Quitter la gestion des modèles Partie gauche Afficher tous les classements (y compris les vides)

Transcription

1 Modèles de documents Ce module permet de mettre en place une base documentaire. Ainsi, tous les documents sortant du cabinet auront la même présentation, quelque soit le collaborateur qui rédige un courrier, par exemple. Vous pourrez aussi utiliser cette base de modèles pour effectuer du publipostage (mailing, ing, faxing). De plus ces modèles peuvent être classés dans le même plan de classement mis en place au préalable. Il sera donc aisé pour le collaborateur de trouver le modèle adéquate en fonction de ses besoins. Aller dans le menu "Administration GedExpert - Modèles de documents". Légende Quitter la gestion des modèles Partie gauche Afficher tous les classements (y compris les vides) N'afficher que les classements contenant des documents Afficher les documents sans le plan de classement Afficher à nouveau le plan de classement Fermer toutes les branches Ouvrir toutes les branches Afficher les documents avec les branches Afficher l'aide sur les couleurs du plan de classement Filtrer sur les critères de rubriques de classement

2 Partie droite Retour affichage précédent Créer un modèle à partir d'un document déjà existant (ouvre l'explorateur) Créer un modèle en utilisant l'assistant Supprimer un modèle Ouvrir le modèle avec l'application associée (Word, Excel, Open Office) Imprimer la liste des modèles Copier vers une autre application Passer en mode visionneuse Quitter le mode visionneuse Filtrer sur un ou plusieurs critères

3 Création d'un modèle à partir d'un document existant Cliquer sur pour ouvrir l'explorateur. Choisir le répertoire contenant le modèle à migrer, puis cliquer sur "Ouvrir". L'écran suivant apparaît. Nom du document : modifier éventuellement le nom du nouveau modèle Onglet "Description principale" Auteur : préciser le code du collaborateur créant le modèle (clic sur pour ouvrir la liste) Chrono : choisir le modèle de numéro de chrono associé, en cliquant sur Création le : modifier éventuellement la date de création du modèle (clic sur pour ouvrir le calendrier) Taille : affiche la taille du document Critères de rubriques : préciser éventuellement une valeur, en cliquant sur Arborescence : préciser à quel plan de classement vous rattachez ce modèle ( permet d'afficher tous le plan de classement Cliquer ensuite sur ou pour générer le nouveau modèle. L'application associée va alors ouvrir le document, en affichant l'assistant de liste des mots clés à utiliser.

4 Insérer maintenant les champs de fusion de Dia Client SQL aux endroits appropriés de votre modèle.

5 Création d'un nouveau modèle avec l'assistant Cliquer sur. Nom du fichier : donner un nom au modèle Extension : préciser le type de modèle, en cliquant sur (Word, Excel, Open Office) Cliquer ensuite sur "Créer". L'écran suivant apparaît. Nom du document : modifier éventuellement le nom du nouveau modèle Onglet "Description principale" Auteur : préciser le code du collaborateur créant le modèle (clic sur pour ouvrir la liste) Chrono : choisir le modèle de numéro de chrono associé, en cliquant sur Création le : modifier éventuellement la date de création du modèle (clic sur pour ouvrir le calendrier) Taille : affiche la taille du document Critères de rubriques : préciser éventuellement une valeur, en cliquant sur

6 Arborescence : préciser à quel plan de classement vous rattachez ce modèle ( permet d'afficher tous le plan de classement Cliquer ensuite sur ou pour générer le nouveau modèle. L'application associée va alors ouvrir le document, en affichant l'assistant de liste des mots clés à utiliser. Insérer maintenant les champs de fusion de Dia Client SQL aux endroits appropriés de votre modèle.

7 Insertion de champs dans un modèle Module "Liste des mots clés pour le document " 1. Préciser si vous insérer le champ dans le corps du document, dans l'en-tête de page, dans le pied de page ou dans un cadre en cliquant sur 2. Choisir le champ dans la liste proposée. 3. Cliquer sur "Insertion" pour insérer le champ dans le document à l'endroit sélectionné. 4. Une fois votre modèle mis en place, quitter l'application, Word dans l'exemple, en enregistrant. Choix d'un champ dans la liste proposée Dans la partie de gauche, quatre choix vous sont proposés. Favoris : liste des champs que l'on utilise régulièrement Standards : liste des champs standards de Dia Client SQL Tableaux : liste des champs "Tableaux" Totaux : liste des champs "Totaux"

8 Favoris Est affichée ici liste des champs que l'on utilise régulièrement. Pour déclarer un champ dans les favoris, sélectionnez celui-ci puis cliquer sur. Standards Est affichée ici liste des champs standards de Dia Client SQL présentée sous forme arborescente. Le situé devant "Standards" permet ouvrir l'arborescence. Nous allons prendre comme exemple l'insertion du numéro de chrono dans le modèle : 1. Positionner le curseur dans votre modèle à l'endroit où insérer le champ. 2. Sélectionner l'arborescence. Il apparaît alors, sur la droite, les champs à utiliser. 3. Cliquer le champ 4. Cliquer sur le bouton pour ajouter le champ. Ce qui donne :

9 En cliquant sur, vous triez les champs par ordre alphabétique. Le libellé correspond au nom en clair du champ. La colonne "Exemple" vous donne la valeur du champ par rapport à la fiche ouverte. La colonne "Mot Clé" donne le nom réel du champ. Tableaux Est affichée ici, la liste des différents champs déclarés comme tableaux à insérer dans le modèle. Totaux Sera affichée ici, la liste des différents champs déclarés comme totaux à insérer dans le modèle. Gestion des filtres Filtrer sur les critères de rubriques de classement Partie gauche Sélectionner la valeur du ou des critères voulus en cliquant sur. Si vous sélectionnez plusieurs critères, préciser la condition sur cliquant sur "ET" ou "OU" ( ). Appliquer le filtre Annuler la demande de filtre Annuler le filtre en cours

10 Filtrer sur un ou plusieurs critères Partie droite Appliquer le filtre Annuler le filtre en cours Vous pouvez ici appliquer un ou plusieurs filtres sur : Date du : préciser éventuellement une date de début au : préciser éventuellement une date de fin Type : préciser éventuellement un type de document, en cliquant sur Auteur : préciser éventuellement un auteur des documents, en cliquant sur Service : préciser éventuellement un service, en cliquant sur Num. Chrono de : préciser éventuellement un numéro de chrono de début à : préciser éventuellement un numéro de chrono de fin Critères Valeur : préciser éventuellement une valeur, en cliquant sur Ou : préciser éventuellement une deuxième valeur, en cliquant sur Ou : préciser éventuellement une troisième valeur, en cliquant sur