Une évaluation innovante Pour une formation performante

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1 Une évaluation innovante Pour une formation performante Bienvenue sur ce fichier de formation Interactif (Enregistrez le fichier sur votre ordinateur et ouvrez-le avec Acrobat Reader) Excel 2010 Patrice JUDE Méthode innovante, associant vidéo et vos propres commentaires ou remarques, afin de ne rien oublier de votre cours. Ainsi, à l'issue de votre parcours de formation, vous disposerez d'un fichier pdf qui reflétera votre propre approche du logiciel étudié. A chaque étape de votre formation il vous sera possible, grâce aux zones de texte à droite des vidéos, d'inscrire vos propres remarques et de les conserver dans ce fichier pdf. Elles seront de nouveau consultables à la réouverture du fichier. Le plan de votre parcours apparaît dans le volet de gauche de Acrobat Reader, un clic sur le chapitre désiré vous y mène directement. A la fin de ce fichier se trouve votre évaluation de votre progression. Ainsi, suivant vos disponibilités, il vous sera possible de revenir sur certains points de votre parcours à votre guise. Avant chaque fermeture de votre fichier, n omettez pas d'enregistrer votre fichier afin d'en conserver les modifications Si certains points nécessitent des explications plus approfondies, il vous sera toujours possible de nous faire parvenir ce fichier par mail pour des explications supplémentaires ou la création d'autres vidéos Erwan Guilcher / Formateur IPS Retrouvez tous nos services sur L utilisation de ce document est exclusivement réservée aux services d IPS Référencé à l'inpi sous ES IPS 81 rue de la Gilarderie NANTES APE: 4778C - RCS: Tel Mail : contact@ips-formations.com

2 A Les bases de données A.1 Création des listes de données On peut remplir sa base de données en inscrivant les données directement dans les cellules et en se déplaçant à l'aide du clavier et de la touche TAB ou de la souris ou des touches de direction ou de la touche Entrer du clavier. A.1.1 Remplir la base de données 70 Utilisation de la grille pour consultation rapide d'une base de données et, éventuellement, modification des données A.1.2 Retrouver des données Cette boîte de dialogue peut également servir pour retrouver des données dans un tableau très long (plutôt que de trier par ordre alphabétique). En appuyant sur le bouton CRITERES.Il suffit d'inscrire une donnée dans un champ pour que Excel retrouve les enregistrements correspondants (et éventuellement les modifier). 71 Utilisation de la grille pour consultation rapide d'une base de données et, éventuellement, modification des données Les bases de données Cours Patrice JUDE 2 / 24

3 A.2 Contrôle de validation Il permet, si nécessaire, de contrôler ce qui sera inscrit dans la cellule. Par exemple : tous les codes postaux se composent de 5 chiffres. En entrant un contrôle de validation sur cette colonne (entière), le fait de taper un nombre supérieur ou inférieur à 5 chiffres ou du texte vous indiquera une erreur. Cela permet d'éviter des erreurs lors de la saisie. Dans l'onglet Données : 75 Validation de données sur une colonne Note : Pour mener à bien la création de listes déroulantes pour réponses répétitives de l'exercice précédent (surtout pour les versions antérieures à MS Office 2010), il vous sera nécessaire de gérer le nommage de cellules. Il s'agit tout simplement de donner des noms à des groupes de cellules de façon à les " appeler " par leur nom plutôt que de les sélectionner à la souris. A.3 Nommage de cellules Pour une utilisation plus souple de Excel, il est possible de "nommer des zones". Ainsi, lors d'une fonction, plutôt que de sélectionner les cellules à la souris, il est parfois plus rapide et plus utile de faire appel à leur nom. Pour cela, sélectionner vos cellules et donnez leur un nom dans les références de cellules Les bases de données Cours Patrice JUDE 3 / 24

4 77 Nommage de cellules A.4 Création de listes déroulantes 75a Création de listes déroulantes A.5 Tri des enregistrements Trier par ordre croissant ou décroissant sur des colonnes. Dans le tri, toutes les données apparaissent mais rangées différemment, contrairement aux filtres, que nous verrons plus loin, où seules les données répondant aux filtres (critères) apparaissent. A.5.1 Tri simple Le tri le plus simple consiste à trier les données par ordre alphabétique ou numérique. Pour cela, sélectionnez une cellule dans la colonne que vous voulez trier et dans l'onglet Données, cliquer sur : Les bases de données Cours Patrice JUDE 4 / 24

