LE GUIDE PRATIQUE RESSOURCES HUMAINES DE L'INTEGRATION* DES NOUVEAUX EMBAUCHES A LA SECURITE SOCIALE

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1 LE GUIDE PRATIQUE RESSOURCES HUMAINES DE L'INTEGRATION* DES NOUVEAUX EMBAUCHES A LA SECURITE SOCIALE INTEGRATION* Le Petit Robert : opération par dictionnaire de laquelle un la langue individu ou française de 2003 un groupe s incorpore à une collectivité, à un milieu.

2 LES ACTEURS L'Equipe projet Guide RH de l intégration des nouveaux embauchés Les Responsables ressources humaines et de formation : Sihem Anne : CPAM de Reims Danièle Julien : CAF de la Rochelle Monique Bihr : Caf de Mulhouse Sébastien Bruno : URSSAF Arras/Douai Virginie Contrera : CPAM St Nazaire Mylène Juan : CAF Blois Christiane Hornus : CPAM de Haguenau Martine Ott : UGECAM Alsace Chef de projet : Jérôme Sulim CRFP des Pays de la Loire

3 PREAMBULE Investir dans un parcours d'intégration c'est sensibiliser le nouveau collaborateur de l'institution aux valeurs du service public de la Sécurité sociale qui donnent sens à l'exercice du métier au quotidien. Le Comité exécutif des Directeurs (COMEX) a souhaité la création d'un parcours d'intégration structuré pour tous les nouveaux embauchés. En effet deux accords de branche font de l'intégration des nouveaux embauchés une de leurs priorités. Celui sur la rémunération crée de nouvelles dispositions pour attirer et fidéliser les nouveaux collaborateurs dans un contexte de départs massifs. Quant à l'accord sur la formation professionnelle il identifie quatre finalités prioritaires de la formation, dont celle de l'intégration des nouveaux entrants. PASS offre la réponse à cette exigence d'optimisation de l'intégration des nouveaux embauchés. Avec PASS, dirigeants et professionnels des ressources humaines vont pouvoir préparer de façon inventive et organisée l'accueil et l'intégration de ceux et celles qui ont fait le choix de rejoindre notre institution. Convaincus qu'une gestion des ressources humaines se préoccupe d'accompagner chaque salarié tout au long de sa carrière, nous pensons qu'investir dans son intégration constitue une étape stratégique pour la suite de son parcours professionnel. Par ailleurs dans le contexte actuel de l'institution, de nouveaux défis nous attendent en terme de gestion des ressources humaines. Le défi de la complexité : dans un environnement complexe, une des conditions de la performance de tout salarié réside dans la compréhension de son environnement. Le nôtre intègre de multiples composantes. Face aux enjeux politiques, économiques et sociaux au cœur desquels se situe la Sécurité sociale, le collaborateur de l'institution ne doit plus se contenter aujourd'hui de maîtriser son poste de travail, il doit appréhender la mission, les objectifs et le fonctionnement global, non seulement de son organisme, mais aussi de sa branche et du Régime général dans son ensemble. Le défi de la coopération intergénérationnelle et du management des compétences : Le parcours d'intégration proposé dans ce guide est identique pour tout nouvel embauché. Mais il conviendra de l'adapter à chaque personne en tenant compte de son métier, de sa sensibilité et de son expérience mais également du service où il sera intégré. Si les jeunes ont un rapport au travail différent de celui de leurs aînés, il nous appartient de veiller à faire de ces différences entre les plus jeunes et les plus anciens un atout et non une contrainte. Il y a là une opportunité pour que les personnes expérimentées puissent jouer un grand rôle comme passeur de compétences et transmetteur des valeurs fondatrices de l'institution et pour que les jeunes salariés réinterrogent les pratiques existantes et apportent un regard nouveau. Pour attirer, motiver et fidéliser il faudra compter sur un parcours d'intégration qui conforte la décision du nouvel embauché de rejoindre l'institution. Avec PASS l'institution se dote d'un outil dynamique de gestion des ressources humaines pour répondre à ces défis mais aussi à un quatrième plus ambitieux: Transmettre la fierté d'appartenir à une entreprise de service public qui chaque jour satisfait les besoins de millions de personnes et contribue à la cohésion sociale du pays. Philippe Georges Président du COMEX Philippe Renard Directeur de l'ucanss

