicateurs de suivi dès le lancement du processus de mise en place du système de management environnemental. De plus, il n apparaît pas nécessaire de rédiger une procédure de surveillance des indicateurs. En effet, selon les indicateurs choisis, cela ce fera naturellement (ex. étude mensuel des compteurs d eau, et semestriel des factures). Il est conseillé que la procédure demandée par la norme, pour évaluer la conformité à la réglementation, soit intégrée à celle de l identification de cette même réglementation 13. Cas de Rhônalpénergie-Environnement Lors de l analyse environnementale de Rhônalpénergie-Environnement, une réflexion a été engagée sur les indicateurs à mettre en place, notamment par l utilisation du bilan carbone sur les thématiques transport et énergie (électricité et gaz). Pour le moment rien de formel n a été rédigé. La procédure permettant d évaluer périodiquement la conformité de Rhônalpénergie-Environnement a été intégrée à celle servant à leur identification. Et c est à chaque groupe thématique d effectuer la veille réglementaire et de vérifier la conformité de Rhônalpénergie-Environnement avec ces exigences Préconisations pour obtenir la certification Rappel des exigences de la norme ISO (Paragraphe 4.5.1) - L'organisme doit établir et maintenir des procédures pour surveiller et mesurer les principales caractéristiques de ses opérations et activités qui peuvent avoir un impact significatif sur l environnement (suivi de la performance, contrôles opérationnels appropriés, conformité aux objectifs et aux cibles environnementaux). - L équipement de surveillance doit être étalonné et entretenu. - L organisme doit établir et maintenir une procédure documentée permettant d évaluer périodiquement la conformité à la réglementation et à la législation environnementale applicable. 13 Voir l annexe n 9 page 59 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

34 Outre la procédure concernant l évaluation périodique de la conformité à la réglementation et à la législation environnementales et autres exigences applicables, la norme impose à l organisme la création d une deuxième procédure concernant la surveillance et le mesurage régulier des principales caractéristiques des activités de l organisme qui peuvent avoir des impacts environnementaux significatifs. Il convient que l organisme définisse, et mette en place un système de mesure lui permettant de suivre les performances environnementales et d évaluer leur efficacité par rapport aux objectifs et cibles qu il s est donné, ainsi que les performances du système de management environnemental lui-même. Cette partie de la norme renforce le rôle de l analyse environnementale, puisque l oubli d un aspect lors de l analyse initiale provoquera immanquablement une lacune en terme de surveillance et mesurage. La norme introduit aussi quatre types d indicateurs dont il faudra tenir compte : ceux associés à la performance environnementale, ceux associés aux contrôles opérationnels, ceux associés à la conformité aux objectifs et cibles, ceux associés à la conformité aux exigences légales et aux autres exigences. Procédure consacrée à la surveillance et au mesurage Cette procédure doit inclure : l enregistrement des informations permettant le suivi de la performance, c'est-à-dire l obtention de résultats mesurables du système concernant les aspects environnementaux au travers d indicateur de performance. Il en existe deux types : les indicateurs de performance de management (ex. nombre d audits internes faits/nombre d audits prévus, % de réalisation d une action ) les indicateurs de performance opérationnelle (ex. taux de valorisation des déchets ) l enregistrement des informations relatives au suivi des contrôles opérationnels appropriés, c'est-à-dire les contrôles et mesures en tout genre (ex. mesure du bruit, de la quantité de déchet ), réalisés afin de satisfaire les exigences légales, mais également nécessaires à la maîtrise du système (un plan de contrôle sous la forme de tableau peut être établi). l enregistrement des informations relatives au suivi de la conformité aux objectifs et cibles environnementaux de l organisme, c'est-à-dire évaluer la maîtrise qu à l organisme sur le suivi de la conformité. Procédure consacrée à l évaluation périodique à la conformité à la réglementation Ce processus est baptisé veille réglementaire (attention de ne pas oublié les autres exigences). La veille réglementaire est un point fort du processus d amélioration continue, et il découle en droite ligne de l analyse environnementale. De manière plus générale, il convient de s assurer, en cas de modification des exigences légales et des autres exigences, que les activités de l organisme soient toujours conformes. 2. Non-conformité, action corrective et action préventive Conseils généraux aux services administratifs de petite taille La détection du non respect des objectifs fixés est indispensable à l amélioration continue du système de management environnemental. Cas de Rhônalpénergie-Environnement Il est à prévoir la rédaction d une procédure la plus simple possible permettant d identifier, de traiter et de résorber les nonconformités. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

