P.F.M.P. LIVRET ELEVE

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1 Baccalauréat Professionnel Gestion-Administration BEP Métiers des Services Administratifs P.F.M.P. LIVRET ELEVE Nom : Prénom : Classe : 2 GA Année Scolaire : Mail : Lycée Professionnel Jean-Baptiste COLBERT 13, rue Capitaine DESSEMOND MARSEILLE ce g@ac-aix-marseille.fr Livret PFMP élève 1

2 POURQUOI CE LIVRET? C est un outil individualisé que vous devrez avoir en permanence avec vous et qui doit vous permettre de : mieux vous situer dans l entreprise, découvrir le monde du travail dans toute sa diversité, mettre en pratique les acquis de la formation scolaire, les approfondir et acquérir de nouvelles compétences, vous aider à effectuer les activités demandées : fiches CERISE et passeport professionnel RESPECTER LES RÈGLES DE CONDUITE CI-DESSOUS. Être ponctuel(le). Bien s habiller, ne pas mettre de tenues trop légères, pas de chewing-gums. Être poli(e), courtois(e), souriant(e). Ne pas rester dans son coin à ne rien faire, toujours demander s il n y a pas quelque chose à faire. Observer, prendre des notes (avoir toujours de quoi écrire, cahier, bloc ). Ne pas hésiter à demander de répéter lorsque les consignes ne sont pas comprises. Faire l effort de connaître le nom des personnes que vous côtoyez (et leur rôle et leur fonction dans l organisation). Ne pas vouloir faire un travail trop rapidement, penser à se relire avant de rendre le travail. EN CAS D ABSENCE Si je dois m absenter pour une courte durée : demander la veille au tuteur, informer l un des professeurs par téléphone de cette absence. Si je dois m absenter pour plusieurs jours : informer l organisation dès que possible, informer l un des professeurs par téléphone de cette absence, aller chez le médecin en cas de maladie et demander un certificat médical, CONTACTER LES PROFESSEURS 2 GA Anglais : M. BOUAKA : mohamed.bouaka@ac-aix-marseille.fr M. TCHALIAN : patrick.tchalian@ac-aix-marseille.fr 2 GA Italien : Mme BOLLERI : corinne.bolleri@ac-aix-marseille.fr M. BOUAKA : mohamed.bouaka@ac-aix-marseille.fr Livret PFMP élève 2

3 Le premier jour : PLANIFICATION DU TRAVAIL PENDANT LE STAGE 1. Donner au tuteur le livret tuteur 2. Prendre en notes toutes les instructions et faire de même tous les jours. Tous les jours : 3. Compléter le journal de bord sur ordinateur pages 15, 16 et 17 (écrire ce que je fais). 4. Penser à ramener les productions (lettres, tableaux, exemples de fichiers ) et copie des documents utiles à l explication du travail fait : les enregistrer sur clé USB ou en faire des photocopies avec l autorisation du tuteur Dès que possible : 5. Compléter le passeport professionnel sur clé USB pages 6 à 17 uniquement 6. Rédiger les fiches d activités CERISE : Compléter, à partir du travail réalisé AU MINIMUM : 1 fiche d activités en technique, 1 fiche d activités en organisationnel, 1 fiche d activités en relationnel. Les thèmes de fiche possibles et le type d activité sont sur la page suivante. La dernière semaine : 7. Compléter les pages 18 à Contrôler que vous avez fait tout le travail demandé et que vous avez pris ou enregistré sur clé toutes les annexes nécessaires. Pour plus de sécurité, envoyez régulièrement une copie de votre passeport professionnel à votre professeur d administration par mail. Si vous perdez votre clé USB, vous risquez de perdre tout votre travail. Livret PFMP élève 3

