Guide méthodologique pour le montage d un projet et pour la préparation d une demande de financement

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1 PROGRAMME FRANCO-COMORIEN DE CODEVELOPPEMENT Cellule de Coordination Guide méthodologique pour le montage d un projet et pour la préparation d une demande de financement Composante 2 : MOBILISATION DE LA DIASPORA COMORIENNE HAUTEMENT QUALIFIÉE à l intention des demandeurs de subvention dans le cadre de l appel à projet n 2 lancé du 08/04/2012 au 28/06/2013. Référence l appel à projet : PFCC /APP4C2/2013 1

2 Guide pour l élaboration d une sollicitation d expertise hautement qualifiée et d une demande de financement 1. CONTEXTE 1.1. PROGRAMME FRANCO-COMORIEN DE CODEVELOPPEMENT Le Gouvernement de l Union des Comores et le Gouvernement de la République française ont conclu le 28 octobre 2011 une convention de financement d un montant de deux millions d euros pour la mise en œuvre du "PROGRAMME FRANCO COMORIEN DE CODEVELOPPEMENT" (PFCC). Le PFCC soutient les initiatives des migrants comoriens établis en France en faveur du développement socio-économique de l'union des Comores OBJECTIFS DU PROGRAMME L objectif global du Programme est de promouvoir les initiatives de développement aux Comores à travers la mobilisation des moyens et des compétences des migrants comoriens en France. L objectif spécifique est d appuyer les efforts de la diaspora au travers des principales composantes du programme : Composante 1 : Soutien aux associations de migrants dans leurs initiatives pour le développement local des îles autonomes ; Composante 2 : en vue du développement du pays d origine ; Composante 3 : Soutien à l'investissement des migrants comoriens en facilitant l'accès au crédit bancaire ; Composante 4 : Animation et accompagnement du projet APPEL À SOLLICITATIONS SUR LA COMPOSANTE 2 Dans le cadre de Programme de Codéveloppement aux Comores, la cellule de coordination du PFCC lance un appel à projets pour accroitre la participation de la diaspora comorienne au développement local et national de l Union des Comores. Cet appel à projets est lancé à destination d une part des structures porteuses de projet et d autre part des experts comoriens ou d origine comorienne disposants d une compétence reconnue dans un domaine donné et résidants en France métropolitaine, à Mayotte ou à la Réunion. Le présent guide concerne la composante 2 et précise les procédures et les critères d éligibilité des projets PROCÉDURES Les étapes pour obtenir une subvention du Programme Franco-Comorien de Codéveloppement (PFCC) dans le cadre de sa composante 2 sont les suivantes : 1. Lancement d un appel à projets et diffusion d un avis dans la presse locale, sur le site WEB du programme et sur différents autres canaux de communication. 2

