Manager PRO CYCLE DE FORMATION DES MANAGERS PAR LE PROJET

Transcription

1 Pouvoir compter sur des managers motivés, efficaces et pertinents constitue un enjeu majeur pour toutes les organisations. Souvent appréciés pour leur performance ou leur technicité, ils ont besoin d acquérir des compétences managériales, relationnelles notamment. Mais changer est un processus complexe qui demande d être accompagné au quotidien et soutenu par l entreprise. Objectifs LE CYCLE COMPLET DE FORMATION A L ENCADREMENT par le PROJET répond à ces attentes. Il apporte l ensemble des savoirs et savoir-faire nécessaires à la fonction d encadrement, au management d équipe et au management de projet. Ancré dans l action et s appuyant sur la mise en œuvre d un projet, le dispositif permet de : Clarifier les rôles et les missions, Maîtriser concrètement l ensemble des activités de manager au quotidien : mettre en œuvre un projet d équipe, organiser le travail, contrôler, assurer la qualité, anticiper, faciliter, évaluer, former, communiquer, collaborer, animer, faire adhérer. Prendre du recul, (passer du «faire» au «faire faire»), Echanger entre pairs et répondre aux questions que se posent tous les managers. Public Cadre, agent de maîtrise, responsable d équipe ou de service, animateur fonctionnel ou toute personne en charge de manager un projet. Méthodes et outils Les modules d une durée d 1 à 3 jours sont indépendants. Il s agit d une formation par l action : Chaque module fait l objet d une mise en œuvre sur le terrain, d un accompagnement par l animateur et par un référent dans l entreprise. Les méthodes pédagogiques sont pratiques et actives, centrées sur les attentes des participants. Elles laissent une large part aux discussions de groupe et favorisent les échanges entre les stagiaires.

2 Module 1. PREPARER LA FORMATION Module 2. CLARIFIER LA FONCTION Les modules 0.5 jour Module 3. MANAGER UN PROJET 3 jours Module 4. MOTIVER LES COLLABORATEURS Module 5 COMMUNIQUER Module 6. RESOUDRE DES PROBLEMES EN GROUPE Module 7. ANIMER DES REUNIONS ET DES GROUPES Module 8. PILOTER LES PROCESSUS Module 9. MAITRISER LES TABLEAUX DE BORD Module 10. SYNTHESE INTERMEDIAIRE Module 11. GERER SON TEMPS ET SON STRESS Module 12. PRENDRE LA PAROLE EN PUBLIC Module 13. MANAGER AU QUOTIDIEN Module 14. FORMER OCCASIONNELLEMENT (FAIRE FAIRE) Module 15. BILAN DE LA FORMATION 3 jours 3 jours

3 Module 1 PRÉPARER LA FORMATION Nous nous rencontrons pour faire connaissance, découvrir votre environnement de travail, évoquer les premiers éléments du projet, identifier les freins éventuels. Nous Identifions vos attentes et vos besoins de formation et formalisons nos engagements réciproques : vous, votre référent entreprise et nous-mêmes. Module 2 CLARIFIER LA FONCTION : CADRE, PILOTE DE PROCESSUS, AGENT DE MAITRISE, ANIMATEUR, MANAGER? Ce module a pour but de clarifier la fonction d encadrement dans tous ses aspects : techniques, économiques, managériaux. Il permet de prendre du recul, de comprendre l environnement de travail : Les différents acteurs, leurs missions, leurs attentes et leurs attitudes. 0.5 jour Sur site Contenu : La mission de manager. Les principales activités. Les compétences attendues au poste. Être manager : se manager soi, manager son équipe. Quelle différence entre diriger, manager, être leader, pilote, animateur? Les grands concepts et les évolutions du management : le management participatif, le management par objectifs, le management de projet, le management par la qualité. Application aux missions des stagiaires. FORMATION INDIVIDUALISEE POSSIBLE Clarifier qui fait quoi : écrire ou mettre à jour sa fiche de fonction et celles des collaborateurs. Identifier les compétences. Evaluer. Valider ou faire valider. Préparer sommairement la présentation de son projet. Préparation des prochains modules : la communication et l information. Observer et recenser dans l environnement de travail et dans l entreprise, les pratiques relatives à la communication.

