DEP Secrétariat. Base de. données. Access Guide d apprentissage

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1 DEP Secrétariat Base de données Access 2007 Guide d apprentissage

2 BASE DE DONNÉES - ACCESS 2007 AIDE-MÉMOIRE TUTEUR NOM : NUMÉRO DE TÉLÉPHONE : COURRIER ÉLECTRONIQUE : ADRESSE : DISPONIBILITÉ : DEVOIRS DATE D ENVOI NOTE OBTENUE REMARQUE 1 o 2 o COMMUNICATIONS AVEC LE TUTEUR DATE OBJET DE LA COMMUNICATION COMMENTAIRES

3 ADMINISTRATION, COMMERCE ET INFORMATIQUE Base de données Guide d apprentissage

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5 Base de données Édition revue et mise à jour : juin 2011 Première parution : juin 2002 Production de l édition 2011 Gestion du projet : Rédaction de la mise à jour : Révision pédagogique : Révision linguistique des contenus mis à jour : Expérimentation : Correction d épreuves : Édition : Johanne Chicoine Diane Marcil Johanne Chicoine Françoise Labelle Ghyslain Dumont Françoise Labelle Éditech Production de l édition 2002 Gestion du projet initial : Gestion du projet final : Coordination de la production : Rédaction : Révision de contenu : Révision pédagogique : Révision linguistique : Expérimentation : Illustrations : Première édition : Deuxième édition : Page couverture : André Dumas Diane Marcil France Daigneault Pauline Poirier Sylvie Collard France Daigneault et Diane Marcil Renée Dolbec Yves Chartier et Francine Moreau Serge Mercier Alphatek Éditech Alphatek Tous les logiciels et toutes les dénominations commerciales cités dans ce document sont des marques déposées. Février 2014

6 Base de données Notes à l utilisateur : Dans le présent document, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d alléger le texte. Les mises en situation, les événements, les personnages, les coordonnées et la majorité des entreprises sont purement fictifs. Toute ressemblance avec la réalité ne serait que le fruit du hasard. Le site des apprenants ( vous donne accès à certaines des ressources essentielles à votre cheminement : fichiers de travail, ressources multimédias, webographie, corrigé des exercices et, le cas échéant, contenus mis à jour. Au moment de mettre à jour ce guide, la TPS était de 5 % et la TVQ de 7,5 % : ce sont ces taux qui ont été utilisés dans les démonstrations et les exercices. À moins d avis contraire, veuillez donc utiliser ces taux dans vos calculs afin que vos résultats correspondent à ceux du corrigé. Évidemment, lorsque vous serez en entreprise, vous utiliserez les taux de TPS et de TVQ en vigueur. Les saisies d écran ont été faites à partir de la version 2007 de Microsoft Office. Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec Tous droits de traduction et d adaptation, en totalité ou en partie, réservés pour tous pays. Toute reproduction par procédé mécanique ou électronique, y compris la microreproduction, est interdite sans l autorisation écrite d un représentant dûment autorisé de la Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec (SOFAD). Dépôt légal 2011 Bibliothèque et Archives nationales du Québec Bibliothèque et Archives Canada ISBN :

7 Table des matières Contenu des ressources multimédias... vii Préambule Avant toutes choses... Bienvenue!... ix Votre formation... x Objectifs du module... xi Avez-vous les préalables?... xi Matériel requis... xi Durée du module et gestion du temps d apprentissage... xii Matériel d apprentissage... xiii Guide d apprentissage... xiii Corrigé... xiii Ressources multimédias... xiv Devoirs pour les élèves de la formation à distance... xv Organisation et échéancier de travail... xv Épreuve sommative... xv Fiche de rétroaction... xv Pictogrammes... xvi Chapitre 1 Démarrage d Access 1.1 Introduction aux bases de données Mise en route d Access Ouverture d une base de données Fenêtre de la base de données Objets d une base de données Fermeture des objets de la base de données Exercices supplémentaires Résumé Chapitre 2 Saisie, modification et classement de données 2.1 Ouverture d une table de données Sélection de données dans une table Modification du format d une table Modification de la mise en forme des caractères Saisie de données Impression des données Tri des enregistrements Filtres Exercices supplémentaires Résumé v

8 Base de données Chapitre 3 Extraction de données 3.1 Élaboration d une requête en mode Création Création d une requête à l aide de l Assistant Requête simple Modes d affichage des requêtes Modification d une requête Modification de l ordre des champs Suppression d un champ Enregistrement d une requête sous un nouveau nom Masquage d un champ Tri des résultats Application de critères Résumé Chapitre 4 Création d un état 4.1 Sections de l état Création d un état à l aide de l Assistant Création d un état incluant des calculs et des regroupements, à l aide de l Assistant Création d un état rapidement et sans Assistant Modification d un état Production des étiquettes à l aide d un Assistant Exercices supplémentaires Résumé Chapitre 5 Exportation et importation 5.1 Exportation d un objet Access vers Word Exportation d un objet Access vers Excel Résumé Chapitre 6 Chapitre 7 Synthèse Préévaluation Annexe et médiagraphie Effectuer une copie de sécurité...3 Médiagraphie...4 Fiche de rétroaction Échéancier de travail vi

