Code de conduite de PMI

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1 Code de conduite de PMI

2 Code de conduite de Philip Morris International

3 Intégrité Faire ce qui est juste Posez-vous ces questions avant d agir Est-ce autorisé? Est-ce conforme à la politique de l entreprise? Est-ce bien ce qu il convient de faire? Comment cela sera-t-il perçu par les personnes extérieures à l entreprise? Par exemple, comment cela sera-t-il perçu par nos clients, les gens de la profession dans laquelle nous sommes implantés et le public? Rappelez-vous ces règles Soyez au courant des normes juridiques et des normes de l entreprise qui s appliquent à votre travail. Respectez toujours ces normes. Posez des questions si vous n êtes pas sûr de ce qu il convient de faire. Continuez à poser des questions jusqu à ce que vous ayez obtenu une réponse. Le Code de conduite de Philip Morris International s applique à Philip Morris International Inc. et ses sociétés filiales directes ou indirectes, auxquelles nous faisons référence collectivement par Philip Morris International, PMI ou l entreprise.

4 Lettre du Président Aux collaborateurs de Philip Morris International : Je suis fier d être un employé de Philip Morris International. Au cours de ma carrière, j ai constaté que les personnes qui travaillent pour PMI sont de bonnes personnes. J aimerais par la présente réaffirmer les attentes que le Conseil d Administration et moi-même avons concernant la conformité à ce Code. Une idée simple est derrière chaque chose que nous entreprenons : Nous poursuivons nos objectifs commerciaux avec intégrité et en toute conformité avec les lois. C est la bonne chose à faire et c est également bon dans un sens commercial. En agissant avec intégrité, nous gagnons la confiance de nos clients, consommateurs, actionnaires, collègues de travail, fournisseurs, ainsi que celle des organismes de régulation et des communautés dans lesquelles nous vivons et travaillons. Bref, de tous ceux dont nous devons avoir la confiance pour réussir. Philip Morris International compte parmi son personnel un Chief Compliance Officer qui est chargé de superviser l application du programme de conformité et d intégrité au sein de PMI. Il travaille en partenariat avec la direction et les fonctions centrales. Ce Code de conduite de Philip Morris International est une ressource clé dans notre engagement vis-à-vis de l intégrité. Le Code explique un grand nombre des règles de base s appliquant à nos activités ainsi que la responsabilité individuelle de chacun d entre nous de signaler de bonne foi tout acte ou fait jugé suspect. Lisez ce Code attentivement. Vous pourrez ainsi vous assurer que toutes vos actions sont en ligne avec l engagement de PMI de bien faire. Rien n est plus important que notre engagement envers la conformité et l intégrité. Aucun objectif financier, aucune cible marketing, aucun effort pour faire mieux que la concurrence. Rien n a plus de valeur que cet engagement. Notre volonté de conformité et d intégrité doit toujours être la priorité numéro un. Ce Code se réfère à ce que nous sommes et ce que nous choisissons d être. Il concerne la façon dont nous traitons nos affaires, partout et continuellement. Ensemble, si nous nous conformons à la lettre et à l esprit de ce Code, nous pourrons être certains que travailler pour Philip Morris International est la source d une grande fierté. Cordialement, Louis C. Camilleri Président Philip Morris International Inc. Mars 2008

5 Table des matières Tout ce que vous devriez savoir sur le Code de conduite de PMI 2 A quoi sert le Code? 2 Qui est concerné par ce Code? 3 Votre engagement personnel à agir honnêtement 3 Qu en est-il des cadres qui supervisent d autres collaborateurs? 3 Le Code contient-il toutes les règles à connaître? 4 Qu en est-il de la différence entre les lois selon les pays? Questions et préoccupations 4 Votre devoir de parole A qui s adresser en cas de besoin? 5 Qui dois-je contacter pour obtenir de l aide? 5 Nous ne tolèrerons pas de représailles 6 Ligne d assistance Conformité 6 Que se passe-t-il lorsque j appelle la ligne d assistance téléphonique? 7 Puis-je soulever une question en gardant l anonymat? Programmes de conformité et d intégrité de PMI Quel est leur rôle? 7 Structure du Service Conformité Environnement de travail 8 Notre objectif 8 Egalité des chances face à l emploi et diversité 8 Un environnement de travail sans harcèlement 9 Santé et sécurité des collaborateurs 9 Confidentialité des données personnelles des collaborateurs 10 Drogues et alcool sur le lieu de travail Conflits d intérêts, cadeaux et invitations 11 Notre objectif 11 Conflits d intérêts 13 Réception de cadeaux et d invitations 16 Offre de cadeaux et d invitations Conduite des affaires 18 Notre objectif 18 Lois sur la concurrence 21 Informations sur la concurrence 22 Blanchiment d argent et contrebande 23 Restrictions commerciales, contrôles à l exportation et lois sur le boycott 25 Douanes et taxes indirectes 25 Les pouvoirs publics comme client 27 Corruption internationale 28 Informations confidentielles, propriété intellectuelle et droits d auteur 29 Pratiques commerciales déloyales

6 Relations avec les consommateurs 30 Notre objectif 30 Qualité des produits 31 Publicité et promotion des produits 32 Protection des mineurs 33 Confidentialité des informations relatives au consommateur ou au client Informations, ressources et divulgation des informations financières de l entreprise 34 Notre objectif 34 Livres et registres comptables exacts et divulgation des informations financières de l entreprise 35 Emploi du temps 35 Biens et ressources de l entreprise 36 Informations confidentielles propriété de l'entreprise 36 Opportunités 37 Utilisation des ordinateurs et sécurité du réseau 38 Fonds de l entreprise 38 Délit d initié 39 Relations avec les investisseurs et les médias 39 Gestion des documents 40 Idées non sollicitées Communautés et société 41 Notre objectif 41 Conformité et excellence environnementales 42 Activités liées à des campagnes politiques et Contacts avec des Représentants ou Agents des Pouvoirs Publics 43 Travail des enfants et travail forcé 43 Enquêtes ou investigations des pouvoirs publics 44 Publicité de mécénat/attribution 45 Formation et reconnaissance du Code par le collaborateur 46 Ligne d assistance Conformité et contacts internes Tous les employés sont tenus de connaître et de respecter le Code tel que présenté dans son intégralité dans les sections ci-après, ainsi que les Principes et les Pratiques en matière de Conformité de PMI. Ni le Code, ni les Principes et les Pratiques en matière de Conformité de PMI n'ont pour objectif de créer, ni ne créent aucune obligation contractuelle de l entreprise vis-à-vis d aucun employé, actionnaire, client, fournisseur ou concurrent. Ils aident chacun de nous à mieux saisir ce qui est attendu de nous en tant qu employés, afin de garantir que nous agissons toujours avec intégrité. La version mise à jour du Code et des Principes et Pratiques en matière de Conformité de PMI est disponible sur l intranet de PMI.

7 Tout ce que vous devriez savoir sur le Code de conduite de PMI A quoi sert le Code? PMI a pour règle de mener ses activités en respectant à la lettre la loi et d autres normes d éthique professionnelle acceptées qui se reflètent dans les Principes et les Pratiques de l'entreprise. Le non-respect de ces normes est interdit et pourrait exposer l entreprise et ses collaborateurs à de graves problèmes. Etre intègre, c est se plier aux règles et aux valeurs personnelles que nous nous sommes engagés à respecter. Rien n est plus important pour PMI. Le Code de conduite de PMI est une introduction aux lois et policies essentielles que doivent respecter tous ceux qui travaillent pour PMI. Le Code a été conçu pour aider chacun de nous à : Comprendre et respecter les règles fondamentales de conformité qui s appliquent à nos postes de travail ; et Savoir quand et à qui demander conseil. Le Code organise et synthétise, dans un guide pratique, les politiques importantes de la société. Comme nous l expliquons ultérieurement dans ce document, c est un point de départ : les Principes et les Pratiques en matière de Conformité de PMI complètent le Code et peuvent s appliquer à votre travail. Qui est concerné par ce Code? Tous les collaborateurs et cadres qui travaillent pour PMI dans le monde entier doivent respecter les règles contenues dans ce Code et doivent s y référer lorsqu ils agissent pour le compte de PMI. En outre, les collaborateurs qui engagent des tiers pour le compte de l entreprise, tels que des consultants, doivent veiller à ce que ceux-ci respectent les principes du Code. Les collaborateurs qui font appel aux services de sous-traitants ou d autres personnes qui travaillent temporairement dans les locaux de PMI ou d une filiale doivent demander conseil à leur supérieur, au Service Conformité ou au service juridique. Si vous suspectez un tiers agissant pour le compte de PMI, un sous-traitant ou une autre personne qui travaille temporairement dans nos locaux, d agir dans le cadre de ses activités pour PMI ou une filiale de façon contraire aux principes énoncés dans le Code, ou si vous en avez connaissance, vous devez immédiatement le signaler à votre supérieur, au Service Conformité, au service juridique ou au service d assistance Conformité. Code de conduite de PMI 2

8 Votre engagement personnel à agir honnêtement Qu en est-il des cadres qui supervisent d autres collaborateurs? Ce Code représente un pacte d honnêteté. En travaillant pour PMI, vous acceptez de respecter cet engagement. Prenez connaissance des règles du Code et des Principes et Pratiques de PMI qui s appliquent à votre travail et respectez-les en toutes circonstances. Ceux qui ne suivent pas ces règles s exposent eux-mêmes, et exposent leurs collègues de travail et PMI à des risques. Ils encourent par ailleurs des sanctions pouvant aller jusqu au renvoi. Les cadres qui supervisent d autres collaborateurs ont des responsabilités supplémentaires par rapport au Code. Ils doivent : Donner l exemple : montrer ce que signifie agir avec intégrité ; Veiller à ce que les collaborateurs sous leur responsabilité disposent des informations et ressources requises pour suivre la loi, les règles du Code et les Principes et les Pratiques en matière de Conformité de PMI ; Inciter les collaborateurs sous leur responsabilité, y compris les intérimaire et les sous-traitants, à respecter les directives ; Faire appliquer les règles de ce Code et tous les Principes et les Pratiques en matière de Conformité de PMI ; Accorder leur soutien aux collaborateurs qui, de bonne foi, posent des questions ou font part de leurs préoccupations concernant la conformité et l intégrité. Il ne doit exister aucune forme de représailles contre les collaborateurs qui soulèvent de telles questions ou préoccupations ; Signaler tous les cas de potentielle non-conformité à leur direction, au service juridique, au service des ressources humaines, au Service Conformité ou appeler la ligne d assistance Conformité. A propos du Code de conduite de PMI Le Code contient-il toutes les règles à connaître? Le Code est la pierre angulaire de notre pacte d intégrité mais il n a pas pour but de répertorier toutes les lois ou politiques susceptibles de vous concerner. Assurez-vous de connaître les règles qui vous concernent. Par exemple : Les Principes et les Pratiques en matière de Conformité de PMI, identifiés par le suffixe «C», complètent les règles de ce Code. Le pays dans lequel vous travaillez pourrait avoir des lois ou règles supplémentaires qui vous concernent. Pour obtenir plus de renseignements sur les lois et les Principes et Pratiques en matière de Conformité de l'entreprise qui vous concernent, consultez les informations supplémentaires identifiées par le symbole i dans le Code ou contactez votre supérieur, le directeur de fonction concerné, le service Conformité ou le service juridique. Code de conduite de PMI 3

9 Qu en est-il de la différence entre les lois selon les pays? PMI est implanté dans de nombreux pays. Cela signifie que nos collaborateurs sont soumis aux lois de pays différents et d organisations telles que l Union européenne. Chacun d entre nous a la responsabilité de connaître et d obéir aux lois en vigueur dans le pays où nous travaillons. Philip Morris International Inc., la société mère de toutes les sociétés filiales de PMI, est une société constituée aux Etats-Unis. Pour cette raison et pour d autres, il arrive que la loi américaine s applique même à des activités commerciales menées en dehors des Etats-Unis. i Si vous avez des questions concernant les lois qui s appliquent à vos activités, contactez toujours le service juridique de votre lieu de travail. Questions et préoccupations Votre devoir de parole Notre entreprise ne peut tenir sa promesse d intégrité si nous, en tant qu individus, ne nous exprimons pas au moment où nous le devrions. C est pourquoi, outre bien connaître les obligations juridiques et éthiques inhérentes à votre travail, vous devez parler si : Vous n êtes pas sûr de la procédure à adopter et avez besoin de conseils. Vous pensez qu une personne agissant pour le compte de PMI fait (ou est sur le point de faire) quelque chose qui enfreint la loi, les Principes et les Pratiques en matière de Conformité de PMI ou le présent Code de conduite. Vous pensez avoir été impliqué dans un comportement non conforme. Vous pensez que quelqu un qui avait, en toute bonne foi, soulevé de telles questions ou fait part de telles préoccupations, a subi des représailles. Code de conduite de PMI 4

