Comment remplir la déclaration

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1 GUIDE MÉTHODOLOGIQUE Comment remplir la déclaration 2483 PARTICIPATION AU DÉVELOPPEMENT DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE CONTINUE ENTREPRISES DE 10 SALARIÉS ET PLUS M a r s

2 Introduction Déclaration Formation 2483 année 2014 L année 2013 a commencé et s est achevée sous le signe de la négociation avec la signature de deux accords nationaux interprofessionnels (ANI) : - l ANI du 11 janvier 2013 dont les dispositions ont été transposées dans la loi sur la sécurisation de l emploi ; - l ANI du 14 décembre 2013 qui réforme en profondeur le système de formation professionnelle. En amont de cette dernière négociation, le gouvernement avait fi xé un objectif aux partenaires sociaux : faire de la formation professionnelle le levier de la sécurisation de l emploi et de la compétitivité des entreprises. L année 2014 débute avec la publication au Journal Officiel de la loi du 5 mars 2014 (JO du 6 mars 2014) relative à la formation professionnelle, à l emploi et à la démocratie sociale qui traduit les dispositions de l ANI du 14 décembre 2013 et adopte des mesures en faveur de l emploi tout en s appuyant sur un dialogue social et territorial renforcé. À retenir parmi les principales mesures «formation» de cette loi : - la mise en œuvre du dispositif central de la réforme : le compte personnel de formation dans le prolongement de l ANI et de la loi sur la sécurisation de l emploi qui l ont créé. Un dispositif ouvert tout au long de la vie professionnelle et centré sur l obtention d une qualifi cation reconnue ou sur l acquisition des compétences clés. Et ce, en principe, à compter du 1 er janvier 2015 ; - le renforcement du rôle des instances du personnel en matière de formation professionnelle ; - la réforme des contributions obligatoires versées par les employeurs au titre de la formation professionnelle continue (FPC) avec au programme, la suppression de la cotisation obligatoire de 0,9% due au titre du fi nancement du plan de formation et du système de dépenses libératoires. Il est prévu que les entreprises versent leur contribution unique à leur OPCA avec un taux variable selon la taille de l entreprise, un fi nancement spécifi que est dédié au compte personnel de formation. Compte tenu de ces évolutions, la déclaration 2483 sera supprimée en En attendant, sa version «2014» joue la continuité. Comme les années précédentes, seule l application des mesures relatives au franchissement, pour la première fois, des seuils de 10 et de 20 salariés a un impact sur les renseignements à porter dans le formulaire. 1

3 AGEFOS PME, à votre service Le réseau AGEFOS PME, créé avec et pour les PME, assure depuis 1972 un service de proximité auprès des entreprises. Plus de 40 ans après sa création et au terme de la réforme de la formation professionnelle initiée en 2009, AGEFOS PME a obtenu la reconduction de son agrément en tant qu OPCA. Une nouvelle étape s est ainsi ouverte en 2012 avec l agrément accordé par l Etat (arrêté du 20 septembre 2011 : voir p.37) qui permet à AGEFOS PME de : - rester le premier gestionnaire des fonds de la formation professionnelle en France ; - devenir le partenaire formation de nouvelles branches professionnelles, soit au fi nal près de 50 branches et secteurs. Dans ce champ ainsi élargi, AGEFOS-PME continue de mener ses missions : - assurer un service de proximité auprès des très petites, petites et moyennes entreprises ; - informer, accompagner et conseiller chaque entreprise notamment sur l articulation des dispositifs à mobiliser ; - collecter et gérer les contributions afi n de fi nancer les actions de formation dans le cadre du plan de formation, de la professionnalisation (périodes et contrats) et du DIF, ainsi que le tutorat ; - aider à la mobilisation des fi nancements sur des fonds régionaux, nationaux ou européens (aides au conseil, aides de l État au développement de l emploi et des compétences - EDEC, cofi nancements de Pôle emploi, du Fonds Paritaire de Sécurisation des Parcours Professionnels - FPSPP et du Fonds Social Européen - FSE). Et ce, tout en adaptant en permanence ses services aux évolutions du système de formation comme aux besoins de ses adhérents. AGEFOS PME est une association paritaire à but non lucratif agréée comme organisme collecteur national dans le champ interprofessionnel et interbranches pour la gestion des fonds du plan de formation, de la professionnalisation (périodes et contrats) et du droit individuel à la formation (DIF). un accompagnement de la formation dans les petites et moyennes entreprises depuis plus de 40 ans. 2

4 2483 PARTICIPATION Au DéVELOPPEMENT DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE CONTINuE Entreprises de 10 salariés et plus De quoi s agit-il? Chaque année, les employeurs d au moins 10 salariés doivent s acquitter d une participation au développement de la formation professionnelle. Les entreprises de 10 à moins de 20 salariés sont soumises à une participation minimale de 1,05 % de la masse salariale annuelle brute. Celles occupant au moins de 20 salariés participent au minimum à hauteur de 1,6 % de la masse salariale annuelle brute. A noter! Des aménagements ont été mis en place afi n d atténuer les effets fi nanciers liés au franchissement de ces seuils de 10 et de 20 salariés. Les entreprises qui emploient des salariés en CDD acquittent, en outre, une contribution «CIF-CDD». Les sommes correspondantes permettent de fi nancer le plan de formation, la professionnalisation (contrat et période), le droit individuel à la formation (DIF) et les congés individuels de formation (CIF). Pour une large part, ces contributions sont versées à un OPCA. Quel est le rôle d AGEFOS PME? En contrepartie des versements ainsi effectués par ses entreprises adhérentes, AGEFOS PME prend en charge les actions de formation de leurs salariés et verse la contribution réservée au Fonds Paritaire de Sécurisation des Parcours Professionnels (FPSPP) due par ces entreprises. Et ce, dans le cadre de l agrément dont a fait l objet AGEFOS PME au titre du plan de formation mais aussi de la professionnalisation et du DIF : voir page 38 «Le champ d intervention d AGEFOS PME... Le réseau AGEFOS PME accompagne ainsi les PME dans l élaboration de leur plan de formation et le fi nancement des actions de formation, notamment dans le cadre de la professionnalisation (période et contrat) et du droit individuel à la formation. Pourquoi une déclaration 2483? Il s agit pour les entreprises d au moins 10 salariés d attester du versement de ces contributions - plan de formation, professionnalisation/dif, congé individuel de formation (CIF) et éventuellement CIF-CDD, FPSPP via une déclaration 2483 à déposer obligatoirement au service des impôts des entreprises (SIE) ou à la Direction des Grandes Entreprises (DGE). 5 mai 2014 : c est la date limite de dépôt de la déclaration 2483 auprès des services des impôts compétents. Remplir la déclaration 2483 rapidement : tel est l objet de ce guide, proposé par AGEFOS PME et destiné principalement aux experts-comptables.? LE SAVIEZ-VOuS Ce guide méthodologique est également disponible sur Internet : 3

