I Open Resto. Sommaire :

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1 I Open Resto Sommaire : I Open Resto...1 Identification...2 Le menu...2 Onglet «Saisie des Produits»...3 Etablissement :...3 Tranches horaires : Modèles de stock : Tables : Onglet «Conditions de Vente» Onglet «Suivi des Ventes» Onglet «Planning»

2 Identification Pour lancer l application, connectez vous à internet et ouvrez l adresse suivante dans votre navigateur : Saisissez le login et le mot de passe (attention aux minuscules et majuscules) qui vous ont été fournis et cliquez sur le lien «Valider». Si votre identification est correcte, l application se lance et affiche le menu d'utilisation de votre compte Open Resto. Le menu Vous remarquez que l outil contient 5 onglets : - Accueil : qui permet de se déconnecter et de revenir à la saisie du nom d utilisateur et du mot de passe. - Saisie des Produits : qui permet de paramétrer les informations relatives au restaurant (coordonnées, type de cuisine ) - Conditions de vente : permet de saisir les CGV de votre structure - Suivi des ventes : permet de retrouver les ventes par date et statut - Planning : permet de voire les Stocks disponibles pour le jour en cours. 2

3 Onglet «Saisie des Produits» ATTENTION : si vos restaurants apparaissent sur un site internet qui est paramétré en langues anglaise et française, alors saisissez les descriptifs dans chacune des 2 langues. Etablissement : On ne crée qu un seul établissement par compte. Pour information : le choix de la commune ne fonctionne pas sous IE 6 Pour créer un nouvel établissement, il suffit de cliquer sur le bouton obtient la page suivante : et on 3

4 Nom de l'établissement : ici vous allez mettre le nom de votre établissement Nom de l'exploitant : ici vous allez mettre le nom de la personne en charge de l établissement Prénom de l'exploitant : ici vous allez le prénom de la personne en charge de l établissement Adresse de l'établissement : ici vous allez mettre l adresse de votre établissement Situation géographique de l établissement : ici vous allez choisir la commune de votre établissement. Il vous suffit de cliquer sur le bouton «choisir la commune», une fenêtre va s ouvrir vous demandant le choix du département et le choix de la ville. Code Postal de l'établissement : ici les champs vont être pré rempli par la sélection de la situation géographique de l établissement Ville de l'établissement : ici les champs vont être pré rempli par la sélection de la situation géographique de l établissement Code Insee de la ville : ici les champs vont être pré rempli par la sélection de la situation géographique de l établissement ici vous renseignez l adresse mail qui servira pour les demandes d informations. Tél. : ici vous mettrez le téléphone de votre établissement. Coordonnées GPS : ici vous mettrez les coordonnées GPS de l établissement en cliquant sur le lien «afficher la carte» et en allant chercher sur la fenêtre qui s ouvre les coordonnées GPS en affinant la recherche en donnant votre adresse, le code postal et la ville. Il vous restera alors à vous déplacer sur la carte et venir pointer sur le bon endroit. Il suffit de cliquer sur le bouton «Valider» pour que les coordonnées se mettent à jour dans le logiciel. Il vous faudra alors choisir le type de cuisine de votre établissement en cochant la ou les cases correspondantes : Les types de cuisines sont des critères de recherche pour afficher les restaurants qui ont de la disponibilité sur le site de réservation. 4

5 Il vous faudra alors dire si votre établissement est présent ou non dans un Guide. Il est possible de cocher plusieurs cases. Les guides seront affichés sur la pop up donnant plus d informations sur le restaurant sous formes de pictogrammes. Ce sont aussi des critères de recherche pour afficher les restaurants qui ont de la disponibilité sur le site de réservation Il vous faudra ensuite cochez les caractéristiques de l établissement. Vous avez la possibilité de cocher plusieurs cases. Les caractéristiques sont des critères de recherche pour afficher les restaurants qui ont de la disponibilité sur le site de réservation. Les caractéristiques seront affichées sur la pop up donnant plus d informations sur le restaurant sous formes de pictogrammes. 5