35 Mais il faut surtout faire attention à la définition des non-conformités et à leur traitement, afin d éviter trop de lourdeur administrative et des surcoûts importants. Par exemple, en voulant être trop rigoriste, le simple fait d avoir un tri de mauvaise qualité sur une semaine donnée pourra induire une nonconformité avec toute la lourdeur du traitement que cela suppose : réunion d un groupe de travail devant établir l arbre des causes et proposer une ou des action(s) corrective(s). Préconisations pour obtenir la certification Rappel des exigences de la norme ISO (Paragraphe 4.5.2) L'organisme doit établir et maintenir des procédures définissant les responsabilités et l'autorité pour : - la recherche et le traitement des non-conformités, - la prise de mesures de réduction de tout impact éventuel, - le lancement et le suivi des actions correctives et préventives correspondantes (adaptées à l importance des problèmes). La norme impose la rédaction d une procédure qui doit définir qui rédige, valide et analyse le contenu de la non-conformité, qui propose, valide et suit la réalisation d une action corrective ou préventive Les non-conformités peuvent être de plusieurs types : une demande pertinente d une partie intéressée externe, le non respect d une exigence réglementaire, une procédure ou un mode opératoire non respecté, des dysfonctionnements détectés lors des audits internes, En présence d une non-conformité, le plus urgent est de traiter ses impacts éventuels. Ensuite, il faut examiner les causes de la non-conformité afin de mettre en place des actions correctives (pour éliminer la non-conformité) et des actions préventives (pour éviter que la non-conformité se produise à d autres niveaux). Ces actions doivent être adaptées à l importance de la non-conformité par rapport aux exigences de la norme ou de l impact environnemental. L examen des non-conformités peut donc conduire à une modification des documents du système (ex. programme d actions, procédures de surveillance et de contrôle ). 3. Enregistrements Conseils généraux aux services administratifs de petite taille Les fiches de suivi des indicateurs, les fiches de synthèse (de l analyse environnementale, réglementaire) sont des enregistrements qu il est conseillé de lister dans un document spécifique. Cas de Rhônalpénergie-Environnement La procédure demandée pour la gestion des enregistrements a été intégrée à celle qui décrit la maîtrise de la documentation. (voir l annexe n 14 page 70) Remarque : il est conseillé pour ne pas multiplier les procédures, d intégrer la procédure de gestion des enregistrements à celle décrivant la maîtrise de la documentation (le manuel environnement peut également servir de support à cette procédure). Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

36 Préconisations pour obtenir la certification Rappel des exigences de la norme ISO (Paragraphe 4.5.3) - L'organisme doit établir et maintenir des procédures d'identification, de maintien et de destruction des enregistrements relatifs à l'environnement. - Ces enregistrements doivent être lisibles, identifiables, maintenus, archivés et protégés contre tout risque d endommagement, de détérioration ou de perte. - La durée de conservation doit être établie et enregistrée. Les enregistrements sont les preuves de l accomplissement d une action ou de résultats obtenus en regard de la conformité à des exigences spécifiées par le référentiel choisi par l organisme (ex. résultats d audit, compte-rendu de revue de direction, Bordereaux de Suivi des Déchets Industriels, correspondances officielles ). La norme impose de décrire dans une procédure les aspects relatifs à la maîtrise des enregistrements. La procédure doit permettre de définir : le mode d identification des enregistrements (qu ils soient sous format papier ou informatique), la façon de retrouver l activité concernée par l enregistrement par le biais d une codification, la façon dont les enregistrements sont conservés et tenus à jour, et par qui, la durée d archivage, le mode de destruction, et qui en a la responsabilité. Remarque : toutes les exigences précédemment exposées pour la maîtrise documentaire s appliquent à la gestion des enregistrements. 4. Audits du système de management environnemental Conseils généraux aux services administratifs de petite taille Les audits dont il est question sont les audits internes, et non pas les audits menés par des organismes certificateurs. L audit interne sert à prendre du recul et de faire un examen précis, objectif et impartial de la situation afin de vérifier que le système de management environnemental est correctement défini et mis en œuvre et qu il répond aux objectifs de la politique environnementale. C est un outil d amélioration continue du système de management environnemental, ayant pour finalité l évaluation du système et des pratiques, ainsi que le déclenchement d actions (correctives et/ou préventives). Remarque : dans le cadre d une démarche simplifiée, la rédaction de la procédure d audit ne s avère à priori pas nécessaire contrairement au programme d audit. Cas de Rhônalpénergie-Environnement Cette partie n a pas encore été abordée dans le cadre de la démarche. Néanmoins, il est conseillé de rédiger un programme d audit, ainsi qu un questionnaire d audit type. Pour une réalisation objective et impartiale de l audit interne, celui-ci devra être confié à une personne autre que le coordinateur SME. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