5 Sommaire > Informations générales Entreprises visées p. 6 Entreprises exclues p. 6 Règles d arrondi fiscal p. 7 Dépôt de la déclaration 2483 p. 7 > Identification de l entreprise p. 10 > Nombre mensuel moyen de salariés au cours de l année ou de la période de référence : cadre A p. 12 Calcul de l effectif p. 12 > Nombre de salariés, de stagiaires et d heures de stages de formation pour 2013 : cadre B p. 15 > Consultation des représentants du personnel p. 20 > Mode de paiement p. 21 > Date et signature de la déclaration 2483 p. 21 > Détermination de l assiette et du taux de la participation : cadre C p. 22 Montant des rémunérations versées au cours de l année ou de la période p. 22 Taux de participation au développement de la formation professionnelle continue p. 24 Franchissements de seuils p. 24 > Financement du congé individuel de formation : cadre D p. 30 Taux de participation : ligne 3 p. 30 Montant de la participation : ligne 4 p. 30 Versement à un organisme collecteur paritaire agréé au titre du CIF : ligne 5 p. 31 > Financement de la professionnalisation et du DIF : cadre E p. 33 Taux de participation : ligne 7 p. 33 Montant de la participation : ligne 8 p. 36 Versement à un organisme paritaire agréé au titre des contrats et périodes de professionnalisation et du droit individuel à la formation : ligne 9 p. 36 > Participation au développement de la formation professionnelle continue : cadre F p. 40 Montant de la participation : ligne 11 p. 41 Dépenses de formation interne : ligne a p. 41 Frais de personnel formateur p. 42 Frais de personnel non formateur p. 43 Dépenses de location et d entretien des locaux et du mobilier affectés à la formation p. 43 4

6 Dépenses de fonctionnement pédagogique des actions p. 44 Dépenses d organisation administrative des actions de formation p. 44 Dépenses de transport et d hébergement des formateurs liés à la réalisation d actions p. 44 Dépenses de formation externe : ligne b p. 44 Ligne «Conventions et factures de formation» p. 45 Ligne «Conventions de bilans de compétences» p. 47 Ligne «Conventions de validation des acquis de l expérience» p. 48 Rémunérations des bénéficiaires de formations, de bilans de compétences ou de validation des acquis de l expérience : ligne c p. 49 Allocations de formation versées : ligne d p. 50 Versements aux organismes paritaires collecteurs agréés au titre du CIF, de la professionnalisation et du DIF : ligne e p. 52 Versement à un organisme collecteur agréé au titre de la professionnalisation au bénéfice du FPSPP et imputé sur le plan de formation : ligne f p. 52 Autres versements à un organisme paritaire collecteur agréé (plan de formation) : ligne g p. 53 Autres versements, financements ou dépenses : ligne h p. 55 Subventions publiques effectivement perçues en 2013 : ligne i p. 59 Montant total des dépenses effectivement consenties : ligne 12 p. 59 Excédent de dépenses : ligne 13 p. 60 Insuffisance de dépenses : ligne 14 p. 60 Montant des excédents reportables de 2010, 2011 et 2012 : ligne 15 p. 60 Insuffisance non compensée par les excédents reportables : ligne 16 p. 60 > Financement des congés individuels de formation des titulaires de contrats à durée déterminée (CDD) : cadre G p. 61 Montant des rémunérations versées aux titulaires de CDD : ligne 17 p. 62 Montant de l obligation incombant à l employeur : ligne 18 p. 62 Versement à un organisme paritaire agréé au titre du congé individuel de formation : ligne 19 p. 62 Insuffisance éventuelle : ligne 20 p. 63 > Versements au Trésor public incombant à l employeur : cadre H p. 64 Insuffisance de participation au financement de la professionnalisation et du DIF : ligne 21 p. 64 Versement de régularisation suite à résorption de conventions de formation échues au 31 décembre 2013 : ligne 22 p. 64 Versement pour défaut de consultation du comité d entreprise : ligne 23 p. 64 Insuffisance de versement au bénéfice du FPSPP et imputable sur le plan de formation : ligne 23 bis p. 65 Total de l insuffisance de participation : ligne 24 p. 65 Total du versement à effectuer au Trésor public : ligne 25 p. 65 > Excédents reportables : cadre I p. 66 > Annexe : formulaire CERFA 2483 (fac similé) p. 67 5