9 Contenu des ressources multimédias FICHIERS DE TRAVAIL Clinique Service des ventes Clinique Dentaire Exerc_suppl Filtre_clin Service des ventes Clients Clin Clinique Dentaire Distributions LGB Électroménagers Relations Serv SerVentes Service des ventes Ventes Chapitre 1 Chapitre 2 Chapitre 3 Clinique Dentaire Distributions LGB Électroménagers ServDentaire Service des ventes Ventes Bulletin Clinique Entreprises Service des ventes Ventes de l année Chapitre 4 Chapitre 5 Chapitre 6 Ressources humaines Chapitre 7 Annonces publicitaires Devoir 1 Les pros de l informatique Devoir 2 Les pros de l informatique vii

10 Base de données Diaporamas et séquences vidéo Diaporama Séquence vidéo Préambule Base de données Chapitre 1 Démarrage d Access Chapitre 2 Saisie, modification et classement de données Chapitre 3 Extraction de données Chapitre 4 Création d un état Chapitre 5 Exportation et importation Chapitre 6 Synthèse Chapitre 7 Préévaluation Opérateurs Sections de l état Calculs dans un pied d état Ouverture d une base de données Modification du format d une table Triage et filtrage des données Modification d une requête Création de champs calculés dans une requête Création d un état avec calculs et regroupements Création de champs calculés dans un état Importation et exportation viii

11 PRÉAMBULE Avant toutes choses... Bienvenue! PRÉAMBULE L approche pédagogique adoptée dans ce guide veut faciliter l apprentissage d un logiciel de base de données. C est ainsi que les figures et la démarche pas à pas vous permettront de vérifier régulièrement votre compréhension des notions étudiées. Jusqu à récemment, la complexité des logiciels de base de données faisait en sorte que de longues heures d apprentissage étaient nécessaires pour savoir les maîtriser : c est pourquoi plusieurs anticipent des difficultés lorsqu ils commencent ce module. Mais rassurez-vous : Microsoft a créé un logiciel de base de données beaucoup plus accessible pour les nouveaux utilisateurs. Néanmoins, pour utiliser ce guide, il est recommandé que vous ayez déjà acquis des connaissances de base en vous familiarisant, par exemple, avec le logiciel d exploitation Windows. Afin de satisfaire les élèves qui ont à leur disposition différents outils de travail, ce guide est accompagné de ressources multimédias; celles-ci contiennent des diaporamas et des séquences vidéo qui vous montreront les principales tâches que vous pouvez accomplir à l aide de votre logiciel de base de données. Nous croyons que ces différents outils d apprentissage vous serviront à atteindre agréablement les objectifs de ce module. Si vous êtes en voie d obtenir votre diplôme d études professionnelles en secrétariat, vous avez déjà étudié le logiciel d exploitation (Windows) et le tableur (Excel). Ainsi, vous possédez des connaissances sur l ordinateur qui vous permettront d assimiler plus facilement les apprentissages de ce module. Vous constaterez que plusieurs fonctions étudiées dans le tableur Excel, telles que copier, coller, enregistrer, etc., sont également utilisées dans le logiciel Access. En terminant, nous aimerions remercier tous les membres de l équipe de production qui ont enrichi ce guide en partageant leurs connaissances et leur expérience. La chargée du projet, Johanne Chicoine ix

12 Base de données Votre formation Ce module fait partie du programme menant à l obtention du diplôme d études professionnelles en secrétariat et comporte 30 heures d apprentissage. Le programme se subdivise en 26 modules totalisant heures de formation. Consultez le tableau suivant pour mieux connaître le nom des modules et le nombre d heures prévu pour chacun. SYNTHÈSE DU PROGRAMME D ÉTUDES EN SECRÉTARIAT Code N o Titre du module Durée Unités* Métier et formation Méthode de doigté Révision de textes en français Gestion de l information Traitement de texte de base Rédaction en français Tâches comptables courantes Base de données Approche qualité Tâches comptables périodiques Communication Outils de télécommunication Communication bilingue Correspondance en français Tableur Gestion du temps Correspondance en anglais Lois du travail Traduction en anglais Traitement de texte avancé Éditique Production de documents Réunions d affaires Mise à jour de dossiers Recherche d emploi Intégration au travail 75 5 * Une unité équivaut à 15 heures. Accédez aux ressources multimédias, disponibles sur : Afin d en connaître davantage sur ce module, visualisez le diaporama intitulé Base de données. x

13 PRÉAMBULE Objectifs du module Pour connaître les tâches que vous effectuerez durant votre apprentissage, lisez les objectifs du module dans le tableau suivant. Consultez-le aussi souvent qu il sera nécessaire pour vous situer dans votre démarche d apprentissage. Saisir des données Modifier des données Classer des données Extraire des données Mettre en forme les données exploitées Produire des étiquettes Exporter des données Effectuer des copies de sécurité des données Maintenant que vous connaissez les objectifs à atteindre dans ce module, assurez-vous d avoir les préalables nécessaires à son apprentissage. Avez-vous les préalables? Pour réussir ce module, vous devez avoir terminé avec succès le module Tableaux et graphiques ou savoir utiliser un tableur. Vous devez également connaître la gestion des dossiers et des fichiers dans un environnement Windows. Si vous n avez aucune notion concernant le logiciel d exploitation de votre ordinateur, vous pouvez vous procurer un accès au cours en ligne conçu par la SOFAD ( intitulé Introduction aux logiciels d exploitation, qui est un complément aux différents cours de logiciel. Possédez-vous les préalables? Assurez-vous maintenant d avoir le matériel requis pour effectuer convenablement les tâches reliées à ce module. Matériel requis Le corrigé (disponible sur le site de la SOFAD : Les logiciels Word, Excel et Access de Microsoft, version 2007 ou 2010 Un micro-ordinateur de puissance suffisante pour utiliser ces logiciels Une clé USB, ou tout autre support externe, si vous n enregistrez pas votre travail sur le disque rigide Une imprimante xi

