CAHIER DES CHARGES DE L ACTION COLLECTIVE

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1 CAHIER DES CHARGES DE L ACTION COLLECTIVE «Accompagner la CROissance des TPE-PME à travers une stratégie de Développement Durable» (ACRODD MER) La «Responsabilité Sociétale des Entreprises» n est pas une option mais une façon de mener le cœur même des affaires. Action collective ACRODD MER Page 1

2 SOMMAIRE Introduction... 3 Présentation du Pôle Mer... 4 Les missions et les actions engagées... 5 Le cadre de l action collective... 5 Les objectifs de l action collective... 7 description de l accompagnement attendu pour l animation de l action collective... 8 Etape 1 : identification et analyse des besoins des TPE-PME... 9 Etape 2 : outil de diagnostic stratégique... 9 Etape 3 : accompagnement DD des TPE-PME : Diagnostic stratégique Développement Durable des TPE-PME adhérentes Formalisation de la stratégique Développement Durable des TPE-PME Séminaires thématiques Etape 4 : Développement et valorisation des compétences d accompagnement de l équipe du Pôle Mer 12 Etape 5 : Valorisation de l action collective PLANNING PREVISIONNEL Action collective ACRODD MER Page 2

3 INTRODUCTION Le présent projet cherche à accompagner des entreprises dans leur développement en intégrant une pratique de durabilité et de responsabilité sociale. L opération se déroule en plusieurs étapes permettant d accompagner un groupe d entreprises volontaires sur la base de ce projet expérimental, tout en formant les chargés de missions du Pôle Mer PACA qui auront par la suite la responsabilité du pilotage d autres entreprises. Cette opération dite expérimentale, intègre donc un transfert de compétences vers les chargés de missions du Pôle Mer PACA. Enfin, une évaluation du niveau de maturité des entreprises partenaires de l opération (TPE-PME adhérentes au Pôle Mer PACA) est envisagée par une tierce partie s intégrant dans une démarche de valorisation. S appuyant sur l observation des impacts des activités économiques sur l environnement au sens large, la démarche de Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) cherche à aider les organisations à intégrer les préoccupations sociales et environnementales dans leurs activités tout en garantissant les interactions entre parties prenantes. La RSE est devenue un instrument de gestion des organisations leur permettant de structurer une vision stratégique de leur développement, se basant sur un modèle de performance globale avec une gouvernance responsable. La démarche de RSE s est dotée d instruments de gestion permettant de développer sa propre maturité : un référentiel international non certifiable, l ISO a été publié en Novembre Ce référentiel bénéficie d une large promotion par des conférences, actions collectives et offres d accompagnement par des consultants. La plupart des grandes organisations ont à ce jour intégré ces actions et bonnes pratiques dans leurs activités. Il en est autrement pour les TPE-PME qui composent pourtant la majorité des entreprises françaises. Et malgré tout, il est reconnu que le modèle de management adopté par la majorité des dirigeants des TPE-PME est par essence plutôt proche des principes et valeurs portées par la RSE. Il manque une approche structurante pour ce type d organisation qui s appuie sur la formalisation d une stratégie d entreprise et la prise en compte dans les plans d actions des freins bloquant l intégration de la RSE dans les politiques de développement de ces entreprises. Le projet porté par le Pôle Mer PACA s appuie sur un dispositif expérimental et reproductible ayant pour vocation de dégager une plus-value pour : les entreprises partenaires : o basé sur la montée en compétences en management opérationnel et en instruments de gestion ; o intégrant une approche globale et structurante sur les questions environnementales, sociales-sociétales et économiques ; o permettant l émergence de visions stratégiques de renforcement de la performance pour une meilleure croissance économique ; le Pôle Mer PACA : o en créant des outils transférables et réutilisables par les équipes du Pôle Mer ainsi que par les chefs d entreprises des TPE-PME nouvellement adhérentes ou en phase de palier de croissance. o En utilisant une méthodologie pragmatique d accompagnement expérimentée et valorisée Action collective ACRODD MER Page 3

