Change Saturation: Have You Reached It and How to Manage It APEX Symposium

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1 Change Saturation: Have You Reached It and How to Manage It APEX Symposium Presented by Pierre Rochon Senior Advisor for Executives APEX

2 Objectifs de la séance 1. Comprendre en quoi consiste la saturation au changement et comment elle se manifeste au sein d une organisation. 2. Comprendre la façon de déterminer le degré de saturation au changement au sein de votre organisation. 3. Présenter certains outils que vous pouvez utiliser pour maîtriser la saturation au changement.

3 Pourquoi devrions-nous nous préoccuper de la saturation?

4 Pourquoi devrions-nous préoccuper de la saturation?

5 Niveau de saturation

6 Areas of saturation

7 Que pouvonsnous faire? Qu est-ce que c est? Comment l évaluonsnous?

8 What does change saturation look like? À quoi ressemble la saturation au changement?

9 Number of Changes: number of glasses of water Organization's Capacity for Change: The bucket & Tap KLCs DRAP Workplace 2.0 BPR Reorg Level of Disruption for Each Change: Amount of water in each glass and the way we pour it When the bucket overflows: Change Saturation!

10 Change Saturation Organizational change capacity Change Saturation Number of changes Disruptive nature of each change *Adaptation from Prosci Inc.

11 Que pouvonsnous faire? Qu est que c est? Comment l évaluons-nous?

12 Change Saturation Organizational change capacity Change Saturation Number of changes Disruptive nature of each change *Adaptation from Prosci Inc.

13 Évaluation du nombre de changements Liste simple Titre du changement Échéances Responsable Durée du changement Nature du changement Directions touchées Divisions touchées Catégories de personnel touchées Liens à d autres changements Régions touchées Personnes touchées Liste complexe

14 Change Saturation Organizational change capacity Change Saturation Number of changes Disruptive nature of each change *Adaptation from Prosci Inc.

15 What is disruption? Nature of change & Impact of the change Level of disruption for that change Developmental Transitional Projects Level of complexity DISRUPTION ANALYSIS Impacts Jobs Process Relations Clients Budget A B C D E F EXEMPLE DISRUPTION GRID Transformational

16 Impact Analysis Projects Level of complexity DISRUPTION ANALYSIS Impacts Jobs Process Relations Clients Budget A B C D E EXAMPLE DISRUPTION MATRIX F

17 Assessing Overall Disruption EXAMPLE DISRUPTION MATRIX Heat map

18 Change Saturation Organizational change capacity Change Saturation Number of changes Disruptive nature of each change *Adaptation from Prosci Inc.

19 Assessing the Organization s Capacity Personalities History Leadership CM competency Culture Processes People 1. Change Management Maturity 2. Presence of change saturation indicators

20 Change Management Maturity Model

21 Indicateurs ou symptômes d une saturation au changement Symptômes liés aux personnes Désengagement, apathie et indifférence Épuisement professionnel et fatigue Anxiété, stress et lassitude Confusion Inflexibilité Examen moins structuré des solutions de rechange au moment de prendre des décisions Point de vue de l équipe perdu Conséquences moins prises en compte Attention réduite Plaintes et «tapage» accrus Faire fréquemment des erreurs Ne pas atteindre ses objectifs de rendement Prendre deux heures de diner Arriver tard et quitter tôt Résultats organisationnels Piètre réalisation des projets, y compris ne pas atteindre les résultats prévus Échéances ratées Manque de concentration sur les activités Résistance automatique Attrition et roulement du personnel Moral à plat dans l ensemble de l organisation Les changements étaient considérés comme des distractions

22 What can we do? What is it? How do we assess it?

23 Change Saturation Organizational change capacity Change Saturation Number of changes Disruptive nature of each change *Adaptation from Prosci Inc.

24 Strategies to Increase Organizational Capacity Learn more about change management practices and apply them to change initiatives Make Change Management information sessions/training available to employees, managers and change leaders Learn from our experiences and promote success stories Engage senior executives who are overseeing major initiatives in change management practices Establish a standard model your organization will follow for change Enhance resiliency as an organizational competency Make change management part of the culture and regular business practice of the organization Dedicate resources to change management in your organization Leverage the Interdepartmental Organizational Change Network!

25 Change Saturation Organizational change capacity Change Saturation Number of changes Disruptive nature of each change *Adaptation from Prosci Inc.

26 Stratégies pour réduire le degré de perturbation Comment pouvons-nous mieux gérer chaque changement? Utiliser les pratiques exemplaires en matière de gestion du changement S assurer de communiquer rapidement l information partager ce que vous pouvez et y donner suite Faire participer les gens chaque fois que cela est possible Nommer des champions du changement il pourrait s agir des premiers utilisateurs Assurer un bon leadership pendant le changement Tenir compte de la nature du changement en cours Gérer les priorités de près Créer un milieu sûr où les gens peuvent parler et prendre le temps de les écouter

27 How can we address the number of changes? Organizational change capacity Change Saturation Number of changes Disruptive nature of each change *Adaptation from Prosci Inc.

28 Stratégies à utiliser lorsqu il y a un grand nombre de changements Mettre fin définitivement ou temporairement à certaines des initiatives en cours, si cela est possible Réunir les changements dans un seul groupe ou les intégrer à une stratégie globale de gestion des changements Les échelonner différemment, modifier l ordre dans lequel ils seront apportés ou en changer l ordre de priorité d une façon quelconque Ancrer les nouvelles approches dans la culture existante Accorder aux gens le temps de terminer leur cycle de transition pour les changements précédents Est-il possible d améliorer l expérience du changement ou de la rendre plus agréable?

29 Contact Information For further information, please contact: Pierre Rochon Senior Advisor for Executives

30 In review Assess by: Identifying maturity model level Determining level of saturation indicators present Organizational capacity Address by: Taking next steps in maturity model Making long term culture change through regular use of good change practices Change Saturation Address by: Prioritizing, re-sequencing, or repackaging Making it better Assess by: Compiling a list Number of changes Disruptive happening nature of change Assess by: Impact analysis heat maps (individual and organizational level) Address by: Adopting good change management practices Being a change leader