14 Base de données Durée du module et gestion du temps d apprentissage Ce module est d une durée de 30 heures, incluant l évaluation sommative nécessaire à l obtention des deux unités qui lui sont liées. Le temps pour l exécution des devoirs, pour se familiariser avec la micro-informatique et avec Windows n est pas comptabilisé dans cette durée. Le nombre d heures consacrées à chacun des chapitres peut varier d une personne à l autre, selon ses acquis et sa facilité d apprentissage. Le tableau suivant vous propose une répartition du temps qui vous aidera à évaluer le rythme de votre progression. Base de données 30 heures Exploration du matériel d apprentissage Lecture du préambule Chapitre 1 Démarrage d Access 3 heures Chapitre 2 Saisie, modification et classement de données 9 heures Devoir 1 Chapitre 3 Extraction de données 5 heures Chapitre 4 Création d un état 4,5 heures Chapitre 5 Exportation et importation 1,5 heures Chapitre 6 Synthèse 2 heures Chapitre 7 Préévaluation 2,5 heures Devoir 2 Évaluation sommative (Seuil de réussite : 80 %) 2,5 heures Pour que votre apprentissage vous amène à approfondir au maximum vos nouvelles habiletés, nous vous recommandons de suivre le cheminement proposé dans l échéancier de travail qui se trouve à la fin du guide. Pour l apprentissage du guide Base de données, cet échéancier s échelonne sur une période de cinq semaines et de trente heures. Il vous permet de conserver un rythme d apprentissage régulier afin d assimiler progressivement la matière présentée. Une assiduité de six heures par semaine, réparties en deux séances de travail, vous permettra d acquérir les nouvelles notions et de les appliquer au micro-ordinateur beaucoup plus aisément. Il se peut que vous ayez à consacrer plus ou moins de temps à votre formation selon vos connaissances de base et votre facilité d apprentissage. Maintenant que vous en savez davantage sur ce module, prenez quelques minutes pour mieux connaître le matériel d apprentissage qui l accompagne. xii

15 PRÉAMBULE Matériel d apprentissage Le matériel comprend : un guide d apprentissage; le corrigé des exercices, les fichiers de travail, la webographie et les ressources multimédias, disponibles sur : deux devoirs (pour les élèves de la formation à distance). Guide d apprentissage Ce guide d apprentissage comprend sept chapitres qui vous permettront d acquérir les habiletés nécessaires pour atteindre les objectifs du module. Ces chapitres comportent des outils d apprentissage diversifiés afin de rendre votre étude et votre pratique aussi agréables que profitables. L assimilation des notions théoriques vous permettra d exécuter adéquatement les tâches au micro-ordinateur. Les exercices théoriques vous aideront à acquérir plusieurs notions essentielles afin d effectuer différentes tâches avec votre logiciel de base de données. Les exercices pratiques incluent des mises en situation propres à un milieu de travail. Vous vous assurez ainsi de développer une plus grande habileté, que vous pourrez mettre en pratique avec confiance quand vous exercerez votre emploi. L activité synthèse du chapitre 6 vous permettra de consolider les apprentissages du guide. Ce guide se termine par une préévaluation que nous vous recommandons de faire le plus sérieusement possible afin de vous préparer à l évaluation sommative. Corrigé Après chaque exercice, vous devrez vérifier votre travail à l aide du corrigé. Cette méthode vous permettra de déceler aussitôt vos lacunes ou de relever les notions mal comprises. Si certains exercices vous ont posé des problèmes, prenez le temps de les refaire. Si des points vous semblent obscurs après avoir fourni des efforts honnêtes, n hésitez pas à demander conseil à votre enseignant ou à votre tuteur, qui se fera un plaisir de vous aider. xiii

16 Base de données Ressources multimédias Voici un bref aperçu du contenu des ressources multimédias. Les diaporamas et les séquences vidéo vous permettront de visualiser des tâches que vous effectuerez. Les fichiers de travail sont regroupés par chapitre. La webographie vous fera connaître des sites Web ayant un intérêt particulier pour ce module. Copie des fichiers de travail Suivez la procédure ci-après pour copier les fichiers de travail sur votre disque rigide. Sur votre disque rigide, créez le dossier Exercices_BD. Atteignez le site des ressources pour les apprenants de la SOFAD : Repérez le titre du module. Cliquez ensuite sur le lien correspondant à l année de l édition de ce guide, s il y a lieu. Affichez le contenu du dossier Fichiers (avec l Explorateur Windows). Cliquez sur le bouton droit de la souris pour obtenir le menu contextuel du fichier ZIP que vous venez de télécharger, puis cliquez sur la commande Extraire tout afin de décompresser ce fichier. Les fichiers copiés peuvent être en lecture seule. Pour enlever cet attribut, sélectionnez tous les fichiers du dossier, puis affichez le menu contextuel. Cliquez sur la commande Propriétés, puis décochez la case Lecture seule. Renseignements sur les bases de données Familiarisez-vous immédiatement avec le contenu des différentes bases de données dont vous vous servirez. La base de données Service des ventes est utilisée dans l entreprise pour gérer les données liées aux activités de vente. La base de données Clinique gère des renseignements liés aux activités d un organisme médical. La base de données Ressources humaines vous permettra de gérer des dossiers d employés. La base de données Annonces publicitaires gère les données de clients qui achètent de la publicité d un journal. Le chiffre précédant le nom d un fichier indique le chapitre dans lequel vous travaillez. Par exemple, lorsque vous travaillerez dans le fichier Service des ventes du chapitre 2, le fichier sera nommé 2Service des ventes. xiv