4 Convaincu que la RSE appliquée aux PME représente un formidable levier pour l innovation et le développement au service d une compétitivité à long terme de l activité économique régionale, le Conseil régional Provence Alpes Côte d Azur a depuis longtemps développé des outils permettant de mettre en œuvre des démarches RSE en faveur des PME. Parmi ces outils, on identifie les PRIDES dont un dès rôle est justement de structurer une coopération pérenne des entreprises au sein d un réseau porteur d une stratégie collective de développement. Souhaitant aider ces réseaux à mettre en œuvre des démarches de RSE, le Conseil Régional PACA a lancé en décembre 2008 un Appel à Projet pour «Accompagner le développement de la Responsabilité Sociale et Environnementale (RSE dans 100 PME des PRIDES et des branches professionnelles)». Ce projet prévu pour se dérouler sur a été renforcé début 2010 par la sélection d un groupement de consultants chargé d aider les PRIDES à structurer leurs projets et les accompagner dans le dépôt de dossiers de demande de subvention pour des actions spécifiques RSE (approche globale ou partielle). Dans la suite du document le Pôle Mer désignera le Pôle MER PACA en tant que PRIDES. PRESENTATION DU POLE MER Le Pôle Mer a été créé en 2005 et labellisé par l Etat le 12 juillet 2005 «Pôle de Compétitivité à vocation mondiale» avec pour axes stratégiques : 1. la sécurité/sûreté 2. le développement durable de la mer et du littoral. Son rayonnement s étend sur l ensemble de la façade maritime méditerranéenne et a pour objectif le développement des entreprises par le levier de l innovation. Il a par ailleurs obtenu la labellisation régionale PRIDES (Pôle Régional d Innovation et de Développement Economique et Solidaire) en 2007, faisant de cette organisation un acteur majeur du développement économique régional de l économie maritime et littorale. Les thèmes principaux autour desquels le Pôle Mer structure son développement sont : 1. Sécurité et sureté maritime 2. Naval et nautisme 3. Ressources énergétiques marines 4. Ressources biologiques marines 5. Environnement et aménagement du littoral 6. Formation, actions PME et collectives Action collective ACRODD MER Page 4

5 Le Pôle Mer a ainsi développé depuis plusieurs années des relations de confiance avec les TPE-PME qui choisissent de rejoindre le réseau. Pour une présentation du Pôle Mer, le prestataire se reportera utilement sur le site web : LES MISSIONS ET LES ACTIONS ENGAGEES L ambition principale du Pôle Mer est d affirmer sa dimension de cluster reconnu au niveau mondial pour la maîtrise du développement durable et de la sécurité maritime. La réalisation de cette ambition passera par une stratégie déclinée en trois axes : 1. Consolider sa position de leadership au niveau du bassin méditerranéen en s ouvrant notamment aux acteurs industriels, de la recherche et de la formation présents en Languedoc Roussillon et en Corse 2. Focaliser et structurer l action du Pôle par la mise en place de Programmes Fédérateurs 3. Ancrer des outils structurants sur le territoire, incarnant les domaines d excellence du Pôle et fédérant les forces vives Afin de mieux accompagner ses membres, le Pôle Mer a enrichi son offre de services liés : au processus d innovation (émergence, montage, recherche de cofinancement ) ; à la valorisation des projets ; au développement de ses membres : formation, sensibilisation à la RSE, NTIC, export et coopération internationale, Intelligence économique, salons et communications. LE CADRE DE L ACTION COLLECTIVE Nombreuses sont les TPE-PME qui trouvent un intérêt économique à adhérer à ce PRIDES du fait du soutien fort que ses équipes apportent aux entreprises via la labellisation de projets. Ce sont plus de 200 projets qui ont été déposés depuis la création du Pôle Mer avec un taux de labellisation très élevé. Les projets financés représentent en effet 75% des projets labellisé soit 111 projets au 31/10/2010. Il est à noter également que la place des PME est de plus en plus importante au sein de notre pôle, aussi bien comme porteur de projets Action collective ACRODD MER Page 5

