Guide d utilisation. Vie des sociétés, Judiciaire

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1 Guide d utilisation Vie des sociétés, Judiciaire V 2.1 Septembre 2009

2 I Présentation générale... 3 A Généralités... 3 B Menu de navigation... 3 II Page «Mon compte»... 5 III Pages de «Dépôt d annonces»... 6 A Cinématique ) Page de sélection du type d annonces ) Page de saisie de l annonce ) Page de sélection de vos départements de publication ) Page de choix du journal ) Page de saisie des informations complémentaires ) Page «Votre annonce est préenregistrée» B La validation des annonces IV Pages de «Suivi d annonces» Page 2/21

3 I Présentation générale A Généralités Le site est une plate-forme sécurisée destinée aux professionnels du droit (Avocats, Notaires ). Elle vous assure une totale confidentialité de vos dossiers. Ce site vous permet en tant que professionnels du droit : de saisir des annonces légales de sélectionner vos supports de publication de suivre la gestion des demandes de publication Ce guide a pour but de vous assister dans les différentes étapes d inscription, saisie et gestion des annonces légales de type «Vie des sociétés» et «Judiciaire». B Menu de navigation Une fois identifié en tant que contact, vous arrivez sur la page «Mon compte». A partir de cet écran, chaque page du site contient un menu de navigation, sur le côté gauche, vous permettant d ouvrir les différents accès de la plateforme. Page 3/21

4 Les liens mis à votre disposition sont : Mon compte : Il vous permet de visualiser votre fiche «contact» sur laquelle vous pourrez consulter les données vous concernant. Il vous donne également l état de vos annonces. Suivi d annonces : Il vous permet de poursuivre la saisie d une annonce, de la valider, de la transmettre à la publication, de l imprimer ou de l annuler. Dépôt d annonces : Il vous permet de saisir une annonce, de choisir le(s) département(s) de publication et de choisir le(s) support(s). Guide d utilisation : Il vous permet d ouvrir ou de télécharger ce guide d utilisation. Qui sommes-nous? Il vous permet de mieux nous connaître. Espace documentation Il vous permet d ouvrir ou de télécharger la documentation Médialex. Vous y trouverez la loi 1955 (Loi relative aux annonces judiciaires et légales) La liste suivante correspond aux bordereaux vous permettant de nous transmettre vos demandes de publication papier par courrier ou par fax - Les bordereaux de publication d annonces légales (vie des sociétés judiciaires) - Les bordereaux de publication des annonces relatives aux ventes judiciaires Vous pourrez également accéder à différentes pages : - Réglementation (il s agit de la réglementation sur les annonces légales et judiciaires) - Conditions générales de vente - Informations légales - Tarifs (cette page interactive vous permet de rechercher le tarif préfectoral des annonces légales sur un département) - Questions/Réponses (cette page vous permet de nous poser une question ou de consulter les questions/réponses qui ont déjà été mises en ligne) - Lexique (cette page vous permet de consulter des définitions sur les annonces légales, la vie des sociétés et le judiciaire) Contactez-nous : Il vous permet d obtenir nos coordonnées postales et téléphoniques. Page 4/21

5 II Page «Mon compte» Ce lien vous permet d accéder à votre fiche «contact» sur laquelle vous pourrez visualiser les données vous concernant. Il vous donne également l état de vos annonces. Un clic sur un des liens vous amènera sur la liste de vos annonces sélectionnées. Les liens disponibles sont : - Vous avez X annonce(s) en cours de saisie ( Il s agit des annonces dont vous avez commencées la saisie mais qui ne nous ont pas été envoyées) Vous avez X annonce(s) traitée(s) ( Il s agit des annonces que vous avez validées et qui ont été traitées par nos services) Page 5/21

6 III Pages de «Dépôt d annonces» En cliquant sur le lien «Dépôt d annonces» du menu de navigation, vous accédez à la rédaction de vos annonces. A Cinématique Comme l indique le nom de ce guide, il existe 2 types d annonces légales : «Vie des sociétés» et «Judiciaire» Annonces Légales = Vie des sociétés + Judiciaire Vous avez accès à la rédaction des «Annonces Légales» de types «Vie des sociétés» et «Judiciaire» (exemple : avis de constitution, avis de convocation, dissolution / Liquidation, fonds de commerce, changement de nom, changement de régime, déclaration d absence, insaisissabilité de la résidence principale ). 1) Page de sélection du type d annonces Astuce : - En passant votre souris sur le type d annonce, les modèles d annonces disponibles sur le site s affichent. Pour déposer une annonce, cliquez sur le type d avis que vous souhaitez rédiger. Page 6/21

