Archives des ministères des Affaires étrangères des États membres ROYAUME-UNI

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1 Archives des ministères des Affaires étrangères des États membres ROYAUME-UNI 1. Dénomination exacte du ministère et du service des archives (a) Foreign and Commonwealth Office Records and Historical Department [Ministère britannique des affaires étrangères et du Commonwealth, Département des archives et des services historiques] (pour les documents remontant à moins de 30 ans et les documents hors du domaine public) (b) The National Archives [Archives nationales] (pour les documents remontant à plus de 30 années) 2. Coordonnées (a) Records and Historical Department Old Admiralty Building Londres SWlA 2PA Grande-Bretagne Téléphone : (44 20) Télécopie : (44 20) (b) The National Archives Ruskin Avenue Kew Richmond Surrey TW9 4DU Grande-Bretagne Téléphone : (44 20) Télécopie : (44 20) Site Internet : 3. Esquisse de l'historique du service des archives (a) Le Foreign and Commonwealth Office (FCO) [Ministère britannique des affaires étrangères et du Commonwealth] Les archives diplomatiques en Angleterre ont véritablement commencé au XIIIe siècle sous la direction, d abord, du Chancelier et, plus tard, du Secrétaire du Roi ou Secrétaire principal. Un second Secrétaire principal a été nommé dans la première moitié du XVIe siècle et, en 1640, les tâches à accomplir ont été réparties entre eux selon une base régionale. Le Foreign and Commonwealth Office actuel a vu le jour en 1782 lorsqu a été nommé un Secretary of State for Foreign Affairs [Ministre des Affaires étrangères]. À partir de 1801, des bibliothécaires successifs ont été responsables à la fois des livres publiés et de la correspondance manuscrite du Foreign Office. Le bibliothécaire a continué à être responsable des documents officiels jusqu en 1968, époque à laquelle, 1

2 lors de la fusion des Foreign and Commonwealth Offices, a été formé le Library and Records Department [Département Documentation et Archives]. C est au Records and Historical Department [Département des archives et des services historiques], au sein de la Direction de l information qu incombe la responsabilité de la création, de la garde, de l exploitation et de la levée des archives du FCO: le Registry Audit/MINERVA offre des conseils et une formation sur les processus d enregistrement, ainsi qu une gestion électronique des archives et un système d archivage électronique à la disposition du FCO (portant le nom de MINERVA); le Service de gestion des archives organise l archivage des archives non en cours, il assure un service de consultation des archives destiné au personnel du FCO et organise l examen et la levée de la documentation vers le National Archives [les Archives nationales] lorsque les documents ont 30 ans d âge; une administration transparente [dite Open Government] donne le ton sur les questions de Protection des données et de Liberté de l information au FCO et répond aux requêtes en vertu du Code de pratique sur l accès à l information gouvernementale; les historiens publient les archives officielles de la politique étrangère britannique dans les Documents on British Policy Overseas et offrent un avis du point de vue historique; le Service des traités organise la publication des traités auxquels le Royaum-Uni est partie et le transfert des documents originels des traités au National Archives. Il assure en outre un service d information (pour une information sur les traités voir Le directeur du Département des Archives et des Services historiques est Departmental Record Officer pour le FCO. (b) The National Archives [Archives nationales] Le National Archives abrite les archives nationales de l Angleterre et, suite à l Acte de l Union de 1707, celles du Royaume-Uni. Celles-ci comprennent des archives créées par les actions du gouvernement central et des tribunaux d Angleterre et du Pays de Galles. Ses origines remontent à une Loi adoptée par le Parlement en Le directeur général du National Archives, à savoir le conservateur des archives publiques, remet un rapport annuel au Lord Chancelier, lui-même un ministre de la Couronne. 4. Conditions pratiques d'accès au service des archives Il n est autorisé aucun accès du public aux archives de moins de trente années détenues par le Foreign and Commonwealth Office. L accès aux archives de plus de trente années détenues par le National Archives s effectue sur carte de lecteur délivrée sur production d un document probatoire d identité (passeport pour les ressortissants non britanniques). Horaires : lundi, mercredi, vendredi, samedi, de 9 h à 17 h ; mardi, de 9 h 30/10 h à 19 h; jeudi, de 9 h à 19 h 2