6 Onglet multilingues : Parking : ici vous mettrez si votre établissement possède un parking et si oui combien de places Accès : ici vous direz comment accéder à votre établissement Description : ici vous ferez la description de votre établissement Spécialités / Suggestions : ici vous mettrez les spécialités ou les suggestions que vous proposerez à vos clients. Horaires service : ici vous mettrez les horaires des différents services. Fermeture annuelle : ici vous mettrez, à titre indicatif, les plages de dates où vous êtes fermés. 6

7 Fermeture hebdo : ici vous mettrez, à titre indicatif, une plage de date pour une fermeture hebdomadaire. Groupe : ici vous mettrez les tarifs pour les groupes, à titre indicatif. Prix Menu Mini : ici vous mettrez le prix le plus bas de vos menus. Prix Menu Maxi : ici vous mettrez le prix le plus haut de vos menus. Ces deux derniers critères seront utilisés pour une recherche sur le site de réservation. Prix Menu : ici vous mettrez des exemples de prix annoncés pour les menus. Prix Carte : ici vous mettrez des exemples de prix annoncés sur la carte. Paiements acceptés : ici vous mettrez les formes de paiements que vous acceptez. Guides / Distinctions : ici vous mettrez si votre établissement est présent dans un guide et si vous avez eu des distinctions lors de concours. Hôtel? : Ici vous cocherez la case si votre établissement fait aussi hôtel. Vous pourrez alors faire une description de votre hôtel. 7

8 Onglet réservations : Adresse E Mail utilisé lors des résas : ici vous renseignez l adresse mail qui servira pour l envoi et la réception des mails de réservation. Objet du mail de réservation : ici vous mettrez l objet du mail de réservation qui devra figurer sur ce mail. Objet du mail de pré réservation : ici vous mettrez l objet du mail de pré réservation qui devra figuré sur ce mail. Corps du mail (pour la pré-résa) : ici vous pouvez personnalisez les mails de pré réservations envoyés à vos clients. 8

9 Corps du mail (pour la résa) : ici vous pouvez personnalisez les mails de réservations envoyés à vos clients. Il est possible de personnaliser les mails avec les balises suivantes : - {Montant} (montant de l'acompte total) - {Numero} (numéro de la vente ou résa) - {Etablissement} (nom de l'établissement) - {Titre} (civilité du client) - {Nom} (nom du client) - {Prenom} ou {Prénom} (prénom du client) Il faut bien mettre les éléments les balises entre accolades {nom_balise} dans le cadre «corps du mail». 9

10 Onglet Photos : Il est possible de faire afficher deux photos associées à l actualité / Evènement que vous souhaitez mettre en ligne. La photo n 1 apparaîtra en vignette face à l actualité concernée, à la date et au résumé de celle-ci. En cliquant pour obtenir plus d informations, l internaute verra alors également s afficher la seconde photo. Nous verrons plus tard la possibilité d associer également une galerie photos. Pour associer une photo : On clique sur le bouton afin d'aller chercher l'adresse de notre photo sur le disque dur. - Dans la nouvelle fenêtre qui s'est ouverte, on va cliquer sur l'image désirée et on clique sur le bouton OUVRIR. Le champ «chargement» se remplit alors avec l'adresse de l'image, il ne reste plus qu'à cliquer sur le bouton pour la faire s'enregistrer dans l'interface. Une ligne avec une miniature de la photo s'affiche alors au dessus du champ «chargement».pour associer un logo ou une photo il suffit alors que cliquer dessus, le champ «chemin d'accès» se remplit avec le nom de la photo ou de l'image. Pour valider ceci il ne vous reste plus qu'à cliquer sur le bouton Nota Bene : Une fois l'image enregistrée, vous la retrouverez dans chaque onglet «Photos» de votre accès Infolive4. Cela vous permettra d associer une même photo à plusieurs informations différentes sans avoir à la télécharger de nouveau. Pour supprimer une photo : 10