4 PRESENTATION DU PARCOURS D'ACCUEIL A LA SECURITE SOCIALE : PASS Ce guide permet de mettre en œuvre PASS pour tout nouvel embauché, qu'il soit jeune salarié ou professionnel expérimenté. S'y exprime une conviction forte. L'intégration d'un nouvel embauché est le prolongement du recrutement. On doit y apporter autant de soins que ceux accordés aux opérations de recrutement. Les objectifs de PASS concernent à la fois l'organisme et le nouvel embauché. En utilisant PASS, l'organisme vise à une opérationnalité rapide du nouvel embauché en lui facilitant sa prise de fonction. Les informations communiquées sur son poste de travail, son environnement, les orientations de l'organisme, les valeurs de l'institution concourent à cet objectif. Pour le nouvel embauché, passé le premier moment d'anxiété face à l'inconnu, les objectifs sont de bien comprendre le sens de son travail et le fonctionnement de l'organisme, de réussir son insertion dans l'équipe, d'agir avec efficacité dans les plus brefs délais. Pour ce faire PASS est pensé comme un processus comprenant une série d'étapes et mobilisant différents acteurs. Ainsi PASS combine-t-il des actions d'accompagnement du nouvel embauché réalisées au sein de l'organisme et une formation assurée par le réseau des CRF. Sous la supervision de la fonction ressources humaines, les actions dans l'organisme sont essentiellement conduites par le manager et le parrain du nouvel embauché. Cependant d'autres acteurs comme des responsables de services, de la communication, de l'accueil, de la qualité sont eux aussi directement mobilisés. Ces actions se situent à : L'échelon du service et du groupe de travail du nouvel embauché : Pour le nouvel embauché le groupe de travail et le service constituent l'environnement concret qu'il doit s'approprier, le lieu privilégié de l'exercice de son métier. La réussite de son intégration repose à bien des égards sur la qualité de l'accueil et des informations dispensées par le manager et le parrain, sans oublier les membres du groupe de travail. L'échelon de l'organisme : Comprendre son positionnement comme professionnel suppose une vue d'ensemble de la chaîne de travail composée des services de production et des services supports, une compréhension des orientations de l'organisme. C'est à ce niveau que s'explicitent les droits et les devoirs du collaborateur. Quant à la formation elle s'intéresse aux échelons nationaux : L'échelon des branches et des risques qu'elles couvrent : On entre dans le domaine des orientations politiques, des enjeux, des objectifs de branche(s) qui fixent les performances collectives dont chacun doit avoir conscience pour accomplir sa mission avec efficacité. L'échelon interprofessionnel : C'est celui des démarches et outils communs à toutes les branches utilisés pour la gestion des ressources humaines (Convention collective, système de rémunération et évaluation des compétences, formation professionnelle) dans une optique de mobilité. La mise en œuvre de PASS nécessite l'utilisation de ce guide pratique, de PASS PARTOUT (documents téléchargeables sur le site UCANSS.fr) et de PASS Formation conçue et mise en œuvre par le réseau institutionnel de formation : Le guide pratique RH de l'intégration des nouveaux embauchés : Avec ce guide chaque Responsable ressources humaines conçoit le parcours en l'adaptant à sa réalité locale. Il trouve les réponses aux questions suivantes : Quels acteurs associer à la

5 PRESENTATION DU PARCOURS D'ACCUEIL A LA SECURITE SOCIALE : PASS réussite du parcours? Quelles sont les différentes étapes du parcours? Quelles opérations la fonction RH et le manager doivent ils réaliser avant l'arrivée effective du nouvel embauché? Qu'est-ce qu'un parrain et quel rôle joue-t-il dans l'intégration? Comment le manager peut il suivre l'intégration du nouvel embauché? Comment la fonction ressources humaines peut évaluer le parcours d'intégration? PASS PARTOUT est un document remis au nouvel embauché au premier jour de son arrivée. Avec PASS PARTOUT, il rassemble les informations recueillies au long de son parcours. Il se prépare aux échanges avec son manager et parrain. Ainsi devient-il un véritable acteur de son parcours d'intégration. DISPOSITIF : Intégration Formation PASS formation lui donne les connaissances de base sur l'institution et complète les actions réalisées dans l'organisme. PASS débute le premier jour de l'arrivée du nouvel embauché. Un certain nombre d'étapes réalisées dans l'organisme sont concentrées sur une période de trois mois. Elles amènent le nouvel embauché à la découverte progressive de son environnement, du plus proche au plus éloigné. Mais le parcours d'intégration se continue au delà de cette période pour les raisons suivantes : PASS formation est calibrée sur une amplitude de 6 mois, la durée de la période d'intégration peut varier selon le métier exercé et l'expérience de la personne. Le parti pris ; que ce soit dans les étapes assurées directement par l'organisme chargé de construire un parcours d'intégration adapté au métier, à l'expérience du nouvel embauché, ou durant la formation, est de livrer l'information utile et indispensable à tout nouvel embauché. OUTILS : ACTEURS : Guide RH de l intégration des nouveaux embauchés à la sécurité sociale Pass Partout Organisme Crfp Le nouvel embauché Le dispositif de formation PASS en présentiel et à distance

6 SOMMAIRE DES FICHES Le processus d'intégration : Fiche 1 : Les clés du succès pour réussir l'intégration du nouvel embauché Fiche 2 : Les acteurs du processus d'intégration et leurs rôles : Une chaîne solidaire Fiche 3 : Les étapes stratégiques du processus d'intégration Préparation de l'accueil du nouvel embauché : Fiche 4 : La boite à outils de PASS : les outils de communication Fiche 5 : Les rubriques d'un livret d'accueil Fiche 6 : Préparer l'accueil du point de vue des ressources humaines Fiche 7 : Préparer l'accueil du point de vue du manager Fiche 8 : Les étapes opérationnelles de PASS : Proposition de parcours type L'Accueil du nouvel embauché : Fiche 9 : Le parrain, Vecteur et facilitateur de l'intégration L'accompagnement à la prise de poste : Fiche 10 : La formation Pass : Découvrir la Sécurité sociale Fiche 11 : Le suivi de l'intégration par le manager : exemple de fiche bilan d'étape Fiche 12 : Le bilan final de l'intégration par la fonction ressources humaines Fiche 13 : Questions/Réponses sur la mise en œuvre de PASS