3 2. Élaboration et soumission par les porteurs de projet, à la Cellule de Coordination (projets au niveau de Grande Comore, de Mohéli et de l Union des Comores) ou à l Antenne de la Cellule de Coordination d Anjouan, d une demande de financement à l aide d un formulaire dument renseigné et complété, accompagné d une lettre de demande de financement cosignée par les porteurs de projets (expert(s) identifié(s) en France et organisation locale aux Comores). 3. Instruction de la demande de financement par la Cellule de Coordination, présélection des projets au regard des critères d éligibilité. 4. Présentation et défense de la demande par la structure bénéficiaire locale au Comité de Sélection des Projets de l île concernée. 5. Validation, ajournement ou rejet du projet par les instances décisionnelles du PFCC (Comité de Sélection des Projets). 6. (i) Si la demande est acceptée, signature d une convention de subvention par l Ambassadeur de France et le porteur de projet, après levée, par la Cellule de Coordination du PFCC, des éventuelles réserves formulées par le Comité de Sélection des projets ; (ii) Si la demande est ajournée, reformulation du projet en tenant compte des remarques du Comité de Sélection pour une nouvelle instruction (retour phase 3.) ; (iii) Si la demande est rejetée, fin de la procédure. 7. Mise œuvre de l action : les bénéficiaires mènent les activités prévues en suivant les termes de la Convention. Nota : parallèlement à cette procédure, les porteurs de projets, qu ils soient en France ou aux Comores, sont fortement invités à se faire accompagner par (i) la cellule de coordination à Moroni, (ii) l antenne du Programme à Anjouan ou (iii) la cellule relais en France (Paris) dans la définition de la mission, préalable à l écriture de la demande. 2. CRITERES D ELIGIBILITE 2.1. ELIGIBILITE DU DEMANDEUR Sont éligibles à une subvention les organismes comoriens légalement constitués, notamment les organismes publics, parapublics ou privées d'intérêt général (associations à but non lucratif). Préalablement au dépôt de sa demande, le demandeur devra avoir identifié un (ou éventuellement plusieurs) expert(s), issu(s) de la diaspora comorienne, hautement qualifié(s). La cellule pourra toutefois en amont de la constitution du dossier faciliter l identification de(s) l expert(s) par le biais d appels en utilisant son site internet et ses différents moyens de communication ELIGIBILITE DE L ACTION L accompagnement consiste à financer des missions de courte durée aux Comores, qui seront effectuées par des experts issus de la diaspora comorienne établis sur le territoire français pour investir le savoir acquis au profit des Comores. L octroi de ses subventions doit permettre aux bénéficiaires locaux de renforcer durablement leurs capacités, de mieux structurer leurs activités, de définir des stratégies, etc. ; cela au service du développement économique et social des Comores. Tous les secteurs qui concourent au développement socioéconomique des Comores sont donc éligibles au financement de cette composante 2. Ils doivent cependant entrer dans le champ de la politique nationale pour le développement des Comores. Le programme apporte une attention particulière aux demandes entrant dans le cadre de ses 3 priorités ci-après: développement agricole, (renforcement de filières, expertise agricole pour un projet innovant ) ; 3

4 eau (renforcement de capacités, expertise hydraulique, etc.) ; énergie (sources d'énergies alternatives, etc.). Toute demande d expertise externe (mobilisation de la diaspora) ne pourra être instruite si celle-ci se substitue aux compétences locales disponibles. Durée de la mise en œuvre de la mission La durée prévue pour la mission ne peut pas excéder trente (30) jours pour chaque expert. Nombre de demandes et de subventions par demandeur Un demandeur ne peut pas soumettre plus d une demande pour une même mission dans le cadre du présent appel à projets (un demandeur ne peut pas se voir attribuer plus d une subvention). Néanmoins, en fonction des besoins exprimés et donc de la pertinence de la demande, plusieurs experts aux profils complémentaires pourront être sollicités pour une même mission. Instruction L'instruction de la demande de financement par la Cellule de coordination n'interviendra qu après le dépôt du dossier dûment rempli avec l ensemble des justificatifs (attestation écrite de(s) l expert(s) qui s engage(nt) à participer au projet), Annexe 1 et CV(s) ELIGIBILITE DES COUTS Toute subvention octroyée à une action dans le cadre de cet appel doit être d un montant maximum de KMF, soit 5.000, pour chaque expert et pour une durée de 30 jours. En outre, un engagement de participation de l'ordre de 10 % minimum du montant total du projet est attendu de la part du bénéficiaire : participation aux frais de déplacement locaux, impression des documents produits dans le cadre des mission ou nécessaires à leur réalisation, mise à disposition d'un espace de travail et de moyens bureautiques, etc. Le PFCC ne pourra prendre en charge que les frais qui sont directement liées à la mission de(s) l expert(s), c est-à-dire les frais de transports (billets d avion, de train, etc.) pour se rendre aux Comores et les per diem de(s) l expert(s). Ces per diem sont plafonnés à KMF (101 ) par nuitée et comprennent les coûts liés aux déplacements de(s) l expert(s) lors sa mission ainsi que les frais d hébergement. Le porteur de projet devra prévoir des frais -non éligibles à la subvention- de communication (organisation de conférences, de débats, séance de restitution en fin de mission de l expert) afin d assurer une bonne lisibilité du projet auprès du public. 3. DEPOT D UNE DEMANDE DE SUBVENTION Les demandes doivent être soumises à l aide du formulaire de demande du PFCC et son annexe 1 (téléchargeables ici : et l ensemble des pièces demandées. Elles sont transmises à la Cellule de Coordination qui est chargée de l instruction du dossier. Des clarifications ne seront demandées que lorsque l information fournie n est pas claire et donc ne permet pas au comité de sélection de conduire une évaluation objective. 4

