Guide de l entretien professionnel

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1 Guide de l entretien professionnel GUIDE DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL UGEM JANVIER

2 SOMMAIRE Responsables d entreprises, directeurs des Ressources humaines, responsables formation, gestionnaires des compétences, ce guide vous apporte tous les éléments pour réussir la mise en place des entretiens professionnels. Véritable mode d emploi opérationnel, il propose des conseils pratiques, des éclairages techniques et juridiques et une mise à disposition d outils. Objectifs généraux de l entretien professionnel.. p.3 - Les textes de référence. p.4 - Les objectifs.... p.7 - L entretien professionnel après certaines absences.... p.8 - L entretien bilan de la 6ème année.... p.8 - Les obligations et les sanctions... p.9 - Les acteurs... p.10 - Comment l articuler avec les entretiens d évaluation.... p.10 - La durée... p.12 - Le contenu. p.12 - La formalisation à respecter... p.12 - Qui finance?... p.13 - Au-delà de la l obligation légale, les avantages... p.13 Mettre en œuvre les entretiens professionnels p.15 - Préparation de l entretien p.19 - Conduite de l entretien. p.20 - Conclusion de l entretien. p.21 - Suivi de l entretien... p.23 Support de l entretien professionnel p.24 Guide de préparation à l entretien professionnel pour le salarié p.30 GUIDE DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL UGEM JANVIER

3 Objectifs généraux de l entretien professionnel OBJECTIFS GENERAUX DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL UGEM JANVIER

4 Afin d accompagner les mutuelles dans la déclinaison des dispositifs de formation, de positionnement, d orientation et d évaluation, l UGEM a construit «Le guide de l entretien professionnel». Outil incontournable pour la professionnalisation des équipes, l entretien professionnel doit permettre de mettre en place des actions et de repérer les besoins de formation en fonction des évaluations envisagées. Encadré par l accord GPEC de la branche et rendu obligatoire par la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l emploi et à la démocratie sociale, l entretien professionnel permet donc de prendre en compte les attentes d évolution professionnelle du salarié et d anticiper les évolutions des métiers et des emplois dans l entreprise. Les textes de référence ACCORD DE BRANCHE DU 15 OCTOBRE 2014 RELATIF A LA GESTION PREVISIONNELLE DE L EMPLOI ET DES COMPETENCES 4 3 LE PARCOURS PROFESSIONNEL ET SA SECURISATION (EXTRAIT) L entretien professionnel! L entretien professionnel se distingue, par ses objectifs, de l entretien annuel d évaluation prévu par la Convention Collective Nationale (article 8-2 de la convention collective). Néanmoins, au regard de la taille et de l organisation de l entreprise, ces deux entretiens peuvent se dérouler successivement, dans le respect des finalités propres à chacun d entre eux, au cours de la même rencontre. L entretien professionnel vise à définir, pour le salarié, des perspectives nouvelles et à venir. Au cours de cet entretien sont notamment examinés : Les moyens d accès à la formation sur les dispositifs d orientation et de formation professionnelle Les objectifs de professionnalisation Les souhaits et opportunités de mobilité professionnelle Le projet professionnel du salarié Les conditions et modalités de réalisation des actions de formation A l issue de cet entretien, les besoins du salarié pourront ainsi s exprimer en termes de mobilité interne, de bilan de compétences, de formation d adaptation ou de formation de reconversion, de la Validation des Acquis de l Expérience... Ces besoins identifiés et analysés font l objet, dans la mesure du possible, de propositions de la part de l entreprise en lien avec la politique de GPEC. Lorsqu elles concernent des actions de formation, elles peuvent s inscrire dans le plan de formation et être articulées, sous réserve de leur éligibilité, avec d autres dispositifs tels que période de professionnalisation ou compte personnel de formation. OBJECTIFS GENERAUX DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL UGEM JANVIER

5 L entretien professionnel se déroule généralement avec la fonction Ressources humaines tous les 2 ans en collaboration et, à la demande du salarié, avec le manager de proximité. Lors de l embauche, les salariés sont informés de l existence et de la périodicité de cet entretien. Il est systématiquement proposé aux salariés qui reprennent leur activité après l une des absences et périodes prévues par l article L du Code du Travail. L entretien professionnel donne lieu à rédaction d un document dont une copie est remise au salarié. Tous les 6 ans, l entretien professionnel fait un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Cet état des lieux est réalisé par écrit, une copie en est remise au salarié. Pour accompagner les entreprises et les salariés, la branche met à leur disposition un guide de l entretien professionnel qui pourra être décliné au regard de besoins et/ou de contextes spécifiques. Une vigilance accrue doit être accordée aux publics et/ou métiers menacés. CONNECTEZ-VOUS! L accord de branche relatif à la GPEC est téléchargeable sur le site Internet de l UGEM : LOI DU 5 MARS 2014 n RELATIVE A LA FORMATION PROFESSIONNELLE, A L EMPLOI, A LA DEMOCRATIE SOCIALE La Loi du 5 mars 2014 prolonge et renforce le droit à la formation tout au long de la vie. Elle donne à chaque individu, salarié ou demandeur d emploi, un rôle plus actif dans l élaboration de son parcours professionnel et la gestion prévisionnelle de sa carrière. Un des changements majeurs introduit dans le Code du Travail un dispositif nouveau en matière de formation continue et de gestion de l emploi et des qualifications. L entretien professionnel est maintenant généralisé à toutes les entreprises quelle que soit leur taille et occupe une place centrale dans ce dispositif. Un dispositif destiné à favoriser l évolution professionnelle des salariés : Ce dispositif nouvellement crée vise à : - Renforcer le développement des compétences et la qualification des salariés - Favoriser l évolution professionnelle des salariés - Dynamiser la compétitivité des entreprises Issu de l Accord National Interprofessionnel du 14 décembre 2013 relatif à la formation professionnelle, ce dispositif législatif allie - compte personnel de formation - passeport d orientation, de formation et de compétences - entretien professionnel OBJECTIFS GENERAUX DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL UGEM JANVIER

