Facteurs clés de succès de vos projets intranet collaboratif, workflows métiers et GED

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1 Facteurs clés de succès de vos projets intranet collaboratif, workflows métiers et GED mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

2 Le thème de notre invitation Vous envisagez de faire évoluer votre intranet pour tenir compte de nouveaux besoins : Espaces collaboratifs, réseaux sociaux, mobilité, workflows métier... et vous voulez optimiser sa mise en oeuvre? Circum vous exposera : les tendances clés tirées des résultats des Observatoires de l'intranet et des DRH les fonctionnalités de SharePoint 2010 et des outils d accompagnement (Nintex, ) la démarche de mise en œuvre basée sur les meilleures pratiques un retour d'expérience mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

3 Présentation de Circum mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

4 Le groupe SysDis en chiffres 1 Groupe d ingénierie de projets informatiques 10 M de CA en Domaines d expertise 27 Ans d existence 80 Collaborateurs 5 Pôles Consulting IT & NTIC Infrastructure Système & Communication unifiée 3 Implantations Nanterre SysDis IT Circum Arctus Hotware SysDis Operations Web (intranet / extranet) Cloud Computing Gestion de parc / Support Clients Caen Nantes mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

5 Circum : Intranet, GED, Collaboratif, RSE Holding du groupe Consulting Consulting IT Consulting NTIC Infrastructure Systèmes & Réseaux Intranet Extranet Web e-commerce Réalisation d applications Délégation & Services managés mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

6 Un partenariat stratégique avec Microsoft mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

7 Typologies de nos missions Portail intranet / extranet Gestion Electronique de Documents Travail collaboratif Réseaux Sociaux d Entreprise Workflow et données d entreprise mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

8 Votre expérience des projets Intranet mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

9 Les finalités des dispositifs intranet Messagerie Forum Tableau blanc Communiquer Newsletter Visioconfé rence Blog Listes de diffusion KM Wiki Collaborer Espaces projet Réseaux sociaux Capitaliser FAQ Applis métier Workflow Agenda Moteurs de recherche GED mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

10 Les stades de maturité de l Intranet Projets d évolution des intranets Cible Information Communication Collaboration Intelligence Collective Existant mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

11 L influence des générations sur les usages Boom Generation Contreculture années 60 Puis conservateurs Generation Jones Pop Culture (années 80/90) Reagan generation 13th Generation Baby Busters I-Generation - Generation V (Virtual) - Generation C (Community, Content, Cell Phone) - Internet Generation et après mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum First Digitals Millenials Cold Y Generation Post-Echo Generation

12 Quelques caractéristiques de la génération Y mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

13 Les causes d échec des projets intranet Choisir l outil en premier, Choisir une solution technique inadaptée et s obstiner à l utiliser Absence d un sponsor au niveau de la direction générale Un projet purement à l initiative du service informatique, Un projet excluant le service informatique, Pas de ressources allouées à la gestion du changement et à la formation, Intranet 2.0 sans management 2.0! Manque de contributeurs et d animateurs dédiés (blogs et wiki vides, annuaires non maintenus ), Pas de gouvernance ni de plan budgétaire à long terme, Mise en ligne avant d atteindre le seuil de masse critique. mars 12 Projets Intranet - facteurs clé de succès - Circum

14 Les observatoires d Arctus Enquête annuelle, réalisé par Arctus depuis 12 ans auprès des responsables d intranet et de la stratégie numérique : Objectif : Comprendre les usages réels des intranets Anticiper les tendances Cible : Responsables de la communication Entreprises de 500 à 5000 personnes Panel de l enquête : De 200 à 500 réponses représentant 6 millions d utilisateurs! Entreprises privées et publiques, collectivités locales et institutions, France, Canada, Belgique, Suisse Enquête annuelle, réalisée par Arctus depuis 2011 auprès des DRH : Objectif : Comprendre la vision et le positionnement des DRH sur l usage des nouvelles technologies comme outils de transformation des organisations Cible : DRH Entreprises de 500 à 5000 personnes Panel de l enquête : 100 réponses représentant 1,7 millions de collaborateurs Entreprises privées et publiques, collectivités locales et institutions, France, Canada, Belgique, Suisse mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

15 Résultats et tendances 2011 mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

16 L intranet est un corps vivant en évolution Le premier intranet remonte en moyenne au début des années % des intranets ont déjà vécu au moins une refonte majeure 40% en sont déjà au moins à la 3ème version 35% 35% 30% 30% 25% 25% 20% 20% 15% 15% 10% 10% 5% 5% 0% Moins de deux ans Entre trois et six ans Entre sept et dix ans Plus de dix ans 0% Aucune Une Deux Trois Quatre et plus mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

