Marché à Procédure Adapté (MAPA) Cahier des Charges LOCATION et MAINTENANCE des PHOTOCOPIEURS

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1 1 Ministère de l Education Nationale Académie de LYON Marché à Procédure Adapté (MAPA) Cahier des Charges LOCATION et MAINTENANCE des PHOTOCOPIEURS 1- Objet de la consultation : La présente consultation a pour objet la location et la maintenance de 6 photocopieurs numériques. Le marché comporte un lot unique avec variante possible qui, tout en répondant aux besoins cidessous énoncés, pourrait permettre des économies budgétaires à un niveau plus global. Dans le cadre d un MAPA, vous pourrez prendre contact avec le proviseur du Lycée pour définir au plus juste la variante si vous en proposez une. De plus, toute proposition permettant une gestion informatisée du parc des équipements et des consommations sera appréciée. 2- Durée du marché : Le présent marché prendra effet à compter du 01 septembre 2012 pour une durée de 5 ans. Aucune formalité d achèvement de marché ne sera nécessaire. Le Lycée et le titulaire du marché s autoriseront un avenant par an (notamment suite à l étude des consommations prévue au paragraphe 4.5-). 3- Détail des besoins matériels: 3.1- Photocopieur numérique couleur neuf au secrétariat de direction - 30 copies A4 par minute - Agrandissement et réduction manuelle et automatique des originaux de 25 à 400% (par pas de 1%) - Alimentation papier par plusieurs bacs (pour 2000 à 2500 feuilles au total) avec basculement automatique des magasins - Unité d agrafage - Usage en libre service avec comptabilisation des tirages - Fonction FAX : télécopie manuelle et informatisée, réception possible des télécopies sur

2 - Fonction SCANNER : résolution 1200dpi, format original A5 à A3, formats de sortie PDF, JPEG, TIFF, scan to - Volume copie annuel moyen donné à titre indicatif : 8000 couleur et noir et blanc 3.2- Photocopieur numérique couleur et noir et blanc neuf pour la salle des professeurs - 50 copies A4 par minute - Agrandissement et réduction manuelle et automatique des originaux de 25 à 400% (par pas de 1%) - Alimentation papier par plusieurs bacs (pour 3000 à 4000 feuilles au total) avec basculement automatique des magasins - Unité d agrafage - Usage par codes d accès ou cartes (pour une centaine d utilisateur) avec comptabilisation des tirages par utilisateur - Volume copie annuel noir et blanc moyen donné à titre indicatif : noir et blanc - Gestion des quotas bloquants pour la couleur en photocopie et impression. - Fonction scanner noir et blanc, couleur Photocopieur numérique noir et blanc neuf pour le secrétariat d intendance - 20 copies A4 par minute - Agrandissement et réduction manuelle et automatique des originaux de 50 à 200% (par pas de 1%) - Alimentation papier par plusieurs bacs (pour 600 feuilles au total) avec basculement automatique des magasins - Usage en libre service avec comptabilisation des tirages - Fonction FAX : télécopie manuelle et informatisée, réception possible des télécopies sur - Volume copie annuel moyen donné à titre indicatif : noir et blanc. - Fonction scanner noir et blanc, couleur.

3 Photocopieur numérique noir et blanc neuf pour les CPE Les fonctionnalités attendues sont les mêmes que pour le photocopieur de l intendance. Le volume copie annuel moyen donné à titre indicatif est de Photocopieur numérique noir et blanc neuf pour la MGI Les fonctionnalités attendues sont les mêmes que pour le photocopieur de l intendance SANS LE FAX. Le volume copie annuel moyen donné à titre indicatif est de Photocopieur numérique couleur neuf pour le CDI - 20 copies A4 par minute - Agrandissement et réduction manuelle et automatique des originaux de 50 à 200% (par pas de 1%) - Alimentation papier par plusieurs bacs (pour 600 feuilles au total) avec basculement automatique des magasins - Usage par code d accès ou carte avec comptabilisation des tirages - Volume copie annuel moyen donné à titre indicatif : noir et blanc et couleur - Fonction scanner noir et blanc, couleur. 4- Description des prestations : 4.1- Connexion au réseau informatique de l établissement : Tous les appareils devront être connectés au réseau à la mise en service. Compatible avec les systèmes d exploitation Windows 2000/XP/Vista/Server 2003/Server 2008 Le soumissionnaire veillera à la compatibilité de son matériel au système d exploitation du réseau de l établissement 4.2- Installation, mise en marche, assistance, formations Reprise des équipements La livraison du matériel et l installation dans les locaux du Lycée doivent être réalisées avant la date d effet du marché, c'est-à-dire pendant les vacances d été, pour une mise en route à la rentrée : le 1 septembre 2012, afin de permettre la continuité du service. La livraison et les frais d installation sont à la charge du titulaire du marché. Les câbles électriques, multiprises, prolongateurs, câbles de raccordement au réseau informatique et plus généralement, tous équipements nécessaires à l installation pour un bon fonctionnement sont à la charge du titulaire. De plus le prestataire s engage, sans supplément de coût, à installer les logiciels (fax, scanner, gestion informatisée des consommations..) sur les postes serveurs et clients et à installer le réseau comme fonctionnel pour l établissement. Il s engage également à fournir et installer les mises à jour concernant les