11 Si vous décidez de ne plus associer de photo à une actualité, cliquer sur. Ainsi la photo sera retirée de l affichage mais sera conservée en mémoire. Pour supprimer une photo de la mémoire, cliquer sur l icône face à la photo concernée. Nous vous proposons, pour faciliter l affichage, de ranger vos photos dans différents dossiers, de la manière suivante : Avant de télécharger votre photo, créer un nouveau dossier en cliquant sur l icône. Ainsi le nouveau dossier se crée dans les 2 arborescences : Pour renommer votre dossier, cliquer une première fois dessus dans l arborescence centrale. Une fois sélectionnée, cliquer de nouveau dessus : Sélectionner l ancien nom, mais pas en totalité, l effacer, saisir le nouveau nom puis valider en bout de ligne. Dans l arborescence de gauche, cliquer sur le dossier concerné pour l ouvrir puis télécharger la photo qui ira directement se placer à l intérieur du dossier en question : Si vous désirez ranger dans un dossier une photo déjà téléchargée : cliquer sur l icône pour faire afficher dans l arborescence centrale la totalité de vos fichiers et dossiers, sélectionner la photo à déplacer puis cliquer sur l icône pour couper la photo. Dans l arborescence de gauche, ouvrir le dossier dans lequel vous souhaitez placer la photo puis cliquer sur l icône pour la coller. 11

12 ATTENTION : Taille maximale autorisée 500 Ko, format Jpg. Il est impératif d enregistrer les modifications avant de passer à un autre onglet sinon les photos téléchargées et associées à la fiche en cours ne seront pas sauvegardées! La photo sera affichée en premier quand on verra la liste des restaurants ayant de la disponibilité sur le site de réservation. Elle sera aussi affichée sur la pop up avec le descriptif de l établissement. Onglet Galerie : Dans cette partie, il vous est possible d ajouter 3 éléments : - galerie photos - des liens - des fichiers à télécharger Pour ajouter une photo dans la galerie : On clique sur et on obtient : Vous cliquez sur puis vous procédez de la même façon que pour ajouter une photo (cf. paragraphe ci-dessus). Dans cette partie, on peut ajouter autant de photos que l on veut. Elles apparaîtront sous forme de mosaïque sur le site de présentation. L internaute pourra cliquer sur chaque photo pour la voir s afficher en grand. On enregistre ensuite les modifications en cliquant sur le bouton. 12

13 Pour ajouter un lien : Cliquez sur de la ligne correspondante pour obtenir : Il faut alors cliquer sur pour obtenir : Dans le champ «Libellé», renseignez le nom du lien qui va apparaître sur le site de présentation. On peut le saisir en français et en anglais. Ex : site d Alliance Réseaux Dans le champ «Lien renseignez l adresse du site vers lequel vous souhaitez faire pointer le lien. Ex : Dans le champ «target», on renseigne une commande pour indiquer de quelle façon la page doit s ouvrir: soit dans la même page de navigation, soit dans une nouvelle page de navigation. Pour faire afficher dans une nouvelle page, il faut remplir le champ «target» avec la commande _blank On enregistre ensuite les modifications en cliquant sur le bouton. Pour ajouter un fichier à télécharger : Cliquez sur de la ligne correspondante pour obtenir : On clique sur pour obtenir : 13

14 Pour importer un document dans le logiciel, on procède de la même manière que pour les photos. On enregistre ensuite les modifications en cliquant sur le bouton. Onglet fermeture : C est onglet vous permet la fermeture intégrale de votre établissement pour une période donnée. Pour fermer les dates, il suffit de cliquer sur les cases des dates correspondantes. Pour fermer un mois entier, il suffit de cliquer sur le «+» situé à côté du mois concerné. Pour ouvrir un mois qui avait été fermé, il suffit de cliquer sur le «-» situé à côté du mois concerné. 14