17 PRÉAMBULE Devoirs pour les élèves de la formation à distance Il y a deux devoirs pour ce module. Seule la note obtenue pour cette épreuve compte pour obtenir les deux unités associées à ce module. Organisation et échéancier de travail Préparez votre reliure à anneaux afin de retrouver facilement vos documents imprimés. Sachez gérer vos documents autant que votre temps de travail. Récupérez votre reliure à anneaux et les onglets. Préparez sept onglets pour ranger les impressions des exercices de chaque chapitre. Consultez votre échéancier de travail à la fin du guide, puis lisez la partie qui suit. Établir un échéancier de travail À l aide de votre échéancier, déterminez les dates où vous terminerez l apprentissage de chacun des chapitres, puis inscrivez-les dans la colonne appropriée. Prenez l habitude de respecter vos échéances. Si vous n avez pas terminé un chapitre à temps, vous devrez y consacrer les heures nécessaires sans toutefois perturber votre échéancier de travail. Épreuve sommative Avant de vous présenter à l épreuve sommative, n hésitez surtout pas à consulter de nouveau la grille d autoévaluation jointe à la préévaluation, dans le dernier chapitre du guide. Profitez-en pour vérifier si vous êtes en mesure d effectuer les tâches qui seront évaluées. Fiche de rétroaction Nous aimerions connaître votre degré de satisfaction à l égard de ce module, afin de pouvoir l améliorer. C est pourquoi vous êtes invité à remplir la fiche de rétroaction qui se trouve à la fin du guide. Si vous étudiez à distance, vous pourrez remettre cette fiche à votre tuteur en la joignant à votre dernier devoir; si vous étudiez dans un centre de formation professionnelle, vous pourrez la remettre à votre enseignant, ou la retourner par la poste ou par télécopieur. xv

18 Base de données Pictogrammes Dans ce guide, vous rencontrerez des pictogrammes dont voici la signification. Une procédure qui facilite l exécution de certaines tâches ou une invitation à consulter l aide offerte par le logiciel Un arrêt obligatoire pour lire attentivement l information qui l accompagne Le rappel d une notion traitée précédemment Un exercice théorique Un exercice à faire à l ordinateur Une invitation à consulter le corrigé Un diaporama à visionner Une séquence vidéo à visionner Des adresses Internet contenant des renseignements pouvant être enrichissants pour votre apprentissage Un devoir à faire pour les élèves de la formation à distance Maintenant que vous vous êtes familiarisé avec le contenu du module et de son matériel d apprentissage, vous avez en main tout ce qu il vous faut pour commencer votre lecture du chapitre 1. xvi

19 CHAPITRE 1 DÉMARRAGE D ACCESS 1.1 Introduction aux bases de données Mise en route d Access Ouverture d une base de données Fenêtre de la base de données Objets d une base de données Tables Types de données Clé primaire Requête Formulaire État Fermeture des objets de la base de données Exercices supplémentaires Résumé

20 Base de données Un ensemble impressionnant de logiciels sont maintenant offerts sur le marché et il est parfois difficile pour l entreprise de choisir lequel elle utilisera pour gérer son information. Aujourd hui, avec la mondialisation des marchés et la compétition de plus en plus vive, il est important que l entreprise obtienne rapidement l information nécessaire pour maintenir sa part de marché. Il devient donc essentiel de bien comprendre la vocation première de chaque type de logiciel avant de faire un choix. Autrefois, l usage des ordinateurs était réservé à la grande entreprise, qui utilisait des macroordinateurs (ou mainframes) afin de gérer son information. Ces ordinateurs, toujours existants, servent à créer des banques de données qui, par la suite, sont programmées dans des langages informatiques par des spécialistes pour répondre aux demandes d informations des différents secteurs d une entreprise. Une donnée est une information particulière, par exemple, le numéro de téléphone d un client, alors que la base de données est un ensemble de données regroupées par types d informations. Par exemple, la banque de données peut contenir le dossier de chaque client, lequel fournit les renseignements suivants : le nom du client, son prénom, son adresse, son numéro de téléphone, le solde de son compte, etc. La base de données est utilisée pour produire les différents rapports exigés par les services de l entreprise. Par exemple, le Service des finances doit fournir les résultats mensuels des activités le plus tôt possible afin que les gestionnaires puissent prendre les décisions appropriées. Les gros ordinateurs, très coûteux et exigeant un personnel spécialisé, ne sont pas accessibles aux petites et moyennes entreprises; cependant, depuis l avènement des ordinateurs personnels, toutes les entreprises ont la possibilité d utiliser les bases de données et autres logiciels pertinents pour leurs activités. Dans la première section de ce chapitre, nous vous expliquerons l utilité des bases de données ainsi que les différents éléments qui les composent. 1.1 Introduction aux bases de données Access est un système de gestion de bases de données relationnelles, qui permet l échange ainsi que la fusion d informations provenant de différentes bases de données. La base de données est utilisée pour gérer des banques d informations volumineuses 1. Elle permet d entreposer et d organiser un ensemble d informations. De plus, ce système accélère la recherche de données spécifiques, permet l analyse de l information et la création de rapports d apparence professionnelle. Dans votre vie personnelle, vous conservez différentes informations, par exemple, une liste de numéros de téléphone et d adresses de votre famille et d amis, et même une liste de vos recettes préférées. Il devient plus facile d ajouter, d effacer, de modifier, de rechercher et de trier des données de ce type lorsqu elles sont enregistrées dans une base de données. 1. Notez que nous avons utilisé, aux fins de ce guide, des bases de données réduites afin de faciliter votre apprentissage. 1.2

