Guide pratique

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1 3.11 LA TABLE DES RÉGIMES D'ABSENCE Cette table est principalement utilisée pour : # définir les différents régimes d'absence en vigueur; # définir les paramètres régissant le régime d'assurance-salaire; # définir le traitement des banques de congés lors du changement d'année budgétaire de même que par le module installation automatique des banques de congés; # définir les paramètres régissant l exonération des primes d assurances collectives pour le personnel en auto-facturation; # les régimes d'absence déjà autorisés dans le système sont les suivants : C : Cadres D : Soutien ancien régime E : Enseignants P : Professionnels Q : Soutien (FTQ) S : Soutien F : Service de garde (FTQ) G : Service de garde (CSQ) I : Service de garde (Indépendant) T : Enseignants (anglais) Il est possible de créer de nouveaux régimes. Cependant, il n est pas garanti que ces nouveaux régimes seront reconnus adéquatement par le système. La destruction est interdite. Guide pratique

2 SERVICES OFFERTS # Les icônes de recherche précédent et suivant ainsi que la plaquette <Rechercher> ([F7]) sont disponibles pour accéder à un régime d'absence (Section 1.4.1). # Lorsque les privilèges le permettent, il est possible d utiliser l icône d enregistrement afin de conserver les informations inscrites dans cette fenêtre. # L'icône du dictionnaire est disponible pour faciliter la sélection du régime d'absence et des codes d'absence, de coupure et d'indemnisation, le délai de carence et les assurances-salaire première et deuxième tranche (Section 1.5.2). # La plaquette <Traitement des banques...> ([Alt + A]) est disponible pour consulter ou modifier le traitement des banques au changement d'année budgétaire ou par le module installation automatique des banques de congé (Section ). Si cette fenêtre n'est pas complétée, aucune banque n'est transférée ni initialisée. # La plaquette <Exonération...> ([Alt + E]) est disponible pour consulter et spécifier les paramètres destinés au traitement de l exonération automatique des assurances. Cette plaquette est disponible uniquement pour les organismes ayant acquis la fonction DÉCENTRALISATION ET PLUS PAIE

3 RÉFÉRENCE AU DICTIONNAIRE DES DONNÉES Code : RÉGIME D'ABSENCE Carence : DÉLAI DE CARENCE Rechute pour inval. courte : DÉLAI DE RECHUTE POUR UNE INVALIDITÉ COURTE OU LONGUE Rechute pour inval. longue : DÉLAI DE RECHUTE POUR UNE INVALIDITÉ COURTE OU LONGUE Délai de carence : CODE D'ABSENCE DU DÉLAI DE CARENCE Ass. sal. 1 re tranche : CODE D'ABSENCE DE L'ASSURANCE- SALAIRE PREMIÈRE ET DEUXIÈME TRANCHE Ass. sal. 2 e tranche - 27 e semaine : CODE D ABSENCE DE L ASSURANCE- SALAIRE PREMIÈRE ET DEUXIÈME TRANCHE Ass. sal. 2 e tranche : CODE D'ABSENCE DE L'ASSURANCE- SALAIRE PREMIÈRE ET DEUXIÈME TRANCHE 1 re tranche (sem.) : LONGUEUR DE LA PREMIÈRE ET DE LA DEUXIÈME TRANCHE 2 e tranche (sem.) : LONGUEUR DE LA PREMIÈRE ET DE LA DEUXIÈME TRANCHE Débute après carence : DÉBUTE APRÈS LE DÉLAI DE CARENCE Guide pratique

4 DESCRIPTION COMPLÉMENTAIRE DES DONNÉES RÉGIME D'ABSENCE Il est possible de créer de nouveaux régimes. Cependant, la destruction est interdite. RÉGIME D ABSENCE CADRE L exonération des primes d assurances collectives pour les cadres débute à la 53 e semaine de la période d invalidité. Pour cette raison, nous avons dû scinder la période dite deuxième tranche pour assurer le bon traitement de leur régime d assurance-salaire et de leur clause d exonération des primes d assurances collectives. Les traitements concernant le personnel Cadre exigent donc les conditions suivantes : Coupure et indemnisation au 1035 Ass. sal. 2 e tranche - 27 e semaine : Un code de paiement d absence doit être dédié à l indemnisation de l employé Cadre à compter de la 27 e semaine de la période d invalidité. Ass. sal. 2 e tranche : Un code de paiement d absence doit être dédié à l indemnisation de l employé Cadre à compter de la 53 e semaine de la période d invalidité. Période Les paramètres régissant le traitement de l assurance-salaire doivent être les suivants : Invalidité courte (mois) = 3 1 ère tranche (sem.) = 26 2 e tranche - 27 e semaine = 26 2 e tranche (sem.) = PAIE