6 La «création» de l entretien professionnel L ensemble du dispositif introduit par la Loi du 5 mars 2014 repose sur la nécessité d un dialogue entre l employeur et son salarié. L enjeu est de permettre au salarié d être acteur de son évolution professionnelle et à l employeur d agir sur le niveau et l évolution des compétences des salariés dans un souci de compétitivité. A cet effet, le législateur a donc instauré l obligation d un entretien professionnel, pour tous les salariés, tous les 2 ans, et après certaines absences.! Les premiers entretiens devront tous avoir été réalisés avant mars Embauche du salarié (ou 5 mars 2014 pour les salariés en poste) 2 ans 1er entretien 2 ans 2ème entretien 2 ans Entretien bilan 6ème année CONNECTEZ-VOUS! La Loi est téléchargeable sur Légifrance avec le lien suivant : 02E19E541868D353D.tpdjo16v_2?cidTexte=JORFTEXT &cate gorielien=id OBJECTIFS GENERAUX DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL UGEM JANVIER

7 Les objectifs L article L du Code du Travail énonce qu à l occasion de son embauche, chaque salarié est informé qu il bénéficie tous les deux ans d un entretien professionnel avec son employeur consacré à ses perspectives d évolution professionnelle, notamment en terme de qualifications et d emploi. L entretien professionnel doit s inscrire dans une visée prospective, en lien avec les possibilités que peut offrir l entreprise en termes d évolution. Cet entretien offre un espace de dialogue et d échange spécifique avec chaque salarié, destiné à inciter le salarié à envisager son avenir au sein de l entreprise, voire en dehors de l entreprise. Il implique en retour de la part de l employeur une vision elle-même prospective de ses besoins en ressources humaines en lien avec son projet stratégique ou son projet de développement (politique de l entreprise en matière de GPEC). CONNECTEZ-VOUS! Le guide méthodologique relatif à la GPEC est téléchargeable sur le site Internet de l UGEM : L entretien professionnel n est pas un entretien d évaluation dont il doit être dissocié : ce ne peut pas être un examen des performances ou du comportement du salarié. Il ne se limite pas non plus à une seule analyse des besoins en formation mais relève d une véritable réflexion sur les possibilités d évolutions offertes au salarié. L entretien professionnel permet l élaboration d un projet professionnel répondant aux aspirations du salarié et aux besoins de l entreprise. Il invite ainsi l encadrement et les collaborateurs dans un coengagement sur les actions à mettre en place : formation, bilan de compétences, mobilité, reconversion professionnelle, En effet, si cet entretien permet au salarié d être acteur de son évolution professionnelle, d exprimer et d envisager les actions de formation qu il peut entreprendre, il conduit aussi l entreprise à optimiser la gestion des Ressources humaines, identifier les axes de formation et ajuster son plan de formation. Au-delà de l obligation légale Une étape valorisante et riche de conséquences : motivation et responsabilisation du salarié, implication de l encadrement, impulsion d une dynamique dans l entreprise Rendez-vous régulier avec un salarié, l entretien professionnel offre plusieurs avantages pour l entreprise en termes de gestion des ressources humaines. Avantages aussi pour le salarié qui peut échanger sur son activité professionnelle et formuler ses souhaits d évolution ou encore, pour l encadrement qui dispose avec l entretien professionnel, d un outil essentiel de management. OBJECTIFS GENERAUX DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL UGEM JANVIER

8 L entretien professionnel après certaines absences L entretien professionnel doit également être proposé à tout salarié qui reprend son activité à l issue : - d un congé maternité - d un congé parental d éducation - d un congé de soutien familial - d un congé d adoption - d un congé sabbatique - d une période de mobilité volontaire sécurisée mentionnée à l article L du Code du Travail - d une période d activité à temps partiel au sens de l article L du Code du Travail - d un arrêt longue maladie prévu à l article L du Code de Sécurité Sociale (ALD) - d un mandat syndical A ce titre, l entretien professionnel remplace donc tous les entretiens non formalisés prévus précédemment par le Code du Travail dans ces mêmes circonstances et notamment l entretien au retour de congé maternité, l entretien au retour de congé parental d éducation, l entretien d orientation professionnelle pour les salariés avant et après un congé de soutien familial, l entretien professionnel dans l année du 45ème anniversaire pour les salariés des entreprises de 50 salariés et plus, l entretien de seconde partie de carrière. Compte tenu du fait que l entretien professionnel poursuit le même objet qu il s agisse de l entretien périodique ou de l entretien de retour de congé, il semble envisageable de considérer que chaque entretien fait repartir le compteur de deux ans à zero. L entretien bilan de la 6ème année Tous les 6 ans, l entretien professionnel prend la forme d un entretien de bilan. Le contenu de cet entretien bilan, défini précisément par le Législateur à l article L du Code du Travail, renseigne également sur les finalités du dispositif. Cet entretien bilan est centré sur un état des lieux récapitulatifs du parcours professionnel du salarié. Cet entretien doit en effet vérifier, qu au cours des 6 dernières années, le salarié a : - Au moins suivi une action de formation - Acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de son expérience - Bénéficié d une progression salariale ou professionnelle L entretien professionnel est donc destiné à : - Organiser la mise en œuvre d actions de développement ou de reconnaissance des compétences - Favoriser ainsi la progression salariale ou professionnelle OBJECTIFS GENERAUX DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL UGEM JANVIER

