DocuWare Mobile Product Info. La GED au service de la mobilité. Avantages

Transcription

1 DocuWare Mobile Product Info La GED au service de la mobilité DocuWare Mobile vous permet d'accéder à une armoire DocuWare directement à partir de votre smartphone ou tablette. Vous pouvez consulter des documents, les afficher à l'écran ou les valider dans un processus de Workflow. Une fonctionnalité d'horodatage a été intégrée à DocuWare Mobile pour une plus grande traçabilité. Grâce à DocuWare Mobile, vos smartphones et tablettes sont encore plus intelligents. Tous vos documents sont accessibles lors de vos déplacements et à tout moment. Les exemples d utilisation sont nombreux : vous avez besoin d une documentation technique lors d un rendez-vous avec un client, de relire un contrat ou de valider une facture fournisseur en urgence. Avantages Sûr : lors de leur transfert, les données et les documents sont cryptés avec SSL Pratique : accédez à vos documents sans avoir à transporter d'ordinateur portable Rapide : la liste de sélection vous permet de trouver les documents dont vous avez besoin sans avoir à saisir de texte 1

2 De l'armoire au périphérique mobile Pour consulter les documents de l'armoire sur votre smartphone ou tablette, vous avez accès à la boîte de dialogue de recherche DocuWare et à la liste de tâches. Vous pouvez même utiliser les listes de sélection DocuWare que vous utilisez habituellement. Lorsque vous saisissez les premières lettres d un critère dans un champ, il vous suffit d appuyer sur le bouton «Liste de sélection» pour obtenir la liste filtrée des critères existant et retrouver plus vite vos documents. Pour rechercher, toutes les factures enregistrées par Monsieur Dupont, il vous suffit de saisir les critères correspondants, à savoir Monsieur Dupont dans le champs «enregistré par» et facture dans le type de pièce. Vous pouvez également utiliser les listes de tâches dans DocuWare Mobile. DocuWare collecte ici les documents à traiter et les affiche sous forme de liste grâce à une recherche automatique effectuée à partir de critères d'index prédéfinis. Dès que la tâche (comme l'approbation Docuware Mobile peut être utilisé sur de nombreux périphériques mobiles comme l'iphone, l'ipad, le Blackberry ainsi qu avec les tablettes et smartphones sous Android, Windows Phone 7, ou Windows 8 d'une facture) est terminée, l'entrée disparaît de la liste et le document est déplacé vers la liste de la prochaine personne qui doit le traiter. 2

3 Affichage et application de timbres sur les documents DocuWare Mobile affiche les documents dans la liste des tâches de la même manière que les résultats de la recherche dans une liste de résultats. Ainsi, vous n'avez pas à charger chaque document dans la Visionneuse pour identifier le bon : vous pouvez sélectionner la boîte de dialogue d'informations d'un document si vous avez un doute. La boîte de dialogue d'informations affiche le nom de fichier, les entrées d'index, la date et la taille du fichier, soit suffisamment d'informations pour vous permettre de déterminer s'il s'agit du bon document. DocuWare Mobile prend en charge la fonction de signature au travers d un timbre, ce qui vous permet par exemple d'approuver les factures. Selon le type de timbre, il vous suffit de saisir du texte ou de définir le timbre sur le document. L'application peut également appliquer automatiquement le timbre sur une zone libre du document. Le timbre modifie les entrées d'index d'un document pour permettre au document d'avancer dans le processus de travail. DocuWare peut être installé gratuitement en tant qu'application iphone. Docuware Mobile peut être utilisé sur de nombreux périphériques mobiles comme l'iphone, l'ipad, l'ipod, le Blackberry ainsi que sur les périphériques sous Android, Windows Phone 7 ou, Windows 8. Les fonctionnalités peuvent varier légèrement selon le périphérique et le système d'exploitation. Avec les périphériques mobiles Apple, vous pouvez choisir d'accéder à la gestion documentaire via l'application DocuWare Mobile ou via un navigateur compatible HTML5 comme Safari. Si vous y accédez via le navigateur, aucune installation n'est nécessaire. Toutefois, l'application peut fonctionner plus rapidement que la version classique via un navigateur. Avec les périphériques Android et Blackberry, l'accès est uniquement possible via le navigateur, et pour les smartphones Windows Phone 7 et les tablettes Windows 8, uniquement via l'application. Pour plus d'informations sur les versions et les fonctionnalités, consultez l'encadré «10 questions» ci-dessous et le Help Desk à l adresse suivante : help.docuware.com/en#t