21 CHAPITRE 1 Démarrage d Access Une entreprise utilisera une base de données pour stocker la liste de ses clients, de ses fournisseurs, de ses factures, de ses ventes et toute autre information utile nécessitant une mise à jour constante. L annuaire téléphonique est un autre exemple d informations qui peuvent être entreposées dans une base de données. Il vous arrive ainsi d utiliser votre annuaire pour y chercher le numéro de téléphone d une personne ou d une entreprise en particulier. Cependant, la recherche dans les annuaires traditionnels sera bientôt désuète, puisqu une grande majorité des entreprises en cesseront la distribution à grande échelle : les Pages Jaunes seront envoyées seulement à ceux qui en feront la demande. Les personnes n ayant pas accès à Internet pourront alors avoir recours au service d information 411, mais elles auront un coût à débourser. 1.3

22 Base de données L idéal est donc de commencer dès maintenant à faire vos recherches sur le Web, grâce aux annuaires électroniques qui y sont disponibles. Certains d entre eux permettent d effectuer des recherches inversées : vous pouvez ainsi chercher une personne à partir de son numéro de téléphone. Par exemple, dans l annuaire 411.ca, entrez un numéro de téléphone et vous obtiendrez toutes les coordonnées de la personne qui correspond à ce numéro; en plus, vous trouverez une carte géographique des environs de son domicile et, s il y a lieu, l itinéraire pour vous y rendre (que vous pourrez télécharger et imprimer). Voici les annuaires électroniques fréquemment utilisés au Québec : 411.ca : Annuaire de personnes : Pages Jaunes.ca : Est-ce qu il y a des limites dans la bonification d une base de données? Comme vous le constatez, la technologie et l imagination font que les limites sont sans cesse repoussées. Avant de lancer le logiciel, visionnez la séquence vidéo Ouverture d une base de données. 1.2 Mise en route d Access Pour lancer le logiciel Access, suivez les instructions ci-après : 1. Cliquez sur le bouton démarrer. 2. Pointez Tous les programmes : un menu déroulant apparaît à droite. 3. Cliquez sur Microsoft Access. Figure 1.1 Menu démarrer 1.4

23 CHAPITRE 1 Démarrage d Access La fenêtre Access s ouvre et affiche la page Prise en main de Microsoft Office Access. Cette page apparaît à chaque démarrage d Access Figure 1.2 Ouverture d Access Voici quelques tâches que vous pouvez exécuter dans cette page d ouverture du logiciel : 1. Cliquer sur l icône Base de données vide pour afficher le volet Base de données vide. Dans la zone Nom de fichier, taper le nom de la base de données ou accepter celui par défaut. Au besoin, modifier le chemin d accès pour cette base de données en cliquant sur l icône Cherchez un emplacement pour votre base de données. Cliquer sur le bouton Créer pour accéder à la fenêtre de votre nouvelle base de données. 2. Créer une nouvelle base de données à partir d un modèle en ligne : cliquer sur l icône Contacts. Les premières étapes sont les mêmes que celles décrites en 1, sauf que vous ne créez pas la base de données : vous cliquez plutôt sur le bouton Télécharger (votre appareil doit être branché sur le Web). Le modèle apparaît dans la fenêtre de votre nouvelle base de données. Bouton Cherchez un emplacement pour votre base de données 1.5

24 Base de données 3. Dans la page d ouverture du logiciel, dans le volet droit Ouvrir une base de données récente, vous pouvez ouvrir les dernières bases de données que vous avez consultées, ou cliquer sur Autres pour sélectionner une base de données sur votre disque dur ou sur une clé USB. 4. Vous pouvez cliquer sur le Bouton Office et choisir la commande qui vous sera utile. 5. Dans la section Microsoft Office Online, vous trouverez des hyperliens pouvant vous être bien utiles, entre autres, Guide pour l interface utilisateur d Access 2007, Formation, Modèles, etc. 1.3 Ouverture d une base de données Procédez comme suit afin d ouvrir la base de données Service des ventes qui se trouve sur votre disque dur ou sur votre clé USB, dans le dossier Chapitre1. 1. Dans la page d ouverture Prise en main de Microsoft Office Access, cliquez sur Autres dans le volet droit. 2. Cliquez sur la flèche de la zone de liste déroulante Regarder dans, puis sélectionnez le lecteur et le dossier dans lesquels vous avez copié vos fichiers de travail. Figure 1.3 Ouverture de la base de données 3. Double-cliquez sur la base de données Service des ventes, dans le dossier Chapitre1. 1.6