4 Module 3 MANAGER UN PROJET Contenu : Ecrire le projet à l aide de la méthodologie de projet. Analyser la faisabilité du projet. Identifier les freins, les ressources et les besoins. Chiffrer, planifier le projet. La méthodologie de projet () L objet du projet, ses fondements, ses objectifs, le cahier des charges du projet. La constitution de l équipe projet, les étapes, la planification, la communication, les freins, les contraintes, le budget. Les difficultés que rencontrent tous les manager dans le management des projets. La particularité des projets transverses. Comment impliquer les fonctionnels dans des travaux transverses? Manager un projet grâce au mapping () La notion de mapping. Les atouts de la méthode : disposer d une cartographie complète des projets et des travaux, visualiser des informations complexes. Les fonctionnalités de MIND MANAGER. Disposer d une cartographie informatisée, travailler à plusieurs sur un même projet, travailler en temps choisi, travailler à distance, partager l information en temps réel, gérer et partager l avancement des tâches, suivre le travail des différents acteurs, réduire sensiblement les coûts associés à la gestion du projet. Les avantages et les limites de l outil. FORMATION INDIVIDUALISEE POSSIBLE Application aux projets des stagiaires. Utiliser la méthode pour présenter son projet.

5 Module 4 MOTIVER LES COLLABORATEURS A l issue de la journée les participants comprennent les problématiques de l implication du personnel. Ils disposent des outils pour évaluer et améliorer leurs pratiques de management. Contenu : LES MECANISMES DE L IMPLICATION. Quels enjeux pour l entreprise et pour les salariés? Quels rapports entre implication, motivation, adhésion, satisfaction et valeurs? Les travaux de MASLOW et HERZBERG sur la compréhension des motivations du personnel. Quels sont les facteurs bloquants? L importance des écarts de représentations. Le rôle des équipes de direction. Comment mesurer? Quelles solutions envisager? Quels coûts? Quels risques? Apports de connaissances et d outils. UNE METHODE ET DES OUTILS : Diagnostiquer le système de management de mon secteur ou de mon équipe. Identifier les risques. ELABORER UN PROJET DE MANAGEMENT. Etablir un diagnostic, clarifier les objectifs, identifier les acteurs, Communiquer sur les buts. Donner du sens. Animer les équipes et accompagner les individus. Impliquer les acteurs dans les processus auxquels ils appartiennent. Manager par la confiance et par la compétence. FORMATION INDIVIDUALISEE POSSIBLE Réaliser un plan d action visant à améliorer l implication des collaborateurs dans les processus dont on a la charge.

6 Module 5 COMMUNIQUER. CONDUIRE DES ENTRETIENS Le module a pour but de découvrir les mécanismes de la communication interpersonnelle et de disposer d outils pour changer. Contenu L établissement des relations humaines. Notions de perception. Les apports de la PNL et de l analyse transactionnelle. Les préférences corticales. L origine des difficultés relationnelles. Les croyances et les valeurs. Les freins à la communication. La fuite. L agressivité. La manipulation. Le langage non verbal et l écoute émotionnelle. LES OUTILS POUR CHANGER. Etablir une relation de confiance et s adapter à l autre. La loi de Pareto en communication : pratiquer l écoute active. Questionner. Reformuler. Préparer sa communication. Etre clair, précis, structurer son discours. Savoir formuler clairement. Donner de l information. Se centrer sur les faits. Vérifier qu on a été compris. Préparer un entretien. Argumenter. Convaincre. Savoir dire non. Formuler positivement un reproche à quelqu un. Gérer les conflits. Etre positif. Savoir s impliquer. Tests auto-évaluatifs. Nombreuses applications pratiques par des jeux, jeux de rôles et mises en situation. Utilisation de l outil vidéo. Réalisation d un autodiagnostic des forces et des axes d amélioration en communication. Identifier les différentes typologies et stratégies de communication dans l environnement professionnel. Améliorer ce qui peut l être. Voir aussi LES FORMATIONS MODULAIRES COMMUNICATION INTERENTREPRISES «Les attitudes en situation d entretien selon PORTER» et «Les outils de l analyse transactionnelle».