4 TECHNIQUE ORGANISATIONNEL RELATIONNEL Activités administratives RAP BEP MSA Attendus RAP BEP MSA T1 - Rédaction de messages et de courriers Les textes rédigés et présentés respectent les professionnels simples liés à l'activité courante règles d'orthographe et de grammaire. de la structure T2 - Saisie et mise en forme de courriers, de notes, de comptes rendus Les documents sont réalisés dans le respect des normes de présentation avec une bonne lisibilité. T3 - Saisie, réalisation, mise en forme de tableaux et d'états chiffrés T4 - Renseignement de formulaires T5 - Production, contrôle et codification de documents T6 - Traitement du courrier entrant, préparation et suivi des envois 01 - Suivi et approvisionnement des stocks de fournitures et de consommables de la structure 02 - Contribution au maintien en état de fonctionnement des équipements disponibles Les informations manipulées sont mises à jour, les données saisies exactes et les résultats fiables. Les documents sont réalisés dans le respect des délais. Les informations manipulées sont mises à jour, les données saisies exactes et les résultats fiables. Le mode d'envoi est respecté et l'affranchissement est exact. La confidentialité est respectée. Les documents de suivi des stocks sont mis à jour et sont fiables. La commande est établie, les fournitures et consommables sont réceptionnés et contrôlés. Les ruptures de stock sont évitées ou signalées. Les dysfonctionnements dans les équipements sont repérés et signalés Mise à jour et rangement des dossiers Les dossiers sont ordonnés et leur contenu actualisé Enregistrement et sauvegarde de documents, de dossiers numériques La sécurité et la confidentialité sont respectées Gestion du courrier électronique Le tri des fichiers et des messages est effectué. R1 - Recueil des consignes de travail R2 - Transmission d'informations au sein de la structure Les informations transmises sont conformes aux consignes reçues, elles sont exactes, précises et formulées dans un vocabulaire adapté. Les destinataires sont informés dans les délais. R3 - Restitution au supérieur hiérarchique du travail réalisé, des problèmes rencontrés R4 - Diffusion de documents internes Le supérieur hiérarchique est informé du résultat de la tâche confiée et des difficultés rencontrées. Les documents sont transmis aux destinataires prévus par le moyen approprié. R5 - Accueil des visiteurs, réception d'appels téléphoniques de clients et d'usagers en français [ou dans langue étrangère] L'interlocuteur est identifié et accueilli courtoisement. La demande de l'interlocuteur est comprise (y compris lorsqu'elle est formulée en langue étrangère) et traitée efficacement. Le message émis en langue étrangère est compris par l'interlocuteur. L'identité et l'image de marque de l'organisation sont respectées. Livret PFMP élève 4

5 REDIGER LES FICHES D ACTIVITES CERISE La constitution de votre passeport professionnel à l aide des fiches CERISE PRO est très importante puisque ce dernier servira de base à l évaluation du BEP MSA et du BAC PRO GA. Pensez à utiliser MOZILLA Firefox Nom d utilisateur pour l accès à Cerise PRO : Mot de passe : Pour créer une fiche, il suffit de cliquer sur PASSEPORT PROFESSIONNEL puis sur : Un document vierge apparait alors : Livret PFMP élève 5

6 A la suite de ces informations, commence la saisie de la fiche Une fois la situation saisie, cliquez sur «Poursuivre» ; un message apparait : Puis, votre fiche se rouvre, avec à la fin 2 nouvelles rubriques : Livret PFMP élève 6

7 La première vous permet d associer le résultat obtenu lors de votre activité sous forme de fichier en PDF ou en zip (format archive compressée). Pour cela, il faut cliquer sur «Parcourir»(1), et définir l emplacement du fichier. La pièce ne sera réellement jointe que lorsque vous aurez cliqué sur «Associer le fichier» (2). La deuxième vous permet d utiliser cette fiche pour votre BEP MSA. Pour cela, il suffit de choisir l activité associée au BEP (3). Une copie de la même fiche complétée apparaît alors en bas de l écran : vous pouvez la modifier pour l adapter au niveau BEP, ou la laisser inchangée. Pour modifier une fiche de situation professionnelle déjà créée Cliquer sur l icône PASSEPORT PROFESSIONNEL Se positionner sur la ligne de la situation professionnelle à modifier et utiliser les icônes à droite, à savoir : Si vous ne pouvez pas vous connecter à CERISE sur Internet lors de votre stage, vous pouvez le faire de chez vous en dehors des heures de stage. Si vous n avez pas d autre solution, vous saisirez les fiches sous WORD sur le modèle d une fiche habituelle (page 6 de ce livret). DANS TOUS LES CAS, LES FICHES DEVRONT ETRE SAISIES SUR INTERNET POUR ETRE PRISES EN COMPTE A L EXAMEN Livret PFMP élève 7