10 A qui s adresser en cas de besoin? Qui dois-je contacter pour obtenir de l aide? Que devez-vous faire si vous avez une question ou une préoccupation concernant les règles de conformité et d intégrité? Nous nous efforçons de favoriser un environnement où la communication est ouverte et honnête. Par conséquent, si vous êtes préoccupé par un problème juridique ou d éthique professionnelle, plusieurs options s offrent à vous. Le plus important est que vous exprimiez vos questions et/ou doutes. La confidentialité de vos propos sera garantie dans la limite de l intérêt des collaborateurs impliqués, de nos sociétés et des obligations de la société au regard de la loi. Votre supérieur est généralement la première personne à qui vous devez parler en cas de problème de conformité ou d intégrité. Vous pouvez aussi demander de l aide ou des conseils : Au supérieur de votre supérieur Au responsable de votre filiale, fonction ou service Au Service Conformité Au service juridique Au service des ressources humaines Au Chief Compliance Officer En outre, dans ce Code, des ressources et informations supplémentaires sont identifiées par le symbole i lorsque vous pouvez obtenir de l aide ou des conseils à propos d une section particulière du Code. A la fin de ce Code, vous trouverez une liste de coordonnées d utilité générale. Nous ne tolérerons pas de représailles Un collaborateur qui, de bonne foi, demande conseil, soumet un problème ou signale un comportement non approprié est un collaborateur qui respecte ce Code et qui fait ce qui est juste. PMI ne tolérera pas que cette personne subisse des représailles. Les individus faisant subir des représailles à un collaborateur encourront des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu au renvoi. Si vous ou un/une de vos collègues avez subi des représailles pour avoir soulevé un problème de conformité ou d intégrité, contactez la ligne d assistance Conformité. Nous prenons les plaintes pour représailles très au sérieux. Les allégations de représailles feront l objet d une enquête et les mesures appropriées seront prises. Code de conduite de PMI 5

11 Ligne d assistance Conformité La plupart des questions peuvent être résolues grâce à une communication directe entre les parties concernées ou en s adressant à l une des personnes indiquées ci-dessus. Si vous ne souhaitez pas utiliser l une des sources identifiées ci-dessus, ou si vous souhaitez garder l anonymat, vous pouvez composer le numéro de la Ligne d assistance Conformité. La Ligne d assistance Conformité est exploitée par un opérateur indépendant qui transmet votre appel à PMI pour lui permettre de répondre à vos questions sur la conformité et l intégrité. La ligne d assistance est ouverte 24h/24 et 7j/7 sous la forme d une ligne téléphonique et sur le Web. La ligne d assistance téléphonique peut être jointe depuis tous les pays dans lesquels nos entreprises ont des employés et la ligne d assistance sur le Web est accessible sur Internet. Des services de traduction sont proposés en plus de 100 langues. Dans certains pays, la Ligne d assistance Conformité peut être utilisée selon des règles spécifiques et ses opérateurs peuvent n accepter que des appels concernant des domaines déterminés. Votre société vous indiquera si tel est le cas. i Veuillez consulter, à la fin de ce Code, les coordonnées pour contacter la Ligne d assistance Conformité par téléphone ou en ligne. Que se passe-t-il lorsque j appelle la ligne d assistance téléphonique?? Q : Je suspecte mon supérieur de se livrer à des activités condamnées par le Code. J hésite à le dénoncer car j ai peur que cela se répercute sur mon travail. Que dois-je faire? Les rapports de la ligne d assistance sont traduits et transmis à l entreprise qui décidera des mesures à prendre. Il peut être demandé aux services concernés, tels que les ressources humaines, les contrôles internes ou le service juridique, de contribuer à l enquête et à la résolution du problème. En outre, le Chief Compliance Officer passe régulièrement en revue les rapports et les actions entreprises, et, le cas échéant, les signale au senior management du groupe et au Comité d Audit du Conseil d Administration. Tous les efforts seront faits pour donner une réponse rapide à votre appel, en particulier quand les circonstances l exigent. Si une enquête est menée, nous examinons le problème au plus vite, et si nécessaire, nous vérifions que des mesures correctives sont prises. R : Si vous ne voulez pas en parler directement à votre supérieur, vous pouvez essayer l une des autres ressources répertoriées dans la section A qui s adresser en cas de besoin? de ce Code, par exemple la Ligne d assistance Conformité. PMI ne tolérera aucune forme de représailles contre toute personne qui, de bonne foi, soumet un problème de conformité. Code de conduite de PMI 6

12 Puis-je soulever une question en gardant l anonymat? Même si PMI encourage les personnes à s exprimer en leur nom, la Ligne d assistance Conformité vous permet de signaler des problèmes en gardant l anonymat. Des numéros d identification sont affectés aux collaborateurs ne souhaitant pas divulguer leur nom de façon à ce qu ils puissent obtenir une réponse ou de nouvelles informations. PMI vous encourage à révéler votre identité lorsque vous contactez la ligne d assistance. Décliner votre identité nous permet par exemple de mieux vous aider. Et comme nous l avons expliqué précédemment, PMI applique une politique très ferme contre les représailles à l égard de toute personne qui, de bonne foi, signale une entrave potentielle à ce Code. Programmes de conformité et d intégrité de PMI Quel est leur rôle? Structure du Service Conformité Ce Code est plus qu une description des règles que nous appliquons. C est le noyau central d un programme de conformité et d intégrité mis en place dans toute l entreprise et promue par notre Conseil d Administration et nos cadres supérieurs, ainsi que par les équipes de direction de toutes les filiales PMI, et nos équipes de direction de fonction. Le programme de conformité est administré par le Chief Compliance Officer de PMI. En collaboration avec le Comité Exécutif (composé de cadres supérieurs du groupe) et le Comité d Audit du Conseil d Administration de PMI, le Chief Compliance Officer du groupe revoit le programme de conformité de l entreprise. Le Chief Compliance Officer et la direction de l entreprise supervisent ensemble le programme de conformité et d intégrité de PMI. Cette responsabilité inclut : Attribution des rôles et des responsabilités pour le programme Conformité ; Supervision de la formation et des communications de conformité ; Supervision des contrôles de conformité ; Coordination des procédures d enquêtes internes sur la Conformité ; Révision des sanctions disciplinaires en cas de non respect du Code et autres violations en matière de conformité ; et Gestion des ressources disponibles pour répondre aux questions et aux préoccupations. Code de conduite de PMI 7

13 Environnement de travail Notre objectif PMI s engage à créer des lieux de travail sûrs et professionnels qui favorisent le travail en équipe, la diversité et la confiance. Cette approche s accompagne de la volonté d assurer l égalité des chances face à l emploi. Nous respectons le droit de nos collaborateurs de choisir d'adhérer ou non à un syndicat. Egalité des chances face à l emploi et diversité PMI se caractérise depuis toujours par sa diversité culturelle. Nous recrutons, embauchons, promouvons et formons les collaborateurs sans distinction de race, couleur, religion, genre (identification sexuelle y compris), âge, origine, orientation sexuelle, handicap, nationalité, état civil ou tout autre statut protégé par la loi. Cela implique d offrir aux collaborateurs handicapés ou ayant des pratiques ou convictions religieuses spécifiques des locaux adaptés. Des protections supplémentaires peuvent être offertes aux collaborateurs en fonction des lois ou règlements locaux. i Si vous avez d autres questions sur l égalité des chances face à l emploi, contactez votre représentant des ressources humaines local ou régional. Un environnement de travail sans harcèlement? Q : Je suis collaboratrice auprès de Philip Morris International. Un de mes collègues fait régulièrement des commentaires à propos de mon apparence physique qui me mettent mal à l aise. Je lui ai demandé d arrêter mais il continue. Que puis-je faire? Nous ne tolérons aucune forme de harcèlement. Le harcèlement est une attitude verbale, physique ou visuelle dont le but ou l effet est de créer une atmosphère offensante, hostile ou intimidante. Le harcèlement sexuel, en particulier, englobe les avances sexuelles, les demandes de faveurs sexuelles, les contacts physiques indésirables et les suggestions sexuelles répétées et gênantes. Les autres comportements interdits incluent : les plaisanteries ou insultes offensantes d ordre racial, ethnique, religieux, sexuel ou liées à l âge ; la diffusion ou l affichage de photographies ou de dessins offensants ; et l utilisation de boîtes vocales, du courrier électronique ou d autres dispositifs électroniques pour diffuser des informations désobligeantes ou discriminatoires. Il n y a aucune place pour ce type de comportement chez PMI. i Vous devez connaître et appliquer la 02-C «Emploi» de PMI. R : Vous pouvez (et devez) le signaler. Vous pouvez le faire de plusieurs manières. Consulter la section A qui s adresser en cas de besoin? de ce Code pour obtenir des informations. Code de conduite de PMI 8

14 Santé et sécurité des collaborateurs? Q : Nos règles de sécurité sur le lieu de travail sont beaucoup plus strictes que la loi du pays dans lequel je travaille ne l exige et nos concurrents se contentent de suivre les règles locales. Ne devrions-nous pas en faire de même? R : Non. Nous devons suivre les règles de sécurité de notre entreprise. PMI s engage à fournir à ses collaborateurs un environnement sûr partout où nous menons des activités, même si cela dépasse les exigences locales. Confidentialité des données personnelles des collaborateurs PMI s engage à offrir à ses collaborateurs un environnement de travail sûr et sans risques. La sécurité est particulièrement importante dans les ateliers de production, qui doivent obéir à des normes de sécurité strictes, et pour les collaborateurs qui passent une partie conséquente de leur journée de travail à manœuvrer des véhicules dans le cadre des activités de l entreprise. Chaque espace de travail est soumis à des règles de sécurité devant être respectées. Nous sommes en règle avec toutes les lois sur la santé et la sécurité et appliquons en outre nos propres règles dans ce domaine, souvent plus strictes que la loi même. Malgré tout, il ne suffit pas d appliquer des règles sur la sécurité. L engagement de notre entreprise vis-à-vis de la sécurité signifie que chacun de nous demeure attentif quant aux risques qu il est susceptible de rencontrer dans son travail. Tous les collaborateurs ainsi que quiconque travaillant dans nos locaux doivent connaître les règles de santé et de sécurité qui s appliquent à leur travail. Un environnement de travail sûr est également un environnement sans violence. Les menaces (implicites ou explicites), l intimidation et la violence n ont pas leur place chez PMI et ne seront pas tolérées. i Vous devez connaître et appliquer la 08-C «Environnement, Santé, Sécurité et Sûreté» de PMI et d autres règles en matière de santé et de sécurité. Les collaborateurs sont encouragés à signaler toute pratique à risque (y compris les menaces et tentatives d intimidation) à leur supérieur ou responsable, au représentant de la sécurité local ou au service des ressources humaines. Les informations personnelles sur un collaborateur ne doivent jamais être divulguées à une personne extérieure à PMI sans autorisation appropriée. L engagement de confidentialité de nos sociétés ne constitue pas une autorisation à se livrer à des activités privées inappropriées sur le lieu de travail. Les ordinateurs de l entreprise, par exemple, sont réservés à un usage professionnel et non à des activités commerciales extérieures. L entreprise peut, sous réserve des restrictions légales applicables, accéder, revoir et utiliser chaque communication, document et information créés sur le lieu de travail et/ou avec des ressources de l entreprise. Cela peut inclure l utilisation de l Intranet ou d Internet, les courriers électroniques, les messages vocaux, les conversations téléphoniques et les fichiers informatiques. i La confidentialité des données des collaborateurs est régie par les lois et règlements de plusieurs organismes d Etat et fait l objet de la 03-C de PMI «Protection des données personnelles». Si vous avez des questions, contactez le service juridique. Environnement de travail Code de conduite de PMI 9

15 Drogues et alcool sur le lieu de travail? Q : J ai remarqué que l haleine de mon supérieur sent souvent l alcool, même tôt le matin, et il semble dans un état second. Je crains qu un scandale éclate ou qu il essaie de me faire renvoyer si je lui en parle ou que je le signale à quelqu un d autre. Que dois-je faire? Au travail, il est nécessaire d avoir l esprit clair et de pouvoir réagir avec rapidité : la sécurité de nos collègues de travail et des consommateurs en dépend. Etre sous l emprise de l alcool ou de drogues ou utiliser des médicaments de façon abusive amoindrit les capacités du collaborateur. C est la raison pour laquelle les directives de PMI interdisent formellement l abus de drogues et d alcool. Les violations de ce règlement sont prises très au sérieux. i Si vous êtes témoin d un abus de drogue ou d alcool, vous devez le signaler. R : Tous les signes que vous mentionnez indiquent qu il y a un vrai problème. Vous devez donc en parler sans attendre. Consulter la section A qui s adresser en cas de besoin? de ce Code pour des informations sur les ressources disponibles. Il est absolument nécessaire que nos sociétés offrent un environnement de travail sûr. PMI ne tolérera aucune forme de représailles contre vous et vous protégera contre celles-ci. Code de conduite de PMI 10