7 1 CLES DE REUSSITE FICHE 1 : LES CLES DU SUCCES POUR REUSSIR L'INTEGRATION DU NOUVEL EMBAUCHE Valoriser le parcours d'intégration auprès des différents acteurs de l'organisme par une communication interne adaptée La réussite de l'intégration des nouveaux embauchés ne repose pas que sur les épaules de la fonction Ressources humaines. D'autres acteurs doivent être sensibilisés ou impliqués : Les managers, le service d'appartenance du nouvel embauché et les partenaires sociaux. Préparer avec soin le parcours en amont de l'arrivée du nouvel embauché Le nouvel arrivé doit trouver dès le premier jour de son accueil ses outils de travail en état de fonctionnement. Ces détails peuvent sembler anodins. Et pourtant c'est dès ce premier contact que le nouvel embauché se forge une image de l'organisme. Le manager doit connaître les étapes du parcours d'intégration. Le parrain doit avoir été désigné et être au clair avec sa mission (cf. le guide de la fonction tutorale sur le site Ces deux collaborateurs ont aussi préparé le planning du parcours d'intégration en incluant les séances de formation à distance. Veiller à un partage du parcours d'intégration entre la fonction ressources humaines et le management La première responsabilité du responsable ressources humaines est de faire vivre le dispositif d'intégration en dotant le management des outils qui lui sont nécessaires pour assurer cette activité dans de bonnes conditions. Le manager secondé par le parrain facilite la prise de fonction du nouvel embauché en fournissant les clés d'accès aux valeurs de l'entreprise et à un exercice performant du métier pour lequel ce dernier a été recruté. Investir dans le parrainage La remise d'informations écrites ne sauraient remplacer la relation construite entre le parrain et le nouvel embauché. Si le nouvel embauché est un professionnel expérimenté la présence du parrain va lui permettre d'éviter des erreurs liées à une méconnaissance de l'environnement et de dimensions techniques propres à l'organisme. Si le nouvel embauché est un débutant, le parrain le mobilisera sur des activités conduisant à un apprentissage progressif tenant compte de ses possibilités. Invitez le management à assurer un suivi régulier du nouvel arrivant Le manager avec le parrain a tout intérêt à assurer un suivi régulier de l'intégration du nouvel embauché. Le dialogue est motivant pour le nouvel embauché car il lui donne des indications précieuses sur la façon dont est évaluée sa manière de travailler. Il lui permet de maintenir ou de corriger le cap en fonction des informations fournies par le manager et le parrain. Ce suivi sera d'autant plus aisé qu'auront été identifiés des objectifs concrets de travail et le niveau de performances attendues. Evaluer le dispositif d'intégration Le dispositif d'intégration est un élément de la gestion des compétences de l'entreprise Sécurité sociale. Il participe aux objectifs de gestion des ressources humaines de l'institution. A ce titre, il mérite d'être évalué afin qu'il puisse répondre en permanence aux attentes des managers et des nouveaux embauchés.

8 2 ACTEURS FICHE 2 : LES ACTEURS DU PROCESSUS D'INTEGRATION ET LEURS ROLES : UNE CHAINE SOLIDAIRE LES ACTEURS LE ROLE DES ACTEURS DIRECTION Intégrer le dispositif PASS dans la politique RH de l'organisme et le promouvoir Mobiliser les moyens nécessaires au bon fonctionnement du parcours d'intégration RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES (RRH) Etre le garant du bon fonctionnement du dispositif du parcours d'intégration Piloter et évaluer le parcours d'intégration RESPONSABLE DE LA COMMUNICATION en partenariat avec le RRH Elaborer et mettre en place un plan de communication destiné à promouvoir le dispositif du parcours d'intégration dans l'entreprise Informer le personnel de l'organisme de l'arrivée du nouvel embauché en temps réel MANAGER Piloter le parcours d'intégration dans son service Organiser et faciliter l'intégration du nouvel embauché au sein du service PARRAIN Se positionner en relais entre le manager, l'équipe et le nouvel embauché Guider le nouvel embauché dans le service et à son poste de travail Transmettre les valeurs de l'institution et de l'organisme ainsi que les bonnes pratiques de travail Faire progresser le nouvel embauché LE NOUVEL EMBAUCHE Etre acteur de son parcours pour devenir un collaborateur à part entière de l'organisme L'EQUIPE DE TRAVAIL Accueillir le nouvel embauché Faciliter son intégration dans l'équipe FORMATEUR "PASS" DU CRFP Piloter et réguler le dispositif du e.learning Accompagner les apprenants dans la découverte de la Sécurité sociale Se positionner en relais avec le Responsable Ressources Humaines et le parrain

9 3 J-20 La préparation de l accueil du nouvel embauché J à J+30 L accueil du nouvel embauché J à J+6 mois L accompagnement à la prise de fonction ETAPES FICHE 3 : ÉTAPES DU PROCESSUS D INTÉGRATION DIRECTION - Manage le processus d intégration dans la politique RH et communiquer COMMUNICATION - Prépare la communication sur l arrivée du nouvel embauché RH - Prépare les formalités administratives et réglementaires - Mobilise les acteurs - Choisit un parrain, l informer et formaliser sa mission - Prépare le parcours d intégration et mobiliser les acteurs - Prépare la communication pour le nouvel embauché (livret d accueil, passeport, intranet. - Accueille et intégre le nouvel embauché dans l organisme et l équipe : donner une image positive - Guide les premiers pas dans l entreprise - Communique les premières informations indispensables - Pilote l intégration - Evalue le processus d intégration, capitalise et améliore - Guide les premiers pas dans le service MANAGER - Prépare les outils du poste de travail - Intégre le nouvel embauché dans l organisme et son emploi - Supervise - Régule le parcours d intégration PARRAIN - Accompagne ÉQUIPE DE TRAVAIL - Accueille le nouvel embauché dans son service FORMATEUR -Fait découvrir la Sécurité sociale NOUVEL EMBAUCHÉ - Découvre la Sécurité sociale - Acquiert les techniques du métier

