Université de Picardie - Jules Verne UFR d'economie et de Gestion

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1 Université de Picardie - Jules Verne UFR d'economie et de Gestion 23/09/2014 Excel Validation des données La saisie de données est parfois fastidieuse et représente une source d erreurs (erreurs de frappe, étourderies, ). Pour faciliter la saisie de l utilisateur et éviter d éventuelles erreurs de cohérence, Excel offre une fonctionnalité qui permet de contrôler l information : la «Validation des données». Pour illustrer cette fonctionnalité, nous allons utiliser, dans le classeur «Excel2003_Demo.xls», la feuille «Sessions» ci-dessous qui permet de saisir les sessions de formation organisées par l entreprise. Valeur dans un intervalle donné Objectif : Lorsque l utilisateur saisit la date de la formation, celle-ci doit être valide. Dans notre exemple, nous considérons qu une date est valide si elle est comprise entre la date du jour de la saisie et 60 jours au-delà. Hors, par défaut, l utilisateur peut saisir ce qu il veut dans la cellule B2 : du texte, un nombre (*), une date erronée (29/02/2014) ou en dehors d une plage valide (10/02/1914). Sélectionnez la ou les cellules devant être contrôlées (ici B2:B5). Cliquez sur le menu «Données», puis sur l option «Validation». (*) Remarque : dans Excel, une date est un nombre, et un nombre est potentiellement une date. Il n y a donc pas réellement de contrôle sur le format de saisie lorsque l on choisit d autoriser un entier, un décimal ou une date. Alain Boitel Excel Validation des données p.1/5

2 La fenêtre "Validation des données" ci-dessous apparait : onglet «Options» Dans «Autoriser» sélectionnez «Date». Dans «Données» choisissez l opérateur de comparaison «comprise entre». Saisissez la date de début et la date de fin (*) (*) la date peut être une constante (01/02/2014), une référence à une cellule (H1) ou une expression calculée (H1+60). Dans les deux derniers cas, le symbole «=» doit précéder l expression. Les références utilisées peuvent être relatives, absolues ou mixtes. Attention : une règle de validation n est pas rétroactive. Si une valeur existe déjà dans une cellule avant d appliquer la validation, cette valeur n est pas contrôlée. Seules les nouvelles saisies sont vérifiées. Vous pouvez également fournir un message d invite destiné à l utilisateur lorsqu il se positionne sur l une des cellules à contrôler : onglet «Message de saisie» Alain Boitel Excel Validation des données p.2/5

3 De la même manière, vous pouvez personnaliser le message d erreur affiché par Excel lorsque l utilisateur saisit une valeur non conforme à la règle de validation : onglet «Alerte d erreur». Style : - Arrêt : l utilisateur est obligé de modifier sa saisie ou de l annuler. - Avertissement : l utilisateur peut confirmer, modifier ou annuler sa saisie. - Informations : l utilisateur peut confirmer ou annuler sa saisie. Liste déroulante Objectif : L utilisateur doit saisir le libellé de la formation ; cette information est assez longue à saisir avec un risque de faute de frappe élevé. Pour aider l utilisateur et contrôler sa saisie, nous allons lui proposer une liste déroulante proposant les formations disponibles. Etape préalable : la feuille «Formations» contient la liste des formations dispensées par l entreprise. Cette liste va donc constituée la source d information contenue dans la liste déroulante. L utilisation d une source d information située sur une autre feuille que celle où se trouve la liste déroulante nécessite de donner un nom à la plage de cellules constituant la liste. Sur la feuille «Formations» sélectionnez les cellules «A2 : A10». Dans la zone d adresse donnez-lui un nom et appuyez sur la touche «Entrer». Alain Boitel Excel Validation des données p.3/5

4 Sur la feuille «Sessions», sélectionnez les cellules devant contenir la liste déroulante (ici C2:C5) et cliquez sur le menu «Données» puis sur l option «Validation». Dans «Autoriser» sélectionnez «Liste». Dans «Source» tapez le nom donné à la matrice précédé du symbole «=». L utilisateur peut maintenant sélectionner la formation dans une liste déroulante. Remarque : si les données de la liste déroulante n existent pas dans le classeur, il est possible de les saisir directement dans la source en les séparant par un point virgule (;) et sans le signe «=» en début de ligne. Alain Boitel Excel Validation des données p.4/5

5 Contrôle personnalisé Objectif : La feuille «Salles» contient la liste des salles disponibles et leur capacité maximale. Lorsque, pour une session de formation donnée, l utilisateur renseigne la salle utilisée, celle-ci doit exister et avoir une capacité supérieure ou égale à l effectif de la session. Pour contrôler cette règle, il est nécessaire d utiliser une formule retournant VRAI ou FAUX. Après avoir sélectionné les cellules devant contenir les salles (ici E2:E5), cliquez sur le menu «Données» puis sur l option «Validation». Dans «Autoriser» sélectionnez «Personnalisé». Dans «Formule» saisissez la formule qui doit être vraie pour valider la saisie. Remarque : comme pour les listes déroulantes, il n est pas possible d utiliser dans la formule une référence à une cellule ou une matrice se trouvant sur une autre feuille. Il est donc nécessaire préalablement de nommer la cellule ou la matrice. «lst_salles» correspond ici à la matrice «salles!a2:b8». Alain Boitel Excel Validation des données p.5/5