16 Conflits d intérêts, cadeaux et invitations Notre objectif En tant que collaborateurs de PMI, nous travaillons ensemble pour réaliser nos objectifs communs avec loyauté et objectivité, nous prenons des décisions qui garantissent au mieux les intérêts de la société, quelles que soient les influences personnelles ou extérieures. Conflits d intérêts? Q : Nous recherchons une société d entretien pour les travaux de nettoyage et n arrivons pas à trouver un prestataire qui nous convienne. Ne serait-il pas possible de faire économiser du temps et des efforts à notre société en faisant appel à l entreprise où travaille mon frère? Je sais qu ils feront du bon travail. R : Non. Choisir un prestataire simplement parce que vous faites confiance à votre frère n est pas une pratique saine, et ce choix est en contradiction avec nos règles d achat. En outre, cela crée un conflit d intérêts entre votre désir d aider votre frère et l objectivité nécessaire pour choisir le prestataire le plus compétitif. Cependant, si vous faites part de votre dilemme à votre responsable Conformité et que vous vous retirez du processus de sélection (et qu aucun de vos subordonnés n y est impliqué), l entreprise de votre frère peut postuler avec les autres prestataires qualifiés. Nos collaborateurs ont de nombreuses activités extra-professionnelles. Un «conflit d intérêts» peut éclater lorsque les activités personnelles, sociales, financières ou politiques d un collaborateur sont susceptibles d affecter sa loyauté ou son objectivité au sein de l entreprise. Votre obligation de conduire les activités de la société de façon honnête et éthique comprend la gestion appropriée de conflits d intérêts réels et apparents. Ceci nécessite parfois d éviter ensemble les conflits et de divulguer intégralement tous conflits d intérêts réels ou apparents. Sources fréquentes de conflits d intérêts Emploi et affiliations externes. Si vous avez un deuxième emploi, si vous êtes prestataire de services ou si vous êtes consultant pour un concurrent, un client, un fournisseur ou un prestataire de services, un conflit d intérêts peut éclater. (Il en va de même si vous travaillez pour une entreprise aspirant à devenir l un de nos concurrents, clients ou fournisseurs.) Certains arrangements de ce type ne sont pas tolérés, par exemple le fait pour un collaborateur de travailler pour des personnes qu il côtoie dans le cadre de son travail pour l entreprise ou de leur fournir des services. Aucune affiliation extérieure avec des concurrents, des clients ou des fournisseurs n est autorisée, sauf si : Vous obtenez l approbation écrite de votre supérieur ; et Si vous obtenez, conjointement avec votre supérieur, l approbation écrite du Service Conformité. Emplois et affiliations de parents proches. Les activités professionnelles de parents proches peuvent également créer des conflits d intérêts. Si vous apprenez qu un «parent proche» (terme défini dans Autres considérations sur les conflits d intérêts) travaille ou est prestataire de services auprès d un concurrent, client ou fournisseur, ou si vous avez un parent proche chez PMI et qu'il risque de se poser un conflit réel ou potentiel d'intérêt émanant de vos postes respectifs, informezen rapidement votre supérieur et le Service Conformité. Le Service Conformité déterminera si des démarches sont nécessaires afin de remédier à la situation. Conflits d intérêts, cadeaux et invitations Code de conduite de PMI 11

17 Conflits d intérêts (suite) En général, un parent ne doit pas entretenir de relations professionnelles avec vous, avec quiconque travaille dans votre société ou avec l un de vos subordonnés, et vous ne devriez avoir aucune relation directe ou indirecte de supervision avec un autre employé qui est un parent proche. Les dérogations nécessitent l accord spécifique du Service Conformité. Vous devez également veiller à ne pas divulguer d informations professionnelles confidentielles à un parent. Conseils d administration. Occasionnellement, il peut être demandé à un collaborateur de siéger au Conseil d administration d une autre société. Cela peut, dans certains cas, engendrer un conflit d intérêts ou même poser un problème juridique. Avant d accepter un mandat en tant que membre du Conseil d Administration d une organisation pouvant, de quelque façon que ce soit, être liée à vos activités (y compris s il s agit d un organisme à but non lucratif), obtenez toujours l accord écrit du Responsable de la conformité qui se concertera avec le service juridique. Investissements. Les collaborateurs et leurs parents proches doivent veiller à ce que leurs investissements ne créent pas de conflits d intérêts qui pourraient affecter la capacité du collaborateur à prendre des décisions objectives pour le compte de PMI. Des conflits peuvent survenir si les investissements sont faits en faveur de concurrents, fournisseurs ou clients. Tout «intérêt substantiel» pour un concurrent, un fournisseur ou un client requiert l approbation écrite préalable de votre supérieur et du Chief Compliance Officer. On entend par «intérêt substantiel» tout intérêt économique susceptible d influencer ou de sembler influencer votre jugement. Si l investisseur n a pas son mot à dire quant au choix des investissements, les fonds communs de placement cotés en bourse, les fonds indiciels et les mises en commun de titres similaires ne représentent pas une source de conflits : Certains investissements sont toujours proscrits : N investissez jamais dans un fournisseur si vous êtes partie prenante dans sa sélection, son évaluation ou dans les négociations avec lui, ou si vous êtes le supérieur d une personne ayant une telle responsabilité. N investissez jamais dans un client si vous êtes responsable des transactions avec celui-ci ou si vous supervisez quelqu un ayant cette responsabilité. Dans la plupart des cas, cependant, c est en faisant appel au bon sens que l on peut déterminer si un investissement peut générer un conflit d intérêts. Pour savoir si un investissement peut engendrer un conflit d intérêts, posez-vous les questions suivantes : Cet investissement affectera-t-il les décisions que je prendrai pour la société? Comment cet investissement sera-t-il perçu par les autres collaborateurs de ma société (mes collègues, par exemple). Penseront-ils qu il aura des répercussions sur mon travail? Comment sera-t-il perçu par les personnes extérieures : clients, fournisseurs, actionnaires ou même les médias? Code de conduite de PMI 12

18 Conflits d intérêts (suite) Autres considérations sur les conflits d intérêts Parents proches. Comme le montrent les sections précédentes, les activités d un parent proche peuvent créer un conflit d intérêts réel ou apparent. Cela se produit lorsqu un collaborateur est partagé (ou semble partagé) entre sa loyauté envers son parent proche (qui a certains intérêts) et sa loyauté envers PMI (qui peut avoir des intérêts différents). Le terme «parent proche» englobe les conjoints, les parents, les beaux-parents, les enfants, les enfants par alliance, les frères et sœurs, les beaux-frères et belles-sœurs, les neveux, les nièces, les tantes, les oncles, les grands-parents, les petits-enfants, la bellefamille. En outre, la règle des «parents proches» couvre également les concubins (reconnus ou non par la loi), la personne avec laquelle vous vivez, ou la personne avec laquelle vous entretenez une relation étroite ou amoureuse. Sur les questions conflictuelles, vous n avez pas à vous renseigner sur les activités des membres de votre famille qui n habitent pas avec vous. Concernant les membres de votre famille qui ne vivent pas chez vous, vous ne devez vous préoccuper que des informations que vous connaissez à leur sujet. Fournisseurs, clients et concurrents potentiels. Lorsque l on aborde les conflits d intérêts, les termes «fournisseur», «client» ou «concurrent» englobent aussi les fournisseurs, clients et concurrents potentiels. Si vous pensez être confronté à un conflit d intérêts ou si des observateurs extérieurs pourraient penser que l une de vos activités ou relations constitue un conflit d intérêts, vous devez informer rapidement et par écrit le Service Conformité. i Il est possible de signaler un conflit d intérêts en ligne, sur le site intranet Conformité de PMI. Si vous avez des questions concernant la manière de signaler un conflit d intérêts ou avez besoin d autres informations, veuillez contacter le Service Conformité. Réception de cadeaux et d invitations PMI a de nombreux fournisseurs qui sont essentiels à la réussite de notre entreprise. C est pourquoi nos relations avec les fournisseurs et d'autres tierces parties doivent reposer entièrement sur des décisions saines et des transactions équitables. Les cadeaux d affaires et les invitations peuvent renforcer des liens professionnels mais peuvent aussi rendre moins objectif vis-à-vis de la personne qui offre le cadeau. En résumé, les cadeaux et invitations peuvent créer des conflits d intérêts. «Cadeaux et invitations» englobent tout élément de valeur, y compris les remises, les prêts, l argent en espèces, des conditions préférentielles sur un produit ou service, des services, des récompenses, des moyens de transport, l usage des véhicules ou des résidences de vacances d une autre société, des actions ou autres titres, la participation à des offres de titres, des aménagements immobiliers, les billets et les chèques cadeau. La liste ci-dessus n est pas exhaustive et les exemples cités ne sont que quelques-uns parmi tant d autres. Code de conduite de PMI 13

19 Réception de cadeaux et d invitations (suite) REMARQUE : Dans certaines filiales, des règles plus restrictives sur les cadeaux et invitations peuvent être appliquées. Les collaborateurs de ces filiales ne doivent pas accepter de cadeaux ou d invitations interdits par ces règles. On peut classer en trois catégories les cadeaux et invitations offerts aux collaborateurs de PMI et à leurs parents proches :? Q : Le représentant commercial d un fournisseur vous offre un luxueux stylo utilisé par sa société pour la signature des contrats mais pose une condition. Il dit que vous n aurez le stylo que si vous l aidez à convaincre le reste du service des achats. Comme le stylo vaut probablement moins de 250 US dollars, pouvez-vous l accepter? R : Non, car le représentant commercial a posé des conditions. Il ne vous donnera le stylo que s il a quelque chose en retour. Même s ils semblent bénins, ces arrangements font partie de la liste des cadeaux «que l on ne doit jamais accepter». NORMALEMENT ACCEPTABLES Certains cadeaux et invitations sont si modestes qu ils ne requièrent aucune approbation. Sont classés dans cette catégorie les cadeaux et invitations offerts par une même source au cours de l exercice et dont la valeur marchande combinée ne dépasse pas 250 US dollars (sauf s ils se classent dans la catégorie «Ceux que l on ne doit jamais accepter» ci-dessous). Cela signifie que tant que les cadeaux suivants, offerts par une même source au cours de l année calendaire, ne totalisent pas plus de 250 US dollars, ils ne nécessitent aucune approbation : Repas occasionnels avec un partenaire d affaires. Simples rencontres sportives, pièces de théâtre et autres évènements culturels. Autres cadeaux et invitations raisonnables. De même, les objets promotionnels de faible valeur tels que les stylos, calendriers et tasses généralement offerts aux clients peuvent être acceptés sans autorisation. JAMAIS ACCEPTABLES D autres types de cadeaux et d invitations sont tout simplement interdits. Ils ne sont donc jamais tolérés et personne ne peut les autoriser. Les collaborateurs ne doivent jamais : Accepter une invitation ou un cadeau de nature illégale ou qui présenterait une violation de la loi. Accepter un cadeau sous forme d argent en espèces ou équivalent (tels que des chèques-cadeau transférables ou convertibles en espèces) des chèques de banque, mandats, actions, instruments négociables, prêts, actions ou stock options. Accepter ou demander quelque chose à titre de contrepartie, ou dans le cadre d un engagement à faire quelque chose en échange du cadeau ou de l invitation. Assister à un spectacle de goût douteux, à caractère sexuel, ou qui enfreint d une quelconque manière notre engagement du respect mutuel. Prendre part à une activité que vous savez être interdite par les règlements imposés par l employeur de la personne offrant le cadeau ou l invitation. TOUJOURS POSER LA QUESTION Pour tous les autres cadeaux ou toutes les autres invitations, vous devez obtenir l'approbation écrite prévue par la 14-C de PMI, Code de conduite de PMI 14

20 Réception de cadeaux et d invitations (suite) «Relations avec des Représentants des Pouvoirs Publics et des partenaires commerciaux. Activité politique» Voici des exemples de cadeaux ou invitations qui entrent dans cette catégorie, lorsqu ils sont payés par un fournisseur, ou un client, actuel ou potentiel : Les cadeaux et invitations provenant d une même source et d une valeur marchande totale supérieure à 250 US dollars au cours d une même année civile. Les places pour assister à des évènements exceptionnels, comme les matchs de la Coupe du monde (leur valeur étant généralement supérieure à 250 US dollars). Les voyages ou évènements de plus d une journée. Pour déterminer si les cadeaux de la catégorie «Toujours poser la question» peuvent être acceptés, il convient de faire appel au bon sens et de tenir compte des critères suivants : Si le cadeau ou l invitation est susceptible d influencer votre objectivité. S il y a un objectif professionnel (par exemple si l évènement est le cadre de discussions d affaires). Quel genre d exemple cela donnerait aux autres collaborateurs. Comment cela serait perçu par les autres collaborateurs ou les personnes extérieures à l entreprise. Autres considérations sur les cadeaux et les invitations : Notification des fournisseurs et des clients. Vous devez informer tous vos fournisseurs et clients actuels ou futurs de l existence de ces règles d'entreprise en matière de cadeaux et invitations. Que faire si vous recevez un cadeau interdit? Vous devez rendre immédiatement tout cadeau sous forme d argent en espèces ou équivalent, tels que les chèques-cadeaux transférables ou convertibles en espèces, les chèques de banque, les mandats, actions, instruments négociables, prêts, actions ou stock options. En ce qui concerne les autres types de cadeaux, dont la valeur dépasse la valeur généralement acceptable, pour lesquels le Chief Compliance Officer de votre société décide qu il n est pas pratique ou pas souhaitable de les rendre, vous devez les remettre au Chief Compliance Officer, qui en disposera en vue d un usage interne, vente ou donation. Les cadeaux tels qu un poster, une garniture de bureau ou des objets de même type peuvent être utilisés dans votre bureau avec l accord écrit du Chief Compliance Officer ou selon les procédures établies par votre filiale, mais ils resteront la propriété de l entreprise. Le cas échéant, une lettre expliquant les règles de la société vis-à-vis des cadeaux sera envoyée au donateur. i Si vous avez des questions ou des problèmes à propos des cadeaux et invitations, contactez votre supérieur ou le Service Conformité. Il se peut que votre filiale ait des exigences supplémentaires. Assurez-vous de les connaître et de les comprendre. Code de conduite de PMI 15