10 4 COMMUNICATION FICHE 4 : LA BOITE A OUTILS DE PASS : LES OUTILS DE COMMUNICATION Pour faciliter la prise d'informations un certain nombre de supports de communication sont utiles. Leur conception doit tenir compte d'un bon dosage : OUTILS DE COMMUNICATION FINALITE CONTENU Livret d'accueil PASS PARTOUT Valoriser l'entreprise Sécurité sociale et donner des informations sur son fonctionnement Suivre et formaliser le parcours d'intégration du point de vue du nouvel embauché Consulter la Fiche 5 de ce guide Ce document téléchargeable sur sert d'agenda et de répertoire des contacts utiles au nouvel embauché. Il peut y noter toutes les informations recueillies durant son parcours afin de préparer ses échanges avec manager, parrain, formateur(s), responsable RH Ce document est personnalisable par chaque organisme Support de communication d'un organisme (Diaporama, film, réunion ) Support de communication de présentation d'un service Site intranet, affichage, journal interne Transmettre les valeurs de l'entreprise Sécurité sociale. Présenter les missions, produits, clients et partenaires de l'entreprise ainsi que sa politique Présenter à tout nouvel embauché son service en donnant les informations essentielles lors du parcours de découverte Communiquer au personnel l'arrivée du ou des nouveaux embauchés le jour même de son embauche Canevas de présentation : des missions de l'organisme de ses services et de ses clients, partenaires (complément à la formation PASS modules 1, 2 et 3) de la chaîne de production des orientations de sa branche, de sa politique qualité et de son contrat d'engagement (COG, CPG ) de sa politique RH (présentation des différents métiers ou emplois dans les services, de sa politique de recrutement, de formation, d'évaluation (EAEA, référentiels...), de rémunération et de gestion des carrières) Canevas de présentation : mission du service produits et services, les flux d'information organigramme du service relations avec les partenaires et les autres services organisation succincte du service Mot de bienvenue Présentation du nouvel embauché : Fonction, parcours et formation initiale

11 5 LIVRET D ACCUEIL FICHE 5 : LES RUBRIQUES D'UN LIVRET D'ACCUEIL Le parcours d'intégration ne se résume pas à la remise d'un livret d'accueil. Cependant ce document est indispensable. Il fournit les informations essentielles, nécessaires au nouvel embauché pour commencer à se guider dans son nouveau milieu de travail. Il manifeste l'intérêt que porte l'organisme à son nouveau collaborateur. SUGGESTIONS DE RUBRIQUES Mot de bienvenue du Directeur Présentation de l'institution LES DOMAINES D'INFORMATION A ABORDER Le contenu est de préférence succinct car la formation PASS le développe Présentation de l'organisme Carrière et rémunération Les missions, l'organigramme et le trombinoscope, les services les chiffres clés de l'activité, la politique qualité Recrutement, classification et rémunération (présentation du bulletin de salaire), évolution salariale, intéressement et plan d'épargne inter-entreprises, prime La vie dans l'entreprise Sécurité sociale Chartes d'utilisation des ressources internes (informatique, téléphone, moyens, logistique ) déontologie et secret professionnel, Sécurité des personnes et des biens (accès aux locaux), santé au travail Les congés annuels et pour évènements familiaux, le temps de travail (ARTT, horaire variable). Les absences maladie, maternité Le développement des compétences Entretien annuel d'évaluation et d'accompagnement Le plan de formation Le droit individuel à la formation Le congé individuel de formation Le congé bilan de compétence Le bilan professionnel interne Instances représentatives du personnel Le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail Comité d'entreprise et délégués du personnel Vie sociale Activités socioculturelles du Comité d'entreprise Restauration - Chèque Déjeuner Cafétéria

12 6 RRH FICHE 6 : PRÉPARER L'ACCUEIL DU POINT DE VUE DES RESSOURCES HUMAINES CHECK-LIST POUR MEMOIRE Lors du recrutement, le nouvel embauché se fait une image de l'entreprise. Celle-ci prendra une coloration positive ou négative selon le soin apporté à l'accueil initial. Sa préparation joue donc un rôle primordial. Un certain nombre d'acteurs y contribuent. Cette fiche réunit les principales opérations à effectuer avant le jour J par le responsable Ressources Humaines. Opérations liées aux formalités administratives et juridiques du recrutement : Préparer les badges (accès site, parking, restaurant, pointeuse) Préparer les documents à remettre au nouvel embauché et effectuer la D.U.E Préparer le contrat de travail, la délégation, la D.U.E Prévoir la date de la visite médicale d'embauche Opérations liées à la logistique : Attribuer les accès informatiques en fonction du profil Planifier les dates relatives au parcours d'intégration : points d'étapes avec le manager, retour sur formation etc...) Opérations liées au pilotage de PASS : Accompagner le manager dans le choix du parrain Déterminer avec le manager les besoins d'accompagnement du parrain Contacter le CRF pour l'inscription et la planification de PASS Formation du nouvel embauché et éventuellement du parrain, ainsi que toutes les formations utiles à l'exercice de son métier Préparer le parcours d'intégration avec le manager Opérations liées à la communication interne : S'assurer de la mise à jour du livret d'accueil Prévenir le service communication de l'arrivée du nouvel embauché Prévenir l'accueil de la date de présentation du nouvel embauché Contacter les responsables de service pour organiser le planning découverte de l'entreprise sécurité sociale (notamment les services en relation avec le poste occupé)