7 Module 6 RÉSOUDRE LES PROBLÈMES EN GROUPE GRÂCE AU MAPPING La méthodologie de résolution de problème. () La méthode. Qu est-ce qu un problème? Bien poser le problème. Respecter les différentes étapes : Le choix des critères, la recherche des causes, la recherche des solutions, l étape de test, la vérification, la surveillance, l amélioration continue. Maîtriser les outils : LE BRAINSTORMING.LES 5 M. LE QQOQC. L E S 5 POURQUOI. L ARBRE DES CAUSES. LE DIAGRAMME CAUSE/EFFET. LE DIAGRAMME D ISHIKAWA. LA LOI DE PARETO (20/80) L ANALYSE ABC. LES REPRESENTATIONS GRAPHIQUES. LE TABLEAU MULTICRITÈRE. LA MATRICE DE COMPATIBILITE. LE VOTE PONDERE. LE GRAPHIQUE D ANALYSE DES ETAPES. LA FICHE PROCESSUS. LE LOGIGRAMME. LES CHECK LIST D AMELIORATION. PREPARER LA MISE EN ŒUVRE. LES 5 ACTIONS CLES. LA FICHE ACTION. LES REUNIONS ET GROUPES DE TRAVAIL. LA CARTE D IDENTITE DU GROUPE DE TRAVAIL. LA RESISTANCE AU CHANGE- MENT. LES PRINCIPAUX OUTILS A UTILISER. LES 8 PRINCIPES DU MANAGEMENT PAR LA QUALITE TOTALE. Le mapping. () La notion de mapping. Les atouts de la méthode : disposer d une cartographie complète des travaux des groupes, visualiser des informations complexes. Les fonctionnalités de MIND MANAGER. Disposer d une cartographie informatisée, travailler à plusieurs, dans un seul ou plusieurs groupes, travailler en temps choisi, travailler à distance, partager l information en temps réel, gérer et partager l avancement des tâches, suivre travail des différents acteurs, réduire les coûts associés à la gestion du projet. Les avantages et les limites de l outil. FORMATION INDIVIDUALISEE POSSIBLE TRAVAUX INTERSESSION : Application de la méthodologie à votre projet propre.

8 Module 7 ANIMER DES REUNIONS ET DES GROUPES DE TRAVAIL Le module forme aux techniques d animation de groupe. Il améliore la confiance en soi, permet d animer des réunions, de faire produire le groupe. Contenu : Qu est-ce qu une bonne réunion? Les différents types de réunions. Les facteurs de réussite d une réunion. La préparation du contenu. Les objectifs. L ordre du jour. L organisation matérielle. Le suivi. Les techniques d animation de groupe. L importance du rapport à l autre. Améliorer la confiance en soi. Les besoins du groupe. La pratique de l écoute active. Le questionnement. La reformulation. Les techniques d animation de groupe. La gestion des conflits. Gérer les interventions des tiers. Faire participer le groupe. Le compte rendu de réunion. Le suivi. Informer et rendre compte. Utilisation de l outil vidéo. Jeux et jeux de rôles. Applications pratiques sur des cas proposés par les participants. Mise en œuvre de la méthode en entreprise.