6 que comme partenaire. Certains adhérents trouvent dans les projets soutenus par le Pôle une base pour leur création d activité ou de développement structurel. Du fait de la fragilité naturelle d une TPE-PME pendant les 3 ans qui suivent sa création et lors de son développement (paliers), il a semblé pertinent au Pôle Mer de structurer au mieux l aide qu il apporte aux nouveaux adhérents. Un groupe de travail sur les PME a été créé dès Il a permis la mise en place d actions spécifiques pour l optimisation des relations entre les entreprises membres, essentiellement des PME : Développer la connaissance mutuelle des entreprises au sein du pôle ; Améliorer la mise en réseau, en interne comme en externe ; Accroître la confiance entre les entreprises, PME et Grands Groupes ; Mieux appréhender les besoins du marché pour cibler les actions ; Sensibiliser les PME au 7ème PCRD et les aider à répondre aux appels à projets européens ; Mutualiser des initiatives pertinentes, notamment avec d autres pôles régionaux (Inter-Prides); Informer au mieux les PME, leur fournir de bons indicateurs, échanger avec elles sur leurs problématiques et attentes et projeter les actions à venir ; Structurer le tout par la signature du Pacte PME en avril Le Pôle Mer a souhaité renforcer cette aide aux TPE-PME, notamment pour garantir leur durabilité de développement et faire des projets d innovation coopératifs labellisés par le pôle, de véritables accélérateurs de croissance. Convaincu que la démarche de Développement Durable permet de renforcer la performance des entreprises et est parfaitement adapté aux organisations de type TPE-PME, le Pôle Mer soutient l idée qu une telle démarche doit être intégrée dans la stratégie des entreprises et dans leur fonctionnement quotidien. Dans le cadre du projet AMO PRIDES-RSE PACA proposé par le Conseil Régional PACA, le Pôle Mer a donc souhaité créer un parcours d intégration et d accompagnement pour certaines de ses entreprises adhérentes (typologies spécifiques) afin de rendre plus soutenable et performant leur développement. Il semble pertinent d utiliser l ISO comme référentiel pour garantir le développement des PME dans une logique de performance et de durabilité. Les entreprises adhérentes du Pôle Mer cibles de cette action sont : 1. Les TPE-PME adhérentes depuis moins d 1 an au Pôle Mer 2. Les PME en phase de croissance et confrontées à des paliers (des étapes issues de leur développement économique et risquant de les confronter à des réalités porteuses de nouvelles difficultés auxquelles les directions de ces structures craignent de ne pas savoir faire face). Action collective ACRODD MER Page 6

7 Les critères de détermination de TPE - PME sont les critères de la Commission Européenne. La mise en place d une politique de Responsabilité Sociale et Environnementale a pour vocation de respecter toutes les parties prenantes de l entreprises (les clients, les salariés, les fournisseurs, l environnement, etc) et de prendre en compte leurs intérêts. C est en cela qu elle crée de la valeur et renforce la constitution d actifs immatériels. LES OBJECTIFS DE L ACTION COLLECTIVE L objectif du projet est de créer un parcours d intégration pour les deux catégories d adhérents (évoquées précédemment) du Pôle Mer dans le but de faciliter leurs développements et sécuriser leurs engagements dans les projets labellisés, tout en s appuyant sur le principe de durabilité. L expérimentation porte sur des entreprises volontaires pour tester la formule. Une fois la phase d expérimentation réalisée, le Pôle Mer envisage de rendre systématique le recours à ce parcours d intégration pour faciliter le soutien aux nouveaux adhérents TPE-PME. Les objectifs proposés aux entreprises partenaires : Définir des stratégies de développement intégrant les bases de la RSE et fiabiliser la croissance des TPE-PME en recherchant une cohérence avec les enjeux de la filière ; Valoriser les bonnes pratiques existantes et les utiliser comme point d appui au développement de ces entreprises tout en développant une approche pragmatique de la RSE ; Permettre une montée en compétences des dirigeants d entreprises pour réduire la fragilité de ces structures dans les différentes phases de leur croissance, et favoriser la performance des projets soutenus par le Pôle Mer ; Permettre à chaque entreprise participante de valoriser et faire connaître son engagement et son niveau de performance globale. Les objectifs proposés au Pôle Mer : Participer à la montée en compétences des chefs d entreprises sur la thématique de la RSE et en faire des partenaires crédibles et fiables pour les groupes devant rendre compte de l intégration de la RSE dans leur relation avec leurs fournisseurs ; Renforcer la stratégie globale des filières sur lesquelles le Pôle agit en s appropriant la démarche de RSE pour améliorer la pérennité des projets de recherche ; Valoriser les pratiques des TPE-PME et démultiplier les engagements dans une politique de RSE soutenue par les filières en développant une base d expérience accessible à l ensemble des PRIDES (dynamique inter PRIDES) ; Enrichir le service rendu aux adhérents. Action collective ACRODD MER Page 7