13 7 MANAGER FICHE 7 : PRÉPARER L'ACCUEIL DU POINT DE VUE DU MANAGER CHECK-LIST Comme le responsable RH, le manager est un maillon clé du dispositif d'accueil du nouvel embauché. La check-list suivante a été établie pour attirer son attention sur les points favorisant une intégration réussie au sein de son service. Organiser le parrainage : Choisir le parrain (voir la fiche 4 du guide tutorat publié par l'ucanss et disponible sur ) Déterminer les besoins en formation du parrain en relation avec le Responsable ressources humaines Mettre à jour l'organigramme du service pour présentation Faire préparer un dossier avec notes techniques, procédures nécessaires à l'activité Communiquer sur l'arrivée : Expliquer aux autres collaborateurs le rôle et la mission, confiés au nouvel embauché (répartition des tâches, polyvalence attendue ) Informer l'équipe de travail du dispositif d'accompagnement mis en place Prévenir le service Communication de l'arrivée (mise à jour annuaire, journal interne, accueil ) Préparer la lettre de mission du parrain (objectifs, missions, évaluation ) en relation avec le Responsable ressources humaines Organiser la mission de parrainage dans le temps de travail (définir les moyens) Etablir avec le parrain la planification de l'ensemble du parcours (de l'accueil à la formation). Prévoir la logistique : Aménager le poste de travail et valider les habilitations nécessaires

14 8 PARCOURS FICHE 8 : LES ETAPES OPERATIONNELLES DE PASS : PROPOSITION DE PARCOURS TYPE LES PREMIERS PAS DU NOUVEL EMBAUCHE DANS L'ORGANISME Les premières étapes Qui? Quelles actions? Quels moyens? Quand? ETAPE 1 La première prise de contact dans l'entreprise Le RRH Présentation succincte des missions de l'entreprise Présentation du Parcours d'intégration (PASS) Formalités administratives Connaissance des locaux et des règles de sécurité de l'entreprise Remise et commentaires du livret d'accueil Remise et commentaires de PASS Partout Collecte et remise des documents administratifs liés à l'embauche Entretien - Visite des locaux de l'entreprise J J J J ETAPE 2 La première prise de contact dans le service Le manager Présentation du service et de l'emploi du nouvel embauché (missions, objectifs, clients et partenaires, organisation du service, principales activités de l'emploi confiées au nouvel embauché) Visite du service et présentation à l'équipe Entretien illustré par un diaporama, un organigramme, un extrait du rapport d'activité Visite des locaux et présentation du nouvel embauché à l'équipe Entretien, remise de documents J ETAPE 3 La première prise de contact dans le service Le parrain Cf fiche 9 Première Présentation du poste de travail (les tâches, la documentation, les applicatifs, les outils en général) et préparation de l'accompagnement à venir Démonstration Remise de documents J à J+5 ETAPE 4 Formation PASS Découverte de l'institution Le formateur PASS Formation au CRF et à distance Salle de formation avec micro-ordinateurs connectés à la plateforme de formation Entre J+15 et J 6mois ETAPE 5 Découverte des clients, des partenaires des produits et des services de l'entreprise Le responsable de la communication et/ou responsables de service (prestations, qualité, accueil ) Présentation des principaux clients et partenaires, les principales prestations et les principaux services au public Visites, observation de l'accueil du public, de la plate-forme de services, film, diaporama Témoignages de professionnels Entre J+10 et J+2 mois ETAPE 6 Découverte du fonctionnement de l'entreprise Binôme responsable de communication / Responsables de service (ressources humaines, accueil, qualité, prestations ) Présentation des objectifs et des engagements de l'entreprise Présentation de la politique qualité et de la politique RH de l'entreprise Voir Fiche 4 Entre J+15 J+2Mois ETAPE 7 Appropriation de l'emploi re-situé dans son environnement Le manager Présentation du référentiel de compétences au regard des étapes précédentes et démarche d'évaluation et d'accompagnement des compétences Le référentiel de compétences et les supports d'entretien annuel J+30 et J+3 mois