25 CHAPITRE 1 Démarrage d Access Lors de l ouverture d une base de données, il est possible qu un message de sécurité s affiche dans la barre des messages. 4. Cliquez sur le bouton Options. Figure 1.4 Barre des messages 5. Dans la boîte de dialogue Options de sécurité Microsoft Office, cliquez sur le bouton d option Activer ce contenu, puis cliquez sur OK. Figure 1.5 Options de sécurité 1.4 Fenêtre de la base de données Les éléments de la fenêtre d une base de données sont décrits dans la figure suivante. Il est important d apprendre à les connaître et de comprendre leur fonction. Lorsque vous pointez un élément de la fenêtre, une info-bulle vous informe du nom et de la fonction de la commande. 1.7

26 Base de données 5. Bouton Fermer 6. Bouton Office 1. Accès rapide 2. Barre de titre 8. Groupe 4. Bouton Agrandir 3. Bouton Réduire 7. Ruban 9. Volet de navigation 0 Bouton Ouvrir/Fermer la barre de redimensionnement { Barre d état Figure 1.6 Fenêtre de la base de données 1. Accès rapide : La barre d outils Accès rapide permet d accéder rapidement aux fonctions (commandes ou tâches) les plus fréquemment utilisées. Les boutons de commande affichés sur cette barre d outils peuvent varier d un utilisateur à l autre, puisqu elle peut être personnalisée. La barre d outils Accès rapide peut être située au-dessus ou en dessous du ruban. Est-ce que vous aimeriez modifier la barre d outils Accès rapide? Apprenez à travailler efficacement avec votre logiciel : adaptez cette barre d outils selon vos besoins. Cliquez sur la flèche Personnaliser la barre d outils Accès rapide. Supprimez ou ajoutez une commande en cliquant sur son nom dans le menu. Ajoutez une nouvelle commande en cliquant sur Autres commandes. S il y a lieu, choisissez une catégorie et cliquez sur la commande, puis sur le bouton Ajouter et sur OK. La commande sera ajoutée dans la barre d outils. 1.8

27 CHAPITRE 1 Démarrage d Access 2. Barre de titre : La barre de titre est une zone dans laquelle on trouve le titre de la base de données active ainsi que le nom de l application (Access). 3. Bouton Réduire : Le bouton Réduire permet de réduire une fenêtre en un bouton placé sur la barre des tâches; pour réafficher la fenêtre, cliquez simplement sur ce bouton avec la souris. 4. Bouton Agrandir : Ce bouton agrandit la fenêtre sur tout l espace-écran disponible. Si la fenêtre est déjà agrandie, alors le bouton Agrandir est remplacé par le bouton Niveau inférieur. 5. Bouton Fermer : Ce bouton ferme la fenêtre. S il n y a pas d autres fichiers ouverts, le programme Access est également fermé. 6. Bouton Office : Un clic sur le Bouton Office permet l affichage d un menu déroulant contenant différentes commandes; celles-ci servent principalement à manipuler les fichiers (enregistrer, ouvrir, fermer, imprimer, etc.). 7. Ruban : Le ruban renferme plusieurs catégories d éléments, entre autres, les onglets de commandes. Chacun des onglets regroupe des commandes (ou des tâches) classées par groupes. Certains de ces onglets sont contextuels : leur contenu varie selon le contexte de travail. 8. Groupe : Les groupes de chaque onglet décomposent une tâche en sous-tâches. 9. Volet de navigation : Le volet de navigation affiche les objets de la base de données (Tables, Requêtes, Formulaires et États). 0 Bouton Ouvrir/Fermer la barre de redimensionnement : Pour afficher ou masquer le volet de navigation, il suffit de cliquer sur ce bouton. { Barre d état : Cette barre, située au bas de la fenêtre, affiche de l information sur la cellule active ou sur l opération en cours. Est-ce que votre barre d état est affichée dans votre fenêtre? Sinon, suivez cette procédure pour l afficher : Cliquez sur le Bouton Office, puis sur Options Access. Cliquez sur la catégorie Avancé dans le volet gauche. Sous la rubrique Afficher, cochez la case Barre d état, puis cliquez sur OK. Bravo! Votre barre d état est maintenant affichée! 1.9

28 Base de données Exercice 1.1 Distinguer les éléments de la fenêtre de la base de données À quel élément correspond chacune des fonctions ci-dessous? Fonction Élément de la fenêtre 1. Bouton affichant un menu déroulant qui contient des commandes servant à manipuler les fichiers. 2. Élément regroupant les onglets et les groupes. 3. Zone dans laquelle le titre du fichier est inscrit. 4. Bouton qui ferme la fenêtre et Access. 5. Élément qui affiche des informations sur l opération en cours. 6. Objets (4) d une base de données apparaissant dans le volet de navigation. 7. Barre d outils permettant d accéder rapidement à des commandes. 8. Bouton servant à afficher et à masquer le volet de navigation. 9. Élément qui affiche les objets de la base de données. 1.10

29 CHAPITRE 1 Démarrage d Access 1.5 Objets d une base de données Pour commencer, il est important de connaître et de comprendre les fonctions de chaque objet. La base de données est composée des quatre objets ci-contre, apparaissant dans le volet de navigation : Tables Figure 1.7 Objets de la base de données Une table est un ensemble d informations structurées, appelées données, portant sur un sujet particulier. La figure suivante est une table de données, parc d automobiles, utilisée pour enregistrer l information se rapportant à chaque automobile louée pour chacun des employés du secteur des ventes de l entreprise Sons et images inc. La table contient les champs : No employé, Modèle, Date réception, Date remise, Coût mensuel, Accident, Remarque. Observez, dans l exemple, que les catégories d informations enregistrées pour chaque employé sont les mêmes. Figure 1.8 Table de données Une table est composée de champs et d enregistrements. Le champ est une colonne de la table. Il contient une catégorie d information pour l ensemble des enregistrements de cette colonne. Remarquez que les en-têtes des colonnes de la table, tels que No employé, Modèle, etc., sont les noms des champs. Dans cette table, il y a sept colonnes, donc sept champs. Si avoir plus d informations s avérait nécessaire, on pourrait ajouter de nouveaux champs. L enregistrement est une rangée (ligne horizontale) de la table. Il contient une série de données précises sur un client, un employé, etc. Dans cette table, il y a trente-six employés, donc trente-six enregistrements. 1.11