37 Exemple de programme d audit Domaines audités Politique environnementale Aspects environnementaux Auditeur Dates (n des semaines) Préconisations pour obtenir la certification Rappel des exigences de la norme ISO (Paragraphe 4.5.4) L'organisme doit établir et maintenir un ou plusieurs programme(s) et procédure(s) pour la réalisation périodique d'audits du système de management environnemental de façon à : - vérifier la conformité du système de management aux dispositions établies, - vérifier si le système de management environnemental est correctement mis en œuvre et maintenu, - fournir des informations à la direction de l organisme. La norme impose la rédaction d une procédure d audit interne qui doit évoquer son domaine d application (détermination des activités et des domaines audités), la méthodologie utilisée (préparation, réunion d ouverture, analyse de la documentation, entretiens et visite sur le terrain ), les responsabilités associées à la réalisation et à la conduite des audits, Remarque : dans le cadre de cette partie, il peut être intéressant pour l organisme, voir nécessaire, de créer un ensemble d enregistrements fondamentaux comme : une convocation type, un compte-rendu d audit type Programme d audit La seule exigence évoquée par la norme est que le programme d audit doit inclure le calendrier. Les audits internes peuvent être réalisés selon les paragraphes de la norme, ou selon les activités de l organisme. Le programme d audit peut être établi sur trois ans (fréquence de certification), ce qui permet d étaler les fréquences. En effet, les activités ou paragraphes sensibles pourront être audités annuellement, et les autres tous les trois ans par exemple. L organisme peut confier la réalisation des audits internes, soit à des membres de son propre personnel, soit en sous-traitant tout ou partie à des auditeurs externes. Dans le cas où les auditeurs font partie du personnel, il convient que les auditeurs «volontaires» soient correctement formés. Cette formation doit être validée en interne par des auditeurs confirmés ou en externe par des organismes reconnus. De plus, l organisme doit définir des critères quand à la formation, à l expérience et aux compétences de ces auditeurs, tout en sachant qu il est nécessaire d assurer l impartialité et l objectivité de l auditeur. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

38 F. Agir : la revue de direction Conseils généraux aux services administratifs de petite taille La revue de direction 14 est un point important du système de management environnemental, même dans le cadre d une démarche simplifiée. Il est donc conseillé d être rigoureux que ce soit dans son organisation ou son déroulement. Cas de Rhônalpénergie-Environnement Les participants à la revue de direction sont : le directeur, le coordinateur du système, les personnes en charge des différentes thématiques abordées par le système. Dans une optique de communication et de sensibilisation de l ensemble du personnel au système de management environnemental, la présence de celui-ci peut être autorisée de manière facultative. (voir l annexe n 17 page 83) Préconisations pour obtenir la certification Rappel des exigences de la norme ISO (Paragraphe 4.6) - La direction de l organisme doit, à des intervalles qu elle détermine, passer en revue le système de management environnemental pour s assurer qu il est toujours approprié, suffisant et efficace. - Cette revue doit être documentée. La revue de direction est, d une manière indéniable, le point cruciale de tout système de management environnemental. Elle est l étape qui permet de boucler le cycle d amélioration continue du système de management environnemental et concrétise l engagement de la direction au plus haut niveau par une revue formelle, documentée et enregistrée des performances environnementales de l organisme. Elle permet aussi à l organisme d identifier les opportunités d amélioration de son système et de prendre les mesures correctives et préventives appropriées. Si le non-respect des objectifs et cibles est mis en évidence, il convient alors d attribuer de nouveau moyens (humains, financiers, ) pour y parvenir. Les revues de direction s effectuent à une fréquence définie. La norme n impose nullement une fréquence, ce qui pose le délicat problème de l ajustement de celle-ci. Le choix de la fréquence des revues de direction peut prendre en compte plusieurs principes, tels que : la culture de l organisme en matière de planification interne, le moment du bilan du système de management environnemental, le nombre d impacts environnementaux significatifs, Remarque : en générale les organismes optent pour une fréquence annuelle. La revue de direction peut avoir lieu peu de temps après l audit interne de manière à ce que les décisions à prendre suite à celui-ci et demandant une décision de la direction à son plus haut niveau soient prises rapidement. L idéal est que la revue de direction ait lieu de manière coordonnée par rapport au processus de planification interne (ex. décisions budgétaires). La revue de direction doit avoir un champ suffisamment large pour vérifier l ensemble des activités d un point de vue environnemental. De ce fait, l ordre du jour type pour une revue de direction, fait office de convocation en précisant la date, le jour, l heure, les participants et le lieu. Il doit prendre en compte les deux phases de la revue de direction : bilan de la période écoulée et orientation pour la période à venir. 14 Voir l annexe n 17 page 83 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

39 Partie 3 : Pour aller plus loin Après avoir mis en place un système de management environnemental «simplifié», le service administratif de petite taille peut désire aller plus loin en faisant certifier son système. Dans ce cas, il a le choix entre deux référentiels : l ISO et l EMAS. Cette partie a donc pour objectif de mettre en évidence les différences entre l ISO et l EMAS, ainsi que les critères permettant à un organisme de faire son choix. A. Qu est-ce que l ISO et l EMAS? La mise en place d un système de management environnemental est une démarche basée sur le volontariat, selon deux référentiels. La norme ISO (en cours de modification) est une norme internationale donnant les lignes directrices de la mise en place d un système de management environnemental à chaque organisme désireux d en mettre un en place. Le règlement EMAS (Eco-Management and Audit Scheme), modifié en 2001 (deuxième version), a adopté les exigences normatives de l ISO comme exigences principales du système de management environnemental. Un organisme certifié ISO peut donc aisément se doter des quelques compléments nécessaires pour mettre en oeuvre une démarche EMAS. Remarque : la mise en place de la démarche simplifiée, expliquée dans la partie précédente, est complétée par une approche de la norme ISO Toutefois, elle permet aussi de prétendre à l EMAS à condition de prendre en compte les compléments spécifiques à l EMAS. L ISO et l EMAS présentent des quelques différences que l on retrouve dans les objectifs et les résultats de la démarche. Les objectifs de l ISO sont fixés par l organisme, suivant sa culture et son «bagage» environnemental, alors que concernant l EMAS, ils sont fixés par l analyse environnementale. ISO EMAS Objectifs de la démarche Elaborer l analyse environnementale Construire un système de management Construire un système de management environnemental environnemental Obtenir la certification ISO Obtenir l enregistrement EMAS Maîtriser les aspects environnementaux Maîtriser les aspects environnementaux significatifs significatifs Elaborer la déclaration environnementale Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