15 9 PARRAIN FICHE 9 : LE PARRAIN : VECTEUR ET FACILITATEUR DE L'INTEGRATION REUSSIR LE PREMIER CONTACT Le parrain est une personne expérimentée qui exerce le métier du nouvel embauché. Il possède une envie de transmettre et est reconnu pour son professionnalisme en terme d'expertise technique, de sens relationnel et de connaissance de l'organisme. Il est missionné par son manager pour accueillir, guider et renseigner le nouvel embauché. Ainsi se voit il confier la préparation et l'organisation du parcours du nouvel embauché dans le service. Il adapte son accompagnement à la personne recrutée. Si celle ci est un professionnel le parrain va situer l'exercice du métier dans le contexte particulier du service et de l'organisme. Si le nouvel embauché est un débutant le parrain va créer des situations de travail formatrices afin de développer les compétences requises par l'emploi. Par les messages qu'il adresse au nouvel embauché ce dernier construit sa représentation de l'environnement qu'il intègre : Valeurs, qualité de l'organisation, relation avec les personnes et les autres services. C'est pourquoi les premières semaines, et en particulier, les premières journées sont décisives. Le parrain doit prévoir d'y consacrer du temps. L'environnement inconnu au nouvel arrivant est facteur d'appréhension. Au parrain de rassurer et communiquer. Préparer l'accueil : Préparer c'est faire en sorte que tout le monde soit prêt pour des raisons d'efficacité et pour des raisons de convivialité (donner le sentiment d'être accueilli) Obtenir les informations sur la personne à accueillir, sur les objectifs, sur le dispositif de formation éventuel Préparer les documents nécessaires Planifier ce temps d'accueil pour se rendre disponible Informer l'équipe de travail de l'arrivée du nouvel embauché Faire connaissance : Se présenter, ses fonctions actuelles et son parcours professionnel, ce qu'il peut attendre du parrain, ce que le parrain attend de lui ainsi que les règles de fonctionnement entre les deux Faciliter la prise de contact du nouvel embauché avec l'équipe Présenter l'environnement de travail quotidien : S'assurer que les missions du service, son organisation et son organigramme soient bien comprises Présenter et situer le poste de travail : ce qu'on y fait, dans quelles conditions et pour quel résultats Expliquer où se trouve la documentation, les imprimés, le matériel, les fournitures nécessaires Rappeler ou expliquer certaines règles : Expliquer ou rappeler le fonctionnement de la structure : badge, accès au restaurant d'entreprise, lieu de pause, accès parking Donner du sens à certaines règles en situation de travail : Le règlement intérieur, le secret professionnel, les règles d'utilisation du matériel L'accueil détermine la qualité de la relation qui s'instaure entre celui qui reçoit et celui qui est reçu : la première impression est souvent tenace. Disponibilité et Ecoute sont des gages de réussite d'une bonne intégration. Demander au nouvel embauché de se présenter : sa formation initiale, son parcours professionnel, ses attentes par rapport au parrain

16 10 FORMATION FICHE 10 : PASS FORMATION : DECOUVRIR LA SECURITE SOCIALE La formation PASS a pour objectif de fournir à tout nouvel embauché recruté pour la première fois dans l'institution, et ce, quel que soit son métier et sa formation initiale, un socle minimum de connaissances sur la Sécurité sociale et le régime général. L'enjeu est d'introduire le nouvel embauché à l'univers de la Sécurité sociale en lui délivrant les informations indispensables à ses premiers pas dans l'organisme. L'ambition est de le familiariser avec le fonctionnement de l'institution par la découverte de ses missions, son organisation ses enjeux, ses publics. A l'issue de la formation le nouvel embauché est capable de mieux se situer en tant que professionnel dans son service, son organisme, sa branche et l'interbranche. Il découvre que l'institution est un service public avec des exigences particulières vis à vis de ses usagers et clients. Les connaissances acquises au travers de PASS et de son parcours dans l'organisme lui permettront de valoriser la Sécurité sociale dans son environnement proche. PASS Formation combine des modules de formations réalisés en présentiel et à distance. La formation débute en présentiel sur deux jours (module introductif). Durant ces deux jours l'apprenant s'initie à la totalité des thèmes qui seront approfondis durant la formation à distance. La formation se conclut par un jour en présentiel (module de capitalisation,) consacré à la capitalisation de toutes les connaissances acquises durant la formation. Les temps collectifs, organisés sous la forme de classes virtuelles de régulation, sont des moments d'échanges en direct entre le formateur et son groupe. Il suffit de se connecter à une heure précise sur la plateforme de formation pour que formateur et apprenants soient mis en relation. Durant la classe virtuelle, le formateur fait le point sur les acquisitions et répond aux questions des apprenants suite aux séances d'autoformation. Cette organisation procure une grande souplesse aux organismes. A l'exception des classes virtuelles qui se déroulent à des dates fixes planifiées par les CRF, le responsable de formation et le manager ont toute latitude avec l'apprenant pour planifier les séances d'autoformation. La contrepartie de cette grande souplesse réside dans l'importance du soutien apporté par le manager et le parrain au nouvel embauché. En effet, la force de l'autoformation est qu'elle respecte les rythmes d'apprentissage de l'apprenant. Une notion, un concept mal assimilés peuvent être revus autant de fois que nécessaire. Mais le pendant de l'autoformation est que l'apprenant peut se sentir isolé et se décourager. Le soutien du manager et du parrain, l'organisation de rencontres collectives en présentiel et avec les classes virtuelles de régulation sont autant d'atouts pour éviter cette difficulté éventuelle. En utilisant les ressources de la formation à distance PASS formation fait de chaque nouvel embauché un véritable acteur de sa formation. La formation à distance est organisée autour de temps individuel et collectif. Les temps individuels sont des temps dédiés à l'autoformation. Chaque stagiaire consacre environ 1H30 à chaque séquence pédagogique. Celles-ci construites de manière interactive sont accessibles en se connectant à une plateforme de formation.

