Les 11 pratiques exemplaires du secteur des avantages sociaux. Rachel De Grâce, CPM, de l ACP et Pierre Seguin, SourceSanté Plus

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1 E8 Les 11 pratiques exemplaires du secteur des avantages sociaux Rachel De Grâce, CPM, de l ACP et Pierre Seguin, SourceSanté Plus

2 Les meilleures pratiques du milieu de l assurance collective Une présentation de Pierre Séguin et Rachel de Grâce Les meilleurespratiques : D où viennent-elles? 1

3 Des champs d'intérêt différents VP Finances Employés VP RH 2

4 Les meilleures pratiques harmonisent les champs d'intérêt VP Finances Employés VP RH Quel est VOTRE résultat? 3

5 Quel est VOTRE résultat? Meilleure Pratique #1 Adopt the best funding model for your plan Meilleures Pratiques 101 Ancienne Pratique La plupart des régimes sont pleinement assurés La plupart des employeurs surpayent pour les avantages. D où l appellation de la prime Meilleure Pratique Assurer certains avantages pleinement Auto-assurer ou SAS pour Santé et/ou Dentaire Éliminer une fois pour toutes de 5 à 30% de vos coûts 4

6 Gestion du risque Définition: prime [prim] - n. f. a) Somme payée en plus du prix habituel b) Somme payée à l avance ou en ajout de la valeur nominale de quelque chose c) Être très recherché ou d une valeur qui dépasse ce à quoi on peut s attendre (mettre une prime sur l exactitude) Gestion du risque $200,000 $180,000 $160,000 $140,000 $120,000 $100,000 $80,000 $60,000 $40,000 $20,000 $0 Primes de santé Meilleure pratique Réclamations An 1 An 2 An 3 5

7 Contrats d assurance collective traditionnels Comprendre le fonctionnement de l assurance traditionnelle Les avantages sont dans l une des deux catégories suivantes: 1. Mutualisation des avantages 2. Avantages tarifiés selon l expérience Compris dans les avantages mutualisés: Compris dans les avantages tarifiés selon l expérience: Assurance Vie DMA Vie personnes à charge Invalidité Longue Durée Assurance voyage Soins paramédicaux Médicaments Dentaire Soins de la vue Invalidité Courte Durée Contrats d assurance collective traditionnels Comprendre le fonctionnement de l assurance traditionnelle Mutualisation & Expérience tarifiée Quelle est la différence? Avantages mutualisés: Représentent une petite partie de votre prime d assurance collective mensuelle Sont imprévisibles Sont habituellement pour les événements catastrophiques tels que l invalidité et les décès Avantages tarifiés selon l expérience: Représentent la plus grande part de votre prime d assurance collective mensuelle Sont plutôt prévisibles Sont pour les événements cycliques ou au jour le jour (visites chez le dentiste, renouvellement de prescriptions, lunettes) 6

8 Contrats d assurance collective traditionnels Comprendre le fonctionnement de l assurance traditionnelle Mutualisation & Expérience tarifiée Comment les taux sont-ils calculés? Renouvellement des avantages mutualisés: Basé sur un mélange de: Total des Pertes de l assureur reliées aux réclamations du marché, ET Les données démographiques des employés et l historique des réclamations propres à votre groupe. Renouvellement des avantages tarifiés selon l expérience: Basé sur: L expérience de votre groupe (réclamations payées + un montant en réserve) Facteurs de tendance / d Inflation Le taux de réalisation des risques de votre groupe ET La crédibilité ou le poids donné à votre expérience quant aux réclamations Contrats d assurance collective traditionnels Avantages tarifiés selon l expérience Avec un contrat d assurance collective plainement assuré traditionnel, vos avantages tarifiés selon l expérience (Médicaments, Soins Dentaires, Soins de la vue) comprennent: Votre taux mensuel est égal à la somme de ces éléments. Commission Part de profit Part de risque Frais administratifs Facteurs d inflation Réserve Réclamations payées 7

9 Gestion du risque $200,000 Primes de santé $180,000 $160,000 $140,000 $120,000 $100,000 $80,000 Réclamations Soins de Santé Meilleure pratique $60,000 $40,000 $20,000 $0 An 1 An 2 An 3 Le résultat? Services Administratifs Seulement Une solution alternative à l assurance Réserve de risque Inflation Facteur de tendance Part de risque Part de profit Qu est-ce qui est éliminé/réduit? C est tout Avec un contrat SAS, vos avantages tarifiés selon l expérience comprennent: Coûts de l assurance (Arrêt de pertes) Frais administratifs & commissions Réclamations payées 8