4 Questions relatives à DocuWare Mobile Mes documents sont-ils sécurisés sur mon périphérique mobile? Les documents ne sont pas stockés sur le périphérique mobile, mais seulement transférés du serveur au mobile via HTTP. Le protocole peut être crypté à l'aide de SSL. L'accès au système de gestion documentaire peut être protégé avec votre identifiant DocuWare si vous le souhaitez. Les documents sont uniquement disponibles sur le périphérique en soi. Vous pouvez si vous le souhaitez les enregistrer dans les ibooks sur votre ipad. Que faire si l'on me vole mon smartphone et mon identifiant? Prévenez votre administrateur DocuWare afin de bloquer cet identifiant et d'en créer un nouveau. Vous devez également demander à votre opérateur téléphonique de bloquer la carte SIM. Conseil : désactivez la connexion automatique pour empêcher l accès à vos armoires. Comment puis-je consulter des documents de plusieurs pages? Vous utilisez DocuWare Mobile de la même manière que n'importe quelle autre application mobile : faites glisser votre doigt sur l'écran tactile pour faire défiler les documents. Si vous placez deux doigts sur une section et que vous les écartez, vous pouvez zoomer dans le document. Le mouvement inverse permet de revenir à l'affichage normal. Vous pouvez accéder à une page en particulier en utilisant le sélectionneur de page. Dès que le périphérique passe de l horizontal à la vertical, l'orientation du document change également. Quels sont les formats de fichier que DocuWare Mobile peut afficher? Mobile prend en charge les mêmes formats que le Client Web, y compris les formats PDF, TIFF, JPEG et Microsoft Office. Les fichiers sont convertis au format PNG pour la transmission à Mobile. Dois-je activer DocuWare Mobile? DocuWare Mobile peut être téléchargé gratuitement : l'application pour ipad et iphone à partir du itunes Store ; l'application pour Windows Phone 7 à partir du site Web App Hub ; l'application pour les tablettes Windows 8 à partir du Windows Store. Si vous accédez à DocuWare Mobile via un navigateur, vous n'avez pas besoin d'installer quoi que ce soit. Pour toutes les versions mobiles de DocuWare, une licence «Mobile» est requise. Une licence Client est alors utilisée lors de la connexion au Web Client et à l'iphone par exemple. Si vous vous connectez à partir d'un autre périphérique mobile au même moment, une licence Client supplémentaire est utilisée. 4

5 Y a-t-il une différence entre l'application mobile et l'accès via le navigateur? La plupart des fonctionnalités sont identiques. Si vous y accédez via le navigateur, aucune installation n'est nécessaire sur le périphérique mobile. Toutefois, l'application peut fonctionner plus rapidement que la version classique du navigateur. Avec le navigateur, vous pouvez également enregistrer les documents DocuWare dans les ibooks sur votre iphone, ce qui est normalement possible uniquement avec l'ipad. Sur les périphériques Android et Blackberry, les documents peuvent être enregistrés directement sur le périphérique et peuvent être récupérés avec d'autres applications si nécessaire. Comment dois-je configurer DocuWare Mobile en tant qu'application? Une fois l'application installée, vous trouverez le gestionnaire de connexion dans les paramètres de l'iphone, ipad ou du périphérique Windows 8, où vous pouvez indiquer le port, l'hôte et les informations d'accès par exemple. Vous pouvez obtenir ces informations auprès de votre administrateur DocuWare. Une fois que vous avez stocké les informations de connexion, accédez au dossier du programme et sélectionnez l'icône DocuWare Mobile pour le lancer. Que dois-je prévoir si je souhaite accéder à DocuWare Mobile via un navigateur? Rien, le navigateur Web doit simplement prendre en charge le HTML5, comme Safari, le navigateur Android à partir de la version 2.2.1, et Blackberry 5. Il vous suffit de saisir l URL d accès, votre login et mot de passe pour accéder à l application. Vous trouvez ce document ici: Pour plus d informations, visitez notre site Web à l adresse 5