PORTAIL ACHAT DOFIN : DOcuments pour les FOurnisseurs par INternet

Transcription

1 PORTAIL ACHAT DOFIN : DOcuments pour les FOurnisseurs par INternet 1 er novembre 2014

2 PRESENTATION DOFIN

3 PRESENTATION DOFIN CONTEXTE DOFIN (DOcument pour les Fournisseurs par INternet) est une application complémentaire à l application ESPADON et au module STRATEGIC SOURCING (STS) de l ERP ; elle permet, pour les fournitures industrielles, de mettre à disposition les dessins sur un portail en ligne Objectifs : gagner du temps pour la mise à disposition des informations auprès des fournisseurs : publication des dessins en ligne et transmission de la consultation par mail permettre d utiliser toutes les fonctionnalités de STS : dématérialisation de la consultation, des offres et attribution en ligne contribuer au développement durable en évitant la production de papier

4 PRESENTATION DOFIN CONTEXTE Pour consulter les fournisseurs sélectionnés dans le cadre des appels d offres, la SNCF utilise deux portails informatiques : Strategic Sourcing (STS) et DOFIN. Dans le cadre des consultations dématérialisées : Pour chaque appel d offres, le fournisseur reçoit une invitation à soumissionner par mail Le fournisseur doit se connecter au Portail Fournisseur pour télécharger les pièces du dossier puis soumettre une offre en ligne Pour les consultations concernant les fournitures industrielles avec des dessins, l application complémentaire DOFIN (DOcument Fournisseur par INternet) permet aux fournisseurs de télécharger les plans (dessins) associés à la consultation

5 PRESENTATION DOFIN REGLE DE GESTION Conditions de dématérialisation d une consultation avec DOFIN : tous les dessins d un article doivent être numérisés et présents au bon indice dans Espadon ET/OU l article n a pas de dessin Attention! Si un des dessins d un article n est pas dématérialisé, pour cet article aucun dessin n est publié dans DOFIN L acheteur doit se procurer les dessins de l article : En téléchargeant les documents sur l application DOCMAT En téléchargeant directement les dessins via l intranet Espadon En se procurant les dessins auprès des responsables techniques L acheteur joint les dessins à la consultation ou les fait parvenir aux fournisseurs par tout autre moyen

6 PRESENTATION DOFIN SYNTHESE DU PROCESSUS Acheteur Créer et Préparer l'événement de consultation de fournitures industrielles Approuver Transmettre l'événement de consultation STS Transmission de l événement Mail d invitation transmis à chacun des soumissionnaires L'interface STS/RNAS transmet de nuit la liste des articles à RNAS Le mail comporte deux hyperliens Lien pour se connecter à STS Lien pour se connecter à DOFIN RNAS transmet de nuit la liste des dessins à Espadon RNAS Jour J à minuit DOFIN Dessins au format PDF disponible à J+1 à 7h00 Espadon Dofin rassemble les dessins d'espadon concernant les articles de la consultation Fournisseur Dessins au format TIF J+1 à 4h00

7 PRESENTATION DOFIN SYNTHESE DU PROCESSUS CREATION EVENEMENT APPROBATION TRANSMISISON INVITATION DEPOT DES DESSINS ESPADON DANS DOFIN A J+1 CONSULTATION EVENEMENT CONSULTATION DESSINS SAISIE DES REPONSES Copie de modèles, de lignes de DA, et paramétrage de l événement Approbation et transmission de l événement Un mail d invitation est adressé à chaque soumissionnaire avec deux liens d accès à STS et à DOFIN. Un traitement de nuit charge les dessins dans DOFIN Le fournisseur prend connaissance des éléments de la consultation sur le Portail Fournisseur Le fournisseur prend connaissance des dessins de la consultation sur le Portail DOFIN Le fournisseur saisit son offre

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9 SAISIE D UN EVENEMENT Objet : Consultation pour des fournitures industrielles Création des lignes de l événement : 2 symboles et

10 SAISIE D UN EVENEMENT Le détail Ligne Pour chaque ligne article, il est possible de visualiser s il existe un dessin Espadon : Cliquer sur le lien Détail

11 SAISIE D UN EVENEMENT Dans le cartouche «Spécifications article» du détail de la ligne, apparait le statut du dessin dans le champ «Dessins num» : Dessins pour les Fournitures industrielles Le champ «Dessins num» permet de savoir s il existe un dessin pour l article 4 valeurs sont possibles : 0 sans dessin => symbole sans dessin 1 tous les dessins en AUTO 1 => symbole avec dessin numérisé 2 au moins un dessin en AUTO 2 => symbole avec dessin non numérisé mais connu d Espadon 3 au moins un dessin absent => symbole avec dessin non numérisé et inconnu d Espadon

12 SAISIE D UN EVENEMENT Lorsque l utilisation de DOFIN est impossible du fait qu au moins un des dessins d un symbole de la consultation n est pas numérisé, un message d avertissement s affiche : Dans ce cas, l acheteur doit gérer l envoi des dessins non publiés dans DOFIN.

13 SAISIE D UN EVENEMENT Invitation à soumissionner Si les lignes de l événement concernent uniquement des articles avec dessins Espadon, le mode d envoi est obligatoire.

14 MAIL D INVITATION ET CODES D ACCES Le mail d invitation Dès que l événement est transmis, chaque soumissionnaire reçoit un mail d invitation comportant : l objet de la consultation, les conditions générales des consultations en ligne, le manuel fournisseur, les liens d accès à STS et DOFIN : Accès à DOFIN

15 CONNEXION DU FOURNISSEUR AU PORTAIL DOFIN Le fournisseur prend connaissance des dessins en ce connectant à DOFIN. Identifiant et Mot de passe Extranet SNCF

16 CONNEXION DU FOURNISSEUR AU PORTAIL DOFIN Le fournisseur prend connaissance des dessins en se connectant à DOFIN. Page d Accueil Cliquer ici

17 CONNEXION DU FOURNISSEUR AU PORTAIL DOFIN Le fournisseur accède à la liste des consultations en cours (possibilité de navigation par les icônes en haut et bas de la liste) Informations sur la page : numéro, phase, version et date de début de consultation EX : rechercher les dessins de l événement Cliquer sur l icône pour charger les fichiers

18 CONNEXION DU FOURNISSEUR AU PORTAIL DOFIN Cette fenêtre donne la liste des fichiers zip «téléchargeables» pour consultation Recherche des dessins de l événement Tous les dessins des articles au format Pdf sont stockés dans les fichiers ZIP dont le contenu maximum est de1 Mo zip.zip zip.zip zip.zip zip.zip zip.zip zip.zip zip.zip Cocher les fichier à télécharger et Cliquer sur «Télécharger les Zip» (il est possible de récupérer les fichiers en plusieurs étapes) Cliquer sur Enregistrer Répéter l opération «enregistrer» pour tous les fichiers ZIP

19 CONNEXION DU FOURNISSEUR AU PORTAIL DOFIN Numérotation des fichiers Zip : Exemple : zip.zip Numéro d événement Numéro de phase Numéro de version Numéro de fichier Numérotation des fichiers PDF : Exemple : _1_ _A-001.pdf A 001 Numéro d événement Numéro de phase Numéro de version Numéro de dessin Indice du dessin Numero de feuille

20 CONNEXION DU FOURNISSEUR AU PORTAIL DOFIN Visualisation du dessin.