7 Informations générales Tous les employeurs, quel que soit le nombre de leurs salariés, sont soumis à la participation à la formation professionnelle continue. Toutefois, leurs obligations varient selon le nombre de salariés employés. Ainsi, seules les entreprises occupant au moins 10 salariés doivent renseigner la déclaration «2483». Entreprises visées > Employer au moins 10 salariés Sont concernées toutes les entreprises ayant occupé pendant l année 2013 au moins 10 salariés (à temps plein, à temps partiel, en contrat à durée déterminée ) même celles nouvellement créées. Mais aussi, les entreprises comportant des établissements de moins de 10 salariés à condition que : - chaque établissement n ait pas d existence juridique propre ; - le nombre total de salariés dans l ensemble de ces établissements atteigne 10. S agissant du calcul de l effectif : voir «Nombre mensuel moyen de salariés au cours de l année ou de la période de référence : cadre A», p. 12. > Etre établi ou domicilié en France Sont visés les employeurs établis ou domiciliés en France dès lors qu ils possèdent en France un centre d opérations présentant un caractère de permanence suffisant et doté d une certaine autonomie. A noter : réciproquement les entreprises françaises qui possèdent à l étranger un tel centre d opérations n ont pas à participer, en France, au titre des salaires payés au personnel de ces centres. > A ne pas prendre en compte Peu importent : - le secteur d activité (entreprises industrielles, commerciales, agricoles, artisanales ou libérales); - la forme juridique de l entreprise (individuelle, commerciale, groupement d intérêt économique, association soumise à l impôt sur les sociétés au taux de droit commun ). - la situation fiscale de l employeur (passible ou non de l impôt sur le revenu ou de l impôt sur les sociétés ). Entreprises exclues > Employer moins de 10 salariés, atteindre ou franchir pour la première fois le seuil de 10 salariés Entreprises exclues Entreprises occupant moins de 10 salariés Entreprises atteignant ou franchissant pour la première fois le seuil de 10 salariés (voir p. 24) et soumises à une autre obligation déclarative Renseigner la rubrique de la déclaration annuelle des données sociales DADS (structure S 80-participation formation des entreprises de moins de 10 salariés) Renseigner pendant 3 ans la rubrique de la DADS relative à la participation formation (voir ci-dessus). En effet, pendant 3 ans, ces entreprises restent assujetties à la contribution formation des «moins de 10 salariés». Attention : à l issue des 3 années, elles doivent souscrire la A noter! Les particuliers employeurs d un(e) assistant(e) maternel(le) ou d un(e) employé(e) de maison n ont pas de déclaration à souscrire, mais sont redevables d une contribution formation recouvrée par l URSSAF. > Les employeurs étrangers, les ambassades et consulats étrangers Sont exclus également les employeurs étrangers n ayant pas une implantation permanente en France. En application des usages internationaux, les représentants diplomatiques et consulaires des pays étrangers ne sont pas non plus concernés. 6

8 > L état, les collectivités territoriales, les établissements hospitaliers et les établissements publics administratifs. Un dispositif propre aux agents du secteur public s applique. Règles d arrondi fiscal Tous les montants inscrits dans la déclaration 2483 doivent être arrondis à l euro le plus proche. Les bases et les cotisations inférieures à 0,50 sont négligées et celles de 0,50 et plus sont comptées pour 1. Exemples 4 942,48 arrondi à ; 4 942,50 arrondi à ; 4 942,63 arrondi à Dépôt de la déclaration 2483 > Comment se procurer le formulaire? La déclaration 2483 doit être remplie sur un formulaire spécifi que (imprimé CERFA n 11168*16 «Participation au développement de la formation professionnelle continue - Employeurs ayant au moins 10 salariés»). - Entreprises déjà référencées par l administration fiscale : la recette des impôts leur adresse chaque année, en même temps que la liasse fi scale, l imprimé 2483 accompagné d une notice explicative (imprimé 2483-NOT-SD). - Entreprises non référencées par l administration fiscale : les employeurs peuvent se procurer des exemplaires auprès de cette administration. Le formulaire est également disponible sur le site de l administration fi scale, > A qui demander des renseignements complémentaires? - Sur les questions portant sur la base de l obligation et les modalités de paiement : s adresser au service des impôts compétent ou à la Direction des Grandes entreprises. - S agissant des dépenses imputables et des stagiaires : se renseigner auprès des services régionaux de contrôle de la formation professionnelle. Les entreprises relevant de la Direction des Grandes Entreprises (DGE) Les déclarations fiscales sont à déposer au service chargé des grandes entreprises (article 344-O A de l annexe III au Code général des impôts et Instruction DGI n 143 du 10/09/2004 BOI 13-K-04) pour : 1. les personnes physiques ou morales ou groupements de personnes de droit ou de fait dont, à la clôture de l exercice, le chiffre d affaires hors taxes ou le total de l actif brut fi gurant au bilan est supérieur ou égal à 400 M ; 2. les personnes physiques ou morales ou groupement de personnes de droit ou de fait détenant à la clôture de l exercice, directement ou indirectement, plus de la moitié du capital ou des droits de vote d une personne morale ou d un groupement mentionné au 1 ; 3. les personnes morales ou groupement de personnes de droit ou de fait dont plus de la moitié du capital ou des droits de vote est détenue à la clôture de l exercice, directement ou indirectement, par une personne ou un groupement mentionné au 1 ; 4. les sociétés françaises bénéfi ciant de l agrément du ministre de l Economie et des Finances leur permettant de retenir l ensemble des résultats de leurs exploitations directes ou indirectes, qu elles soient situées en France ou à l étranger, pour l assiette des impôts établis sur la réalisation et la distribution de leurs bénéfi ces, ainsi que toutes les personnes morales imposables en France faisant partie du périmètre de consolidation ; 5. les personnes morales membres d un groupe fi scalement intégré dont l un des membres relève de la DGE. 7