40 La synthèse ci-dessus montre que dans son principe d application, l ISO et l EMAS sont assez similaires. Néanmoins, deux différences importantes apparaissent. L EMAS impose la réalisation et la rédaction de l analyse environnementale, alors qu elle est facultative pour l ISO De plus, il oblige aussi l organisme à établir une déclaration environnementale (mise à la disposition du public pour lui fournir des informations sur le système et ses performances), qui doit contenir : la politique environnementale, les informations générales sur l organisme du manuel environnement (activités, services ), une description des aspects environnementaux significatifs et des impacts associés, une description des objectifs généraux et spécifiques par rapport aux aspects et aux impacts environnementaux significatifs. En clair, il faut spécifier pour chaque impact environnemental significatif quels sont les objectifs et cibles visant à le «traiter». une synthèse des résultats obtenus concernant les objectifs généraux et spécifiques, c'est-à-dire le résultat des actions mises en œuvre. le nom et le numéro d agrément du vérificateur environnemental 15 et la date de validation de la déclaration. La déclaration environnementale doit être actualisée annuellement, et les modifications apportées doivent faire l objet d une validation par le vérificateur environnemental. ISO EMAS Création d une base documentaire : - politique environnementale - manuel environnement - procédures - modes opératoires - support d enregistrement Mise à jour de la base de données environnementales Amélioration continue du système de gestion Résultats de la démarche Création d une base documentaire : - politique environnementale - manuel environnement - déclaration environnementale - analyse environnementale - procédures - modes opératoires - support d enregistrement Mise à jour de la base de données environnementales Amélioration continue des performances environnementales Remarque : l amélioration continue dans le cadre de l ISO est surtout basée sur l amélioration du système, alors que pour l EMAS, l amélioration porte sur les performances environnementales du système. L ISO introduit donc plutôt une notion de moyen, alors que l EMAS une notion de résultat. B. Choisir plutôt l ISO ou plutôt l EMAS? La norme ISO est une norme internationale, reconnue au niveau national et international. Néanmoins, les organismes ou administrations certifiés ISO ne bénéficient d aucune publicité. La norme se concentre sur l impact environnemental et ne nécessite pas une conformité juridique immédiate pour obtenir la certification, mais plutôt une conformité sous engagement. Dans ce cas, il faut pouvoir prouver que tout est prévu pour pallier à la non-conformité. 15 Voir le glossaire Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

41 L ISO a une exigence forte : l audit du système, et une exigence faible qui est la communication externe, puisqu elle n est pas obligatoire. L EMAS est un règlement européen, reconnu au niveau national et européen. Il n est pas reconnu au niveau international hors Europe. Il a donc une valeur plus «locale». Néanmoins, les organismes ou administrations enregistrés EMAS bénéficient d une publicité par l inscription de l obtention de leur enregistrement au Journal Officiel de la Communauté Européenne, et ils peuvent utilisés les logos EMAS. Le règlement se concentre sur le système de management environnemental, notamment par la prise en compte des aspects environnementaux. Par contre, pour être enregistré EMAS, la conformité juridique est exigée. L EMAS a deux exigences fortes : l audit du système, et la communication externe, notamment par le biais de la déclaration environnementale. Remarque : le choix du référentiel se fera donc suivant le but et la culture de l organisme. Cependant, dans le cas d une collectivité locale, engagée dans un agenda 21 local, qui souhaite faire reconnaître officiellement sa démarche de développement durable privilégiera la mise en place d une démarche de certification environnementale basée sur le référentiel EMAS plutôt qu une certification ISO 14001, parce que l EMAS II organise de nombreux «temps de communication». Néanmoins, rien n empêche la collectivité de choisir la norme ISO (plus connue du grand public que l EMAS) afin d acquérir une certaine culture en matière de système de management environnemental (en la complétant par le renforcement de la communication externe calqué sur l EMAS si besoin est), puis de prétendre à l EMAS. C. Doit-on certifier un service administratif de petite taille? La mise en place d un système de management environnemental et surtout son fonctionnement demande beaucoup de rigueur et une préoccupation régulière d évaluation du dispositif. La certification garantira le bon fonctionnement du système (simplifié ou non). D autre part, elle valorisera les efforts du service par la reconnaissance qui y est liée. Toutefois, vouloir avoir la certification oblige à mettre en place un certain nombre de procédures et de documents divers, souvent superflus compte tenu de la petite taille du service administratif et de son impact limité sur l environnement. De plus, la certification a un coût. En effet, pour une entreprise de moins de 100 salariés, il faut compter pour l audit de certification entre 4500 et 9200 environ. A cela s ajoute le prix de l audit annuel de suivi (entre 900 et 1800 ), puis de l audit de renouvellement au bout de trois ans (idem que pour l audit de certification). Remarque : à la vue des inconvénients que présente la certification, on pourra conseiller à un service administratif de petite taille de s engager dans une démarche simplifiée et de réserver la certification à une entreprise ou un service technique. Afin d aider à la mise en place de système de management environnemental, il est possible de s inspirer des référentiels ISO ou EMAS. D autres outils existent comme le Programme Environnement Collectivités (PEC) qui balaye sous forme de fiche l ensemble des thématiques que peut compter une collectivité, et le Plan Environnement Entreprise (PEE) qui balaye lui aussi sous forme de fiche les thématiques que l on retrouve dans une entreprise. Dans le cas d un service administratif de petite taille, c est le PEE qui sera surtout mis à contribution. En effet, le PEC entre plus dans une démarche généraliste pouvant être associée à l élaboration d un agenda 21 local par une collectivité. Il a peu d intérêt pour un service administratif de petite taille. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