17 11 SUIVI FICHE 11 : LE SUIVI DE L'INTÉGRATION PAR LE MANAGER Pour que le processus d'intégration soit réussi, le manager doit effectuer des points réguliers, les bilans d'étapes, afin de suivre et réguler l'intégration de son nouvel embauché. Ces points seront l'occasion de vérifier que l'intégration se réalise correctement. Ils constituent des moments de dialogue facilitant un ajustement réciproque entre le manager et son nouveau collaborateur. Ces bilans d'étapes ne se confondent pas avec l'entretien annuel. Par contre ils vont contribuer à: EXEMPLE DE FICHE BILAN D'ETAPE Evaluer la période d'essai au bout d'un mois, Nourrir et enrichir la réflexion sur la titularisation du salarié sur un emploi donné à partir d'éléments objectifs (la période probatoire de 3 à 6 mois correspond à la période d'intégration), Alimenter la fiche d'appréciation de période probatoire et servir de référence par la suite pour l'évaluation des compétences et la fixation des objectifs dans le cadre de l'entretien Annuel d'évaluation et d'accompagnement. Ces bilans sont programmés dès l'accueil du nouvel embauché au moins à J + 20 (période d'essai) puis à J+70 (première période probatoire). Ils sont amenés à se reproduire jusqu'à la fin du parcours d'intégration. Pour effectuer ces bilans, le manager sollicite auparavant le parrain (et le formateur si le parcours d'intégration prévoit une formation) pour recueillir des informations.

18 12 EVALUATION FICHE 12 : LE BILAN FINAL DE L'INTÉGRATION PAR LA FONCTION RESSOURCES HUMAINES Le parcours d'intégration remplit plusieurs objectifs : EXEMPLE DE QUESTIONNEMENT POUR EVALUER LE PARCOURS D'INTEGRATION Développer le sentiment d'appartenance du nouvel embauché en le familiarisant avec la culture et les valeurs de l'institution Faire connaître les orientations de l'institution Procurer les informations indispensables pour permettre au nouvel embauché de bien se situer dans son nouveau milieu de travail Faciliter sa prise de poste pour le rendre efficace et opérationnel dans une relation de travail sécurisée Contribuer à son implication dans sa nouvelle entreprise Vérifier la compréhension par le nouvel embauché de ce qui est attendu de lui : mission, activité, compétences, responsabilité Repérer l'expérience de la personne pour l'utiliser au bénéfice de l'organisme Pilotant ce parcours la fonction ressources humaines est directement intéressée par son évaluation afin d'y apporter les mesures correctives nécessaires à son optimisation. Trois acteurs principaux sont concernés par cette évaluation : Le nouvel embauché, le manager et le parrain. Champ de l'évaluation L'accueil dans l'organisme L'accueil dans le service Les effets du parcours L'accompagnement du nouvel embauché Le suivi et l'accompagnement du nouvel embauché Acteurs concernés par l'évaluation Nouvel embauché Type de questionnement Quels ont été les point forts de votre accueil dans l'organisme? Que faudrait il améliorer? Avez-vous eu les informations nécessaires lors de votre première journée d'embauche? Si non lesquelles vous ont manqué? Comment avez vous vécu la formule de parrainage? Que vous a apporté le parrain? Nouvel embauché Qu'avez-vous apprécié lors de votre accueil dans le service? Les documents remis vous ont ils paru pertinents? Nouvel embauché Quelle image de la Sécurité sociale aviez vous avant d'être recruté, quelle image en avez vous à l'issue du parcours d'accueil? Qu'est ce qui vous a surpris dans les premiers jours de votre arrivée? Quels sont les apports de PASS formation dans votre connaissance de l'institution, de ses valeurs, de ses principaux enjeux, de son fonctionnement? Quel jugement portez vous sur les modalités pratiques de la formation PASS? Quelle aide vous a apporté le parrain? Et votre manager? Pensez vous disposer des informations suffisantes pour bien vous situer dans votre service, organisme et plus globalement dans l'institution? Quelles pistes d'amélioration du parcours d'accueil suggérez vous? Le parrain Que vous a apporté la fonction de parrain? Qu'est ce que vous avez le mieux, le moins bien apprécié dans la fonction de parrain? Quelles sont les difficultés que vous avez rencontrées? Y a t il des modifications à apporter dans le parcours proposé au nouvel embauché? dans les modalités de la formation PASS? Pass Partout vous paraît il adapté? Comment peut on le faire évoluer? Si vous aviez à parrainer de nouveau, que pensez vous devoir revoir dans la partie apprentissage du métier? Le manager Quelle contribution le parcours vous paraît il apporter? - dans l'efficacité du nouvel embauché - dans sa mobilisation au quotidien - dans la connaissance de son entreprise, ses missions, ses objectifs Quelle plus value tirez vous de votre investissement et de celui de votre équipe à l'issue du parcours d'intégration? Quelles sont les modalités à faire évoluer dans le parcours? Quels outils vous ont éventuellement manqué dans le suivi du nouvel embauché?

