THÈME Comprendre et gérer les charges de personnel SÉQUENCE Analyser et présenter les documents de paie... 3

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1 Unité 2 Thème 5 Unité 2 COURS Thème 5 THÈME Comprendre et gérer les charges de personnel... 2 SÉQUENCE Analyser et présenter les documents de paie... 3 Thème 5 > Séquence 1 > Étape Les mentions obligatoires d un bulletin de salaire... 3 Thème 5 > Séquence 1 > Étape Les déclarations sociales... 4 SÉQUENCE Calculer la paie... 7 Thème 5 > Séquence 2 > Étape La détermination du salaire brut... 7 Thème 5 > Séquence 2 > Étape Les calculs des cotisations sociales courantes... 8 SÉQUENCE Enregistrer les charges du personnel et leur règlement... 9 Thème 5 > Séquence 3 > Étape La comptabilisation d un bulletin de paie... 9 Thème 5 > Séquence 3 > Étape Le règlement des différentes charges sociales Cned Site de Lyon Page 1 / 12

2 THÈME 5 Comprendre et gérer les charges de personnel Cned Site de Lyon Page 2 / 12

3 SÉQUENCE 1 Analyser et présenter les documents de paie Thème 5 > Séquence 1 > Étape 1 Les mentions obligatoires d un bulletin de salaire Les charges de personnel représentent une part importante des charges d exploitation. Tous les employés sans exception doivent recevoir à la fin du mois un bulletin de paie, même s ils n ont travaillé que quelques heures dans le mois. Les composants du salaire brut doivent apparaître sur le bulletin de salaire : salaire de base ; heures supplémentaires faites au-delà de la durée légale des 35 heures ; primes, avantages en nature, pourboires ; absences pour maladie, maternité ou accident du travail ; dates et indemnités de congés payés ; autres indemnités : de panier, salissure Les autres informations que l on trouve sur les bulletins de paie ne sont pas obligatoires mais sont très utiles pour le traitement de la paie, c est-à-dire pour les calculs des droits à congés, des cotisations et des déclarations sociales et fiscales (net imposable). Elles peuvent être : cumuls sur les salaires bruts et nets imposables ; base des congés payés, solde congés payés ; date d entrée, ancienneté ; cotisations patronales (information obligatoire seulement une fois par an) ; repos compensateur, jours de RTT ; mode de paiement ; les jours de présence et d absence Le bulletin de paie est un document juridique qui, par conséquent, doit être conservé par l entreprise légalement pendant 5 ans mais très souvent pendant 10 ans et plus. Le salarié partant à la retraite doit pouvoir obtenir une trace de sa vie professionnelle auprès de ses anciens employeurs. Le salarié peut pendant 5 ans contester la somme versée par l employeur ou le nombre des heures travaillées. Il doit par contre apporter la preuve de cette contestation. Cned Site de Lyon Page 3 / 12

4 Les registres obligatoires : L obligation de détenir un livre de paie est supprimée mais l employeur doit conserver le double des bulletins de paie. D autres registres et documents sont obligatoires : les documents concernant les rémunérations (bulletins de paie, soldes de tout compte ) ; le registre unique du personnel ; les déclarations sociales : URSSAF, Pôle emploi, ARRCO, AGIRC ; les fiches individuelles de répartition de la participation et du livret d épargne salariale ; le registre des observations et mises en demeure de l inspection du travail. Thème 5 > Séquence 1 > Étape 2 Les déclarations sociales L employeur est chargé du versement de l ensemble des cotisations sociales aux différents organismes. Les trois principaux organismes sociaux sont : L URSSAF, qui collecte les fonds pour l assurance maladie, l assurance retraite de base, les allocations familiales et les fonds de l assurance chômage destinés à Pôle Emploi, principalement, ainsi que la CSG et la CRDS ; les différentes caisses : ARRCO, qui gère les fonds des retraites complémentaires par répartition des employés ; l AGIRC, qui gère les retraites complémentaires des cadres. L entreprise peut ou doit cotiser selon son effectif, la convention collective ou la situation géographique, à d autres caisses, dont : le comité d entreprise (suivant effectif et convention) ; la prévoyance (assurance en cas d invalidité ou de décès du cotisant, minimum obligatoire pour les cadres, facultatif au-delà) ; la mutuelle (assurance complémentaire de remboursement des soins, facultatif) ; le versement transport (selon les villes) ; diverses taxes basées sur les salaires : apprentissage, formation professionnelle, participation à la construction L employeur doit établir un bordereau récapitulatif des sommes dues à chacun des organismes. Le total de chaque bordereau regroupe les cotisations patronales et les cotisations retenues sur les salaires. Cned Site de Lyon Page 4 / 12