21 Offre de cadeaux et d invitations? Q : Je souhaite offrir un cadeau particulier à l un de nos meilleurs clients en guise de remerciement. Je peux obtenir des billets d entrée pour un tournoi de tennis qui, je le sais, l intéresseront, mais je pense que le fait d accepter ces billets est contraire à la politique de sa société. Si ce client est prêt à ne pas tenir compte de cette politique, puis-je lui offrir les billets? R : Non. Si vous savez que ce cadeau est interdit par la politique de la société du bénéficiaire, vous ne pouvez pas offrir ce type de cadeaux. Tout comme nous voulons que les autres respectent nos règlements, nous respectons les leurs. Cadeaux et invitations offerts ou fournis à des contacts commerciaux du secteur privé Tout comme nous appliquons des règles strictes quant à l acceptation des cadeaux et des invitations (reportez-vous à la section «Réception de cadeaux et d invitations» de ce Code), nous devons rester prudents lorsque nous en offrons. L offre de cadeaux de politesse et de courtoisie de valeur symbolique tels que des modestes présents, des repas ou des places de spectacle est une pratique courante dans le commerce et permet de renforcer les liens commerciaux. Lorsque l on échange occasionnellement des invitations ou des cadeaux d une valeur raisonnable avec une personne ou une entreprise du secteur privé, il convient de faire preuve de jugement et de modération, à moins que l employeur du bénéficiaire interdise cette pratique. Vous ne devez jamais offrir ou proposer un cadeau ou une invitation qui pourraient être refusés du fait de la loi ou d'une procédure interne de l'entreprise du bénéficiaire. Offre de cadeaux Pour offrir un cadeau d une valeur supérieure à 250 US dollars à un employé d une société du secteur privé, vous devez préalablement obtenir une autorisation expresse écrite conformément aux procédures définies par la 14-C de PMI. Certains comportements sont à proscrire, sans exception. N offrez jamais un cadeau, une invitation ou toute chose de valeur si : Il est illégal. Il est en violation du règlement de l entreprise du bénéficiaire. C est de l argent en espèces ou d autres instruments monétaires (chèques bancaires, chèques de voyage, mandats, valeurs de placement ou titres négociables). Il est de goût douteux, à caractère sexuel ou il enfreint d une quelconque manière notre engagement pour le respect mutuel. Vous exigez une contrepartie. Sa valeur dépasse US dollars (à moins qu il ne soit offert en public et qu il soit clairement précisé que le bénéficiaire reçoit ce cadeau, par exemple, dans le cadre d un programme de promotion connu et approuvé par l employeur du bénéficiaire). Il n est pas noté correctement sur les livres comptables de l entreprise. Code de conduite de PMI 16

22 Offre de cadeaux et d invitations (suite) Cadeaux à des Représentants ou Agents des Pouvoirs Publics Offrir ou proposer des cadeaux ou invitations à des Représentants ou Agents des Pouvoirs Publics présente des risques particuliers. Vous ne devez jamais offrir ou proposer à un Représentant ou à un Agent des Pouvoirs Publics un cadeau, une invitation ou quoi que ce soit de valeur qui soit illégal ou qui, selon vous, pourrait lui faire commettre une infraction aux règles d éthique ou aux autres règles régissant sa conduite. Avant d offrir un cadeau ou une invitation à un Représentant ou un Agent des Pouvoirs Publics, assurez-vous de connaître et de suivre strictement la 14-C de PMI «Relations avec des Représentants des Pouvoirs publics et des partenaires commerciaux. Activité politique». Code de conduite de PMI 17

23 Conduite des affaires Notre objectif Dans toutes leurs transactions commerciales, nos sociétés s efforcent d être honnêtes et justes. Nous rivalisons âprement avec nos concurrents, mais en restant loyaux et en respectant les lois qui régissent la concurrence et protègent l intégrité du marché. Lois sur la concurrence Nous adhérons de manière stricte aux lois qui protègent les marchés dans le monde contre les pratiques anticoncurrentielles. Le droit de la concurrence prohibe les accords anticoncurrentiels, tels que les ententes sur les prix et les efforts visant à éliminer les concurrents de manière déloyale. Quelques faits concernant les lois sur la concurrence : Les lois sur la concurrence varient selon les pays. Plusieurs pays (l Union européenne et certains Etats ou régions) ont des lois qui interdisent les comportements anticoncurrentiels. Les lois qui vous concernent peuvent varier en fonction de l endroit où vous vous situez et où vous exercez votre activité. Elles peuvent s étendre aux pratiques anticoncurrentielles ayant lieu en dehors du pays. Certaines lois sur la concurrence s appliquent même lorsque la pratique anticoncurrentielle s est manifestée en dehors des frontières du pays. Les sanctions sont sévères. Les violations sont sévèrement sanctionnées. Dans certains pays, les individus reconnus coupables de violations pour avoir par exemple conclu une entente sur les prix peuvent être souvent condamnés à une peine de prison. Les sanctions pécuniaires peuvent également être importantes. Au sein de l Union européenne, les amendes pour pratique anticoncurrentielle peuvent s élever à dix pour cent du chiffre d affaires mondial de l entreprise (c est-à-dire ses ventes). De nombreux pays ont adopté ou adoptent des sanctions très sévères en cas de violation des lois sur la concurrence, et dans certains pays, les clients et les concurrents peuvent demander des dommages et intérêts. Conducting Business Un comportement irréfléchi peut constituer une violation de la loi. Ce qui pourrait être considéré au premier abord comme des contacts professionnels normaux, comme par exemple un déjeuner de travail avec le représentant commercial d un concurrent ou un brainstorming dans une association professionnelle, peut entraîner des plaintes pour violation du droit de la concurrence. Code de conduite de PMI 18

24 Lois sur la concurrence? (suite) Q : Lors d une assemblée réunissant l ensemble du secteur, j ai discuté avec les représentants de sociétés concurrentes. L un d eux a dit : «Je ne sais pas ce qu il en est pour vous, mais nos marges bénéficiaires ne sont plus aussi bonnes qu avant». Un autre a dit : «J aimerais que nous puissions faire quelque chose à propos de toutes ces importantes remises». J ai acquiescé sans dire un mot. Au cours des semaines qui ont suivi, les sociétés dont les représentants ont participé à la conversation ont fait monter leurs prix. Cette discussion posait-elle un problème? Qu aurais-je dû faire? R : Oui, cette discussion posait incontestablement un problème. Un tribunal pourrait conclure que toutes les personnes ayant participé à la conversation, qu elles aient parlé ou non, fixaient des prix, même s il n y a pas eu d accord explicite. En raison de ce risque, si vous vous retrouvez impliqué(e) dans une discussion sur les prix avec des concurrents, quittez immédiatement le groupe en faisant clairement comprendre que vous désapprouvez cette attitude, et contactez rapidement votre service juridique. Le droit de la concurrence interdit les accords qui limitent ou restreignent le commerce. Les ententes sur les prix ou les ententes illicites de cartels sont des exemples d accords illégaux entre concurrents. Certains accords avec les fournisseurs ou les clients peuvent également aller à l encontre des lois sur la concurrence s ils restreignent la concurrence. Il peut s agir par exemple d un accord de ne pas traiter avec un client ou un fournisseur (boycott) ou d une entente entre un fournisseur et un client sur des prix de revente minimum ou réels. i La 05-C de PMI «Concurrence et Commerce Loyal» définit une norme unique à l échelle mondiale concernant le respect du droit à la concurrence. Dans certains cas, elle peut être plus stricte que la loi en vigueur dans le pays. Vous devez connaître la 05-C de PMI et ses implications dans votre travail. La monopolisation de marchés (même s il s agit d une simple tentative) et l abus de position dominante sont des activités illégales. Certaines lois sur la concurrence interdisent la monopolisation ou la tentative de monopolisation de marchés, tandis que d autres réglementent la conduite des sociétés jouissant d une «position dominante». Ainsi, une société bénéficiant d une position dominante ne doit pas essayer d empêcher d autres entreprises d entrer sur le marché ni d éliminer la concurrence. Habituellement, les concurrents fixent des prix pour couvrir leurs frais. Une tarification inférieure aux frais peut apparaître comme «anticoncurrentielle». S il y a une raison pour fixer des prix inférieurs aux coûts, vous devez consulter le service juridique pour être sûr que vous n enfreignez pas les lois sur la concurrence, ou une autre loi. Faire payer des prix différents à des clients qui sont concurrents peut être illégal. Au sein de l Union Européenne et dans d autres juridictions, la tarification différentielle peut poser problème lorsqu une société dispose d une position dominante ou lorsque cette tarification est le résultat d un accord avec un tiers. Les collaborateurs ayant autorité pour fixer les prix doivent connaître ces lois et doivent demander conseil au service juridique. i Si vous avez des questions ou des doutes sur les obligations qui vous sont imposées par le droit de la concurrence et la 05-C de PMI, consultez votre supérieur ou le service juridique. Conduite des affaires Code de conduite de PMI 19

25 Lois sur la concurrence (suite) Règles de base à connaître : Certains accords sont presque toujours en violation du droit de la concurrence. Ne vous entretenez jamais et n échangez jamais d informations avec un concurrent pour : Fixer des prix, y compris pour définir des prix maximum ou minimum ou pour «stabiliser» des prix. Fixer des conditions relatives à un prix de gros ou de détail, des formules de tarification, des promotions commerciales, des conditions de règlement, etc. Vous partager des marchés, des clients ou des territoires. Limiter la production. Truquer un appel d offres (arrangements pour soumettre des offres fictives). Boycotter un concurrent, un fournisseur, un client ou un distributeur. En raison du risque que cela comporte, n abordez pas les problèmes de concurrence avec des concurrents, quel que soit le moment ou l endroit, sans l autorisation du service juridique. D autres activités peuvent être contraires au droit de la concurrence. Consultez toujours le service juridique avant de : Discuter d entreprises communes, de fusions, d acquisitions, de stratégies de marketing ou d achats ou de toute autre politique commerciale avec des concurrents. Conclure des contrats d exclusivité (par ex. des contrats exigeant d une société qu elle achète ou vende exclusivement auprès de PMI). Associer ou regrouper différents produits ou services (par exemple, des contrats exigeant d un acheteur intéressé par l achat d un produit qu il en acquière un second «lié» au premier, ou des programmes qui conditionnent l octroi d une remise à l achat d un groupe de produits). Vous engager dans des activités impliquant des associations commerciales ou fixant des normes industrielles. Officier comme administrateur ou membre du comité directeur dans une société concurrente. Fixer des prix de revente avec des revendeurs. Proposer des remises, des rabais ou d autres incitations à un client selon la réalisation de cibles de croissance, de volume ou de parts de vente, ou le respect d exigences de visibilité en rayon. Proposer des remises ou des conditions différentes à un acheteur sans les proposer à un autre acheteur concurrent. S engager dans des activités susceptibles de rendre difficile pour la concurrence l obtention des ressources nécessaires à la production ou la vente de ses produits. Code de conduite de PMI 20

26 Informations sur la concurrence? Q : Je viens d être engagé par une autre société. J ai gardé plusieurs documents de mon précédent emploi qui seraient très utiles au développement de plans marketing pour ma société. Puis-je les apporter avec moi? R : Non, vous ne devez pas apporter au sein de PMI de la documentation appartenant à votre précédent employeur et qui est susceptible de contenir des informations confidentielles. Tout comme nous refusons que nos informations confidentielles soient divulguées, nous ne devons pas utiliser les informations confidentielles des autres. Pour pouvoir rivaliser sur le marché, il est nécessaire et légitime de recueillir des informations sur la concurrence de façon honnête. Cependant, certaines méthodes d obtention d informations sont inappropriées et peuvent enfreindre la loi, y compris le droit de la concurrence et les lois relatives aux secrets commerciaux. Chez PMI, nous nous sommes engagés à éviter la collecte illicite d informations et il est donc important que vous sachiez ce que vous pouvez faire et ce à quoi vous devez faire attention. Parmi les sources d information sur la concurrence autorisées, on trouve : La presse et toute autre information publique. Parler avec les clients, mais pas pour obtenir des informations confidentielles. Les salons professionnels (mais pas les informations des concurrents cf. la section «Lois sur la concurrence» de ce Code). Les informations accessibles publiquement sur l Internet ou par d autres médias accessibles au public. Les études conduites par des consultants réputés. N utilisez jamais les informations suivantes : Les informations confidentielles ou appartenant à un concurrent ou des renseignements similaires détenus par des personnes externes. Consultez le service juridique si vous êtes en possession de telles informations. Si vous recevez des informations confidentielles ou appartenant à un tiers en provenance de personnes externes à PMI même par pure inadvertance demandez immédiatement conseil au service juridique. Les informations confidentielles ou appartenant à un tiers de quelque forme que ce soit en possession de nouveaux employés et obtenues auprès de leur précédent employeur. Les informations portant sur l offre d un concurrent lorsque vous participez à un appel d offres, en particulier lors d une privatisation. Si de telles informations parviennent jusqu à vous, appelez le service juridique. Les informations sur un concurrent que quelqu un propose de vous vendre. i Si vous avez une question quant à la légalité des informations sur la concurrence en votre possession, contactez le service juridique. Code de conduite de PMI 21

