I. TRI. Pour trier un tableau sur Excel :

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1 Chapitre VI : I. TRI...1 II. Filtre...2 II.1. Filtre automatique...3 II.2. Filtre élaboré...3 III. Les plans...5 III.1. Création d un plan...5 III.2. Suppression d un plan...6 IV. Liaisons et formules...6 IV.1. Liaisons et formules entre feuilles...6 IV.2. Liaisons et formules entre classeur...8 IV.3. Mise à jour de la liaison à l'ouverture...8 IV.4. La commande Liaison...8 V. Calcul Matriciel...9 V.1. Formule matricielle produisant un seul résultat...10 V.2. Formule matricielle produisant plusieurs résultats...10 VI. Fonctions Somme.si & NB.SI...11 VI.1. Fonction Somme.si...11 VI.2. FonctionNB.si...12 I. TRI Pour trier un tableau sur Excel : Cliquer dans une cellule du tableau Menu Données > TRIER, on obtient la boîte de dialogue ci-contre Vérifier que tout le tableau que vous désirer trier est bien sélectionné. Puis choisir les clés. NB. : La présence d une colonne vide au milieu du tableau à trier peut poser des problème. Excel ne tient pas compte des colonnes après la colonne vide pour effectuer le tri. Il faudra sélectionner manuellement l'ensemble des colonnes avant de faire le tri. Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 1/13

2 Une question importante à laquelle on doit répondre est la présence ou non de la Ligne de titre (oui ou non). Cette notion est importante puisque q'en cas de ligne de titre, la première ligne ne sera pas trier. Au contraire, si votre tableau ne contient pas d'en tête de colonne, vous devez cocher la case Non. Le tri peut se faire suivant 3 critères, laissés au libre choix. Le premier tri va servir de tri de départ. Les 2 suivants sont facultatifs. En effet, Excel effectue d abord le tri selon la 1ère clé choisie. Ensuite il effectue une relecture de la colonne. S il détecte deux ou plusieurs valeurs identiques, il va trier ces valeurs en fonction de la 2ème clé choisie. Il en sera de même pour la 3ème clé. NB. : Si vous sélectionnez seulement une colonne, Excel propose d'étendre la sélection. Cette possibilité permet de sélectionner toutes les colonnes pour le tri. Dans le cas contraire, seule la colonne sélectionnée sera utilisée. Les données par lignes ne seront donc plus en rapport. Sauf par la commande annuler, cette opération sera irréversible. II. FILTRE Dans un tableau Excel, on a souvent besoin de sélectionner les enregistrements satisfaisants certaines conditions. Pour cela, dans le menu Données choisir la commande Filtrer. On a le choix entre utiliser un filtre automatique ou un filtre élaboré. Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 2/13

3 II.1. Filtre automatique Pour réaliser un filtre automatique, commencer par sélectionner les titres des colonnes à filtrer puis choisir dans le Menu Données > Filtrer > Filtre automatique. NB. : Quand on applique un filtrage automatique, des petites flèches dirigées vers le bas apparaissent à droite des titre des colonnes. Si vous cliquer sue la petite flèche à droite de Moy11, une liste s affiche contenant les types de tris automatiques qu on peut faire : Tous : affiche tous les enregistrements 10 premiers : affiche les 10 premiers enregistrement du tableau Personnalisé : la fenêtre suivante s affiche. Elle permet de choisir le critère souhaité. Les valeur : Exemple la valeur 8 permet d afficher uniquement les enregistrement dont la note Moy11 est égale à 8. NB. : Lorsque une colonne est filtrée automatiquement, la petite flèche devient bleu. On peut filtrer une ou deux ou plus de colonnes selon les besoins. II.2. Filtre élaboré Pour créer un filtre élaboré, choisir dans le Menu Données > Filtrer > Filtre élaboré. La fenêtre suivante s affiche : Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 3/13

4 II.2.a. Plages C est l ensemble du tableau à filtrer. Les enregistrements non sélectionner ne seront pas filtrer. NB. : Les en têtes de colonne doivent être sélectionner avec le reste du tableau. II.2.b. Zone de critère Elle peut être insérée en haut ou en bas du tableau à trier. Cette zone est constituée d en têtes de colonne et de critères de sélection. Etudiant Ctrl 1 Ctrl 2 Moy11 Ctrl 3 Ctrl 4 Moy12 MOUSDIK LALLA MARIEM ,5 12, ,75 NADIRI KARIMA , ,5 NAIMI MOHAMED , NAIT BRAHIM SALIMA , ,5 OUBENNTI SLIMANE , OUHADI YOUNESS , ,5 OUHRA SAADIA , ,5 OUIDANI KARIMA Zone de Critère Moy11 >13 II.2.c. Zone Action : Elle permet de choisir l emplacement du tableau filtré. Deux cas de figures sont à souligner : Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 4/13