9 Module 8 PILOTER LES PROCESSUS A l issue de la formation, les participants maîtrisent l approche processus. Ils sont capables de piloter un processus et de mettre en place un système d amélioration continue. (La formation aux tableaux de bord complète cette formation). Contenu CONNAISSANCES ET DEFINITIONS. Les 8 principes du MANAGEMENT PAR LA QUALITE des normes ISO. L APPROCHE PROCESSUS. Les processus de réalisation. Les processus supports. La cartographie générale des processus de l entreprise. PRESENTATION D UNE METHODOLOGIE en 2 étapes : IDENTIFIER ET FORMALISER LES PROCESSUS puis MAITRISER, PILOTER, AMELIORER. 1. IDENTIFIER ET FORMALISER LE PROCESSUS. Identifier le processus. Le nommer. Définir l objectif. Identifier les étapes, les données d entrées, les données de sortie. Les acteurs. Les principales relations client/fournisseur interne. Formaliser un premier processus. 2.MAITRISER LES PROCESSUS ET METTRE EN ŒUVRE L AMELIORATION CONTINUE. L analyse du processus. La criticité. La production de valeur ajoutée. La compétence des acteurs impliqués. La maîtrise de l interface client/fournisseur interne. Formaliser le nouveau processus. Les outils de formalisation des processus. Piloter les processus par le suivi des tableaux de bord. Présentation. (La maîtrise des tableaux de bord fait l objet d une journée de formation). Améliorer les processus. La surveillance des processus. L anomalie, la non conformité, Le dysfonctionnement. Les documents de suivi des processus. La résolution de problèmes en groupe. (Voir ce module). FORMATION INDIVIDUALISEE POSSIBLE Application aux processus proposés par les stagiaires. Ecrire le plan d action pour la mise en œuvre de la méthode en entreprise.

10 Module 9 MAITRISER LES TABLEAUX DE BORD A l issue de la formation les participants sont capables de mettre en place et de piloter un système de tableaux de bords. Ils savent concevoir les tableaux de bord, les présenter de manière attractive et exploiter les résultats pour améliorer les performances des processus. Ils améliorent la qualité de l information donnée aux salariés et participent de ce fait à l amélioration de la communication interne. Contenu : Rappel de l intérêt d un tableau de bord. Qu est-ce qu un «bon» tableau de bord? Définir les objectifs poursuivis. La notion de performance. Choisir les indicateurs. Les caractéristiques d un «bon» indicateur. Les différents types de données. Les données chiffrées mesurables. Les données non mesurables, observables et évaluables. Les indicateurs «clients», «produit», «processus», les indicateurs des processus transverses, (ressources humaines, communication, etc ) CONSTRUIRE UN TABLEAU DE BORD. Le tableau de bord par service et le tableau de bord consolidé. Les règles de la construction d un tableau de bord. Le choix des rubriques. Les informations minima. Les erreurs à éviter. L importance de la mise en forme. Les différentes représentations à privilégier. (Humour, graphiques, etc. ) ANIMER LA QUALITÉ PAR LES TABLEAUX DE BORD ET LES INDICATEURS. Les principales difficultés rencontrées. Impliquer les acteurs et les principaux clients/fournisseurs internes dans le choix des indicateurs. Communiquer autour du tableau de bord. FORMATION INDIVIDUALISEE POSSIBLE Application aux processus proposés par les stagiaires. Mise en œuvre de la méthode en entreprise.

11 Module 10 SYNTHESE INTERMEDIAIRE Présentation au groupe des travaux réalisés en interne. Entraînement à la prise de parole en public. Analyse critique. Suggestions d améliorations.

12 Module 11 GERER SON TEMPS ET SON STRESS Le module permet : D améliorer son organisation personnelle en identifiant les priorités et en maîtrisant les techniques d organisation personnelle. De gérer son stress et celui de ses collaborateurs par une meilleure compréhension des phénomènes. Contenu Analyser son organisation personnelle et celle de l équipe. Combien de temps voulons-nous gagner? Le temps et le stress. Identifier les «bouffeurs de temps». Les grands types d activités. Planifier. Organiser. Déléguer. Contrôler. Maîtriser les processus. Distinguer les priorités. L urgence et l importance. Etablir des plans d action et des tableaux de bord de suivi des activités. Le stress et le temps. Les mécanismes du stress. Les apports des neurosciences dans la compréhension des phénomènes de stress. La responsabilité de l entreprise dans la maîtrise des risques psychosociaux. Combattre le stress. Les méthodes d organisation et de gestion du temps. Le sport. La relaxation et les méthodes de développement personnel. Tests et autodiagnostic. FORMATION INDIVIDUALISEE POSSIBLE Auto diagnostic personnel. Mise en oeuvre d un projet personnel de changement.

