ÉCOLES DE CHOIX CONSEIL DE CHOIX PERMIS POUR LOCATION. Utilisation communautaire des installations scolaires PROCÉDURES D INSCRIPTION - EXTERNE

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1 ÉCOLES DE CHOIX CONSEIL DE CHOIX PERMIS POUR LOCATION Utilisation communautaire des installations scolaires PROCÉDURES D INSCRIPTION - EXTERNE

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3 BIENVENUE AU CONSEIL DES ÉCOLES PUBLIQUES DE L EST DE L ONTARIO (CEPEO) Les écoles du CEPEO participent au programme d utilisation communautaire des installations scolaires du ministère de l Éducation (ÉDU) de l Ontario. Ce programme offre à la communauté et aux organismes, la possibilité d utiliser les installations scolaires après les heures de classe, les fins de semaine et la période estivale. Selon la demande, les écoles sont ouvertes durant la période des fêtes, le congé de mars et les congés pédagogiques. Seules, durant les jours fériés, les écoles resteront fermées à la communauté. Pour faciliter les demandes de permis de location à la communauté, le CEPEO utilise un logiciel de réservation en ligne depuis septembre Pour ceux qui n ont pas accès à l Internet, veuillez communiquer avec le Bureau des permis de location du CEPEO pour faire votre inscription, au (613) poste 2101 Permis de location - PROCÉDURES D INSCRIPTION 1

4 PROCÉDURES POUR CRÉER UNE DEMANDE DE PERMIS DE LOCATION 1. OUVERTURE D UN COMPTE D ACCÈS EN LIGNE : Rechercher sur Internet l adresse suivante : location.cepeo.on.ca; Faire votre inscription en cliquant sur : «Inscrivez-vous ici»; Remplir les deux formulaires : nouvel organisme et personne ressource; ***Veuillez inscrire le nom enregistré de votre organisme à la case «nom de l organisme» Si vous n en possédez pas, veuillez inscrire votre prénom et nom. Chaque organisme peut avoir plusieurs responsables, mais posséder seulement un numéro de compte. Le statut de votre catégorie d organisme est très important. Le Bureau des permis de location du CEPEO se réserve le droit de faire une vérification auprès de Revenu Canada. Il peut changer le statut de votre organisme selon les informations recueillies (voir le tableau des catégories d organismes dans la légende d Elyxyr). PAGE D OUVERTURE Dans la légende, à gauche, on retrouve tous les documents importants pour la location des installations scolaires au CEPEO. Prenez le temps de vous familiariser avec tous les documents. Faites une lecture attentive de la trousse de sécurité : la prévention est une affaire d équipe Après votre demande d inscription, vous devriez recevoir un courriel du Bureau des permis de location du CEPEO vous informant si votre demande est acceptée ou non; Si votre demande est refusée, vous devriez être informé de la raison par le Bureau des permis de location du CEPEO; Après avoir été accepté comme nouvel organisme par le Bureau des permis de location du Conseil des écoles publiques de l Est de l Ontario, vous pouvez commencer votre demande de location en retournant sur le lien suivant: location.cepeo.ca Veuillez utiliser le même nom d utilisateur et mot de passe lors de votre inscription. Pour de plus amples informations, veuillez écrire au permisdelocation@cepeo.on.ca 2 Permis de location - PROCÉDURES D INSCRIPTION

5 2. DÉBUT DE VOTRE DEMANDE DE LOCATION Pour commencer votre demande de location, vous devez inscrire dans le carré rose votre nom d usager et mot de passe, même information que lors de votre inscription; Première demande de permis de location au CEPEO? Veuillez prendre connaissance du document «Procédures à suivre pour une demande de location» avant l inscription INSCRIVEZ-VOUS ICI Lors de votre connexion, vous serez dirigé sur votre plateforme personnelle : - Vous trouvez à gauche : votre facturation, les coordonnées de votre compte et votre messagerie. La messagerie vous permet de correspondre avec le Bureau de permis de location du CEPEO. - À droite, vous trouverez toutes les informations concernant vos permis de location Vous pouvez commencer votre demande en cliquant sur nouvelle réservation CLIQUEZ ICI POUR COMMENCER VOTRE DEMANDE DE LOCATION Permis de location - PROCÉDURES D INSCRIPTION 3