5 Filtrer la liste sur place : les enregistrements non conformes au critères choisis seront masquer. Copier vers un autre emplacement : les enregistrement sélectionner seront copiés vers un emplacement que vous devez préciser dans la zone «Copier dans». NB. : Dans le cas d une copie vers un autre emplacement, les en têtes des colonnes que vous souhaitez avoir doivent être copier dans l emplacement choisi. Ces cellules seront sélectionnées dans la zone «Copier dans». On peut donc avoir toutes les colonnes ou seulement quelques une dans le tableau obtenu après filtrage élaboré. III. LES PLANS L utilisation des plans est particulièrement intéressante pour les feuilles dont les données détaillées peuvent être regroupées par niveaux. Par exemple les ventes annuelles d un bilan dépendent des données semestrielles, elles-mêmes dépendantes des données trimestrielles qui dépendent des données mensuelles. Le total des ventes peut dépendre par ailleurs des ventes de matériels et de logiciels. Donc en construisant sa feuille de façon structurée ou organisée, en lui appliquant un plan, il est possible d afficher et imprimer la feuille avec plus ou moins de détails en fonction des niveaux d affichage. III.1. Création d un plan Il est possible de créer un plan sur feuille à condition que les références utilisées dans les formules soient orientées de façon logique dans la même direction. Pour créer un plan automatique dépendant des formules de calcul, il faut utiliser le Menu Données > Grouper et Créerun plan > Plan automatique. Une fois le plan est crée, il est utilisable pour masquer ou afficher, déplacer ou copier les niveaux d informations. Vous pouvez également utiliser les styles automatiques de plan pour mettre en forme de façon homogène les différents niveaux de données. Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 5/13

6 Pour réduire ou étendre l affichage des niveaux : On clique sur les bouton 1,2,3.. etc Ou on clique les boutons + et permettant le développement ou la réduction local du niveau Ou par les boutons de la barre d outils Tableau croisé dynamique Ces boutons réduisent ou étendent dans le même niveau. III.2. Suppression d un plan Pour supprimer un plan, il suffit d activer le Menu Données > Grouper et Créerun plan >Effacer le plan IV. LIAISONS ET FORMULES IV.1. Liaisons et formules entre feuilles Pour créer des formules faisant références à des cellules se trouvant dans une autre feuille, on construit la formule d une façon normale c à d on commence par le signe égale puis le nom de la fonction et on ouvre une parenthèse et on commence à choisir les arguments nécessaires à notre formule. Si l argument se trouve sur une autre feuille, on clique en bas sur l onglet de la feuille concernée puis on sélectionne Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 6/13

7 la cellule ou le champ désiré. Excel rajoute automatiquement la référence de la feuille à celle de la référence. Exemple : Dans la feuille «Vente», on désire calculer le total TTC des ventes du rayon de l électroménager. L ensemble des ventes est regroupé dans la feuille «Données». On utilisera donc une formule somme faisant références à des arguments dans une autre feuille. On écrit alors : = somme( puis on clique sur l onglet de la feuille données et on sélectionne l ensemble des cellules à sommer. La formule devient : =SOMME(Données!C2:C8) NB. : Excel rajoute le nom de la feuille suivit d un point d exclamation devant les arguments utilisés par la formule. Si vous renommer la feuille, les formules seront automatiquement modifiées. Pour calculer le total TTC des ventes. On met dans la cellule B2 de la feuille ventes, le taux de la TVA (20% avec un format Pourcentage). La formule du total TTC sera donc : =SOMME(Données!C2:C8)*(1+B2) Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 7/13

8 IV.2. Liaisons et formules entre classeur Dans un calcul, Excel permet également d utiliser des données d'un autre classeur (fichier Excel). Créons un nouveau fichier Excel (Nom : Electroménager) et déplaçons la feuille Données dans ce classeur. Tapons la formule dans la cellule B10 de la feuille Ventes. On obtiendra : =SOMME([Electroménager.xls]Données!$C$2:$C$8)*(1+B2) IV.3. Mise à jour de la liaison à l'ouverture Si vous fermez les 2 classeurs et ouvrez le classeur contenant la formule, la fenêtre suivante apparaît permettant de mettre à jour la liaison. Mettre à jour la liaison: permet de vérifier si les données du classeur de départ n'ont pas été modifiées et, le cas échéant, de récupérer les nouvelles valeurs de la liaison. Ne pas mettre à jour: garde les anciennes valeurs. Ceci ne coupe néanmoins pas la liaison entre les classeurs. NB. : Cette fonction n'oblige pas à ouvrir le classeur qui contient les données de départ. Excel va automatiquement les récupérer sur le disque dur. IV.4. La commande Liaison. Si une liaison a été créée, la commande Liaison est accessible dans le menu édition : Menu édition > Liaisons on obtient la fenêtre suivante. On pourra réaliser différentes manipulations sur la liaison en cours. Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 8/13