9 Les obligations et les sanctions Les risques liés à la non mise en place des entretiens professionnels La loi du 5 mars 2014 rend obligatoire la mise en place de l entretien professionnel tous les 2 ans et de l entretien bilan tous les 6 ans. Des sanctions s appliquent en cas de non-respect de cette obligation. Dans les entreprises de plus de 50 salariés, si le salarié n a pas bénéficié de ces entretiens au cours des six années et d au moins deux des trois mesures suivantes : - Suivi une action de formation - Acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de son expérience - Bénéficié d une progression salariale ou professionnelle Le CPF (compte personnel de formation) est abondé de 100 heures de formation supplémentaire (ou 130 heures pour un salarié à temps partiel), dans des conditions définies par décret en Conseil d Etat, et l entreprise verse à l organisme paritaire agrée 3000 pour un salarié à temps plein et 3900 pour un salarié à temps partiel, correspondant à ces heures (Article L du Code du Travail). Rappel : les premiers entretiens devront tous avoir été réalisés (et formalisés par un compte-rendu) avant mars En complément, trois types de risque peuvent être identifiés : - Le non-respect de la réglementation signalé notamment par les institutions représentatives du personnel. - La fragilisation de l employeur en cas de contentieux sur certaines ruptures du contrat de travail (licenciement économique, licenciement pour insuffisance professionnelle, ). En effet, l employeur est légalement tenu d adapter les salariés à l évolution de leur emploi et en cas de suppression de poste, de rechercher un reclassement. Si le salarié conteste le bienfondé dudit licenciement et que l employeur n a pas satisfait à cette obligation légale, le licenciement sera considéré comme dépourvu de cause réelle et sérieuse. - Au-delà du risque juridique, l absence d entretiens professionnels appauvrit la gestion des ressources humaines de l entreprise en la privant d un outil précieux de développement. L information des représentants du personnel Dans le cadre général de ses attributions en matière de formation professionnelle, le comité d entreprise (ou à défaut les délégués du personnel) doit être informé de la mise en place d entretiens professionnels. Dans tous les cas, la réussite de la démarche passant par une bonne information des salariés sur l objectif et les conditions de réalisation des entretiens professionnels, il conviendra d informer les institutions représentatives du personnel du principe et de la méthode retenus pour mener à bien ces entretiens. Si le salarié refuse son entretien professionnel Il convient d acter par écrit (courrier adressé au salarié) le refus du salarié. Ce courrier est à conserver au dossier afin d en assurer la traçabilité. OBJECTIFS GENERAUX DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL UGEM JANVIER

10 Les acteurs Il s adresse à tous les salariés quelle que soit l ancienneté dans l entreprise. L entretien professionnel est un rendez-vous entre le salarié et le RH et/ou le responsable hiérarchique. Il nécessite donc un partenariat étroit entre le service RH et le management. Trois modalités peuvent convenir à leur organisation : - Le RH et le n+1 le conduisent conjointement. - Le RH le conduit seul. En amont, il s informe auprès du n+1 des possibilités d évolution professionnelle pour ce salarié et en aval, il lui rend compte des éléments de l entretien utiles pour son management et sa gestion de l évolution professionnelle du salarié. - Le n+1 le conduit seul. En amont, le RH lui donne les informations nécessaires quant aux parcours professionnels, dispositifs de formation, conditions de mobilité, GPEC issus des accords de l entreprise et des accords de la branche professionnelle. En aval, il met à disposition au plus vite le compte rendu de l entretien professionnel sur le support prévu à cet effet. Selon la taille de l entreprise, son organisation, le choix retenu pour la mise en œuvre, voire l absence de structure RH dans l entreprise, c est un responsable (manager de proximité, n+1, n+2, ) qui sera amené à procéder à l entretien. A cet effet, il est recommandé de former les managers qui seront amenés à conduire les entretiens professionnels. En effet, l entretien professionnel doit obligatoirement aborder ces aspects de la gestion des ressources humaines que sont en particulier la formation, la certification par la formation ou la validation des acquis de l expérience ou encore la mobilité professionnelle. Or l ensemble de ces champs ne sont pas toujours forcément bien maîtrisés par le manager direct. Comment l articuler avec les entretiens d évaluation L entretien professionnel, centré sur le projet professionnel du salarié, se distingue de l entretien annuel d évaluation, centré sur la performance du salarié. L entretien professionnel ne porte donc pas sur l évaluation du travail du salarié. (Article L du Code du Travail). Cependant, la loi du 5 mars 2014 concerne également l entreprise et ses enjeux de compétitivité. Le développement des compétences des salariés représente en effet un levier dont l entreprise est invitée à se saisir dans le cadre de sa gestion des ressources humaines. A ce titre, il est inévitable que se croisent à un moment donné les considérations sur les résultats du salarié et ses besoins éventuels en compétences (du ressort de l entretien d évaluation), d une part, et les souhaits d évolution professionnelle de ce même salarié (du ressort de l entretien professionnel). Logiquement, l entretien professionnel doit faire l objet d un rendez-vous distinct de l entretien annuel d évaluation. Quand il est conduit par le manager, il est en effet préférable de ne pas mêler les deux. La posture du manager n est pas la même. Passer d un rôle d évaluateur des résultats du salarié, où la relation hiérarchique prime, à celui d écoute et d accompagnement de son projet d évolution sans jugement de valeur est un exercice de grand écart difficile à tenir. Néanmoins, avec la nouvelle Loi, il peut être pratique que ces deux entretiens se déroulent à l intérieur de la même unité de temps (mention en est faite dans l accord de branche du 15 octobre 2014). Ainsi, tous les deux ans au moins, l entretien d évaluation pourrait ouvrir sur une séquence spécifique donnant lieu à la rédaction d un document à part, conformément aux dispositions relatives à l entretien professionnel. OBJECTIFS GENERAUX DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL UGEM JANVIER