10 SAS Soins de Santé & Dentaires Au fédéral, cet avantage n est pas imposable pour les employés tant que par sa nature le régime d assurance demeure: a) l entreprise d une seule personne, b) pour indemniser une autre personne, c) pour un facteur convenu, Alerte à l avantage imposable! d) relié à une perte ou une obligation en lien avec un événement, e) qui surviendra à un moment indéterminé. Alerte à l avantage imposable! SAS Soins de Santé & Dentaires La couverture doit respecter les soins médicaux qui y sont admissibles La même chose que les régimes pleinement assurés 9

11 Alerte à l avantage imposable! SAS Soins de Santé & Dentaires Avantage imposable au Québec Les primes d assurance pour les soins de santé et dentaires payées par l employeur sont aussi imposables au Québec Source: Benefits Canada 2012 Group Insurance Report 10

12 Services Administratifs Seulement Près de la moitié des entreprises canadiennes sont SAS Source: Benefits Canada 2012 Group Insurance Report Meilleure Pratique Utilisez les meilleures techniques de gestion du risque Ancienne Pratique #2 Souscrire une assurance au premier dollar et payer une prime Meilleure Pratique Souscrire une assurance intelligente, aussi appelée arrêt de pertes pour s assurer que la couverture demeure illimitée tout en créant un plafond pour le risque encouru. 11

13 Contrat d arrêt de pertes Étape #1 Protection individuelle lors de catastrophes Comment l arrêt de pertes peut-il protèger votre entreprise contre les réclamants catastrophiques individuels? $25,000 L assureur paye les réclamations dépassant $ par année par famille $20,000 $15,000 $10,000 Mise en vigueur des limites prévues par l arrêt de pertes de $ $5,000 $0 fam1 fam2 fam3 fam4 L assureur paye les réclamations en dessous de la limite prévue par l arrêt de pertes de $ par année par famille Contrat d arrêt de pertes Étape #2 Protection collective lors de catastrophes Comment l arrêt de pertes peut-il protéger votre entreprise contre les groupes réclamant de manière catastrophique (couverture pandémique)? $250,000 L assureur couvre les montants catastrophiques $200,000 $150,000 $100,000 $50,000 $0 Réclamations de l'an dernier L employeur couvre jusqu au maximum établi Réclamations de cette année 12

14 Modèles de financement appropriés ,000+ Pleinement assuré Pleinement assuré SAS SAS SAS SAS Tarification rétrospective SAS hybride nombre d employés Contrat d arrêt de pertes Risqué??? Protection contre les groupes réclamant de manière catastrophique Avec la police d arrêt de pertes appropriée le risque de l employeur est fortement réduit de celui d un régime PLEINEMENT ASSURÉ. Par individu Risque théorique maximum par type d arrêt de pertes Par certificat Risque max. pleinement assuré Risque max. en auto-assuré + arrêt de pertes $ Arrêt de pertes par membre de la famille (individu) $ Arrêt de pertes par certificat (famille) $ Par certificat (famille + Arrêt de pertes 40% basé sur la tendance des réclamations de l année précédente 13

15 Services Administratifs Seulement L autre choix en matière d assurance Coût total du régime pleinement assuré: $ Coût total du régime SAS: $ Économies annuelles: $ ou 36% Meilleure Pratique Collaborez avec un tiers administrateur pour changer le modèle d imputabilité des assureurs Ancienne Pratique #3 La plupart des employeurs souscrivent à l assurance collective d un seul assureur Signifie que l employeur est imputable à l assureur Meilleure Pratique Travailler avec un tiers administrateur Vous permet de traiter avec plusieurs assureurs tout en ayant une seule facture et un seul point de contact L assureur devient imputable à vous 14

16 Tiers administrateur (TA) Croissance rapide au Canada Quelle est la meilleure soumission? Ancienne Pratique Avantage Assureur 1 Assureur 2 Assureur 3 Assureur 4 Vie $150 $100 $250 $200 DMA $50 $100 $150 $40 ILD $200 $250 $300 $600 Santé $400 $500 $300 $500 Dentaire $400 $450 $350 $450 TOTAL $1,200 $1,400 $1,350 $1,790 15