27 Blanchiment d argent et contrebande? Q : Un client basé à l étranger appelle de Scandinavie pour dire qu il souhaite doubler le nombre de cigarettes qu il achète chaque année. Il est également en train de changer de banque, et souhaite régler sa prochaine commande en espèces car son nouveau compte ne sera pas ouvert à temps. Que dois-je faire? R : Faites part de la situation au service des contrôles internes et au service juridique. Tout d abord, PMI ne vend pas de produits à ses clients dans des quantités qui excéderaient la demande légitime sur le marché local. Une soudaine augmentation de la demande sans justification valable peut indiquer un problème de contrebande. Deuxièmement, la 11-C de PMI n autorise les règlements en espèces que dans des circonstances précises et seulement sur autorisation écrite. L argent liquide (ainsi que les chèques de tiers ou les paiements multiples) est parfois utilisé par les criminels pour contourner les lois sur le blanchiment d argent. Le commerce de produits en infraction avec les lois douanières ou fiscales est connu sous différents noms : «contrebande», «fraude fiscale», etc. Les autorités du monde entier sont de plus en plus préoccupées par la contrebande et ses liens avec une autre activité criminelle : le «blanchiment d argent». Les règles de PMI sont claires : nous ne tolèrerons, ne faciliterons ni ne soutiendrons la contrebande ou le blanchiment d argent et nous aiderons les pouvoirs publics à lutter contre le commerce illicite de nos produits. Qu est-ce que la contrebande? La contrebande est le commerce illicite de produits en infraction avec les lois douanières ou fiscales. Qu est-ce que le blanchiment d argent? Le blanchiment d argent est le procédé par lequel des individus ou des entreprises essaient de dissimuler des fonds illicites ou de donner une apparence légitime à une source illégale de revenus. PMI applique trois Principes et Pratiques en matière de conformité fiscale traitant du blanchiment d argent, de la contrebande et des sanctions économiques : PMI 09-C «Connaître vos fournisseurs», 10-C «Connaître vos Clients et Fabricants Tiers», et 11-C «Formes Acceptables de Paiement». Perception des paiements. PMI soutient les politiques visant à lutter contre le blanchiment d argent en utilisant certaines procédures pour éviter de percevoir de l argent en espèces provenant d activités illégales. Formes Acceptables de Paiement. La 11-C de PMI «Formes Acceptables de Paiement» définit les modes de paiement que PMI et ses filiales peuvent utiliser pour percevoir ou effectuer des paiements de la part de clients ou au profit de fournisseurs et d autres organisations ou particuliers avec qui nous traitons. Ces procédures sont conçues pour éviter que nos produits soient utilisés pour «blanchir de l argent» ou dissimuler des fonds illicites. Ces Principes et Pratiques : Spécifient les formes de paiement acceptables. Exigent que tous les paiements soient effectués dans la devise indiquée sur la facture. Interdisent les paiements à des tiers. Exigent la conformité avec toutes les règles d écriture et de reddition des comptes. Exigent que les paiements correspondant à chaque facture ou groupe de factures soient effectués à l aide d un seul et même moyen de paiement. Exigent que les demandes pour trop-perçu soient examinées de près. Spécifient des exceptions permettant d accepter des paiements d une autre façon que ne l indique cette règle. Code de conduite de PMI 22

28 Blanchiment d argent et contrebande (suite) «Connaissez votre client». Pour que nous ayons l assurance de ne travailler qu avec des sociétés ou des individus qui partagent nos règles de conformité et d intégrité, la 10-C de PMI «Connaître vos Clients et Fabricants Tiers» fixe des règles de sélection et d approbation des clients et d autres partenaires professionnels. Ces Principes et Pratiques exigent des collaborateurs qu ils : Evaluent (autant que faire se peut) l intégrité des clients potentiels et vérifient que ces clients ont une présence commerciale physique et que leurs activités sont légitimes ; Communiquent aux clients nos attentes en matière de conformité ; Continuent à contrôler les pratiques commerciales des clients ; Refusent de travailler avec des personnes ou des sociétés suspectées de malhonnêteté mettant en cause nos produits et ne leur portent aucune assistance ; Signalent toute violation de ces Principes et Pratiques à leur supérieur, au Service Conformité ou au service juridique. Signalez rapidement au Chief Compliance Officer ou au service juridique toute transaction ou activité suspecte menée par l un quelconque de nos clients. i Pour plus d informations, consultez les 09-C, 10-C et 11-C de PMI ou adressez-vous au service des contrôles internes, au Service Conformité ou au service juridique. Tenez compte que toute transaction ou activité suspecte menée par un client doit être signalée rapidement. Restrictions commerciales, contrôles à l exportation et lois sur le boycott Restrictions commerciales et contrôles à l exportation. L Union Européenne, la Suisse, les Etats-Unis et plusieurs autres juridictions imposent périodiquement des interdictions ou d autres restrictions sur les exportations et les échanges avec certains pays, sociétés et individus. Ces restrictions commerciales revêtent de nombreuses formes, dont l interdiction : D exporter vers un pays sanctionné, De faire transiter des marchandises par un pays non-sanctionné vers un pays sanctionné ou vice versa, D importer ou d effectuer des transferts de propriété de marchandises provenant d un pays sanctionné De voyager vers un pays sanctionné ou en venir. De faire de nouveaux investissements dans un pays sanctionné. D effectuer des transactions et des négociations financières impliquant un pays sanctionné ou des individus ou des sociétés avec lesquels toute relation est interdite. Code de conduite de PMI 23

29 Restrictions commerciales, contrôles à l exportation et lois sur le boycott? (suite) Q : Je désire envoyer certains produits dans un pays soumis à des sanctions commerciales. Puis-je m arranger pour les transférer à une société se trouvant dans un pays non soumis à cette restriction qui les enverra ensuite dans le pays répertorié sur la liste des pays soumis à des sanctions commerciales? R : Non. Comme on peut l observer pour de nombreuses lois, ce qui peut apparaître comme un moyen intelligent de contourner la loi est aussi illégal. Ces restrictions sont également susceptibles d imposer l obtention de licences pour l exportation de certains produits ou technologies. L exportation n est pas uniquement le transfert d une marchandise tangible. Ce terme englobe le transfert de services ou technologies (tels que des données techniques ou d autres informations) à l intérieur d un pays ou vers un autre pays par : Courrier électronique. Discussions en face à face, que ce soit sur place ou dans un autre pays. Des visites dans les locaux de PMI. Aux Etats-Unis, des restrictions commerciales ont récemment été imposées aux sociétés productrices de biens de consommation concernant le commerce avec les pays et individus ou organisations qui suivent : Corée du Nord Ressortissants Spécifiquement Cuba Désignés Iran Trafiquants de narcotiques Soudan Organisations terroristes (y compris Syrie les Talibans) Lors de toute négociation avec l international, assurez-vous de bien connaître et respecter tous les contrôles à l exportation et les restrictions commerciales. Restrictions américaines anti-boycott. Selon la loi en vigueur aux Etats-Unis, PMI doit communiquer au Gouvernement américain toute demande de boycott ou pratique commerciale restrictive associée lui ayant été faite et refuser de s y soumettre. Les collaborateurs ne doivent prendre aucune initiative, ne fournir aucune information, ni faire aucune déclaration qui pourrait être interprétée comme une participation au boycott illégal d un pays étranger. La violation de ces lois est sévèrement sanctionnée. La liste actuelle des pays pouvant demander la participation à un boycott international prohibé est disponible auprès du service juridique. Vous devez immédiatement avertir le service juridique si vous recevez des demandes d information orales ou écrites concernant un boycott. Cela inclut les demandes faites dans le cadre d une commande, de même que celles qui ne sont pas liées à une transaction spécifique. i Si vous avez besoin de plus amples informations sur les restrictions commerciales et les contrôles à l exportation, contactez les services juridique et financier. Code de conduite de PMI 24

30 Douanes et taxes indirectes En règle générale, l importation des produits de nos sociétés est soumise à différentes lois et réglementations douanières et fiscales. L importation physique de produits dans un pays doit notamment se faire conformément : A la réglementation qui fixe les droits d entrée, la taxe sur la valeur ajoutée, l accise, etc. applicables à nos produits ; ou A la réglementation fiscale sur les scellés ou à toute réglementation similaire régissant les expéditions «en exemption de taxes ou de droits». Les importations doivent également fréquemment respecter des exigences émises par des organismes gouvernementaux et coordonnées ou appliquées par les autorités douanières. Vous devez être sûr que toutes les importations remplissent ces conditions, et que toutes les informations données aux douaniers et agents du fisc sont exactes. i Si vous travaillez dans ce domaine, vous devez aussi consulter la 15-C de PMI «Fiscalité». Les pouvoirs publics comme client? Q : Nous sommes présents dans plusieurs pays où nombre de sociétés et d organisations appartiennent à l Etat. Comment savoir si mes interlocuteurs sont des représentants des pouvoirs publics? R : Le terme «représentant des pouvoirs publics» est assez large. Vous devez considérer que tous les collaborateurs d organisations ou entreprises publiques ou contrôlées par l'etat, ainsi que leurs agents, sont des représentants des pouvoirs publics. Pour savoir si un interlocuteur est un représentant des pouvoirs publics, adressez-vous au service juridique. Chaque année, PMI réalise des transactions substantielles avec les gouvernements des pays. Bien que l intégrité soit le fondement de toutes nos transactions avec nos clients, des règles particulières s appliquent lorsque ce client est un représentant des pouvoirs publics (des règles qui sont parfois très différentes de celles qui s appliquent aux clients commerciaux). Certaines pratiques commerciales acceptables dans un environnement commercial, telles que la fourniture de moyens de transport, de repas, d invitations ou d autres éléments de valeur peuvent être totalement inacceptables et peuvent même constituer une violation de la loi dans le cadre de relations avec des Représentants ou des Agents des Pouvoirs Publics. Les violations de ces règles peuvent entraîner des sanctions pénales et civiles. Les personnes habilitées à répondre à des appels d offres ou à être prestataires de services dans le cadre d'un contrat public, avec une société publique ou contrôlée par l'etat, doivent connaitre ces règles. Les règles de base incluent : Ne recherchez ni n acceptez jamais de recevoir des informations confidentielles concernant une réponse à un appel d offres. Ne proposez ni n offrez jamais de cadeaux, gratifications ou invitations à un représentant ou à un agent des pouvoirs publics sans en avoir obtenu une autorisation préalable, conformément au 14-C de PMI. Consultez et respectez les règles anti-pots-de-vin, y compris les restrictions sur les cadeaux offerts par les entités souhaitant obtenir un contrat auprès des autorités publiques et de leurs sous-traitants. Code de conduite de PMI 25

31 Les pouvoirs publics comme client (suite) Comprenez les exigences de tarification désignées «client privilégié» et vérifiez-en la conformité. Respectez à la lettre les exigences contractuelles de qualité, de quantité et de spécifications d essai. Les facturations doivent toujours être exactes, complètes et parfaitement conformes à toutes les règles et lois, y compris en terme de délais et d affectation des coûts. Soyez honnête, précis et complet dans toutes les déclarations et certifications. Soyez au courant des règles et règlements de votre client. Consultez le service juridique avant d initier l embauche d un collaborateur travaillant actuellement ou ayant travaillé pour les autorités publiques. Sachez reconnaître les circonstances dans lesquelles vos communications avec des Représentants ou Agents des Pouvoirs Publics peuvent soulever des questions en vertu des lois sur la divulgation du lobbying et prenez conseil auprès du service juridique afin de déterminer si une déclaration de lobbying est nécessaire. i Si vous avez des questions sur les relations commerciales à entretenir avec les pouvoirs publics, contactez le service juridique. Pour des informations plus spécifiques sur les négociations avec les représentants des pouvoirs publics en dehors des Etats-Unis, reportez-vous à la section Corruption internationale du présent Code. Code de conduite de PMI 26

32 Corruption internationale? Q : On m a dit que je pouvais faire appel aux services d un consultant pour l obtention des permis nécessaires auprès d un gouvernement étranger. Il a demandé une avance de US dollars en disant qu il utiliserait l argent pour «faire avancer les démarches». Etant donné que nous ne savons pas vraiment où va l argent, devons-nous nous inquiéter? R : Absolument. Vous devez savoir où va cet argent et à quelles fins il est utilisé. De plus, l entreprise doit faire le nécessaire pour garantir que cet argent n est pas utilisé comme pot-de-vin. Vous devez demander conseil à votre supérieur ou à votre service juridique. Les lois de l immense majorité des pays dans lesquels PMI exerce des activités ainsi que des lois extraterritoriales importantes telles que la loi américaine sur la corruption internationale («Foreign Corrupt Practices Act») et d autres lois similaires, interdisent le versement de pots-de-vin aux agents publics étrangers et à d autres personnes d influence (telles que les candidats politiques, les partis politiques et leurs représentants, les collaborateurs d entreprises publiques ou contrôlées par l'etat, les représentants des Nations Unies, etc.). Une violation de ces lois constitue un délit grave à la fois pour les entreprises et les personnes. Elle peut entraîner des amendes, la perte de privilèges à l exportation et des peines de prison. Si vous vous posez des questions quant à la légitimité d un paiement ou d un arrangement financier avec un représentant ou un agent des pouvoirs publics, vous devez consulter le service juridique. Les lois sur la corruption : S appliquent à tous les collaborateurs, agents et représentants de PMI dans le monde entier. Interdisent : L offre ou le don de toute chose de valeur à un agent public étranger dans le but d obtenir ou de garder un marché ou à toute fin inappropriée. Cela inclut les paiements effectués dans le but d obtenir une réduction des taxes ou des droits de douane. Des paiements inappropriés par l intermédiaire de tiers. Les sociétés doivent donc être prudentes dans la sélection de leurs agents et partenaires. Une prudence supplémentaire est nécessaire lorsque l agent potentiel est (ou travaille en association avec) un représentant des pouvoirs publics. Exigent que les sociétés tiennent des livres et registres détaillés afin que les paiements soient soigneusement inscrits et ne soient pas utilisés à des fins malhonnêtes. PMI en exige davantage de ses collaborateurs : les pots-de-vin sont interdits pour tous, partout dans le monde et quel qu en soit le motif. N oubliez pas qu il est de votre responsabilité d éviter ces actes prohibés. A NE JAMAIS FAIRE : Effectuer un versement non autorisé ou autoriser un versement ou un cadeau inapproprié (en espèces ou sous une autre forme), soit directement, soit par le biais d un intermédiaire, à un représentant des pouvoirs publics. Inciter un représentant des pouvoirs publics à faire quelque chose d illégal. Ignorer ou ne pas signaler des versements, des invitations ou des cadeaux inappropriés. Créer un fonds occulte pour quelque motif que ce soit. Code de conduite de PMI 27