15 Tranches horaires : Cette rubrique vous permettra de définir les horaires de vos services. Par défaut nous avons créé les services midi et soir. Il vous reste juste à dire qu elles sont les horaires de vos services sur des plages de dates. Pour créer un nouvelle tranche horaire, il suffit de cliquer sur le bouton on obtient la page suivante : et Nom : ici vous mettrez le nom de votre tranche horaire Ex : semaine midi 1 er service Service : ici vous choisirez si c est le service du midi ou du soir Début : ici vous mettrez l heure de début de service pour votre tranche horaire. La date ne sera pas prise en compte mais uniquement l heure saisie. Ex : 12:00:00 Fin : ici vous mettrez l heure de fin de service pour votre tranche horaire. La date ne sera pas prise en compte mais uniquement l heure saisie. Ex : 12:45:00 Dans mon exemple, cela voudra dire que mon 1 er service de midi va de 12:00 à 12:45. - Vous pouvez créer plusieurs tranches horaires de façon à faire la liste de vos différents services. - Ces informations serviront de critère des filtrages lors de la réservation. 15

16 Modèles de stock : Les modèles de stock vous permettront de définir un stock par défaut pour un type de table donné et pour une tranche horaire spécifique. Pour créer un nouvel modèle de stock, il suffit de cliquer sur le bouton obtient la page suivante : et on Nom : ici vous mettrez le nom de votre modèle de stock Ex : table 4 personnes Pour ajouter les nombres de table par défaut cliquez sur pour obtenir : Dans le menu déroulant «Tranche horaire», vous choisissez la tranche horaire souhaitée, et dans les cases des jours présents sur la même ligne, vous mettrez le nombre de table que vous souhaitez mettre en disponibilités à la réservation. Vous pouvez bien entendu saisir plusieurs lignes (qui correspondront à vos différentes tranches horaires) avec des stocks par défaut différents. 16

17 Tables : Cette rubrique vous permettra de définir les tables, selon leur capacité (Ex : table 4 personnes, table 6 personnes ), que vous allez mettre en disponibilités sur la réservation en ligne. Pour créer une nouvelle table, il suffit de cliquer sur le bouton la page suivante : et on obtient Onglet fiche : Nom : ici vous mettrez le nom de votre type de table Ex : table 4 personnes Montant forfaitaire : ici vous mettrez le montant que l internaute devra payer en ligne pour réserver sa table. Ex : 10 Capacité mini : ici vous mettrez le nombre minimum de personnes qu il faut pour pouvoir réserver cette table. Ex : 1 Capacité maxi : ici vous mettrez le nombre maximum de personnes qu il faut pour pouvoir réserver cette table. Ex : 4 Dans mon exemple, je viens de paramétrer une table qui peut être réservée pour 1 personne et jusqu à 4 personnes. Lors de la réservation, je devrais payer en ligne 10 euros pour valider ma réservation. 17

18 Onglet Stock : Cet onglet vous permettra de définir le stock par défaut, et le stock utilisé sur une période spécifique en cas d ouverture d un nombre différent de tables mises en disponibilités sur cette période. Modèle de stock : ici vous choisirez le modèle de stock par défaut à utilisé pour votre table. C'est-à-dire le nombre de table que vous mettrez en disponibilités sur le site de réservation en ligne par défaut. Si, sur une période donnée, vous souhaitez mettre en disponibilité plus, ou moins, de table, vous pourrez utiliser un modèle de stock différent. : Pour utiliser cette fonctionnalité cliquez sur pour obtenir : Il faut donc sélectionner votre nouveau modèle de stock dans le menu déroulant, puis saisir les dates pour lesquelles vous voulez que ce modèle soit mit en place à la place du modèle par défaut. Dans mon exemple, le modèle de stock par défaut est table 4 personnes et sur la période du 16/06/2009 au 16/10/2009 le modèle utilisé sera le modèle 4bis (avec un stock de tables différents de celui du table 4 personnes). Onglet Stock : Partie en cours de développement. 18