17 Quelle est la meilleure soumission? Avantage Assureur 1 Assureur 2 Assureur 3 Assureur 4 Vie $150 $100 $250 $200 DMA $50 $100 $150 $40 ILD $200 $250 $300 $600 Santé $400 $500 $300 $500 Dentaire $400 $450 $350 $450 TOTAL $1,200 $1,400 $1,350 $1,790 Quelle est la meilleure soumission? Avantage Assureur 1 Assureur 2 Assureur 3 Assureur 4 Vie $150 $100 $250 $200 DMA $50 $100 $150 $40 ILD $200 $250 $300 $600 Santé $400 $500 $300 $500 Dentaire $400 $450 $350 $450 TOTAL $1,200 $1,400 $1,350 $1,790 16

18 Les TAs changent tout Avantage Assureur 1 Assureur 2 Assureur 3 Assureur 4 Vie $150 $100 $250 $200 DMA $50 $100 $150 $40 ILD $200 $250 $300 $600 Santé $400 $500 $300 $500 Dentaire $400 $450 $350 $450 TOTAL $1,200 $1,400 $1,350 $1,790 La structure d un TA Tierce Administration (TA) Gestion de l assurance pour les employeurs Employeur Adhésion en ligne SSQ Vie AIG DMA SSQ ILD SSQ Santé ClaimSecure Dentaire Résultats: Relation avec un TA Un seul point de contact Un seul formulaire d adhésion Une seule facture Pas besoin de refaire l adhésion quand vous changez d assureur Une base de données maîtresse 17

19 Meilleure Pratique #4 Incorporez le mieux-être Ancienne Pratique La plupart des employeurs n ont pas encore pensé au mieux-être Plusieurs d entre eux utilisent des PAEs (qui sont réactifs) Meilleure Pratique Présentez le mieux-être à vos employés (ce qui est proactif) Prenez le contrôle de vos coûts à long terme en incorporant une culture de mieux-être Métamorphosez votre régime d une assurance maladie à un vrai régime d assurance santé Gestion du risque 101 $200,000 $180,000 $160,000 $140,000 $120,000 $100,000 $80,000 $60,000 $40,000 $20,000 Réclamations Meilleure pratique Le mieux-être traite de CETTE ligne $0 An 1 An 2 An 3 18

20 Tendances et clefs d un programme mieux-être Aider les employés à se mettre et à rester en santé pour réduire les réclamations Les programmes mieux-être changent constamment mais voici certains éléments à rechercher pour un bon programme; 1 Coordinateur mieux-être Vous n avez pas de temps. Y a-t-il un spécialiste pour vous aider? 2 Sondages mieux-être Savez-vous ce que vos employés recherchent? Un sondage aidera. Évaluations des 3 facteurs de risque Des études révèlent qu une simple évaluation peut améliorer la santé 4 Conseil Nutritionnels Apprendre à mieux manger mène à une meilleure santé Tendances et clefs d un programme mieux-être Aider les employés à se mettre et à rester en santé pour réduire les réclamations Les programmes mieux-être changent constamment mais voici certains éléments à rechercher pour un bon programme; 5Cours en ligne Une très bonne manière de rejoindre les employées et leurs personnes à charge 6 Examens médicaux pour cadres Il est avantageux de rester proactif avec les examens médicaux annuels de vos cadres de direction Programmes en 7 milieu de travail Avez-vous déjà fait des séances éducatives à l heure du dîner ou des cliniques de dépistage? 8 Foires mieux-être Faites mousser l idée et incitez vos employés à s impliquer dans le mieux-être 19

21 Étude de cas Le mieux-être en action De quelle manière puis-je réduire mes coûts avec le mieux-être? La fille d un employé reçoit un diagnostic de diabète de type II Elle ne voulait pas devoir se piquer avec des aiguilles pour prendre de l insuline Elle a communiqué avec le nutritionniste qui travaille pour le fournisseur de solutions mieux-être Le spécialiste mieux-être a travaillé avec la famille pour créer des plans de repas mensuels La fille de l employé a été en mesure de gérer sa maladie par son régime alimentaire Elle n a pas eu besoin d insuline L employeur n a pas eu à payer les médicaments Solution gagnante pour employeur et employé Alerte à l avantage imposable! Services de consultation Les services de consultation reliés à la santé mentale ou physique d un employé ne sont pas des avantages imposables Sont exclus les centres de loisirs/sportifs ainsi que les frais d adhésion à un club. 20

22 Alerte à l avantage imposable! Examens médicaux pour cadres de direction Les examens fournis par l employeur à un groupe restreint d employés sont habituellement imposables sauf lorsqu ils: Sont une condition légitime d embauche là où des résultats négatifs auraient un impact sur l état d embauche de la personne Meilleure Pratique Garanties du niveau de service Ancienne Pratique #5 La plupart des employeurs ne mettent pas en place des garanties de niveau de service La plupart des employeurs ne rencontrent leur courtier qu une fois par année. C est insuffisant. Meilleure Pratique Exigez une garantie du niveau de service Rencontrez votre courtier régulièrement pour rester à jour Recommandations proactives pas réactives Un service concierge avec des préposés au service qui connaissent votre environnement 21