11 Dispositifs Objectifs Eléments distinctifs Public - Périodicité Initiative Entretien annuel d évaluation, individuel, d appréciation, d objectif, Réf. CCN art. 8-2 Apprécier et mesurer, par rapport au poste occupé, la réalisation des objectifs quantitatifs et qualitatifs préalablement fixés au salarié Implique une évaluation de l appréciateur, le plus souvent le n+1 dans la satisfaction du travail fourni par le salarié et l atteinte des objectifs fixés annuellement. Il est directement lié à l activité et axé sur la performance Périodicité : Tous les ans Public : Tous les salariés A l initiative : de l employeur Entretien professionnel Réf. Accord GPEC 15/10 / Loi du 5 mars 2014 Permettre au salarié d être acteur de son évolution professionnelle et à l entreprise d identifier les axes de formation et d ajuster son plan de formation. Au final, concilier aspirations des salariés et besoins de l entreprise Favoriser la construction d un projet professionnel répondant à la fois aux besoins de l entreprise et aux motivations et compétences du salarié. Implique pour la personne en charge de mener l entretien une posture d accompagnement, une écoute active, une connaissance des dispositifs de formation et des trajectoires professionnelles au sein de l entreprise. Formation, mobilité fonctionnelle et/ou géographique, changement de poste, acquisition de nouvelles qualifications des moyens au service de la réalisation d un projet Périodicité : Tous les deux ans Public : Tous les salariés dès leur entrée dans l entreprise A l initiative : 1/ de l employeur 2/ quand le salarié reprend son activité à l issue d une des périodes mentionnées par le Code du Travail et de la Sécurité Sociale OBJECTIFS GENERAUX DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL UGEM JANVIER

12 La durée Il n existe pas de durée minimale ou maximale prévue par l Accord GPEC du 15 octobre 2014, ni par la Loi du 5 mars Le temps préconisé est de minimum 40 minutes pour un maximum de 1h30. Le contenu L entretien démarre par un bilan de la situation actuelle et des actions formations déjà suivies par le salarié. Dans un second temps, l entretien aborde les questions relatives à l évolution et à la mobilité professionnelle. L entretien professionnel permet d aborder notamment les thèmes suivants : - Le rappel des projets de l entreprise, ses priorités et sa politique en matière de GPEC - La mise en évidence du lien existant entre la stratégie de l entreprise et les facteurs influents de l environnement (changements réglementaires, contraintes économiques, évolutions des besoins ou des priorités des acteurs concernés ) - Les besoins de l entreprise par rapport au poste occupé, à l évolution de l emploi et aux compétences du salarié - Les moyens d accès à l information sur les dispositifs relatifs à l orientation, à la formation des salariés, à l acquisition d éléments de certification par la formation ou la VAE - L identification des objectifs de professionnalisation du salarié - Le choix des dispositifs de formation correspondant aux objectifs retenus - La possibilité de co-construire des parcours de formation qualifiants - Les conditions de réalisation de la formation et le co-investissement - Les projets d évolution du salarié dans le cadre de l entreprise - Les initiatives et propositions d actions de formation au titre du plan de formation ou du compte personnel de formation, et quant à l utilisation de la mobilité géographique et/ou fonctionnelle La formalisation à respecter L entretien doit se conclure sur des propositions élaborées conjointement par le salarié et le représentant de l employeur. A l issue de l entretien, une copie du support formalisé de ce dernier sera obligatoirement remise au salarié, au service RH et au manager (n+1). OBJECTIFS GENERAUX DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL UGEM JANVIER

13 Qui finance? L entretien professionnel est assimilé à du temps de travail et rémunéré comme tel. Au-delà de la l obligation légale, les avantages Avantages pour l entreprise : L entretien professionnel est l occasion d identifier les compétences du salarié, de bien repérer son potentiel (les savoir-faire non utilisés, ses centres d intérêt ), de cerner son implication, ses besoins de formation vous avez ainsi une meilleure visibilité des compétences sur lesquelles vous appuyer. Cet échange permet la co-construction avec les salariés de projets de formation à court et moyen termes ainsi que l élaboration du plan de formation et son articulation avec d autres dispositifs (CPF, période de professionnalisation, ). L entretien professionnel est un outil spécifique au service de la gestion des ressources humaines et de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) parce qu il permet de : - Repérer les compétences que l entreprise peut mobiliser - Faire évoluer les salariés, les fidéliser - Connaître et donc, anticiper les projets de mobilité interne ou externe - Communiquer sur l activité de l entreprise L entretien professionnel est l occasion pour l entreprise de développer un climat de valorisation et de motivation de chaque membre de l entreprise, bénéfique pour la cohésion, et de relier cette procédure à l acte managérial. L entretien professionnel offre plusieurs opportunités en termes de formation : - Recueillir les besoins pertinents et optimiser l élaboration du plan de formation et l utilisation du CPF - Evaluer précisément le budget de formation nécessaire à la mise en œuvre des actions définies L entretien professionnel représente ainsi l opportunité pour l entreprise de développer un lien efficace entre plan de formation et organisation adéquate dans un souci de cohérence entre bien-être au travail, optimisation des compétences et des talents, objectifs stratégiques et opérationnels de l entreprise. OBJECTIFS GENERAUX DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL UGEM JANVIER