9 > Où et quand le déposer? Au plus tard le deuxième jour ouvré suivant le 1 er mai (soit le 5 mai 2014), en deux exemplaires au service des impôts des entreprises (SIE) du lieu de souscription de la déclaration des résultats ou aux services de la Direction des Grandes Entreprises (DGE) si l entreprise relève de sa compétence. Les entreprises qui constituent des entités fiscales distinctes au plan de la déclaration de leurs résultats souscrivent chacune une déclaration. Entreprises à établissements multiples : en principe, une seule déclaration doit être établie pour l ensemble des établissements exploités par l entreprise. C est donc au service des impôts du siège social ou du principal établissement que doit être déposée la déclaration En cas d insuffi sance de participation, de défaut de consultation du comité d entreprise (voir cadre H, p. 64), l employeur doit y joindre son versement au Trésor public. une entreprise, des activités multiples Un exploitant individuel qui exerce à la fois une activité industrielle ou commerciale et une autre activité (non commerciale ou agricole) souscrit une seule déclaration pour l ensemble de ces activités si l activité non commerciale ou agricole peut être considérée comme une extension de l activité industrielle ou commerciale. En revanche, si l activité non commerciale ou agricole constitue une activité séparée, l employeur doit souscrire une déclaration distincte pour chaque branche d activité. > quel contrôle? La surveillance du dépôt de la déclaration dans les délais impartis relève exclusivement du service des impôts. Le contrôle de la réalité et de la validité des dépenses effectuées par les employeurs est réalisé par les services chargés du contrôle de la formation professionnelle. Avec un délai de prescription de 3 ans. > Attention sanctions! Défaut de dépôt de la 2483 ou dépôt tardif, avec ou sans versement de la participation à la formation professionnelle continue À chacune de ces situations correspond une ou plusieurs sanctions (identiques à celles prévues en matière de taxe sur le chiffre d affaires).* Sanctions applicables Absence ou retard de dépôt de la 2483 Amende de 150 * Absence ou retard de dépôt et défaut de versement de la participation 1) Dépôt spontané ou dans les 30 jours après la mise en demeure 2) Dépôt plus de 30 jours après la mise en demeure 3) Exercice d une activité occulte Déclaration insuffi sante : 1) Sans mauvaise foi du déclarant 2) Avec mauvaise foi 3) Avec manœuvres frauduleuses ou abus de droit Intérêt de retard de 0,40%/mois + 1) Majoration de 10% 2) Majoration de 40% 3) Majoration de 80% Intérêt de retard de 0,40%/mois + 2) Majoration de 40% 3) Majoration de 80% (+ sanctions pénales) * Amende non applicable en cas de 1 ère infraction commise pendant l année civile en cours et les 3 années précédentes, si l intéressé a réparé l infraction spontanément ou dans les 30 jours suivant une demande de l Administration. 8

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11 IDENTIFICATION de l entreprise Renseignements relatifs à l année 2013 ou à la période du... au... Inscrire dans la déclaration 2483 les informations relatives à l année civile (du 1 er janvier au 31 décembre 2013) et non à l année comptable (clôture de l exercice). Les informations retranscrites dans la déclaration portent sur la période d activité effective. En cas de cessation d activité au cours de l année ou de démarrage de l activité en cours d année, indiquer la mention «Renseignements relatifs à l année 2013 ou à la période du... au...». quelques RÈGLES PARTICuLIÈRES S APPLIquENT EN CAS DE CESSION Ou CESSATION D ACTIVITé, FuSION Ou FuSION-ABSORPTION DE SOCIéTéS : Cession ou cessation d activité En cas de cession ou de cessation d activité, la déclaration 2483 de l année en cours et, le cas échéant, celle de l année précédente si elle n a pas été déposée, doivent être adressées au service des impôts dans les 60 jours qui suivent la cession ou la cessation. Cessation d activité due au décès de l employeur : les déclarations sont déposées dans les 6 mois qui suivent la date du décès. Procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire de l entreprise : les déclarations sont produites dans les 60 jours qui suivent la date du jugement. Fusion Lorsqu une fusion de sociétés donne naissance à une société nouvelle, chacune des sociétés concernées établit sa propre déclaration et la dépose dans les 60 jours suivant la date de fusion. La société nouvellement créée produit ensuite une déclaration pour la période restant à courir, dans les conditions habituelles, c est-à-dire au plus tard le deuxième jour ouvré suivant le 1 er mai de l année suivant celle de sa création. Fusion-absorption Société absorbée : établir une déclaration pour la période comprise entre le 1 er janvier et la date de fusion et la déposer au service des impôts dans les 60 jours suivant la date de fusion. Société absorbante : produire une déclaration 2483 pour l année civile complète, tenant compte de l effectif à ajouter et de la quote-part qui revient à la société absorbée depuis la date de la fusion. Attention : la société absorbante ne peut pas utiliser les excédents de dépenses constatés par la société absorbée au moment de sa disparition. 10

12 Identifi cation du destinataire Il s agit de l entreprise assujettie à l obligation de remplir la déclaration Sont donc indiqués ici : - la raison sociale de l entreprise ; - ou les nom et prénom de l employeur. Déclarations mécanographiées : l identifi cation est déjà renseignée. Adresse du déclarant À ne remplir que si l adresse du déclarant est différente de celle du destinataire indiquée dans la case «Identifi cation du destinataire». Cases «SIE», «N 0 dossier», «Clé», «Régime», «Code Service» Ces cases sont remplies automatiquement par l Administration, sauf pour les déclarations non mécanographiées (cas des entreprises qui produisent la déclaration pour la première fois par exemple) : il faut alors reporter dans ces cases, les numéros de dossier et de régime communiqués par l Administration. N 0 SIRET L entreprise doit fournir le numéro SIRET du principal établissement (14 chiffres), sauf déclaration mécanographiée. Changement de situation au cours de l année 2013? Dans ce cas, rayer les mentions qui ne correspondent plus à la situation exacte de l entreprise (dénomination, adresse, code SIRET ) et signaler le changement intervenu dans les lignes prévues à cet effet, au-dessus du cadre A. Code activité Ce cadre permet d identifi er l activité de l entreprise, par son code APE (4 chiffres et une lettre) relevant de la nomenclature NAF de l INSEE. A indiquer, si le cadre n est pas pré-rempli. Code DGEFP Cadre utilisé par l Administration. Ne pas remplir. 11