19 13 QUESTIONS REPONSES FICHE 13 : QUESTIONS/REPONSES SUR LA MISE EN ŒUVRE DE PASS QUESTIONS PASS est destiné aux nouveaux embauchés, mais que faut il entendre par nouvel embauché? PASS est il obligatoire pour les nouveaux recrutés? Pourquoi PASS formation n'est elle pas sanctionnée par une épreuve notée? Pourquoi faire appel à un parrain? Que faire quand on ne peut nommer un parrain? Dans plusieurs formations institutionnelles, il existe déjà des tuteurs. Faut-il alors nommer en plus des parrains? REPONSES PASS s'adresse principalement à toute personne recrutée dans l'institution quel que soit son métier et son domaine d'intervention : Technicien, expert, cadres, agents de Direction. Ce nouveau collaborateur suit alors la totalité du parcours en organisme complétée par PASS Formation. Mais rien n'interdit d'utiliser PASS pour un salarié de l'institution qui change d'organisme, de service, de branche. Dans cette hypothèse le parcours sera allégé et PASS une formation optionnelle. Tout salarié suivant une formation initiale de techniciens doit réaliser PASS formation, condition impérative de sa certification par l'ucanss. Les CRF organisateurs de PASS formation et garants de la bonne application du règlement national des formations veilleront à ce que PASS formation soit suivie en totalité par chaque candidat à l'examen de techniciens. Quant aux nouveaux embauchés sur des métiers autres que ceux de techniciens, ils ont aussi besoin d'être accompagnés dans leur intégration. PASS leur garantit un parcours de qualité. PASS formation est un des éléments d'un dispositif global d'intégration de tout nouvel embauché. Ce dispositif prolonge le recrutement en créant les conditions de sa réussite pour l'organisme et le nouvel embauché. Car un bon recrutement peut se voir compromis si l'accompagnement n'est pas au diapason. Ce n'est donc pas l'évaluation mais l'accompagnement dans une relation gagnant/gagnant qui est ici privilégiée. Le temps de l'évaluation viendra naturellement ; il sera d'autant plus efficace qu'un parcours d'intégration bien structuré aura permis au manager de recueillir les informations nécessaires à la décision de titulariser ou non sa nouvelle recrue. Quant aux examens de techniciens dans leur partie métier ils comporteront toujours une évaluation sur la culture institutionnelle. Le parrain est celui qui exerce le métier du nouvel embauché. Qui mieux qu'un ancien peut guider le nouvel embauché dans la découverte du service, des pratiques professionnelles, faciliter les contacts avec le groupe de travail? Le parrain ne se substitue pas au manager qui a la responsabilité de l'intégration du nouvel embauché. Des situations existent où la nomination d'un parrain est difficile.c'est le cas des experts ou de certains cadres supérieurs lorsqu'ils se comptent à l'unité dans un organisme. Dans ce cas c'est souvent leur manager qui fera office de parrain. Mais on pourra aussi trouver des parrains en s'appuyant sur les ressources de réseaux d'experts organisés dans chaque branche. Le parrainage est une des formes du tutorat. Selon les dispositifs de formations, le nom "tuteur" peut-être différent (moniteur, accompagnateur...). C'est pour cette raison que dans le guide de la fonction tutorale l'appellation tuteur a été choisie comme terme générique pouvant regrouper l'ensemble des pratiques tutorales. Dans le cadre du dispositif PASS, le tuteur est appelé parrain pour bien marquer la dimension symbolique de la fonction. Le parrain introduit le collaborateur dans son nouvel environnement, le guide dans ses premiers pas. C'est aussi une façon de marquer l'importance qu'apporte la Sécurité sociale à bien accueillir et intégrer ses nouveaux arrivants.

20 13 (suite) QUESTIONS REPONSES FICHE 13 : QUESTIONS/REPONSES SUR LA MISE EN ŒUVRE DE PASS QUESTIONS Quels critères pour choisir un parrain? Faut il formaliser la mission du parrain? Le manager conserve-t-il un rôle dans PASS? Le parcours décrit dans le guide n'est il pas trop contraignant? Quand démarrer PASS formation? PASS Partout est-il un document qui doit remonter au service ressources humaines à la fin du parcours d'intégration? REPONSES Les critères sont donnés dans le guide de la fonction tutorale de l'ucanss. Disponibilité, écoute, sens du relationnel et de la communication, bonne pratique du métier. Un autre guide à l'attention des tuteurs, permet aux tuteurs d'appréhender les différentes étapes liées à sa mission. Ces deux guides sont disponibles sur le site de l'ucanss : Formaliser la mission du parrain par une lettre de mission ou un contrat d'engagement permet de rassembler toutes les informations concourant à sa réussite : objectifs de la mission, planification des temps de suivi, temps et moyens alloués. Cette formalisation participe à la reconnaissance du collaborateur qui s'investit dans sa mission de parrain. Le manager a la responsabilité de superviser l'intégration du nouvel embauché. Il choisit le parrain. Il fait le point régulièrement avec le nouvel embauché. C'est l'occasion de lui expliquer le travail, de donner du sens au métier exercé, d'échanger des informations sur son intégration. Le parcours décrit dans le guide est un parcours type que chaque organisme est invité à adapter à son contexte. Il est fortement conseillé de démarrer le parcours le premier jour de l'arrivée du nouvel embauché et de suivre la totalité des étapes. Les temps donnés sont indicatifs. Chacun organise son calendrier selon ses possibilités et avec ses moyens. Le plus tôt possible. Certaines dates de formation sont données par les CRF : Les trois jours en présentiel et les deux classes virtuelles. Les séances d'autoformation sont planifiées librement entre le nouvel embauché et son organisme. La seule exigence est leur achèvement avant les classes virtuelles qui servent à fixer les savoirs acquis par autoformation. PASS Partout est remis au nouvel embauché lors de son premier jour dans l'organisme. Ce document est sa propriété et n'a pas à être exploité directement par le service RH. Il lui sert d'agenda et de répertoire des contacts utiles dans l'organisme. Il y consigne les informations recueillies tout au long de son parcours. Ainsi il peut réparer ses échanges avec les acteurs concourant à la réussite de son intégration : son manager et son parrain, son responsable ressources humaines, son formateur PASS formation.