8 ANNEXE : guide pour remplir une fiche de situation professionnelle dans cerise-pro 1- Le contexte de réalisation de la situation professionnelle Description du cadre (l'organisation, le service) Organisation : entreprise dans laquelle vous effectuez la tâche (lieu, activité) Service : service auquel vous êtes rattaché, supérieur hiérarchique, poste occupé Description des tâches demandées, les résultats attendus Tâches demandées : saisir le travail (note, courrier, message téléphonique, commande...) Résultats attendus : résultat à obtenir à la fin de la mission Exemples : Je suis stagiaire dans l'entreprise...sous la responsabilité de M... au sein du service... Cette entreprise se situe à... et elle a pour activité :... Je suis chargé(e) de... OU M..., responsable de..., dans l'entreprise... spécialisée dans..., m'a confié, en tant que... la réalisation de... Cette entreprise se situe à... OU Je suis affecté(e) au service... de l'entreprise... sous les ordres de... Cette entreprise se situe à... et elle... J'ai pour mission en tant que... de... Livret PFMP élève 8

9 2- Les conditions de réalisation de la situation professionnelle Moyens à disposition, outils à disposition, délais, personnes ressources Moyens à disposition : documents, notes, catalogues, fichiers Outils à disposition : ordinateur, téléphone, photocopieur, INTERNET, logiciels à utiliser Délais : 3 jours, % journée, 2 h Personnes ressources : professeurs, tuteurs, comptable, secrétaire (toute personne vous aidant dans votre activité) La réalisation : démarche, choix, décisions, essais Expliquez les étapes nécessaires pour réaliser l'activité Traitement : les éléments complexes, les aléas, incidents, imprévus Il faut préciser dans cette partie si vous avez dû faire face à des incidents, des imprévus qui ont compliqué la tâche. Exemples : Je dispose de... Je travaille sur poste informatique avec le logiciel.... Je dois réaliser mon travail en.... M.... me donne pour consignes de.... J'ai commencé par lire les documents et les consignes. Ensuite, j ai... Puis, j ai... J'ai contrôlé mon travail. Enfin, j ai... J ai dû faire face à certaines difficultés (annulation d'un rendez vous, indisponibilité d'une personne, perte d'un document ). 3- Les productions résultant de la situation professionnelle Résultats et productions attendus : Présentez ici les documents ou résultats obtenus Exemples : J'ai saisi une commande sur OpenERP. Je l'ai imprimée et j'ai préparé l'envoi au client. J'ai rédigé une lettre sur Word. Je l'ai sauvegardée au format PDF puis je l'ai transmise à Mme X par mail. J'ai préparé un message téléphonique. J'ai assisté à une réunion et pris des notes afin de rédigé un compte rendu. J'ai préparé le courrier à poster. J'ai réalisé un tableau de comparaison d'offres et sélectionné le fournisseur le plus intéressant. Livret PFMP élève 9

10 4- Analyse de l'action menée Réussites, difficultés : Il faut recenser vos réussites et difficultés éprouvées pour mener à bien la mission. Exemples : J'ai réussi totalement, partiellement, avec l'aide de M Y, en autonomie les travaux demandés. J'ai eu des difficultés pour comprendre le travail. J'ai demandé l'aide du professeur. M X m'a aidé pour rechercher l'information. Je n'ai pas terminé mon travail par manque de temps, d'organisation. Ce travail m'a permis de revoir le classement. J'ai mieux compris la procédure vue en classe en réalisant le travail. 5- Décrivez votre compétence Ce dont vous êtes maintenant capable après avoir fait cette activité Il ne faut pas recopier la compétence. Il faut décrire avec vos mots ce que vous pensez être capable de faire. Exemples : Je suis capable d organiser des fichiers informatiques. Je suis capable d'organiser une réunion. Je suis capable de mettre à jour un fichier clients. Je suis capable de passer commande au fournisseur. Je suis capable de relancer les clients. Je suis capable de compléter un contrat de travail. Livret PFMP élève 10