17 Métiers et fonctions qui publient dans l intranet Communication 86% Ressources Humaines 77% Informatique 65% Direction générale 55% Documentation 65% Formation 50% Services généraux 42% Finances 41% Juridique 30% Marketing 38% Qualité 36% Organisation 34% Comité d entreprise et IRP 34% Développement durable 34% Commercial, relation client 31% Achats 30% Contrôle de Gestion 24% Recherche et développement 24% Logistique 23% Production biens/services 14% mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

18 Le profilage se généralise 35% 30% 25% 20% 15% 29% 24% 24% 27% 19% 23% 18% 20% 16% 19% % 5% 0% Par fonction Par métier Par niveau hiérarchique Par localisation géographique Ad hoc mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

19 L intranet mobile continue sa croissance mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

20 Socle technique intranet 35% 30% 25% 20% 15% 32% 25% Les solutions Microsoft s imposent sur le marché comme la solution de référence Les solutions développées spécifiquement en interne sont encore nombreuses Parmi les autres solutions seuls IBM et Typo se détachent un peu d une longue traine de solutions éditeurs ou libres 20% 14% 14% 15% 10% 5% 0% 8% 8% 7% 6% 4% 5% 6% 6% 4% 3% 4% 3% 4% 3% 3% 3% 4% 3% 3% 2% 3% 2% 2% 2% 2% 3% 3% 2% 2% 2% 1% 1% 2% 1% 2% 1% 1% 1% 1% mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

21 Top 10 des fonctionnalités en GED / Collab 1. Annuaire interne 85% 2. Moteur de recherche simple 77% 3. Web mail 74% 4. Base documentaire 72% 5. Agenda partagé 65% 6. Gestion de processus génériques 64% 7. Organigramme 63% 8. Espaces de travail collaboratif 54% 9. Messagerie instantanée 43% 10. Gestion de processus spécifiques 42% 11. Forum 41% 12. Moteur de recherche multicritères 40% 13. Web conférence 37% 14. Blogs et wikis 30% mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

22 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Nette progression des espaces collaboratifs 82% Bibliothèque documentaire 70% Actualités 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 63% Calendrier des événements (agenda) 42% 44% Espaces projets et groupes de travail 36% 35% Création d alertes (RSS) Qui fait quoi (organigramme projet) mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum % 31% 29% 28% 25% 19% Espaces services Espaces direction Espaces 2010 communautaires (inter directions, 2011 transversaux) 31% Listes d actions (To do) 8% Autre 16% 17% Espaces géographiques (établissement, site)

23 Socle technique Collaboratif / GED Microsoft domine largement le marché de la collaboration 50% 48% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 13% 12% 10% 7% 6% 5% 4% 4% 4% 4% 3% 1% 1% 1% 1% mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

24 Croissance du réseau social d entreprise (RSE) 45% des intranets proposeront des fiches annuaire enrichies en % des intranets devraient disposer d outils de mise en relation à cette date Déploiement des présentiels, émergence des sites web personnels (mysite) mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

25 Top 10 des fonctionnalités en RSE 1. Alertes mail 31% 2. RSS 24% 3. Fiche annuaire enrichie 23% 4. Partage de ressource avec des personnes ou dans des communautés (liens, publications, documents, photos, etc) 20% 5. Gestion de ses relations et contacts (mon réseau) 17% 6. Présentiel (indicateur de présence) 16% 7. E-opinion (Commentaires) 15% 8. E-voting (Evaluation de contenu) 14% 9. Publication et partage de mini-messages 10% 10. Suivre des personnes (s'abonner à des personnes) 10% 11. Site web personnel 6% 12. Outil de mise en relation (par affinité, par intérêt) 6% mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

26 Socle technique RSE Microsoft leader d un marché en construction L alternative : Le RSE dans le socle CMS / GED / Collaboratif Le RSE en tant que composant spécifique 50% 45% 43% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 18% 13% 9% 8% 6% 6% 4% 4% 2% 0% mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

27 Top 10 des meilleures progressions SS0 Messagerie instantanée Collaboratif (7/10) Présentiel (indicateur de présence) Fiche annuaire enrichie (compétences, expériences, centres d intérêts) Gestion de processus E-opinion (Commentaires) Espaces de travail collaboratif Gestion de processus spécifiques Wikis Agenda partagé Workflow (2/10) Réseau Social d Entreprise (1/10) mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