33 Corruption internationale (suite) Falsifier des écritures dans les registres de l entreprise. Faire quoi que ce soit pour inciter quelqu un d autre à enfreindre ces règles ou fermer les yeux lors d une infraction. Paiements de facilitation. Un «paiement de facilitation» est un paiement de faible montant versé à un employé de l État dans le but d accélérer l exécution d actions routinières auxquelles l entreprise a droit, telle que la délivrance d un visa ou le dédouanement de biens. Bien que certaines lois anti-corruption autorisent ces règlements, PMI ne les permet pas. La politique de l entreprise interdit d effectuer des paiements de facilitation, sauf lorsque ce règlement est nécessaire afin de se protéger contre un préjudice physique ou la perte de liberté. i Contactez le service juridique pour être sûr de bien comprendre les règles qui s appliquent à votre travail, comme la 14-C de PMI «Relations avec des Représentants des Pouvoirs Publics et des partenaires commerciaux. Activité politique», et les lois sur la corruption internationale, et qui peut être considéré comme représentant des pouvoirs publics. Il ne faut jamais faire un paiement à un fonctionnaire du Gouvernement américain. Informations confidentielles, propriété intellectuelle et droits d auteur De la même manière que nous protégeons nos propres informations confidentielles (cf. le chapitre «Informations confidentielles propriété de l'entreprise» du présent Code), nous respectons la propriété et la confidentialité des informations d autrui. Cela inclut les documents écrits, les logiciels, la musique et autre «propriété intellectuelle». Règles de base à respecter : Ne pas apporter dans les locaux de PMI et ne pas utiliser des informations confidentielles (y compris des documents informatiques) appartenant à des employeurs précédents. Ne pas installer des logiciels sans licence sur un ordinateur de l entreprise. N acceptez et n utilisez pas d informations confidentielles venant d autrui, sauf dans le cadre d un accord approuvé par le service juridique. N utilisez et ne copiez pas des documents protégés par des droits d auteur (y compris les logiciels informatiques, les extraits d enregistrements audio, vidéo et les enregistrements pris sur Internet à la radio/tv) sans la permission spécifique du titulaire des droits d auteur. Consultez le service juridique pour savoir si des règles d un «usage loyal» ou des licences existantes peuvent l autoriser. N utilisez pas des marques, des droits de propriété industrielle et commerciale ou de brevet d autrui sans en avoir reçu l autorisation expresse de leur titulaire. Consultez le service juridique pour en obtenir l autorisation. N autorisez pas l utilisation des droits de propriété intellectuelle de PMI et de ses filiales sans en avoir reçu l autorisation du service juridique. Code de conduite de PMI 28

34 Informations confidentielles, propriété intellectuelle et droits d auteur (suite) i Vous devez consulter et connaître la 06-C de PMI «Droits de Propriété Intellectuelle». Si vous avez des questions sur les règles de la propriété intellectuelle ou des droits d auteur, contactez le service juridique. Pratiques commerciales déloyales Nous nous battons avec acharnement pour être meilleur que nos concurrents. Cependant, certains comportements adoptés au nom de la concurrence ne sont conformes ni à la loi ni à notre engagement pour l intégrité. Pour l emporter sur la concurrence, ne vous livrez jamais à des pratiques telles que :? Q : Je viens de recevoir le plan d activités de l année prochaine de mon concurrent principal dans une enveloppe sans nom, mais dont le cachet postal indique qu il a été envoyé de la ville où se trouve le siège du concurrent en question. Bien que ce soit à l évidence un document interne confidentiel, je n ai rien fait pour l obtenir. Puisje le garder? Dénigrer ou faire de fausses déclarations sur vos concurrents ou leurs services. Voler ou faire un usage malhonnête des secrets industriels de vos concurrents. Couper les sources d approvisionnement d un concurrent. Obliger quelqu un à acheter chez nous avant que nous n achetions chez eux. Verser des pots-de-vin pour favoriser l activité de votre société ou pour nuire à un concurrent. R : Non. Ce document contient des secrets industriels qui nous ont été envoyés par une personne ayant enfreint son obligation de confidentialité. N utilisez pas et ne copiez pas ces documents et signalez-les immédiatement au service juridique à réception. Le service juridique vérifiera que la situation est correctement gérée. Code de conduite de PMI 29

35 Relations avec les consommateurs Notre objectif Afin de réussir, PMI s engage à traiter les consommateurs avec loyauté et honnêteté. On attend de PMI des produits de qualité, des pratiques marketing responsables, et une attention portée au respect des enfants et à la confidentialité des informations qui concernent le consommateur. Qualité des produits? Q : Un chef d équipe nous a dit de sauter un contrôle qualité. Je pense que c est contraire aux normes de l entreprise, mais c est mon supérieur. Dois-je obéir aux ordres sans rien dire? R : Non. Si vous pensez que votre supérieur enfreint les règles mais que vous n osez pas le lui dire directement, contactez son superviseur, le service assurance-qualité de votre entreprise ou d autres ressources répertoriées dans la section A qui s adresser en cas de besoin? de ce code. Maintenir des produits de qualité élevée est essentiel à la réussite de PMI, car c est ce que les clients et consommateurs attendent de nous. Afin que nous soyons à la hauteur de ces attentes et que nos produits atteignent ou dépassent les exigences réglementaires et les normes de l entreprise sur la production, les collaborateurs doivent respecter la 07-C de PMI «Réglementation, développement et fabrication des Produits du Tabac Classiques» et les engagements de l entreprise suivants. Nous nous engagerons en permanence à : Se plier aux exigences réglementaires et aux normes de l entreprise en matière de production. Adhérer totalement aux procédures de contrôle de la production et de contrôle qualité de l entreprise. Appliquer à la lettre les procédures de stockage, de manutention et d expédition des produits. Veiller à ce que tout nouveau produit réponde à toutes les normes de qualité applicables avant d être mis sur le marché. Veiller à ce que des systèmes de surveillance soient mis en place pour détecter les défauts potentiels et les infractions aux lois et aux Principes et Pratiques de l entreprise. i Chaque jour, la réputation de qualité de PMI est entre les mains des collaborateurs. Si vous avez connaissance d un problème de qualité d un produit, signalez-le immédiatement. Dealing With Consumers Code de conduite de PMI 30

36 Publicité et promotion des produits Principes généraux Les pratiques de marketing de PMI sont conçues pour communiquer les qualités et caractéristiques de nos marques à des utilisateurs adultes de produits du tabac. Nos pratiques marketing sont guidées par trois principes fondamentaux : Nous ne vendons pas nos produits à des mineurs et ne faisons pas utilisation d images et de contenu pouvant s avérer particulièrement attractifs pour les mineurs ; Notre marketing doit contenir des messages sanitaires, que la loi l exige ou non ; et Notre marketing doit respecter nos règles mondiales de décence ainsi que la culture locale, les pratiques et les traditions qui prévalent dans chaque marché. La réputation de PMI est un précieux atout. Pour que nous gardions la confiance des consommateurs, la publicité que nous faisons de nos produits doit être loyale, honnête et légale. Toute déclaration sur un produit doit pouvoir être justifiée. PMI est soumis à des règles spécifiques de publicité qui reposent sur la loi, les codes industriels, les jugements d expédient, et notre propre code interne de marketing (04-C de PMI «Publicité et Marketing»). Il est fondamental de respecter la lettre et l'esprit de ces normes en toute situation. Chaque filiale dispose de procédures propres conformes aux normes applicables en matière de publicité. Toutes les opérations publicitaires et promotionnelles doivent être approuvées par leur direction, qui peut vérifier qu elles sont conformes. i Les collaborateurs impliqués dans la publicité ou le marketing doivent connaître et respecter les règles de l'entreprise en vigueur. Adressez-vous au service juridique si vous avez besoin de conseils. Relations avec les consommateurs Code de conduite de PMI 31

37 Protection des mineurs? Q : Nous sommes actifs sur un marché où certains de nos concurrents sont plus négligents dans leurs activités promotionnelles auxquelles des enfants mineurs risquent d être exposés même si le produit est exclusivement destiné à l adulte. Sommes-nous censés ne pas nous battre contre la concurrence? R : La lutte concurrentielle ne constitue jamais une excuse pour ne pas respecter à la lettre le code marketing (d entreprise, sectoriel ou réglementaire) en vigueur sur votre place de marché. Dans la situation que vous décrivez, il convient de respecter toutes les règles du code marketing de PMI, qu elles soient dictées par la loi ou mises en place en interne. Mais, nous devons en même temps promouvoir la réforme des règlements gouvernementaux ou des codes sectoriels applicables pour encourager des pratiques de marketing responsables et pour minimiser l exposition des mineurs. PMI doit commercialiser et faire la promotion de ses produits en respectant le statut des mineurs, c est-à-dire en évitant toute opération de marketing pouvant tirer parti de la capacité limitée des mineurs à traiter les informations et à faire des choix rationnels. C est un impératif absolu pour tout collaborateur chargé du marketing d un produit du tabac. Les programmes de publicité et de marketing doivent respecter la lettre et l'esprit de la loi et la déontologie publicitaire (directives internes, sectorielles ou réglementaires). En plus de commercialiser et promouvoir des produits de façon adéquate, PMI doit coopérer avec d autres groupes et, le cas échéant, avec des entités gouvernementales pour réduire l usage illégal ou inapproprié de produits du tabac par des mineurs. De tels programmes peuvent comprendre des communiqués, des programmes d éducation, des programmes communautaires et d autres initiatives. Si vous travaillez dans le marketing, il vous incombe de veiller à ce que le Code de marketing de PMI soit suivi. Cela implique de revoir toutes vos activités afin de vérifier qu elles sont bien conformes à ce code. Il convient en outre de soutenir les efforts d entreprise en vue de réduire l usage illégal ou inapproprié de produits du tabac par des mineurs. Cela implique également de demander aux agences de publicité et consultants en marketing d'adhérer à ce Code lorsqu ils soumettent des propositions à PMI ou quand ils exécutent un programme de PMI. Les agences manquant au respect de ces normes seront congédiées. Code de conduite de PMI 32

38 Confidentialité des informations relatives au consommateur ou au client PMI se doit de protéger la confidentialité et la sécurité des informations qui lui sont confiées par ses clients ou ses consommateurs. Les collaborateurs n ayant pas de raison professionnelle d accéder à ces informations ne doivent pas chercher à le faire, et ceux disposant d un accès légitime doivent faire le nécessaire pour empêcher la fuite ou l usage non autorisé d informations privées sur un client. Les personnes extérieures auxquelles il est donné accès à ces informations sont également responsables de leur protection. La confidentialité des informations du consommateur et du client est un domaine dont les règles sont encore en train d évoluer. PMI s est engagé à suivre l évolution des normes relatives à la vie privée et à la sécurité et pourra développer, si besoin et en conséquence, des procédures supplémentaires. Code de conduite de PMI 33

39 Informations, ressources et divulgation des informations financières de l entreprise Notre objectif Les collaborateurs de PMI aspirent à créer de la valeur pour l actionnaire en travaillant dur pour obtenir des résultats financiers élevés. Dans le cadre de la poursuite de cet objectif, chaque société et ses collaborateurs établiront des rapports et des registres justes et fidèles, et seront honnêtes dans le calcul et la communication de leur résultat financier. Ils protégeront en outre les actifs et ressources de l entreprise et ne commettront jamais de délits d initiés. Nous attendons de vous, en tant que collaborateur de l entreprise, que vous agissiez avec honnêteté et intégrité dans l exécution de vos tâches. Pour parler clairement, la fraude portant sur des informations professionnelles ou des ressources de l entreprise ne sera pas tolérée. Livres et registres comptables exacts et divulgation des informations financières de l entreprise? Q : C est la dernière semaine de la période de reddition des comptes trimestrielle. Mon patron veut être sûr d atteindre son objectif du trimestre et m a demandé d inscrire dès maintenant une vente qui ne sera pas finalisée avant la semaine prochaine. Je me dis que c est sans conséquences. Dois-je faire ce qu il dit? R : Certainement pas. Les charges et produits doivent être enregistrés dans les périodes correspondantes. La vente n est pas officielle tant qu il n y a pas eu un contrat de vente, que la propriété du bien n a pas été transmise, et que le prix de vente n a pas été déterminé et n est pas raisonnablement encaissable. Sans ces conditions, le fait de l inscrire trop tôt constitue une déformation de la vérité. Il y a plusieurs façons de juger la crédibilité d une société. L une d entre elles est l intégrité de ses livres, de ses registres et de sa comptabilité. PMI s est engagé à fournir à ses actionnaires en temps et heure des informations complètes, exactes et compréhensibles sur la situation financière de l entreprise et les résultats de ses opérations. Pour satisfaire à cet engagement, PMI est obligé, du fait des lois sur les titres, de communiquer ses chiffres conformément aux principes comptables généralement acceptés aux Etats-Unis et de tenir des livres et registres comptables reflétant fidèlement et honnêtement toutes les transactions effectuées. Mais cette obligation ne concerne pas seulement les informations financières. Chaque collaborateur de PMI doit aider à garantir que la communication de toute information professionnelle, quel que soit son type (financière ou autre) et sa forme (électronique, papier ou autre), est exacte, complète et faite à temps. Cela exige, entre autres, d enregistrer soigneusement tous les coûts, ventes, expéditions, feuilles de temps, reçus, factures, fiches de paye et de prestations, données d essais, données réglementaires et autres informations essentielles sur l entreprise. Aucun employé ne doit dire ou écrire quoi que ce soit à propos de nos transactions susceptible de permettre à un client ou un fournisseur de préparer une déclaration financière trompeuse ou inexacte. Tous les collaborateurs doivent : Respecter toutes les lois, exigences comptables externes et procédures de l entreprise en matière de communication financière et commerciale. Ne jamais falsifier délibérément une écriture dans un rapport ou un registre. Ne jamais créer de fonds occulte pour quelque raison que ce soit. Ne jamais modifier ni détruire des documents de l entreprise, sauf si les policies et procédures établies l autorisent. Code de conduite de PMI 34

