FICHES PRATIQUES LA CINQUIEME PARTIE : LE DEMARRAGE ET LE CONTROLE DE L ACTIVITE

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1 FICHES PRATIQUES LA CINQUIEME PARTIE : LE DEMARRAGE ET LE CONTROLE DE L ACTIVITE 107

2 ««LLee ddéémaarrrraaggee eett llee l ddéévveel llooppppeemeenntt ddee ll l eennttrreepprri iissee»» Maintenant que vous avez démarré votre entreprise et que vous avez vos premières commandes, vous allez devoir contrôler la montée en puissance de votre activité. Ainsi, vous serez en mesure de conduire au mieux le développement de votre entreprise. Ce travail devra se réaliser en deux temps : 1/ Les principes de gestion Limiter les charges fixes Suivre et connaître les prix de revient. Car si vous ne prêtez pas attention à l ensemble des coûts, vous risquez fort de ne pas chercher à les réduire, de laisser la situation financière se détériorer et de fixer un prix de vente trop bas qui vous fera vendre à perte. Surveiller deux postes importants : créances clients et fournisseurs. Il faut suivre les délais de règlement, la facturation, les défections de fournisseurs, la santé financière de vos clients et fournisseurs. Contrôler la qualité Surveiller les stocks Surveiller la politique commerciale qui a été mise en place (la relation clientèle) et voir si vos objectifs commerciaux ont été atteints. La politique commerciale peut cependant évoluer en fonction des réactions de la clientèle, de la modification de ses goûts ou de ses besoins, en fonction de la concurrence. Donc il faudra suivre leurs comportements avec attention. Elle peut avoir évolué depuis l élaboration de vos prévisions et votre arrivée sur le marché l a peut être fait réagir. Surveiller les investissements : les deux éléments fondamentaux de vos investissements sont les équipements et les besoins en fonds de roulement. Ils doivent être maîtrisés, tout particulièrement en période de croissance rapide. 108

3 2/ Le tableau de bord Pour réduire les risques d erreurs et éviter de rencontrer des problèmes de trésorerie, nous vous conseillons fortement de suivre vos réalisations par rapport à vos prévisions. Ce suivi s opère à l aide d un outil appelé «tableau de bord». C est un document regroupant un ensemble d indicateurs synthétiques qui permettent aux dirigeants de disposer d informations significatives et pertinentes pour la prise de décision et le pilotage de l entreprise (évolution chiffre d affaires, charges,...). Il peut se présenter sous la forme suivante : Périodicité : Tableau de bord Indicateurs Réalisations Prévisions Ecart Ecart (en %) Action commerciale : - Nombre de prospects contactés - Nombre de devis établis - Nombre de commandes reçues - Nombre de commandes livrées La qualité du produit : - Nombre de réclamations reçues - Nombre de réclamations traitées - Nombres de pièces refusées - Délai d attente - Délai de livraison client Le personnel : - Effectifs - Embauches - Démissions - Absentéismes - Primes versées 109

4 Une fois ce tableau complété, vous pourrez évaluer vos performances et suivre votre activité. Tout d abord, vous pourrez voir si le seuil de rentabilité a été atteint ou non. Car plus vous mettrez de temps à l atteindre plus le coût financiers sera lourd pour l entreprise (Cf. point mort illustré page 28-29). Ensuite, vous pourrez relever les différents écarts existants entre vos prévisions réalisations, à savoir s ils sont favorables ou défavorables. Et à la suite de cela, prendre des décisions adaptées pour les réduire. Vous verrez d une part, les marges dégagées par votre entreprise et la composante du chiffre d affaires qui dégage le plus de marge. Et d autre part, l état de votre trésorerie et vos dépenses. Le plus important, c est de bien analyser la situation de votre entreprise, bien interpréter les différentes données. Ces indicateurs peuvent être considérés comme des clignotants, s ils se mettent dans le rouge cela signifie que la situation devient préoccupante. Donc il faut réagir et prendre les mesures qui s imposent, selon la situation. C est la seule solution, si vous voulez pérenniser votre activité. QUELQUES CONSEILS - Utilisez des indicateurs quantitatifs car les qualitatifs sont très subjectifs. - Ne pas choisir des indicateurs trop compliqués, sophistiqués car cela peut entraîner des problèmes d interprétation. Il est préférable d avoir des indicateurs simples, significatifs et cohérents. - Evitez de prendre des indicateurs comptables (ratios financiers et de gestion) parce qu ils sont généralement peu adaptés à un démarrage d activité. - Ne pas exploiter trop d indicateurs car votre tableau de bord sera trop lourd et dur à comprendre. - Il est primordial de prendre du recul et de savoir faire la distinction entre ce qui est important et ce qui ne l est pas. 110

5 3/ Les sites utiles Sites Thèmes ou Structures - Agence Pour la Création d Entreprise - Tableau de bord 111