13 Nombre mensuel moyen de salariés au cours de l année ou de la période de référence : Cadre A Lorsque le nombre mensuel moyen de l effectif salarié est au moins égal à 10 salariés pendant l année (ou la fraction d année), la déclaration 2483 doit être renseignée. Dans le cas contraire, remplir la rubrique appropriée de la déclaration annuelle des données sociales (DADS) (voir p. 6). Toutefois, les employeurs qui, en raison de l accroissement de leur effectif, atteignent ou dépassent pour la première fois l effectif de 10 salariés, restent soumis pour l année en cours et les deux années suivantes, à l obligation de participation des entreprises de moins de 10 salariés et renseignent, au cours de ces trois années, la déclaration annuelle des données sociales (DADS) (voir p. 6). Le taux de la participation applicable varie selon l effectif de l entreprise : 10 à moins de 20 salariés ou 20 salariés et plus. Calcul de l effectif L effectif de l employeur calculé au 31 décembre est égal à la moyenne des effectifs déterminés chaque mois de l année civile, en tenant compte des salariés titulaires d un contrat de travail le dernier jour de chaque mois (y compris les salariés absents). Les mois au cours desquels aucun salarié n est employé ne sont pas pris en compte. > Les salariés à prendre en compte Sont considérés comme salariés toutes les personnes ayant conclu un contrat de travail (tacite ou exprès) qui exercent leur activité dans un lien de subordination juridique. Sont à inclure dans l effectif : - les titulaires d un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée ; - les représentants de commerce salariés, même ceux ayant plusieurs employeurs (VRP multicarte par exemple) ainsi que les travailleurs à domicile ; - les dirigeants de société salariés titulaires d un contrat de travail (PDG de société anonyme, gérants de magasins à succursales multiples et de coopératives de consommation, gérants minoritaires de SARL, membres du directoire mandataires...). Contrats de type particulier : quelques spécificités Contrat À inclure dans l effectif À exclure de l effectif Contrat d apprentissage Non Oui Contrat de professionnalisation à durée déterminée Non Oui Contrat de professionnalisation à durée indéterminée A l issue de l action de professionnalisation qui débute le contrat Pendant l action de professionnalisation qui débute le contrat 12

14 Contrat À inclure dans l effectif À exclure de l effectif Contrat unique d insertion (CUI) A l issue de la convention et depuis le 1 er novembre 2012 à l issue de la période d attribution de l aide à l insertion professionnelle (Cf le Cerfa signé). Pendant la convention et depuis le 1 er novembre 2012 pendant la période d attribution de l aide à l insertion professionnelle (Cf le Cerfa signé). CUI-contrat d accès à l emploi (CUI-CAE-DOM) Après la 2 ème année d exécution du contrat (après 30 mois pour les contrats conclus avec des bénéfi ciaires du revenu de solidarité active-rsa). Pendant la 2 ème année d exécution du contrat (30 mois pour les contrats conclus avec des bénéfi ciaires du RSA). A noter : s ils ne sont pas comptabilisés dans les effectifs, les salariés en contrat de type particulier apparaissent tout de même dans le cadre B de la déclaration. Le contrat unique d insertion (CuI) et les emplois d avenir Le CuI se décline en CUI-contrat initiative emploi (CUI-CIE) dans le secteur marchand et en CUI-contrat d accompagnement dans l emploi (CUI-CAE) dans le secteur non marchand. Les CUI sont conclus à durée déterminée ou indéterminée et les titulaires de ces contrats bénéfi cient des mêmes droits à la formation que les autres salariés de l entreprise (plan de formation, DIF et période de professionnalisation même s ils sont conclus à durée déterminée). A noter que dans les DOM, à Saint-Barthélemy, à Saint-Martin et à Saint-Pierre-et-Miquelon, le CUI est entré en vigueur le 1er janvier 2011, il se décline en CUI-contrat d accès à l emploi dans le secteur marchand (sauf à Mayotte où le CUI-CIE s applique) et en CUI-CAE dans le secteur non marchand. Il remplace les anciens CAE ainsi que les CI-RMA et les contrats d avenir qui ne peuvent plus être conclus. Les emplois d avenir visent les jeunes pas ou peu qualifi és et prioritairement ceux qui résident dans des zones sensibles ou dans les DOM. Ces contrats sont en principe des CUI-CAE (conclus dans le secteur non marchand) mais aussi des CUI-CIE (sous certaines conditions notamment dans les secteurs d activité, défi nis par arrêté du Préfet de région, présentant un fort potentiel de création d emplois ou offrant des perspectives de développement d activités nouvelles). Avec quelques spécifi cités : ils comportent obligatoirement un volet formation et peuvent être rompus à chaque date anniversaire. Ainsi par exemple, ne sont pas salariés et donc non comptabilisés dans l effectif : les dirigeants non-salariés ; les «stagiaires-école» : jeunes élèves ou étudiants effectuant une période en entreprise au titre d une convention avec leur établissement d enseignement. > Les salariés à exclure Outre les salariés en contrat de types particuliers (sous certaines conditions, voir le tableau p.12), sont exclus : les intérimaires et les salariés mis à disposition de l entreprise par un groupement d employeurs ou une association intermédiaire ; les personnes sous contrat et rémunérées par l État, mises à disposition d établissements d enseignement privé ; les intermittents du spectacle relevant de la caisse de congé spectacle. Pour ces personnes, l employeur doit verser une contribution spéciale à l AFDAS qui ne doit pas fi gurer dans la déclaration