40 Livres et registres comptables exacts et divulgation des informations financières de l entreprise (suite) Ne jamais vendre, transférer, ou céder d actifs de l entreprise, sans la documentation et les autorisations appropriées. Coopérer avec nos auditeurs internes et externes. Contacter votre expert-comptable ou votre société d audit pour toute question sur l enregistrement des transactions financières. Les cadres du service financier et les autres dirigeants responsables de l exactitude des livres et registres, de la comptabilité et de la communication des informations financières ont une responsabilité particulière vis-à-vis du respect de ces normes. i Pour prétendre à une comptabilité et à une information financière irréprochables, il est nécessaire de se plier aux règles de la «Securities and Exchange Commission» (Commission des valeurs mobilières des Etats-Unis), du «Financial Accounting Standards Board» (Bureau américain chargé des normes de comptabilité) et d autres organismes de réglementation. Le service de recherche comptable de PMI passe en revue les nouvelles normes de comptabilité et interagit avec ces organismes de normalisation. Si vous avez des questions sur de nouvelles normes de comptabilité ou d information financière, contactez le contrôleur de PMI ou le service de communication financière et recherche comptable. Emploi du temps Biens et ressources de l entreprise Pour être efficace, chaque collaborateur doit exploiter au mieux le temps dont il dispose et celui de ses collègues de travail. Il est attendu des collaborateurs qu ils accomplissent la mission qui leur est confiée et consacrent le temps nécessaire à leur travail. Les collaborateurs qui notent leurs heures de travail doivent le faire en toute honnêteté et avec exactitude. Les systèmes téléphoniques, d et de boîtes vocales de PMI sont fournis aux employés à des fins professionnelles. Les employés ne doivent pas utiliser ces systèmes d une manière susceptible de nuire à nos sociétés ou de les mettre en danger. Les communications personnelles réalisées au moyen de ces systèmes doivent être réduites au minimum et respecter les exigences de l entreprise. Tous les collaborateurs doivent faire preuve de bon sens dans l utilisation des ressources de PMI afin qu'elles ne soient pas détournées ou gaspillées. Celles-ci sont là pour aider les collaborateurs à atteindre leurs objectifs commerciaux légitimes. Un usage inconsidéré, inefficace ou illégal des ressources de l entreprise est préjudiciable à chacun de nous. Vous devez faire attention à toute situation ou incident qui pourrait provoquer une perte, mauvaise utilisation ou au vol des biens et des ressources de la société. Rappelez-vous que tous les documents que vous créez dans le cadre de votre travail pour l entreprise lui appartiennent et ne font pas partie de vos «documents personnels». i Pour plus d informations sur nos règles en matière d usage des ressources de l entreprise, consultez votre supérieur. Pour plus d informations sur l utilisation des ordinateurs de l entreprise, reportezvous à la 18-C de PMI «Utilisation des Dispositifs Informatiques». Code de conduite de PMI 35 Informations, ressources et divulgation des informations financières de l entreprise

41 Informations confidentielles propriété de l'entreprise PMI produit régulièrement des idées, des stratégies et d autres types d informations commerciales qui sont privées et présentent une certaine valeur. Ces informations sont appelées «informations confidentielles propriété exclusive de l'entreprise», ce qui signifie qu elles appartiennent à l entreprise au même titre que d autres biens. Etant donné qu elles sont le fruit du travail de l entreprise, plusieurs lois lui permettent de les protéger contre tout usage par des tiers. Voici quelques exemples de telles informations : Bases de données commerciales, marketing et autres Stratégies et plans de marketing Documents du personnel Recherche et données techniques Propositions Développement d un nouveau produit Formules Secrets industriels de toutes sortes Tous les collaborateurs doivent protéger la confidentialité des informations qui sont la propriété exclusive de PMI afin que nous récoltions les fruits de notre travail. Un collaborateur doit parfois partager des informations qui sont la propriété exclusive de PMI avec une personne extérieure à l entreprise, par exemple pour informer un nouveau partenaire commercial pour que celui-ci puisse travailler efficacement. Cependant, même lorsque le partage d'informations qui sont la propriété exclusive de PMI semble légitime, ne les divulguez jamais sans l accord préalable de la direction et un accord de confidentialité écrit approuvé par le service juridique. Opportunités Les collaborateurs et cadres de PMI ont l interdiction d utiliser les ressources ou les informations de l entreprise ou de tirer parti de leur position au sein de l entreprise pour leur bénéfice personnel, par exemple : profiter des opportunités commerciales dont ils ont eu connaissance dans le cadre de leur travail chez PMI. Les collaborateurs et cadres de PMI ont également l interdiction de faire de la concurrence à l entreprise. Entrer en concurrence avec l entreprise pourrait inclure : Se lancer dans la même activité. Détourner des opportunités de vente ou d achat de produits, services ou autre. i Si vous voulez savoir si l interdiction qui précède s applique à une opportunité spécifique ou si vous avez des questions concernant les informations confidentielles appartenant à PMI ou à un tiers, contactez le service juridique. Code de conduite de PMI 36

42 Utilisation des ordinateurs et sécurité du réseau L informatique (le matériel, les logiciels, les réseaux et les informations qui y circulent) est essentiel à la réussite d une société. Et tous ceux qui utilisent un ordinateur ont un rôle à jouer pour confirmer que ces ressources fonctionnent bien comme elles devraient. Cela signifie que tous les collaborateurs doivent : Utiliser les ordinateurs de la société de façon responsable et principalement à des fins professionnelles légitimes pour PMI l utilisation personnelle doit être raisonnable et la plus rare possible. Garantir la sécurité des systèmes informatiques. Dans le cadre de l utilisation des ordinateurs, vous devez faire appel à votre bon sens. Ces règles peuvent vous guider : CE QU IL NE FAUT JAMAIS FAIRE : Echanger des communications électroniques pouvant être considérées comme offensantes, dénigrantes, diffamatoires, harcelantes, obscènes ou, de manière générale, vulgaires.? Q : Il m arrive d envoyer des messages électroniques à ma femme pour des questions d ordre pratique, par exemple pour savoir qui va aller chercher les enfants à l école. Puis-je utiliser l ordinateur de l entreprise pour ce genre de choses? R : Oui, tant que l usage personnel est raisonnable et réduit au minimum. Utiliser les systèmes de communication électronique de l entreprise pour diffuser irrégulièrement des documents protégés par des droits d auteur ou une licence ou des informations appartenant à PMI ou à un tiers. Utiliser les systèmes de communication électronique de l entreprise pour transmettre des chaînes de messages électroniques, des publicités ou des sollicitations (sauf autorisation spéciale) ou des documents inappropriés ou offensants, de nature sexuelle par exemple. Visiter des sites Internet inappropriés. Installer ou télécharger des logiciels sur les ordinateurs de l entreprise sans l autorisation du service informatique de PMI. A FAIRE SYSTEMATIQUEMENT : Protéger les informations utilisées pour l accès aux réseaux de l entreprise, y compris les identifiants et mots de passe, les codes de laissez-passer et les cartes d accès au bâtiment. Vos communications électroniques au travail ne sont pas nécessairement privées. Un historique de vos communications électroniques peut être établi et utilisé pour diverses raisons, et peut, selon les lois en vigueur, être contrôlé pour vérifier que les règles de l entreprise en matière d utilisation des ordinateurs sont bien respectées. Cet historique peut également être utilisé pour répondre à d autres objectifs de l entreprise. Ne l oubliez pas et soyez prudent lorsque vous utilisez la messagerie électronique. i Pour plus d informations sur l utilisation des ordinateurs de l entreprise, reportez-vous à la 18-C de PMI «Utilisation des Dispositifs Informatiques». Pour savoir si certaines informations spécifiques peuvent être envoyées par courrier électronique, demandez à la direction de votre service. Pour des informations sur la sécurité des ordinateurs et des réseaux, contactez le service d information. Code de conduite de PMI 37

43 Fonds de l entreprise L usage des fonds de l entreprise par les collaborateurs a des répercussions sur sa rentabilité. Vous devez donc suivre une règle simple : protégez les fonds de l entreprise comme vous protégeriez votre propre argent, en empêchant qu ils soient détournés, volés ou perdus. Cela implique de s assurer que tous les reçus, notes de frais et factures sont exacts. Les fonds de l entreprise incluent les espèces et leurs équivalents, tels que les chèques, les frais de port, les cartes de crédit, les factures, les reçus, les demandes de remboursement et les titres négociables.? Délit d initié Q : Un fournisseur a vendu à ma société un logiciel pour essai. On m a dit que l essai avait été concluant et que nous allions acheter le logiciel de cette société. Je parie que d autres sociétés vont suivre notre exemple. Ma belle-sœur investit dans les valeurs technologiques et est spécialisée dans ce domaine. Puis-je lui parler de cette société pour qu elle investisse éventuellement? R : Certainement pas. Les informations dont vous disposez quant à notre projet d utiliser le produit de cette société sont des informations privilégiées confidentielles. Si vous les divulguez à votre belle-sœur, vous enfreignez notre politique de protection des informations confidentielles appartenant à l'entreprise. Si vous ou votre belle-sœur utilisez ces informations pour investir, vous risquez d enfreindre également les lois sur les titres. Afin de protéger les investisseurs, les lois sur les titres interdisent aux personnes en possession «d informations d initiés» d acheter ou de vendre des titres (actions, obligations, options, etc.). Les «informations d initiés» désignent les informations non publiques qu un investisseur raisonnable serait susceptible de prendre en compte pour décider s il doit acheter ou vendre un titre. Si vous avez connaissance d informations non publiques qui vous incitent à acheter ou vendre des actions, il y a des chances pour que ces informations puissent être considérées comme cruciales. Les «informations d initiés» ne sont pas nécessairement des informations sûres ; des informations sur un évènement susceptible de se produire ou le simple fait qu un élément «puisse survenir» peuvent être considérés comme des «informations d initiés». Nombre de nos collaborateurs peuvent se retrouver en possession d informations privilégiées de par leur simple position. Les «informations d initiés» peuvent inclure, par exemple : L introduction d un nouveau produit innovant. Des informations négatives sur un produit nouveau ou existant. De nouveaux contrats importants. Des changements de dividendes. Des fusions, acquisitions et «joint-ventures». Des développements importants lors d un contentieux. Des publications et prévisions de résultats. Des mesures gouvernementales attendues. Informations sur une autre société. Les «informations d initiés» peuvent aussi être les informations que vous avez obtenues de façon confidentielle dans le cadre de votre travail à propos d une autre société, par exemple d un client ou d un fournisseur. Pas de «tuyaux». Vous ne devez jamais donner à un tiers (votre conjoint, un collègue, un ami, un courtier, etc.) un «tuyau» concernant des «informations d initiés» non publiques ; cela inclut les conversations sur les sites de discussion d Internet. Code de conduite de PMI 38

44 Délit d initié (suite) Les infractions à la loi sur les titres sont prises très au sérieux et peuvent entraîner des poursuites, même quand le montant en jeu est modeste ou que l auteur du délit n en a tiré aucun profit. Les organismes gouvernementaux contrôlent régulièrement les transactions boursières via des recherches informatisées. Les collaborateurs en possession «d informations d initiés» peuvent négocier librement sur le marché une fois que ces informations ont été rendues publiques par les voies normales et que suffisamment de temps s est écoulé pour qu elles aient été assimilées par le public. Les collaborateurs ayant régulièrement accès à des «informations d initiés» doivent généralement limiter leur activité de négociation de titres de l entreprise à des «fenêtres» spécifiques. i Si vous vous posez des questions quant à vos responsabilités au regard des lois sur le délit d initié, contactez le service juridique. Relations avec les investisseurs et les médias Les actionnaires, les analystes financiers, les créanciers et autres comptent sur nous pour leur fournir des informations fiables sur les opérations, la performance et les perspectives d avenir de notre société. Pour que l intégrité des informations soit préservée : Le personnel autorisé à parler aux investisseurs et aux analystes au nom de PMI ne doit pas faire bénéficier certains d entre eux d un traitement spécial ou privilégié. Nous devons permettre à tous les membres d accéder à des informations neutres et exactes. Seuls les collaborateurs spécifiquement autorisés à le faire peuvent répondre à des questions d investisseurs (actionnaires, courtiers, analystes, etc.). Toute question de ce type doit être immédiatement transmise au groupe Relations avec les Investisseurs. Les conférences de presse doivent être gérées avec prudence. Aucun collaborateur ne doit évoquer les affaires de l entreprise avec un journaliste (même hors micro) sans avoir préalablement contacté le service des affaires publiques (Corporate Affairs). Gestion des documents Il est essentiel que nous gérions les dossiers et autres informations enregistrées de façon convenable et en fonction des besoins commerciaux, des normes de la société et des exigences légales. Nous devons être guidés par quatre principes : Tenir nos registres conformément à la législation en vigueur. Certaines lois imposent des obligations spécifiques en matière d archivage. Chaque filiale doit gérer et conserver scrupuleusement tous les documents tel qu exigé par la législation en vigueur. Ecrire et Communiquer avec précision. Les employés doivent créer des documents avec attention et maintenir des informations précises. La fourniture de documents falsifiés ou mensongers ainsi que leur altération sont strictement interdites et peuvent constituer une grave infraction à la loi. Chaque document que vous rédigez doit être clair et concis car des documents ambigus peuvent entraîner des erreurs commerciales ou des problèmes juridiques. Code de conduite de PMI 39