23 Garanties du niveau de service Meilleure Pratique #5 Ancienne Pratique Rencontre de renouvellement annuelle * *Rapport remis au moment du renouvellement Garanties du niveau de service Meilleure Pratique #5 Meilleure Pratique Rencontre pré-renouvellement Rencontre pour le renouvellement * * * * * *Rapports détaillés sur une base mensuelle Rencontre pour le RAPPORT de 8 MOIS * * * * * * * Rencontre pour le RAPPORT de 4 MOIS 22

24 Ajouts Meilleure Pratique #6 Faite payer le programme PAE et d autres avantages par l assureur Ancienne Pratique Certains employeurs payent PEPM pour les PAEs Beaucoup d employeurs ignorent que des programmes à valeur ajoutée GRATUITS sont offerts à ceux qui les demandent Meilleure Pratique Incorporez le PAE dans votre ILD payé par l assureur Mettez en oeuvre maints programmes à valeur ajoutée GRATUITS offerts par les assureurs Ajouts Annulation de voyage: Incluse 5 millions de dollars par assuré par séjour à l étranger Les employés ayant atteint l âge limite gardent l accès à l assurance voyage Annulation de voyage jusqu à 5 000$ comprise GRATUITEMENT pour chaque voyage La durée maximale du voyage est la même que celle prescrite par OHIP (183 jours) 23

25 Alerte à l avantage imposable! JVM d une valeur ajoutée Si l avantage à valeur ajoutée est imposable, l employeur doit déterminer la juste valeur marchande Par exemple: annulation de voyage ajoutée pour des employés qui ne voyagent pas par affaires Stratégie de gestion des réclamations PAE Programme d Aide à l Employeur (Référencement par le gestionnaire): Compris 3 services gratuits conçus pour aider vos gestionnaires à s occuper des situations de tous les jours: 24

26 Pharmacie Postale Pour aider vos employés souffrant de maladies chroniques Réduisez les coûts en médicaments de votre entreprise en faisant connaître à vos employés la pharmacie postale de Sobeys Aidez vos employés souffrant de maladies chroniques en leur donnant régulièrement accès à de médicaments de prescription; Réduisez leurs coûts Réduisez les frais d exécution d ordonnance Réduisez le coût de vos ingrédients Faites livrer vos prescriptions par la poste pour recevoir une quantité constante de médicaments à la maison Meilleure Pratique #7 Étalonnage & Optimisation de votre régime Ancienne Pratique Adopter la structure de régime de laquelle vous héritez Garder tous les avantages tels qu ils ont toujours été Ne pas chercher de nouvelles idées Meilleure Pratique Penser à faire des modifications au régime qui offrent une expérience optimale aux employés et qui permettent à l employeur de contrôler les coûts Innover lors de la conception de votre régime Comparer votre régime aux moyennes nationales et à votre concurrence 25

27 Les quadrants coût/valeur Dressez un portrait de vos avantages pour vous assurer que vous avez la valeur maximale par employé pour le coût minimum: Coût bas / Valeur élevée Maladies graves Assurance vie Compte de gestion-santé Coût élevé / Valeur élevée Orthodontie Massages Soins de la vue Médicaments Dentaire Valeur Coût bas / Valeur basse DMA Coût Coût élevé / Valeur basse Commissions Frais administratifs Gestion des réclamations Coûts de fonctionnement Étalonnage Résultats de l étalonnage RÉCLAMATIONS paramédicales Figure 1 Entreprise ABC dans l industrie Réclamations Paramédicales Critères Moyennedu marché Entreprise ABC 2009 % différence Entreprise ABC 2008 % différence Total des réclamations paramédicales annuellescoût/ee Total des réclamations médicaments annuellescoût/ee Coûtmoyendes réclamations médicaments Moyennedu nombrede réclamations médicaments/ ee Coût moyen d une réclamation paramédicale $890 $1, % $1, % $558 $ % $1, % $46.92 $ % $ % % % $57.44 $ % $ % NOTE: Le repère utilisé est l industrie de la construction, vies de 100 à (toutes provinces). Ceci est le repère le plus proche pour une comparaison avec ABC. 26