42 D. Organismes certificateurs et audit de certification Afin d obtenir la certification, un service administratif comme une entreprise doit faire appel à un organisme certificateur (organisme extérieur et indépendant) afin d auditer le système mis en place (vérification de la conformité par rapport au référentiel choisit). En France, les principaux organismes certificateurs sont l AFAQ et le BVQI. L audit de certification (environ quatre jours) comporte les mêmes phases que les audits internes pouvant être réalisés par le service : préparation de l audit, réunions d ouverture et de clôture, analyse de la documentation, entretiens en salle et sur site, rédaction d un compte-rendu Remarque : il est important de faire remarquer que le recensement de non-conformités par l auditeur externe est éliminatoire pour l obtention de la certification. C est pourquoi il est conseillé de réaliser dans un premier temps un audit à blanc (répétition générale de l audit de certification) afin de s entraîner et de faire ressortir les points noirs du système, qui pourront ainsi être traités avant la certification. L auditeur externe peut aussi faire des remarques, qui ne sont pas éliminatoires en elles-mêmes. En effet, l organisme certificateur laisse un certain délai au service pour pouvoir traiter ces remarques et fournir la preuve de ce traitement. Une fois la certification obtenue pour trois ans, le service doit faire réaliser des audits de suivi (un à deux jours) qui analyseront chaque année une partie du système. En cas de non-conformité détectée, la certification pourra être retirée. Au bout de ces trois années, le service doit faire réaliser un audit de renouvellement (identique à l audit de certification). Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

43 Conclusion Ces six mois au sein de Rhônalpénergie-Environnement ont permis la conduite d un projet de mise en place d un système de management environnemental, basé sur le principe du «verdissement des administrations». Ce projet a jeté les bases d une démarche simplifiée de système de management environnemental pouvant répondre aussi bien aux exigences de la norme ISO qu à celles du règlement européen EMAS II sur le site de Rhônalpénergie-Environnement. Ce mémoire constituera un outil que Rhônalpénergie-Environnement mettra à disposition de ses partenaires afin de partager son expérience en matière de mise en place simplifiée de système de management environnemental. De plus, il servira aussi au coordinateur SME de l association à poursuivre la mise en place de ce système. Sur un plan personnel, ce stage de six mois à Rhônalpénergie-Environnement a constitué une expérience extrêmement enrichissante et précieuse vis à vis de mon projet professionnel. Cette mission a permis de mettre en application les méthodes et outils enseignés durant la formation, et d appréhender le fonctionnement et l intégration d un système de management environnemental dans une association (équivalent à un service administratif de petite taille d une collectivité ou à un bureau d études). Le travail en autonomie et en groupe, la consultation du personnel ont été des facteurs importants à l accomplissement de la mission, la tâche la plus délicate étant d adapter le système à la taille et à la culture de fonctionnement de Rhônalpénergie-Environnement. En effet, le personnel travaillant déjà dans le secteur de l environnement, il a été plus facile de le sensibiliser aux impacts sur l environnement générés par leur travail de tous les jours à Rhônalpénergie- Environnement. Les réunions de sensibilisation, l écoute et le relationnel ont aussi été primordiaux pour mettre en adéquation les compétences, les besoins et les volontés des personnes concernées. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