5 Ces déclarations peuvent être effectuées par voie électronique, ainsi que le paiement, en s inscrivant au service de télérèglement. Les cotisations peuvent avoir pour base : le salaire brut total : - soit 98,25 % (ou 0,9825) du brut % de la cotisation Prévoyance Cadres pour la CSG et la CRDS ; - soit le salaire brut ; le salaire plafonné : - pour les cotisations assises sur la tranche A : Si brut < plafond : base de calcul = brut ; Si brut > plafond : base de calcul = plafond ; - pour les cotisations assises sur la tranche B : Si brut < plafond : pas de cotisation ; Si brut > plafond : base de calcul = (brut plafond). Remarque : Plafond = tranche 1 = tranche A = salaire plafonné. Au 1 er janvier de chaque année, l URSSAF revalorise le plafond de la Sécurité sociale sur lequel vont s appuyer les calculs des cotisations. Les lois sociales ainsi que les taux des cotisations varient régulièrement : il faut constamment se tenir au courant des lois et taux en vigueur grâce à la documentation professionnelle. Une documentation sociale est disponible et régulièrement mise à jour sur divers sites du Web. Périodicité des déclarations : Les entreprises de 9 salariés ou moins peuvent établir leurs déclarations tous les trimestres, plus exactement le 15 avril pour le 1 er trimestre, le 15 juillet pour le 2 e trimestre, le 15 septembre pour le 3 e trimestre et le 15 janvier pour le 4 e trimestre. Les entreprises de plus de 9 salariés cotisent tous les mois, plus exactement le 15 du mois pour le mois précédent à l URSSAF et à l ASSEDIC et tous les trimestres aux caisses de retraites. Toutes les entreprises doivent en janvier établir avec précision des récapitulatifs annuels de l ensemble des salaires et, surtout, des salariés. L URSSAF envoie pour cela à la DADS (Déclaration annuelle des salaires) une liasse demandant des informations très précises sur chaque salarié. Les données collectées ainsi par l URSSAF et les organismes de retraites permettent d établir les bases des montants des futures retraites et d en garder une trace. L ensemble des nets imposables sont transmis par l URSSAF à l administration fiscale, qui peut ainsi effectuer des recoupements avec les déclarations de revenus des salariés. Cned Site de Lyon Page 5 / 12

6 Les entreprises cotisent une fois par an en février pour la formation continue et l apprentissage. Elles peuvent verser le montant de la taxe d apprentissage : soit à la chambre de commerce de leur département ; soit à l organisme collecteur de la formation (OPCA) de leur branche d activité ou à un OPCA interbranche ; soit à une école habilitée à percevoir la taxe d apprentissage. Toutes ces données peuvent être consultées et mises à jour grâce à des sites officiels tels : Cned Site de Lyon Page 6 / 12

7 SÉQUENCE 2 Calculer la paie Thème 5 > Séquence 2 > Étape 1 La détermination du salaire brut Définitions : Le salaire de base est le salaire négocié entre l employeur et l employé, donc inscrit sur le contrat de travail. Il peut augmenter régulièrement suivant la politique salariale de l entreprise. Il est calculé en fonction du nombre d heures travaillées et en référence à la durée légale du travail : 35 heures par semaine actuellement. Le salaire mensualisé est calculé sur une base de 151,67 heures de travail (35 heures 52 semaines / 12 mois). Certains éléments peuvent modifier ce salaire : s y ajoutent : - les heures supplémentaires ; - les primes, sauf la prime de licenciement qui n est pas soumise à cotisations ; - les avantages en nature ; - les indemnités versées au titre de remboursements de frais effectifs (non soumis à cotisations sociales) ; s en retranchent : - les heures d absence non rémunérées. Les heures supplémentaires se calculent selon les modalités suivantes : Le calcul s effectue sur la semaine : de la 36 e heure à la 43 e heure incluse majoration de 25 % du taux horaire (125 %) ; à partir de la 44 e heure majoration de 50 % du taux horaire (150 %). Le nombre d heures supplémentaires annuelles est limité à 220 heures. Les acomptes et avances sur salaire Ce sont des sommes versées avant la date normale de paiement du salaire. On parle d acompte quand le travail correspondant a déjà été effectué et d avance quand la somme est versée par anticipation. Cned Site de Lyon Page 7 / 12

8 Thème 5 > Séquence 2 > Étape 2 Les calculs des cotisations sociales courantes Les cotisations sociales salariales Base de calcul : la base de calcul correspond à la somme sur laquelle va être calculée la cotisation sociale. Elle peut être : le salaire de base augmenté des primes : correspond au salaire déplafonné ; le salaire plafonné à hauteur de la tranche A, B, ou C selon le salaire et le statut du salarié ; 98,25 % du salaire déplafonné % de la prévoyance cadre pour le calcul de la CSG et de la RDS. Les cotisations sociales patronales Base de calcul : elle correspond au salaire brut, c'est-à-dire au salaire de base plus les heures supplémentaires et les primes. Certaines cotisations patronales sont elles aussi plafonnées selon le statut et la rémunération du salarié. Cned Site de Lyon Page 8 / 12