8 DESCRIPTION DE L ACCOMPAGNEMENT ATTENDU POUR L ANIMATION DE L ACTION COLLECTIVE Le Pôle Mer recherche un prestataire pour animer cette action collective ACRODD MER. Ce chapitre détaille les attentes du Pôle Mer pour mener cette action validée par les institutions régionales. Cette action se déroule en 5 étapes : 1. identification et analyse des besoins des TPE-PME 2. outil de diagnostic stratégique 3. accompagnement Développement Durable des TPE-PME 4. développement et valorisation des compétences d accompagnement DD de l équipe du Pôle Mer 5. valorisation de l action collective Les étapes 1 et 2 concernent l ensemble des adhérents du Pôle Mer et des entreprises extérieures intéressées pour rejoindre le Pôle Mer. L action collective dans les étapes suivantes ne concerne que les entreprises engagées dans l action collective, qui sont en cours de recrutement (base 10 entreprises de type TPE-PME). Il est prévu de nommer en début de mission un correspondant RSE au sein du Pôle Mer, qui aura en charge le suivi du projet. Un COmité de PILotage (COPIL) stratégique large et représentatif des différentes parties prenantes sera mis en place pour suivre et supporter cette action. Ce comité se réunira à intervalle régulier pour valider l avancement de l action collective et apporter d éventuelles actions correctives permettant d atteindre l objectif du projet. Dans le cadre de cet appel d offre, les étapes sont regroupées en lot : Lot 1 : Lot 2 : Lot 3 : identification et analyse des besoins des TPE/PME outil de diagnostic stratégique action collective accompagnement DD des TPE/PME développement des compétences d accompagnement DD de l équipe du Pôle Mer valorisation de l action collective Le prestataire a la possibilité de choisir les lots auxquels il répond. Chaque lot intégrera une charge de gestion de projet et de pilotage. Action collective ACRODD MER Page 8

9 Etape 1 : identification et analyse des besoins des TPE-PME Le Pôle Mer souhaite : Identifier les besoins des entreprises pour améliorer leur réflexion stratégiques et identifier le positionnement des entreprises sur la chaine de valeur dans les domaines d activités et dans la filière marine. Identifier le potentiel d évolution des entreprises pour mieux intégrer le capital naturel (économie circulaire, biomimétisme, ) L analyse des besoins des entreprises fera aussi ressortir dans quelle mesure le Pôle Mer pourra développer une offre pour les accompagner. Le prestataire identifiera les meilleurs moyens pour ces identifications et analyses. Livrable : rapport d analyse sectorielle permettant d évaluer qualitativement et avec une estimation quantitative des différentes entreprises que cela peut concerner. Etape 2 : outil de diagnostic stratégique Il semble que les dirigeants des entreprises aient besoin d outils et méthodes pour développer leur stratégie et y intégrer la durabilité. Les chargés de missions du Pôle Mer auront besoin d outils pour diagnostiquer les entreprises, les accompagner et piloter les projets d accompagnement. Ces outils devront permettre aussi de déployer une offre d accompagnement. Dans la première partie de cette étape et en prolongement de la 1ere étape, le prestataire définira les cahiers des charges suivants : Un cahier des charges de l instrument de gestion à destination des chefs d entreprises ; Un cahier des charges de l instrument de gestion à destination des chargés de missions et encadrement du Pôle Mer. Ces cahiers des charges seront validés par le Pôle Mer et quelques entreprises interrogées lors de la 1ere étape. A partir de ces cahiers des charges, le prestataire identifiera les outils disponibles sur le marché et dressera une cartographie de ces outils sur une approche multi critère (cout d utilisation, évolutivité, intégration des thématiques de la performance globale de l entreprise, ) Il pourra être envisagé de tester les outils sélectionnés auprès des entreprises de l action collective et des chargés de missions. Livrables : Cahiers des charges Action collective ACRODD MER Page 9