14 Avantages pour le salarié : Peut-être le salarié a-t-il déjà un souhait précis d évolution professionnelle? Il désire suivre une formation, utiliser son CPF? L entretien professionnel lui permet d échanger avec les RH et/ou son responsable sur la faisabilité de son projet et les conditions de sa mise en œuvre. L entretien professionnel permet au salarié de co-construire son projet professionnel avec l entreprise ou de l affiner : - Faire un état des lieux de toutes les actions de formation qui lui ont permis d acquérir ou de renforcer ses compétences. - Connaître la stratégie de l entreprise et son impact sur l évolution des métiers. - S informer sur les possibilités de mobilité dans l entreprise (ou au sein du groupe). - S exprimer sur son activité professionnelle, ses motivations, ses difficultés. - Faire part de ses souhaits de formation et envisager leurs modalités de réalisation. Avantages pour l encadrement : L entretien professionnel offre au manager l opportunité de renforcer son rôle auprès des salariés : - Identifier les besoins en formation. - Gérer les compétences des membres de son équipe, en cohérence avec la stratégie de l entreprise. - Contribuer à la valorisation et à la motivation des collaborateurs. ATTENTION! Le manque de formation des managers à la conduite de ce type d entretien peut conduire à une mauvaise interprétation des projets professionnels. Les recommandations qui en résultent en termes de formation et de compétences visées peuvent être imprécises, incohérentes et générer situations conflictuelles ou contentieuses. OBJECTIFS GENERAUX DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL UGEM JANVIER

15 Mettre en œuvre les entretiens professionnels METTRE EN ŒUVRE LES ENTRETIENS PROFESSIONNELS UGEM JANVIER

16 L entretien professionnel ne s improvise pas. L entreprise doit avoir préalablement cadré sa politique de gestion des ressources humaines en fonction de sa stratégie de développement : réorientation d activités, innovation, nécessité de mobilité fonctionnelle ou géographique des équipes... Instaurer ce moment d échange suppose d avoir réfléchi au cadre donné à la formation dans l entreprise formations CPF prioritaires, cibles des périodes de professionnalisation pour accompagner les réorientations de l entreprise, dans le respect de l accord de branche et de la politique RH de l entreprise. Il faut d abord s interroger sur la stratégie d entreprise. Dans quel contexte s inscrivent les entretiens et qu en attend-on? L entreprise a-t-elle des projets de développement, va-t-elle être confrontée à d importants départs à la retraite, recruter en nombre ou réorienter certaines de ses activités? Serviront-ils à recenser les demandes pour bâtir son plan de formation ou se situent-ils dans une démarche de GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) plus large? L entretien peut permettre d anticiper sur les évolutions des métiers et de repérer des ressources en compétences utiles aux projets de développement de l entreprise. Les opportunités pour l entreprise - Répertorier les attentes et les projets de chacun des salariés - Recenser les besoins individuels de formation et identifier les compétences disponibles - Faire un bilan du fonctionnement de chaque service et des équipes - Engager les salariés dans une démarche active d évolution de leurs compétences - Faire progresser ses collaborateurs au niveau individuel et collectif Favoriser la motivation, l implication et la responsabilisation des salariés - Instaurer un dialogue social interactif et constructif - Doter l encadrement d un moyen de pilotage efficace en termes de management - Ouvrir une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC). METTRE EN ŒUVRE LES ENTRETIENS PROFESSIONNELS UGEM JANVIER

17 Les opportunités pour le salarié - Être acteur de sa professionnalisation et de son évolution professionnelle - Echanger sur son activité professionnelle : se positionner par rapport aux compétences nécessaires à son poste de travail - Exprimer ses idées, ses suggestions, ses aspirations et ses souhaits d évolution - Recenser toutes les actions de formation qui ont permis d acquérir et/ou d améliorer ses compétences - Proposer une progression (objectifs d amélioration) à son employeur et établir un plan d action Pour faciliter la conduite de l entretien professionnel et simplifier le traitement des résultats, l UGEM a conçu un support spécifique, véritable fil rouge des échanges entre la personne chargée de l entretien et le salarie. Réussir l entretien professionnel implique de la part de la direction de l entreprise de préciser, en amont, les objectifs et les conditions de sa mise en œuvre ; puis, en fonction de ces éléments, de mettre en place quelques étapes préalables. Sensibiliser les acteurs Dans le cadre de la nouvelle loi du 5 mars 2014, le champ de l entretien professionnel dépasse le simple domaine de la formation et est étendu à l évolution salariale et professionnelle. C est pourquoi, afin que l ensemble des salariés s impliquent dans la démarche, il parait important de présenter à tous les salariés : - L ensemble des dispositions légales destinées à favoriser l évolution professionnelle. En effet, une information circonstanciée sur l esprit de la loi du 5 mars 2014 et ses conséquences en termes de sécurisation des parcours professionnels permettra aux salariés de mesurer toute l importance de cet entretien (inclure dans cette présentation le compte personnel de formation et son fonctionnement, le passeport d orientation, de formation et de compétences, les objectifs et le déroulement de l entretien professionnel et les rôles de chacun au sein de ce dispositif). Responsables hiérarchiques : Parce qu ils exercent un rôle de managers, ils peuvent être questionnés par les salariés, être sollicités pour conduire l entretien et/ou mettre en application les résultats... Salariés : Parce qu ils doivent connaître très précisément le rôle et l intérêt de l entretien pour le rendre fructueux Représentants du personnel : P a r c e qu ils sont un relais d information efficace auprès des salariés sur les enjeux de l entretien professionnel - Les enjeux du secteur des Mutuelles en termes d emplois et de qualification (données sectorielles, métiers et orientations de l entreprise en matière de GPEC) METTRE EN ŒUVRE LES ENTRETIENS PROFESSIONNELS UGEM JANVIER