5 A.5.2 Tri multiple Une deuxième méthode permet de trier sur plusieurs champs en une seule fois. 72 Utilisation du tri simple sur une colonne, utilisation d'un tri multiple A.6 Les Sous totaux Il est possible de réaliser les sous totaux de certains champs, en fait, à chaque changement de catégorie, Excel réalise une opération (somme, moyenne, max) de cette catégorie. Pour utiliser des sous-totaux automatiques, il est IMPERATIF que votre liste soit triée sur la colonne pour laquelle vous souhaitez obtenir des sous-totaux. Cliquer dans la colonne où doivent se faire les sous totaux, puis dans l'onglet Données : Les bases de données Cours Patrice JUDE 5 / 24

6 75st Les sous totaux A.7 Les filtres Un filtre permet de sélectionner les enregistrements répondant à un critère précis. A.7.1 Filtres automatiques Cliquez dans votre liste de données puis dans l'onglet Données : A ce moment là, chaque en-tête de colonne devient une liste pouvant être ouverte en cliquant sur sa flèche pointant vers le bas. Un clic gauche sur cette flèche déroule un menu qui vous permet de filtrer la colonne. 73 Mise en place de filtres automatiques sur une et plusieurs colonnes Les bases de données Cours Patrice JUDE 6 / 24

7 A.7.2 Filtres personnalisés 74 Utilisation des filtres personnalisés sur une ou plusieurs colonnes Les bases de données Cours Patrice JUDE 7 / 24

8 1 2 3 Ce filtre sera plus précis encore puisqu'il permettra de définir "supérieur à...", "inférieur à..." et bien d'autres critères Et encore plus personnalisé en choisissant Filtre personnalisé : Noter bien les noms de la fenêtre, par rapport à la colonne sélectionnée précédemment. A.7.3 Filtres élaborés Les filtres élaborés permettent d'utiliser des critères complexes qui ne peuvent pas être définis à l'aide d un filtre automatique et également de copier les données sélectionnées dans une zone du classeur ou sur une autre feuille (onglet), en vue d'un publipostage, par exemple. Les bases de données Cours Patrice JUDE 8 / 24

9 Puis Dans notre illustration, la liste de données se trouve sur la feuille 1 et nous avons extrait sur la feuille 3. Les bases de données Cours Patrice JUDE 9 / 24

10 76 Mise en place de filtres élaborés, extraction des données sur place A.8 Mise en place de filtres élaborés, extraction des données sur une autre feuille 78 Mise en place de filtres élaborés, extraction des données sur une autre feuille A.9 Mise en place de filtres élaborés, extraction des données sur une autre feuille, utilisation de caractères génériques pour utilisation en vue d'un publipostage 79 Mise en place de filtres élaborés, extraction des données sur une autre feuille, utilisation de caractères génériques pour utilisation en vue d'un publipostage Les bases de données Cours Patrice JUDE 10 / 24

11 A.9.1 Supprimer les doublons Excel 2010 vous offre la possibilité d'enlever les doublons de vos bases de données. La boîte de dialogue suivante apparaît Elle vous permet de choisir sur quelles colonnes de la base de données effectuer la vérification (à cocher). Note : à la fin du processus Excel 2010 vous averti du nombre de doublons suivant les critères définis, mais sans vous indiquer lesquels... et il les supprime. Les bases de données Cours Patrice JUDE 11 / 24

12 B Gestion des tableaux longs Afin d'y voir plus clair dans un tableau long, il y a différentes techniques : l'une consiste à masquer des colonnes ou lignes (ce que nous avons vu précédemment). B.1 Fractionner un tableau Cette technique permet de fractionner le tableau en deux partie distinctes avec ses propres ascenseurs. Ainsi vous pouvez voir le haut du tableau ainsi que le bas dans la même fenêtre. 15 Fractionner un tableau B.2 Figer lignes ou les colonnes Cette technique qui s'apparente à la précédente permettra de figer des colonnes ou lignes (sans les ascenseurs). Utile, par exemple, pour faire apparaître en haut du documents les en têtes (titres) des colonnes et faire défiler les autres lignes en dessous. Sélectionner la ligne ou la colonne entière, à partir de sa référence (A, B, 1, 2...), Affichage > Groupe Fenêtre > Figer les volets. L'action inverse consiste à libérer les volets : Affichage > Groupe Fenêtre > Libérer les volets. 16 Figer les volets Gestion des tableaux longs Cours Patrice JUDE 12 / 24

