Dématérialisation des factures en PME : Mythe ou Réalité?

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2 Dématérialisation des factures en PME : Mythe ou Réalité? Magali Michel, Directrice Business Unit Yooz (Groupe ITESOFT)

3 Un livre blanc dédié, pour quelles réponses? Répondre aux interrogations de chacun sur l adéquation des technologies de dématérialisation dans les PME Dresser un état de l art des approches possibles de dématérialisation Evaluer les bénéfices apportés par ces technologies Proposer 10 clés du succès de la mise en place d un projet de dématérialisation en PME Lectorat : DG, DAF, Resp. comptables, Resp. achats, Resp./Dir. Informatique en PME Experts Comptables, Commissaires aux comptes

4 Définition? Etat de l art de la dématérialisation Remplacer tout ou partie d un processus reposant sur des documents papier par un traitement automatisé basé sur des documents numériques Les approches de dématérialisation de factures La dématérialisation simple, sans valeur d archivage légal La dématérialisation fiscale : seule approche permettant la suppression des originaux papier La dématérialisation des factures papier Des solutions très prisées par les grands comptes + de 50% des grandes entreprises dématérialisent leurs factures (source Markess International) Volumes de factures très significatifs (x ) Investissements coûteux Mais peu déployées par les PME pour ces mêmes raisons!

5 Enjeux et bénéfices de la démat factures 1. Gagner en temps et en productivité Etude Aberdeen : gain de temps 46%, libéré pour des activités à plus forte valeur ajoutée Réduction du cycle de traitement et des délais de paiement 2. Simplifier et fiabiliser les processus Un processus homogène pour 100% des factures, tracées dès l arrivée Automatisation de la saisie Création d un référentiel fournisseur riche et up-to-date 3. Réduire les coûts Etude Aberdeen : 50 à 90% d économies sur le processus Postes à forte économie : saisie, litige, archivage, manipulation papier

6 Enjeux et bénéfices de la démat factures 4. Mieux piloter la fonction financière Pilotage global et temps réel de l activité Identification immédiate des factures à problème 5. Accroître la sécurité et la traçabilité, faciliter l archivage Traçabilité de bout en bout Confidentialité des accès Architecture sécurisée, haute disponibilité 6. Garantir la transparence Accès aux factures par les opérationnels Visibilité globale des factures en cours ou traitées pour la fonction Finance Suivi facilité des litiges

7 La dématérialisation en PME Malgré tous ces bénéfices, les PME accusent toujours un retard dans le taux d équipement en solutions de dématérialisation (< 20% selon étude APECA) Ce retard est essentiellement imputable au manque d offres adaptées à leurs besoins et exigences Solutions simples et accessibles Solutions rapides à mettre en œuvre, sans ressource dédiée Tarification en phase avec la taille de l entreprise Les chapitres qui suivent dressent le tableau des 10 facteurs clés du succès d un projet de dématérialisation en PME Obtention des bénéfices escomptés Adhésion des utilisateurs Retour sur investissement rapide

8 1. Privilégier le mode SaaS 10 clés de succès d un projet de dématérialisation en PME Service Internet accessible vs licences logicielles installées sur site Aucun investissement informatique (ni matériel, ni logiciel) Aucune administration de plate-forme Modèle de prix «à l utilisation» adapté à des «petits volumes» 2. Rendre les utilisateurs autonomes Simplicité et facilité d utilisation sont des pré-requis non négociables Autonomie pour personnalisation / paramétrage 3. S assurer de l accessibilité permanente Tous les services de l entreprise sont concernés : finance, opérationnels, dirigeants Accessibilité depuis n importe quel site (siège, agences, domicile, déplacement, ) via une simple connexion Internet Continuité de service