15 > Connaître les règles de calcul de l effectif Les règles de calcul déclinées ci-après sont précisées dans l article L du code du travail. Prise en compte intégrale Pour déterminer l effectif, sont pris en compte intégralement, pour une unité chacun : - les salariés à temps complet titulaires d un contrat de travail à durée indéterminée, les salariés à domicile et les représentants de commerce à cartes multiples ; - les travailleurs à domicile. Application d un prorata Salariés employés à temps partiel Ces salariés sont comptabilisés au prorata du temps de travail prévu par le contrat de travail par rapport au temps normal de travail (durée légale ou durée conventionnelle appliquée dans l établissement ou dans l atelier si celle-ci est inférieure à la durée légale). Salariés mis à disposition, intermittents et travailleurs à domicile Sont comptabilisés au prorata de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents : - les salariés en contrat de travail à durée déterminée (CDD) ; - à condition d être présents dans les locaux de l entreprise utilisatrice et d y travailler depuis au moins un an, les salariés mis à disposition de l entreprise par une entreprise extérieure (hors salariés mis à disposition par une entreprise de travail temporaire, un groupement d employeurs ou une association intermédiaire) ; - les salariés titulaires d un contrat de travail intermittent (sauf intermittents du spectacle). Attention : les salariés en CDD ou mis à disposition par une entreprise extérieure sont exclus du décompte des effectifs s ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu. 14

16 NOMBRE de salariés, de stagiaires et d heures de stages de formation pour 2013 : Cadre B Ce cadre renseigne sur la réalité des effectifs salariés de l entreprise et des actions de formation suivies par les salariés, ventilés par sexe et par catégorie d emploi. Ces informations sont celles disponibles au 31 décembre > un cadre statistique : quel usage? Ce cadre donne des informations statistiques relatives au nombre de salariés ayant suivi au moins une action de formation au cours de l année 2013 : elles seront exploitées par le CEREQ (Centre d Études et de Recherches sur l Emploi et les Qualifi cations) afi n notamment de déterminer la durée moyenne nationale de formation suivie, par salarié, en fonction des différentes catégories d emploi. Ce cadre permet également de recueillir des données sur les dispositifs de formation : plan de formation, droit individuel à la formation > quelques précisions avant de remplir le cadre - salarié bénéfi ciaire en 2013 de plusieurs actions de formation : ne le prendre en compte qu une seule fois ; - heures de stages : à comptabiliser autant de fois qu il y a de stagiaires ; - entreprises à établissements multiples : établir une seule déclaration au niveau de l entreprise, pour l ensemble des établissements ; - prendre en compte l ensemble des salariés au dernier jour ouvrable de l année ou de la période. > Cession ou cessation d activité? Dans ces hypothèses, mentionner le nombre de salariés à la date de cession ou de cessation d activité. > Colonne «Nombre total de salariés au 31/12/2013» (a et b) Ventiler dans les lignes 2 à 5 de cette colonne, le nombre de salariés occupés par l entreprise par sexe et catégorie d emploi et indiquer les totaux en ligne 6. Il s agit du nombre de salariés présents le 31 décembre 2013 ou le dernier jour de la période d activité effective (nombre de salariés à la date de cession ou de cessation d activité). Même s ils ne sont pas pris en compte dans l effectif (voir p. 12) de l entreprise pour déterminer ses obligations en matière de participation à la formation professionnelle continue, les salariés titulaires d un contrat de type particulier (contrat d apprentissage, de professionnalisation, unique d insertion-contrat d accompagnement dans l emploi (CUI-CAE), unique d insertion-contrat initiative-emploi (CUI-CIE) - y compris les emplois d avenir -, unique d insertion-contrat d accès à l emploi (CUI-CAE-DOM), insertion revenu minimum d activité (CI-RMA),et d avenir) doivent être inclus dans le nombre de salariés. Pour les entreprises relevant de l AFDAS, les intermittents du spectacle sont exclus. > La répartition par catégorie d emploi Elle s effectue par référence à la nomenclature des professions et catégories socioprofessionnelles défi nie par l INSEE : la ligne 2 «Ouvriers» correspond aux rubriques 62 à 69 du groupe 6 ; la ligne 3 «Employés» correspond au groupe 5 ; la ligne 4 «Techniciens, agents de maîtrise» correspond au groupe 4 ; la ligne 5 «Cadres» correspond au groupe 3. 15