44 Glossaire A ACTION CORRECTIVE Action entreprise pour éliminer la cause d une nonconformité détectée ou d une situation indésirable. Il peut y avoir plusieurs causes à une nonconformité. Une action préventive est entreprise pour empêcher la réapparition de la non-conformité. ACTION PREVENTIVE Action entreprise pour éliminer la cause d une nonconformité potentielle ou d une autre situation potentielle indésirable. Il peut y avoir plusieurs causes à une nonconformité. Une action préventive est entreprise pour empêcher l occurrence de la non-conformité. AMELIORATION CONTINUE Processus d'enrichissement du système de management environnemental, pour obtenir des améliorations de la performance environnementale globale en accord avec la politique environnementale de l'organisme. Le processus ne nécessite pas d'être appliqué dans tous les domaines d'activité simultanément. ASPECT ENVIRONNEMENTAL Élément des activités, produits ou services d'un organisme susceptible d'interactions avec l'environnement. Un aspect environnemental significatif est un aspect environnemental qui a ou peut avoir un impact environnemental significatif. AUDIT Processus de vérification systématique et documenté permettant d'obtenir et d'évaluer, d'une manière objective, des preuves afin de déterminer si le système de management environnemental d'un organisme est en conformité avec les critères de l'audit du système de management environnemental définis par l'organisme, et afin de communiquer les résultats de ce processus à la direction. C CIBLE ENVIRONNEMENTALE Exigence de performance détaillée, quantifiée si cela est possible, pouvant s'appliquer à l'ensemble ou à une partie de l'organisme, qui résulte des objectifs environnementaux, et qui doit être fixée et réalisée pour atteindre ces objectifs. D DECLARATION ENVIRONNEMENTALE Ensemble d informations relatives au système de management et aux résultats environnementaux d une entreprise, validé par un vérificateur agréé et destiné au public et aux autres parties intéressées. L entreprise actualise les informations et fait valider annuellement les modifications par le vérificateur. E EMAS Règlement européen adopté le 19 mars 2001 sous le N 761/2001 par le Parlement Européen et le Conseil, en vigueur depuis le 27 avril Il permet la participation volontaire des organisations à un système de management environnemental et d audit (EMAS Eco-Management and Audit Scheme) ENREGISTREMENT Document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la réalisation d une activité. Les enregistrements peuvent documenter la traçabilité et apporter la preuve que vérifications, actions préventives et correctives ont été réalisées. En général, les enregistrements ne nécessitent pas de maîtrise des révisions. ENVIRONNEMENT Milieu dans lequel un organisme fonctionne, incluant l'air, l'eau, la terre, les ressources naturelles, la flore, la faune, les êtres humains et leurs interrelations. Dans ce contexte, le milieu s'étend de l'intérieur de l'organisme au système global. I IMPACT ENVIRONNEMENTAL Toute modification de l'environnement, négative ou bénéfique, résultant totalement ou partiellement des activités, produits ou services d'un organisme. M NON-CONFORMITE Non satisfaction d une exigence Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

45 O OBJECTIF ENVIRONNEMENTAL (GENERAL) But environnemental global qu'un organisme se fixe, résultant de la politique environnementale et quantifié dans les cas où cela est possible. OBJECTIF ENVIRONNEMENTAL SPECIFIQUE Une exigence de résultat détaillée, quantifiée dans la mesure du possible, applicable à l organisation ou à certaines de ses composantes, qui découle des objectifs généraux et qui doit être définie et respectée pour atteindre ces objectifs généraux (à rapprocher de cible environnementale dans la norme ISO 14001). ORGANISME Compagnie, société, firme, entreprise, autorité ou institution, ou partie ou combinaison de celles-ci, à responsabilité limitée ou d'un autre statut, de droit public ou privé, qui a sa propre structure fonctionnelle et administrative. Dans les organismes constitués de plusieurs unités opérationnelles, une unité isolée peut être définie comme un organisme. S SYSTEME DE MANAGEMENT ENVI- RONNEMENTAL La composante du système de management global qui inclut la structure organisationnelle, les activités de planification, les responsabilités, les pratiques, les procédures, les procédés et les ressources pour élaborer, mettre en oeuvre, réaliser, passer en revue et maintenir la politique environnementale. V VERIFICATEUR ENVIRONNEMENTAL Toute personne ou toute organisation, indépendante de l organisation vérifiée, étant accréditée par le COFRAC et agréée par le MEDD. VERIFICATION ENVIRONNEMENTALE Examen par un vérificateur environnemental du respect des prescriptions du règlement en matière d analyse environnementale, de système de management environnemental, d audit et de déclaration environnementale et validation de la déclaration environnementale et des informations environnementales y afférant. P PARTIE INTERESSEE Individu ou groupe concerné ou affecté par la performance environnementale d'un organisme. PERFORMANCE ENVIRONNEMENTALE Résultats mesurables du système de management environnemental, en relation avec la maîtrise par l'organisme de ses aspects environnementaux, et sur la base de sa politique environnementale, de ses objectifs et de ses cibles environnementaux. POLITIQUE ENVIRONNEMENTALE Déclaration par l'organisme de ses intentions et de ses principes relativement à sa performance environnementale globale qui fournit un cadre à l'action et à l'établissement de ses objectifs et cibles environnementaux. PREVENTION DE LA POLLUTION Utilisation de procédés, pratiques, matériaux ou produits qui empêche, réduit ou contrôle la pollution, qui peut inclure le recyclage, le traitement, les changements de procédés, les mécanismes de contrôle, l'utilisation efficace des ressources et la substitution de matériaux. Les bénéfices potentiels de la prévention de la pollution incluent la réduction des impacts environnementaux négatifs, l'amélioration de l'efficacité et la réduction des coûts. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

