TAMAR GRANOR QUESTIONS&RÉPONSES. hotline. OpenOffice.org ISBN :

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1 TAMAR GRANOR 300 QUESTIONS&RÉPONSES hotline OpenOffice.org Groupe Eyrolles, 2005 ISBN :

2 Stocker les fichiers dans OpenOffice.org chapitre 3 Comment les fichiers sont-ils stockés dans OpenOffice.org? Est-il possible de lire des fichiers créés dans Microsoft Office et WordPerfect? D échanger des fichiers créés dans OpenOffice.org avec des utilisateurs d autres suites bureautiques? Nous répondrons à ces questions dans ce chapitre. Un utilisateur qui envisage de changer de suite bureautique commence par considérer les documents dont il dispose déjà. Il réfléchit ensuite à la capacité de partage des documents avec d autres utilisateurs. Microsoft Office est la suite bureautique la plus utilisée et vous pouvez envoyer un fichier.doc ou.xls à quelqu un avec la quasi-certitude qu il pourra le lire, voire le modifier, sans aucun problème. Open- Office.org a ses propres formats de fichier, mais est en mesure de lire et de créer des fichiers dans divers formats.

3 O P E N O F F I C E. O R G 23 Où sont stockés les fichiers dans OpenOffice.org? Avant d étudier le mode de stockage des fichiers dans OOo, commençons par nous intéresser à leur emplacement de stockage. Comme avec la plupart des applications, vous pouvez choisir le nom et l emplacement exacts d un fichier lors de son enregistrement. En outre, comme dans Microsoft Office, vous pouvez définir un emplacement par défaut afin de limiter les opérations de navigation. La boîte de dialogue Options (Outils>Options) comprend une page Chemins (figure 3-1) sous la section OpenOffice.org. Vous avez la possibilité de modifier certaines sélections de cette page en fonction de votre environnement de travail standard. Pour cela, commencez par sélectionner l élément à modifier, puis cliquez sur le bouton Éditer. Figure 3-1 Vous spécifiez l emplacement par défaut des documents et des modèles dans la page Chemins de la boîte de dialogue Options. L option Dossier de travail correspond au dossier par défaut des documents. La première fois que vous ouvrez un document dans une session OOo, la boîte de dialogue Ouvrir affiche cet emplacement par défaut. Par la suite, la boîte de dialogue 28

4 Stocker les fichiers dans OpenOffice.org Ouvrir affiche par défaut le dossier contenant le dernier document ouvert. De la même manière, lorsque vous enregistrez un document pour la première fois, la boîte de dialogue Enregistrer l enregistre par défaut dans le dossier Mes documents. L option Modèles de document qui se trouve dans la Liste des chemins permet de spécifier un ou plusieurs dossiers pour les modèles. Cliquez sur le bouton Éditer pour afficher la boîte de dialogue de la figure 3-2 et ajouter un certain nombre de dossiers à la liste. Par la suite, lorsque vous choisirez de créer un document à partir d un modèle, les chemins d accès de tous ces dossiers de modèles s afficheront dans la liste. Pour en savoir plus sur la création et l utilisation des modèles, consultez le chapitre 5, «Se faciliter la vie avec les modèles et les styles». Figure 3-2 Vous pouvez stocker des modèles dans plusieurs emplacements. Utilisez cette boîte de dialogue pour indiquer à OpenOffice.org où trouver les modèles. Info Microsoft Office limite les emplacements de stockage des modèles. Par exemple, dans Word, vous ne pouvez spécifier qu une seule arborescence de répertoires pour les modèles utilisateur et une seule arborescence pour les modèles des groupes de travail. En revanche, OpenOffice.org permet de définir plusieurs arborescences de répertoires pour les modèles. 24 Comment sont stockés les fichiers dans OpenOffice.org? Comme les applications des autres suites bureautiques, les applications OOo ont un format natif auquel est associée une extension identifiant l origine du document. Le tableau 3-1 répertorie l extension native de chaque application OOo, ainsi que l extension du modèle correspondant. 29