9 Mettre à jour les valeurs permet de recréer une liaison, notamment si vous n'avez pas mis à jour lors de l'ouverture du document. Modifier la source permet de sélectionner un autre classeur pour la source de donnée. Ouvrir la source permet d'ouvrir le classeur qui contient les données de départ. Rompre la liaison supprime le lien entre les 2 classeurs. Les formules sont automatiquement remplacées par les valeurs des cellules du classeur de départ. Vérifier l'état: vérifie si la liaison est toujours présente. V. CALCUL MATRICIEL Une formule matricielle peut effectuer plusieurs calculs et renvoyer des résultats simples ou multiples. Les formules matricielles interviennent sur deux ensembles de valeurs ou plus appelés arguments matriciels. Chaque argument matriciel doit avoir le même nombre de lignes et de colonnes. Pour créer des formules matricielles appuyer sur CTRL+MAJ+ENTRÉE. La formule sera écrite entre deux crochés. NB. : Certaines des fonctions intégrées dans Excel sont des formules matricielles et doivent être entrées sous forme de tableaux afin d'obtenir des résultats corrects. Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 9/13

10 Pour vérifier si une fonction est matricielle ou non, n hésiter pas à utiliser l aide de Microsoft Excel. V.1. Formule matricielle produisant un seul résultat Ce type de formule matricielle peut simplifier un modèle de feuille de calcul en replaçant plusieurs formules différentes par une seule formule matricielle. Par exemple, la formule suivante calcule la valeur totale d'un tableau contenant des prix d'actions, sans utiliser une ligne de cellules pour calculer et afficher les valeurs individuelles de chaque action. { =SOMME(B3:C3*B4:C4)} Dans cette formule matricielle, Excel, multiplie Actions et Prix pour chaque action, puis fait la somme des résultats de ces calculs. V.2. Formule matricielle produisant plusieurs résultats Certaines fonctions renvoient des tableaux de valeurs ou nécessitent un tableau de valeurs comme argument. Pour calculer plusieurs résultats avec une formule matricielle, vous devez entrer le tableau dans une plage de cellules qui utilise le même nombre de lignes et de colonnes que les arguments matriciels. Cours MS Excel 10/13 Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4

11 Par exemple, étant donné une série de trois chiffres de vente (dans la colonne B) pour une série de trois mois (dans la colonne A), la fonction TENDANCE détermine les valeurs linéaires pour les chiffres de vente. Pour afficher tous les résultats de la formule, On doit sélectionner les trois cellules dans la colonne C (C1:C3) avant d entrer la formule matricielle. Lorsque vous entrez la formule =TENDANCE(B1:B3,A1:A3) sous la forme d'une formule matricielle, elle produit trois résultats séparés (22125, et 12263), en fonction des trois chiffres de vente et des trois mois. VI. FONCTIONS SOMME.SI & NB.SI donné. VI.1. Fonction Somme.si Cette fonction additionne des cellules spécifiées si elles répondent à un critère Syntaxe : SOMME.SI(plage;critère;somme_plage) plage représente la plage de cellules sur lesquelles sera baser la fonction. critère représente le critère, sous forme de nombre, d'expression ou de texte, définissant les cellules à additionner. Par exemple, l'argument critère peut être exprimé sous une des formes suivantes : "12", ">12", "text". somme_plage représente les cellules à additionner. Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 11/13

12 NB. : Les cellules comprises dans l'argument somme_plage sont additionnées si et seulement si les cellules correspondantes situées dans l'argument plage répondent au critère. Si l'argument somme_plage est omis, ce sont les cellules de l'argument plage qui seront additionnées. Exemple : On désire calculer la somme des commissions relatives aux valeurs de propriétés excédant DH La formule est : =SOMME.SI(A2:A5;">160000";B2:B5) VI.2. FonctionNB.si Compte le nombre de cellules à l'intérieur d'une plage qui répondent à un critère donné. Syntaxe : NB.SI(plage;critère) Plage représente la plage de cellules dans laquelle vous voulez compter les cellules. Critère représente le critère, exprimé sous forme de nombre, d'expression ou de texte, qui détermine les cellules à compter. Par exemple, l'argument critère Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 12/13

13 peut être exprimé sous une des formes suivantes : 32, "32", ">32" ou "pommes". Exemple : Compter le nombre de fois que le mot pomme apparaît dans le tableau : = NB.si(A2 :A5 ;"pommes") Résultat : 2 Compter le nombre de fois que le prix dépasse 50 apparaît dans le tableau : = NB.si(B2 :B5 ;">50") Résultat : 3 Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 13/13