13 Module 12 PRENDRE LA PAROLE EN PUBLIC Ce module forme aux techniques de prise de parole en public. Il améliore l efficacité et la confiance en soi. Contenu Les techniques de prise de parole en public. La préparation du contenu. La préparation personnelle. Les apports de la PNL. Le comportement non verbal. Le corps. La voix. L articulation. Le débit. Améliorer la confiance en soi. Gérer le stress. L importance du rapport à l autre. L adaptation au public, au groupe. Les techniques d animation de groupe. Communiquer «cerveau total». Les besoins du groupe. La pratique de l écoute active. Le questionnement. La reformulation. Les techniques d animation de groupe. La gestion des conflits. Gérer les interventions des tiers. Faire participer le groupe. Nombreuses applications pratiques. Jeux, jeux de rôles. Application de la méthode à la présentation du projet personnel au groupe.

14 Module 13 MANAGER AU QUOTIDIEN Ce module permet d apprendre à manager au quotidien : coacher les collaborateur, organiser, animer l équipe, faire adhérer. Convaincre et impliquer la hiérarchie. Contenu : Mettre en œuvre une stratégie de management. Poser un diagnostic. Identifier les objectifs poursuivis. Hiérarchiser les priorités. Définir des étapes. Accompagner les individus. Développer la compétence et l autonomie. Comprendre les représentations et les attentes des individus. Apporter des réponses concrètes et pertinentes. Déléguer. Former. Conduire des entretiens d appréciation et des entretiens de progrès. Recadrer. Gérer les conflits. Animer les équipes. Faire adhérer. Impliquer les collaborateur, les collègues, la hiérarchie. Application aux situations proposées par les stagiaires. Mise en œuvre du processus de management de l équipe, du projet, ou du service. Utilisation d une grille d analyse stratégique pour sortir des situations de blocage et des conflits.

15 Module 14 FORMER OCCASIONNELLEMENT Ce module forme à l ingénierie de formation et à la pédagogie par objectifs pour des formateurs occasionnels. Contenu : 3 jours (2 + 1) L adulte en formation. Elaborer un projet de formation. Procéder par étapes : AVANT, PENDANT, APRES. Avant : Analyser la demande et les besoins de formation. La notion de compétence. Les différents types et niveaux d objectifs. Elaborer un cahier des charges de formation. Anticiper l évaluation. Construire une séquence de formation. Choisir une stratégie de formation. Déterminer un cheminement pédagogique. Elaborer un programme. Choisir un contenu. Les méthodes et outils pédagogiques. Les durées et les séquences. La planification d une action de formation. La préparation matérielle. Les supports. Utiliser les renforts visuels et le matériel adapté. Organiser les lieux. Aménager la salle. Pendant : animer, faire participer. (voir les modules «animer des réunions» et «prendre la parole en public»). Après : Evaluer, suivre. Accompagner le transfert des compétences en situation de travail. Organiser le suivi. Application aux situations proposées par les stagiaires. FORMATION INDIVIDUALISEE POSSIBLE Elaboration d un projet de formation.

16 Module 15 SYNTHESE ET BILAN DE LA FORMATION Présentation en public des projets et des actions mises en œuvre par les stagiaires. Participation des consultants, des tuteurs et des représentants des entreprises. Cette journée de clôture de la formation est conçue, organisée et animée par les stagiaires. Un bilan individuel est réalisé avec l entreprise de chaque participant. 0.5 jour