10 Liste des critères d évaluation des outils Grille d évaluation des outils identifiés Fiche de présentation des outils sélectionnés pour les entreprises et pour le Pôle Mer Etape 3 : accompagnement DD des TPE-PME Cette étape est la phase importante de l action collective, elle est partagée en 3 sections : 1. Diagnostic 2. Accompagnement à l élaboration d une stratégie 3. Transmission d expérience et de savoirs sous forme de séminaires thématiques L action collective cible 10 entreprises adhérentes du Pôle Mer, de la catégorie TPE/PME intéressées par le sujet. Le critère de sélection prépondérant sera l engagement à participer activement à l action collective, il n y a pas de pré-requis ni de maturité préalable. Au démarrage de cette étape, les entreprises auront été sélectionnées et se seront déjà engagées. Il n appartient pas au prestataire de recruter des entreprises pour cette action collective. 3-1 : Diagnostic stratégique Développement Durable des TPE-PME adhérentes Ce diagnostic aura pour objectif de : - Réaliser de manière pragmatique et personnalisée un état des lieux de la situation vécue par l entreprise au regard des enjeux du Développement Durable et de la Responsabilité Sociétale des Entreprises - Positionner l entreprise au regard des enjeux de la filière à laquelle elle appartient et faire le lien avec les attentes du chef d entreprise - Positionner l entreprise sur les axes économique (gain, croissance ), social (conditions de développement des salariés présents ou futurs ) et environnemental (adaptation aux exigences réglementaires, anticipation des contraintes futures et transformation en avantage ) - Identifier les parties prenantes impactant le développement de l entreprise et leur rôle joué - Sélectionner les indicateurs utiles pour un suivi performant du déploiement de la stratégie d entreprise Le diagnostic nécessite la visite de l entreprise et une rencontre de ses personnels (à définir avec le chef d entreprise). 3-2 Formalisation de la stratégique Développement Durable des TPE-PME Sur les bases des résultats du diagnostic Développement Durable réalisé à l étape précédente pour chaque entreprise partenaire du projet, il sera proposé un travail d approfondissement de l état des lieux via l aide à la formalisation de la stratégie d entreprise. Cette étape permettra à chaque chef d entreprise de réinterroger les bases de son projet d entreprise et de faciliter son déploiement par une meilleure structuration des objectifs visés, des moyens utilisés, du pilotage mis en œuvre. La formalisation de la stratégie DD devrait : Action collective ACRODD MER Page 10

11 - Faciliter la réflexion stratégique de développement de l entreprise dans une approche de durabilité - Aider chaque participant à développer son plan d actions à mettre en œuvre pour sa croissance dans une politique de développement durable opérationnelle et adaptée aux spécificités de la filière - Fixer un calendrier de déploiement de ces actions Le prestataire précisera dans son offre, s il souhaite (en argumentant) formaliser la stratégie DD de l entreprise accompagnée avant les séminaires thématiques ou après. 3-3 Séminaires thématiques En parallèle de l accompagnement individuel le Pôle Mer souhaite que des temps collectifs soient créés. Ces temps collectifs peuvent prendre la forme de séminaire thématique dont la structure serait la suivante : L acquisition de compétences par les participants via l animation d une séance de formation par un ou des expert(s) (1/2 journée) ; La tenue de groupes de travail pour échanger sur les situations vécues et les solutions envisagées ou mises en œuvre. Pour garantir la richesse de ces séances, il sera proposé à des adhérents PME ou Groupes de venir témoigner sur leurs propres pratiques au regard de la thématique développée. Il est demandé au prestataire d organiser ces séminaires : Proposition de thème des séminaires, Proposition d intervenants et invitation des intervenants retenus Animation des séminaires Rédaction des supports (pour les séances et de restitution) Le Pôle Mer fournira la logistique nécessaire à ces séminaires. Ces séances dont les sujets pourront évoluer au fil du temps et coller au plus près des attentes des participants seront l occasion d échanger des problématiques et de trouver des solutions fiables, pragmatiques et faisant écho à un groupe. Le Pôle Mer envisage de programmer 10 séminaires pendant la durée de l accompagnement collectif. Voici une liste non exhaustive de thématique pouvant être abordé lors de ces séminaires : - Elaboration d un business plan - Développement d un réseau professionnel partenarial (règles éthiques, circuit-court, valeurs partagées, ) - Faire face à des difficultés financières - Efficacité énergétique dans l entreprise, traitement des déchets - Ethique du chef d entreprise - Responsabilité sociétale du chef d entreprise et adaptation à une TPE-PME d une 3D (Démarche Développement Durable) - Innovation comme facteur de développement - Eco-Socio-Conception - Bio-compatibilité / Biomimétisme - Gestion de la propriété intellectuelle - Financements pour des projets innovants - Mise en place d une GPEC Action collective ACRODD MER Page 11