13 B.3 La mise en page avancée (répétition de lignes ou de colonnes à l impression) Hormis les options disponibles sur le ruban pour l'impression (dans l'onglet Affichage), dans la boîte de dialogue Mise en page, onglet Feuille (voir visuels suivants) 1 Pour répéter les lignes ou de colonnes sur toutes les feuilles imprimées cliquez sur 1 Quadrillage : permet de définir si le quadrillage sera imprimé (en plus des encadrements). Qualité... En tête de ligne et de colonne : A, B, C, 1, 2, 3, si coché, les en-tête de ligne et de colonnes apparaîtront sur l'impression. Commentaires : si imprimer les commentaires. Ordre des pages : dans quel sens aura lieue l'impression si il y a plusieurs feuilles à imprimer. Ces boutons vous permettent de sélectionner (directement dans le tableau) quelles Gestion des tableaux longs Cours Patrice JUDE 13 / 24

14 seront les lignes ou les colonnes à répéter sur toutes les pages à l'impression. Pour visualiser le résultat par feuille : Fichier > imprimer (aperçu) 43 Visualisation des options d'impression, aperçu des sauts de pages B.4 Le mode plan (grouper-dégrouper) Nous avions vu dans un chapitre précédent comment "cacher" des colonnes ou des lignes afin de rendre notre document plus facilement consultable (cf. Afficher / masquer des colonnes ou lignes). Le mode plan vous permettra de visualiser ou d'imprimer uniquement les résultats principaux d'un tableau sans afficher le détail des données. B.4.1 Créer un plan Pour créer un plan, il suffit de sélectionner les colonnes ou lignes contenant les données de détails (en sélectionnant les étiquettes de colonnes ou de lignes). Et toujours dans le Ruban de l'onglet Données (concernant la manipulation des bases de données), sélectionner Grouper. Gestion des tableaux longs Cours Patrice JUDE 14 / 24

15 1 2 Il vous sera possible de grouper des données à l'intérieur de groupes déjà constitués. Ce qui vous amènera à avoir plusieurs niveaux de groupements qui, au fur et à mesure de leur niveau, seront de plus en plus détaillés. Note : pour masquer ou afficher un niveau, il suffit de cliquer sur le signe - ou + du plan pour afficher ou masquer les données subordonnées. En cliquant sur le niveau 4 vous affichez tous les niveaux donc le document en entier. 110 Création d'un plan, Grouper des données B.4.2 Dégrouper Pour séparer des données d'un niveau de plan (en fait, ou créer un autre groupement de données ou les sortir d'un groupement), il suffit de sélectionner une colonne ou groupe de colonnes de ce plan et de cliquer sur le bouton Dissocier du Ruban Données. B.4.3 Supprimer un plan Pour effacer tout un plan, cliquer dans une cellule du groupement et dans le Ruban Données > Dissocier > Effacer le plan Gestion des tableaux longs Cours Patrice JUDE 15 / 24

16 111 Suppression de groupe, Effacer le plan B.4.4 Créer un plan automatique Excel 2010 analysera votre base de données et créera un plan automatiquement d'après ses critères, libre à vous de rajouter des groupes (sélection colonnes/lignes et Grouper ou sélection de colonnes/lignes et Dissocier) comme vu dans les points précédents. Gestion des tableaux longs Cours Patrice JUDE 16 / 24

17 C Mise en forme automatique de tableau C.1 La mise en forme automatique des lignes et des colonnes Ce qui va être présenté dans cette partie ne concerne que la "décoration" des cellules. La taille des lignes et des colonnes est vue dans la partie xxx. Lors de l'utilisation de cette commande, Excel "décorera" votre tableau. Ceci vous permettra de bien séparer les différentes lignes le rendant plus aisé à consulter. Par défaut, il vous rajoutera également une ligne supplémentaire vous permettant de filtrer les données de chaque colonne. C.1.1 Création Une fois une cellule ou un groupe de cellules sélectionné (mise en surbrillance), allez dans l'onglet Accueil > Mettre sous forme de tableau Cliquez sur la petite flèche, dès lors un menu déroulant s'ouvre vous permettant de choisir une "décoration" pour vos cellules. Mise en forme automatique de tableau Cours Patrice JUDE 17 / 24

18 Une fois votre choix arrêté, faire un clic gauche sur la "décoration" souhaitée pour l'appliquer à votre sélection. Une boîte de dialogue s'ouvre demandant de préciser les références des cellules concernées par la mise en forme : Note : ne surtout pas omettre de lui préciser si vos colonnes comportent des en-têtes. Vous noterez l'apparition de flèches en haut de votre tableau, il s'agit de flèches vous permettant de réaliser des filtres et des tris sur vos données. C.1.2 Modification A tout moment, il sera possible de modifier ces couleurs. Lorsque vous cliquez sur votre tableau (ou partie de tableau), un onglet supplémentaire est apparu > Outils de tableau > Création Mise en forme automatique de tableau Cours Patrice JUDE 18 / 24