5 O P E N O F F I C E. O R G Tableau 3-1 Extension de fichier et de modèle des applications OpenOffice.org APPLICATION EXTENSION DE FICHIER EXTENSION DU MODÈLE Calc sxc stc Draw sxd std Impress sxi sti Master Document sxg (aucune) Math sxm (aucune) Writer sxw stw Cependant, si vous creusez un peu, vous vous rendrez compte que les formats des différents types de document OOo ont de nombreux points communs. Chaque fichier enregistré sur le disque est en fait un fichier compressé au formatzip. Lorsque vous l ouvrez avec l outil approprié, par exemple WinZip, vous accédez à un certain nombre de fichiers. La plupart des fichiers présents dans le Zip sont en XML, un format ouvert conçu de façon à transmettre des informations sur la structure aussi bien que sur le contenu d un document. Si le sujet vous intéresse, divers documents traduits relatifs au XML sont disponibles sur L archive compressée d un document peut contenir des fichiers qui ne sont pas nécessairement au format XML, par exemple, des images. 25 Quels sont les types de fichiers lus par OpenOffice.org? Toutes les applications OpenOffice.org sont en mesure de lire des fichiers qu elles n ont pas créés. La liste déroulante Type de la boîte de dialogue Ouvrir répertorie tous les types compatibles, comme illustré à la figure 3-3 qui affiche une petite partie des options disponibles. Que les utilisateurs de Microsoft Office qui souhaitent passer à OOo en soient assurés : OpenOffice.org peut lire leurs documents Word, Excel et PowerPoint, ainsi que leurs modèles. Pour la plupart des fichiers, l ouverture dans l application OOo 30

6 Stocker les fichiers dans OpenOffice.org Figure 3-3 Les fichiers de la liste déroulante Type dans la boîte de dialogue Ouvrir correspondent aux types de fichiers lus par OOo. Faites défiler la liste pour afficher toutes les options disponibles. appropriée n entraîne aucune modification. Seule exception : les documents qui présentent un haut degré de formatage ne s affichent pas toujours exactement sous leur forme initiale après la conversion. Si OOo ne parvient pas à lire un type de fichier donné, utilisez l application avec laquelle il a été créé afin de l enregistrer sous un format susceptible d être lu par OOo. Notez que les développeurs travaillent à la conception de filtres qui permettront l importation de nouveaux formats de fichiers, comme les documents WordPerfect. Consultez le site pour suivre ces évolutions et connaître les nouveaux formats pris en charge. 26 Est-il possible d échanger des fichiers avec des utilisateurs de Microsoft Office? Si OpenOffice.org est en mesure de lire un large éventail de formats, il enregistre également sous de nombreux formats. La liste déroulante Type de la boîte de 31

7 O P E N O F F I C E. O R G dialogue Enregistrer sous, disponible dans chaque application, répertorie tous les formats disponibles. La figure3-4 présente une partie de cette liste dans l application Calc. Comme lorsque vous ouvrez un fichier, pensez à faire défiler la liste afin de visualiser tous les formats à votre disposition. Figure 3-4 Vous pouvez enregistrer sous divers formats des fichiers créés dans OpenOffice.org. Signalons ici que les fichiers de ce livre ont été initialement enregistrés au format.sxw, avant d être échangés entre des utilisateurs Windows et Linux sous ce format. Une fois le livre terminé, les fichiers ont été convertis au format Word.doc, puis échangés à nouveau entre des utilisateurs Windows et Linux. 27 Pourquoi mes fichiers Office ontils été convertis en fichiers OpenOffice.org? Il s agit probablement de la question la plus fréquemment posée par les nouveaux utilisateurs d OOo. Lors de l installation, vous pouvez choisir d utiliser les docu- 32