17 > Colonne «Nombre de salariés en formation en 2013» (c et d) Ventiler dans les lignes 2 à 5 de cette colonne, le nombre de salariés ayant bénéfi cié d une action de formation en 2013 (même s il s agit d une action ayant débuté en 2012), par sexe et catégorie d emploi et indiquer les totaux en ligne 6. Sont comptabilisés ici les salariés ayant bénéfi cié d une action de formation dans le cadre du plan de formation, des périodes de professionnalisation et du droit individuel à la formation (DIF), bilans de compétences et validation des acquis de l expérience (VAE) compris (voir p ). Sont à inclure les salariés ayant suivi des formations qui se sont déroulées hors temps de travail et qui ont donné lieu au versement d allocations de formation. Sont en revanche exclus de ce décompte les salariés partis en congés individuel de formation et ceux en contrats de professionnalisation ou en alternance. > Colonne «Nombre d heures de formation en 2013» (e) En colonne e, il s agit d indiquer le volume d heures correspondant aux formations pour lesquelles le nombre de bénéfi ciaires a été indiqué en colonnes c et d. > Colonne «Nombre de salariés ayant bénéficié d une formation au titre du droit individuel à la formation en 2013» (f) Ventiler dans les lignes 2 à 5 de cette colonne le nombre de salariés ayant bénéfi cié d une action de formation au titre du droit individuel à la formation (DIF) en 2013, par catégorie d emploi et indiquer le total en ligne 6. Le droit individuel à la formation (DIF) De quoi s agit-il? D un mode d accès à la formation à l initiative du salarié, sous réserve d obtenir l accord de son employeur sur le choix de celle-ci. Pour qui? Tout salarié en contrat à durée indéterminée ayant un an d ancienneté. Sous certaines conditions, les salariés en CDD bénéfi cient du DIF (dispositif fi nancé dans ce cas par les OPCA agréés au titre du congé individuel de formation : voir p. 31). quelle mise en œuvre? Chaque salarié à temps complet capitalise 20 heures (à proratiser en cas de temps partiel, sauf accord collectif plus favorable) de formation par an, dans la limite de 120 heures. En tout état de cause, le DIF non utilisé reste plafonné à 120 heures. Tous les ans, l employeur est tenu d informer chaque salarié par écrit du total des droits ainsi acquis. Le salarié effectue sa demande de DIF par écrit et l employeur dispose d un délai d un mois pour lui répondre. Attention : l absence de réponse dans ce délai vaut acceptation. A noter! Avant la rupture du contrat de travail pour : - licenciement (sauf pour faute lourde), le salarié, qui en fait la demande avant la fi n du préavis, peut bénéfi cier de son DIF (fi nancé à hauteur de 9,15 par heure acquise et non consommée) ; - démission, le salarié bénéfi cie de son DIF, à condition que l action soit engagée avant le terme du préavis et après accord de l employeur. quelle formation? Dans le cadre du DIF le salarié peut demander à suivre : - des actions de formation considérées comme prioritaires défi nies comme telles par convention ou accord collectif de branche ou d entreprise ou interprofessionnel ; - des actions de promotion ou d acquisition, d entretien ou de perfectionnement des connaissances ou des actions visant l acquisition d une qualifi cation (soit enregistrées dans le répertoire national des certifi cations professionnelles (RNCP), soit reconnues dans les classifi cations d une convention nationale de branche, soit fi gurant sur une liste établie par la CPNE d une branche professionnelle ou la CPNAA). La formation se déroule en principe hors temps de travail (sauf accord contraire) : dans ce cas le salarié perçoit une allocation de formation équivalente à 50 % de son salaire net horaire (voir p. 19). 16

18 quel financement? Les frais de formation sont à la charge de l employeur qui peut s adresser à l OPCA dont il relève pour leur fi nancement. La portabilité du DIF Le DIF devient portable en cas de rupture du contrat de travail (licenciement hors faute lourde, rupture conventionnelle ) ou d arrivée à son terme d un CDD : l ancien salarié (à condition de bénéfi cier d une ouverture de droits au titre de l assurance chômage) peut bénéfi cier du fi nancement d une action de formation à hauteur de la monétarisation des heures DIF acquises et non utilisées (nombre d heures de DIF X 9,15 ). Deux situations à envisager : - le salarié est embauché dans une entreprise. Pendant les deux premières années, il peut demander à utiliser le DIF acquis chez le précédent employeur. En cas de désaccord avec le nouvel employeur, il peut choisir entre une action de bilan de compétences, de VAE ou une formation défi nie comme prioritaire par accord collectif à effectuer en dehors de son temps de travail, sans versement de l allocation de formation. L OPCA fi nanceur est celui du nouvel employeur ; - devenu demandeur d emploi, il peut utiliser ses heures de DIF après avis de son référent Pôle emploi, en priorité pendant la période de chômage indemnisée. L OPCA fi nanceur est celui de l ancien employeur. La prise en charge fi nancière s effectue sur la base de 9,15 /heure et selon les critères et priorités fi xés par le conseil d administration de l OPCA. Dans le certificat de travail remis au salarié à l expiration du contrat de travail, l employeur doit mentionner : - le solde d heures acquises au titre du DIF et non utilisées ; - la somme correspondant à ce solde (nombre d heures de DIF X 9,15 ) ; - les coordonnées de l OPCA dont relève l entreprise. > Colonne «Nombre d heures de formation consommées au titre du droit individuel à la formation en 2013» (g) Ventiler, dans les lignes 2 à 5 de cette colonne, le nombre d heures de formation suivies dans le cadre du droit individuel à la formation (DIF) en 2013, par catégorie d emploi et indiquer le total en ligne 6. Les heures de formation ventilées ici correspondent à celles suivies, dans le cadre du DIF, par les salariés comptabilisés dans la colonne «Nombre de salariés ayant bénéfi cié d une formation au titre du droit individuel à la formation en 2013». > Colonne «Nombre d heures ouvertes au titre du droit individuel à la formation au 31/12/2013» (h) Ventiler dans les lignes 2 à 5 de cette colonne le nombre d heures de formation capitalisées par les salariés dans le cadre du droit individuel à la formation (DIF) en 2013 par catégorie d emploi et indiquer le total en ligne 6. Ces heures fi gurent sur l attestation annuelle des droits acquis et disponibles remise au salarié. Au 31 décembre 2013, il convient de prendre en compte le volume d heures non consommé au 31 décembre 2012 augmenté des droits acquis en 2013 et diminué des heures de formation réalisées en