4 produits et à intervenir pour assister le Lycée en cas de raccordement de postes supplémentaires au réseau. Toute proposition relative à une gestion informatisée devra être portée en ANNEXE 2, fournie par le prestataire (voir paragraphe 5-). Le titulaire assurera, sans frais supplémentaire, une formation à destination des différents utilisateurs des équipements. Les conditions de cette prestation de service seront également proposées dans l ANNEXE 2. A la fin du marché ou en cas de résiliation, tous les frais d enlèvement du matériel sont à la charge du titulaire et la date d enlèvement devra être convenue par les parties afin de permettre la continuité du service. 4.3 Maintenance des équipements : La maintenance comprend la maintenance préventive et la maintenance curative. La maintenance préventive ayant pour but de réduire les risques de pannes et de maintenir les performances des matériels, elle consistera à une intervention semestrielle. Le titulaire du marché devra solliciter le lycée pour prendre rendez-vous (pendant les jours et horaires d ouverture du lycée) afin d assurer ses visites préventives qui couvriront les opérations de vérification, contrôle, test, réglage, entretien courant et remplacement des pièces d usures courantes. La maintenance corrective ayant pour objet la remise en état de fonctionnement de tous les équipements (fonctions associées) suite à une défaillance, les visites se feront à la demande du Lycée. Les interventions ne sont pas limitées en nombre et ni les déplacements, ni la main d œuvre, ni les pièces remplacées ne seront facturés à l établissement. Le dépannage ne devra pas excéder 4 heures ouvrabless suite au signalement par l établissement et se fera pendant les jours et horaires d ouverture de l établissement. En cas d impossibilité de procéder au dépannage dans le délai imparti, le prestataire devra proposer une solution d attente à ses frais dans de 48 heures. En cas de manquement, les pénalités fixées au paragraphe 7.1- seront appliquées. Le soumissionnaire fournira à l appui de son offre, dans l ANNEXE 2 (voir paragraphe 5-), les coordonnées directes du standard du service de dépannage avec ses horaires d ouverture. Toutes interventions, préventives ou correctives, feront l objet d un compte-rendu par le technicien, porté sur un carnet de bord mis à disposition par le prestataire pour chaque équipement. Seront portés notamment : les dates, heures et délais d intervention, la nature des pannes constatées et les mesures prises, la description des pièces remplacées, le nom et la signature du technicien ainsi que le nom et la signature de la personne ayant demandé l intervention Fourniture de consommables Le présent contrat prévoit la livraison gratuite sous 48 heures de toner, agrafes et autres consommables (hors papier). Le soumissionnaire s engage à fournir des produits agréés par le constructeur ou l installateur, en quantité suffisante. La demande sera faite par le lycée par téléphone (n à préciser dans l ANNEXE 2, voir paragraphe 5-), et la livraison sera sans frais pour le lycée. Au-delà du délai de 48 heures, et sauf cas de force majeur, les pénalités fixées au paragraphe 7.1- seront appliquées Relevé des compteurs-machine et Etude des consommations : Les relevés de compteurs seront faits trimestriellement. Ils devront être réalisés par le titulaire du marché par la méthode de sa convenance : relevé à distance par logiciel ou manuellement sur place). Le titulaire pourra demander au lycée, de faire lui-même ces relevés, en cas d accord, les relevés seront communiqués par le lycée au prestataire par l intermédiaire d une fiche faxée. Chaque année, au moins à la date d anniversaire, le prestataire s engage à rencontrer la personne responsable du marché au lycée ou un collaborateur, afin d analyser ensemble la situation et de faire un bilan qui portera notamment sur : - Le nombre de copies réalisées - Le cas échéant, le dépassement constaté par rapport au volume défini dans le contrat (avenant possible) - Le nombre de consommables utilisés - Le nombre d interventions correctives et leur objet 4