5 Comment inscrire ou modifier le traitement des banques Cette fenêtre permet d'indiquer si une ou des banques seront traitées au changement d'année budgétaire ou par le module Installation automatique des banques de congé, selon le régime d'absence de l'employé. Elle est divisée en deux sections : la section Vacances et la section Autres banques. Celle-ci inclut le traitement des banques de maladie nonmonnayables. Si les codes de banques des Vacances année précédente, courante et prochaine ne sont pas complétés, il n'y aura aucun transfert de ces banques pour cette catégorie d'employés. Si aucune banque n'apparaît dans la zone de défilement des autres banques, il n'y aura aucun transfert ni initialisation de banque (sauf Vacances) pour cette catégorie d'employés. Guide pratique

6 SERVICES OFFERTS # Pour modifier une autre banque, il suffit de double-cliquer sur la ligne correspondante et la fenêtre permettant de modifier une autre banque s'affichera (Section ). # Lorsque les privilèges le permettent, il est possible d utiliser l icône d enregistrement afin de conserver les informations inscrites dans cette fenêtre. L enregistrement doit être effectué pour que les modifications apportées deviennent effectives. # L'icône du dictionnaire est disponible pour faciliter la sélection des codes de banques (Section 1.5.2). # Lorsque les privilèges le permettent, il est possible d'utiliser l'icône d'insertion qui affiche la fenêtre permettant d'inscrire une autre banque (Section ). # Lorsque les privilèges le permettent, il est possible d utiliser l icône de retrait afin d éliminer une autre banque. PARTICULARITÉS # Les codes de banques An. préc., An. cour. et An. proch. doivent être complétés pour que les automatismes concernant les Vacances s'appliquent. Pour qu'ils ne s'appliquent pas, il faut blanchir le code de banque An. préc.; les autres champs vont s'effacer automatiquement. # Au niveau du dossier, il faut que les codes de banques Vac. An. courante et Vac. an. prochaine existent pour que les transferts aient lieu. # L'automatisme des Vacances au changement d'année budgétaire consiste à : - additionner le solde de la banque année courante dans celui de la banque année précédente. Si cette dernière n'existe pas, elle sera créée; - copier le solde de la banque année prochaine dans celui de la banque année courante; - initialiser la banque Vac. année prochaine selon le nombre d'années d'ancienneté (au 30 juin courant) de l'employé par rapport au tableau des jours alloués. Ceuxci sont pondérés par la somme des pourcentages salaires des emplois automatiques actifs PAIE

7 # Pour les autres banques, l'automatisme au changement d'année consiste à : - transférer le solde de la banque B1 dans celui de la banque B2. Si B2 n'existe pas au dossier, elle sera créée; - le solde de B1 est initialisé à la valeur du «Solde de B1» de cette fenêtre, si l'indicateur «Pondéré» est à non. Il est initialisé à ce solde, multiplié par la somme des pourc. salaires des emplois automatiques actifs et divisé par 100 si l'indicateur «Pondéré» est à oui. # Le module d'installation automatique des banques initialise la banque de vacances année prochaine et les banques inscrites dans la colonne B1 (autres banques). RÉFÉRENCE AU DICTIONNAIRE DES DONNÉES An. préc. : BANQUE DE CONGÉ An. cour. : BANQUE DE CONGÉ An. proch. : BANQUE DE CONGÉ Nb. d'années : NOMBRE D'ANNÉES D'ANCIENNETÉ Jours alloués : JOURS DE VACANCES ALLOUÉS B1 : BANQUE DE CONGÉ B2 : BANQUE DE CONGÉ Solde de B1 : SOLDE DE BANQUE Pond. : PONDÉRÉ SELON LES EMPLOIS AUTOMATIQUES ACTIFS Code : BANQUE DE MALADIE NON MONNAYABLE Pondéré par le % salaire : PONDÉRÉ SELON LES EMPLOIS AUTOMATIQUES ACTIFS État d'emploi : CATÉGORIE D'ÉTAT D'EMPLOI MOTIF D'EMPLOI Guide pratique