18 Choisir la personne capable de mener l entretien Dans une TPE, l entretien professionnel est souvent conduit par le chef d entreprise. Dans une structure plus importante, l employeur peut charger le responsable direct du salarié de mener l entretien ou la personne chargée des ressources humaines (parce qu elle a une perception globale de la gestion de l emploi dans l entreprise). Le choix doit être dicté par l efficacité et l organisation interne de l entreprise. Possibilité d associer le manager de proximité. Courroie de transmission entre leurs équipes et les RH, ce sont souvent les managers qui conduisent les entretiens professionnels. À charge pour eux de formaliser le projet avec le salarié (objectif, actions possibles pour l atteindre) et de transmettre l information aux RH. Attention, savoir interpréter un référentiel et évaluer les besoins en compétences n est pas aisé. Les RH doivent jouer un vrai rôle pédagogique pour apprendre aux responsables et aux managers à utiliser ces outils. Les former à la démarche est un point incontournable pour la réussite des entretiens professionnels tant dans la passation que dans le dépouillement et l utilisation des données. Si la conduite des entretiens professionnels est déléguée au responsable hiérarchique, il faut veiller à lui fournir toutes les informations utiles à sa réussite. Rassembler les informations utiles Employeur, service RH, responsable hiérarchique direct ou «N+2»... Quelle que soit la personne qui conduit l entretien, il est souhaitable qu elle dispose d un certain nombre d informations sur chacun des salariés concernés. Les documents indispensables : Fiche de poste + Référentiels de compétences pour faciliter l identification des compétences à développer pour concrétiser le projet professionnel du salarié Liste des métiers cibles correspondant aux besoins de l entreprise Curriculum Vitae Fiche de poste des précédents emplois occupés dans l entreprise, responsabilités assumées, compétences mises en œuvre Les formations suivies par le salarié Les souhaits exprimés en matière de formation ou de mobilité qui n ont pu aboutir à ce jour Comptes rendus des précédents entretiens Compteur CPF (intégrant les heures acquises au titre du DIF). A noter : c est le salarié qui détient ces informations et c est par son biais que l empoloyeur pourrait en avoir connaissance. Les dispositifs de formation possible METTRE EN ŒUVRE LES ENTRETIENS PROFESSIONNELS UGEM JANVIER

19 IIIPREPARATION DE L ENTRETIEN... L entretien se doit d'être soigneusement préparé, tant par celui qui conduit l entretien que par le collaborateur. Il doit être précédé d une communication efficace, afin d être compris et accepté par tous. Créer les conditions favorables de l entretien Planifier l entretien sur le temps de travail du salarié Prévoir une plage horaire suffisante de 40 minutes à 1h30. Eviter d organiser plus de deux entretiens par jour et de programmer un rendez-vous important à l issue de l entretien professionnel pour ne pas l écourter intempestivement Réserver un lieu calme. Eviter les locaux avec du passage, bruyants ou trop solennels (bureau du directeur) pour faciliter la convivialité de la rencontre Informer le salarié du rendez-vous et non, le «convoquer». Date, lieu, heure ainsi que le guide de préparation du salarié sont à transmettre au salarié au moins deux semaines à l avance Organiser le remplacement de votre collaborateur au poste de travail pour vous assurer de sa disponibilité pour la durée de l entretien si nécessaire et/ou possible Fixer le «bon» calendrier Pour choisir le calendrier des entretiens professionnels, un principe à retenir : l exploitation de leurs résultats doit permettre de construire un plan de formation pertinent. Aussi faut-il fixer les dates des entretiens suffisamment en amont de l élaboration du plan de formation. Par exemple, pour un plan arrêté en décembre, les entretiens professionnels peuvent être programmés en mai ou juin précédent, et ce, sous réserve de différents paramètres : - Taille de l entreprise - Planning de travail et des congés annuels - Délais de traitement des résultats des entretiens - Calendrier de consultation des représentants du personnel sur le plan de formation Préparer les entretiens professionnels / CHECK-LIST : - Faire le point sur les orientations et la politique RH de l'entreprise - Recueillir des informations sur les salariés (poste occupé, formations déjà suivies, situation au regard du DIF...) - S'informer sur les moyens d'accès à la formation - S approprier le document-support de l'entretien (thèmes à traiter, questions à poser...) - Définir les modalités de mise en œuvre des entretiens - Informer les salariés (enjeux et conditions de déroulement de l'entretien professionnel) - Remettre à chaque salarié concerné «le guide à destination du salarié» lui permettant de se préparer METTRE EN ŒUVRE LES ENTRETIENS PROFESSIONNELS UGEM JANVIER

20 IIICONDUITE DE L ENTRETIEN... L entretien doit être fondé sur des décisions concertées et/ou négociées afin d éviter tout conflit potentiel et de faciliter la mise en place de plans d actions. Les postures et comportements Créer un climat de confiance dès les premières minutes (remercier le collaborateur de sa présence, créer le contact) Poser le cadre en rappelant les objectifs et modalités de l entretien (durée, forme, confidentialité, traitement) Veiller à laisser le collaborateur s exprimer, en favorisant les questions ouvertes et en évitant toute suggestion de réponse Développer une écoute active et de qualité Détecter les besoins et les motivations du salarié Concilier divergence d idées et respect mutuel Proposer les outils tels que le bilan de compétences, le passeport formation, la VAE afin d anticiper les besoins Remplir une grille d entretien qui servira de support aussi bien à la rédaction d un compte-rendu qu à la préparation du prochain entretien professionnel L entretien comporte les phases suivantes L accueil Le bilan de la situation actuelle et des formations déjà réalisées par le salarié Les principales réalisations ayant mobilisé des compétences clés L identification du projet professionnel et des compétences complémentaires à acquérir La recherche de solutions pour y parvenir La négociation des engagements réciproques de l entreprise et du salarié Le plan d'action envisagé Attention, les solutions envisageables pour développer les compétences ne se résument pas seulement à des stages. On peut aussi envisager de diversifier les activités, conduire un projet, faire du tutorat ponctuel Les attitudes à adopter Clair : montrer avec précision les résultats à obtenir. Le but à atteindre doit être est concret et sans ambiguïté Exigeant : exprimer clairement ce que vous attendez en termes de compétences et le niveau de performance associé Responsable : prendre en compte tous les aspects de l entretien, s exprimer clairement sur les attentes de l entreprise et prendre note des engagements du collaborateur Attentif et dynamique: L écoute active est au centre de l entretien. Le dialogue est ouvert, chacun peut s exprimer avec des mots justes et pertinents METTRE EN ŒUVRE LES ENTRETIENS PROFESSIONNELS UGEM JANVIER