19 Dans cette partie du ruban apparaissent différents outils vous permettant de modifier votre tableau : Lignes d'en-têtes avec filtres ou styles rapides permettant de modifier les jeux de couleurs. En bas du menu déroulant de styles rapides vous aurez la possibilité de créer vos propres styles >.Nouveau style de tableau. C.1.3 Suppression C.1.3.a Suppression simple de la mise en forme automatique Vous pourrez supprimer les mises en forme du tableau (pour en changer définitivement) en vous rendant dans styles rapides et tout en bas du menu déroulant sélectionnez Effacer. En ce cas, les couleurs disparaissent mais pas les boutons de filtre en haut des colonnes. Votre tableau est toujours mis en forme et grâce au bouton Mettre sous forme de tableau vous pouvez toujours modifier les jeux de couleurs à la volée. C.1.3.b Annulation de la mise ne forme automatique (revenir à l'état normal) Pour annuler définitivement les mises en forme de tableau et revenir à l'état normal, > Outils de tableau > Création > Convertir en plage. Eventuellement, il vous sera nécessaire de modifier le format de vos cellules ( Format de cellules) ou Données > Filtres pour revenir à votre tableau d'origine. 150 Création, modification, suppression C.2 Les styles de cellules Pour appliquer plusieurs formats en une seule étape et garantir la cohérence de la mise en forme des cellules, vous pouvez utiliser un style de cellule. Il s agit d un ensemble défini de caractéristiques de mise en forme, telles que les polices et les tailles de police, les formats de nombre, les bordures de cellules. Pour le mettre en œuvre, sélectionner les cellules concernées par la décoration (mettre en surbrillance les cellules concernées : Ctrl et clic de souris) et sélectionner un style de Mise en forme automatique de tableau Cours Patrice JUDE 19 / 24

20 décoration. 1 2 Garder un œil sur le tableau puisque, dynamiquement, Excel vous montrera le résultat. Une fois choisi, cliquer gauche sur le style pour valider définitivement la mise en forme. Note : Cela vous évite simplement de refaire le format des cellules (devant avoir la même mise en forme) cellule par cellule ou d'utiliser le pinceau. 151 Les styles de cellules C.3 Utilisation de thèmes (onglet Mise en page) Les thèmes vous permettront d'uniformiser la présentation de vos tableaux. Ils se composent d'ensembles prédéfinis de couleurs, de polices de caractères, de traits et d'effets de remplissage qui peuvent être appliqués à l'ensemble de la feuille ou à des éléments spécifiques, comme les graphiques ou les tables. Après avoir mis au point votre thème personnalisé (vos propres "décorations") vous pourrez obtenir une présentation uniformisée, applicable à toutes les feuilles Excel et/ou à d'autres documents Office Quand vous créez un thème, la couleur, la police et les effets de remplissage peuvent être modifiés individuellement. Pour créer un thème : Mise en forme automatique de tableau Cours Patrice JUDE 20 / 24

21 appliquez d'abord un thème existant : cliquez sur le bouton Thèmes de l'onglet Mise en page utilisez ensuite les boutons Couleurs, Polices et Effets pour modifier l'aspect du thème cliquez à nouveau sur le bouton Thèmes puis sur Enregistrer le thème actif. Celui-ci est enregistré dans le dossier "Thèmes de document" et est automatiquement ajouté à la liste des thèmes personnalisés. Il sera donc réutilisable par la suite pour uniformiser la mise en forme de vos tableaux. Choix du thème Modifications individuelles des éléments du thème Eléments modifiables du thème Note : Il est préférable d'avoir déjà un tableau rempli et des cellules formatées (décoration) avec des formes des graphiques etc... pour tester et prendre la pleine mesure de l'utilité des Thèmes pour uniformiser vos tableaux. Mise en forme automatique de tableau Cours Patrice JUDE 21 / 24

22 Grille de positionnement Grille d'auto évaluation Nom : Prénom : Fonction : Entreprise : A Les bases de données Séquences Objectifs pédagogiques Création des listes de données Remplir la base de données Retrouver des données Contrôle de validation Nommage de cellule Tri des enregistrements Tri simple Tri multiple Suivi NA : non acquis ½ : à revoir OK : acquis NA 1/2 OK

23 Les sous totaux Les filtres Filtres automatiques Filtres personnalisés Filtres élaborés Supprimer les doublons NA 1/2 OK B Gestion des tableaux longs Fractionner un tableau Figer lignes ou colonnes La mise en page avancée (répétition de ligne/colonne à l'impression Mode plan (grouper-dégrouper) NA 1/2 OK C Mise en forme automatique de tableaux La mise en forme automatique des lignes et des colonnes Création Modification Suppression Les styles de cellules Utilisation de thèmes (onglet Mise en page)

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