8 DESCRIPTION COMPLÉMENTAIRE DES DONNÉES MALADIE NON MONNAYABLE Ce bloc n'est accessible qu'aux organismes qui ont fait l'acquisition du module d'installation automatique des banques. Il permet d'inscrire le code numérique de la banque de maladie non monnayable et le nombre de jours qui y sont alloués lors de son inscription au dossier. De plus, la case Pondéré par le % salaire permet d'indiquer au système si les jours alloués doivent être pondérés ou non par le pourcentage-salaire des emplois automatiques actifs divisé par 100. MISE À PIED CYCLIQUE Ce bloc n'est accessible qu'aux organismes qui ont fait l'acquisition du module d'installation automatique des banques. Il permet d'indiquer au système quel est l'état d'emploi qui représente la mise à pied cyclique dans le système de paie, pour les régimes de soutien D, F, G, I, Q, et S. Ceci permet au module d'installation automatique des banques de reconnaître les mois d'été dans le calcul des jours alloués pour tout emploi ayant cette nature de cessation. Tous les codes de banques apparaissant dans cette fenêtre doivent être uniques PAIE

9 Comment inscrire ou modifier une autre banque Cette fenêtre permet d'inscrire ou de modifier le traitement d'une autre banque (que Vacances) au changement d'année budgétaire. Le traitement d'une autre banque consiste à être transféré ou à être initialisé ou les deux. SERVICES OFFERTS # La plaquette de confirmation est disponible pour conserver les informations inscrites dans cette fenêtre. Vous devrez activer l'icône d enregistrement par la suite (Section ). # L'icône du dictionnaire est disponible pour faciliter la sélection des codes de banques (Section 1.5.2). Guide pratique

10 RÉFÉRENCE AU DICTIONNAIRE DES DONNÉES Banque initiale (B1) : BANQUE DE CONGÉ Banque réceptrice (B2) : BANQUE DE CONGÉ Nouveau solde de B1 : SOLDE DE BANQUE Pondéré par le pourc. salaire : PONDÉRÉ SELON LES EMPLOIS AUTOMATIQUES ACTIFS DESCRIPTION COMPLÉMENTAIRE DES DONNÉES BANQUE DE CONGÉ La banque initiale est obligatoire alors que la banque réceptrice est facultative. Ces deux banques doivent exister dans la table des banques de congés. SOLDE DE BANQUE S'il n'est pas inscrit, la valeur 0,000 est transférée dans le solde de la banque initiale (B1) PAIE

11 Exonération des primes d assurances Cette activité est disponible uniquement pour les organismes ayant acquis la fonction DÉCENTRALISATION ET PLUS. Cette fenêtre permet d inscrire ou de modifier les paramètres qui régissent le traitement de l exonération des primes d assurances collectives pour le personnel en autofacturation. SERVICES OFFERTS # Lorsque les privilèges le permettent, il est possible d enregistrer les informations inscrites dans cette fenêtre. L enregistrement doit être effectué pour que les modifications apportées deviennent effectives. # L icône du dictionnaire est disponible pour faciliter la sélection des codes d assurances et de paiements d absence. Guide pratique

12 RÉFÉRENCE AU DICTIONNAIRE DES DONNÉES Régime d assurances : RÉGIME D ASSURANCE À EXONÉRER Absences en assurance-salaire : CODE D ABSENCE DE L ASSURANCE- SALAIRE PREMIÈRE ET DEUXIÈME TRANCHE Absence de maternité : CODE D ABSENCE DE L ASSURANCE- SALAIRE PREMIÈRE ET DEUXIÈME TRANCHE Origine : CODE D ASSURANCE Doit exister dans la table des assurances Généré : CODE D ASSURANCE GÉNÉRÉ DESCRIPTION COMPLÉMENTAIRE DES DONNÉES RÉGIME D ASSURANCE À EXONÉRER Associé à chacun des régimes d assurances, vous devez inscrire le ou les codes de paiements d absence d assurance-salaire qui justifient une exonération des primes. PRIMES ASSUMÉES PAR L EMPLOYEUR Certains régimes d assurances prévoient que l employé est exonéré des primes. Dans ces cas d exonération, ils prévoient que l employeur assume le montant de la prime dont l employé est exonéré. Dans cette éventualité, vous devez inscrire le code d assurance concerné ainsi que le code d assurance qui sera utilisé pour transférer la part employé à l employeur. N.B. : Nous suggérons de dédier un code d assurance propre à un montant de primes qui est transféré de l employé à l employeur PAIE