5 Les demandes rédigées à la main ne seront pas acceptées. De même, les demandes de subvention incomplètes ne seront pas examinées. Lors de la rédaction de la demande de financement, le porteur de projet devra préciser les moyens qui seront mis en œuvre pour le déroulement des missions de l expert de la diaspora. Aussi, l annexe 1 permettra de préciser : le budget du projet (onglet «Budget») ; la répartition/contribution (onglet «Sources de financement») ; le planning d exécution (onglet «Chronogramme»). Une fois la demande de financement remplie, les porteurs de projets devront lui annexer les justificatifs permettant à la Cellule de Coordination du programme d évaluer la recevabilité de la demande, mais également d évaluer la faisabilité et la pertinence de la mission. Parmi ces justificatifs, les porteurs de projet doivent obligatoirement fournir : dans le cadre d'une mission de formation ou de sensibilisation, un programme de formation détaillé sera demandé (population cible, contenu des formations, durée des sessions ) ; dans le cas où le demandeur de la subvention est une association locale, un acteur de la société civile, ou du secteur privé, une copie des statuts de l association et du récépissé d enregistrement à la préfecture, extrait du registre du commerce seront exigés ; dans le cas où le porteur de projet est un acteur institutionnel (autorités locales, établissement public, Ministère, Commune, etc.) seule une copie de l acte de création décret / arrêté) lui sera demandé. Il est important de préciser qu en fonction du domaine touché par la mission, la Cellule de Coordination a toute latitude pour demander des justificatifs complémentaires. Où et comment envoyer les demandes de subvention? Les demandes doivent être transmises par voie informatique et physique (version transmises par courriel ou CD-ROM identiques à la version papier), dans une enveloppe scellée, envoyée en recommandé, par messagerie express ou remise en main propre (un accusé de réception signé et daté sera délivré au porteur dans ce dernier cas), à l adresse indiquée ci-après : Cellule de Coordination du PFCC Adresse postale Cellule de Coordination du PFCC BP 2578 Moroni, Union des Comores Adresse pour remise en main en propre ou pour envoi par messagerie Cellule de Coordination du PFCC, bâtiment de l ancienne Météo Courriel : coordination@codevcomores.org Ou, pour les projets à Anjouan Antenne du PFCC à Anjouan Adresse pour remise en main en propre ou pour envoi par messagerie Vice-consulat de France, sise à Hombo Mutsamudu, Courriel : antenne.anjouan@codevcomores.org 5

6 Renseignements sur la demande Pour toute information complémentaire, les demandeurs peuvent s adresser à : La Cellule de Coordination du PFCC à Moroni, Téléphone : (+ 269) / (+269) Courriel : coordination@codevcomores.org L Antenne du PFCC à Anjouan, Téléphone : (+269) Courriel : antenne.anjouan@codevcomores.org La Mission Relais du PFCC en France, Téléphone : + 33 (0) Courriel : comores@coopdec.org / relais.france@codevcomores.org 4. SUIVI DES PROJETS, CLÔTURE ET EVALUATION La Cellule de Coordination assure tout au long de la période couverte par la convention de financement en collaboration avec l'organisation bénéficiaire le suivi des activités techniques et administratives du projet. Elle s assure ainsi de l adéquation des termes de la convention aux réalisations concrètes sur le terrain. La clôture du projet sera formalisée, après remise au Programme d un rapport technique et financier d exécution du projet élaboré par les bénéficiaires, au travers de la signature entre les deux parties contractantes d un protocole de clôture. En fin de projet, la Cellule de Coordination vérifie si les objectifs fixés au départ ont été atteints, mesure les impacts des réalisations sur l amélioration des conditions de vie des populations bénéficiaires et procède ainsi à une évaluation interne du projet. Le bailleur se réserve le droit quant à lui de mandater une mission d audit et/ou d évaluation du projet durant ou au terme de son exécution. Par ailleurs, l(es)'expert(s) devra(ont) s'engager à rédiger en fin de mission un rapport décrivant l ensemble des tâches réalisées dans le cadre de la mission, contenir l ensemble des supports pédagogiques (manuels de formation, présentation PowerPoint.), les difficultés, le déroulement de la mission, les recommandations et suggestions proposées. 6