46 Bibliographie Site Internet Logiciels CD Permanent, Environnement et nuisances [cd-rom] Energie + (v2) : réduire les consommations électriques [cd-rom], 2001 Normes et règlement Norme NF EN ISO [papier]. AFNOR, octobre 1996, 15p. Règlement CE n 761/2001 du Parlement Européen et du Conseil, Participation volontaire des organismes à un système de management environnemental et d audit : EMAS [papier]. Journal officiel des Communautés européennes, 2001, 29p. Guide d application à la norme ISO aux collectivités territoriales (réf. GA X30-550) [papier]. AFNOR, juin 2003, 73p. Ouvrage Le manuel du management environnemental, tome 1 : mettre en œuvre un système de management environnemental [papier], Michel Joncquières, 2001, 238p. Guide Guide d application à la norme ISO aux collectivités territoriales (réf. GA X30-550) [papier]. AFNOR, juin 2003, 73p. Bilan carbone d'une activité industrielle ou tertiaire [pdf], ADEME, décembre 2003, 207p. La certification environnementale des collectivités locales, outil de reconnaissance des démarches de développement durable et des agendas 21 locaux [papier], RAEE, 2002, 116p. Plan Environnement Entreprise 2000[papier], ADEME, 1999, 47p. (et 129 fiches) Plan Environnement Entreprise 2000, module EMAS [papier], ADEME, 2001, 26p. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

47 Sommaire des annexes Pages Annexe 1 Calendrier de mise en place de la démarche à RAEE 47 Annexe 2 Politique environnementale de RAEE 48 Annexe 3 Interview de l équipe 49 Annexe 4 Bilan carbone : ratios utilisés 52 Annexe 5 Informations générales sur RAEE 53 Annexe 6 - Exemple de fiche thématique : l eau 54 Annexe 7 Exemple de procédure d identification des aspects et impacts 55 Annexe 8 Exemple de grille de hiérarchisation des impacts 57 Annexe 9 - Exemple de procédure d identification des exigences légales 59 Annexe 10 - Liste des textes applicables à RAEE 61 Annexe 11 Exemple de fiche de synthèse par texte réglementaire 63 Annexe 12 - Liste des actions envisagées par RAEE 64 Annexe 13 Structure et responsabilité de RAEE 66 Annexe 14 Exemple de procédure de maîtrise de la documentation 70 Annexe 15 Exemple de mode opératoire de maîtrise de la documentation 72 Annexe 16 Sensibilisation à la manipulation des extincteurs 74 Annexe 17 Méthodologie de revue de direction 83 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

48 Annexe 1 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

49 Annexe 2 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

50 Annexe 3 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

51 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

52 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

53 Annexe 4 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

54 Annexe 5 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

55 Annexe 6 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

56 Annexe 7 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

57 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

58 Annexe 8 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

59 Au départ, la grille de cotation comportait quatre critères : la fréquence (comprenant 5 niveaux), la gravité pour le personnel (comprenant 5 niveaux), l effet sur le milieu naturel (comprenant 5 niveaux), la réglementation (comprenant 3 niveaux : réglementé, en cours et non réglementé). Remarque : la grille faisait aussi mention de la maîtrise de Rhônalpénergie-Environnement par rapport à ses impacts. Pour plus de simplicité, la maîtrise a été déplacée au programme de management environnemental. A chacun de ces niveaux, une explication et une note comprise entre un et cinq ont été déterminées. Le seuil de significativité fut fixé de façon empirique, en regardant pour chaque critère quel est le niveau critique que l association ne souhaite pas dépasser (ex. blessures superficielles pour le critère gravité pour le personnel). La prise en compte de l aspect sécurité du personnel a rendu cette démarche plus compliquée. Remarque : pour la rédaction d une bonne grille de hiérarchisation, la création d un groupe de travail de cinq à six personnes s avère nécessaire. Il a pour mission de définir le nombre de niveaux des critères ainsi que les notes associées, et de valider le seuil de significativité. Lors du premier essai de cotation (une personne concernée), il s est avéré que la grille ne permettait pas de mettre en évidence certains impacts qui paraissaient à priori important, alors que d autres, qui ne l étaient pas, avaient un indice très élevé. Suite à cette constatation, il a été décidé de supprimer le critère réglementation, cause de ce phénomène. Après sa suppression, un autre essai fut réalisé qui paraissait cohérant. La grille fut donc testée par un groupe de 15 volontaires. Lors de ce test grandeur nature, il est apparu que la grille de cotation pouvait être interprétée différemment du fait de la compréhension et la sensibilité de chacun et que les impacts étaient globalement bien identifiés. Une pondération des résultats du test a été réalisée afin d établir le premier programme de management environnemental. Remarque : le test a aussi mis en évidence la nécessité de retravailler cette grille. Ainsi, le nombre de niveaux associés aux critères a été diminué, leur explication a fait l objet d une discussion et les notes ont été modifiées. Ce travail a donné un prototype de grille qui n a pas été utilisé lors de la démarche, car il devra faire l objet d une concertation avec l ensemble du personnel, puis être testé. Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