21 IIICONCLUSION DE L ENTRETIEN... Il conviendra de s assurer de la bonne compréhension des échanges opérés avec le salarié en reformulant les points clés. Avant de mettre fin à l entretien, il convient de faire le point sur ce qui a été constructif lors de la réunion et sur ce qui l était moins. La participation du salarié est validée par une signature sur le document-support. Le rapport de synthèse de l'entretien ne constitue pas un accord d'engagement Le rapport de synthèse présente donc le bilan actuel, l'adéquation au poste de travail, les aspirations professionnelles, les évolutions métiers, les compétences à acquérir, les besoins en formation corrélés aux objectifs opérationnels et pédagogiques formulés de manière réaliste, séquencé et planifié. Ce rapport de synthèse est cosigné par le représentant de l entreprise et le salarié mais ne constitue nullement un engagement de la part de l entreprise vis-à-vis de son salarié. Le chef d'entreprise intègre le résultat de ces entretiens en termes de chiffrage, de priorités, de gestion de projet, de compétences nécessaires dans sa réflexion stratégique globale. Il convient d'assurer un feedback structuré pour répondre aux aspirations professionnelles du salarié et de discuter des modalités pratiques (DIF, formation durant ou hors temps de travail) L entretien professionnel doit faire l objet d un document de synthèse, résumant les points d accord, les décisions et les évolutions envisagées, avec autant que possible des objectifs réalistes et datés. Ce document, signé entre le salarié et le représentant de l entreprise, n engage pas la responsabilité de ce dernier. Le dirigeant reste maître de l arbitrage final, en fonction des priorités de l entreprise et de son budget. Attention aux risques de démotivation si les conclusions de l entretien restent lettre morte! Il est donc conseillé d étudier précisément au projet du collaborateur, quitte à en négocier avec lui les modalités d action (formation possible hors temps de travail, par exemple). Au terme de l entretien, le collaborateur se dit : J ai bien compris ce que mon manager attend de moi : les compétences à développer... J ai ressenti l importance de me former à..., pour l entreprise, pour l équipe et pour moi J ai pu m exprimer J ai été entendu : ce qui ne signifie pas forcément approuvé Je me suis engagé J ai envie de réussir METTRE EN ŒUVRE LES ENTRETIENS PROFESSIONNELS UGEM JANVIER

22 En conclusion : Préparer l'entretien, c est 50% de la réussite Aborder l'entretien sur une position «Gagnant-Gagnant» Être objectif et factuel Respecter son interlocuteur S assurer de la bonne compréhension des échanges par la reformulation Ne décider et promettre que ce que l'on pourra réaliser Tenir ses engagements Savoir expliquer, savoir accepter et savoir dire non METTRE EN ŒUVRE LES ENTRETIENS PROFESSIONNELS UGEM JANVIER

23 IIISUIVI DE L ENTRETIEN... L entretien professionnel peut aboutir à un projet de renforcement des connaissances dans son emploi, d élargissement des responsabilités, ou encore de mobilité fonctionnelle. Les moyens d accompagnement du salarié peuvent donc dépasser le seul cadre de la formation. Le projet peut aussi se concrétiser par de nouvelles missions qui le conduiront à travailler en réseau ou en mode projet, par exemple. Nouvelles tâches, tutorat ponctuel, participation à un groupe de travail peuvent s envisager dans le cadre de la professionnalisation. Une alternative pour les salariés des petites entreprises disposant de peu de perspectives de mobilité. Le traitement des résultats par la DRH est au centre du dispositif de l entretien professionnel. En effet, un entretien non suivi d effet ne peut que ternir l image du dispositif auprès des salariés. Quelques mesures à respecter : Transmettre le compte rendu de l entretien : - L original aux services RH afin de centraliser les informations et procéder au traitement - Une copie au salarié Mettre en place le plan d actions en entretien : formation, mobilité,... Effectuer le traitement des résultats de l entretien : - Bien identifier la nature de la demande du salarié - quelle réponse lui apporter en fonction des dispositifs existants - sous quelle forme et sous quel délai lui apporter une réponse - faire une synthèse de tous les entretiens menés METTRE EN ŒUVRE LES ENTRETIENS PROFESSIONNELS UGEM JANVIER

24 Support de l entretien professionnel Transmettre l original au responsable des ressources humaines ou au dirigeant de l entreprise et transmettre une copie au salarié SUPPORT DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL UGEM JANVIER

25 SUPPORT DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL Date du dernier entretien : Date de l entretien : Responsable de l entretien Nom : Prénom : Fonction : Service : Lien hiérarchique et/ou fonctionnel avec le collaborateur : Le salarié Nom : Prénom : Date de naissance : Date d entrée dans l entreprise : Niveau de formation* à l entrée dans l entreprise : Niveau de formation* à la date de l entretien : V IV III II I V IV III II I Fonctions précédemment occupées dans l entreprise Fonction : Ancienneté dans la fonction : Classification : E1 E2 E3 E4 T1 T2 C1 C2 C3 C4 D Fonctions précédemment occupées hors de l entreprise Formation initiale : Préciser l année, le niveau et la filière : Ex : 2001 : BTS Négociation Relation client Niveau III. Lycée Dupont Paris Formation continue : Préciser le type d action, la durée et la thématique Ex : 2002 : Formation bureautique «WORD niveau 1» 3 jours. Nom organisme de formation Autres formations : Exemples : BAFA, BAFD, Langues étrangères, bénévolat, Crédit d heures dans le cadre du CPF ** : Acquis : Disponible : Utilisé : *(CAP=V / BAC=IV / BAC+2=III / BAC+3=II / BAC+4=I) ** renseigné en accord avec le salarié qui détient cette information via SUPPORT DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL UGEM JANVIER