45 Gestion des documents (suite) Conserver les documents liés à un contentieux, à une enquête ou un Audit. Lorsqu une enquête, un audit ou un litige est en cours ou en prévision, certains documents (y compris les documents électroniques) peuvent faire l objet d une «obligation de conservation». Cela signifie qu ils doivent être conservés et ne doivent pas être modifiés, supprimés, cachés ou détruits. Vous pouvez demander conseil à ce sujet au Service Records & Information Management ou au service juridique. Vous devez connaître et respecter les règles de gestion des documents de l entreprise. Chaque société a besoin d une procédure appropriée pour la conservation et la destruction de ses documents. Reportez-vous aux procédures de gestion des documents de votre société pour de plus amples informations à ce sujet. i Pour plus d informations, consultez la 01-C de PMI «Gestion des Informations de la Société». Idées non sollicitées? Q : «Obligation de conservation» signifie-t-il la même chose que «gestion des documents»? R : Non. La gestion des documents est un système de policies et de procédures conçu pour garantir que les documents de l entreprise sont créés, gérés et détruits conformément à la législation en vigueur ou aux besoins de l entreprise. L obligation de conservation consiste à conserver les preuves potentiellement pertinentes susceptibles d être demandées dans le cadre d un litige ou d une enquête. Lorsque des documents de l entreprise font l objet d une obligation de conservation, ils ne peuvent plus être détruits, quelles que soient les exigences des procédures sur la gestion des documents applicables localement. Il arrive que des personnes extérieures à l entreprise soumettent des idées ou fassent des suggestions aux collaborateurs. Ces idées peuvent concerner les produits, les saveurs, les ingrédients, l emballage, les promotions, la publicité, les procédés, l équipement, les méthodes commerciales et d autres sujets. Malheureusement, si ces «idées non sollicitées» ne sont pas correctement traitées, nos sociétés peuvent encourir une responsabilité. Pour cette raison, n'acceptez ni n'encouragez jamais des propositions d'idées non sollicitées sans suivre les procédures de la société telles que définies dans la 06-C de PMI «Droits de Propriété Intellectuelle». Cette règle importante ne s applique généralement pas à certains fournisseurs de PMI, tels que les agences de publicité et autres consultants. Par ailleurs, nos sociétés réalisent des enquêtes auprès des clients qui leur permettent de connaître leurs suggestions et commentaires selon des procédures spécifiques. Mais si vous n êtes pas sûr qu une idée non sollicitée fasse partie de l une de ces catégories, demandez conseil. i Si un tiers vous soumet une idée non sollicitée, avertissez immédiatement le service juridique. Code de conduite de PMI 40

46 Notre objectif Conformité et excellence environnementales? Q : Nous faisons appel à un sous-traitant pour la mise au rebut de l huile usagée. Je connais le chef d équipe de ce sous-traitant et j ai l impression qu il n utilise pas la méthode qu il faut, du moins pas celle prévue par la loi. Dois-je m en inquiéter? Après tout, ce n est pas ma société et ils font probablement économiser de l argent à tout le monde. R : Oui, vous devez vous en inquiéter. La négligence de votre sous-traitant pourrait faire encourir une responsabilité à PMI. Mais même sans responsabilité, c'est important pour nous. Une élimination inadaptée des déchets est contraire à notre engagement d atténuer l impact de nos activités sur l environnement. Cela signifie que vous ne devez pas fermer les yeux si vous avez des raisons de croire que l un de nos prestataires ne travaille pas comme il le faudrait. Même si toutes les substances n ont pas la même nocivité, elles doivent toutes être soigneusement mises au rebut. Et nous ne devons jamais négliger la loi. Faites le bon choix. Parlez-en. Consulter la section A qui s adresser en cas de besoin? de ce Code pour savoir comment le faire. Communautés et société PMI respecte les valeurs de la société et valorise son engagement international de répondre aux attentes de la société, que ce soit en tant qu entreprise, en tant qu employeur ou en tant que citoyen. PMI attend une pleine et entière conformité avec toutes les lois et réglementations environnementales en vigueur partout où le groupe est présent. Cela n est toutefois que le point de départ de l engagement environnemental de PMI. Nous nous sommes également engagés à réduire l impact de nos activités sur l environnement et à promouvoir la préservation des ressources naturelles dont nous sommes tributaires, tout en proposant des produits de qualité qui répondent aux besoins des consommateurs. Cet engagement nécessite la participation de chaque individu travaillant pour l entreprise. Chaque collaborateur doit : S acquitter de son travail en respectant toutes les lois, réglementations, engagements et exigences environnementales en vigueur. Outre le respect de la loi applicable, agir en accord avec les engagements et objectifs environnementaux de PMI. Comprendre que le but est d aller vers des pratiques écologiques lorsque c est faisable. Cela signifie que nous devons tous connaître les conséquences de nos actes sur l environnement et chercher des moyens de réduire ou d éliminer ces conséquences lorsqu elles sont négatives. Suivre les procédures spécifiées, signaler à la direction les problèmes environnementaux potentiels, et échanger des idées pour une amélioration continue des performances. Si vous avez des questions ou des doutes sur les exigences ou activités de PMI en matière de conformité environnementale, contactez le service Environnement, Santé, Sécurité et Sûreté ou le service juridique. Communautés et société Code de conduite de PMI 41

47 Activités liées à des campagnes politiques et Contacts avec des Représentants ou Agents des Pouvoirs Publics? Q : Je suis candidat à la direction du conseil scolaire local. Je souhaite utiliser la photocopieuse de ma société pour reproduire mes prospectus. Ai-je le droit? R : Non. Les biens et équipements de l entreprise ne peuvent être utilisés pour des activités politiques sans l autorisation du Chief Compliance Officer ou du service juridique. Tout mandat public, y compris la direction d un conseil scolaire, est une activité politique. Les lois de nombreux pays limitent strictement les contributions d entreprises aux partis et candidats politiques, et les contrevenants s exposent à des sanctions très sévères pouvant aller jusqu à l emprisonnement. Activité politique de l entreprise. Les collaborateurs ne peuvent effectuer de contributions ou dépenses de nature politique, qu elles soient directes ou indirectes, au nom de PMI, sauf autorisation écrite, conformément aux procédures établies. Cela inclut les contributions en faveur des candidats, des élus et des partis. On entend par «contributions» les éléments tels que : L achat de billets pour une collecte de fonds en faveur d un événement politique. L offre de repas, de biens, de services, de voyages, de nuits d hôtel ou de billets pour des rencontres sportives ou des événements culturels liés à des événements dans le cadre d une campagne politique ou de levée de fonds à des fins politiques. La mise à disposition de personnel pendant les heures de bureau pour une collecte de fonds. Le financement de publicités et d autres dépenses de campagne. Activité politique personnelle. PMI encourage ses collaborateurs à mener une activité politique conforme à la loi et à soutenir les candidats ou les partis de leur choix. Mais, si vous décidez de vous engager en politique, vous devez le faire pendant votre temps libre et avec vos propres ressources. N utilisez pas vos heures de travail ou les biens et équipements de l entreprise pour des activités politiques personnelles sans l autorisation du Chief Compliance Officer ou du service juridique. Lobbying. Le lobbying peut devoir être divulgué, être soumis à des règles spécifiques et couvre un large éventail d activités. Vous pouvez être engagé dans une activité de lobbying si votre travail implique : Des contacts avec des législateurs, des organismes de régulation, des représentants du pouvoir exécutif ou leurs collaborateurs. Des communications avec des agents ou représentants de l Etat en relation avec la vente des produits de la société. Les efforts pour influencer l'action législative ou administrative. La fourniture de cadeaux ou d invitations à des représentants ou agents des pouvoirs publics. Vous devez, au préalable, discuter de ces activités avec le Chief Compliance Officer ou le service juridique afin de déterminer si les règles de divulgation ou d'autres s'appliquent. i Pour de plus amples informations sur les activités politiques autorisées dans votre pays, contactez le service des affaires publiques (Corporate Affairs) ou le service juridique. Code de conduite de PMI 42

48 Travail des enfants et travail forcé PMI ne s'engagera pas dans, ni ne cautionnera l'emploi illicite ou l'exploitation d'enfants sur un lieu de travail, ou le recours au travail forcé. Notre entreprise s est engagée à travailler de manière proactive avec d autres (y compris des fournisseurs, des groupes d intérêts et des pouvoirs publics) pour éradiquer progressivement ces abus sur les marchés du travail liés à nos activités. PMI n emploiera aucune personne de moins de 15 ans, ou en dessous de l âge d emploi minimum local ou l âge obligatoire pour quitter l école, selon le plus grand nombre d années qui s applique. Nous voulons que la main d œuvre contractuelle qui travaille dans nos locaux respecte ces critères. PMI s est engagé à travailler avec des fournisseurs directs, des concessionnaires de licence et des entreprises communes qui fabriquent nos produits dans le respect de normes appropriées quant à l âge minimum et au travail forcé. Quant aux autres fournisseurs de la chaîne d approvisionnement (dans le secteur agricole ou autre), chaque filiale ou fonction doit être sensibilisée et attentive aux domaines où des cas de travail d enfants ou de travail forcé pourraient exister et travailler avec les autres pour résoudre ces problèmes. i Chaque collaborateur est censé connaître ces engagements et rester très attentif afin de détecter tout cas de travail d enfants ou de travail forcé lié à nos activités. Ces cas doivent être portés à l attention du service des ressources humaines ou du service juridique pour que les mesures appropriées puissent être prises. Enquêtes ou investigations des pouvoirs publics Les activités de toutes les sociétés sont réglementées, ce qui signifie que notre personnel peut être contacté par des représentants des pouvoirs publics chargés de faire appliquer la loi. Il est obligatoire de faire preuve d honnêteté avec les représentants des pouvoirs publics. Si des représentants des autorités publiques vous contactent au sujet de votre travail, les informations que vous leur donnez doivent être exactes et honnêtes. Une attention particulière doit être portée à tout contact avec des représentants d'organismes gouvernementaux, afin que toutes les mesures appropriées soit prises. Par conséquent, vous devez toujours contacter immédiatement le service juridique lorsque vous recevez une demande d informations d un organisme gouvernemental. De plus, veillez à conserver les documents nécessaires pour répondre à la demande des autorités publiques. Code de conduite de PMI 43

49 Publicité de mécénat/attribution Un principe de publicité s applique aux procédures fondamentales de notre entreprise. Lorsque des individus ou des organisations publient (ou rendent publics d une autre manière) les résultats de travaux financés directement ou indirectement par PMI et portant sur les effets de nos produits du tabac sur la santé, le soutien financier apporté par la société à ces travaux doit être rendu public. Cette règle de publicité s applique également quand des tiers prennent en charge, pour notre compte et à nos frais, la présentation de données ou d opinions afin d influencer d autres aspects ayant un intérêt direct pour nous. La méthode ou le moyen de la révélation de la participation de la société dépendra souvent du contexte (par ex. un article, un séminaire, une conférence, etc.). Cependant, les mémoires d amicus curiae (c est-àdire les dossiers juridiques soumis par les tiers intéressés) en cours d actions en justice seront régis par les règles de la cour ou de l agence où le dossier est déposé. Le strict respect de toutes ces règles est requis, y compris de celles qui concernent le financement et la divulgation d informations. Pour toute question, contactez le service juridique. Code de conduite de PMI 44

50 Formation et reconnaissance du Code par le collaborateur Comme le souligne le Code de Conduite de PMI, le respect de la loi et des normes d intégrité les plus élevées est essentiel pour PMI. Notre réussite en dépend. Mais la Conformité n arrive pas toute seule. Elle nécessite l engagement de chacun d entre nous. C est pourquoi PMI demande à tous ceux et celles à qui ce Code est remis de suivre une formation à ce sujet. A l issue de la formation relative à ce Code, il vous sera peut-être demandé de confirmer votre engagement personnel à agir de façon responsable pour le compte de votre société en : Adhérant aux règles de conduite décrites dans le Code. Participant à des formations supplémentaires sur des sujets relatifs à la conformité et à l intégrité dans votre travail. Demandant conseil dès que vous avez des doutes sur la conduite à adopter. Recourant à l une des options qui sont à votre disposition pour signaler tout comportement vous paraissant non conforme à ces règles. Renonciations à ce Code Dans des circonstances limitées et appropriées, le Chief Compliance Officer de votre société peut accorder une dérogation à l une des dispositions de ce Code. Les dérogations à ce Code pour les directeurs et cadres peuvent être accordées uniquement par le conseil d administration ou un comité du conseil d administration et seront rapidement divulguées, tel que requis par la loi ou la réglementation. Formation et reconnaissance du Code par le collaborateur Code de conduite de PMI 45

51 Ligne d assistance Conformité et contacts internes* Comme indiqué dans ce Code, vous disposez de nombreuses possibilités pour poser des questions ou exprimer vos préoccupations. Vous pouvez non seulement contacter votre supérieur, directeur de filiale ou de fonction, le service juridique, le service des ressources humaines ou d autres personnes, mais aussi vous adresser au Service Conformité de PMI. Si vous avez soulevé un problème auprès des contacts mentionnés dans ce Code et que vous n êtes pas satisfait de leur réponse ou que vous ne savez pas à qui vous adresser, si vous ne souhaitez pas utiliser l une des autres sources identifiées dans le Code, ou si vous souhaitez garder l anonymat, contactez la Ligne d assistance téléphonique Conformité. * La Ligne d'assistance Conformité et les contacts internes sont à la disposition de tous les employés de PMI. Code de conduite de PMI 46

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