12 - Promotion de la santé au travail et prévention des risques professionnels - Développement des compétences et des qualifications - Optimisation du recrutement et de la politique sociale - Ethique et diversité dans une TPE, dans une PME - Développement de l équipe commerciale - Techniques de communication -.. Pour renforcer les relations inter-prides il devrait être possible que des PRIDES soient sollicités pour mettre à dispositions des experts capables d intervenir dans les séminaires selon leur spécialité. Le Pôle Mer sera un facilitateur de ces relations inter-prides. Il peut être envisagé, à la demande de l entreprise 2 à 4 sessions d approfondissement (1/2 journée) individuelles sur un thème. Au cours de ces sessions, un expert travaillera avec l entreprise de manière à mettre en pratique ce qui a été présenté au cours du séminaire thématique. Livrables : Rapport d intervention dans les entreprises accompagnées en session d approfondissement. Afin de respecter la confidentialité de l accompagnement, sera présenté dans ce rapport, les dates d intervention, la thématique de l intervention, les noms et fonction des participants de l entreprise lors ces interventions. Le reste des informations de l accompagnement figurera dans les documents de valorisation de l action. Supports de présentation et compte-rendu des séminaires thématiques Evaluation des entreprises de l accompagnement qui leur a été proposé Etape 4 : Développement et valorisation des compétences d accompagnement de l équipe du Pôle Mer Cette démarche d accompagnement d entreprises dans une opération collective a vocation à être poursuivie après cette action. Cette étape permettra de former les chargés de missions et l encadrement du Pôle Mer de manière à ce qu ils puissent mettre en œuvre une nouvelle offre de service. A la suite de l accompagnement des entreprises, le prestataire accompagnera les salariés pour : Définir cette offre de services Elaborer le contenu Former les chargés de mission pour qu ils soient en mesure de réaliser cette offre de services Il est attendu que cette offre de service soit : - Attractive pour les TPE et les encourager à rejoindre le Pôle Mer en leurs mettant à disposition un accompagnement de développement s appuyant sur le concept de Développement Durable ; - Perçue comme une aide pour les PME dans leur croissance en les accompagnant dans les différents paliers qu ils sont amenés à vivre ; - Une plus-value supplémentaire à l adhésion des entreprises au Pôle Mer. Le prestataire proposera une démarche méthodologique pour construire cette offre et un plan de formation permettant de réaliser cette offre. Action collective ACRODD MER Page 12

13 Au début de cette étape, une présentation des compétences et parcours des chargés de missions sera fournie au prestataire. Livrables : Présentation de l offre de service avec contenu Programme de formation Supports de formation Etape 5 : valorisation de l action collective Dans cette étape, il est demandé au prestataire de proposer des supports de présentation des résultats de l action collective. En respectant la démarche d éco-communication, le prestataire prévoira des supports papier et numérique. Cette valorisation a pour objectif de rendre compte à un large public de la démarche, de son déroulé et des résultats observés. Le prestataire proposera une maquette des documents et réalisera les contenus avec les entreprises participantes à l action collective. Ces supports de présentation pourront être utilisés par les entreprises participantes et par le Pôle Mer. Les droits de propriété intellectuelle seront transférés au Pôle Mer et aux entreprises. Une iconographie libre de droit d auteur sera proposée. Livrables : Supports de communication Une évaluation de la performance de l entreprise sera faite et commandée à un organisme référent ayant une expertise reconnue dans le domaine en collaboration avec la structure retenue pour accompagner le Pôle dans cette action collective. Action collective ACRODD MER Page 13

14 PLANNING PREVISIONNEL Etapes / Mois Identification et analyse des besoins des TPE-PME outil de diagnostic stratégique accompagnement DD des TPE-PME Développement et valorisation des compétences d accompagnement DD de l équipe du Pôle Mer Valorisation l action collective Comité de pilotage de Action collective ACRODD MER Page 14