19 Lignes 7 à 12 > Nombre de salariés ayant bénéficié d une période de professionnalisation Ligne 7 Indiquer ici le nombre de salariés en contrat à durée indéterminée ayant bénéfi cié d une période de professionnalisation afi n de favoriser leur maintien dans l emploi en 2013 (même si une partie seulement de l action a été suivie durant l année). > Durée des actions liées aux périodes de professionnalisation (nombre total d heures) Ligne 8 Totaliser ici la durée (nombre d heures) des actions d accompagnement, d évaluation et d enseignement dispensées en 2013 aux salariés (ligne 7) ayant bénéfi cié d une période de professionnalisation. La période de professionnalisation De quoi s agit-il? Organisée en alternance - formation théorique et pratique/exercice d une ou plusieurs activités dans l entreprise - la période de professionnalisation a pour objet de favoriser le maintien dans l emploi de salariés en contrat à durée indéterminée et de leur permettre l acquisition d une qualifi cation reconnue ou la participation à une action de formation dont l objectif est défi ni par la commission paritaire nationale de l emploi (CPNE) de branche ou la CPNAA (voir p. 36) dont relève l entreprise. Pour qui? Sont visés les salariés en contrat de travail à durée indéterminée relevant de l une de ces catégories : - dont la qualifi cation est insuffi sante au regard de l évolution des technologies et de l organisation du travail, conformément aux priorités défi nies par accord de branche ou, à défaut, par accord collectif interprofessionnel ; - comptant 20 ans d activité professionnelle ou âgés d au moins 45 ans et avec une ancienneté minimum d un an dans l entreprise ; - avec un projet de création ou de reprise d entreprise ; - à l issue d un congé maternité ou d un congé parental ; - travailleurs handicapés, certaines victimes d accident du travail Cette période est également ouverte aux salariés en contrat unique d insertion (CUI) que le contrat soit conclu à durée déterminée ou indéterminée. quelle durée? Une durée minimale légale s applique sur 12 mois calendaires et pour chaque salarié bénéfi ciaire, soit 35 heures dans les entreprises d au moins 50 salariés et 70 heures dans celles d au moins 250 salariés. Pour les salariés en CUI, cette durée minimale est fi xée à 80 heures. La durée et la périodicité de ces actions peuvent être fi xées par accord collectif. quelle mise en œuvre? La mise en œuvre d une période de professionnalisation est à l initiative de l employeur ou du salarié. Les actions de la période de professionnalisation se déroulent : - pendant le temps de travail ; - ou en tout ou partie en dehors du temps de travail à l initiative soit de l employeur, après acceptation du salarié, soit du salarié, dans le cadre du droit individuel à la formation. Dans ces deux hypothèses et avant le départ en formation, l employeur doit défi nir ses engagements envers le salarié (promotion, primes ) si celui-ci suit avec assiduité la formation et satisfait aux évaluations prévues. Sur une même année civile, la durée de la formation hors temps de travail est limitée à 80 heures auxquelles s ajoute le quota DIF acquis par le salarié si ce dernier est à l initiative de la période. Si la formation se déroule hors temps de travail : le salarié perçoit une allocation de formation. quel financement? Prise en charge possible de la professionnalisation (forfait horaire) et du tutorat par l OPCA (voir p. 36). 18

20 > Nombre de salariés ayant bénéficié d une allocation de formation Ligne 9 Indiquer ici le nombre de salariés ayant suivi des heures de formation hors temps de travail et ayant bénéfi cié à ce titre de l allocation de formation en 2013, dans le cadre du plan de formation (catégorie «Développement des compétences», voir p. 51), du droit individuel à la formation (voir p. 16) ou d une période de professionnalisation (voir p. 18). Formation hors temps de travail : versement de l allocation de formation Pour toute formation hors temps de travail réalisée dans le cadre du plan de formation, du DIF ou d une période de professionnalisation, l employeur doit verser au salarié une allocation de formation. Calcul et montant de l allocation de formation Equivalente à 50 % de la rémunération nette horaire du salarié, cette allocation se calcule sur la base suivante : salaire horaire = total des rémunérations nettes versées au cours des douze derniers mois précédant le début de la formation / nombre total d heures rémunérées au cours de cette même période. Prendre en compte, si le salarié : - ne dispose pas de l ancienneté suffi sante dans l entreprise pour ce calcul, le total des rémunérations et le total des heures rémunérées depuis son arrivée dans l entreprise ; - a conclu une convention de forfait en jours, sa rémunération nette annuelle / (151,67 h X (nombre de jours de la convention individuelle de forfait / 217) X 12 mois). Versement Cette allocation est versée par l employeur au plus tard à la date de l échéance de la paye du mois suivant celui au cours duquel les heures de formation hors temps de travail ont été effectuées. Un document récapitulatif retraçant l ensemble des heures de formation effectuées et des versements de l allocation, annexé au bulletin de paie doit être remis aux salariés concernés chaque année. Régime social L allocation de formation n est assujettie à aucune des cotisations ou contributions assises sur le salaire, CSG et CRDS comprises. > Nombre d heures financées au titre d une allocation de formation Ligne 10 Totaliser ici le nombre d heures de formation suivies hors temps de travail par les salariés et ayant donné lieu au versement de l allocation de formation (voir ci-dessus «Formation hors temps de travail : versement de l allocation de formation») en > Nombre de bilans de compétences financés en totalité par l employeur Ligne 11 N indiquer ici que le nombre de bilans de compétences fi nancés intégralement par l employeur en 2013, à l exclusion de ceux ayant fait l objet d une prise en charge fi nancière par un OPCA ou par un OPACIF (FONGECIF ). > Nombre d actions de validation des acquis de l expérience financées en totalité par l employeur Ligne 12 N indiquer ici que le nombre d actions de validation des acquis de l expérience (VAE) fi nancées intégralement par l employeur en 2013, à l exclusion de celles ayant fait l objet d une prise en charge fi nancière par un OPCA ou par un OPACIF (FONGECIF ). 19