9 SÉQUENCE 3 Enregistrer les charges du personnel et leur règlement Thème 5 > Séquence 3 > Étape 1 La comptabilisation d un bulletin de paie La comptabilisation s effectue en deux écritures au journal des Opérations diverses ou dans un journal des Salaires (spécialisé) : La première enregistre en 641 Rémunérations du personnel : le salaire brut (au débit) et ses destinations (au crédit). La seconde enregistre en 645 Charges de Sécurité sociale et de prévoyance les charges sociales (patronales) (au débit) et leurs destinations (au crédit). Les taxes sur rémunérations s enregistrent en 631 Impôts, taxes et versements assimilés sur rémunérations. Si un acompte ou une avance est accordé à un salarié, il faut l enregistrer au moment du versement au débit du compte 425 Personnel, avances et acomptes. Celui-ci est soldé au moment de la comptabilisation des bulletins de paie. Les charges de personnel sont, au sens strict, égales à la somme des comptes 641 et 645 : Salaires bruts + charges sociales (patronales). Au sens large, on peut y ajouter les taxes qui sont basées sur les rémunérations. Remarques : En pratique, les bulletins de paie d une entreprise sont regroupés et comptabilisés ensemble mois par mois. Les logiciels de paie permettent d éditer non seulement les bulletins de paie de chaque salarié mais aussi, chaque mois, le «livre de paie» qui se présente comme un bulletin de paie totalisant sur chaque ligne tous les bulletins individuels des salariés. Ces logiciels font également le regroupement des retenues salariales et des charges sociales par organisme (exactement ce que vous avez fait dans le tableau des regroupements!). Ils facilitent ainsi la comptabilisation et la présentation des déclarations. Ces logiciels peuvent aller plus loin encore et permettre d éditer directement les DUCS (Déclarations unifiées des cotisations sociales) qui seront ensuite envoyées aux différentes caisses. Ils sont même capables de transférer ces déclarations par Internet aux organismes sociaux. Enfin, si vous savez bien les paramétrer, ils vous indiqueront les écritures comptables à enregistrer ou les passeront eux-mêmes dans votre comptabilité. Cned Site de Lyon Page 9 / 12

10 N o de Compte Comptabilisation des bulletins de salaire : Intitulé du compte Libellé de l opération Débit Crédit Rémunérations du personnel Personnel, rémunérations dues Sécurité sociale Pôle emploi Salaires bruts mois de :.. Salaire brut * Salaire net à payer Cotisation salariale ARRCO Cotisation salariale AGIRC Cotisation salariale * salaire de base + heures supplémentaires + éventuellement primes et indemnités non soumises à cotisations. N o de Compte Comptabilisation des cotisations patronales : Intitulé du compte Libellé de l opération Débit Crédit à l URSSAF et pôle emploi Sécurité sociale Pôle emploi Charges sociales patronales Sécurité sociale patronales : charges patronales : dettes ARRCO AGIRC aux caisses de retraite Retraites complémentaires patronales : charges patronales : dettes employés patronales : dettes cadres Cned Site de Lyon Page 10 / 12

11 Thème 5 > Séquence 3 > Étape 2 Le règlement des différentes charges sociales Le salaire net à payer doit être réglé à la fin du mois aux salariés, c est-à-dire qu il faut solder le compte 421 Personnel, rémunérations dues. Il faut régler au 15 du mois suivant les organismes sociaux (URSSAF et Pôle emploi, ARRCO, AGIRC), c est-à-dire solder les comptes 431, 43731, Les règlements (chèques, par exemple) accompagneront les bordereaux de déclarations remplies précédemment. La vérification des totaux des déclarations est indispensable : ils doivent être égaux (aux arrondis près) aux totaux du tableau de regroupements. Un écart important signifierait qu une erreur aurait été commise d un côté ou de l autre. Pour équilibrer les écritures, il faut imputer les différences dues aux arrondis au débit du compte 658 Charges diverses de gestion courante ou au crédit du compte 758 Produits divers de gestion courante suivant le besoin. Le règlement des taxes s effectue selon le calendrier fiscal. Il faut procéder à l enregistrement des règlements au journal de banque. (Voir page suivante.) Cned Site de Lyon Page 11 / 12

12 Journal de banque : Date 30.0x 421 N o de compte Intitulé du compte Personnel, rémunérations dues Libellé de l opération Salaires nets à payer Débit Net à payer Crédit 512 Banques Net à payer 15.0x Banques 658 ou 758 Sécurité sociale et pôle emploi Charges ou produits divers de gestion courante URSSAF + chômage totales Arrondi Paiement arrondi Arrondi 15.0x ARRCO ARRCO totales 512 Banques Paiement 15.0x AGIRC AGIRC totales 512 Banques Paiement Cned Site de Lyon Page 12 / 12