28 Étalonnage Conception du régime Couverture d assurance vie Moyenne Nationale Figure 2 Montants de couverture payés par l employeur ASSURANCE VIE COLLECTIVE ABC est ici SOURCE: Hewitt: SpecSumary Pension and Benefits Practices of Major Employers in Canada Étalonnage Couverture paramédicale Moyenne Nationale Figure 5 Couverture paramédicale Pourcentagedes employeurs Max par praticien 33% $200 2% $300 5% $350 3% $400 3% ABC est ici $500 15% Au dessus de 500 2% Autre (ex. $250) 2% Varie par type de praticien 49% Max plus élevépour physiothérapeute 28% Max plus élevépour psychologue 24% Max plus élevépour orthophoniste 10% Max combiné pour tous les praticiens 8% Autre(ex. Maximum par visite) 6% Aucunecouverture dans l option payée par l employeur 4% SOURCE: Hewitt: SpecSummary Pension and Benefits Practices of Major Employers in Canada 27

29 Meilleure Pratique #7 Optimisez la conception de votre régime L optimisation devrait comprendre; Une analyse complète de la comparaison entre votre régime et la concurrence (et la moyenne nationale) Des recommandations démontrant ce qui doit être changé dans votre régime pour que vous puissiez atteindre vos objectifs stratégiques Un plan d action pour mettre ces changements en vigueur Meilleure Pratique #8 Incorporez ICD/ILD et optimisez la gestion des invalidités Ancienne Pratique La plupart des employeurs gèrent et financent leur propre ICD La plupart des employeurs ne font pas la gestion de l absentéisme de leurs employés Meilleure Pratique Incorporez votre ICD/ILD Instaurez une intervention du 3 e jour par le gestionnaire des réclamations Instaurez des programmes de retour au travail bien structurés Faites une gestion active des réclamations ILD 28

30 Incorporez ICD/ILD et optimisez la gestion des invalidités Meilleure Pratique #8 Certaines des meilleurs pratiques en ICD/ILD: Intégrer les deux couvertures avec le même assureur Intervention du 3 e jour par une tierce partie Assure ainsi; D éviter les conflits d intérêts Une gestion professionelle Un processus confidentiel Meilleure Pratique Exigez des rapports en profondeur Ancienne Pratique #9 La plupart des assureurs/courtiers rapportent le strict minimum Beaucoup d employeur ont de la difficulté à obtenir des rapports substantiels de façon ponctuelle Souvent blâmés en rapport aux lois sur la protection de la vie privée Meilleure Pratique Exigez que les rapports soient faits en profondeur et qu ils comprennent les réclamations par certificat, les listes des conditions médicales & autres informations importantes Comment pouvez-vous fonctionner sans informations pertinentes? 29

31 Exigez des rapports en profondeur Meilleure Pratique #9 Un rapport en profondeur devrait comprendre: Une liste détaillée des avantages, par certificat PAS un simple total Des ventilations pertinentes Des rapports par centre de profit, par division, et par classe Des informations qui vous sont présentées d une manière logique pour votre entreprise Identification des tendances avec les augmentations par certificat d année en année Sondez vos employés et communiquez fréquemment Meilleure Pratique Ancienne Pratique #10 Donner un livret à vos employés lors de l adhésion S occuper des questions lorsqu elles surviennent Meilleure Pratique Communication fréquente avec les employés Promotion mensuelle du mieux-être Sondage des employés pour mieux comprendre leurs besoins et élaborer un plan d action 30

32 Sondez vos employés et communiquez fréquemment Meilleure Pratique #10 Les bons employeurs optimisent leur régime d avantages sociaux pour rester en phase avec les préférences contemporaines Ils souscrivent ensuite les meilleurs avantages qu ils peuvent se payer en évitant de gaspiller les primes Ensuite, ils communiquent régulièrement ces valeurs à leurs employés Quel est VOTRE résultat? 31

33 Évaluation des meilleures pratiques Que pouvez- VOUS faire? Remplissez votre évaluation des meilleures pratiques et montrez-la à votre courtier/conseiller et/ou assureur Discutez de ce que vous pourriez améliorer et de ce que vous faites déjà bien Demandez à votre intermédiaire et à votre assureur ce qu ils peuvent faire pour vous aider à utiliser les meilleures pratiques 63 Alerte à l avantage imposable! Meilleure Pratique #11 Téléphonez à la ligne info sur la paie de l ACP lorsque vous n êtes pas certain du traitement fiscal de n importe lequel de vos avantages sociaux collectifs: LigneInfo@payroll.ca 32

34 Des questions? Pierre Séguin, b.a.a. Directeur régional SourceSanté Plus