6 En cliquant sur l onglet : Nouvelle réservation, cette page va apparaître et vous devez répondre aux multiples questions pour finaliser votre demande de permis de location. CLIQUER SUR AJOUTER POUR ENREGISTRER VOTRE HORAIRE CLIQUER SUR RETIRER POUR LES DATES NON-DÉSIRÉES METTRE LES HEURES DÉSIRÉES 1. Insérez les dates récurrentes : pour plusieurs activités, cliquez à la fin sur Ajouter. 2. Insérez les dates individuelles et l heure : pour une activité SEULEMENT, cliquez à la fin sur Ajouter. Pour procéder à une demande de permis, il y a plusieurs étapes à suivre : 1. Horaire d utilisation 2. Si tu connais 3. Liste des régions 4. Liste d écoles 5. Types d installation des écoles 6. Conflits de permis 7. Détails de la demande 8. Détails de la demande 2 9. Commentaires 10. Numéro de permis 4 Permis de location - PROCÉDURES D INSCRIPTION

7 11. Estimation des coûts Avec cette page, vous avez une estimation des coûts de votre activité. Les tarifs sont établis selon la grille de tarification du CEPEO et du tableau de catégories d organismes (voir dans la légende d Elyxyr) Permis de location - PROCÉDURES D INSCRIPTION 5

8 12. Règlements du permis Ici, vous avez une copie des règlements du CEPEO, veuillez cliquer sur OUI et sur OK À cette page, veuillez cliquer sur fermer pour confirmer votre demande de permis. 6 Permis de location - PROCÉDURES D INSCRIPTION

9 3. ACCEPTION DE LA DEMANDE DE VOTRE PERMIS DE LOCATION L école reçoit votre demande de location et a cinq (5) jours pour approuver ou refusée la demande; Les demandes sont sous le principe de premiers arrivés premiers servis; Une demande de permis de location refusée est souvent reliée à son historique : compte en souffrance, bris, vandalisme, manque de documents à jour, etc. ou par manque de place; Vous devez vous prémunir d une assurance responsabilité de $ pour toute la durée de votre activité : i. Si vous possédez une assurance responsabilité : veuillez envoyer une copie au Bureau des permis de location du CEPEO par votre messagerie sur location.cepeo.ca ou par courrier au Bureau des permis de location du CEPEO au 2445 Boul. St-Laurent, Ottawa (Ontario) K1G 6C3, une (1) semaine avant le début de l activité; ii. 1. Le Conseil des écoles publiques de l Est de l Ontario doit apparaître comme assureur additionnel sur le contrat d assurance; 2. Votre demande de permis sera acceptée quand le Bureau des permis de location du CEPEO aura reçu la preuve de votre adhésion à une assurance responsabilité valide pour la durée de vos activités. Si vous ne possédez pas d assurance responsabilité : vous devez souscrire à l assurance responsabilité de $ de l Ontario School Boards Insurance Exchange (OSBIE) par l entremise du Bureau des permis de location du CEPEO selon une grille de tarification ci-dessous et que vous pouvez retrouver à la page d accueil au location.cepeo.ca. Le Bureau des permis de location du CEPEO entrera en communication avec vous afin de vous fournir une assurance au moins une (1) semaine avant le début de votre activité; Automatiquement, votre demande de permis de location aura calculé un montant de frais de location et d opération selon la grille de tarification des installations scolaires (annexe B). Le montant final sera validé par le Bureau des permis de location du CEPEO, avec l ajout de l achat de l assurance responsabilité si nécessaire; Tous les permis de location sont considérés comme une facture dont vous pourrez régler les frais soit par prélèvements bancaires ou par chèque libellé au nom du CEPEO au Service des finances, 2445 Boul. St-Laurent, Ottawa (Ontario) K1G 6C3 Vous recevrez un courriel pour confirmer votre acceptation Nous vous remercions d avoir effectué une demande de permis de location au sein de notre Conseil et nous vous souhaitons une très belle saison. Permis de location - PROCÉDURES D INSCRIPTION 7

10 ÉCOLES DE CHOIX CONSEIL DE CHOIX RENTAL PERMIT Community Use of Schools REGISTRATION PROCEDURES - EXTERNAL

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12 WELCOME TO THE CONSEIL DES ÉCOLES PUBLIQUES DE L EST DE L ONTARIO (CEPEO) The schools of the CEPEO participate in the Ministry of Education of Ontario (MEO) Community Use of Schools program. This program offers organizations and the community the opportunity to use school facilities after school hours, on weekends and in the summer. Depending on the application, schools can be opened during the holiday period, March break and school holidays. Schools will remain closed to the community on statutory holidays. To facilitate community applications for rental permits, the CEPEO has used online reservation software since September If you do not have Internet access, please contact the CEPEO Permits Department to submit your application, at , ext Rental Permit - REGISTRATION PROCEDURES 1