30 Base de données Types de données Il est nécessaire de définir le type de données qui sera stocké dans chaque champ de la table. Cela permet d éviter d inscrire des données inappropriées dans un champ. Par exemple, vous ne pourrez pas entrer de montant dans le champ Accident, ou du texte dans le champ Coût mensuel. La figure suivante vous montre cinq types de champs que vous utiliserez dans ce guide. Texte Date Monétaire Oui/Non Mémo Figure 1.9 Types de données Le tableau suivant vous donne une description de tous les types de champs utilisés par Access. Notez toutefois que ceux précédés d un Ø ne seront pas utilisés dans ce guide. Ils apparaissent dans ce tableau à titre d information seulement. Tableau 1.1 Les types de données Texte : Offre une possibilité de 255 caractères. Vous pouvez utiliser des lettres et/ou des chiffres. Il est important de retenir que ce type de champ ne permet pas d effectuer des calculs. Il peut être utilisé, par exemple, pour des numéros de téléphone, d assurance sociale, de permis de conduire ou de permis de chasse et pêche. Monétaire : Permet l entrée de valeurs monétaires qui pourront, par la suite, être utilisées pour effectuer des calculs. Par exemple, vous pouvez extraire du champ Coût mensuel tous les modèles dont le coût mensuel est inférieur à 400 $. Date/Heure : Permet l entrée des dates et des heures qui pourront, par la suite, être utilisées pour effectuer des calculs. Par exemple, vous pouvez calculer le nombre de jours entre deux dates. Oui/Non : Permet le recours à des alternatives, soit : Oui/Non, Vrai/Faux, Actif/Inactif. Par exemple, si une automobile a été accidentée, la case du champ Accident sera cochée. Mémo : Offre une possibilité de taper caractères. On l utilise pour inscrire des commentaires ou des remarques. Ø Assistant liste de choix : Permet d accéder à l Assistant qui vous guidera dans la création d une liste déroulante. Cette liste affichera les saisies possibles dans ce champ. Numérique : Permet l entrée de nombres qui pourront, par la suite, être utilisés pour effectuer des calculs. NuméroAuto : Access numérote automatiquement chaque enregistrement, soit : 1, 2, 3, 4, etc. Ø Objet OLE : Permet d insérer un objet créé dans un autre programme, par exemple, une image ou une feuille de calcul. Ø Lien hypertexte : Permet d accéder à un autre document ou à une page Web. 1.12

31 CHAPITRE 1 Démarrage d Access Clé primaire La clé primaire est appliquée sur un champ particulier dans une table. Elle permet de désigner chaque enregistrement de façon unique. Observez chaque enregistrement dans la table de la figure suivante : Observez la répétition d enregistrements dans ces champs. Figure 1.10 Clé primaire Vous pouvez constater que chaque enregistrement du champ No employé est unique. Par contre, dans les autres champs, vous noterez que certains enregistrements se répètent. Par exemple, deux employés ont le même modèle de voiture, soit une Cirrus LX. Les numéros d assurance sociale, d assurance maladie, de factures, de clients, de fournisseurs, etc., sont d autres exemples de clé primaire dont l enregistrement a un caractère unique. Il peut donc y avoir plusieurs clés primaires dans une même base de donnés, mais nous avons le choix entre plusieurs types de données pour créer une clé primaire. Observez que dans la figure précédente, le premier champ est celui de la clé primaire. Ce n est pas toujours le cas, car l ordre des colonnes peut être modifié. Ce concept vous sera expliqué dans le chapitre 2 de ce guide. Vous venez d étudier la table de données et ses composantes, qui est le premier élément (objet) de la base de données. Les sections suivantes vous donneront une brève description des autres objets, c est-à-dire la requête, le formulaire et l état. Requête La requête permet d extraire d une base de données des renseignements particuliers. Par exemple, on demande à la secrétaire de fournir au directeur des ventes de l entreprise Sons et images inc. une liste des représentants dont la voiture prêtée a fait l objet d un vol, de vandalisme ou d un accident. Cette information est représentée par un crochet dans la case du champ Accident. Pour produire cette liste, la secrétaire doit extraire de la base de données les automobiles dont la case du champ Accident a été cochée. Dans cette table, le champ No Employé permet de désigner chaque représentant. Les résultats de cette requête sont montrés dans la figure suivante. Liste des voitures des employés ayant fait l objet d un accident, d un vol ou de vandalisme. Figure 1.11 Résultat d une requête 1.13

32 Base de données Formulaire Le formulaire facilite la saisie, la modification et la consultation de l information contenue dans une base de données. Il présente un enregistrement à la fois. Figure 1.12 Formulaire État Dans une entreprise, il arrive qu on doive fournir de l information à plusieurs entités administratives, qui ont besoin de la consulter afin de prendre certaines décisions. Cette information doit être organisée et présentée selon les besoins et les exigences de l entreprise. L état permet d organiser l information et de la présenter sous un aspect professionnel. Notez qu Access utilise le mot État dans son logiciel pour désigner ce que l on pourrait aussi appeler un rapport. Figure 1.13 État 1.14