7 La liste de sélection des modèles d annonces s affiche : Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser. Une liste de sous-modèles peut s afficher dans certains cas ainsi qu une fenêtre vous permettant d indiquer la forme juridique de votre société ou vous demandant d autres informations permettant de pré établir la trame de votre annonce. (Nota : possibilité d insérer une annonce rédigée sur un traitement de texte en utilisant le modèle libre). Page 7/21

8 2) Page de saisie de l annonce Vous pouvez sélectionner à partir de la page de saisie de l annonce si vous souhaitez utiliser un modèle pré-établi dans lequel une trame de texte vous est proposée ou un modèle libre dans lequel vous pourrez insérer votre texte rédigé sur Word ou Open Office par copier/coller. Cas du modèle pré-établi Page 8/21

9 INFORMATIONS : Nos modèles pré-établis ont été rédigés par des juristes d entreprise, et sont en conformité avec les textes en vigueur. Cependant, toutes les publications de notre plateforme se font sous l entière et unique responsabilité du donneur d ordre nous l ayant envoyé. Vous pouvez associer à votre annonce un logo par l intermédiaire du bouton «Associer» mais celui-ci ne sera pris en compte que pour celle-ci. Sélectionnez : «Modèle pré-établi» ou «Modèle libre» : Cas du modèle pré-établi Une fois votre annonce saisie, cliquez sur le bouton «Valider» en bas de l écran. Attention : Les champs précédés d un «*» sont obligatoires. Cas du modèle libre Page 9/21

10 INFORMATIONS : Lorsque vous saisissez votre annonce sur un modèle libre, vous ne pouvez pas repasser en modèle pré-établi. En revanche lorsque vous saisissez votre annonce en modèle pré-établi, vous retrouverez votre annonce sous forme d un modèle libre en repassant en suivi d annonces sur lequel vous pourrez apporter des modifications. Une fois votre annonce saisie, cliquez sur le bouton «Valider» en bas de l écran. Astuce : - Une information sur la réglementation apparaît avant chaque formulaire de saisie de modèles d annonce. Page 10/21

11 3) Page de sélection de vos départements de publication Vous trouvez sur cette page une carte de France et des DOM-TOM interactive, vous permettant de sélectionner vos départements de publication. Si vous avez rédigé votre annonce sur un modèle pré établi, la plateforme sélectionne automatiquement le département de publication correspondant au texte de votre annonce. 1 Lorsque vous passez sur un département, son nom s affiche dans le champ au- dessus de la liste des départements sélectionnés. 2 Un clic sur le département de votre choix suffit à le sélectionner et à le faire apparaître dans la liste. Si vous souhaitez plusieurs départements, effectuez cette action sur chaque département. 3 Si vous souhaitez supprimer un département, cliquez sur celui-ci dans la liste afin de le mettre en surbrillance puis faites «Supprimer». Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur le bouton «Valider» en bas de l écran. Page 11/21

12 4) Page de choix du journal Cette page contient 2 blocs : «Choix Médialex» : ce premier bloc vous permet de confier à Médialex le choix du journal dans lequel l annonce doit paraître. Vous pouvez préciser le type de diffusion que vous souhaitez ainsi que la rapidité d insertion. L autre bloc est répété sur chaque département sélectionné. Ces départements sont affichés par ordre croissant avec la liste des journaux habilités sur ceux-ci et les Journaux Officiels : BODACC (Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales) et Journal Officiel. Attention pour les habilitations partielles, contactez-nous au numéro indiqué afin de vérifier que le journal est habilité sur l arrondissement correspondant à votre annonce. Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur le bouton «Valider» en bas de l écran. Page 12/21

13 5) Page de saisie des informations complémentaires Cette page vous permet de remplir le bon de commande concernant votre annonce. Elle est composée de 6 blocs. Page 13/21