13 PROCEDURE FOR CREATING A RENTAL PERMIT APPLICATION 1. REGISTERING AN ONLINE ACCOUNT: Go to the following Internet address: Register your organization by clicking on: "Inscrivez-vous ici" Complete the two forms: New Organization and Main Contact ***Please enter the registered name of your organization in the "Organization Name" box. If you do not have a registered name, please enter your first and last name. Each organization may have several contacts, but only one account number. The category status of your organization is very important. The CEPEO Permits Department reserves the right to check with Revenue Canada. It may change the status of your organization, depending on the information received (see the table of organization categories in the Elyxyr menu). HOMEPAGE The menu on the left-hand side of the screen contains links to all the important documents for CEPEO school rentals. Take the time to review the documents. Read the Safety Guide carefully: Safety is everyone's concern After submitting your registration application, you should receive an from the CEPEO Permits Department letting you know whether or not your application has been accepted. If your application is denied, you should be given a reason by the CEPEO Permits Department. Once you have been accepted as a new organization by the CEPEO Permits Department, you can begin your rental application by returning to the following link: Please use the same username and password as when you registered. For more information, please write to permisdelocation@cepeo.on.ca 2 Rental Permit - REGISTRATION PROCEDURES

14 2. BEGINNING YOUR RENTAL APPLICATION To begin your rental application, enter your username and password in the red box the same information as when you registered. First rental permit application with the CEPEO? Please read the document "Steps to follow to proceed for a rental facility" before you register. REGISTER HERE Once you log in, you will be taken to your personal platform: - On the left-hand side, you will find your billing information, the contact information for your account, and your message inbox. The messaging system allows you to correspond with the CEPEO Permits Department. - On the right-hand side, you will find all the information regarding your rental permits You can begin your application by clicking on the New booking tab. CLICK HERE TO BEGIN YOUR RENTAL APPLICATION Rental Permit - REGISTRATION PROCEDURES 3

15 By clicking on the New booking tab, this page will appear, and you will need to answer several questions to finalize your rental permit application. CLICK ON ADD TO ENTER YOUR SCHEDULE CLICK ON REMOVE FOR DATES YOU DO NOT WANT ENTER THE TIMES YOU WANT 1. Enter recurring dates: for multiple activities, click on Add at the end. 2. Enter an individual date and times: for only ONE activity, click on Add at the end. To submit a permit application, there are several steps to follow: 1. Request schedule 2. If you know 3. List of regions 4. List of schools 5. Type of school facilities 6. Permit conflicts 7. Application details 8. Application details 2 9. Comments 10. Permit number 4 Rental Permit - REGISTRATION PROCEDURES

16 11. Estimated costs This page displays an estimate of the costs of your activity. The rates are based on the CEPEO's fee schedule and the table of organization categories (see the Elyxyr menu). Rental Permit - REGISTRATION PROCEDURES 5

17 12. Permit regulations Here, you will find a copy of the CEPEO regulations. Please click on Yes, then OK. On this page, please click on Close to confirm your permit application. 6 Rental Permit - REGISTRATION PROCEDURES

18 3. ACCEPTANCE OF YOUR RENTAL PERMIT APPLICATION The school will receive your rental application, and has five (5) business days to approve or deny the application. Applications are on a first-come, first-served basis. When rental permit applications are denied, it is often related to their history (account past due, breakage, vandalism, up-to-date documents missing, etc.) or lack of space. You must take out $5,000,000 in liability insurance for the full duration of your activity: i. If you have liability insurance: please forward a copy to the CEPEO Permits Department through the messaging system on location.cepeo.ca or by postal mail to the CEPEO Permits Department at 2445 St. Laurent Blvd. Ottawa, Ontario K1G 6C3, one (1) before the start of your activity. ii. 1. The Conseil des écoles publiques de l Est de l Ontario must be listed as an additional insured on the insurance certificate. 2. Your permit application will be accepted once the CEPEO Permits Department has received proof that you have purchased valid liability insurance for the duration of your activities. If you do not have liability insurance: you must purchase $5,000,000 of liability insurance coverage from the Ontario School Boards Insurance Exchange (OSBIE) through the CEPEO Permits Department in accordance with the rate schedule found below and on the homepage at location.cepeo.ca. The CEPEO Permits Department will contact you to provide you with your insurance certificate at least one (1) week before the beginning of your activity. Your rental permit application will automatically calculate a rental and operating fee amount, based on the fee schedule for the use of school facilities (Appendix B). The final amount will be confirmed by the CEPEO Permits Department, with the addition of the liability insurance costs, if necessary. All rental permits are considered to be an invoice for which you must pay the fees, either by preauthorized debit or by cheque made payable to the CEPEO and sent to the Finance Department, 2445 St. Laurent Blvd., Ottawa, Ontario K1G 6C3 You will receive an confirming your acceptance. Thank you for submitting a rental permit application with our school board. Have a good season! Rental Permit - REGISTRATION PROCEDURES 7