8 Stocker les fichiers dans OpenOffice.org ments Office (.doc,.xls,.ppt) ou non. Cependant, la formulation de cette option dans la page du processus de configuration (voir la figure2-6 du chapitre2 «Installer et configurer OpenOffice.org») prête à confusion. Pour chaque élément sélectionné sur cette page, l association fichier/application est modifiée. Concrètement, cela signifie que si vous sélectionnez Documents Microsoft Word sur cette page, vous indiquez au programme de configuration que vous souhaitez désormais utiliser OOo au lieu de Word lorsque vous ouvrirez un fichier Word.doc à partir de l Explorateur Windows. L icône du fichier est aussi automatiquement modifiée. Notez toutefois que le fichier en tant que tel n est pas modifié et que vous pouvez toujours l ouvrir dans Office via la commande Fichier>Ouvrir. 28 Comment reconvertir des documents OpenOffice.org en documents Office? En fait, il ne s agit pas à proprement parler de conversion, puisque vous avez uniquement modifié l association enregistrée sous Windows pour certains types de fichier. Le contenu de ces fichiers n a pas été modifié. Si vous avez autorisé le changement des associations lorsque vous avez installé OOo, mais que vous préférez ouvrir les fichiers Office avec Office, plusieurs solutions s offrent à vous. La première consiste à désinstaller OOo, puis à le réinstaller sans sélectionner ces options. Autre solution : cliquer avec le bouton droit de la souris sur un fichier Office dans l Explorateur Windows, puis sélectionner Ouvrir avec>choix de programme. Dans la boîte de dialogue Ouvrir avec, sélectionnez l application Microsoft Office appropriée, puis cochez l option Toujours utiliser ce programme pour ouvrir ce type de fichier. Cette opération ne doit être effectuée qu une seule fois pour chaque type de fichier qui doit être associé à nouveau à un programme Office. 33

9 O P E N O F F I C E. O R G 29 Est-il possible de paramétrer OpenOffice.org pour enregistrer systématiquement les fichiers au format Office? Si vous devez transmettre la plupart de vos documents à des utilisateurs de Microsoft Office ou d une autre suite bureautique, vous gagnerez du temps en définissant des formats d enregistrement par défaut. Pour cela, ouvrez la boîte de dialogue Options (Outils>Options), puis développez la section Chargement/enregistrement. Cliquez sur Général pour afficher la page présentée à la figure 3-5. Dans la section Format de fichier standard située en bas de la page, sélectionnez un type de fichier dans la liste de gauche, puis choisissez dans la liste déroulante de droite le format que vous souhaitez utiliser par défaut pour stocker ce type de fichier. Dès lors, les fichiers que vous créerez seront enregistrés dans le format que vous venez de définir. Figure 3-5 Vous pouvez spécifier les formats par défaut pour l enregistrement des nouveaux documents, ce qui vous fera gagner du temps si vous partagez la plupart de vos documents avec des utilisateurs de Microsoft Office. 34

10 Stocker les fichiers dans OpenOffice.org Les formats Office sont disponibles pour les documents texte, les classeurs et les présentations. Une fois que vous avez effectué toutes les modifications nécessaires, cliquez sur OK pour les enregistrer. Des messages d avertissement apparaissent dans certains cas. Consultez la question 96, «Le formatage peut-il être perdu, notamment lors de l enregistrement de documents Office?», pour savoir comment les gérer. Quel que soit le format sélectionné par défaut, rien ne vous empêche d enregistrer un fichier sous un autre format via la commande Fichier>Enregistrer sous. 30 Où sont enregistrés les paramètres OpenOffice.org? OpenOffice.org stocke les paramètres dans un certain nombre de fichiers répartis dans divers dossiers. Le dossier racine du groupe est nommé Utilisateurs et son emplacement dépend du type d installation (mono-utilisateur ou en réseau). Si vous avez effectué une installation mono-utilisateur, le dossier Utilisateur se trouve sous la racine du dossier OpenOffice.org. Dans le cas d une installation en réseau, chaque dossier Utilisateur est situé sous le dossier spécifié pour l installation du poste de travail. Quel que soit l emplacement du dossier des paramètres, il contient de nombreux autres dossiers, regroupant chacun un sous-ensemble de paramètres. Les fichiers de ces dossiers utilisent plusieurs formats, mais la plupart sont en XML ou sont des fichiers compressés qui contiennent plusieurs fichiers XML. Les paramètres principaux de chaque application OOo sont stockés dans des fichiers dont les noms sont Calc.XCU et Writer.XCU. Ils se trouvent généralement à plusieurs niveaux de dossiers sous le sous-dossier du Registre du dossier Utilisateur. Outre les paramètres individuels, le dossier de partage (également situé un niveau au-dessous du dossier racine OpenOffice.org) contient des paramètres partagés et des paramètres initiaux par défaut. 31 Et maintenant? Vous êtes maintenant rassuré, OpenOffice.org ne vous empêchera pas de partager vos documents. Il est donc temps de passer à l étude de l interface utilisateur OOo, et plus particulièrement aux éléments communs à toutes les applications. 35