3 Fermeture: jours fériés et inventaire annuel (habituellement la première semaine de décembre). Consulter le site internet du National Archives pour connaître les dates exactes. 5. Facilités offertes au chercheur sur le plan matériel Le National Archives est doté d une salle de lecture réservée à la consultation des archives originales (offrant deux cent cinquante-six places) et d une seconde salle pour les cartes et les documents imposants (comptant seize places et dix plans de travail supplémentaires ainsi que quatre visionneuses de microfiches et trois consoles de visualisation pour microfilms). Il dispose enfin d une pièce entièrement consacrée à l étude des archives en micrographie (soixante consoles de visualisation pour microfilms et six visionneuses de microfiches) 6. Facilités offertes au chercheur en matière de reproduction de documents Il est possible de se procurer des photocopies de documents, des microfilms en 35 mm, des impressions électrostatiques, des épreuves de films, des épreuves tirées sur bromure d argent, des images scannées, des photographies en noir et blanc et des photographies en couleur. Il est également possible de commander des copies officielles certifiées conformes. Pour tout renseignement sur les droits à régler pour chaque type de travaux et de procédures concernant les commandes de copies, s adresser à la Record Copy Ordering Section à Kew ou au site internet du National Archives. 7. Réglementation en vigueur quant à l'accès aux documents L accès aux archives officielles britanniques est actuellement régi par les Lois de 1958 et 1967 sur les archives publiques (Public Records Acts 1958 and 1967) (dont le texte intégral se trouve à au titre desquelles les archives sont mises à la disposition du public après trente années. À partir de janvier 2005, l accès sera régi par la Loi de 2000 sur la liberté de l information (Freedom of Information Act 2000) (dont le texte intégral se trouve à Les documents datant de moins de trente années sont détenus par le Foreign and Commonwealth Office; il n y a aucun accès pour le public. Le Code de pratique sur l accès à l information gouvernementale octroie un droit d accès non statutaire à l information, sous réserves de certaines exceptions. A compter de janvier 2005, il sera possible d accéder aux archives au titre de la Loi de 2000 sur la liberté de l information : toute demande devra être adressée au Records and Historical Department. Les documents remontant à plus d une trentaine d années sont, à quelques exceptions près, disponibles pour inspection par les membres du public au National Archives. Les archives peuvent être retirées du domaine public pour une période excédant trente années avec l approbation du Lord Chancelier si leur levée serait susceptible de : 3

4 nuire à la défense, aux relations internationales ou à la sûreté nationale; causer une détresse importante aux personnes ou à leurs descendants affectés par cette révélation, ou mettre leur vie en danger; constituer une atteinte à la bonne foi en rendant publiques des informations fournies confidentiellement; révéler des informations ayant trait à des questions de sûreté et de renseignements. 8. Brève description des principaux fonds et collections Le Records and Historical Department du Foreign and Commonwealth Office contient vingt-trois kilomètres d archives qui ne sont pas en cours dans leur centre de Hanslope Park. Il s agit des archives créées par les départements politiques et fonctionnels du Foreign and Commonwealth Office au Royaume-Uni et (dans une moindre mesure) de celles des missions diplomatiques britanniques à l étranger. Cette documentation est sélectionnée à des fins de préservation et de transfert permanents au National Archives selon des critères fixés dans une série d orientations de politique en matière de sélection opérationnelle [Operational Selection Policies, ou OSP]. L OSP 13 intitulée Britain s diplomatic relations énonce les thèmes clefs de collecte qui se trouvent dans les archives du siège du FCO ; une autre OSP intitulée Records of Britain s overseas representation, 1973 couvrant les archives créées par les représentants britanniques à l étranger est en cours de préparation. Les textes intégraux de toutes les OSP sont disponibles sur le site internet du National Archives (PRO): ( Parmi les archives diplomatiques et les autres archives concernant les relations avec les autres pays se trouvant au National Archives figurent : les documents officiels d État sur les affaires étrangères du XVIe siècle jusqu à 1782; les archives du Foreign and Commonwealth Office, (portant le code lettre FCO, 93 séries); les archives du Foreign Office, (portant le code lettre FO, 1100 séries); les archives du Colonial Office, , y compris les documents officiels d État du début de l Empire, commençant au XVI siècle (portant le code lettre CO, 1053 séries); les archives du Dominions Office ( ), du Commonwealth Relations Office ( ) et du Commonwealth Office ( ) (portant le code lettre DO, 190 séries). 4

5 9. Inventaires disponibles et informatisation Le catalogue de la collection du National Archives de toutes les archives du Foreign and Commonwealth Office (FCO), du Foreign Office (FO), du Colonial Office (CO) et du Dominions Office (DO) peut être consulté en ligne sur le site internet du National Archives. Des listes détaillées sont également disponibles au National Archives et les lecteurs peuvent consulter quelques registres originaux de correspondance. Un catalogue sur fiches de la correspondance du FO de 1906 à 1919 et des index annuels de la correspondance du FO de 1920 à 1951 sont aussi disponibles. L index de 1920 à 1951 a été publié par la Kraus-Thomson Organization. 10. Ouvrages de référence et articles Les historiens du Foreign and Commonwealth Office publient les archives officielles de la politique étrangère britannique d après 1945 dans la série intitulée Documents on British Policy Overseas. Cette série fait suite aux deux précédentes : British Documents on the Origins of the War et Documents on British Foreign Policy Pour tout renseignement sur ces publications s adresser aux FCO Historians, Old Admiralty Building, Whitehall, London, SW1A 2PA ou consulter le site internet du FCO ( Le National Archives a publié : The Records of the Foreign Office, Seconde édition, 2002 'Never Complain, Never Explain`: Records of the Foreign Office and State Paper Office 1500-c.1960, 1994 The Records of the Colonial and Dominions Office, 1964 The Second World War: a guide to documents in the Public Record Office, édition remaniée,