9 Les 10 clés du succès d un projet de dématérialisation en PME 4. Garantir la performance de l automatisation Technologie OCR (Optical Character Recognition) intégrée Aucun paramétrage initial ne doit être requis (approche dite full-text) Indépendante des matériels de numérisation 5. Faciliter l intégration à l existant Intégration des données (écritures et images) à l existant (logiciel de comptabilité ou ERP) Connecteur packagé 6. Accompagner les utilisateurs Hotline, assistance réactives et disponibles aux heures ouvrées Aide en ligne, base de FAQ accessible 7. Permettre le paramétrage du workflow de validation L adapter aux règles de gestion internes : plusieurs niveaux de validation, conditionnés par des seuils Gestion d alertes, retards, litiges

10 Les 10 clés du succès d un projet de dématérialisation en PME 8. S assurer de la confidentialité des accès aux informations Protocole Internet sécurisé, Authentification par mot de passe «fort» «Etanchéité» des données d un client à l autre Signature des images et garantie d intégrité Centre d hébergement certifié 9. S assurer des conditions de sécurité Haute disponibilité (redondance) Protection du centre d hébergement contre les risques naturels (incendie, inondations) Sauvegardes externalisées Réversibilité des données 10. Bénéficier de tableaux de bord pertinents Visibilité des flux Confidentialité selon les droits des utilisateurs Indicateurs de performances (cycle, reconnaissance, productivité)

11 Fort de ces constats Basés sur les analyses les plus récentes du marché (Markess International, Aberdeen, APECA, étude ITESOFT 400 interviewés) ITESOFT, leader français des solutions a souhaité créer une offre dédiée à 2 populations : les experts comptables et les PME Yooz a pour mission de rendre accessible à tous les technologies de dématérialisation jusqu alors réservées aux grandes entreprises en associant la simplicité et l accessibilité à l innovation et la technicité

12 Service de dématérialisation des factures, conçu pour les PME et les Experts Comptables est l activité SaaS d ITESOFT

13 Le traitement de vos factures avec Yooz

14 Une connexion Internet suffit pour utiliser Yooz, depuis n importe où Vos sites distants Votre application, vos factures numériques Vos collaborateurs en déplacement Hébergement informatique sécurisé Votre site Logiciel comptable ou ERP Numérisation, traitement et validation des factures Client utilisateur Client utilisateur Client utilisateur

15 Un positionnement : «l accessibilité» Aucun coût informatique : Aucun investissement au démarrage, ni logiciel, ni matériel, ni en projet Un abonnement mensuel à la consommation : à partir de 69 / mois en version Expert, à partir de 99 / mois en version Business (nombre utilisateurs et sites illimité) Une offre d évaluation gratuite : vous pouvez tester gratuitement l application dans tout son périmètre fonctionnel Une rapidité de mise en œuvre inégalée : 2 heures suffisent à mettre un projet en production Aucune formation nécessaire préalablement à l utilisation du service ITESOFT est la technologie de reconnaissance des factures embarquée : n importe quelle facture est traitée, sans aucun paramétrage préalable. Une accessibilité 24h/24 et 7j/7 Une solution connectée avec les logiciels comptables du marché : Cegid, INFOR, Microsoft Dynamics, Sage, SAP...

16 Sécurité et confidentialité garanties Protection des données Authentification avec mot de passe «fort» obligatoire Etanchéité totale des données de chaque client Signature et contrôle de chaque image afin de garantir son intégrité et son unicité Utilisation du protocole SSL 2048 (Geotrust certificate) Centre d hébergement certifié ISO27001 et Safe Harbor Application sécurisée Gestion de la sécurité auditée par un auditeur externe Architecture interdisant l injection de code Architecture logicielle permettant la haute disponibilité

17 Une gamme de services d assistance associée Une assistance tchat gratuite et illimitée Une hotline disponible au YOOZ Un extranet client gratuit Une base de connaissance pour résoudre les questions sur l utilisation Des forfaits de formation ou d assistance, on-line ou sur site

18 Dématérialiser avec Yooz Pour quels bénéfices? Économique Fiable Valorisant De Pilotage Sécurisé De Traçabilité Écologique

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