1) Qu'est-ce qu'un tableur?

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1 Utiliser un tableur 1) Qu'est-ce qu'un tableur? ) Les éléments qui composent une feuille de calcul ) Les différents types de données et de fonctions...3 Les différentes données... 3 Les différentes fonctions...3 4) Les graphiques ) Qu'est-ce qu'un tableur? Il est en quelque sorte aux nombres et aux calculs ce que le traitement de texte est aux mots et aux textes. Il permet d'automatiser des calculs dans des feuilles de calculs, souvent présentées sous la forme de tableaux et réunies en classeurs. Un tableur est un logiciel qui sert à traiter des données numériques et à présenter les résultats obtenus. Il vous permet de : - traiter des données numériques et textuelles, des formules mathématiques, - réaliser des documents du type bulletin de paie, factures, devis, - simuler des budgets, d effectuer des analyses statistiques. - présenter vos données sous différentes formes graphiques : histogrammes, courbes, diagrammes à secteurs, - automatiser les tâches répétitives grâce aux macro-commandes. Bref, c est par excellence l outil informatique de tout gestionnaire, qu il s agisse d effectuer des activités de secrétariat et de comptabilité ou de réaliser les synthèses, bilans et simulations qui servent de bases aux décideurs. Il existe de nombreux tableurs, parmi lesquels on peut citer Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, ou bien le module Calc de la suite libre et gratuite OpenOffice.Org, (ou de sa version payante Star Office). Nous prendrons Excel comme exemple, sachant que le principe s applique à l ensemble de ces outils. Grâce à ses fonctions mathématiques, Excel permet d effectuer non seulement des calculs simples, mais aussi complexes, et de générer des graphiques variés. Il dispose également d outils d analyse et de gestion statistique, comptabilité et planning. Il peut aussi être utilisé comme outil de base de données, et intègre un outil de programmation. A partir de la version 97, il est possible de créer des hyperliens, de définir des accès à des sites et de rechercher des informations sur Internet. Utiliser un tableur Page 1/9 02/09/06

2 2) Les éléments qui composent une feuille de calcul Chaque tableau est une feuille de calcul, structurée en lignes identifiées par un nombre, et en colonnes identifiées par une ou deux lettres. L intersection entre une colonne et une ligne constitue une cellule, unité de stockage des données. La référence d une cellule est toujours composée de la lettre de la colonne suivie du numéro de la ligne qui constituent la cellule. Par exemple, la cellule D8 se retrouve à l intersection de la colonne D et la ligne 8. Chaque feuille de calcul fait partie d un classeur. Dans Excel 97, un classeur peut contenir jusqu à 255 feuilles de calcul avec pour chacune au maximum lignes par 256 colonnes. - La barre de titre (1) indique le nom du classeur : ici «Comptes.xls». - La zone du nom (4) affiche la référence de la cellule active, ici la cellule D7, dont la valeur est égale à La barre de formule (5) affiche la formule en cours d utilisation. - La cellule active (6), où se trouve le curseur, est reconnaissable à son contour. Ses références s affichent dans la zone du nom. - Les en-têtes de colonnes et de lignes (7) permettent de sélectionner les lignes et les colonnes. - Les onglets (8) affichent le nom des feuilles (par exemple ventes, eau douce ). Vous pouvez passer d une feuille à l autre en cliquant sur leurs onglets respectifs ou en utilisant la barre de défilement des onglets (9). Utiliser un tableur Page 2/9 02/09/06

3 - Le curseur de fractionnement permet de fractionner la feuille à l écran. Une feuille de calcul comporte également une série de barres, classiques des logiciels bureautique, telles que la barre de menu (2), la barre d outils (3). Celles-ci affichent les boutons à utiliser pour le traitement des données ou contiennent les commandes à exécuter. Les barres de défilement horizontal et vertical de la feuille (11) permettent un déplacement de la page à l écran. La barre d état (10) affiche les informations et les résultats temporaires. 3) Les différents types de données et de fonctions Les différentes données Vous pouvez entrer dans une feuille de calcul des valeurs du type : - Texte : Jean, Total trimestriel, vendeurs, - Numérique : 45, 1300, 56.25, 0.65, - Logique : ET, OU, NON, SI, VRAI, FAUX, - Formule mathématique : des fonctions du type SOMME, PRODUIT, - Format : DATE, HEURE, JOUR, MOIS,. Pour entrer des données dans une feuille de calcul, vous devez tout d abord sélectionner la cellule où vous commencez votre tableau. Par défaut, les chiffres, les dates et les formules s alignent à droite de la cellule, et les textes s alignent à gauche de la cellule. Les différentes fonctions Les fonctions sont des outils de calcul, dont vous devez connaître la syntaxe globale, sans qu il soit nécessaire de les apprendre par cœur : vous pouvez utiliser l assistant fonction pour rechercher une fonction et connaître son utilisation. Le tableur Excel propose plus de 300 fonctions, classées en plusieurs catégories : - statistiques, - math et trigonométrie, - scientifiques, - finances, - date et heure, - base de données,... Pour y accéder, cliquez sur «insertion», à partir de la barre de menu. Choisissez «fonction», puis sélectionnez la catégorie de fonction et ensuite le nom de fonction dont vous avez besoin. Utiliser un tableur Page 3/9 02/09/06