60 Annexe 9 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

61 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

62 Annexe 10 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

63 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

64 Annexe 11 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

65 Annexe 12 LISTE DES ACTIONS RETENUES Eau Gaz naturel (chauffage) Electricité Etude de la mise en place d économiseurs d eau sur les robinets et les chasses d eau Sensibilisation de l équipe concernant la fermeture des volets le soir pendant les périodes d hiver (décoincer certains volets) travaux de restauration Etude de la mise en place de boutons thermostatiques sur les radiateurs non équipés (ancienne partie) Nouvelle chaudière : faire vérifier la programmation et apprendre à la programmer Ancienne chaudière : à court terme mettre une prise programmable hebdomadairement, et à long terme prévoir sa modernisation (sonde interne/externe). Sensibilisation de l équipe concernant l extinction des salles vides et des équipements électriques ; rédaction d une note Mise en place de prises programmables hebdomadairement sur les copieurs Etude de la mise en place dans la réserve du copieur d une ampoule normale couplée à un détecteur de présence Etude de la mise en place dans le couloir d un luxmètre couplé à un détecteur de présence Continuer le renouvellement du matériel informatique ; envisager l achat d un nouveau frigo. Déplacements professionnels Sensibilisation de l équipe concernant l intérêt de prendre une voiture de location ; rédaction d une note Etude de l aspect visioconférence par Internet Incitation au covoiturage (Mobasto) et à la prise de transport en commun (interne/externe) Rédaction d un plan d accès à RAEE (avec les parcs relais). Achats & déchets bureau : courrier : privilégier l achat de produit sans solvant (ex. encre à base d eau), rechargeable, en matière recyclée ou répondant à des critères de développement durable privilégier la réutilisation en interne (ex. trombones, chemises ) diminuer le nombre de référence quand il n y a pas de nécessité privilégier l achat de clé USB et de CD-ROM. Parallèlement ne plus acheté de disquette. généraliser les présentations sous informatique trouver une filière de valorisation des cartouches d imprimante et de copieur non rechargeables éviter d utiliser DHL pour transporter des documents quand c est possible Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

66 papier : privilégier la réutilisation en interne (ex. trombones, chemises ) diminuer le nombre de référence quand il n y a pas de nécessité paramétrer les ordinateurs par défaut en impression recto verso et noir sensibiliser l équipe à faire des copies en recto verso (si recto unique n est pas nécessaire) centraliser, dans un endroit précis et connu de tous, l ensemble des feuilles de brouillon pour en faire des blocs conserver les enveloppes en papier recyclé avec le logo de RAEE pour les courriers aux membres de RAEE, et utiliser des enveloppes simples en papier recyclé pour les autres courriers services généraux : privilégier les achats issus du commerce équitable remplacer les plateaux repas par des sandwichs lors des repas collectif pris dans les locaux LISTE DES ACTIONS DISCUTEES Electricité Achat d électricité verte auprès d autres fournisseurs que EDF Achats & déchets courrier : rechercher des informations sur la politique de développement durable de La Poste (si elle existe). Un courrier pourra être envoyé papier : sensibiliser l équipe au travail sur écran et à imprimer moins un complément d information doit être demandé à la société Shred it concernant le mode de tri des broyats (papier, plastique ), ainsi que sur les filières de valorisation utilisées (locales ou pas) services généraux : remplacer les bouteilles d eau minérale par des verres et des carafes en verre. Cette démarche peut être développée par l achat d un service d assiette afin de pouvoir organiser des buffets. Cela soulève la question de l achat d un lavevaisselle et d une desserte de table (chariot à vaisselle). se renseigner sur le remplacement de l essuie-main par des serviettes en rouleau étudier l achat d un lave-vaisselle propreté : donner des informations claires et précises au personnel de nettoyage concernant les nouvelles pratiques de RAEE (ex. tri des déchets ) Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

67 Annexe 13 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

68 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

69 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

70 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

71 Annexe 14 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

72 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

73 Annexe 15 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

74 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

75 Annexe 16 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

76 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

77 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

78 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

79 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

80 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

81 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

82 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

83 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

84 Annexe 17 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

85 Rémy Rascagnères Université de Savoie, DESS CEDD

86 The "Greening of Government" was defined in 1992 at the Earth Summit of Rio, and has been asserted in 1995 in Canada during the G7 Environment Ministers Summit. This principle based on a sustainable development politic, aims to control the impacts of the administrations functioning on the environment. Within the context of the "Greening of Government" and in the perspective of reducing its own impact on the environment, Rhônalpénergie-Environment enters into a simplified process of Environmental Management System, integrating the personnel's security aspect, but also the social, economic and ethical aspects which are essential to sustainable development. Besides, Rhônalpénergie-Environment wishes to make its partners benefit from the experience acquired in the setting of this process; notably during the accompaniment of local communities in the setting up of their Environmental Management System project.