14 Date de parution : Vous pouvez y indiquer la date exacte ou avant laquelle vous souhaitez que votre annonce soit publiée. L information «Le prochain numéro» est sélectionnée par défaut. Présentation de l annonce : ce bloc vous permet de sélectionner la présentation de votre annonce. Attention : les présentations indiquées se font en fonction des possibilités du journal et peuvent entraîner un coût supplémentaire de publication. Facturation : il s agit des coordonnées de facturation que vous avez indiqué lors de votre inscription. Vous pouvez les modifier en sélectionnant «Autre». : Monsieur X Cabinet X - Notaire : Monsieur X Cabinet X - Notaire Justificatifs : Indiquez le nombre de justificatifs de parution que vous souhaitez recevoir. Justificatif de parution = Page ou journal sur laquelle/lequel l annonce est parue. Page 14/21

15 Client : Ce bloc contient : - L identifiant que vous utilisez sur le site. Vous pouvez y indiquer : - Le nom de la personne qui suit le dossier. - Le champ «Instructions particulières» dans lequel vous pouvez indiquer vos demandes spécifiques concernant votre (vos) annonce(s), - La référence de votre dossier. Cette information est nécessaire et apparaîtra sur le tableau de suivi des annonces et sur votre facture. - Les courriels sur lesquels vous souhaitez recevoir une attestation de parution. Conditions générales de vente : Cette case doit être cochée afin de pouvoir valider votre annonce. Ces conditions sont visibles en cliquant sur le lien «Conditions générales de vente». Attention : Les champs ayant une trame de fond bleue sont obligatoires. Page 15/21

16 Astuce : - Afin de saisir plus rapidement les dates, vous pouvez cliquer sur le bouton «Calendrier». - Vous pouvez indiquer plusieurs courriels dans le champ «et/ou autre». Il suffit de les séparer par des «;». 6) Page «Votre annonce est préenregistrée» Cette page s affiche après que vous ayez effectué l enregistrement de votre annonce. A partir de ce moment, votre annonce est préenregistrée sur notre site mais ne peut pas être traitée par Médialex. Vous pouvez la modifier ou la valider en cliquant sur le lien «Suivi d annonces». Page 16/21

17 B La validation des annonces Cliquez ici pour valider définitivement votre annonce et la transmettre à Médialex. L aperçu de votre annonce s ouvre. Vous trouverez sur cet aperçu : 1 sur la gauche : votre bon de commande 2 au centre : votre texte 3 en bas : les boutons «Imprimer» (pour imprimer cette aperçu), «Fermer» et «Supprimer» (pour supprimer l annonce et tous les journaux sélectionnés). 4 en haut : l état de votre annonce et l accès à la validation de votre texte et du bon de commande. Page 17/21

18 Composition du bloc de validation d une annonce : Ce bloc vous permet de savoir à quelle étape de validation se trouve votre annonce. «Votre annonce est en cours de saisie» : l annonce n a pas encore été validée. Vous pouvez toujours effectuer des modifications sur votre texte et sur le choix du journal. Pour envoyer l'annonce, cliquez sur le bouton "Envoi de l'annonce". Page 18/21

19 1 2 Vous pouvez connaître l état de validation de votre annonce en vous référant aux 3 colonnes «Validations» de votre liste d annonces : «Validée rédacteur», «Annonce envoyée» et «Validée Médialex». 1 Il est indiqué «X» : cette validation n a pas été effectuée. 2 Il est indiqué «OK» : La validation a été effectuée. La validation Médialex est effectuée par nos services. Une attestation de parution vous est envoyée par courriel. Page 19/21

20 IV Pages de «Suivi d annonces» En cliquant sur le lien «Suivi d annonces» du menu de navigation, vous arrivez sur un moteur de recherche vous permettant de filtrer vos annonces : Vous pouvez effectuer des filtres selon : - le type d annonces. - la date à laquelle l annonce a été préenregistrée. - l état de validation de l annonce. Lorsque votre filtre est effectué, cliquez sur le bouton «Rechercher». Vous arrivez sur la liste de vos annonces correspondant à votre recherche. Astuce : - Vous pouvez filtrer votre recherche en fonction de l état de l annonce en utilisant le lien «Mon compte». Page 20/21

21 Pour accéder à votre annonce, il vous suffit de cliquer sur l un des journaux que vous avez sélectionné. Il existe différents états d annonces associés à différentes couleurs : Etats Annonce(s) en cours de saisie Annonce(s) traitée(s) Couleurs Vert Rouge Page 21/21