33 CHAPITRE 1 Démarrage d Access Exercice 1.2 Reconnaître les objets d une base de données La table utilisée dans l exercice suivant représente une liste des différents endroits au Canada où les vendeurs sont affectés. La première colonne correspond au numéro donné par l entreprise pour chaque territoire (E : est; N : nord; O : ouest; S : sud). 1. a) Inscrivez dans le rectangle le nom de l élément pointé : b) Combien y a-t-il de champs dans cette table? c) Combien y a-t-il d enregistrements dans cette table? 2. Nommez trois objets qu une base de données peut comporter. 3. Donnez trois raisons qui justifient l utilisation d un logiciel de base de données. 4. Déterminez le type de champ : a) salaire des employés : b) numéro d assurance sociale : c) commentaires sur le rendement d un employé : 1.15

34 Base de données 5. Peut-on utiliser un logiciel de base de données pour effectuer les tâches suivantes? Justifiez votre réponse. Oui Non a) Rédaction d une lettre au directeur d une banque pour lui transmettre le solde des comptes clients. b) Mise à jour d une liste de disques compacts, par auteurs et par genres de musique. c) Création, par un garagiste, de la liste d inventaire mensuelle de tous ses outils. 6. Dans les cas soumis ci-dessous, dites si chacun peut servir de clé primaire. Justifiez votre réponse. Oui Non a) Le numéro d immatriculation des voitures. b) Les noms de tous les abonnés inscrits dans l annuaire téléphonique de la ville de Montréal. c) La liste des mots dans un dictionnaire français. 1.16

35 CHAPITRE 1 Démarrage d Access Exercice 1.3 Explorer une base de données et l environnement d Access 1. Ouvrez la base de données Clinique et inscrivez ici les tables qui la composent. 2. Dans la table fournisseurs, combien y a-t-il de champs? 3. Quels sont les noms des groupes inclus dans l onglet Feuille de données? 4. Déterminez le type de données des champs suivants de la table comptes clients. a) Numéro de client : b) Date de visite : c) Assurances : d) Nom de la compagnie d assurances : e) Montant facturé : f) Montant reçu : 5. Sous l onglet Accueil, dans quel groupe se retrouvent les commandes suivantes? a) Filtrer : b) Centrer : c) Orthographe : d) Aligner le texte à gauche : e) Coller : 6. Fermez la base de données Clinique. 1.17

36 Base de données 1.6 Fermeture des objets de la base de données Pour fermer une table ou tout autre objet de la base de données, cliquez sur le bouton Fermer. Lorsque vous avez fait des changements dans la mise en forme (par exemple, si vous avez modifié la largeur des colonnes ou la hauteur des lignes), vous devez enregistrer le fichier. Par contre, lorsque vous entrez de nouvelles données, Access les enregistre automatiquement. Et rassurez-vous : si vous fermez le fichier et qu une modification n a pas été enregistrée, Access vous demandera si vous voulez l enregistrer avant de fermer. Nous ajoutons des exercices supplémentaires afin de vous permettre d assimiler les connaissances acquises dans ce chapitre. Il est fortement recommandé de faire ces exercices. 1.7 Exercices supplémentaires 1. Définissez le type de données des champs correspondant aux descriptions suivantes : Nom d une entreprise : Adresse : Nombre d employés : Chiffre d affaires annuel : Date de fondation : Commentaires : 2. Répondez par Vrai ou Faux et justifiez votre réponse. Vrai Faux a) La clé primaire permet d interdire l accès d un champ aux usagers. b) La requête facilite la saisie de données. 3. Ouvrez la base de données Clinique, puis la table comptes clients, et déterminez sous quel onglet se trouvent les commandes suivantes : a) Type de données : b) Assistant Requête : c) Police : d) Nouveau champ : e) Exportations enregistrées : 1.18

37 CHAPITRE 1 Démarrage d Access 4. Dans l Aide d Access, effectuez une recherche afin de trouver comment créer des tables, puis imprimez la rubrique trouvée. 5. À l aide des info-bulles, indiquez les actions du logiciel lorsqu on clique sur les éléments indiqués dans le tableau. Élément de la fenêtre Nom et description 1.19

38 Base de données 1.8 Résumé Dans ce chapitre, vous avez vu les notions suivantes : L utilité d une base de données La mise en route du logiciel Access L ouverture d une base de données Les éléments de la fenêtre de la base de données Les objets d une base de données La fermeture d Access Une bonne compréhension des éléments qui composent une base de données est essentielle pour poursuivre l apprentissage de ce logiciel. Les outils Microsoft que vous avez explorés dans ce chapitre doivent être utilisés fréquemment afin de pouvoir résoudre rapidement les problèmes éprouvés en utilisant ce logiciel. Il est donc important d effectuer les recherches d aide qui vous seront demandées dans les prochains chapitres. Cet apprentissage vous servira dans tous les logiciels Microsoft, car les outils sont souvent partout les mêmes. Après avoir étudié ce chapitre et réussi les exercices, vous serez prêt à travailler dans les tables des bases de données. Si certaines notions apprises dans ce chapitre vous causent des difficultés, relisez ces sections et refaites les exercices qui s y rapportent. 1.20