28 Pour en savoir plus Observatoire 2011 Observatoire 2012 Les résultats de l observatoire de l intranet sont accessibles en ligne : L enquête de l observatoire des RH et de la e- transformation est accessible à : Répondez sur : Les résultats : Disponibles fin avril Ou présentés chez vous par un consultant Arctus mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

29 Démarche de réalisation des projets SharePoint mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

30 Les plateformes de vos intranets collaboratifs Portail intranet / extranet Gestion Electronique de Documents Travail collaboratif Réseaux Sociaux d Entreprise Workflow et données d entreprise mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

31 Caractéristiques des projets Intranet globaux E-transformation : Transformation des modes de travail. Impact profond sur l organisation du travail et le management. Projet stratégique : Concerne 100% des collaborateurs «postés». Impact sur le management : Bouleverse les modes de management, en particulier le management de proximité. Energie et pragmatisme : Changement culturel = énergie forte et constante. On ne saute pas les étapes. Pas d intranet 2.0 sans management 2.0. Décision et Adhésion : Pas de projet sans implication forte de la direction générale. Pas de réussite sans appropriation par les utilisateurs. mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

32 Spécificités des projets SharePoint Produit de référence pour la réalisation de projets Intranet étendu Quelques prérequis à vérifier : L intégration est native et d autant meilleure que l ensemble des composants est en dernière version. La tentation du développement spécifique : Beaucoup de choses existent en standard, Tout est possible en spécifique Charte graphique : La navigation et l ergonomie sont fortement déterminées. Il faut s insérer dans cette tendance. Les projets SharePoint sont globalement structurants mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

33 Les packages d accompagnement Circum En amont du projet : Tout pour préparer, orienter, et planifier le projet Réalisation du projet : Les diverses approches adaptées aux contextes spécifiques Accompagnement : Les services clés pour gagner l adhésion des utilisateurs mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

34 En amont des projets : s orienter efficacement Cadrage Diag Express Analyse de l existant Dispositif d écoute Dispositif Cible et Roadmap Bench Express Restitution sectorielle des observatoires Les meilleurs pratiques des concurrents! Ateliers «usages» Collab & Documents La collaboration dans SPS L intégration Office Mobilité & Réseau sociaux SP Multi-devices SP WorkSpace My Site Intranet 2.0 Processus métiers Workflows & Formulaires L intégration dans SharePoint Eclaireur Cloud Premiers pas dans Office 365 Architecture et migration Architecture Atelier «architecture cible» Migration Diag de migration mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum

35 Les différentes approches de réalisation Projets à périmètre réduit Intranet Express Mini CDC Mise en place de fonctions de base Cloud Express Annuaire Stockage documentaire Prise en main CiVia Traitement des factures fournisseurs Interface ERP Chartes graphiques Brief & Créa Story board Intégration Projets globaux Forfaits clé en main À partir d un CDC détaillé Approche globale et forfaitaire Dispositif agile À partir d une expression de besoins Mise à disposition d une équipe de réalisation TMA Délégation de compétences au sein des équipes projets Pilotage par le client Espaces projets et Extranet Espaces projets O365 Espaces temporaires de soutien aux projets Extranet O365 Espace d échange Connexion à des applications et données métiers mars 12 Séminaire SharePoint - Février 2012 Circum

36 L accompagnement global Accompagnement Gestion du changement Cursus de formation Plans de transformation Gouvernance Professionnalisation des acteurs Mise en place des instances Animation de la contribution Atelier «bonnes pratiques» Animation Animation éditoriale Animation de communautés Accompagnement du déploiement Mise en place de dispositifs de feedback Restitution des bonnes pratiques mars 12 Séminaire SharePoint - Février 2012 Circum

37 Points clés Démarche et méthode La démarche avant l outil L approche «Maîtrise d Usage» : Le dispositif avant les solutions techniques La maitrise d usage : nécessité de faire valider les solutions par les utilisateurs (Ateliers / POC / Workshop) Les référentiels externes : Connaitre les vrais usages et leurs limites Convaincre les directions générales par des transpositions externes La gouvernance : Du projet Du dispositif à mettre en place La gestion du changement mars 12 Projets Intranet - facteurs clé de succès - Circum

38 Bernard Baron PDG mars 12 Facteurs clé de succès des projets collaboratifs - Mars 2012 Circum