5 5 5- Conformité aux normes et règlements, références et pièces constitutives du marché : Le matériel loué doit être conformes aux directives, décrets et normes françaises ou équivalentes en vigueur. Il devra notamment répondre aux exigences du marquage de la communauté européenne. Le titulaire garantit : - Que le matériel livré respecte les normes de sécurité en vigueur, particulièrement au regard de l émission de rayonnement électromagnétique et d antiparasitage. - Que les consommables respectent les consignes d hygiène et sécurité normes CE. La certification ISO 9001 du matériel et fournisseur est souhaitable. La certification et le label Energie Star sera appréciée. Le candidat devra par ailleurs fournir tous documents permettant d apprécier les mesures employées pour le respect de l environnement. Le candidat devra fournir en outre les documents ci-dessous : - Son bilan comptable - La composition et l organisation de son équipe technique pour les interventions de maintenance préventive et curative - La documentation technique des matériels, en langue française, qui permettra une utilisation optimale - Une notification de sa police d assurance Les documents contractuels du marché sont les suivants : - Le présent cahier des charges - Une annexe 1 fournie par le soumissionnaire où figurent les prix pour l ensemble des prestations et les caractéristiques des photocopieurs - Une annexe 2, également fournie par le soumissionnaire, qui rappelle et défini les conditions relatives aux prestations de maintenance (délais d intervention à respecter ) et de service Le soumissionnaire retournera ces 3 documents en 2 exemplaires signés en originaux avant le 15 mai h00. Une notification sera retournée par le Lycée avant le 25 mai 2012 stipulant si le soumissionnaire à été retenu ou non. L entreprise retenue se verra retourner un exemplaire des 3 documents signés par le Proviseur du Lycée et valant ACTE d ENGAGEMENT (qui fera foi en cas de litige). 6- Prix, facturation et paiement : 6.1- Offre de prix proposée par le candidat (pour la première année) : Les prix proposés feront l objet d une ANNEXE 1 (voir paragraphe 5-) qui établira pour chacun des 5 appareils de reprographie : - La redevance de location trimestrielle, payable à terme à échoir. - La redevance de maintenance, payable à terme échu. C est un forfait déterminé à partie d un volume annuel de copies comme estimé par le lycée par appareil (voir paragraphe 3-). Ce volume de copie sera repris explicitement dans l ANNEXE 1. Ce forfait inclut les visites d entretien préventives et de maintenance, la main d œuvre, le matériel, les déplacements, les consommables, la livraison, la mise en place, les mises à jour et l enlèvement à l expiration du contrat, ainsi que la formation et l ensemble des services proposé par le soumissionnaire comme la gestion informatisée du parc et des consommations s il y a lieu.

6 A la fin de chaque période annuelle, des deux parties établiront ensemble un relevé du nombre total des copies réalisées. Un lissage sera alors effectué sur l ensemble des appareils de reprographie. - Les copies supplémentaires effectuées en dépassement du volume annuel global seront facturées annuellement selon le barème prévu par le soumissionnaire en ANNEXE 1. - Si une variante est proposée pour le parc d imprimantes du lycée ou toute autre variante, les offres de prix et de service seront détaillées en ANNEXES 1 et Prix fermes et variation des prix : Les prix des redevances de location figurant en ANNEXE 1 sont fermes pour toute la durée de la location du matériel. Les prix des redevances de maintenance figurant en ANNEXE 1 sont fermes pendant les 12 premiers mois d exécution du marché. Ils seront ensuite indexables à date anniversaire. Le calcul d indexation proposé par le soumissionnaire figurera dans l ANNEXE 1 et les données d indexation devront être communiquées tous les ans Modalités de facturation et de paiement : Les factures afférentes au paiement seront établies en un original et 2 copies, elles porteront les indications suivantes : - Nom et adresse du créancier - Numéro de son compte bancaire ou postal - Numéro et date du marché - Identification des appareils concernés - Nature et détail de la prestation facturée - Taux et montant de la TVA - Date Elles seront adressées au service intendance du Lycée. Le paiement des factures se fera par mandat administratif dans les 45 jours (30 jours pour le mandatement par l ordonnateur et 15 jours pour le paiement par l agence comptable) qui suivent la réception de la facture trimestrielle à terme échu. En cas de non respect par le lycée du délai de paiement, les intérêts moratoires sont dus au titulaire du marché sur demande de celui-ci Gestion des litiges : 7.1- Pénalités de retard : En cas de retard dans la fourniture de consommables ou dans le dépannage des appareils au-delà des délais fixés aux articles 4.3- et 4.4- des pénalités de retard seront appliquées au titulaire du marché. Le montant de la pénalité est de 30 HT par jour de retard. Les pénalités seront décomptées sur les sommes à valoir et peuvent, le cas échéant, donner lieu à ordre de reversement Résiliation du marché en cas de défaillance du titulaire : Le Lycée Marcelle PARDE pourra prononcer la résiliation du marché si l engagement pris n est pas assuré et notamment dans les cas suivants : - La mauvaise qualité de la maintenance - Le manquement aux prestations de maintenance et de service tel que défini au paragraphe 4 De plus, la finalité des prestations étant de garantir tout au long du marché la qualité des copies et un fonctionnement satisfaisant des équipements, la résiliation pourra être prononcée si le matériel présente des pannes répétitives et si la qualité des copies n est plus assurée.

7 7 8- Responsabilité et assurances : Le Lycée s engage à respecter les conseils d utilisation du constructeur du matériel loué et à ne pas déplacer le matériel sans intervention de l entreprise titulaire du marché. Le Lycée devra rembourser tout matériel volé ou détruit dans ses locaux pendant la durée de la location, à concurrence de sa valeur résiduelle qui devra être justifiée par l entreprise par un écrit comptable, afin de faire valoir auprès de l assurance du Lycée. Le titulaire du marché, devra lui, justifier qu il est titulaire d une police d assurance garantissant les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile susceptible d être engagée pour les dommages matériels et corporels du fait du matériel mis à disposition (voir paragraphe 5-). Bourg en Bresse, le 6 avril 2012 Le soumissionnaire, l entreprise.... représenté par Le. à. Signature et cachet L ordonnateur, Monsieur LOVERA, Proviseur, Le.. à Bourg en Bresse Signature et cachet