26 1/ BILAN DEPUIS LE DERNIER ENTRETIEN LES REALISATIONS (Ne pas renseigner si premier entretien) Description des activités, missions et actions réalisées DANS LE CADRE DE SA FONCTION Actions réalisées depuis le dernier entretien Résultats obtenus : (préciser l intitulé et les objectifs) Compétences mises en œuvre : Succès et points forts : Difficultés rencontrées : Points à améliorer : Description des activités, missions et actions réalisées EN DEHORS DE LA FONCTION ET/OU HORS DE L ENTREPRISE Décrire les faits marquants dont le salarié a été l acteur Résultats obtenus : Compétences mises en œuvre : Succès et points forts : Difficultés rencontrées : Points à améliorer : Formation(s) suivie(s) depuis le dernier entretien Mise en application des acquis Commentaires SUPPORT DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL UGEM JANVIER

27 2/ EVOLUTIONS ET PROJETS PROFESSIONNELS Le projet du salarié doit être réaliste au regard du marché de l emploi et en lien avec les perspectives d évolution des métiers et des mouvements de l entreprise. Il est important d identifier les compétences à acquérir, à développer ainsi que les moyens d y parvenir. A/ Les perspectives de l entreprise B/ Les projets du salarié Les évolutions des métiers et des emplois dans l entreprise et leurs impacts sur le poste du salarié Préciser les souhaits d évolution, les motivations et les actions proposées C/ Adéquation entre les projets de l entreprise et ceux du salarié D/ Compétences à développer pour l aboutissement du projet professionnel du salarié SUPPORT DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL UGEM JANVIER

28 3/ TABLEAU SYNTHETIQUE DES PROPOSITIONS RETENUES Actions de formation Plan de formation Action 1 Action 2 CPF BDC VAE CIF Ppro Modalités Observations O STT O HTT O STT O HTT O STT O HTT CPF : Compte Personnel de Formation / BDC : Bilan de compétences / VAE : Validation des acquis par l expérience / CIF : Congé individuel de formation / Ppro : Période de professionnalisation STT : sur le temps de travail / HTT : hors temps de travail Autres actions à mener pour accompagner le projet professionnel du salarié : Mise en situation professionnelle, tutorat, accompagnement terrain, participation à des conférences, visite d entreprise, aménagement du poste de travail, Mobilité géographique O OUI O NON 0 EN REGION 0 A L ETRANGER Fonction visée : O OUI Mobilité fonctionnelle O NON SUPPORT DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL UGEM JANVIER

29 Commentaires Salarié Employeur Fait à : Le : Signature du (de la) salarié(e) : Signature de l employeur ou de son représentant SUPPORT DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL UGEM JANVIER

30 Guide de préparation à l entretien professionnel pour le salarié Faire le point sur votre formation Décrire votre parcours professionnel Ne négligez pas vos activités extra-professionnelles, vos objectifs personnels Caractérisez votre situation professionnelle actuelle Définissez les évolutions, les changements que vous souhaitez Déterminez ce qui, selon vous, permettrait de réaliser votre projet Notez les questions que vous vous posez GUIDE DE PREPARATION A L ENTRETIEN PROFESSIONNEL POUR LE SALARIE UGEM JANVIER

31 1/ Ma formation GUIDE DE PREPARATION DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL / DESTINE AU SALARIE Formation initiale Domaines d excellence Etablissements Niveau diplôme O V=CAP O IV=BAC O III=BAC+2 O II=BAC+3 O I=BAC+4 Formation continue Compétences acquises Organismes de formation Niveau diplôme O V=CAP O IV=BAC O III=BAC+2 O II=BAC+3 O I=BAC+4 Activités extra-professionnelles Compétences mobilisées Associations, bénévolat, Niveau diplôme O V=CAP O IV=BAC O III=BAC+2 O II=BAC+3 O I=BAC+4 GUIDE DE PREPARATION A L ENTRETIEN PROFESSIONNEL POUR LE SALARIE UGEM JANVIER

32 2/ Mon histoire professionnelle Entreprise/service Emplois occupés Compétences mobilisées Réalisations marquantes Pourquoi j ai changé d entreprise? Parmi toutes les fonctions exercées, quelles sont celles où j étais à l aise, qui me plaisent? Quels ont été mes réussites, mes échecs? Quelles activités étaient maîtrisées? GUIDE DE PREPARATION A L ENTRETIEN PROFESSIONNEL POUR LE SALARIE UGEM JANVIER

33 3/ Ma situation professionnelle actuelle Fonction Responsabilités Activités maîtrisées Activités à développer Compétences mobilisées Réalisations marquantes (Ce dont je suis fier) Evolutions constatées (tâches supprimées, ajoutées, nouveaux outils, responsabilités nouvelles, ) Formations suivies GUIDE DE PREPARATION A L ENTRETIEN PROFESSIONNEL POUR LE SALARIE UGEM JANVIER

34 4/ Souhaits d évolution et projets envisagés Ce que j aime faire Ce que j aimerais faire Mon projet professionnel : Souhaits d évolution, motivations et actions proposées Les compétences à développer pour mettre en œuvre mon projet professionnel Les formations que je souhaiterais suivre Organismes de formation : Durée souhaitée : O CPF* O STT* O HTT* Les autres actions envisagées : tutorat, accompagnement terrain, participation à des conférences, visite d entreprise, aménagement du poste de *CPF : Compte Personnel de Formation / STT : sur le temps de travail / HTT : hors temps de travail GUIDE DE PREPARATION A L ENTRETIEN PROFESSIONNEL POUR LE SALARIE UGEM JANVIER