4 A partir de l exemple ci-dessus, voyons quelques-unes unes des fonctions les plus utilisées. SOMME : Cette fonction calcule la somme des nombres dans une plage sélectionnée. Pour obtenir par exemple la somme du premier semestre des ventes : - indiquez la cellule dans laquelle le résultat de l opération s'affichera (dans l'exemple ci-dessus, C10) - cliquez sur le signe Somme dans la barre d outils, puis sélectionnez la plage de cellules (C5:C8) - cliquez sur la coche à coté de la barre de formule, ou appuyez sur la touche entrée : vous obtenez le résultat de la somme : 7600,00 MAX (maximum) : Cette fonction vous donne la plus grande valeur d une liste sélectionnée. - indiquez la cellule du résultat et insérez-y la fonction MAX - sélectionnez, par exemple, la plage (D5 :D8) pour chercher la somme maximum de la vente de deuxième semestre : 2000,00 MOYENNE : Cette fonction renvoie la moyenne d une série de valeurs sélectionnées. Supposons que vous voulez connaître la moyenne de la vente annuelle de Jean. - sélectionnez la cellule du résultat et insérez-y la fonction MOYENNE, - sélectionnez la plage de la vente annuelle de Jean et validez votre opération : 1675,00 ARRONDI : Cette fonction arrondit un nombre décimal. Vous souhaitez par exemple arrondir 45,58547 : =ARRONDI (45,58547 ; 0) donne l arrondi au nombre entier (46) =ARRONDI (45,58547 ; 2) donne l arrondi à deux chiffres après la virgule (45,58). Notez bien que la saisie de chaque fonction commence par le signe (=). Utiliser un tableur Page 4/9 02/09/06

5 4) Les graphiques Un graphique facilite la lecture et la compréhension d un tableau de chiffres. D un coup d œil, vous visualisez l ensemble de votre base de données! L «assistant graphique» facilite la création de graphiques sous Excel. Le plus important est de bien choisir le graphique, selon le type de données exploitées et le résultat attendu. Voyons maintenant comment créer un graphique en suivant les 4 étapes de l assistant. Le tableau suivant propose un récapitulatif de la disponibilité en eau par rapport à la population mondiale. Avant de créer votre graphique, assurez-vous que vos données sont correctement organisées, dans un tableau aux colonnes et aux lignes bien identifiées. Vous représenterez graphiquement deux données : la population mondiale et la disponibilité en eau par rapport à chaque continent. Sélectionnez les trois colonnes de votre tableau. Pensez à inclure les libellés dans la sélection des données (continent, population mondiale et disponibilité en eau). Utiliser un tableur Page 5/9 02/09/06

6 1. Choisir le type de graphique Faites maintenant appel à «l assistant graphique» (menu Insertion/Graphique ou clic sur son icône dans la barre d outils). La boîte de dialogue de l assistant graphique apparaît. Choisissez le type de graphique qui convient le mieux à la représentation de vos données. Cliquez sur le bouton «Maintenir appuyé pour visionner» et «Suivant >» pour obtenir l aperçu du graphique choisi : ici, un histogramme, et comme sous-type un histogramme groupé avec effet 3D. Utiliser un tableur Page 6/9 02/09/06

7 2. Choisir les données à traiter Vérifiez le choix des plages de données et la présentation des données en lignes ou en colonnes. Le deuxième onglet vous permet d ajouter ou de supprimer des séries de données et modifier la sélection des plages, des libellés (Noms) et des données (Valeurs) de l axe Y (ordonnées) et de l axe X (abscisse). Utiliser un tableur Page 7/9 02/09/06

8 Vérifiez votre choix et passez à l étape suivante. 3. Modifier les options du graphique Vous pouvez modifier les options du graphique : donner des titres aux axes, afficher les étiquettes des données, les légendes, les quadrillages, etc. A découvrir dans les onglets de l assistant graphique. Utiliser un tableur Page 8/9 02/09/06

9 4. Choisir l emplacement du graphique Précisez si le graphique doit être créé à part sur une nouvelle feuille, ou inséré à un endroit précis de la feuille en cours, en tant qu objet : Vous êtes sûr de vos choix dans les différentes étapes de la création graphique? Vous pouvez cliquer sur le bouton Fin et créer votre graphique! En cas d erreur, vous pourrez toujours revenir sur les différentes étapes de la création, en cliquant sur le bouton Précédent Dossier crée par Gilles Guesset, le 6 septembre 2006 d'après fiche Cité des sciences et de l'industrie. Utiliser un tableur Page 9/9 02/09/06