19 Onglet fermeture : Dans cette partie, vous aurez la possibilité de fermer totalement les ventes pour la table sur laquelle vous êtes en train de travailler. Pour fermer les ventes, il vous suffit de cliquer sur les dates que vous voulez fermer. - si vous cliquez sur le «+» à côté du mois : ferme le mois en cours - si vous cliquez sur le «-» à côté du mois : ouvre le mois en cours si les dates ont été fermées au préalable. 19

20 Onglet «Conditions de Vente» C est à partir de cet onglet que le prestataire va pouvoir saisir ses conditions générales de vente qui apparaîtront pour l internaute sur la dernière étape de réservation en ligne : Choisir la langue de saisie et d affichage puis dans le cadre central, venir saisir les conditions de vente. En dessous, le menu déroulant permet au prestataire de choisir le mode de règlement à attribuer à sa restaurant : Pas d acompte, paiement 100% de la commande Pourcentage : saisir la valeur du pourcentage d acompte Somme fixe : saisir le montant en Euros Ces trois choix s appliquent à tous les prestataires qu ils proposent ou non de la réservation ferme avec paiement sécurisé. Après toute modification sur cette page, il est indispensable de sauvegarder votre saisie en cliquant sur. 20

21 Onglet «Suivi des Ventes» Lors de l ouverture de cet onglet, le prestataire va retrouver la liste des dernières ventes effectuées en ligne : Le menu gauche lui permet de visualiser les dernières ventes réalisées A partir de l écran central, les ventes sont classées par ordre de date de la plus récente à la plus éloignée. Il est tout a fait possible de les trier par colonne en se servant des petites flèches présentes sur chaque colonne. Il est possible également à partir de cet écran d envoyer un mail directement au client en cliquant sur. Enfin, en cliquant sur on va accéder au détail des achats du client 21

22 On retrouve également en haut, à gauche la possibilité de visualiser une copie du mail de confirmation reçu par le client. d effectuer une recherche parmi toutes les ventes réalisées Cette recherche peut se faire par les coordonnées du client, par type de réservation, date de commande Le résultat de la recherche est alors exportable vers Excel en cliquant sur en haut du tableau de résultat comme ci-dessous : 22

23 de connaître mois par mois, les ventes réalisées et leur statut (pré réservations ou réservations fermes) 23

24 Onglet «Planning» Dans cette partie vous trouverez votre tableau de bord qui vous permettra de voir rapidement les réservations pour la journée en cours, le nombre de table disponible Vous retrouverez le stock disponible pour la date sélectionnée dans le calendrier : - On peut voir que pour le 1 er service du midi il n y a aucune table de disponible (en rouge et marqué 0/0). - On peut voir qu il reste 10 tables 4 personnes terrasse pour le 1 er service du soir. - On peut voir qu il y a 1 table de réservée pour le 2 ème service du midi. - On peut voir que l on peut augmenter ou diminuer le stock pour chaque service en cliquant sur les. - On peut fermer les ventes directement en décochant sur la case de la table que l on souhaite fermer à la vente. - On peut ferme un établissement entier en décochant sur la case. 24

25 Vous retrouverez rapidement les informations des personnes qui auront réservé : - on peut voir le service réservé : midi 2 ème service - on peut voir la table réservée : une table pour 4 personnes en terrasse - on peut voir les coordonnées du client : nom, téléphone et adresse mail - on peut voir aussi le nombre de personne qui va occuper la table : ici 1 personne Vous retrouverez un planning dans lequel vous pourrez naviguer pour aller voir les réservations jour par jour. Sous ce planning, vous retrouverez une aide interactive qui vous donnera des informations sur les actions possibles à faire avec votre souris en fonction d où elle va se trouver sur l écran. 25